Правовые и бухгалтерские основы аутсорсинга, оформление документов

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

  • Что представляет собой аутсорсинг
  • Способы получения бухгалтерских услуг
  • Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
  • Минусы аутсорсинга
  • Бухгалтер-фрилансер
  • Итоги

Что представляет собой аутсорсинг

Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.

В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.

Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:

  • юридические услуги,
  • бухгалтерские услуги,
  • клининговые услуги,
  • логистика,
  • услуги питания и пр.

Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.

В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.

Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.

Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

  • штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
  • бухгалтер-фрилансер,
  • аутсорсинговая компания.

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.

Покажем на примере:

Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.

Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.

Минусы аутсорсинга

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

  • дешевле штатного бухгалтера;
  • более гибкие договорные условия;
  • отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
  • возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

  • В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
  • Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
  • Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
  • Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
  • На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
  • Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
  • Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
  • Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.
Читайте также:
Гражданско-правовой договор с физическим лицом: образец

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.

Предоставление персонала в аутсорсинг и аустаффинг: как оформить

Одним из перспективных способов управления кадровыми ресурсами является предоставление персонала в аутсорсинг или аренду. Долгое время такие правоотношения были не урегулированы, однако сейчас договор аутсорсинга на предоставление персонала или же фактическое исполнение этих задач по договору оказания услуг регламентируются полноценно. При этом совершение ошибок при предоставлении персонала может повлечь штрафы и ограничения.

Предоставление персонала — что это такое

Такая практика и по сей день позволяет эффективно решить сразу несколько проблем организации в сравнении с использованием штатных сотрудников:

1. При отсутствии необходимости в полном рабочем дне для штатного работника, привлечение постороннего специалиста на время выполнения задач может обеспечить сокращение расходов организации. В свою очередь, сам специалист имеет возможность не работать на сокращенную ставку, а эффективно тратить свое рабочее время обслуживая нескольких клиентов.

2. За приглашенного подобным образом сотрудника в сравнении со штатным специалистом не уплачиваются страховые сборы с его заработной платы. Таким образом аутсорсинг может обеспечивать снижение общей налоговой нагрузки на работодателя.

3. Отсутствие регулирования трудовых взаимоотношений. Работникам, находящемся в штате предприятия, работодатель должен обеспечивать определенный набор социальных гарантий. Включая право на оплачиваемый отпуск, больничные и иные методы обеспечения.

На наемных специалистов по договорам аутсорсинга данные требования закона не распространяются, что позволяет заказчику иметь определенную стабильность и не нести дополнительных затрат.

Следует различать аутсорсинг и аутстаффинг. В первом случае имеет место приобретение заказчиком определенного пакета услуг, без привязки к конкретному количеству работающих людей. Во второй же ситуации заказчик напрямую получает конкретных специалистов, фактически осуществляющих постоянную трудовую деятельность на его предприятии.

С 2016 года в Трудовой кодекс и иные нормативные документы были внесены изменения, прямо запрещающие договора аутстаффинга и понятие аренды персонала в общих случаях. В некоторых аспектах это повлияло и на аутсорсинг.

С другой стороны, также были внедрены и механизмы легального предоставления персонала в аренду для отдельных субъектов хозяйствования, что позволило обеспечить эффективную защиту прав самих работников и существование системы аутстаффинга в целом.

Правовое регулирование предоставления персонала и ограничение заемного труда

Рассматривается означенная проблематика рядом нормативно-правовых документов, к которым можно отнести:

  • Ст. 56.1 ТК РФ. Устанавливает однозначный запрет на использование заемного труда в рамках трудовых взаимоотношений. Однако эта статья также устанавливает временную возможность предоставления сотрудников в аутстаффинг в соответствии с нормативами ТК РФ.
  • Ст. 341.1 ТК РФ. Регулирует общие принципы предоставления персонала, в том числе общий порядок оплаты и спектр лиц, которые могут вести такую деятельность, равно как и особенности регулирования этого труда при вредных условиях.
  • Ст. 341.2 ТК РФ. Обеспечивает конкретные принципы, в соответствии с которыми регулируется предоставление аренды персонала специальными частными агентствами занятости.
  • Ст. 341.3 ТК РФ. Устанавливает нормативы для предоставления персонала в аренду по договору, заключаемому работодателем, не являющимся агентством занятости. Ст.341.4. В ней рассматривается особый порядок, применяемый для расследования произошедших несчастных случаев с предоставленными сотрудниками.
  • Ст. 341.5 ТК РФ. Она предполагает несение принимающей стороной субсидиарной ответственности за основного работодателя перед сотрудником.
  • Закон РФ № 1032-1 от 19.04.1991. Он регулирует вопросы занятости населения в целом. Но также именно положения этого закона устанавливают конкретные требования к использованию системы предоставления работодателями персонала для выполнения трудовой функции у иных лиц.

Нормативные положения действующего законодательства не содержат в себе понятия «аутсорсинг», «аутстаффинг» и, тем более, «аренда персонала», так как с точки зрения юридических нормативов в РФ арендовать можно исключительно вещный объект, а не человека.

Предоставление персонала по договору оказания услуг в аутсорсинг

При этом аутсорсинг позволяет легко закрыть проблемные аспекты деятельности предприятия без излишних затрат и дает возможность не заниматься решением кадровых вопросов, как и в случае с аутстаффингом.

Читайте также:
Акцепт - что это такое простыми словами?

Правовое регулирование подобных взаимоотношений между тем, кто предоставляет персонал по договору оказания услуг в аутсорсинг и получателем таковых услуг обеспечивается исключительно положениями Гражданского кодекса РФ.

В то же время, для подобного способа сотрудничества характерны и определенные недостатки. Например, отсутствие трудовых взаимоотношений приводит к тому, что исполнитель сам решает, как именно будут оказываться услуги. Именно исполнитель подбирает наиболее подходящих, по его мнению, специалистов для решения вопроса, а сами специалисты никак не должны подчиняться заказчику, ведь их работодателем является компания-исполнитель.

Не до конца удобный подобный способ предоставления персонала и для самой компании, обеспечивающей аутсорсинг — она обязаны выполнять условия договора в виде оказания конкретных услуг и решения конкретных вопросов, и в случае ошибок или проблем фактического работника, это не будет снимать с нее ответственности.

Таким образом, при оформлении договора подряда по предоставлению персонала, заказчик должен понимать, что он не может требовать от фактических работников, решающих задачи, подчинения, следования правилам внутреннего распорядка организации и соблюдения любых иных локальных нормативных актов компании.

Не может он привлечь самих исполнителей и к ответственности за их действия — всю ответственность будет нести именно субъект хозяйствования, направивший своих людей для решения задач.

По договору аутсорсинга может работать и непосредственно индивидуальный предприниматель, фактически замещая определенную штатную должность, но при условии, что подобные взаимоотношения не будут носить признаков трудовых.

При этом в отличие от аутстаффинга, законодательные требования по предоставлению персонала не ограничивают круг лиц, которые могут давать своих сотрудников для решения заданий сторонних лиц. То есть, фактически заниматься аутсорсингом может любая компания, сфера деятельности которой подразумевает возмездное оказание услуг своим клиентам, так как объектом договора в любом случае будет являться именно оказание услуги, а не предоставление сотрудников.

Непосредственно же сам персонал, предоставляемый таким образом в аренду, является сотрудниками компании-исполнителя. Соответственно, заработную плату выплачивает ему компания, предоставляющая персонал, равно как и обеспечивает соблюдение всех предусмотренных трудовым законодательством гарантий.

В договоре аутсорсинга на предоставление персонала не должна присутствовать терминология, позволяющая предположить замену трудовых взаимоотношений договором гражданско-правового характера или же использование заемного труда. То есть, это должен быть сугубо договор подряда или оказания услуг, без использования терминов «аутсорсинг», «аутстаффинг», «предоставление персонала» и тем более «аренда персонала».

Предоставление персонала в аренду — договор аутстаффинга

При этом предоставление персонала в аренду все равно имеет определенные ограничения и условия, обязательные для соблюдения:

  • Информация о том, что сотрудник будет трудиться под контролем иных физических и юридических лиц должна быть в обязательном порядке зафиксирована в положениях трудового договора.
  • По каждому случаю направления к другому лицу, с сотрудником должно заключаться дополнительное соглашение к трудовому договору, в том числе определяющую обязанности работника в рамках субординации и следования требованиям заказчика.
  • Допускается направлять сотрудников предоставляя персонал в аренду только в трех отдельных ситуациях — при направлении к физическому лицу для помощи в хозяйстве, для замещения обязанностей временно отсутствующих работников у других субъектов хозяйствования, и для выполнения заведомо временной работы сроком до 9 месяцев.
  • Без ограничений направлять персонал в аренду для работы на других субъектах хозяйствования можно в случае, если эти сотрудники обучаются на очной форме, являются одинокими либо многодетными родителями или освобождены из исправительных учреждений, но только при условии, что для исполняемых задач допускается законодательством оформление срочного трудового договора.

Простым же работодателям предоставлять своих работников в использование посторонним субъектам хозяйствования запрещено. Но есть три ситуации, позволяющие воспользоваться такой возможностью. Разрешается заниматься предоставлением персонала без аккредитации частного центра занятости, если работники направляются работать:

  • В аффилированную с основным работодателем организацию. То есть — в дочернее предприятие или отдельное обособленное подразделение, филиал, созданный в виде отдельного субъекта хозяйствования.
  • В акционерную компанию, если работодатель является акционером данного общества и обладает соответствующими правами.
  • В иные компании, которые являются сторонами акционерного соглашения с компанией.

Общие ограничения, действующие на всех работодателей, занимающихся предоставлением персонала, могут выражаться в следующих законодательных запретах:

  • Привлечение работников запрещается для работ, имеющих 1 и 2 классы опасности, а также 3.3. и 3.4 классы вредности.
  • На лицензируемые должности, предоставляемые по договору аутстаффинга, сотрудники не допускаются.
  • Не разрешается предоставление персонала для экипажей морских судов или судов смешанного региона плавания.
  • Запрещено предоставлять сотрудников в организации для замещения бастующих работников, или не работающих по причине невыплаты зарплаты в течение 15 и более суток.
  • Не допускается привлечение посторонних трудящихся в организации, которые находятся в стадии банкротства.

Источник: delatdelo.com

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2021 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Как передать бухгалтерию на аутсорсинг?

Передача ведения бухгалтерского учета, формирования и сдачи отчетности на аутсорсинг предполагает заключение не трудового договора с бухгалтером, а гражданско-правового договора оказания услуг со специализированной бухгалтерской фирмой или с ИП или с профессиональным бухгалтером, действующим на условиях самозанятости.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг всегда вызывает вопросы организационного характера и порядка взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.

Читайте также:
Конклюдентные действия, как форма заключения договора

В первую очередь – это вопрос ведения информационной базы организации, поскольку по закону бухгалтерский учет представляет собой формирование документированной систематизированной информации об объектах бухгалтерского учета, на основе которой – в свою очередь – формируется бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Формирование такой информации в настоящее время немыслимо без использования программных средств на базе ПЭВМ.

Вопросы о том, где, на каком компьютере или сервере будет храниться информация обо всех фактах деятельности организации, какое программное обеспечение будет использоваться для непосредственного ведения бухгалтерского учета является первоочередным.

От решения этих вопросов зависит дальнейшая схема взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.

Оптимальный вариант бухгалтерского аутсорсинга
для организаций-микропредприятий

Многие бухгалтерские фирмы и бухгалтерские сервисы банков предлагают клиентам воспользоваться собственными платформами ведения бухгалтерского учета с предоставлением удаленного доступа заказчику к соответствующему программному обеспечению.

В качестве программного обеспечения ведения бухгалтерского учета в этом случае используются собственные или сторонние бухгалтерские веб-сервисы банков или удаленный доступ к программе 1С, которая располагается на выделенном сервере в защищенном дата-центре.

Такой вариант является самым оптимальным для организаций, относящихся к категории микропредприятия, так как позволяет сэкономить не только на бухгалтере, но и на приобретении программного обеспечения и его своевременном обновлении и обслуживании.

Оптимальный вариант бухгалтерского аутсорсинга
для организаций малого и среднего предпринимательства

Для малых и средних предприятий передача ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг всегда менее актуальна, так как объем учетной работы и время, затрачиваемое на неизбежное взаимодействие с контролирующими органами, требует постоянного присутствия как минимум штатного бухгалтера, а как максимум – зачастую – наличия целой бухгалтерии.

Бухгалтерское сопровождение сторонним исполнителем бухгалтерских услуг в данном случае выгоду принесет незначительную, а вот проблемы организации могут значительно возрасти из-за несвоевременного взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг, неизбежного в условиях большего объема учетной работы, характерной именно для малых и средних коммерческих предприятий.

Если по каким-то причинам передача бухгалтерии на аутсорсинг видится лучшим решением, то в этом случае оптимальным решением будет вариант, при котором заказчик бухгалтерских услуг приобретает программное обеспечение и предоставляет удаленным доступ исполнителю бухгалтерских услуг.

Организационные вопросы взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг

К организационным вопросам взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг относят способы и формы контактирования, формирования и передачи первичных документов.

От исполнителя и заказчика бухгалтерских услуг потребуется в равной степени оперативность реагирования на взаимные запросы. Как это обеспечить, если аутсорсер не имеет своего рабочего места у заказчика?

Электронная переписка по email или через мессенджеры, телефонные переговоры, обращения в чат, если есть такая техническая возможность – все это не гарантирует сколько-нибудь оперативного разрешения проблем, которые могут возникать бесконечно. В этом минус любого аутсорсинга, а бухгалтерского учета – в первую очередь.

Следующий комплекс вопросов связан с формированием, сбором и передачей первичных документов на отражение на счетах бухгалтерского учета:

  • Кто и как будет формировать исходящие первичные документы и следить за их подписанием?
  • Кто будет собирать входящие первичные документы и следить, чтобы они были подписаны?
  • Кто, как и когда будет передавать собранные первичные документы исполнителю бухгалтерских услуг?

Первичные документы – основа бухгалтерского учета, без них никакой учет невозможен. Следить за надлежащим документооборотом непосредственно в офисе организации проще и легче штатному бухгалтеру, нежели аутсорсеру.

В случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг всегда возникает очень серьезная проблема постоянной нехватки каких-то документов. Штатному бухгалтеру все-таки проще обеспечить полноту документов, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета, нежели стороннему исполнителю бухгалтерских услуг.

Чтобы собрать у заказчика все необходимые первичные документы за отчетный период, а также пояснения по тем или иным документам и операциям, стороннему исполнителю бухгалтерских услуг потребуется намного больше времени, чем штатному бухгалтеру. А время – критический ресурс в период отчетной кампании.

Как следствие, обеспечить достоверность отчетности организации аутсорсеру намного сложнее, чем штатному бухгалтеру.

Тем более, что исполнителю бухгалтерских услуг потребуется проверить всю первичку на предмет корректности оформления и соответствия требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам и отразить на счетах бухгалтерского учета только корректно составленные первичные документы.

Общая схема передачи бухгалтерии на аутсорсинг

В общих чертах процесс передачи бухгалтерии на аутсорсинг выглядит следующим образом:

  1. Выбор исполнителя бухгалтерских услуг. Это может быть специализированная бухгалтерская или аудиторская фирма или индвивидуальный предприниматель или самозанятое лицо в зависимости от масштабов деятельности организации-заказчика.
  2. Заключение договора на оказание бухгалтерских услуг. В договоре подробно расписывается ответственность заказчика и исполнителя бухгалтерских услуг. Соблюдение этого правила – гарантия долгих лет успешного сотрудничества.
  3. Технические настройки программного обеспечения и автоматизация процесса взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.
  4. Как правило, проводится проверка документации и отчетности за предыдущие отчетные периоды.
  5. Выдача доверенности исполнителю бухгалтерских услуг на сдачу регламентированной отчетности в контролирующие органы.

Об основаниях ликвидации коммерческих организаций по инициативе ФНС России

Читайте также:
Гражданско-правовой договор: понятие, содержание, виды

Об изменениях в правилах заполнения полей 101, 106 и 108 в платежных поручениях на уплату налогов, сборов и страховых взносов с 01.10.2021 года

О недостоверном юридическом адресе корпоративного налогоплательщика

Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. О чем речь?
  2. Как выбрать фирму и не прогадать
  3. Функции и полномочия

Услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуются многие фирмы, в последние годы их число лишь возрастает. Чем привлекателен такой вариант ведения учета и всегда ли его использование может принести пользу бизнесу?

О чем речь?

Для ведения бухгалтерского учета не обязательно создавать отдельное структурное подразделение фирмы или нанимать бухгалтера. Бухучет может вести сторонняя компания, с которой подписывается договор на обслуживание. Это и есть бухгалтерский аутсорсинг. У такого способа ведения БУ множество плюсов, самый главный из которых – наличие команды профессиональных бухгалтеров, несущих ответственность за все учетные решения.

Выбирая вариант ведения БУ для фирмы, ориентируются на особенности конкретного бизнеса. Самостоятельное ведение учета часто предпочитают руководители мелких фирм. В такой организации директор может быть единственным учредителем (участник) либо сотрудников всего несколько человек. Фирма может работать, например, на УСНО-доходы, когда вести учет затрат не требуется; необходимо вовремя сдавать несложную отчетность и перечислять налоговые платежи. В данном случае даже ведение учета в специальной бухгалтерской программе с успехом заменяется расчетами в электронных таблицах или подобных им элементарных программах. Другой вариант – интернет-сервисы, многие из которых можно использовать в целях БУ не имея специального образования.

Бухгалтерское сопровождение клиентам, открывшим счет, предлагают и банки. Плата за такие услуги обычно низкая.

Рассмотрим некоторые особенности:

  • Удаленный бухгалтер с функциями главного. Если фирма небольшая, а руководитель хочет заниматься исключительно вопросами перспективного и текущего планирования, общим руководством, исключая БУ.
  • Бухгалтер в офисе с функциями главного. Тот же вариант, что выше, но бухгалтер, оформленный по договору, находится в офисе, решает текущие вопросы, если директора нет на месте.
  • Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Способ ведения учета, о котором мы говорим, подходит небольшим, стабильно и интенсивно работающим фирмам. Он сочетает в себе безусловные плюсы полноценного бухгалтерского обслуживания и отсутствие необходимости формировать штат бухгалтеров внутри самой фирмы, заниматься подбором кадров, вести кадровую документацию, заключать с работниками трудовые договоры. Понятно, что среднему, а тем более крупному бизнесу такой вариант не подходит, ведь число хозяйственных операций сравнительно велико. Однако для малого бизнеса аутсорсинг является наиболее удачным вариантом.

Для ведения среднего и крупного бизнеса нужна бухгалтерия как структурное подразделение фирмы. Обычно в штате несколько специалистов и главный бухгалтер.

Если решено воспользоваться аутсорсингом, встает вопрос, как правильно выбрать фирму-партнера.

Как выбрать фирму и не прогадать

Довольно часто бухгалтерская фирма выбирается по признаку дешевизны услуг, а другие факторы признаются второстепенными, что может привести к проблемам для бизнеса. Только комплексный подход сводит к нулю все риски, ведь учет, по сути, отдается в чужие руки, с минимальной возможностью оперативного контроля за работой бухгалтерии.

Как их избежать:

  1. Обойтись без поспешных решений, тщательно проанализировать работу бизнеса. Возможно, вместо аутсорсинга фирме подойдет вариант со штатным бухгалтером, работающим в офисе.
  2. Изучить условия предоставления услуг, разнообразие цен и предложений. Чем такой информации у бухгалтерской фирмы больше, тем лучше.
  3. Обратить внимание, каким клиентам фирма в обслуживании отказывает. Многие фирмы заботятся о своей репутации посредством таких ограничений.
  4. Узнать, есть ли возможность изменить договор на обслуживание до его подписания или после, если что-то не устраивает.
  5. Традиционно более надежной считается давно работающая фирма. При желании можно найти других клиентов, уже имеющих опыт совместной работы, и учесть их мнение о качестве услуг.
  6. Услуги бухгалтерской фирмы должны быть застрахованы. Это снизит риски клиента.

Функции и полномочия

Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:

  • своевременное отражение хозяйственных операций в первичных документах и на счетах БУ;
  • ведение расчетов, кассовых операций в учете;
  • начисление оплаты труда и аналогичных платежей: больничных, отпускных, командировочных, выходного пособия, расчет «зарплатных» налогов и взносов;
  • подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы;
  • финансовая отчетность, используемая в оперативном и стратегическом планировании и руководстве;
  • совместно с руководителем фирмы – разработка учетной политики и ее осуществление.

Нередко бухгалтер выполняет функции кадровика, аналитика, учетчика и экономиста, в особенности если речь идет о малом бизнесе. Очевидно, что и объем работы, которую берется выполнять сторонняя фирма, может быть разным.

Пример: руководитель считает целесообразным поручить партнерам только оперативный бухгалтерский учет и подготовку отчетности, а кадровые вопросы планирует решать на месте, в офисе – лично или через штатного сотрудника-кадровика.

При заключении договора на аутсорсинг каждая услуга прописывается отдельно. Оплата также будет производиться отдельно по каждому пункту: взаимодействие с банком, кассовый учет, общий учет, кадровые функции, и т.д. Аутсорсингом могут пользоваться и крупные фирмы, если им нужен опытный главбух, а штатные рядовые бухгалтеры уже есть.

Первичные документы, на основе которых ведется учет, предоставляет, как правило, руководитель фирмы, за ошибки, содержащиеся в них, отвечает также руководитель.

Аутсорсинговая фирма возьмет на себя ответственность, если имеет место именно ее ошибка, повлекшая за собой негативные последствия для клиента. С юридического лица вполне реально взыскать штрафы, пени, неустойки по договору.

Читайте также:
Договор оферты - что это такое простыми словами?

Плюсом будет и возможность пользоваться услугами постоянно, ведь на аутсорсинге проблема соблюдения норм ТК РФ (отпуск, больничный бухгалтеру) для руководителя бизнеса отсутствует.

Нельзя обойти вниманием и ряд отрицательных моментов:

  1. Учет ведется «здесь и сейчас», планировать совместную работу на перспективу сложно.
  2. Сторонняя фирма может не учитывать нюансов деловых взаимоотношений фирмы-клиента и ее партнеров.
  3. Оперативное решение вопросов, касающихся учета, осложнено удаленностью работающего с клиентом бухгалтера.

Договор на услуги аутсорсинговой фирмы необходимо внимательно изучить. В нем должны быть полностью учтены интересы клиента: соблюдение коммерческой тайны, передача дел другому сотруднику фирмы, оказывающей услуги, если прежний уволился или болеет. Эти «мелочи» обеспечивают непрерывный качественный учет на аутсорсинге.

Учет в режиме аутсорсинга обходится в целом дешевле, чем оформление бухгалтера в штат и выплаты ему согласно ТК РФ.

Правовые и бухгалтерские основы аутсорсинга, оформление документов


Любое предприятие может столкнуться с ситуациями, когда для обеспечения его эффективной и бесперебойной работы требуются сотрудники на определенный срок (например, на сезон, или на замену временно отсутствующего штатного персонала) или определенной квалификации, когда возникает необходимость выполнить непрофильные функции, а нужных специалистов в штате не имеется. При этом нанимать новых сотрудников в штат экономически невыгодно, так как это влечет большие расходы на поиск, привлечение, отбор и адаптацию новых работников, оформление их в штат, организацию рабочих мест. В таких случаях на помощь и приходит аутсорсинг.

Заметим, что термин “аутсорсинг” в российском законодательстве отсутствует, но это не мешает применять на практике договоры, предметом которых является предоставление персонала.

В первом случае, когда предприятию необходимы сотрудники на определенный срок, применяется аутсорсинг кадров.

Во втором случае, когда предприятию необходимы квалифицированные специалисты, суть аутсорсинга заключается в передаче на договорной основе определенных непрофильных функций внешним исполнителям – аутсорсерам (аутсорсинг-провайдерам), которые специализируются на конкретных видах деятельности и обладают соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами.

Какие функции можно передать по договору аутсорсинга? На практике различают аутсорсинг информационных технологий (IT-аутсорсинг), аутсорсинг бизнес-процессов и производственный аутсорсинг.

IT-аутсорсинг – это передача на обслуживание специализированным организациям информационных систем (например: поддержка и обслуживание корпоративной почтовой системы, web-сервера и сайта, техническая поддержка; хостинг; защита информации и т.д.).

Аутсорсинг бизнес-процессов – передача компании-аутсорсеру функций отделов, не являющихся для организации основными (например: реклама; управление персоналом; ведение бухгалтерского учета; аудит; логистика; транспорт; уборка офиса; охрана).

Производственный аутсорсинг подразумевает, что компания отдает во внешнее управление часть своей производственной цепочки или даже весь производственный цикл. Возможен также вариант продажи своих подразделений и дальнейшее взаимодействие с ними в рамках аутсорсинга. Например, предприятие занимается проектированием, сборкой, контролем и реализацией продукции, а все промежуточные звенья производственного цикла отданы сторонним предприятиям.

Таким образом, можно сказать, что аутсорсинг – это стратегия управления, которая позволяет оптимизировать функционирование организации за счет сосредоточения деятельности на главном направлении.

Правовые основы аутсорсинга

Договор аутсорсинга не входит в число поименованных в ГК РФ. Вместе с тем ст.421 ГК РФ гласит, что граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Гражданское законодательство позволяет сторонам заключать договоры, как предусмотренные законом и иными нормативными правовыми актами, так и не предусмотренные, а также содержащие элементы различных договоров (смешанный договор).

Одним из возможных вариантов заключения договора аутсорсинга является договор возмездного оказания услуг. Согласно пункту 1 статьи 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

Позиция налоговых органов в настоящее время также заключается в том, что договор аутсорсинга – это разновидность договора на оказание услуг (письмо УФНС России по г.Москве от 15 июля 2008 года N 20-12/066875).

В отличие от других видов услуг (например, ремонта и пр.), имеющих разовый, эпизодический, случайный характер, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее одного года).

Как уже отмечалось выше, предметом договора аутсорсинга является предоставление персонала исполнителя заказчику. Работники, передаваемые по договору аутсорсинга, числятся в штате предоставляющей организации-аутсорсера. С этой организацией работники состоят в трудовых отношениях, то есть заключают трудовые договоры, получают заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности и компенсации. При этом организация или индивидуальный предприниматель, которые привлекают работников по договору аутсорсинга, не оформляют с ними никаких юридических (в том числе и трудовых) отношений.

Следует отметить, что работники не могут быть предметом договора аутсорсинга, поскольку люди не относятся к объектам гражданских прав. В противном случае такой договор будет признан недействительным (ст.128 и 168 ГК РФ).

Договор аутсорсинга заключается в простой письменной форме. Связано это с тем, что положениями Гражданского кодекса РФ не установлено определенных требований к форме договора возмездного оказания услуг.

Для уменьшения налоговых рисков при заключении договоров аутсорсинга необходимо учитывать следующее:

– в договор рекомендуется включить все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством для договоров данного вида, а предмет договора должен быть четко прописан. К существенным условиям договора аутсорсинга, помимо предмета договора, относятся также стоимость услуг, порядок их оплаты, права и обязанности сторон, условия предоставления персонала (в том числе количество направляемых сотрудников, их трудовые функции и квалификации), срок действия договора, объем подлежащих выполнению работ. Такой вывод содержится в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 23 декабря 2008 года N А56-25656/2007, ФАС Поволжского округа от 23 декабря 2008 года N А65-5908/2008, Десятого арбитражного апелляционного суда от 11 марта 2008 года N А41-К2-15159/07;

Читайте также:
Содержание гражданско-правового договора

– в тексте договора надо дословно использовать терминологию НК РФ;

– если деятельность аутсорсера лицензируется, то нужно проверить наличие лицензии;

– операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены и подтверждены документами, а именно: договором, если необходимо – копией лицензии, счетом-фактурой, актом об оказании услуг, подписанным обеими сторонами договора).

Бухгалтерский и налоговый учет аутсорсинга

В бухгалтерском учете расходы на оплату услуг компаний-аутсорсеров признаются на основании ПБУ 10/99 и в зависимости от вида услуг относятся к расходам по обычным видам деятельности или к прочим расходам.

В налоговом учете расходы на аутсорсинг уменьшают базу по налогу на прибыль. Этот факт подтверждается постановлением Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 года N 14616/07. Затраты на оказываемые исполнителем услуги включаются в зависимости от их вида в состав расходов на основании пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но только не нужно забывать, что они должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в деятельности, направленной на получение дохода (п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ).

При этом должно соблюдаться одно важное условие: привлеченные сотрудники должны работать по специальности, которая не предусмотрена штатным расписанием компании.

Это условие может быть нарушено лишь в случае, если привлечение дополнительного персонала (в т.ч. для выполнения функций, возложенных на действующие подразделения организации) обусловлено объективными причинами. Например, если в связи с нехваткой штатных сотрудников дополнительный персонал привлекается организацией с непрерывным производственным циклом (письмо Минфина России от 2 августа 2011 года N 03-03-06/1/444).

В остальных случаях расходы на оплату услуг по договорам аутсорсинга признаются экономически обоснованными, только если функции, выполняемые привлеченным персоналом, не дублируют обязанности штатных подразделений организации. Об этом сказано в письмах Минфина России от 5 апреля 2007 года N 03-03-06/1/222, от 6 декабря 2006 года N 03-03-04/2/257, от 31 мая 2004 года N 04-02-05/3/42 и ФНС России от 20 октября 2006 года N 02-1-08/222.

Иногда возможно отстоять право списать затраты на аренду персонала в расходы даже в случае, когда специальность привлеченных сотрудников совпадает с функциями штатных работников. Для этого необходимо сделать следующее:

Как обслуживающим бухгалтериям и аутсорсерам соблюсти 115‑ФЗ

Мы привыкли к тому, что 115-ФЗ — это закон для банков. Банки проверяют клиентов, следят за транзакциями и, если что-то кажется им подозрительным, блокируют счёта компаний. Но теперь выполнять 115-ФЗ должны не только банки, но и бухгалтерские фирмы. Должны довольно давно, а штрафовать за невыполнение требований начнут с лета. Рассказываем, как выполнить требования.

Статья подготовлена по материалам брифинга по 115-ФЗ на конференции «Каждый бухгалтер желает знать». Вы можете посмотреть его в записи.

Бухгалтерские фирмы и аутсорсеры — субъекты 115-ФЗ

115-ФЗ распространяется на бухгалтерские фирмы. В законе сказано, что он распространяются в том числе на лиц, которые ведут предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг (ст. 7.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ).

Это относится ко всем обслуживающим бухгалтериям. В законе есть перечень операций, которые позволяют отнести бухгалтерскую фирму к субъектам 115-ФЗ. Вот эти операции:

  • сделки с недвижимым имуществом;
  • управление денежными средствами, ценными бумагами или иным имуществом клиента;
  • управление банковскими счетами или счетами ценных бумаг;
  • привлечение денежных средств для создания организаций, обеспечения их деятельности или управления ими;
  • создание организаций, обеспечение их деятельности или управления ими, а также купля-продажа организаций.

Многие бухгалтерские фирмы считали, что не ведут эти операции, а значит, и 115-ФЗ на них не распространяется.

Но это не так. Росфинмониторинг разъяснил, что «обеспечение деятельности», которое упоминается в последнем пункте, — это в том числе бухучёт и сдача отчётности (информационное письмо Росфинмониторинга от 19.07.2018 № 54). А значит, все обслуживающие бухгалтерии автоматически подпадают под 115-ФЗ.

Организационно-правовая форма не имеет значения. Из закона следует, что перед 115-ФЗ все равны: и бухгалтерские фирмы (ООО), и ИП, и самозанятые бухгалтеры. Например, если самозанятый бухгалтер заключает договор с организацией о том, что он оказывает этой организации бухгалтерские услуги, то он автоматически становится субъектом 115-ФЗ.

Какие требования закона нужно выполнять: пошаговая инструкция

Контролировать, как обслуживающие бухгалтерии и бухгалтеры-аутсорсеры соблюдают 115-ФЗ, будет Росфинмониторинг. На языке банков он называется регулятором. С проверками будет приходить именно он.

Вот на какие нормативные акты и материалы можно опираться, чтобы сделать всё правильно:

  • приказ Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366 — описано, как должна строиться система работы по ПОД/ФТ — противодействию отмыванию доходов и финансированию терроризма;
  • информационное письмо Росфинмониторинга от 01.03.2019 № 59 — рассказано, как оценивать риски по ПОД/ФТ;
  • методические материалы Минфина — презентация для тех, кто оказывает бухгалтерские услуги.

Мы разложили всё по порядку.

Читайте также:
Договор цессии: это что такое, основные понятия и правовые тонкости

Шаг 1. Зарегистрировать личный кабинет на сайте Росфинмониторинга

Как только вы открыли юрлицо, которое будет оказывать бухгалтерские услуги, можно в этот же день подать пакет документов, чтобы зарегистрировать свой личный кабинет. Для уже действующих обслуживающих бухгалтерий нет штрафных санкций за отсутствие этой регистрации. Но чем быстрее вы это сделаете, тем лучше.

Процедура регистрации на сайте Росфинмониторинга состоит из пяти шагов:

  1. Заполнить заявление на подключение к личному кабинету на сайте Росфинмониторинга.
  2. Подписать заявление квалифицированной электронной подписью.
  3. Когда заявление зарегистрируют, на электронную почту придет уведомление.
  4. Затем нужно собрать пакет документов, которые подтверждают ведение данного вида деятельности, то есть оказание услуг по аутсорсингу бухгалтерии и сдаче отчётности. Документы нужно отправить в Росфинмотонинг в бумажном виде, заверив подписью руководителя организации.
  5. Когда пакет документов примут, проверят и зарегистрируют, заявитель получит на электронную почту логин и пароль для доступа в личный кабинет. Он сможет проверять своих клиентов по определенным перечням, которые там размещены, и взаимодействовать с Росфинмониторингом.

После этого вы сможете отправлять в Росфинмониторинг формализованные электронные сообщения — ФЭС. Именно в таком виде все субъекты 115-ФЗ должны сообщать ведомству о сомнительных операциях и признаках отмывания денег. Отправлять ФЭС можно напрямую через личный кабинет Росфинмониторинга или с помощью программ, которые предлагает регулятор и сторонние вендоры.

Но какие бы программы вы ни использовали, всё равно придётся ежедневно заходить в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга: это отслеживается.

На отправку сообщения в Росфинмониторинг у бухгалтерской фирмы есть три рабочих дня. Срок отсчитывается с момента, когда бухгалтерская фирма выявила сомнительную операцию (Постановление Правительства РФ от 09.04.2021 № 569).

Шаг 2. Разработать и утвердить правила внутреннего контроля. Загрузить их в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга

Правила внутреннего контроля (ПВК) — это объемный документ, который нужно написать на бумажном носителе и утвердить руководителем организации.

В этих правилах нужно прописать, как вы:

— идентифицируете клиентов;
— управляете рисками по 115-ФЗ;
— выявляете сомнительные операции;
— отправляете формализованные сообщения в Росфинмониторинг,
— обучаете сотрудников по ПОД/ФТ.

Шаг 3. Назначить того, кто будет отвечать за соблюдение правил внутреннего контроля

Сотрудника, который отвечает за соблюдение правил внутреннего контроля, называют специальным должностным лицом. Его назначает руководитель организации.

Важно, чтобы он вступил в должность в тот же день, когда приняты правила внутреннего контроля, чтобы не получилось, что правила приняты, а за их выполнением никто не следит. Роскомнадзор при проверке сочтёт это нарушением и может возбудить дело об административном правонарушении.

Шаг 4. Проверять клиентов до приёма на обслуживание

Допустим, обслуживающая бухгалтерия заключила договор с новым клиентом, отправила его документы в налоговую. А когда появилось время, сотрудники бухгалтерии решили формально провести идентификацию. Выяснилось, что клиент находится в списке террористов и экстремистов.

Организации в этом случае грозит крупный штраф. А если суд установит, что действия бухгалтерии привели к финансированию терроризма или экстремизма, то и уголовная ответственность.

Шаг 5. Определить уровень риска клиентов

В правилах внутреннего контроля вы пропишете, какими уровнями риска будете оперировать и на основании каких фактов отнесёте клиента к тому или иному уровню. После идентификации клиента вы смотрите на факты и присваиваете компании определённый уровень риска, руководствуясь приказом Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366.

Шаг 6. Сформировать анкету клиента

Анкета клиента должна содержать сведения, которые прописаны в приложении 3 приказа Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366. Анкета хранится в течение всего периода обслуживания клиента и ещё пять лет после прекращения сотрудничества. Не реже раза в год все идентификационные данные клиентов нужно обновлять.

Шаг 7. Сверять перечень клиентов со списком террористов и экстремистов

Не реже одного раза в квартал нужно сверять всю клиентскую базу с перечнем террористов и экстремистов. Результаты нужно сообщать в Росфинмониторинг в виде формализованных сообщений (ФЭС).

Как определить, что клиент обналичивает средства

Есть признаки, которые могут указывать на сомнительность действий клиента. Вендоров, которые автоматизируют проверки по 115-ФЗ, включают эти признаки в так называемый скоринг. Таких критериев около 300. Вот самые распространенные:

  • частая смена учредителей;
  • адрес массовой регистрации;
  • массовый директор — зарегистрирован в качестве генерального директора исполнительного лица;
  • несогласованные ОКВЭДы — когда у клиента 20 ОКВЭДов, два или три из которых противоречат друг другу;
  • наличие у клиента ОКВЭДов, которые ЦБ отнёс к высокорисковым видам деятельности;
  • непубликация бухгалтерской отчётности за последний год или несколько;
  • неуплата налогов.

Как проверять клиентов — автоматически или вручную

Росфинмониторинг рекомендует проверять клиентов с помощью специальных программ, но это не обязательно. Можно проверять и вручную.

Проблема заключается в том, что клиентов нужно проверять по множеству списков и критериев, причём регулярно. Например, когда вы принимаете на обслуживание компанию, по ней всё чисто, а через полгода директор появляется в списке экстремистов. Чтобы соблюдать требования закона, придётся как минимум каждый месяц вручную заходить и проверять.

Другая ситуация: директор компании, с которой вы работаете, стал публичным должностным лицом. Как это проверить? Как такового списка публичных должностных в открытом доступе не существует. Нужно заходить и вручную искать приказы о назначении вашего клиента, его бенефициаров, родственников бенефициаров на какую-то публичную должность или приказы о снятии.

Читайте также:
Гражданско-правовой договор с иностранным гражданином образец

Если у вас на обслуживании одна-две компании, то задача вполне посильная. Для 5-10 клиентов времени на ручную проверку будет уходить очень много.

Но проблема не только в удобстве. Вручную можно что-то пропустить, а штрафы начинаются от 50 тысяч рублей. Программы стоят 20-40 тысяч рублей. Получается, эти расходы оправдывают себя, если программа поможет вам отловить хотя бы один тревожный сигнал, который вы бы вручную пропустили.

Будут ли проверки и штрафы

Пока Росфинмониторинг не проверяет обслуживающие бухгалтерии. Это временно: о том, что бухгалтерские фирмы подпадают под 115-ФЗ, регулятор заявил только в 2018 году. Компаниям дали время, чтобы они успели разработать правила внутреннего контроля, назначить специальное должностное лицо, пройти обучение и втянуться в процесс.

Но проверок не было не только поэтому. До сих пор для бухгалтерских фирм не были предусмотрены штрафы за несоблюдение 115-ФЗ. В новой редакции КоАП они появятся.

За неисполнение требований 115-ФЗ лиц, которые оказывают бухгалтерские услуги, ждёт предупреждение или административный штраф от 50 до 100 тысяч рублей (п. 7 ст. 30.3 новой редакции). Новый КоАП должен вступить в силу осенью 2021 года. С этого же момента бухгалтерские фирмы, скорее всего, начнут проверять.

При этом штраф могут выписать за каждое нарушение отдельно. По совокупности может набежать существенная сумма. Вот самые частые поводы для штрафов у других субъектов 115-ФЗ:

  • нет правил внутреннего контроля;
  • не назначено специальное должностное лицо;
  • нет анкет клиентов с идентификационными данными или они вовремя на обновлены.

Кроме того, с вопросами по ПОД/ФТ могут прийти из прокуратуры и ОБЭП.

Светлана Кирланова
эксперт Контур.Призмы

Я знаю несколько случаев в 2020 году, когда к обслуживающим бухгалтериям приходили из прокуратуры с вопросом, почему они не исполняют требования 115-ФЗ. Дело в том, что их клиентов признали сомнительными, банки по ним отправили сообщения в Росфинмониторинг. Возбудили уголовное дело, идёт следствие. У обслуживающих бухгалтерий изъяли документы по этим клиентам. Если докажут, что бухгалтерская фирма замешана в сомнительных операциях клиента, ответственность будет вплоть до уголовной.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Бухгалтерский и налоговый учет услуг аутсорсинга

В бухгалтерском финансовом учете расходы на услуги аутсорсинга признаются расходами на основании положений ПБУ 10/99. В зависимости от вида услуг аутсорсинга они относятся к статье расходов по обычным видам деятельности или к статье прочих расходов.

В налоговом учете все расходы на аутсорсинг также признаются расходами, которые уменьшают базу налогообложения. Это подтверждается постановлением Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 14616/07. Расходы на оказываемые исполнителем услуги аутсорсинга включаются с учетом их вида в состав расходов на основании п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Однако, эти расходы должны быть экономически обоснованы, а также документально подтверждены, произведены в пределах деятельности предприятия, направленной на получение дохода (п. 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ).

Для налогового учета важным условием признания расходов является требование, что привлеченные сотрудники должны привлекаться для работ по специальности, не предусмотренной штатным расписанием предприятия-заказчика. Данное условие может нарушаться в случае, если привлечение дополнительных работников (в том числе для выполнения задач, возложенных на подразделения предприятия) обусловлено объективными причинами. На практике примером может быть нехватка штатных сотрудников, в связи с чем дополнительный персонал привлекается предприятием для обслуживания непрерывного производственного цикла (согласно письму Минфина России от 2 августа 2011 г. № 03-03-06/1/444).

Во всех остальных случаях расходы на аутсорсинг признаются экономически обоснованными только в том случае, если функции, выполняемые привлеченным со стороны персоналом, не дублируют обязанности штатных сотрудников (или подразделений) предприятия. Это предусмотрено в письмах Минфина России от 5 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/222, от 6 декабря 2006 г. № 03-03-04/2/257, от 31 мая 2004 г. № 04-02-05/3/42 и ФНС России от 20 октября 2006 г. № 02-1-08/222.

Однако мудрый бухгалтер все же сумеет отстоять право списать расходы на аренду персонала на расходы, уменьшающие базу налогообложения, в случае, если специальность привлеченных работников совпадает с функциями штатных сотрудников. В данном случае необходимо сделать следующее:

  1. При составлении и подписании договора со сторонней компанией следует детально прописать все обязанности сторон, а также определить конкретный перечень работ к выполнению сторонней организацией, разработать и утвердить график документооборота, четко установить сроки выполнения работ.
  2. Если привлекаются сотрудники, специальность которых совпадает с функциями штатных специалистов, следует акцентировать особое внимание на больших объемах работ. К примеру, в период сдачи отчетности компании нужен еще один бухгалтер. В таком случае нанимать дополнительного специалиста на короткое время нецелесообразно. При этом выгодно прибегнуть к помощи аутсорсинговой организации.
  3. Следует подготовить документы, которые раскрывают информацию о том, какую работу выполняли штатные и привлеченные работники. К примеру, по трудовому договору штатный бухгалтер разрабатывает учетную политику предприятия, составляет и сдает отчетность. Привлеченный бухгалтер по акту выполненных работ ведет текущий учет: составляет первичные документы, обрабатывает их, разносит в учетные регистры. Возможна и другая ситуация: по договору аутсорсинга привлекается бухгалтер для подготовки и сдачи бухгалтерской отчетности, при этом текущий учет ведется штатным бухгалтером.
  4. С целью доказательства экономической эффективности применения услуг аутсорсинга следует сделать расчет плановых расходов для двух альтернативных ситуаций. Первая ситуация: принятие дополнительных работников в штат. Вторая ситуация: привлечение работников по договору аутсорсинга. Этот расчет должен показать, что совокупные расходы во второй ситуации меньше расходов в первой. К тому же, внимание налоговых инспекторов следует обратить на тот факт, что привлечение персонала отразится на величине прибыли компании.
  5. Юристы советуют в договорах избегать таких слов, как «аутсорсинг» и «аутстаффинг». Это поможет не привлекать лишний раз внимание проверяющих. Лучшим вариантом будет использование терминов «аренда персонала» или «привлечение сотрудников со стороны».
Читайте также:
Аутсорсинг и аутстаффинг – разница, отличия, сравнения

Налоговые инспекторы могут не признавать расходы на аутсорсинг, если будут обнаружены симптомы так называемой необоснованной налоговой выгоды (эти симптомы определены постановлением Пленума Высшего арбитражного суда РФ от 12 октября 2006 г. № 53):

  • Подозрительными являются договора аутсорсинга (или аренды персонала), которые подписаны между взаимозависимыми организациями.
  • Признаком наличия «схемы» для налоговых инспекторов будет факт, что предприятие, предоставляющее персонал, имеет одного постоянного клиента на услуги.
  • Если аутсорсер создан незадолго до заключения договора. Это зачастую является свидетельством необоснованной налоговой выгоды.

Для правильного признания расходов в налоговом учете следует убедиться в том, что привлекаемые работники у компании-аутсорсера (исполнителя по договору) оформлены по трудовому договору. В случае, если такие договора отсутствуют, работодателем по отношению к арендованным работникам будет выступать предприятие-заказчик со всеми вытекающими обязанностями по начислению зарплаты, уплате налогов, социальных взносов и пр. (согласно статье 16 Трудового кодекса РФ).

Рассмотрим некоторые виды договоров аутсорсинга с его налоговыми последствиями для отражения в учете.Наиболее востребованной в настоящее время является разновидность аутсорсинга – аутсорсинг в сфере бухгалтерского учета и финансов, или бухгалтерский аутсорсинг. Аутсорсер может предоставлять услуги в области организации, ведения и восстановления бухгалтерского, в том числе налогового учета, а также составления бухгалтерской отчетности, ведения дел с налоговыми проверяющими вплоть до судебных разбирательств.

На практике, как правило, ведение бухгалтерского учета специализированной компанией предусматривает следующую схему действий: в штате компании-заказчика имеется специалист, функцией которого является ведение первичной документации, которая передается специализированной организации для отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском, в том числе в налоговом учете. Преимуществами такого вида аутсорсинга являются: заказчик экономит на содержании квалифицированных специалистов, заработная плата которого достаточно высока; сокращаются расходы компании на оборудование рабочих мест для бухгалтеров (приобретение компьютеров, справочных и правовых систем, специализированных бухгалтерских программ, периодических изданий и пр.).
Согласно с п. 2 статьи 6 Закона РФ о бухгалтерском учете руководители предприятий могут с учетом объемов учетной работы передавать на договорных началах функции ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной компании или бухгалтеру-специалисту.

Передача функций ведения бухгалтерского учета специализированной компании фиксируется в приказе об учетной политике предприятия на соответствующий отчетный период. Формирование учетной политики предприятия также может быть поручено специализированной компании (предусмотрено п. 5 ПБУ 1/98).
Интересы налогоплательщика-компании могут представляться в налоговых правоотношениях ее уполномоченным представителем (п. 1 статьи 21, п. 1 статьи 26 Налогового кодекса РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика-предприятия осуществляет полномочия на основании доверенности, выданной в порядке, установленном Гражданским кодексом РФ (п. 3 статьи 29 НК РФ).
Например, предприятие «Прометей» заключило с компанией «Баланс» договор возмездного оказания услуг. Предметом данного договора является ведение бухгалтерского, в том числе налогового учета, представительство в налоговых органах. Стоимость услуг фирмы «Баланс» ежемесячно составляет 70800 рублей, в том числе НДС 10800 рублей.

В бухгалтерском учете предприятия «Прометей» должны быть сделаны следующие записи:

  1. Перечислены денежные средства фирме «Баланс»: Д-т 60 К-т 51 на сумму 70800 руб.
  2. Отражены в учете услуги по ведению бухгалтерского учета на основании акта приемки-сдачи оказанных услуг: Д-т 26 К-т 60 на сумму 60000 руб.
  3. Отражена сумма НДС на основании счета-фактуры: Д-т 19 К-т 60 на сумму 10800 руб.
  4. Вычтена сумма НДС со стоимости услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета: Д-т 68 К-т 19 на сумму 10800 руб.

В налоговом учете указанные расходы на оплату услуг аутсорсинга по ведению бухгалтерского учета (п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ) являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией. Таким образом, для определения суммы налога на прибыль расходы на ведение бухгалтерского учета при использовании услуг аутсорсинга признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения норм статьи 252 НК РФ. Эта статья предусматривает, что расходы должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными, документально подтвержденными и произведенными для деятельности, которая направлена на получение доходов.
Организации и частные предприниматели на УСНО с объектом налогообложения «доходы – расходы» получают право отражения расходов на бухгалтерские услуги при расчете суммы единого налога. Эти расходы включены в список расходов, предусмотренных статьей 346.16 НК РФ.

В договоре аутсорсинга особое внимание следует уделить соблюдению конфиденциальности, а также положениям ответственности за ее нарушение. В договоре также следует предусмотреть ответственность сторонней фирмы за ошибки, допущенные при ведении бухгалтерского учета или составлении отчетности.
Согласно п. 5 Закона РФ о бухгалтерском учете отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) предприятия. Бухгалтерская отчетность предприятий, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной организацией, подписывается руководителем организации-заказчика и руководителем специализированной организации, то есть аутсорсера. Согласно п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ ответственность лиц, которые подписали бухгалтерскую отчетность, определяется согласно положениям российского законодательства.
По вопросу налоговой отчетности, фирма, доверившая учет сторонней компании, несет ответственность согласно положениям Налогового кодекса РФ и именно заказчик в случае обнаружения нарушений будет платить недоимку, штрафы и пеню. Таким образом, в договоре необходимо предусмотреть степень ответственности специализированной фирмы, которая позволит хотя бы частично возместить уплаченные штрафы за ее счет. Следует также помнить, что административная и уголовная ответственность за нарушения лежит на руководителе и главном бухгалтере фирмы (если эта должность предусмотрена в штате фирмы).
Договор аутсорсинга может заключаться также на услуги по подбору персонала. Осуществлять подбор сотрудников компания может собственными силами или с помощью специализированных (так называемых рекрутинговых) компаний. Как правило, эти фирмы имеют в своем штате специалистов, которые предоставляют услуги по подбору персонала, используя современные технологии (проведение консультаций, тренингов, тестирование, анкетирование и пр.).

Читайте также:
Договор ГПХ: плюсы и минусы для работника

В налоговом учете расходы на услуги специализированных фирм по подбору персонала относятся к прочим, которые связаны с производством и реализацией (п. 1 статьи 264 НК РФ). Расходы должны отвечать требованиям статьи 252 НК РФ (обоснованы, документально подтверждены, произведены для осуществления той деятельности, которая направлена на получение дохода).
Трудности в подтверждении экономической оправданности расходов могут возникать в случае, если фирма фактически не производит набор сотрудников, в т.ч. в результате рассмотрения кандидатур, которые представлены специализированными фирмами по подбору персонала. Налоговики в этой ситуации считают, что эти расходы нельзя рассматривать в качестве экономически оправданных, поэтому их можно учитывать для целей налогообложения.

С целью избегания конфликтов с налоговыми инспекторами в договоре аутсорсинга следует квалифицировать услуги аутсорсинга не только как услуги по подбору сотрудников, но также как и информационные услуги. Последние следует учитывать в целях налогообложения на основании п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определяющей будет при этом формулировка обязанностей исполнителя. К примеру, если обязанностями агентства являются проведение собеседований, тестирование, проверка представленных рекомендаций, эти услуги необходимо отнести к услугам по подбору персонала. Если исполнитель осуществляет сбор и анализ информации, а также представляет сведения об имеющихся в базе данных лицах, которые ищут работу, эти услуги будут информационными. Заключение договора на подобные информационные услуги и оформление акта об оказании услуг позволит заказчику учесть расходы для уменьшения прибыли при расчете налога на прибыль.

Организации, предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «доходы – расходы», учитывают расходы согласно статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Перечень расходов является исчерпывающим, при этом расходы на оплату услуг по подбору персонала в нем отсутствуют. Таким образом, фирмы и ИП, применяющие систему УСНО, не имеют права уменьшить сумму доходов на сумму расходов, связанных с оплатой услуг аутсорсинга по подбору персонала.

Договор об услугах по подбору сотрудников необходимо отличать от договора по предоставлению персонала (аутсорсинга персонала).
В налоговом учете расходы на услуги предоставления технического и управленческого персонала сторонними фирмами для участия в производстве, управлении производством или для выполнения других функций, связанных с производством (реализацией), являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы учитываются при налогообложении прибыли согласно п. 1 статьи 264 НК РФ.
Сумма оплаты за персонал должна устанавливаться заранее и не зависит от фактически выполненных таким персоналом работ.

Документом, который подтверждает фактическое выполнение работ, предусмотренных договором, является акт о предоставлении персонала, но не акт об оказании услуг.
Фирмы и предприниматели, применяющие УСНО, учитывают расходы согласно статье 346.16 НК РФ. Перечень таких расходов является исчерпывающим, расходы на оплату услуг аутсорсинга персонала отсутствуют. Поэтому организации и ИП на УСНО не имеют права уменьшить сумму облагаемого дохода на сумму расходов, связанных с оплатой услуг аутсорсинга по предоставлению персонала (письмо Минфина России от 28 ноября 2006 г. № 03-11-04/3/511).

Еще одним распространенным направлением аутсорсинга бизнес-процессов является аутсорсинг в сфере консультационных услуг. В налоговом учете эти расходы признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией: например, расходы на юридические и информационные услуги (п. 1 статьи 264 НК РФ), расходы на консультационные и прочие аналогичные услуги (п. 1 статьи 264 НК РФ). При этом согласно статье 252 Налогового кодекса РФ расходы должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными, а также документально подтвержденными и произведенными для деятельности, направленной на получение дохода.

При этом в перечне расходов, которые фирмы и предприниматели на упрощенной системе налогообложения с объектом «доходы – расходы» могут учитывать при расчете единого налога, оплату консультационных услуг не предусмотрено. Таким образом, фирмы и предприниматели, применяющие УСНО, не имеют права уменьшать доходы такими расходами.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: