Аутсорсинг кадрового делопроизводства: плюсы и минусы, стоимость

Для чего российские компании используют аутсорсинг кадрового делопроизводства и что нужно знать при выборе провайдера

На развитие рынка аутсорсинговых услуг в нашей стране за последний период существенное влияние оказали два фактора: экономический кризис и повышение налогового бремени для работодателей.

Мало того, что кризис подтолкнул большинство предпринимателей и управленцев к сокращению издержек (чего можно достигнуть в том числе и сокращая персонал), но и государство недвусмысленно намекнуло им, что раздутые штаты это непозволительная роскошь.

Специалисты отмечают, что кризис не снизил темпы роста рынка. На протяжении последних четырех лет рынок кадрового аутсорсинга уверенно растет, показывая динамику около 15-20% в год, а в 2010 году этот показатель достиг 30%.

При этом, на подобного рода услуги все чаще обращают внимание именно российские компании. Так, Андрей Шабанов, вице-президент по корпоративным услугам и технологиям UCMS Group в регионе EMEA отмечает: «Основной тенденцией 2010 года стал заметный рост интереса к аутсорсингу бизнес-процессов именно со стороны российских компаний. Например, в 2008 или 2009 году основным потребителями наших услуг были иностранные представительства. В настоящее время мы получаем все больше запросов на сервис от российского бизнеса, в основном, от инновационных и динамично развивающихся компаний. […] Теперь они приходят к нам с дилеммой – что лучше выбрать «штатника» или передать эти функции на аутсорсинг».

О популярности и востребованности кадрового аутсорсинга также свидетельствует постоянно увеличивающиеся количество игроков на данном рынке. Появляются российские компании, предлагающие аутсорсинговые услуги, международные корпорации активно открывают свои офисы в России.

Несмотря на это далеко не все управленцы и специалисты кадровых служб четко понимают значение этого термина.

Аутсорсинг (от английского outsourcing – использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией на основании договорных отношений определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

В отличие от сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Обычный срок такого контракта – три-пять лет.

Передача бизнес-процесса целиком является главной отличительной чертой аутсорсинга по сравнению с другими формами оказания услуг и абонентского обслуживания.

Еще одним существенным моментом является то, что бизнес-процесс переданный на аутсорсинг исключается из деятельности Заказчика, при том, что до заключения договора организация самостоятельно выполняла эту функцию.

Главной особенностью договора аутсорсинга с юридической точки зрения является то, что организация-работодатель набирает в собственный штат необходимых для Заказчика работников, начисляет им заработную плату, а также все иные предусмотренные трудовым законодательством выплаты и предоставляет их другой организации для участия в производственном процессе, управлении производством или для выполнения иных функций, связанных с деятельностью организации. Такие работники могут участвовать в трудовом процессе компании-Заказчика как в офисе заказчика, так и удаленно – в офисе компании-исполнителя. То есть аутсорсинг может характеризоваться отсутствием трудовых отношений между Заказчиком услуг и непосредственным исполнителем (персоналом). При этом обязанность выплачивать налоги и обязательные платежи также лежит на организации-работодателе. Компания-Заказчик таких услуг оплачивает только оказание услуг организации-работодателя, которая предоставила работников. Для оформления отношений по аутсорсингу используются положения гражданского законодательства, регулирующие возмездное оказание услуг (Гл. 39 ГК РФ).

Кадровый аутсорсинг является одной из разновидностью аутсорсинговых услуг. Понятие “кадровый аутсорсинг” включает в себя комплекс работы с кадрами: аутсорсинг подбора персонала (рекрутинг); аутсорсинг кадрового делопроизводства, юридическое сопровождение; аутсорсинг бухгалтерии (начисление заработной платы, расчет налогов); аттестация и обучение; организация корпоративных мероприятий; формирование корпоративной культуры.

Кто же они, потребители аутсорсинговых услуг в нашей стране?

В опросе, посвященном исследованию российского рынка услуг аутсорсинга в области управления персоналом, проведенным Е-xecutive совместно с компанией UCMS Group (подробней результаты исследования смотрите по ссылке e-xecutive.ru/vote/pools/1473041/), приняли участие 293 респондента.

Наибольшую активность проявили следующие группы респондентов: специалисты управления персоналом (38%), административный персонал (21%), финансисты (16%).

География исследования охватила практически все регионы России. Традиционно Москва и Санкт-Петербург являются лидерами по общему количеству участников опроса, что закономерно, так как у большинства компаний головные офисы располагаются именно в столицах.

Большинство респондентов работают в российских компаниях – 77%, в иностранных корпорациях работает 13%, а в совместных компаниях трудится 10% опрошенных. По численности компаний исследователи озвучили следующие данные: 33% респондентов работает в компаниях, чей штат составляет менее 50 человек; 26% – в организациях со штатом от 100 до 500 человек; 17% – в компаниях численностью от 50 до 100 сотрудников; 11% – в коллективе от 500 до 1000 человек; 13% – в организациях со штатом свыше 1000 человек.

Так как большинство респондентов работают в компаниях, являющихся представителями российского малого и среднего бизнеса, можно сделать вывод, что именно они сегодня наиболее активные потребители услуг кадрового аутсорсинга. Причем, если в 2008 году услугами аутсорсинга пользовались в основном компании, имеющие территориально-распределенную структуру, то сегодня структура компании большого значения не имеет. Хотя по-прежнему компании имеющие филиалы, прибегают к услугам кадрового аутсорсинга чаще, чем компании, имеющие локальную структуру (56% и 44% соответственно).

Компании респондентов используют разные виды аутсорсинга в сфере управления персоналом: подбор и найм (48%); развитие и оценка персонала (30%); расчет заработной платы (19%), аутсорсингом кадрового делопроизводства пользуются 11% респондентов.

Как видно из представленных данных, самый распространенный вид аутсорсинга в HR-сфере на сегодня – подбор персонала, далее идут виды аутсорсинга, связанные с развитием и обучением персонала. Аутсорсинг расчета заработной платы и аутсорсинг кадрового делопроизводства значительно уступают в популярности двум предыдущим видам. Последний вид услуг пока является относительно новым явлением для России. При этом оказание данной услуги зачастую сочетается с услугами по расчету зарплат, или, в комбинированном виде включается в услуги по кадровому аутсорсингу.

Теперь вернемся к непосредственной теме нашей статьи и проанализируем необходимость внедрения аутсорсинга кадрового делопроизводства. Начнем с того, что ведение кадрового делопроизводства – требование законодательства РФ и любая организация вне зависимости от численности и оборота денежных средств обязана его вести. Делопроизводство в кадровой службе должно вестись непрерывно с момента организации предприятия и до его официальной ликвидации. Законодателя в данном случае не интересует экономическое положение организаторов бизнеса и их возможности, оно стоит на страже интересов государства и работника. Сложность кадрового делопроизводства заключается не только в большом объеме работы, но также в его специфических особенностях, в том числе регулярных изменениях, вносимых в нормативно-правовые документы.

Что же может предложить организациям компании-аутсорсеры?

В рамках аутсорсинга кадрового делопроизводства и учета провайдеры обеспечивают общепринятые в кадровом учете функции: оформление и расторжение трудовых отношений, оформление (и ведение записей) трудовой книжки, больничных листов, отпусков и командировок, формирование табелей учета рабочего времени, взаимодействие с государственными фондами.

В рамках выполнения своих функций аутсорсеры могут решать множество задач.

Во-первых, аудит и восстановление кадровой документации (детальная проверка ведения кадрового делопроизводства компании Заказчика с целью выявления несоответствий требованиям и нормам, установленным законодательством РФ).

Во-вторых, постановка и ведение кадрового учета «с нуля», разработка основной кадровой документации.

В-третьих, восстановление кадрового учета за прошедшие периоды (в случае утраты или порчи кадровой документации).

В-четвертых, обслуживание по ведению кадрового учета.

В-пятых, осуществление взаимодействия с соответствующими государственными учреждениями (ФСС, ФОМС Федеральный и территориальный, ПФ). Кроме того, компания-аутсорсер оказывает консультационное и информационное обслуживание, заключающееся в оказании методической и практической помощи компаниям в организации и проведении мероприятий по охране труда, включая разработку документальной базы (положения, инструкции, распоряжения, приказы и т.д.), а также организацию системы охраны труда на предприятии; проведении консультаций и осуществлении информационного обслуживания по вопросам трудового законодательства и ведения кадрового учета.

Прежде чем принять решение о переходе на аутсорсинг, необходимо тщательно продумать последствия этого шага. Чтобы не ошибиться необходимо задуматься над некоторыми вопросами:

• действительно ли функция ведения кадрового делопроизводства, тесно связанная с управлением человеческими ресурсами, не является для организации ключевой или не станет ключевой в ближайшем будущем?
• насколько четко сформулированы собственные требования и ожидания как к самой схеме аутсорсинга, так и к потенциальному провайдеру?
• станет ли аутсорсинг кадрового делопроизводства конкурентным преимуществом, то есть, будет ли его эффективность превышать эффективность работы существующей системы кадрового учета?

Кроме того, чтобы принять правильное решение о необходимости перехода на аутсорсинг, необходимо четко понимать положительные и отрицательные стороны данной схемы организации бизнеса.

Плюсов, которые получает организация при переходе на аутсорсинг много.

Во-первых, следует сказать об экономических:

• снижение операционных издержек или перевод их из категории постоянных в переменные (как правило, услуги аутсорсинга обходятся компании дешевле, чем зарплата штатной единице);
• снижение стоимости реализации бизнес-процесса (сокращение и контроль издержек; экономия на налогах на зарплату штатной единице);
• появление возможности перераспределения ресурсов;
• значительное снижение трудоёмкости и затрат на эксплуатацию информационных систем и приложений.

Кроме того, есть и организационные преимущества:

• возможность для руководства сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах;
• освобождение внутренних ресурсов компании для других целей;
• обеспечение кадрового учета в полном соответствии с законодательством, что снижает риски клиента по некорректному ведению кадрового учета и в случае трудовых споров;
• возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов;
• аутсорсинг – это хороший способ снизить зависимость компании от сотрудников (от их способностей и профессионализма, обстоятельств их личной жизни и черт характера, с чем приходится считаться, когда сотрудник находится в штате);
• аутсорсинг – хороший выход для компаний, в которых по разным причинам существует большая текучесть кадров.

Аутсорсинг, как и другие методы организации бизнес-процессов, имеет и отрицательные стороны. При принятии решения о переходе к этому методу их необходимо учитывать даже в большей степени, чем положительные. Не стоит видеть в аутсорсинге кадрового делопроизводства панацею от всех бед.

Минусы в переходе на эту систему также можно разделить на несколько групп.

К экономическим минусам относятся такие обстоятельства:

• передача любого бизнес-процесса на аутсорсинг требует наличия в компании специалистов, которые коммуницируют с аутсорсером, следят за качеством, полнотой и стоимостью его услуг (то есть избежать затрат на содержание персонала, связанного с кадровым делопроизводством полностью не удастся).

К организационным минусам относятся:

• внедрение иной модели ведения бизнеса означает серьезную перестройку системы управления (здесь необходимо оценить готовность персонала к переходу на новую модель, а также понять неизбежность некоторых кадровых потерь);
• невозможность точно и в сжатый срок оценить уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании;
• вероятность слабого управленческого воздействия на сотрудников аутсорсинговой компании, что может привести к снижению эффективности процессов и увеличению затрат на обслуживание;
• вероятность возникновения временных потерь при обеспечении оперативной обработки и получении информации по кадровому делопроизводству, а, следовательно, и задержек в принятия решения в области HR;
• переключение на другого аутсорсера может быть достаточно дорогим и болезненным.

К юридическим минусам относятся:

• вероятность нарушения конфиденциальности в отношении предоставленных данных при работе с недобросовестным аутсорсинговым провайдером (компания-заказчик несет административную и уголовную ответственность за неправомерную передачу и распространение персональных данных своих сотрудников провайдеру аутсорсинговых услуг)
• в случае отказа подавляющим большинством работников в предоставлении своих персональных данных компании, предоставляющей услуги кадрового аутсорсинга, внедрение кадрового аутсорсинга вообще невозможно.
• необходимо помнить, что деятельность по оказанию услуг по ведению кадрового делопроизводства не подлежит лицензированию. Это существенно затрудняет выбор добросовестного провайдера.

Необходимо отметить, что, тем не менее, аутсорсинг кадрового делопроизводства не противоречит действующему законодательству. Судебная и налоговая практика показывает, что применение такого вида услуг является абсолютно легальным способом сотрудничества, разумеется, при условии добросовестного исполнения обязанностей компанией-аутсорсером.

Как видим, минусов у перехода на аутсорсинг немало. Однако следует заметить, что большинство из них нивелируются при правильном выборе компании-провайдера аутсорсинговых услуг. Квалифицированные специалисты могут свести все возможные проблемы практически к нулю, начиная с того, что помогут провести необходимую разъяснительную работу с персоналом и заканчивая тем, что наладят бесперебойную коммуникацию с Заказчиком.

Так как же найти своего аутсорсера?

• Помните, что критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке. Не бойтесь потратить «слишком много» времени, чтобы ее выяснить.
• Кроме того, организации-исполнителю, чтобы иметь право предоставлять услуги кадрового аутсорсинга, необходимо предусмотретьв учредительных документах такой вид деятельности и зарегистрировать учредительные документы в порядке, установленномФедеральным законом от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Это, пожалуй, главный пункт при проверке юридической документации фирмы-аутсорсера, ведь этот вид услуг лицензированию не подлежит.
• На стоимость услуг обращать внимание, безусловно, необходимо. Здесь нужно не только сравнивать предложения разных аутсорсинговых компаний, но и сопоставлять стоимость ведения кадрового делопроизводства традиционным способом и передачи его на аутсорсинг.
• Кроме того, необходимо обращать внимание на широту спектра услуг, который предоставляет провайдер, ведь, вполне возможно, в дальнейшем понадобится по тем или иным причинам расширить круг задач аутсорсера. Менять провайдера из-за того, что имеющийся не оказывает тех или иных услуг, довольно накладно. Также широкий спектр предоставляемых услуг может косвенно свидетельствовать о развитости компании и профессиональных компетенциях ее сотрудников.

Итак, менеджменту фирмы стала очевидна необходимость воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Теперь необходимо приступить к собственно внедрению системы аутсорсинга. Для облегчения данной процедуры можно воспользоваться следующим примерным алгоритмом действий:

• Принятие руководством организации принципиального решения о переходе на аутсорсинг.
• Формулировка и согласование с топ-менеджментом организации объема функций, передающихся на аутсорсинг, и требований к аутсорсинговой компании.
• Исследование рынка аутсорсинговых услуг и выбор провайдера.
• Составление и принятие «Положения о ведении кадрового делопроизводства и порядке обработки персональных данных сотрудников».
• Ознакомление с содержанием «Положения» всех сотрудников под роспись.
• Уведомление сотрудников о намерении передать функции по ведению кадрового делопроизводства (а, следовательно, и необходимые для этого персональные данные) сторонней организации и разъяснительная работа по этому поводу.
• Получение письменного согласия сотрудников на передачу персональных данных.
• Заключение договора оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства (согласно Главе 39 Гражданского кодекса РФ)), а также договора о соблюдении конфиденциальности в отношении передаваемой информации.
• Издание на основании заключенных договоров Приказа о передаче функций кадрового делопроизводства сторонней организации.
• Ознакомление с Приказом сотрудников под роспись.

Мы проанализировали понятие и сущность аутсорсинга кадрового делопроизводства. Совершенно очевидно, что данный вид услуг предоставляет бизнесу новые возможности для развития. Руководителям и управленцам необходимо помнить следующие постулаты.

• Использование аутсорсинговых услуг находится в рамках правового поля РФ.
• При использовании аутсорсинга происходит сокращение издержек, повышение эффективности деятельности организации
• Переход на аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет Заказчику сосредоточится на основных бизнес-процессах компании.
• Целесообразность внедрения аутсорсинга в каждой конкретной организации необходимо обсуждать специально, так как универсальных рецептов повышения эффективности бизнес-процессов, безусловно, не существует.
• Выбирать провайдера аутсорсинговых услуг необходимо исходя не только из стоимости его услуг.
• Особое внимание необходимо уделить выбору надежного и зарекомендовавшего себя на рынке с положительной стороны провайдера, способного предложить Заказчику максимально широкий спектр услуг.

Будущее в кадровом аутсорсинге или Почему вам пора забыть о расчете зарплаты и проблемах с HR

Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы такой формы аутсорсинга, как управление персоналом. Она может заинтересовать не только крупных работодателей, желающих снизить затраты на кадровое администрирование, но и малый бизнес, собственники которого не могут позволить себе содержать в штате не только высококвалифицированного HR-специалиста, но и традиционного кадровика.

Но прежде всего.

Это вообще законно?

Абсолютно. ТК РФ запрещен лишь заемный труд, в рамках которого сотрудник осуществляет свои функции в интересах, под контролем и управлением лица, не являющегося формально его работодателем. Подобные схемы запрещены (ст. 56.1 ТК РФ), при выявлении подобных «неформальных» отношений виновные могут понести ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Аутсорсинг — иное дело. Вы заключаете с исполнителем гражданско-правовой договор, например, на сопровождение процессов кадрового администрирования, и получаете все блага от работы профессионалов, не заботясь об обязанностях работодателя. Исполнитель контролирует своих сотрудников без «передачи» их вам. Признаки контроля и управления «не-работодателем» отсутствуют, следовательно, нет оснований полагать наличие запрещенного заемного труда.

«СберРешения» предлагают аутсорсинг расчета оплаты труда, квалифицированное сопровождение процесса кадрового администрирования в строгом соответствии с ТК РФ и иными НПА из трудовой сферы, а также корпоративной политикой клиента.

Какие формы кадрового аутсорсинга возможны?

Расчет зарплаты

Практика показывает, что чаще всего собственники бизнеса задумываются о передаче на аутсорс расчёт заработной платы. По мере развития любой фирмы этот процесс оттягивает на себя все больше средств и времени, отвлекая квалифицированных специалистов от решения более масштабных вопросов. Поручая расчет зарплаты менее умелым сотрудникам, работодатель немало рискует (ошибки, претензии контролеров, текучка обиженных кадров и проч.) Передача расчета зарплаты на аутсорсинг позволяет не просто безошибочно рассчитывать зарплату и иные выплаты сотрудникам, но и решать целый ряд проблем:

• снизить затраты на бухгалтерскую и кадровую службу, на IT-инфраструктуру, содержание, поддержание в актуальном состоянии профильного ПО;
• исключить внутреннее утечки данных и информации;
• внедрить эффективные контрольные инструменты,

а также избежать обязательного процесса отслеживания поправок и изменений в законодательстве и подзаконных актах.

Выбирая исполнителя, обязательно обратите внимание на объем предлагаемых работ. Должны фигурировать не просто услуги по расчету зарплаты, надбавок, премий, доплат, пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, но и, как минимум, расчет среднего заработка при оплате отпусков, определения базы по НДФЛ, формирование платежек и иных документов по итогам расчетов, подача отчетности, в том числе корректирующей и т.п.

Заключив договор на расчет зарплаты со «СберРешениями», можно снизить затраты на эту функцию до 30%, а также получить максимальную прозрачность процессов, корректные проводки, подготовку и сдачу регламентированной отчетности и все необходимое в силу требований закона.

Кадровое администрирование

По мере роста, развития, расширения штатов возникает насущная необходимость в эффективном кадровом администрировании. Вариант поиска сотрудников «по знакомым» уже не работает, огрехи в оформлении кадровых событий уже не решаются в частном порядке, поскольку не со всеми сотрудниками имеется личный контакт. И угроза судебных исков, а равно и претензий ГИТ становится все более реальной, поскольку просто не хватает рук на оформление всей необходимой документации, ведения реестров, графиков и проч.

Передача на аутсорсинг кадрового администрирования позволяет, в частности, решать вопросы:

• автоматизации кадрового учета;
• минимизации расходов и рисков при поиске, адаптации, обучении, ротации сотрудников;
• максимально корректного оформления всех ключевых событий по кадрам — от заключения трудового договора до расторжения такового;
• аккуратного ведения регистрационных журналов, табеля учёта рабочего времени;
• формирования и ведения документов организационно-распорядительного характера, по поводу которых чаще всего возникают претензии — например, графики отпусков и т.п.;
• оформление изменений условий труда;
• составление, согласование, оформление допсоглашений;
• оформление иностранных работников,

и, конечно, подготовки отчётности, в том числе форм СЗВ-М, СЗВ-ТД и проч.

Управление персоналом

Квалифицированные сотрудники — это ценный, но дефицитный и порой проблемный «актив», требующий квалифицированного подхода. HR-аутсорсинг позволяет решать насущные проблемы организационного дизайна, управления талантами, эффективностью и изменениями, оптимизации HR-процессов, КЭДО, предоставляя все блага без необходимости содержать на постоянной основе высококвалифицированного (и дорогостоящего) HR-специалиста.

У вас уже есть HR-специалист — великолепно! Полагаем, он будет рад услышать второе мнение от своего высококвалифицированного коллеги, решая сложные кадровые вопросы. HR-абонемент от «СберРешений» позволяет вам оплачивать услуги эйчаров лишь тогда, когда это действительно требуется.

Минусы (точнее, особенности) кадрового аутсорсинга

Сомнения в законности аутсорсинга кадровой службы — не единственное препятствие для того чтобы начать получать все его плюсы. Многие эксперты спрашивают: а персональные данные? Сомнения в законности передачи аутсорсинговой компании персональных данных сотрудников оправданы. Это, без сомнения, минус, но стоит провести лишь одну черту — и он превращается в плюс. Сейчас поясним.

Черта эта — получение от сотрудника согласия на передачу данных, как того требует закон (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Причем на каждую передачу необходимо отдельное согласие, в котором должны быть отражены данные:

• об объеме обрабатываемых персональных данных;
• о целях;
• о способах обработки;
• о действиях, с ними совершаемых;
• о сторонней организации (в т.ч. наименование, адрес, ИНН, КПП, ОГРН).

Полагаем, что реакция на просьбу представить такое согласие легко выявит нелояльных сотрудников, от которых можно ожидать различных сюрпризов, что оздоровит климат в коллективе.

Есть еще один момент: а трудовые книжки? Да, есть такой момент, но минусом его нельзя назвать, скорее, особенностью: перепоручить аутсорсеру трудовые книжки нельзя, они должны оставаться у вас, работодателя. И форма книжек — традиционные или электронные, — ничего не меняет, за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность по-прежнему несет работодатель (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Так что передать кадровый учет на аутсорсинг вы имеете полное право, но трудовые книжки — передать нельзя. Равно как и право подписи всей кадровой документации — это прямой путь санкциям за использование заемного труда по ст. 5.27 КоАП РФ. Но так ли это важно по сравнению с иными преимуществами? Решать вам.

Полагаем, что сказанного достаточно для того, чтобы перестать с опаской посматривать в сторону аутсорсинга кадрового учета и в полной мере оценить возможности, предоставляемые им для развития вашего дела.

Автор: Ольга Ольшевская, эксперт СберРешений.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

• Русский
• English
• Deutsch
• Français

• Как мы работаем
• Что вы получаете
• Сколько это стоит
• Онлайн-тест качества КДП

Получить консультацию

Что будет, если передать кадровый учет в

Кадровые документы компании в порядке и в любой момент готовы к проверке

Вам достаточно сообщить о факте кадрового события и мы предоставим полный пакет всех необходимых документов

Кадровый учет всегда соответсвует актуальному законодательству

Мы оперативно отслеживаем и анализируем изменения в нормативной базе

Удобные сервисы и инструменты для кадрового взаимодействия

Личный кабинет, портал самообслуживания для сотрудников, email, телефон, любые мессенджеры. На связи 24/7

Больше никаких «сюрпризов» по вине кадровика

Вам не придется беспокоиться о качестве учета и возможных рисках. Договор с нашей компанией гарантирует компенсацию всех существующих в КОАП и ТК штрафов, если они произошли по нашей вине

Сколько стоит аутсорсинг кадровых услуг?

Ежемесячная стоимость ведения кадров складывается из количества оформляемых документов, их разнообразия и сложности.

Чтобы узнать точную стоимость услуг для вашей компании, оставьте заявку на расчет

Какие задачи мы решаем?

Уверены, что кадровый учет в компании ведется корректно?

Подробнее об
аутсорсинге кадрового делопроизводства

Признаки того, что нужно обратить внимание на кадровый учет вашей компании

Пока компания маленькая, и в ней работает всего несколько человек, проблем с оформлением документов нет. С этим справляется единственный бухгалтер в штате, который ведет и остальные документы. Положение дел становится привычным, и руководство не замечает момента, когда ситуация начинает выходить из-под контроля. Ведь все тонкости ведения кадрового делопроизводства просто физически не может знать человек, занимающийся еще и налогами, и бухучетом.

Признаки того, что пора обратить внимание на кадровый учет вашей компании:

• постоянно растет штат;
• наблюдается текучка кадров, возникают конфликтные ситуации;
• привлекаются работники на выполнение отдельных работ, не входящие в штат;
• принимаются на работу иностранные граждане;
• сотрудники стали регулярно ездить в командировки;
• специалист, который вел документы, уволился, и есть основания полагать, что с работой он не справлялся.

Три веских повода передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг

1. Не хватает времени и ресурсов на подготовку большого объема кадровых документов. Когда в компании:
   • работает свыше 100 человек (оформление приема/увольнения сотрудников, больничных, отпусков, внесение изменений в персональные данные происходит чаще одного раза в неделю),
   • часто изменяются условия труда (например, сотрудники ездят в командировки или работают вахтовым методом),есть расширенный социальный пакет (надбавки за стаж, доплаты за вредность производства и пр.),
   • высокая текучка/смена кадров (большой процент низкоквалифицированного персонала, работники принимаются в штат для выполнения ограниченных по времени задач и т.д.);
   • и организация кадрового делопроизводства возложена на единственного кадровика или кадровый учет в качестве дополнительной нагрузки ведут сотрудники HR-отдела.
2. Не хватает знаний и квалификации для разработки нетиповых кадровых документов, соответствующих специфике деятельности компании. Когда есть необходимость:
   • вносить индивидуальные условия с сотрудниками в трудовые договоры (нетиповые обязанности, выходное пособие, передача смежных прав на результаты деятельности и пр.),
   • отражать в локальных нормативных актах особую систему оплаты труда/премирования сотрудников (почасовая оплата, проценты от сделок, «полярки» и т.д.),
   • принимать на работу иностранцев («дорогих» топовых специалистов или «бюджетных» низкоквалифицированных сотрудников),график сотрудников отличается от стандартного (скользящий или сменный, рабочий день больше 8 часов, вахты и т.д.);
   • при этом штатный юрист не специализируется на трудовом праве, а кадровик не имеет достаточного профессионального опыта и компетенций.
3. Планируется увольнение текущего кадровика или сокращение штата в целом. Когда ситуация требует сопровождения специалиста, обладающего специфичным опытом:
   • грамотного взаимодействия с персоналом в условиях реализации непопулярных политических решений (сокращение, перевод персонала на сокращенный рабочий день, ликвидация компании и т.д),
   • результативного досудебного улаживания трудовых споров с сотрудниками,
   • продуктивного общения с контролирующими органами по жалобам сотрудников (Трудовая инспекция, Роскомнадзор, прокуратура, полиция, миграционная служба, суд).
   • ведение кадровых документов – участок с повышенными рисками для компании в целом и руководителя лично. Беспрерывное ведение кадрового делопроизводства и независимость от человеческого фактора – залог безопасности.

Если руководство компании ставит цель оптимизации расходов, в том числе, на заработную плату работников, зарплатные налоги, а также на организацию дополнительных рабочих мест, то преимущество оплаты стоимости услуг аутсорсинга кадровой службы очевидно.

Преимущества ведения кадрового учета в 1С-WiseAdvice

1. Ведем кадровый учет на высоком уровне. В зависимости от специфики кадрового учета в вашей компании, мы подберем нужных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Эксперты, специализирующиеся на отдельных функциях, знают свою работу глубже, поэтому вы получаете профессиональных исполнителей, ответственных за качество и результат.
2. Снижаем зависимость от человеческого фактора. Нюансы кадровой политики и правила обслуживания клиентов хранятся в CRM. Это позволяет в случае замены специалиста продолжать обслуживание с учетом всех пожеланий и договоренностей, гарантировать преемственность дел и замену сотрудников безболезненно для клиента. Единые стандарты и наличие достаточного количества специалистов позволяет нам перераспределять ресурсы и привлекать дополнительных сотрудников для выполнения срочных или объемных задачи.
3. Освобождаем вас от рутинных задач. Передавая на аутсорсинг рутинные, трудоемкие процессы, вы освобождаете ресурсы ваших сотрудников для выполнения основных функций. Мы со своей стороны качественно организуем процесс ведения кадровых документов. Высокий уровень автоматизации позволяет нам масштабировать процессы и минимизировать ручной труд в выполнении типовых задач.
4. Берем на себя финансовую ответственность. Совместно с андеррайтерами СК «Альфастрахование» мы разработали эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности. Он включает в себя расширенный перечень рисков, которые обычно не предусмотрены стандартным полисом и большинством бухгалтерских компаний не страхуются. Это дает нашим клиентам гарантию, что в случае нашей ошибки, мы компенсируем финансовый ущерб в полном объеме.
5. Вы работаете с надежным партнером. Ведение кадрового делопроизводства удаленно, в крупной аутсорсинговой компании, имеет свои преимущества. Ваши обращения и вопросы оперативно обрабатываются, поручения исполняются. Вам предоставляются все возможности для оперативного контроля нашей работы. По договору на обслуживание в отличие от штатных сотрудников, мы несем ответственность за результат как юридическое лицо в соответствии с Гражданским кодексом РФ.

Аутсорсинг налогового учета или бухгалтерской отчетности постепенно становится привычным. Все больше компаний доверяют ведение учета профессионалам. Однако еще один важный предмет учета – кадры, почему-то традиционно обходится стороной. Он считается неважным, хотя за нарушение правил учета кадров предусмотрена серьезная ответственность. Перевести кадровое сопровождение на аутсорсинг значительно проще и не менее важно, чем другие обязанности бухгалтерии.

Что такое аутсорсинг персонала

Аутсорсинг персонала только начинает набирать обороты в России. Некоторые относятся к нему насторожено и считают, что лучше все делать собственными силами. Но аутсорсинг – это перспективное направление: он экономит деньги на содержание штата персонала, время на погружение в незнакомую задачу, средства на обучение кадров новому навыку.

Как и у любого явления, у аутсорсинга есть свои тонкости, плюсы и минусы. Расскажем о них подробнее.

1. Что такое «аутстаффинг» и «аутсорс»
2. Законодательные основы
3. Виды аутсорса
4. Плюсы и минусы аутсорсинга
5. Основы заключения договора на предоставление услуг персонала

Что такое «аутстаффинг» и «аутсорс»

До недавнего времени понятия «аутсорсинг» и «аутстаффинг» подменяли друг друга и стали чуть ли не синонимами. Однако их следует различать, все просто:

1. Аутсорсинг персонала – это передача части функций компании сторонней организации. Сотрудники, которые решают поставленные задачи, продолжают работать в своей фирме и находятся в подчинении компании-исполнителя.
2. Аутстаффинг – это когда компания-исполнитель на время передает своих сотрудников в штат компании-заказчика. Тут уже работники в подчинении у фирмы-заказчика, хоть и не связаны с ним трудовым договором.

Давайте рассмотрим на конкретном примере. Допустим, есть небольшое предприятие, которое производит свою линейку косметики: шампуни, мыло, гели для душа, скрабы. Предприятие направляет все свои силы на разработку новых формул, повышение качества, увеличение объемов производства и так далее, а проблемы логистики и маркетинга делегирует сторонней организации. Это аутсорсинг. Причем компании-производителю не обязательно знать в лицо конкретных сотрудников, которые занимаются логистикой и маркетингом.

Продолжим тему косметической продукции: есть парфюмерно-косметический салон, в котором решили устроить предновогодние распродажи. В такой период ажиотажа не хватает работников: консультантов, супервайзеров, продавцов. Салон решает обратиться за помощью к сторонней организации и берет в «аренду» недостающий персонал на определенный срок. Таким образом, нанятые работники трудятся на территории компании-заказчика, но при этом они связаны трудовым договором со своей организацией. Это аутстаффинг.

Обратите внимание, что договор аутстаффинга не может быть заключен больше, чем на 9 месяцев.

Таким образом, когда требуется выполнить разовые, временные работы, когда не хватает трудовых ресурсов – выручает аутстаффинг. Аутсорсинг же подходит для более длительных задач. Ниже мы еще вернемся к видам аутсорсинга и, рассмотрим, где его чаще всего применяют.

Законодательные основы

Только с 2016 года аутсорсинг и аутстаффинг начали регулироваться законодательно. До этого момента их свободно применял крупный и малый бизнес.

1 января 2016 года в Трудовой кодекс РФ было внесено изменение – новая глава №53.1. Внесены поправки и в другие нормативно-правовые акты. Теперь договоры аутстаффинга и понятие аренды персонала запрещены. Однако появился другой термин – «деятельность по предоставлению труда персонала». Это понятие практически легализует аутстаффинг, но с некоторыми ограничениями.

Право на осуществление деятельности по предоставлению труда персонала принадлежит аккредитованным частным агентствам занятости и некоторым другим организациям.

Руководитель частного агентства занятости «Кадровичек» решает оказывать услуги аутстаффинга – для этого нужно пройти аккредитацию. И вроде бы «Кадровичек» соответствует всем требованиям:

• уставный капитал – 1 млн рублей;
• нет задолженностей по уплате налогов;
• у руководителя есть высшее образование, двухлетний стаж на должности «руководитель отдела кадров», нет судимостей.

Но вот приходит юрист, проверяет документы и находит неприятный момент: «Кадровичек» использует упрощенную систему налогообложения. С 2016 года в Налоговом кодексе РФ четко написано, что частным агентствам занятости нельзя использовать «упрощенку», если хотят осуществлять услуги по предоставлению труда персонала.

Тогда руководитель агентства дает указание перейти на общий режим налогообложения, проходит аккредитацию и начинает оказывать запланированные услуги.

Кроме частных агентств занятости, предоставлять труд работников могут юридические лица в следующие компании:

• аффилированные организации;
• акционерные общества;
• юридическим лицам – сторонам акционерного соглашения с направляющей стороной.

С аутсорсингом дела обстоят легче. Когда руководитель маркетингового агентства решил отдать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, он обратился к ст. 421 Гражданского кодекса РФ. Там ясно прописано: «юрлица свободны в заключении договора». Руководитель агентства связался с компанией-исполнителем, и они заключили договор «возмездного оказания услуг». Также они могли заключить договор подряда.

Обратите внимание, в договорах нельзя использовать следующие формулировки: «аутсорсинг персонала», «аутстаффинг», «предоставление или аренда персонала».

Возможно, у вас возникнет вопрос: почему столько ограничений? Напомним, что в России крепостное право отменили в 1861 году. С тех пор нельзя «продавать», «арендовать», «предоставлять» людей – можно только их услуги. Государство таким образом защищает права и интересы работников.

Виды аутсорса

Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:

1. Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
2. Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
3. Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
4. Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
5. Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
6. Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.

Мы рассмотрели самые распространенные виды. Кроме них существуют кадровый, финансовый, аутсорсинг обучения кадров и другие. Возьмите любую сферу деятельности – и найдете предложения аутсорсинга.

Интересный факт. Многим известно, что компания Apple отдает на аутсорсинг в Китай производство своей продукции, но к таким услугам прибегают не только корпорации, крупные и мелкие компании, но и страны: в США и Великобритании государство делегирует даже сбор налогов.

Плюсы и минусы аутсорсинга

1. Экономическая выгода. Компании-заказчику не нужно содержать собственный штат работников, платить им зарплату, оформлять соцпакет, обучать персонал и прочее. Давайте следовать принципу А. Лаффера: «Каждый доллар, который мы тратим на аутсорсинг, тратится на наши товары или реинвестируется в наш рынок».
2. Профессионализм. Если грамотно подойти к выбору компании-аутсорсера, то вы получите работу, выполненную опытными узкими специалистами. При этом у них в распоряжении будут все необходимые инструменты для работы. Генри Форд еще в 30-х годах прошлого столетия говорил: «Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле, чем конкуренты, то нет смысла делать это вообще; такую работу мы должны передать тем, кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом».
3. Компания-заказчик снижает затраты на персонал и направляет свои ресурсы на решение других важных проблем: расширение производства, улучшение качества продукции или оказываемых услуг.
4. Договор. Заключение контракта сводит риски сотрудничества к нулю.

1. Вероятность, что услугу выполнят некачественно. В результате ошибок компания может потерпеть убытки. Однако этот риск остается даже при выполнении задач штатными сотрудниками.
2. Руководитель не может влиять на работу сотрудников аутсорсинга.
3. Риск утечки информации. «ТрейдБанк» обратился в стороннюю организацию, чтобы программисты повысили безопасность хранения данных клиентов. В итоге недобросовестная компания-аутсорсер украла клиентскую базу и продала новому банку. Теперь он назойливо звонит клиентам «ТрейдБанк». Это привело к оттоку клиентов и удару по репутации «ТрейдБанка».
4. Сложность в выборе организации. Услуги аутсорсинга предоставляет большое количество компаний, поэтому выбрать наиболее ответственных и квалифицированных иногда очень сложно.

Мы подскажем, на что обращать внимание, чтобы снизить риски:

1. Отзывы, кейсы. Менеджер гостиницы хочет отдать на аутсорсинг бухучет. Для этого он изучает сайты организаций: у кого сколько успешных проектов, насколько у них хорошая репутация, кому больше доверяют люди.
2. Прозрачность бизнес-процессов аутсорсинга. Менеджер гостиницы встречается с несколькими компаниями и спрашивает, как проходит работа. У одних так: заключается договор, передаются необходимые документы и информация, бухгалтеры выполняют работу, заказчик получает результат. У других то же самое, но менеджеру показали бухгалтеров, их дипломы, сертификаты, рассказали, как именно они работают, разрешили обращаться к ним в любое время и уточнять ход работы. Менеджер выбрал вторую организацию.
3. Навыки управления. Менеджер также пытался выяснить, как обстоят дела внутри компании. Он уже сталкивался с тем, что компании-аутсорсеры берут на себя много работы и не успевают делать ее в срок или делают некачественно.
4. Гибкость. В случае нашего менеджера это не такой важный показатель: бухучет везде строится по одному принципу. Но если вы доверяете на аутсорсинг построение маркетинговой стратегии или подбор персонала, следите, чтобы исполнители к каждому случаю подходили индивидуально, а не предлагали единый шаблон.

Мы не стали включать в список заключение договора – это само собой разумеется. Нет договора – считайте, что вам никто ничего не должен.

Интересный факт. Согласно исследованиям 2016 года, треть представителей малого и среднего бизнеса в России не считают нужным привлекать сторонних специалистов. Однако в Европе, Израиле и США до 95% представителей бизнеса пользуются услугами аутсорсинговых компаний.

Основы заключения договора на предоставление услуг персонала

На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.

Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.

Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:

1. Перечень оказываемых услуг. Тут четко прописывается, что сотрудник компании-исполнителя должен провести конкурс кандидатов в отдел связи и технической поддержки, затем отобрать соискателей, провести собеседование и выбрать конкретных работников. Сотрудник должен рассчитать зарплаты нанятого штата, а также обучить новых работников и мотивировать их: тут подробно описывается, какие мероприятия будут проведены.
2. Сроки исполнения обязательств. Руководители договариваются и четко прописывают: подбор кадров должен быть завершен 11.04.2022 года; зарплаты должны быть рассчитаны не позднее 25.04.2022 года; мероприятия по обучению и мотивации сотрудников должны быть завершены до 10.08.2022 года. Также прописывается, что срок действия договора до 10.08.2022 года.
3. Ответственность сторон. В договоре руководители прописывают конкретные суммы пени за дни просрочки, суммы штрафа, а также ссылаются на общие нормы закона.
4. Условия расторжения договора аутсорсинга.

Таким образом, в договоре четко прописаны обязанности сторон, сроки и ответственность, поэтому руководитель IT-компании спит спокойно и не переживает о возможных проблемах аутсорсинга.

Интересный факт. Компания финансовых услуг First American одна из первых поручила подбор кадров на аутсорсинг. За 5 лет они сэкономили 12,3 млн долларов.

Ведение кадрового учета

Любой компании, где работают наемные работники, закон предписывает вести кадровый учет. Это касается не только индивидуальных предпринимателей, но и обществ с ограниченной ответственностью, а также иных форм ведения бизнеса. Кадровые документы относятся к разным аспектам, связанным с персоналом. Это и организационные моменты, и расчет зарплат, и отчисления в фонды. Чаще всего всеми этими вопросами занимается либо штатный бухгалтер, либо непосредственно руководитель.

Что такое кадровый учет

Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д. Что обязательно должно быть отражено в документах по учету кадров:

• факт принятия на работу сотрудника;
• занимаемая им должность, а также ее смена;
• дата и причины увольнения.

Важно, чтобы все бумаги велись в соответствии с требованиями закона. Нарушение установленных трудовых норм нанимателем, а также неточности в документации могут обернуться для компании штрафами, судебными исками или другими неприятными последствиями.

Какие виды документов кадрового учета существуют

Все бумаги, регулирующие отношения нанимателя и сотрудника, можно разделить на несколько категорий:

• удостоверяющие деятельность — к ним относятся трудовые книжки, договора и прочие бумаги, подтверждающие законность трудовой деятельности;
• распорядительные — к ним относятся приказы о назначении на определенную должность, а также письменные подтверждения других распоряжений;
• внутренние — сюда можно отнести служебную переписку, касающуюся вопросов трудоустройства;
• регистрационные — в первую очередь, это журналы, в которых фиксируются входящие и исходящие трудовые документы, акты и распоряжения, касающиеся сотрудников;
• расчетные — это карточки сотрудников, табеля рабочего времени и т.д.

Посмотрите, как просто использовать Кнопку

Какие документы кадрового учета необходимы

В первую очередь любой наниматель обязан заключать с сотрудниками трудовой договор. Документ должен быть заключен и подписан в течение 3 дней с того момента, как работник приступил к выполнению своих обязанностей. В трудовом договоре прописываются все важные условия: размер оклада, условия работы, обязанности сторон и т.д. Крайне важно, чтобы они не противоречили действующим нормам трудового права. Иначе бумаги могут признать недействительными и взыскать с нанимателя штраф.

Еще один важный документ кадрового учета — трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки. В остальных случаях она хранится у работодателя. Также закон требует, чтобы велся журнал, в котором отмечается движение этих документов. С внедрением электронных трудовых книжек бумажных записей и самих журналов становится меньше.

Кроме этой документации, кадровая служба должна использовать:

• личные карточки работников;
• должностные инструкции;
• штатное расписание;
• правила трудового распорядка организации;
• график отпусков.

Стандартизированные бланки, а также нормы ведения этих бумаг прописаны в действующем законодательстве. Но во многих случаях предприниматели могут использовать собственные образцы документов. Кроме этой документации кадрового учета, в обязательный список входит также письменное согласие сотрудников на обработку персональных данных, которое подписывается лично каждым работником.

Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает хранить положение о персональных данных. В них прописывается, какая персональная информация передается компании и как она вправе ее обрабатывать. Важно, чтобы содержание этих положений не противоречило актуальному законодательству. Поэтому лучше всего, если документ составит грамотный юрист.

Аутсорсинг кадрового учета

Небольшим компаниям нет смысла содержать отдел, который будет заниматься вопросами, связанными с приемом на работу и увольнением сотрудников, а также другими вопросами, которые касаются трудовых взаимоотношений. Все эти задачи можно доверить фирмам, занимающимся аутсорсингом.

Выгоды

• экономия на затратах — тарифы компаний-аутсорсеров куда ниже, чем оклад одного или нескольких работников;
• квалифицированная поддержка — у таких компаний богатый опыт работы с разными предприятиями;
• гарантия результата — эксперты несут ответственность перед клиентами, что прописывается в условиях сотрудничества;
• уверенность — не нужно больше беспокоиться о ведении документооборота, если сотрудник заболеет, уйдет в отпуск или уволится.

Какими вопросами занимается учет кадров ИП

• Поиск, наем, оформление персонала.
• Подготовка инструкций, приказов, справок для персонала.
• Начисление зарплаты, больничных, отпускных и других платежей сотрудникам.
• Ведение всех связанных с персоналом документов.

Закон не ограничивает предпринимателей в способах ведения учета кадров. Вы можете заниматься этими вопросами самостоятельно, но это потребует высокой квалификации, а еще времени. Несколько облегчают задачу онлайн-сервисы для ведения кадрового учета, они разработаны специально для ООО, ИП и малого бизнеса. Однако даже в этом случае потребуется время и усилия, чтобы вникнуть в сферу, а цена ошибок достаточно высокая. Поэтому коммерсанты часто доверяют учет на аутсорсинг, ведь в противном случае пришлось бы нанимать в штат специалиста, а для большинства предпринимателей это нерентабельно.

Аутсорсинг услуг для бизнеса: кому выгодно и сколько стоит

Отказываются от услуг штатных исполнителей в пользу специализированных компаний не только мелкие фирмы. В качестве классического примера приводят компании IKEA и NOKIA. Шведский мебельный гигант сотрудничает более чем с 2 500 сторонними организациями для оформления бухгалтерской отчетной документации. По зарубежным исследованиям, еще четверть века назад удельный вес компаний в США, передающих по аутсорсингу производственные или сервисные операции, составлял 86%.

Какие функции отдают

Аутсорсинг (англ. Outsourcing) — передача по договору непрофильных функций компании внешним исполнителям, специализирующимся на реализации этих конкретных видов услуг. Традиционно в Новосибирске чаще используют услуги бухгалтеров, системного администрирования, юристов и рабочего персонала: охранников, уборщиц, кассиров. В последнее время на аутсорсинг отдают функции маркетологов, pr-менеджеров, операторов колл-центров, рекрутеров.

По словам Рады Малышевой, управляющего директора компании APRA, пока услуги аутсорсинга маркетинга развиты достаточно слабо, по сравнению с аутсорсингом бухгалтерских или IT-услуг. «Далеко не все компании регионального масштаба задумываются о необходимости маркетолога в принципе. Это сегодня своего рода не необходимость, а роскошь. Как правило, сегмент ограничен компаниями, находящимися в условиях активной конкуренции, либо на переломном этапе развития — создание нового продукта, выход на новые рынки».

Алла Рауд, директор компании «Маркетинг-под-ключ.рф»:

— В интернет-маркетинге на аутсорсинг часто отдают разработку сайтов, исследования в интернете конкурентов, рынка, спроса и потребителя, настройку рекламных каналов. А более продвинутые заказчики привязывают работу к ЛИДам (заявкам), показателям SaaS (стоимостные оценки клиентов). Ценообразование зависит от времени, которое будет потрачено на поиск и подтверждение гипотез для продвижения, на прирост в лидах (заявках), на командную работу. В нашем случае метаморфозы продвижения в интернете могли случаться и через 2 недели командной работы и затраты на наши услуги окупались. А был пример, когда затраты начали окупаться только после 3 месяцев активных тестов, трафика, аналитики поведения посетителей.

Чем выгодно

Системы передачи определенных функций на откуп сторонним исполнителям имеют для компании-заказчика довольно много плюсов. К ним относят: сокращение фонда зарплат по сотрудникам, налогов на эти зарплаты, трат на обучение работников (скажем, повышение квалификации бухгалтеров). Аутсорсеры не ходят на больничный и в отпуск, не опаздывают и не сидят в рабочее время в социальных сетях.

Кроме экономии на персонале, к плюсам аутсорсинга стандартно относят экономию на оборудовании рабочего места и арендной плате за него. Скажем, в Новосибирске эта статья затрат (аренда в месяц + стоимость мебели и оборудования, разделенная на количество месяцев полезного использования) составит порядка 2,5 тыс. руб. в месяц. К этому надо добавить необходимость установки 1С, программ передачи электронной отчетности. Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет» оценивает итоговую экономию порядка 15-20 тыс. руб в месяц. В бухгалтерском аутсорсинге есть некая сезонность. «Основной приток клиентов происходит в период годовой отчетности», — комментирует Юлия.

Менее очевидные плюсы аутсорсинга — возможность доступа к практикам, опыту и знаниям провайдера. «За счет специализации глубина и объем профильных компетенций провайдера значительно выше рядового бухгалтера», — комментирует Елена Сазонова, учредитель компании «Профи». Также отмечают перспективы повышения финансовой эффективности бизнеса (оптимизация налогов, бюджетирование) и перенос рисков на провайдера (штрафы за несданные отчеты и неправильно оформленные декларации).

Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет»:

— Очень важным критерием выбора компании-провайдера я считаю отзывы клиентов, желательно знакомых. То есть «сарафанное радио». Вторым критерием я бы отметила квалификацию руководителя компании: является ли он профессиональным бухгалтером и имеет ли действующий аттестат. Третий критерий — ощущение от личной встречи: понравился ли Вам бухгалтер, ответил ли на все Ваши вопросы, заинтересовал ли он Вас. Необходимо, чтобы клиент и бухгалтер понимали друг друга и им было легко общаться. В принципе Вы выбираете сотрудника для себя, следовательно критерии выбора при собеседовании тоже подойдут для выбора компании по бухгалтерскому обслуживанию.

Все эти же плюсы переносимы и на другие специальности, с добавлением определенных нюансов. Скажем, для непрофессионала свой программист или системный администратор в штате — это головная боль при отборе и контроле, поскольку у управленца нет достаточного уровня знаний для проверки качества работ. Также страдает оценка трудозатрат, где возможно лукавство со стороны исполнителя. Часто программисты, как и системные администраторы, являются специалистами по одной платформе или операционной системе (скажем, программисты на «Битриксе» встречаются реже и платить им надо больше, есть проблема с настройками linux-серверов). Сторонние специалисты получают деньги за решение задачи, а не за человекочасы работы.

Передача функций рабочего персонала вообще порядком облегчает жизнь управленцам. Скажем, в Москве компании предлагают услуги летучих бригад грузчиков, которые с утра три часа разгружают товар в одном супермаркете, потом три часа в другом. Таким образом, работа выполняется в сжатые сроки и не требует содержания в магазине избыточного персонала. Плюс рабочие позиции, — охрана, грузчики, рабочие, уборщицы, — предполагают обычно сложности в поиске, собеседовании, найме и контроле этих работников.

Елена Баянова, директор консалтинговой компании IACA:

— Если у ключевого состава бухгалтерской компании нет сертификатов Минфина, можно предположить, что ребята решили пойти и попробовать попродавать услуги. И в случае, если не получится, можно и свернуть деятельность. Получение сертификата требует значительного времени, усилий и вовлеченности в дело. Важно при заключении договора четко определить ответственность: при каких ситуациях и в каком размере ее несет бухгалтерская компания. Жизни без ошибок или спорных ситуаций не бывает, и важно знать наперед, какие бывают риски и как они минимизируются, как решаются спорные ситуации. Например, через страхование профессиональной ответственности бухгалтерской компании в страховой компании.

Риски для бизнеса

Естественно, что кроме ощутимых выгод передача части функций на аутсорсинг влечет за собой и ряд рисков для компании. Во-первых, придется передавать на сторону конфиденциальную внутрифирменную информацию. Это всегда риск, даже если в договоре есть пункт о неразглашении. Для крупных компаний или бизнесов с высокими темпами работы негативом может оказаться снижение оперативности в учете. В случае с ИТ-аутсорсингом в договоре обычно прописывают время реагирования на определенные аварии, однако оно может составлять 4-8 часов.

Стороннего провайдера слабо возможно контролировать извне. Если заказчик платит за результат, то он не имеет права досконального контроля в процессе.

Кому выгодно

По мнению экспертов, для представителей малого и среднего бизнеса аутсорсинг — реальная возможность получить услуги высокого качества по приемлемой цене. Чем крупнее компания, тем более ощутимы нюансы аутсорсинга. В таком случае часто функции отдела передают на аутсорсинг, а в штате компании оставляют одиночного специалиста для решения оперативных вопросов и координации работы по данной функции.

Перспективы аутосорсинга

По словам Малышевой, развитие рыка неминуемо приводит к выделению в пользу внешних специалистов рутинных функций: контекстная реклама, текущее обслуживание офиса, снабжение офиса. «Задача должна быть: рутинной, несрочной (редко возникают форс-мажоры), поддающейся планированию и расписанию. Второй вариант — задача должна быть слишком сложной, чтобы ею мог заниматься первый встречный, или очень редко востребуемой, чтобы невыгодно было постоянно заботиться об этой функции в компании.

Алла Рауд полагает, что на аутсорсинг могут быть отданы все узкие специализации, например, «Инженер по технике безопасности»: «Также это специализации, которые могут быть оптимизированы и объединены в одну, например коммерческий директор, который отвечает за работоспособность бизнеса со стороны ритейла, может на аутсорсинг отдавать узкие поручения по аналитике ROI например. Но мы только-только к этому идем, ведь далеко не все готовы говорить о своем бизнесе голыми цифрами»

Сазонова полагает, что перспективы в сочетанности технологий и работы специалистов. «Скажем, есть технологии, позволяющие в минуты совершать массовый обзвон потенциальных кандидатов по резюме, или уточнять контакты нужного вам сотрудника, проводить автоматизированный холодный прозвон по упрощенному сценарию. Даже при невысокой по сравнению с «ручным» прозвоном воронке по результатам из-за низкой цены такие способы порядком экономят бюджеты».

Рада Малышева, управляющий директор компании АПРА:

— Аутсорсинг сегодня все-таки больше способ привлечения квалифицированного специалиста, чем способ сэкономить. Если ваше продвижение ограничивается вопросами ежемесячного анализа клиентской базы, размещением в 2ГИС и поздравлением клиентов с Новым годом, вам вообще маркетолог не нужен. Мы имеем дело с объемными бюджетами и масштабными задачами. Я в своей практике еще ни разу не сталкивалась с ситуацией, когда клиент, которому нужен аутсорсинг, решил все базовые задачи, и ему нужно только текущее сопровождение. Как правило, в маркетинге хаос, приходится заниматься и стратегическим планированием, и медиапланированием, и консалтингом для собственников. Наводить порядок, все расставлять по полочкам.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг КДП – это кадровое администрирование работников, сопровождение и оформление кадровых документов от приема до увольнения. Организация документооборота осуществляется в соответствии с требованиями трудового и миграционного законодательства. Возможны как варианты обмена электронными документами, так и формирование бумажного архива личных дел.

оформление командировок, отпусков, работы сверхурочно, работы в выходной день и т.д.;

оформление справок с места работы, запросов копий документов и копий трудовых книжек;

формирование баланса отпусков на определенную дату;

ведение кадрового и миграционного учета иностранных граждан;

ежегодный аудит кадровой документации;

сдача кадровой отчетности;

КДП, как и расчет заработной платы, не профильные направления для бизнеса, но для самостоятельного администрирования требуют от компании временных и денежных затрат, хорошего знания трудового, налогового и миграционного законодательства.

Для нашей компании, аутсорсинг кадрового учета – один из основных направлений деятельности, поэтому мы используем передовые методики, современное программное обеспечение и следим за повышением квалификации персонала.

Для качественного выполнения своих функций Релайнс Кампани собрала серьезную команду:

• высококвалифицированных специалистов КДП, чьи компетенции постоянно развивает и поддерживает на высоком уровне;
• методологов, консультантов по законодательству, аудиторов, юристов;
• программистов для обновления и доработки программного обеспечения;
• грамотных менеджеров для взаимодействия с клиентами и построения бизнес-процессов с Заказчиком.

Мы сформировали три варианта стоимости с набором регулярно используемых опций КДП в каждом.

Базовая

Включает основной набор функций ведения кадрового аутсорсинга, который необходим компании с небольшим документооборотом и умеренной ротацией кадров:

• базовый набор опций КДП;
• выделенный менеджер со стороны Reliance Company;
• работа удаленно в базе Заказчика;
• разработка регламента взаимодействия;

*возможно дополнить необходимыми опциями;

Оптимальная

Указанная цена аутсорсинга кадрового делопроизводства включает в себя администрирование кадровых мероприятий:

• базовый набор опций КДП;
• выделенный менеджер со стороны Reliance Company;
• разработка регламента взаимодействия; коммуникация Reliance Company напрямую с работниками Заказчика;
• создание и обслуживание учетной базы на сервере Reliance Company (при необходимости);
• работа с двуязычными кадровыми документами;
• разработка графиков СУРВ;
• консультация юриста;
• оптимизация документооборота;

*возможно дополнить необходимыми опциями;

Расширенная

В стоимость аутсорсинга кадровой работы будет включено:

• базовый набор опций КДП;
• выделенный менеджер со стороны Reliance Company; коммуникация Reliance Company напрямую с работниками Заказчика;
• разработка регламента взаимодействия;
• создание и обслуживание учетной базы на сервере Reliance Company (при необходимости);
• работа с двуязычными кадровыми документами; разработка графиков СУРВ;
• консультация юриста, оценка рисков;
• оптимизация документооборота;
• хранение архива личных дел работников Заказчика в Reliance Company;
• формирование управленческой отчётности по форме и запросу Заказчика;

*возможно дополнить необходимыми опциями;

Сформируем персональное предложение услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства, если в указанных вариантах стоимости вы не найдете для себя подходящего или часть из них вам не требуется на постоянной основе, а лишь время от времени.

Вам могут быть интересны и полезны наши услуги:

• Постановка КДП вновь созданной организации с нуля;
• Сплошной или выборочный аудит;
• Восстановление документации;
• Разработка локальных нормативных актов и должностных инструкций;
• Сопровождение проверки ГИТ, подготовка к проверкам;
• Консалтинг кадровый, юридические консультации;
• Организация воинского учета.

Плюсы аутсорсинга кадровых услуг

Как мы работаем

Оставьте заявку

• Подписываем договор о неразглашении;
• Получаем согласие на работу с персональными данными.

• Причин и целей перехода на аутсорсинг;
• Положения внутреннего трудового распорядка, других локальных нормативных актов, регламентов;
• Учетной базы;
• Нескольких личных дел работников;
• Сроков и форм предоставления информации.

• Настройки ПО и учетной базы (база может располагаться у вас, у нас или в облаке у надежных партнеров);
• Разработка регламента взаимодействия;
• Выстраивание и оптимизация документооборота.

• Назначаем команду специалистов и выделяем менеджера для работы с вами и контроля качества сотрудничества;
• Анализируем и внедряем изменения в текущие процессы;
• Контролируем изменения законодательства;
• Работаем над оптимизацией существующих процедур.

Часто задаваемы
вопросы

Цена зависит от:

• численности штата, количества юридически лиц;
• автоматизации учетной базы;
• количества операций в месяц, текучести кадров;
• необходимости администрирования договоров ГПХ, иностранных граждан, инвалидов, РК и СН, режима труда, ДМС, и проч.
• наличия управленческой отчетности и дополнительных требований к документообороту.

Передача функций по работе с кадрами, бухгалтерией, ИТ с успехом применяют все типы предприятий и структур. Госкорпорации создают свои ОЦО в регионах, а менее масштабный бизнес привлекает подрядчиков.

Быстрее всех перешла на аутсорсинг кадрового делопроизводства Москва. В ней же изначально было создано большое количество агентств по аутсорсингу. Поскольку спрос на данную услугу в РФ только растет, московским фирмам стали составлять конкуренцию региональные провайдеры. Приехать на деловую встречу в Москву сейчас стало делом 4-5 часов, глобальная автоматизация позволяет настроить и поддержать процессы удаленно, с оригиналами отлично справляются курьерские службы. Преимущество регионов в том, что при высоком уровне профессионализма исполнителей и за счет более низкого ФОТ, он предложит более «интересную» стоимость. В Москве зачастую открывается филиал, небольшой офис для сотрудников клиента или представительство, если для взаимодействия с клиентом есть в этом необходимость.

При проверке ГИТ (государственной/трудовой инспекции) или смене руководителя службы персонала, аудит кадровой документации поможет выявить скопившиеся ошибки. Сплошная проверка массива информации не нужна, можно брать небольшую выборку. Небольшой процент системных ошибок легко устранить своими силами. Но в случае большого количества недочетов следует прибегнуть к глубокому изучению документации, исправить их и предотвратить подобное в дальнейшем. Мы поможем:

• Комплексно оценить весь процесс кадрового администрирования Вашей компании.
• Проверить наличие всех необходимых документов, своевременность создания и правильность их оформления.
• Провести оценку компетентности HR-персонала.
• Выявить процессы и часть документооборота, которые можно упразднить.
• Предложить варианты автоматизации работы учетной системы.
• Предложить свои услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства, которые помогут передать рутинный процесс документооборота и ответственность за несоблюдение норм трудового законодательства на компанию провайдера.

Ведение кадрового делопроизводства – функция не основная, но необходимая. И важно, чтобы она велась строго в соответствии с законами РФ, т.к. несмотря на второстепенность этого процесса для бизнеса и задач отдела персонала, последствия за некачественное выполнение могут быть ощутимыми в материальном и управленческом плане.

Причиной таких последствий может быть отсутствие:

• времени и ресурса на качественное выполнение функций
• хорошего кадровика
• незнание последствий