Чем отличаются трудовой и страховой стаж – основные различия и нюансы при расчете пенсии

Различия трудового и страхового стажа

Немаловажную роль в начислении пенсионных выплат играет стаж человека. В расчётах учитывается два основных вида стажа: трудовой и страховой. Разберём, чем они отличаются друг от друга, и какое влияние оказывают на размер пенсии.

Отличия трудового и страхового стажа

Многие работающие граждане слышали о двух разновидностях стажа: трудовом и страховом. Но далеко не каждый человек понимает различие между ними, а тем более не знает, какую конкретно роль они исполняют. Трудовым называют общую продолжительность рабочей деятельности человека, начиная от первой записи в трудовой книжке, и заканчивая моментом выхода на пенсию.

Сюда зачисляется не только время, которое работник отдал непосредственно трудовой деятельности, но также:

  • Прохождение службы в ВСРФ, а также в ряде военизированных подразделений – МЧС, МВД, ФСБ, УФСИН.
  • Период нахождения на больничном.
  • Время нахождения на официальном учёте в центре занятости как безработное лицо.
  • Отпуск по уходу за малолетним ребёнком.
  • Уход за инвалидом 1-й группы, ребёнком-инвалидом, престарелым человеком возрастом более 80-ти лет.

Спецстаж даёт право досрочного выхода на пенсию по выслуге лет (для ВС, МВД, ФСБ) или «горячей сетке» (для трудящихся вредных производств). До введения в 2002 г. нового порядка начисления пенсий, срок трудового стажа играл основную роль при расчёте размера пенсионных выплат: чем больше человек проработал за свою жизнь, тем большая пенсия ему полагалась.

Актуальным он остаётся лишь для людей, начавших свою трудовую деятельность до 2002г.

Страховой стаж ведёт свою историю с 1996г., когда в российском пенсионном законодательстве впервые появилось такое понятие. Данный термин подразумевает срок отчисления трудящимся взносов в страховую часть пенсионного фонда. С 1.01.2002г. отчисления в ПФР стали обязательными для всех работодателей, имеющих наёмных сотрудников. На каждого гражданина РФ трудоспособного возраста открывается индивидуальный счёт в пенсионном фонде, на который и поступают страховые отчисления.

Базовая ставка отчислений в фонд ОПС в 2022 г., согласно ФЗ №306, составляет 22% от размера заработной платы. Страховой стаж человека изначально измерялся в календарных месяцах, а позднее была введена балльная система учёта. Наряду с накопительной частью, страховая является основным критерием, влияющим с 2002г.на величину пенсионных выплат. В страховой стаж входят следующие периоды в жизни трудоспособного человека:

  • Работа в качестве наёмного рабочего или сотрудника.
  • Государственная или муниципальная служба.
  • Частное предпринимательство, если при этом оплачивались взносы по ОПС.
  • Работа депутатом в парламентах различного уровня – от Госдумы до муниципального собрания.
  • Прохождение службы в армии, полиции и прочих силовых структурах.
  • Нахождение в местах заключения, при условии трудоустройства там.
  • Уход за младенцем до исполнения ему полутора лет.
  • Нахождение на учёте в службе занятости с получением пособия.

Как видим, в отличие от трудового, в страховой стаж не входит период обучения гражданина в ВУЗе.

Функции

Величина страхового стажа имеет непосредственное значение для начисления пенсий и больничных пособий. До 2015г. единицей исчисления являлся календарный месяц, а после была введена система баллов. Сделано это было для унификации и упрощения подсчётов смешанных стажей, когда часть времени гражданин проработал до 2002г., до введения обязательного пенсионного страхования.

Страховой стаж при больничном

Величина страхового стажа при начислении больничных выплат также играет решающую роль. Данная зависимость представлена ниже:

  • Не превышает полугода – размер больничных платежей равен 1 размеру минимальной оплаты труда.
  • От полугода до пяти лет – 60% от заработной платы.
  • От пяти лет – 80% зарплаты

В этих случаях, вне зависимости от страхового стажа, сотруднику обеспечивается пособие в полном размере месячной зарплаты. Отпуск по уходу за маленькими детьми – также фиксирован в сумме 40% от заработной платы.

Страховой стаж и армейская служба

Служба в вооруженных силах отличается от обычной работы по найму тем, что с военнослужащих не взимаются никакие налоги и платежи в госфонды. Военнослужащие получают денежное довольствие в полном размере. Возникает вопрос, поскольку на солдат и офицеров их работодатель (в данном случае – ВС РФ) не производят никаких отчислений в ПРФ, то страховой стаж им не идёт? Это отнюдь не так: согласно положениям ФЗ №400 армейская служба входит сюда, правда, подпадая под определение не страхового случая.

Читайте также:
Инэмури в Японии и других странах мира — сон на работе и его влияние

Прочие ситуации

С 2015г., право на начисление минимальной пенсии имеют лица, проработавшие не менее 6 лет. С этого момента размер страхового стажа, необходимого для начисления пенсий с каждым годом прибавляется на год. Этот рост остановится только в 2024г., достигнув 15 лет.

Действующие нормативы и законодательная база

Все аспекты исчисления страхового стажа регулируются соответствующими нормативно-правовыми актами.

  • ФЗ №27 (1996г.) – о персональном учёте каждого трудящегося в пенсионной системе. Первый законодательный акт, в котором даются основные понятия о страховой пенсионной системе.
  • ФЗ №165 (1999г.) – дополненное определение понятия «страховой стаж».
  • ФЗ №167 (2001г.) – об обязательном пенсионном страховании граждан. Является основополагающим законопроектом, в соответствии с которым производятся страховые отчисления по ОПС.

Также имеется ряд дополнительных законов, регулирующих некоторые частные случаи – ФЗ №400, где прописано положение о военнослужащих. ФЗ №255 (2006г.) о порядке начисления выплат по временной нетрудоспособности наёмным работникам.

Где применяется учёт стажа?

Оба вида стажей учитываются сотрудниками российского пенсионного фонда при начислении пенсионных выплат человеку, выходящему на заслуженный отдых. Новая пенсионная реформа, развернувшаяся в 2015 году, за основную единицу расчёта пенсионных выплат берут не месяцы, и не рубли накоплений, а баллы. Количество накопленных баллов напрямую зависит от времени, в течении которого уплачивались страховые взносы.

Сложение периодов трудового и страхового стажа

Если же часть трудовой деятельности человека приходится на время до 2002 года, то производится сложение периодов трудового и страхового стажей. Согласно постановлению Правительства РФ №1015, гражданин в такой ситуации должен предъявить в пенсионный фонд трудовую книжку, в которой сохранились записи о всём протяжении трудовой деятельности. Сотрудники ПФР производят подсчёт трудовых баллов, исходя из величины общего трудового стажа до 2002 года, после чего индексируют их. Проиндексированные баллы складывают с теми пенсионными баллами, что набраны работником после вступление в действие закона №167.

Перевод периодов трудового и страхового стажа в полные годы и месяцы

Для перевода разных видов стажей в полные годы и месяцы применяются разные методики. Для трудового стажа используется схема сложения всего времени трудовой деятельности, начиная от даты приёма на работы, до даты увольнения включительно. Страховой суммируется несколько иначе, поскольку сумма выплат покрывает целиком месяц, а не отдельный день. Для этого специалист должен совершить несколько действий:

  1. Установить число полных лет и месяцев страхового стажа. Отдельно берутся дни в неполных месяцах.
  2. Полные годы и месяцы слагаются отдельно, а неполные дни — отдельно.
  3. Неполные месяцы округляются — каждые 30 дней, переводится в полный месяц, а 12 месяцев — в страховой год.

Данное правило установлено в официальном письме ФСС №15.03.09 от 2012г.

Если вы нашли ошибку
Пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter

Что такое страховой стаж и зачем он нужен

Периодически слышу термин «страховой стаж». Что это вообще такое?

Общий трудовой стаж — это понятие, которое использовалось для назначения пенсии гражданам, имеющим периоды работы до 2002 года, то есть до введения понятия страхового стажа. От продолжительности трудового стажа зависел размер пенсии по состоянию на 1 января 2002 года, после этой даты пенсия зависит только от страхового стажа.

Пенсионные права граждан сейчас определяет Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ. В статье 3 этого закона дается определение страхового стажа, приводятся учитываемые в него периоды, порядок исчисления и правила подсчета.

Итак, страховой стаж — это суммарная продолжительность периодов работы и/или иной деятельности, в течение которых уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Читайте также:
Как отправить сотрудника в отпуск

А что-то еще засчитывается в этот стаж?

