Что входит в командировочные расходы

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Больше материалов по теме «Оплата труда» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Что считается служебной командировкой
  2. Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
  3. Что оплачивает работодатель в качестве командировочных
  4. Особенности выплаты командировочных

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

    суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

  • оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.
  • Оплата командировочных

    Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

      Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

    Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

    Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
    Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

    Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

    В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

  • Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.
  • Читайте также:
    Справка для пособия по безработице

    К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

    Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

    Особенности выплаты командировочных

    В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

      Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

    Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

    Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

    В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

    Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

    Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

    Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

    Командировочные расходы в 2022 году

    Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

    Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

    Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

    Определение суточных

    Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

    Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

    На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

    Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

    Суточные по-новому

    Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

    Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

    Читайте также:
    Соглашение по охране труда: образец

    С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

    Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

    Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

    Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

    Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

    Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

    Доказательство деловой цели поездки

    Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

    В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

    • Командировочное удостоверение;
    • Служебное задание;
    • Отчет о выполнении служебного задания;

    Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

    Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

    Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

    Как подтвердить расходы в командировке

    Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

    Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

    В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

    Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

    Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

    Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

    Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

    В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

    Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

    Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

    Документы не по форме: что делать?

    В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

    Читайте также:
    Сотрудник не хочет идти в отпуск — что делать

    Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

    Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

    Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

    Порядок учета командировочных расходов в 2022 – 2022 годах

    • Учет командировочных расходов: расчет и оформление
    • Учет расходов по загранкомандировкам
    • Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
    • Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
    • Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
    • Итоги

    Учет командировочных расходов: расчет и оформление

    Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

    Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

    Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

    • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
    • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

    Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

    • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
    • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

    Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

    • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
    • оплата за проживание в гостинице;
    • суточные на каждый день нахождения в командировке;

    О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание – платить ли работнику суточные за дни в пути?».

    • другие траты, разрешенные руководством.

    Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

    Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

    Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2022-2022 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

    Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

    Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

    Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

    Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

    Учет расходов по загранкомандировкам

    Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

    • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
    • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
    • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
    • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
    Читайте также:
    Что может грозить работодателю за невыполнение условий трудового договора с работником

    Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

    После утверждения отчета:

    • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
    • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

    По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

    Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

    ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

    Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

    При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

    Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

    Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

    Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН “доходы минус расходы”».

    Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

    Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

    Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

    Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

    НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

    Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

    Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

    Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

    Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

    Рассмотрим, какие проводки в 2022-2022 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

    Читайте также:
    Дают ли больничный при удалении зуба мудрости, при протезировании, при зубной боли

    В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

    Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

    После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

    Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

    Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

    Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

    Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

    Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

    В конце месяца возможна следующая проводка:

    Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

    Итоги

    Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

    Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

    Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.

    1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

    Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

    Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

    Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

    Пример:

    Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
    Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
    Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

    Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

    Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции.

    2. Определяем заработок за расчетный период

    В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

    Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

    Пример:

    Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

    3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

    Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

    Пример:

    (438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

    Доплата до оклада

    Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

    Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

    Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

    Командировка в выходные

    Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

    Читайте также:
    Что делать если работодатель не выплачивает черную зарплату

    При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

    Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн.

    Расчет суточных

    За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

    По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

    Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

    Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

    Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:
    • Расчет среднего заработка
    • Начисление отпускных
    • Начисление декретных
    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Что нужно знать про командировочные расходы

    Что входит в перечень командировочных расходов

    Возмещению расходов, связанных со служебными командировками, подлежат следующие затраты работника:

    • суточные расходы (подробнее о суточных вы можете прочитать в статье «Размер суточных при командировках и их расчет»);
    • транспортные расходы;
    • расходы на жилье;
    • оплата визы и пошлина за оформление загранпаспорта;
    • консульские сборы;
    • сборы за право выезда/въезда;
    • сбор за платные дороги;
    • оформление обязательной страховки;
    • обязательные сборы и платежи;
    • другие расходы, произведенные сотрудником в командировке с согласия руководства.

    Данный перечень составлен с учетом норм трудового законодательства (ТК РФ) и Положения о командировках, утвержденного Правительством РФ.

    Расчет и оформление командировочных расходов за границей имеет свои особенности, с которыми вы можете ознакомиться в статье «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

    Оплата командировочных расходов

    Для того чтобы сотрудник мог направиться в поездку для выполнения служебного задания, ему должен быть выплачен аванс на командировочные расходы.

    Срок выплаты командировочных расходов – до начала поездки. Он может быть установлен в организационно-распорядительном документе компании.

    Для получения аванса делают приказ на командировку (более подробно ознакомиться с данной темой можно в материале «Как правильно оформить командировку»).

    Также работодатель может закрепить во внутреннем регламенте необходимость подачи предварительного расчета, служебной записки, заявления на командировочные расходы или разработку сметы командировочных расходов, образцы которых желательно закрепить в локальном акте.

    Ознакомиться с тем, как делать расчет командировочных, можно в статье «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)».

    Помимо суточных и оплаты других командировочных расходов за работником сохраняют среднюю заработную плату.

    По оплате дней командировки, которые выпали на выходные или праздники, есть определенные нюансы. С ними вы можете ознакомиться в статье «Оплата командировки в выходные и праздничные дни: особенности».

    Нормы командировочных расходов каждая компания устанавливает самостоятельно с учетом своих финансовых возможностей. При этом размер суточных должен покрывать расходы на питание и бытовые траты в командировке.

    В каких случаях удерживают НДФЛ с суммы командировочных расходов, можете узнать из статьи «Как отражать суточные в налоговом учете».

    Бухгалтерский учет командировочных расходов

    Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:

    • по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
    • по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.

    Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.

    Вот примеры проводок:

    • Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
    • Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
    • Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.
    Читайте также:
    Сокращенная рабочая неделя для инвалидов

    Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.

    Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.

    В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).

    По окончании служебной поездки работник должен сдать в бухгалтерию правильно оформленный авансовый отчет на командировочные расходы. В этом случае бухгалтер отразит в учете проводку: Дт 26 – Кт 71 (списаны командировочные расходы).

    Как правильно оформить авансовый отчет и отчитаться за аванс на командировочные расходы, вы можете прочитать в статье «Каким должен быть отчет о командировке».

    Другие расходы сотрудника в командировке с согласия руководства

    Работник имеет право претендовать на возмещение дополнительных командировочных расходов, если они предусмотрены в регламентах компании или трудовом законодательстве.

    Дополнительно – помимо суточных и проживания – у работника могут быть расходы на такси в командировке.

    Как оформить данную выплату командировочных расходов, можно подробно узнать в статье «Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы».

    Также компания может включать в состав командировочных расходов и другие затраты. Так, если сотрудник едет в длительную поездку, то упаковка багажа может входить в командировочные расходы.

    Сервисные сборы и штрафы за возврат/обмен билетов (при отсутствии вины командированного) тоже входят в командировочные расходы.

    Оплата транспортных расходов в командировке может происходить с учетом норм, установленным по категориям сотрудников. Например, в локальном акте работодатель может закрепить, что руководство компании, включая заместителей директора, имеет право на проезд первым классом в ж/д вагоне и перелет бизнес-классом. Для всех остальных сотрудников – плацкарт и эконом-класс соответственно. И это не будет нарушением оплаты расходов на служебные командировки.

    Оплата командировочных расходов по договору

    Подрядчик очень часто хочет получить возмещение дополнительных расходов по договору. В общем случае (п. 2 ст. 709 ГК РФ) цена договора уже включает в себя компенсацию всех издержек исполнителя и его вознаграждение. Однако стороны могут включить условие о возмещении командировочных расходов в договор. Как в этом случае оплачивать командировочные расходы подрядчику?

    Условие о компенсации затрат на командировочные расходы имеет смысл тогда, когда исполнителю не известно заранее, сколько он совершит выездов на объект. Однако можно:

    • в договоре ограничить сумму возмещения командировочных расходов заказчиком и установить предел;
    • заложить сумму на командировочные расходы в сводном сметном расчете.

    Также имеет смысл указать в договоре, что относится к командировочным расходам, а также срок отчета по ним. Данные пункты договора помогут обосновать размер командировочных расходов в налоговом учете.

    А как оплатить командировочные расходы по договору аудита? Аналогично: включить в договор условие о компенсации командировочных расходов заказчиком.

    Итоги

    В данной статье представлен обзор, как посчитать командировочные расходы в различных ситуациях и рассмотрены бухгалтерские проводки по затратам на командировки.

    Учет командировочных расходов в учреждении

    Автор: Сергей Сверчков, методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ГЭНДАЛЬФ»

    Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, декабрь 2022.

    Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно правовыми актами установлены правила оформления и учета основных затрат в командировочных.

    Виды командировочных расходов

    Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:

    расходы по проезду;

    расходы по найму жилого помещения;

    дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

    иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

    Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).

    Порядок и размеры возмещения командировочных расходов

    Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:

    в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;

    в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

    Суточные

    Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:

    за каждый день нахождения сотрудника в командировке;

    за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;

    за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;

    за дни больничного, если работник заболел во время командировки.

    Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.

    Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.

    Читайте также:
    Смерть в результате несчастного случая на производстве

    Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.

    Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.

    Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.

    Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

    Проезд

    Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:

    передвижения к месту командирования и обратно;

    передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;

    передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.

    Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.

    Найм жилого помещения

    Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.

    Отчитываемся за командировочные расходы

    По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.

    Также сотрудник должен предоставить следующие документы:

    по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;

    по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;

    по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;

    суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.

    Отражение в бухгалтерском учете

    Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Инструкция 157н):

    суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;

    компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

    проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

    КОСГУ

    Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)

    567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;

    667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

    Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

    212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;

    222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;

    226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.

    В части кодов вида расхода применяются следующие:

    КВР 112 — бюджетные учреждения;

    КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;

    КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;

    КВР 142 — внебюджетных фондов.

    Проводки

    В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.

    Таблица 1. Проводки при учете командировочных

    Содержание операции

    Дебет

    Кредит

    Выдача денежных средств из кассы:

    За использование личного транспорта

    На проезд и найм жилого помещения

    Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту

    За использование личного транспорта

    На проезд и найм жилого помещения

    Расходы на основании авансового отчета:

    За использование личного транспорта

    Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета

    В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).

    В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:

    казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);

    бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

    Читайте также:
    Как оформить декретный отпуск совместителю

    Суточные при командировке

    Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2022 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.

    1. Виды командировочных расходов
    2. Размер и нормы суточных при командировках
    3. Суточные при однодневных командировках
    4. Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним
    5. Налогообложение суточных

    Виды командировочных расходов

    Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ. К ним относятся:

    • стоимость проезда;
    • затраты по найму жилья;
    • суточные (т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);
    • иные издержки работника, согласованные с работодателем.

    Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.

    Рассчитайте зарплату командированного работника в веб‑сервисе Рассчитать

    Размер и нормы суточных при командировках

    Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

    Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

    Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

    СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

    Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).

    Командировка по России

    Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

    Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

    Командировка за границу

    Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

    ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

    Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

    В страны СНГ

    Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

    Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2022 году

    Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2022 года, а вернулся обратно 21 мая 2022 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

    Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

    Читайте также:
    Документы для биржи труда после увольнения

    Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.

    Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).

    От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

    Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

    Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

    Суточные при однодневных командировках

    Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

    В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. « НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию »).

    Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

    Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

    Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

    Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

    • если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318; см. « Минфин напомнил, как определить курс валюты в целях учета затрат на оплату проживания в загранкомандировке »);
    • если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347; см. « Минфин: курс валюты, приобретенной работником в загранкомандировке, определяется по документам на ее покупку »);
    • если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836; см. « Как пересчитать валюту в рубли, если командированный работник не представил документы на ее покупку »).

    Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

    ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

    Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

    Налогообложение суточных

    Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: