Бухгалтерский аутсорсинг — что это такое, плюсы и минусы

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

• Что представляет собой аутсорсинг
• Способы получения бухгалтерских услуг
• Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
• Минусы аутсорсинга
• Бухгалтер-фрилансер
• Итоги

Что представляет собой аутсорсинг

Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.

В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.

Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:

• юридические услуги,
• бухгалтерские услуги,
• клининговые услуги,
• логистика,
• услуги питания и пр.

Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.

В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.

Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.

Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

• штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
• бухгалтер-фрилансер,
• аутсорсинговая компания.

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.

Покажем на примере:

Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.

Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.

Минусы аутсорсинга

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

• дешевле штатного бухгалтера;
• более гибкие договорные условия;
• отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
• возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

• В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
• Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
• Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
• Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
• На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
• Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
• Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
• Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?

Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

• нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
• воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

• ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
• оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
• ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
• расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
• расчет и уплата страховых взносов;
• составление и отправка финансовой отчетности;
• составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
• предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
• выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
• иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

• Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
• Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
• Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
• Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
• Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
• Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. О чем речь?
2. Как выбрать фирму и не прогадать
3. Функции и полномочия

Услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуются многие фирмы, в последние годы их число лишь возрастает. Чем привлекателен такой вариант ведения учета и всегда ли его использование может принести пользу бизнесу?

О чем речь?

Для ведения бухгалтерского учета не обязательно создавать отдельное структурное подразделение фирмы или нанимать бухгалтера. Бухучет может вести сторонняя компания, с которой подписывается договор на обслуживание. Это и есть бухгалтерский аутсорсинг. У такого способа ведения БУ множество плюсов, самый главный из которых – наличие команды профессиональных бухгалтеров, несущих ответственность за все учетные решения.

Выбирая вариант ведения БУ для фирмы, ориентируются на особенности конкретного бизнеса. Самостоятельное ведение учета часто предпочитают руководители мелких фирм. В такой организации директор может быть единственным учредителем (участник) либо сотрудников всего несколько человек. Фирма может работать, например, на УСНО-доходы, когда вести учет затрат не требуется; необходимо вовремя сдавать несложную отчетность и перечислять налоговые платежи. В данном случае даже ведение учета в специальной бухгалтерской программе с успехом заменяется расчетами в электронных таблицах или подобных им элементарных программах. Другой вариант – интернет-сервисы, многие из которых можно использовать в целях БУ не имея специального образования.

Бухгалтерское сопровождение клиентам, открывшим счет, предлагают и банки. Плата за такие услуги обычно низкая.

Рассмотрим некоторые особенности:

• Удаленный бухгалтер с функциями главного. Если фирма небольшая, а руководитель хочет заниматься исключительно вопросами перспективного и текущего планирования, общим руководством, исключая БУ.
• Бухгалтер в офисе с функциями главного. Тот же вариант, что выше, но бухгалтер, оформленный по договору, находится в офисе, решает текущие вопросы, если директора нет на месте.
• Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Способ ведения учета, о котором мы говорим, подходит небольшим, стабильно и интенсивно работающим фирмам. Он сочетает в себе безусловные плюсы полноценного бухгалтерского обслуживания и отсутствие необходимости формировать штат бухгалтеров внутри самой фирмы, заниматься подбором кадров, вести кадровую документацию, заключать с работниками трудовые договоры. Понятно, что среднему, а тем более крупному бизнесу такой вариант не подходит, ведь число хозяйственных операций сравнительно велико. Однако для малого бизнеса аутсорсинг является наиболее удачным вариантом.

Для ведения среднего и крупного бизнеса нужна бухгалтерия как структурное подразделение фирмы. Обычно в штате несколько специалистов и главный бухгалтер.

Если решено воспользоваться аутсорсингом, встает вопрос, как правильно выбрать фирму-партнера.

Как выбрать фирму и не прогадать

Довольно часто бухгалтерская фирма выбирается по признаку дешевизны услуг, а другие факторы признаются второстепенными, что может привести к проблемам для бизнеса. Только комплексный подход сводит к нулю все риски, ведь учет, по сути, отдается в чужие руки, с минимальной возможностью оперативного контроля за работой бухгалтерии.

Как их избежать:

1. Обойтись без поспешных решений, тщательно проанализировать работу бизнеса. Возможно, вместо аутсорсинга фирме подойдет вариант со штатным бухгалтером, работающим в офисе.
2. Изучить условия предоставления услуг, разнообразие цен и предложений. Чем такой информации у бухгалтерской фирмы больше, тем лучше.
3. Обратить внимание, каким клиентам фирма в обслуживании отказывает. Многие фирмы заботятся о своей репутации посредством таких ограничений.
4. Узнать, есть ли возможность изменить договор на обслуживание до его подписания или после, если что-то не устраивает.
5. Традиционно более надежной считается давно работающая фирма. При желании можно найти других клиентов, уже имеющих опыт совместной работы, и учесть их мнение о качестве услуг.
6. Услуги бухгалтерской фирмы должны быть застрахованы. Это снизит риски клиента.

Функции и полномочия

Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:

• своевременное отражение хозяйственных операций в первичных документах и на счетах БУ;
• ведение расчетов, кассовых операций в учете;
• начисление оплаты труда и аналогичных платежей: больничных, отпускных, командировочных, выходного пособия, расчет «зарплатных» налогов и взносов;
• подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы;
• финансовая отчетность, используемая в оперативном и стратегическом планировании и руководстве;
• совместно с руководителем фирмы – разработка учетной политики и ее осуществление.

Нередко бухгалтер выполняет функции кадровика, аналитика, учетчика и экономиста, в особенности если речь идет о малом бизнесе. Очевидно, что и объем работы, которую берется выполнять сторонняя фирма, может быть разным.

Пример: руководитель считает целесообразным поручить партнерам только оперативный бухгалтерский учет и подготовку отчетности, а кадровые вопросы планирует решать на месте, в офисе – лично или через штатного сотрудника-кадровика.

При заключении договора на аутсорсинг каждая услуга прописывается отдельно. Оплата также будет производиться отдельно по каждому пункту: взаимодействие с банком, кассовый учет, общий учет, кадровые функции, и т.д. Аутсорсингом могут пользоваться и крупные фирмы, если им нужен опытный главбух, а штатные рядовые бухгалтеры уже есть.

Первичные документы, на основе которых ведется учет, предоставляет, как правило, руководитель фирмы, за ошибки, содержащиеся в них, отвечает также руководитель.

Аутсорсинговая фирма возьмет на себя ответственность, если имеет место именно ее ошибка, повлекшая за собой негативные последствия для клиента. С юридического лица вполне реально взыскать штрафы, пени, неустойки по договору.

Плюсом будет и возможность пользоваться услугами постоянно, ведь на аутсорсинге проблема соблюдения норм ТК РФ (отпуск, больничный бухгалтеру) для руководителя бизнеса отсутствует.

Нельзя обойти вниманием и ряд отрицательных моментов:

1. Учет ведется «здесь и сейчас», планировать совместную работу на перспективу сложно.
2. Сторонняя фирма может не учитывать нюансов деловых взаимоотношений фирмы-клиента и ее партнеров.
3. Оперативное решение вопросов, касающихся учета, осложнено удаленностью работающего с клиентом бухгалтера.

Договор на услуги аутсорсинговой фирмы необходимо внимательно изучить. В нем должны быть полностью учтены интересы клиента: соблюдение коммерческой тайны, передача дел другому сотруднику фирмы, оказывающей услуги, если прежний уволился или болеет. Эти «мелочи» обеспечивают непрерывный качественный учет на аутсорсинге.

Учет в режиме аутсорсинга обходится в целом дешевле, чем оформление бухгалтера в штат и выплаты ему согласно ТК РФ.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг или штатный специалист: что выбирает малый бизнес в России?

Дмитрий — владелец небольшого веб-агентства в Туле. Основные заказчики — московские фирмы, иногда обращаются клиенты из других стран. Работы хватает как для дизайнеров и программистов, так и для бухгалтеров. Правда, последнее время все чаще повторяется ситуация — сотрудник подходит к Дмитрию и говорит: «Наши бухгалтеры опять напутали…», на что Дмитрий, нахмурив брови, сурово отвечает: «Если они считают, что не могут с этим справиться, пойдите и скажите им одно слово: «А-УТ-СОР-СИНГ!». После этого проблема решается. До следующего раза.

Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг все более востребован среди малого бизнеса, у которого нет бюджета на содержание штатной бухгалтерии. Какие преимущества видят в нем предприниматели, какие есть подводные камни, что говорят те, кто уже успел перейти на современный формат и те, кто продолжает сотрудничать с бухгалтером в штате?

Некогда читать?
Посмотрите краткий обзор статьи

Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета: что это такое и когда выгодно?

Для начала надо отметить, что на российском рынке нет четкого понимания того, что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг. Так могут называть:

• услуги «приходящего бухгалтера». Такой специалист сотрудничает с несколькими клиентами одновременно, приходит к каждому по определенному графику и выполняет большую часть своей работы на территории заказчика. Главная выгода от такого сотрудничества: вы освобождены от расходов на заработную плату и налоговые отчисления для бухгалтера в штате, да и оборудовать рабочее место для приходящего специалиста не обязательно: он может прийти со своим ноутбуком и посидеть «где-нибудь в уголке»;
• услуги компании, которая размещает своих бухгалтеров на вашей территории. Такой подход мало чем отличается от найма штатного сотрудника, разве что опять можно сэкономить на заработной плате. Бухгалтер получает бесплатное рабочее место и возможность «подхалтурить» на стороне пока никто не видит;
• услуги специализированной компании. Работа с ней напоминает работу с удаленным сервером. Специалисты-бухгалтеры находятся в другом месте (возможно, в другом городе), вы отправляете им электронные копии документов, а оригиналы храните у себя. Отчеты подписываются с помощью ЭЦП, платежки формируются с использованием гостевого доступа к клиент-банку, остается лишь вовремя оплачивать счета (детальное описание схемы работы онлайн-бухгалтерии). На сегодняшний день это наиболее современный, удобный и экономный способ вести бухгалтерский учет. Но является ли экономия разумной? Рассмотрим плюсы и минусы каждого из типов аутсорсинга бухгалтерских услуг более подробно.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга перед бухгалтером, который всегда рядом

Существует стереотип — если бухгалтер рядом, значит все в порядке. Этому «правилу» следуют и те, кто привлекает штатного бухгалтера, и те, кто выбирает «приходящего» специалиста или размещает на своей стороне сотрудника бухгалтерской компании. Уверенность в том, что «бухгалтер под боком» быстро справится с любой задачей, приводит к плачевным последствиям: просрочкам платежей, ошибкам, штрафам и т.д. В сотрудничестве с «бухгалтером на своей территории» есть еще ряд минусов:

• работа с оригиналами документов всегда подразумевает риск их потери,
• платить зарплату, налоги и отчисления в фонды (либо оплачивать услуги приходящего бухгалтера) нужно постоянно, независимо от того, есть ли задачи и сколько их,
• нет такого специалиста, который знает особенности ведения бухучета во всех сферах деятельности,
• сотрудничество «приходящего бухгалтера» с компанией всегда связано с неравномерным темпом его работы: оперативные коррективы исключены,
• бухгалтера — обычные люди, которые ошибаются, думают о личных проблемах, устают, болеют, рожают и хотят в отпуск.

Модель, которую используют дистанционные компании, в том числе — Фингуру помогает избежать перечисленных проблем. Она близка к решениям IT-компаний:

• Отказоустойчивая ИТ-среда. Потеря документов исключена, так как оригиналы остаются у вас. Но даже если с ними что-то случилось, всегда можно получить электронные копии с удаленных серверов аутсорсинговой компании. В случае если пострадает сервер, данные получится восстановить с «зеркал» — информация в любом случае, не пропадет.
• Автоматическое перераспределение нагрузки. Если решение задачи требует определенных навыков, ее передают специалисту, компетентному в конкретной сфере. Если бухгалтер заболел, его заменят другим. Все это проходит оперативно и без вашего участия.
• Защита от ошибок. Использование специального программного обеспечения позволяет избежать ошибок, которые мог бы допустить при заполнении документов человек. Например, неверное указание реквизитов, случайная «двойная» оплата по счету и многое другое.
• Соглашение об уровне сервиса. Есть четкие регламенты по обработке документов и срокам сдачи отчетов. Вопросы также принимаются в работу и решаются в обозначенные в договоре сроки. Существуют финансовые гарантии качества выполняемой работы — каждый клиент Фингуру, например, застрахован на миллион рублей от последствий любых бухгалтерских ошибок.

Чтобы вам было проще оценить преимущества бухгалтерского аутсорсинга, мы свели характеристики всех вариантов ведения бухучета в таблицу.

Бухгалтер аутсорсинговой компании на вашей территории

Специализированная компания (на примере Фингуру)

Бухгалтерский аутсорсинг

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

По данным Росстата сегодня услугами таких организаций пользуются:

• 18% крупных компаний;
• 5% средних предприятий;
• 60% от всего количества ИП.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерия не всегда передается “на сторону” в полном объеме. Иногда предприниматели пользуются только некоторыми услугами аутсорсеров.

Бухгалтерское консультирование: обычно используется для контроля штатных бухгалтеров или в сложных случаях, когда нужно решить особую задачу: разблокировать счет, наладить работу с иностранной компанией.

Выборочный аутсорсинг: иногда фирмы отдают удаленному бухгалтеру расчет зарплаты или подготовку отчетности, при этом сам бухучет ведется внутри фирмы, и контроль над всеми важными процессами сохраняет руководитель.

Полный аутсорсинг: передача всех бухгалтерских задач сторонней компании. Организация работает без бухгалтерии, только подписание всех документов и отчетов остается за директором.

Учет ведется от лица главного бухгалтера: при такой услуге аутсорсер ведет учет и составляет отчетность, а еще подписывает в документы, предусмотренные в договоре. Плюс для компании-заказчика — не нужно тратить время на обработку документов.

Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер

Чаще всего руководители рассматривают 3 варианта ведения бухгалтерского учета: взять на работу своего бухгалтера, привлечь приходящего или передать ведение бухгалтерии аутсорсинговой организации. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы.

Штатный бухгалтер. Расходы на штатного бухгалтера высоки: сюда входит его зарплата, взносы, мебель и техника для работы, бухгалтерская программа. Этот вариант подойдет организациям с большим объемом операций, которые могут загрузить бухгалтера ежедневной работой и готовы нести все расходы. Плюс штатного бухгалтера — он всегда “под рукой”, руководитель советуется с ним и быстро получает рекомендации и документы по запросу.

Приходящий бухгалтер. С таким специалистом заключают договор и прописывают ответственность сторон. Стоимость услуг — заметно ниже, чем у штатного специалиста, и это основной плюс. Такой вариант подойдет начинающим предпринимателям и организациям.

Бухгалтерская фирма. Качество услуг в удаленной фирме может быть очень высоким: здесь есть специалисты разных профилей — бухгалтеры, юристы, налоговые консультанты. Пропишите ответственность в договоре. Стоимость услуг тоже будет ниже, чем при штатном сотруднике: она зависит от количества операций в месяц, числа сотрудников, налогового режима и региона организации. Обслуживание в удаленной компании отлично подойдет малому и среднему бизнесу.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача дел на аутсорсинг имеет преимущества перед содержанием штатного бухгалтера или приходящего сотрудника.

Уменьшаются затраты на содержание бухгалтерии – на 30-60%. Для штатного или приходящего бухгалтера придется оборудовать рабочее место: стол, компьютер, телефон, оргтехника, бухгалтерская программа. А еще — платить не только зарплату, но и страховые взносы. У аутсорсера уже есть оборудование, тратиться на взносы тоже не придется, а стоимость обслуживания малого предприятия меньше зарплаты.

Качество услуг выше. В проверенных бухгалтерских фирмах все операции отработаны, так как через бухгалтера проходит много компаний и накоплен опыт решения разных вопросов. При этом аутсорсер может предложить вам поддержку других специалистов: юриста, специалиста по налоговому праву и т.д.

Ответственность за результат прописана в договоре. Аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании услуг. Он возлагает на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты штрафов. Главное — проследите, чтобы эти пункты были в договоре.

Нет неожиданностей. Аутсорсерам не нужен отпуск, они не уйдут на больничный и не будут отпрашиваться пораньше, чтобы забрать ребенка. Если ваш бухгалтер заболел — бухгалтерская фирма прикрепит к вам другого.

Как избежать рисков аутсорсинга

Контролируйте работу удаленного бухгалтера: работайте с ним в едином бухгалтерском сервисе, чтобы видеть результаты его действий, запрашивайте отчеты о проделанной работе.

Выбирайте надежную фирму с хорошими отзывами и серьезным штатом. Тогда при необходимости вам заменят бухгалтера и привлекут к работе других нужных специалистов.

Внимательно читайте договор об оказании услуг, который предлагает фирма. Проверьте, есть ли там пункты об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.

Договоритесь об удобном формате передачи первичных документов. Проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Контур.Бухгалтерия поможет вам найти подходящего бухгалтера-аутсорсера. Мы проверим его, обучим работе по стандартам СКБ Контур. После этого он будет вести вашу компанию в нашем облачном сервисе: так вы сможете постоянно быть с ним на связи и контролировать его работу.

Почему компании работают с нами:

• бухгалтеры со стажем от 5 лет;
• первичные документы легко передаются через интернет и размещаются в сервисе;
• работу бухгалтера контролирует Контур;
• прозрачная система оплаты;
• цены на услуги от 1000 рублей в месяц;
• подстраиваемся под особенности бизнеса.
• всегда на связи и готовы вам помочь, если возникли какие-то сложности.

Если хотите передать учет профессионалам, оставьте заявку. Наши специалисты свяжутся с вами для уточнения деталей и подберут подходящего бухгалтера.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

В настоящее время все большую популярность в нашей стране набирает аутсорсинг. Под бухгалтерским аутсорсингом принято считать передачу ведения бухгалтерского учёта и отчётности, на условиях договора оказания возмездных услуг, сторонней компании, профессионально специализирующейся в данной области. Многие руководители субъектов малого и среднего бизнеса, для оптимизации бизнес-процессов и снижения расходов, рассматривают вариант передачи учёта на аутсорсинг сторонней компании. Рассмотрим в этой статье плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга.

Начнём с преимуществ передачи бухгалтерского учёта на аутсорсинг.

1. Не надо оборудовать рабочее место бухгалтера, тратить деньги на мебель, компьютерную технику, ксерокс и печать документов, канцелярские товары, программное обеспечение (покупку, обновление, обслуживание), оплачивать повышение квалификации бухгалтера, в связи с постоянными изменениями в области бухгалтерского и налогового законодательства.
2. Работа высокопрофессионального бухгалтера, постоянно повышающего свою квалификацию, стоит дорого, а каждый руководитель небольшого предприятия нацелен на извлечение максимальной прибыли из финансово-хозяйственной деятельности организации, и в первую очередь, за счёт снижения затрат. В отличие от бухгалтера, который получает оклад вне зависимости от объёма произведённых работ, аутсорсер выставляет счёт только за оказанные услуги. При снижении активности бизнеса стоимость бухгалтерских услуг аутсорсера снижается. Бухгалтеру же, помимо твёрдого оклада, необходимо начислять и дополнительно уплатить в бюджет НДФЛ 13% и страховые взносы 30%, а также оплатить ежегодный отпуск.
3. Бухгалтер ежегодно уходит в отпуск, может заболеть в самый неподходящий момент, например, в отчётный период или в период проверки со стороны контролирующих органов (ИФНС, ПФР, ФСС, ГИС и т.д.), оставляя решение всех вопросов на руководителя. Кроме того, бухгалтер может уйти в длительный отпуск, например, в декрет или вовсе уволиться и руководителю придется вновь искать специалиста, вводить в курс дела, обучать специфике внутреннего учета. Компания аутсорсер оказывает услуги непрерывно. На период отсутствия одного специалиста, аутсорсер передает его функции другому. Таким образом, руководство компании может полностью сконцентрироваться на ведении основного бизнеса, не уделяя лишнего внимания обслуживающей сфере.

Недостатки бухгалтерского аутсорсинга и пути их решения:

• возможность утечки конфиденциальной информации;
• оперативность в решении срочных задач.

Этих проблем можно избежать, если:

• внимательно изучить договор. При необходимости посоветоваться с юристом и внести в договор свои коррективы. Прописать в договоре, либо подписать отдельное соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
• возложить обязанности по взаимодействию и своевременной передаче всех необходимых документов с аутсорсера на штатное должностное лицо.

Кому нецелесообразно передавать бухгалтерский учёт на аутсорсинг.

1. Если ваша компания является крупной, имеющей обособленные структурные подразделения с внушительным штатом работников и большим количеством ежедневных хозяйственных операций, то целесообразнее и экономически выгоднее будет сформировать бухгалтерию как структурное подразделение организации.
2. Если компания занимается специфической отраслью, при которой необходимо присутствие бухгалтера на рабочем месте для контроля бизнес-процессов, то правильнее будет принять бухгалтера в штат.

Как выбрать компанию-поставщика для ведения бухгалтерского учёта?

Главная задача для руководителя организации —не ошибиться в выборе аутсорсера. Необходимо подойти ответственно к выбору компании, которой планируете передать ведение бухгалтерского учёта. При выборе аутсорсера примите во внимание его деловую репутацию, проверьте, как давно и насколько положительно компания зарекомендовала себя на рынке. Почти каждая компания-аутсорсер предложит вам ознакомиться с положительными отзывами своих клиентов. Не поленитесь и попробуйте самостоятельно поискать отзывы в интернете.

Наша компания предлагает бухгалтерский аутсорсинг по франшизе фирмы «1С». Это самая большая сеть профессионального ведения учёта и отчётности (29 000 клиентов). Франшиза 1С:Бухобслуживания позволяет гарантировать клиентам:

• Единое качество обслуживания, потому что работаем по единым стандартам «1С», каждый сотрудник проходит обязательную сертификацию и сдаёт экзамен в компании «1С».
• Уверенность в качестве бухгалтерского обслуживания: фирма «1С» несколько раз в год проводит периодический аудит правильности ведения бухгалтерского учёта клиентских баз у фирм-партнёров.
• Конфиденциальность: все данные клиентов хранятся на защищённых серверах фирмы «1С», что обеспечивает вашу безопасность.
• В договоре прописана полная финансовая ответственность компании-аутсорсера.
• Выбор варианта бухгалтерского обслуживания – от самостоятельного ведения бухучета, когда мы предоставляем программу для ведения учёта и консультируем по вопросам бухгалтерского, налогового, кадрового учёта, до полной передачи на аутсорсинг всех функций бухгалтера и расчётчика зарплаты.
• Удобство использования: предоставляем облачный сервис для вашей бухгалтерской базы и мобильное приложение, чтобы было легко и просто связаться с бухгалтером. Для этого достаточно просто написать в чат.

Закажите пробный месяц бухгалтерского обслуживания бесплатно и оцените качество ведения бухгалтерии сами.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — плюсы и минусы

Не каждое предприятие может позволить себе держать полноценный штат бухгалтеров и финансистов. Попытка сэкономить на ведении бухгалтерского учета, либо привлечь неопытных специалистов чревата нарушением закона и наложением крупных штрафов, утратой контроля за текущей деятельностью, убытками и даже, возможно, потерей бизнеса. Избежать таких рисков может позволить аутсорсинг бухгалтерских услуг, который предлагает группа компаний МАЛТОН.

Что такое аутсорсинг бухгалтерского учета

Под данным понятием подразумевается заключение договора на текущее обслуживание со сторонней организацией. При такой форме сотрудничества не нужно нанимать собственный персонал, выдавать ему зарплату и делать обязательные отчисления. Помимо существенной экономии средств, аутсорсинг позволяет точно определить перечень услуг и направлений, которые нужны Вашему бизнесу, проверить профессионализм и квалификацию сторонних специалистов.

Ведение бухгалтерского учета по договору аутсорсинга наиболее актуально для вновь открытых фирм, предприятий малого и среднего бизнеса, которые не могут позволить себе тратить большие средства на оплату штатных сотрудников. Для крупных компаний такая форма сотрудничества подойдет при решении сложных и срочных задач, при подготовке к налоговым проверкам, реорганизации бизнеса.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерского учета определяется при подписании договора, т. е. Вам не придется оплачивать услуги, которые не нужны Вашему бизнесу. Для ведения бухучета за Вашим предприятием будет закреплен один или несколько специалистов.

Что входит в бухгалтерский аутсорсинг фирмы

Группа компаний МАЛТОН предлагает ведение бухгалтерского учета по договору аутсорсинга. Порядок работы по ведению бухгалтерии предусматривает:

• выбор перечня услуг либо тарифа на обслуживание;
• заключение договора, предоставление документации для анализа и доступа к системам ведения бухучета;
• текущее обслуживание, заполнение и подготовку документации, отчетности;
• подготовку отчетов о выполненной работе (их периодичность можно утвердить в договоре).

Вы можете сами определить перечень необходимых услуг для ведения бухучета по аутсорсингу. Однако мы рекомендуем выбрать один из базовых тарифов, который уже будет включать следующие услуги:

• консультации для руководства и специалистов Вашего предприятия по всем вопросам, связанным с организацией и ведением бухгалтерии;
• обработку текущих операций, своевременное отражение их в данных бухучета, заполнение отчетности;
• проверку и подготовку внутренней бухгалтерской документации;
• представительство интересов при урегулировании споров, в том числе с налоговыми органами;
• восстановление бухгалтерского и налогового учета, разработку рекомендаций по устранению нарушений закона.

Количество консультаций, выездных и иных мероприятий будет зависеть от выбранного тарифа аутсорсинга. По желанию Вы можете легко увеличить объем заказанных услуг, если Ваш бизнес расширяется или столкнулся с проблемами.

Как заказать аутсорсинг бухгалтерских услуг

Группа компаний МАЛТОН специализируется на оказании бухгалтерской помощи любым формам бизнеса. Обслуживанием организаций и ИП будут заниматься наши опытные специалисты, готовые решить даже самые сложные проблемы. Стоимость наших услуг будет рассчитана на предварительной консультации до подписания договора.

Заключая договор на аутсорсинг, Вы можете рассчитывать:

• на строгое соответствие отчетности нормативной базе РФ и внутренним правилам бухучета;
• соблюдение сроков подготовки и сдачи отчетности в ИФНС;
• устранение различных проблем, возникших при самостоятельном ведении бухгалтерии;
• большой выбор дополнительных услуг в зависимости от задач Вашего бизнеса.

Если у Вас остались вопросы об оказании бухгалтерских услуг по аутсорсингу, воспользуйтесь консультацией наших специалистов.

Тел. в Калуге:
(4842)54-98-54, 54-98-55
Адрес: г. Калуга, ул. Плеханова, д.48/8, индекс 248000 Тел. в Обнинске:
(484) 392-92-21 Адрес: г. Обнинск, ул. Королева, д.4б, офис 2.11, индекс 248000

• Политика конфиденциальности
• Договор оферты ООО «Малтон»
• Договор оферты ООО «Малтон Аудит»
• Вакансии
• Контактная информация
• Помощь в открытии бизнеса в США

© 1996—2022 ГК МАЛТОН

ТОП-100 крупнейших аудиторско-консалтинговых групп России по версии рейтингового агентства “Эксперт РА”