В этот стаж засчитываются и другие, так называемые нестраховые, периоды:

  • прохождение военной, а также другой приравненной к ней службы;
  • уход одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет (но не более 4,5 лет в общей сложности);
  • уход за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет;
  • получение пособия по безработице и участие в оплачиваемых общественных работах;
  • получение пособия по временной нетрудоспособности;
  • период переезда по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;
  • работа за пределами РФ в случаях, предусмотренных законодательством или международными договорами, либо в случае уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ;
  • необоснованное содержание под стражей при привлечении к уголовной ответственности, отбывание наказания в местах лишения свободы и ссылке, а также репрессий (при последующей реабилитации)
  • проживание супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться в связи с отсутствием возможности трудоустройства, но не более пяти лет в общей сложности.

Эти периоды включаются в стаж, только если до или после них вы работали, и ваш работодатель платил страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.

Как исчисляется страховой стаж?

В календарном порядке. При этом бывают жизненные ситуации, когда два и более периода совпадают по времени: например, вы ухаживаете за новорожденным ребенком и за бабушкой-инвалидом одновременно. В этом случае вы сами выбираете, какой из периодов засчитать в стаж.

Почему это все важно?

Длительность страхового стажа — одна из величин, которая влияет на размер вашей будущей пенсии. Во-первых, для назначения пенсии необходимо за свою жизнь набрать минимальный страховой стаж. В 2019 году он составляет 10 лет, а к 2025 году постепенно поднимется до 15 лет.

Во-вторых, важна не только длительность страхового стажа, но и размер страховых взносов: он влияет на то, сколько пенсионных баллов вы заработаете за один год. При этом сумма баллов за все годы работы напрямую влияет на размер будущей пенсии. Каким образом это происходит, мы подробно рассказывали в статье «Что такое пенсионные баллы» (см. врезку ниже).

Таким образом государство мотивирует работать официально у работодателей, которые исправно уплачивают за своих работников взносы в ПФР.

Что такое пенсионные баллы и как это работает

Трудовая пенсия по старости в России состоит из нескольких частей. Первая и основная ее часть — страховая. Она выплачивается Пенсионным фондом России и рассчитывается с помощью индивидуального пенсионного коэффициента — то есть суммы пенсионных баллов.

Где и сколько хранится заявление на отпуск

  • Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск
  • Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков
  • Хранение заявления о предоставлении отпуска
    • Можно ли не подшивать заявление в личное дело
  • Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов
  • Где хранятся заявления на отпуск сотрудников
  • Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания (ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125):

  • бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;
  • после этой даты — 50 лет.

Обратите внимание! Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, далее — Перечень).

Так, п. 434 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75/50 лет в зависимости:

  • от вида отпуска;
  • условий, в которых трудятся на предприятии.
Читайте также:
Исправление в больничном листе работодателем: образец

Важно! Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

График отпусков не должен быть уничтожен ранее, чем через 3 года после окончания его действия.

О том, когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, читайте готовое решение КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75/50 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

Важно! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75/50 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается.

Также хранятся 75/50 лет заявления от всех работников:

  • на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
  • отпуск без сохранения зарплаты.

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Обратите внимание! Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Важно! Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения п. 445 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75/50 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов.

Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75/50 лет.

Можно ли не подшивать заявление в личное дело

Заявление на отпуск является частью личного дела только в том случае, если это установлено локальным приказом в организации или инструкцией по делопроизводству.

По общему правилу, к личному делу приобщаются самые важные документы, а рядовой отпуск таковым не являтся. В связи с этим мы не рекомендуем хранить заявление на отпуск в личном деле.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
  2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
  • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@;
  • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Читайте также:
Командировка директора - документы, приказ, как оформить

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Важно! Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обратите внимание! Судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства.

Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

Сколько хранить заявления на отпуск

Сколько хранить заявления сотрудников на отпуск:

  • 5 лет — в обычной ситуации;
  • 50 — если оно включено в личное дело или если условия труда работника были особыми;
  • 75 — в описанных выше ситуациях, если документ был составлен до 2003 года.
  • Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
  • Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
  • Срок действия справки на коронавирус
  • Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
  • Из чего состоит зарплата учителя

Нормативная база

Чем регулируется

Вопросы, входящие в компетенцию кадровика, регулируются законодательством, внешними нормативными актами и приказами и внутренними ЛНА. Компании и индивидуальные предприниматели обязаны исполнять указанные в них требования и хранить надлежащим образом официальные бумаги, которые становятся результатом деловой активности. Достоверную информацию и ответ на вопрос о том, сколько должны храниться заявления на отпуск сотрудников, — 5, 50 или 75 лет, — смотрите в следующих источниках:

Хранение документов проверяют, а за нарушения штрафуют. Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, какие кадровые документы проверяющие запросят обязательно, и подготовьтесь к визиту контролеров.

Сроки хранения

Формат заявлений на отпуск встречается разный: ежегодный оплачиваемый отдых или день за собственный счет. Объединяет эти документы слово «отпуск», но время хранения у них отличается и зависит от того, к какой работе привлекается персонал предприятия и на какой вид отдыха претендует.

На ежегодный отпуск

Ежегодные графики отдыха составляются в декабре. Не позже чем за две недели до наступления даты по графику сотрудник направляет в отдел кадров заявление на отпуск, подписанное им и согласованное с руководителем. Но какова же его дальнейшая судьба и где должно храниться заявление на отпуск после того, как оно попало в структурное подразделение? Документ остается в отделе кадров до издания приказа, после чего он помещается в архив или личное дело работника.

Читайте также:
Как получить налоговый вычет при покупке земельного участка

Согласно ст. 434 перечня, установленного приказом №236 Росархива, эта бумага относится к документации личного состава и хранится 5 лет.

Но есть обстоятельства, при наличии которых время хранения существенно увеличивается:

  1. Если работодатель предусмотрел во внутреннем положении требование о включении заявления и приказа в личное дело сотрудника, то срок составляет 50 лет (или 75, если заявление на отпуск составлено до изменений в законодательстве, то есть раньше 2003 года) в соответствии со ст. 445 приказа №236.
  2. В ситуациях, когда сотрудник привлекается к специфическим условиям труда (вредному или опасному производству, работе на Крайнем Севере), тоже действуют исключения. Эти обстоятельства определяют, сколько хранятся заявления на отпуск в архиве, — 50 или 75 лет соответственно.

На отпуск за свой счет

Иногда сотруднику необходим день за свой счет для решения личных проблем. Отсутствие на рабочем месте в этом случае обязательно оформляется заявлением. Срок хранения таких документов — 50 или 75 лет в зависимости от даты издания.

На дополнительные отпуска для отдельных категорий работников

Есть и другие виды отпусков, предназначенных для определенных категорий работников. Например, женщины вправе претендовать на отдых по беременности и родам, а после родов — по уходу за ребенком. В этом случае требования законодательства расширены, и срок хранения таких документов составляет 50 лет (или 75, если событие произошло до 2003 года).

Место хранения

Законодательство строго регулирует вопрос, где хранить заявления на отпуск работников: приказы и заявления должны передаваться в специально оборудованный и надежный архив. Эти документы помещают как в личное дело сотрудника, так и в отдельную папку. Доступ к архиву имеют только уполномоченные на это работодателем должностные лица.

Если вы размещаете эти документы в отдельной папке, оформите ее следующим образом: на титульном листе поставьте архивный индекс и срок хранения согласно номенклатуре. Заявления на ежегодный отдых должны размещаться отдельно от тех документов, которые хранятся 50 или 75 лет. Если вы не знаете, куда подшиваются заявления на отпуск работника, советуем разделить папки по видам и срокам.

Какая ответственность за нарушение порядка и сроков хранения

Несоответствующее хранение кадровой документации — повод для привлечения к административной ответственности. Варианты наказаний следующие:

  • предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей за нарушение порядка хранения и ведения кадровых документов;
  • штраф от 5000 до 10000 рублей за уничтожение документации до наступления предусмотренного для этого срока.

Если вам кажется, что суммы не такие уж и значительные, то стоит обратить внимание на то, что каждый факт правонарушения фиксируется отдельно. Следовательно, платить придется намного больше. Есть и еще один момент: за повторное правонарушение работодателя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 2 лет.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

Читайте также:
Как рассчитать зарплату за неполный месяц

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

Читайте также:
Что такое аннуитетные платежи по кредиту и формула расчета

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Инструкция: где и сколько хранить заявления работников на отпуск

Срок хранения заявлений работников на отпуск — 5 лет для очередного, 50 или 75 лет — для остальных.

Где прописаны сроки хранения кадровых документов

Работа кадровой службы сопряжена с большим потоком документооборота. Чтобы соблюдать порядок в кадровой документации, важно вовремя производить ревизию деловых бумаг и сдавать в архив те, что отработаны. Сроки и порядок архивации кадровых документов регулируются законодательно:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
  • приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Как долго и где хранить заявления на отпуск

В процессе делопроизводства, место, где хранятся заявления сотрудников на отпуск, определяется внутренними локально-нормативными актами. Для текущего хранения письменные обращения вкладываются в личное дело сотрудника, помещаются в папку заявлений работников или подшиваются к приказам.

Завершенные дела хранятся в отделе кадров в течение от одного года до трех (после завершения дел в делопроизводстве), а затем передаются в архив организации (пункт 4.1 приказа Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Во время формирования архивных дел важно определиться с местом нахождения заявлений, потому что от этого зависит длительность. В личном деле они будут сохраняться в течение 75 лет, если дело сформировано до 2003 г., и 50 лет, если дело сформировано после 2003 г. («Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 22.1). Второй способ — приложить основания к приказам. При таком способе архивации срок хранения заявлений приравнивается к периоду сохранения распоряжений. После формирования архивных дел документы передаются на сохранность в специально оборудованное помещение.

Сколько хранят заявления на отпуск в архиве организации, зависит от вида отпуска.

Ежегодный отпуск

Ежегодный очередной отдых сотрудников обычно организовывается по графику, и дополнительных ходатайств писать не нужно. Но если возникла такая необходимость, и работник ушел не по графику, то заявление является основанием распоряжения о ежегодном отдыхе. Следуя п. 434 пр. Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения приказов на отпуск ежегодный составляет 5 лет. Такой же период сохранности — для оснований на освобождение от работы, связанное с обучением.

За собственный счет

Предусмотрен иной срок хранения заявлений на отпуск без сохранения заработной платы или по уходу за ребенком до полутора и до трех лет. Для этих документов определена длительность 50 и 75 лет, в зависимости от даты формирования. Распоряжение Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов. » от 20.12.2019, п. 434, устанавливает, сколько хранятся приказы на отпуск без сохранения заработной платы в архиве предприятия. У личных дел сотрудников такой же интервал сбережения, поэтому поместив туда подтверждающие основания, вопрос о том, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, отпадет.

Читайте также:
ERP-системы: что это

Дополнительный

Дополнительные дни отдыха предоставляются за работу с вредными условиями труда. В п. 434 пр. Росархива прописано, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску за вредные условия труда. Он составляет 50 или 75 лет, в зависимости от даты формирования.

Сколько сохранять уведомления и приказы

Приказ на ежегодный очередной отпуск составляется на основании графика. Аналогично с графиком, срок хранения уведомлений о начале отпуска составляет 3 года (п. 453 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Период хранения оснований распоряжений соответствует сроку сохранности распорядительных документов. Целесообразно поместить заявления туда же, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, как приложение.

Предлагаем воспользоваться памяткой, чтобы не забыть, сколько хранить документы.

Санкции за несоблюдение правил хранения

Обязанность организации беречь документы о трудовой деятельности сотрудников закреплена законодательно. Пренебрежение своими обязанностями грозит административным наказанием в виде штрафов (ст. 13.20 КоАП РФ).

За несоблюдение правил комплектования, сбережения, использования и учета архивных документов предусмотрен штраф:

  • от 1000 до 3000 рублей — на граждан;
  • от 3000 до 5000 рублей — на должностное лицо;
  • от 5000 до 10 000 — на организацию.

Как правильно хранить документы

Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2022 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2022 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

Читайте также:
Как рассчитать декретные выплаты

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Срок хранения Вид документа
1 год Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Срок хранения Вид документа
1 год Правила внутреннего трудового распорядка
3 года Графики отпусков
5 лет Табели, журналы учета рабочего времени

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

  • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
  • у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
  • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
  • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Нарушение Штраф Основание
Отсутствие документов бухучета От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

  1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
  2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

  • Поддержим порядок в кадровых, бухгалтерских документах
  • Рассчитаем налоги и взносы
  • Отправим отчетность за сотрудников в налоговую, ПФР, ФСС
  • Посчитаем зарплату, больничные и отпускные

Подключить бухгалтерию

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Закрыть

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

  • Команда проекта
  • Глоссарий

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: