Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель

Полный список документов при увольнении работника

Список документов при увольнении работника в 2022 году — это перечень бумаг, касающихся деятельности человека в конкретной компании, которые выдают в день расторжения трудового договора. Отказ подготовить и передать все справки, предусмотренные законодательством, грозит штрафом.

Обязательные и необязательные документы

На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2022 году (их готовят обязательно):

  1. Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
  2. Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2022 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
  3. Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
  4. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
  5. Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2022 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
  6. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
  7. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
  8. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
  9. Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2022 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:

  • форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
  • справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
  • копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
  • копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет справки и копии бумаг, а потом обвиняет работодателя в том, что он их не выдал. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все бумаги, выдаваемые на руки работнику.

Такой импровизированный отчет обязательно подписывает работник с указанием даты ознакомления и получения документов.

Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении документа.

Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

Семь обязательных документов


1. Трудовая книжка

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Читайте также:
Числовой тест при приёме на работу

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Как подтвердить, что работник получил документы

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2022 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Документы при увольнении сотрудника

Принято считать, что оформить увольнение работника достаточно просто. Нужно лишь иметь соответствующее основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, уведомление о предстоящем сокращении и проч.) и составить приказ. Однако в реальности приказ вовсе не завершает процедуру увольнения. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо выдать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. В нашей статье вы найдете полный список документов, которые нужно выдать при увольнении сотрудника в 2022 году. Если этого не сделать, то организации и ее руководителю грозят внушительные штрафы.

  1. Обязательный список
  2. Документы по требованию
  3. Ответственность за невыдачу документов
  4. В день увольнения сотрудника нет на работе

Обязательный список

Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон , по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата , по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:

Читайте также:
Интенстивность труда – что это, формула расчёта

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

1. Расчетный листок.

Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.

2. Трудовая книжка.

Если на увольняемого работника работодатель вел трудовую книжку на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье « Заполнение трудовой книжки в 2022 году: правила и образец ».

Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А указать на свой выбор он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Важно

Выдавать СТД-Р при увольнении тем, кто решил сохранить традиционную бумажную трудовую книжку, не обязательно (письмо Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?»).

3. Выписка из формы СЗВ-М.

Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.

4. Выписка из РСВ.

Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.

5. Выписка из формы СВЗ-СТАЖ.

Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т.е. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).

Бесплатно заполнить, проверить и сдать через интернет СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ

6. Справка о сумме зарплаты (справка 182н).

Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье « Справка 182н о сумме заработной платы »). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.

Совет

Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).

В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.

Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т.ч. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32).

Бесплатно заполнить и сдать ДСВ‑3 через интернет

Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.

Внимание

Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.

Документы по требованию

Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:

1. Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Начиная с доходов за первый квартал 2022 год, эта справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. А для доходов 2018 — 2022 годов используется справка по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Оба бланка не предусматривают указания должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации. Подробнее см. «Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению».

Читайте также:
Дают ли больничный при бронхите и сколько дней он длится

Рассчитать все выплаты с учетом НДФЛ для увольняемого работника

2. Справка для службы занятости.

Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 (см. « Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы »).

3. Копия приказа об увольнении.

Выдача этого документа предусмотрена частью 2 статьи 84.1 ТК РФ. Там же указано, что копия должна быть заверена работодателем (при заверении этого документа применяются те же правила, что и при заверении выписок из СЗВ-М и других форм). Копия приказа об увольнении выдается в том случае, когда он носит «индивидуальный» характер (например, составлен по унифицированной форме № Т-8 , утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а ), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номер приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (ФИО и должность).

4. Записка-расчет.

Документ составляется по форме № Т-61 . Она содержит сведения об использованных и неиспользованных за время работы отпусках, а также расчет выплат при увольнении.

5. Другие документы.

Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).

Внимание

Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.

Вести кадровый учет в веб‑сервисе, заполнять и сдавать СЗВ‑ТД через интернет

Ответственность за невыдачу документов

Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительно могут наказать руководителя компании — штраф составит от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся (для организации — до 70 000 руб., а для руководителя — до 20 000 руб.). При этом руководитель компании может быть дисквалифицирован на срок до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

За задержку выдачи трудовой книжки наступает также материальная ответственность по статье 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2).

Важно

За несвоевременную выдачу СТД-Р установлена аналогичная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Однако, скорее всего, данную норму будет сложно применить на практике, поскольку работник может получить аналогичные сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-ПФР) в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал Госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).

Бесплатно заполнить и распечатать СТД‑Р и другие кадровые документы

В день увольнения сотрудника нет на работе

Как быть, если сотрудник в день увольнения не работал, либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности.

В статье 84.1 ТК РФ сказано, что если в последний день работы выдать сотруднику СТД-Р невозможно, то сведения составляются на бумажном носителе и направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за невыдачу СТД-Р. Полагаем, что аналогичным образом нужно поступить и в том случае, если работник не подал заявление о выборе способа выдачи СТД-Р при увольнении (бумажный или электронный).

Несколько сложнее процедура взаимоотношений с работником, которому в день увольнения не получается вручить трудовую книжку. Ему надо направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте.

Читайте также:
Справка с места работы для визы: образец

Направить СТД-Р или уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника. Но лучше сделать это в конце того дня, когда состоялось увольнение. Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления указанной формы или уведомления, то важно иметь документ, подтверждающий отправку. Поэтому следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.

Письмо следует направить на адрес официального места жительства («прописки») сотрудника. Если в личной карточке есть данные о других адресах работника, рекомендуем дополнительно направить уведомление и по этим адресам. В ситуации, когда все направленные конверты вернулись, их нужно хранить в нераспечатанном виде вместе с документами об отправке.

Если от уволенного человека поступит письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте, ее нужно направить по указанному работником адресу. Для этого также следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Если же согласия на пересылку нет, то трудовая книжка должна остаться у работодателя. Также нельзя направлять трудовую книжку за пределы РФ, даже если сотрудник письменно просит об этом. В таком случае документ тоже остается у работодателя (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210; см. « Минтруд сообщил, нужно ли высылать трудовую книжку за границу по просьбе работника » )..

Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.

Совет

Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два письма. Первое — со сведениями СТД-Р или с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, второе — с уведомлением о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит подтвердить, что работодатель выполнил возложенные на него обязанности в точном соответствии с требованиями ТК РФ. А также четко определить, на пересылку каких именно документов согласился уволенный. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Заметим, что пересылка по почте других документов (кроме СТД-Р) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.

Энциклопедия решений. Выдача документов при увольнении

Выдача документов при увольнении

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику:

– справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС России не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Форма справки и порядок ее выдачи утверждены приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н;

– документ, содержащий сведения о работнике, предусмотренные пунктами 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” (п. 4 ст. 11 этого закона). Поскольку специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, следует использовать формы, предназначенные для представления тех же сведений в органы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Эти документы выдаются работнику без его дополнительной просьбы об этом.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (часть вторая ст. 84.1 ТК РФ). Кроме того, согласно части четвертой ст. 84.1 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Какие именно документы считать связанными с работой, в ст. 84.1 ТК РФ не поясняется. Поэтому для ответа на этот вопрос следует обратиться к ст. 62 ТК РФ, содержащей общую норму трудового законодательства о выдаче документов, связанных с работой. Из этой статьи следует, что к таким документам относятся приказ о приеме на работу, приказы о переводах на другую работу, приказ об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Как видно, данный перечень является открытым, в связи с чем работник вправе обратиться к работодателю с требованием о выдаче при увольнении любых копий документов (справок, выписок), содержащих информацию о его трудовой деятельности.

Читайте также:
Создание резерва на оплату отпусков: обязательно ли, проводки

В качестве примеров документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению, можно привести:

– справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ (п. 3 ст. 230 НК РФ);

– справку о среднем заработке за последние 3 месяца по последнему месту работы, предъявляемую гражданами при постановке на регистрационный учет в службе занятости (ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 “О занятости населения в Российской Федерации”, Правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и Правила регистрации безработных граждан, утвержденные постановлением Правительства РФ от 07.09.2012 N 891); рекомендованная форма справки направлена для использования в работе письмом Минтруда России от 15.08.2016 N 16-5/В-421.

Оба документа по своей природе являются видами справки о заработной плате, упоминаемой в ст. 62 ТК РФ.

Отметим, что статья 84.1, в отличие от ст. 62 ТК РФ, не отводит работодателю какого-либо специального срока для выдачи работнику документов, связанных с работой. По смыслу закона при увольнении все копии и справки, указанные работником в заявлении, выдаются ему вместе с трудовой книжкой.

Согласно части шестой ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Пунктом 2 Порядка выдачи справки о сумме заработка предусмотрена аналогичная норма: при невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

Полагаем, такой порядок применим и ко всем прочим документам, обязанность по выдаче которых в день увольнения возникла у работодателя в силу прямого указания закона или на основании поданного работником заявления.

Горячая линия

Наши Рассылки

Обучающие мероприятия

(347) 291 20 70

Полный список документов при увольнении работника

В последний день действия трудового договора с работником ему выдают пакет документов, касающихся деятельности в конкретной компании. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень. Из этой небольшой памятки Вы узнаете, какие документы нужны при увольнении.

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

– форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

– справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

– копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

Читайте также:
Смена директора – пошаговая инструкция

– копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Новые материалы в КонсультантПлюс на эту тему:

Работодатель не выдал работнику необходимые документы при увольнении: каковы последствия?

Автор: Будакова Н. И., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Какие документы необходимо выдать работнику при увольнении? К какой ответственности привлекут работодателя за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику? Всегда ли работодатель должен выплачивать работнику компенсацию в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки? Обязан ли работодатель выдавать уволенному сотруднику по его просьбе копии локальных нормативных актов? Должен ли он возместить убытки, если уволенному работнику вовремя не была выдана справка о заработке для постановки на учет в органах службы занятости?

Выдаем документы при увольнении

На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:

На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)

На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

Читайте также:
Что проверяет Роскомнадзор

справка о заработной плате;

справка о периоде работы у данного работодателя.

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

Если штамп отсутствует, для заверения копии документа ниже реквизита «Подпись» делается отметка, которая включает:

Должность, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию

К какой ответственности привлекут работодателя за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику?

Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Обязанность возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе при задержке выдачи трудовой книжки, предусмотрена ст. 234 ТК РФ.

Также положения о том, чтоработодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок при несвое­временной выдаче трудовой книжки по вине работодателя, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, содержатся в п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

К сведению: период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки признается временем вынужденного прогула, за который работнику должен быть выплачен средний заработок (п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). В Апелляционном определении от 27.10.2015 № 33-18051/2015 Санкт-Петербургский городской суд пришел к выводу, что период вынужденного прогула, за который выплачивается средний заработок, исчисляется со дня, следующего за днем, когда работнику должна быть выдана трудовая книжка или должно быть направлено уведомление о необходимости ее получения, по день вручения трудовой книжки или день отправки уведомления.

Напомним, что единый порядок исчисления средней заработной платы для всех предусмотренных им случаев установлен в ст. 139 ТК РФ. Особенности расчета среднего заработка за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи уволенному работнику трудовой книжки, регулируются, в частности, п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Ответственность за несоблюдение срока выдачи справки 2-НДФЛ.

В Налоговом кодексе не предусмотрена ответственность за нарушение сроков выдачи физическому лицу такой справки. Вместе с тем несоблюдение этих сроков или отказ в выдаче справки может повлечь административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ.

Так, в силу ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере:

на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Статьей 5.39 КоАП РФ установлено, что неправомерный отказ в предоставлении гражданину или организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Ответственность за непредоставление сведений о страховом стаже застрахованного лица, сведений из реестра застрахованных лиц, сведений о застрахованном лице, персонифицированных сведений.

В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работникудокументы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В данном случае применяется ст. 5.27 КоАП РФ.

При этом на основании п. 1 ст. 15.1 Федерального закона № 255-ФЗ ответственность за недостоверные сведения, содержащиеся в справке о сумме заработка, несут как юридические (организации, которые являются страхователями по отношению к своим работникам), так и физические лица (индивидуальные предприниматели, выступающие в качестве страхователей). Если справка, выданная организацией, содержит недостоверные сведения, организация будет возмещать ущерб, причиненный ФСС в результате выплаты пособия в большем размере. Убытки возмещаются в порядке, установленном ст. 15 ГК РФ. Таким образом, с организации будет взыскана та сумма пособия, которая была выплачена бывшему работнику на основании справки с недостоверными данными.

Читайте также:
Справка 989н для гостайны

Ответственность за невыдачу справки для службы занятости.

Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Арбитры об ответственности работодателя за невыдачу работнику документов при увольнении

Работодатель не обязан выдавать уволенному сотруднику по его просьбе копии локальных нормативных актов.

Санкт-Петербургский городской суд в Апелляционном определении от 04.04.2018 по делу № 2-6498/2017 отказал бывшему работнику организации, который после увольнения потребовал предоставить ему копии коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов.

Суд отметил, что документы, которые предоставляет работодатель, должны касаться работы конкретного сотрудника (приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении). Коллективный договор и локальные нормативные акты к таким документам не относятся.

Ранее в Апелляционном определении от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016 Московский городской суд обратил внимание на тот факт, что у работодателя отсутствует обязанность в силу положений ст. 62 ТК РФ выдавать работнику локальные акты организации, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только по ознакомлению с ними работников под подпись, кроме того, часть запрашиваемых истцом документов, являясь внутренней документацией работодателя, также не должна предоставляться работнику. Вывод о том, что работодатель не обязан выдавать работнику копии локальных актов организации, содержится в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017(33-23590/2016).

Вместе с тем есть решения, согласно которым работодатель обязан выдавать работнику копии локальных актов организации, если они не содержат персональных данных иных работников. В Апелляционном определении от 19.01.2015 по делу № 33-368 Архангельский областной суд, сославшись на ст. 62 ТК РФ, указал, что приведенный в этой статье примерный перечень документов не является исчерпывающим. Помимо перечисленных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему другие документы, если они необходимы для реализации тех или иных прав, в том числе локальные акты. Такого же мнения придерживаются арбитры в Определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750.

К сведению: в Апелляционном определении по делу № 2-6498/2017 Санкт-Петербургский городской суд указал, что на основании ст. 62 ТК РФ организация должна выдавать копии документов только работникам. Одним из доводов в пользу организации при принятии решения было то, что в момент обращения к бывшему работодателю истец уже не был сотрудником организации. Вместе с тем в ТК РФ понятие «работник» применяется в отношении лиц, которые как состоят с работодателем в трудовых отношениях, так и прекратили их (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , ч. 2 ст. 391 ТК РФ, ст. 392 ТК РФ . Есть примеры судебных решений, где указано на незаконность бездействия работодателя по невыдаче уволенному работнику документов, связанных с работой, в трехдневный срок со дня подачи им соответствующего заявления (определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 № 33-13272/2010, Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750, от 26.08.2010 по делу № 33-27002).

Работодатель должен возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке.

К такому выводу пришел Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 22.05.2018 по делу № 33-8682/2018.

Суть дела заключалась в следующем. После увольнения сотрудник обратился к работодателю за справкой о среднем заработке за последние три месяца, которая была ему нужна для постановки на учет в качестве безработного и назначения соответствующего пособия. Организация выдала справку без заверения ее подписями руководителя и главного бухгалтера, в связи с чем эта справка была отклонена центром занятости.

Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенный работник не смог своевременно получить пособие по безработице, хотя имел на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работником пособия.

Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен.

Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Верховный суд Республики Марий Эл в Апелляционном определении от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: для взыскания работником компенсации недостаточно того факта, что работодатель вовремя не выдал ему трудовую книжку.

Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка по вышеуказанному основанию, являются:

Читайте также:
Дисциплинарная ответственность государственных служащих: что это

факт обращения истца после прекращения трудовых правоотношений с прежним работодателем к другим работодателям с целью трудоустройства;

факт отказа в трудоустройстве по причине отсутствия у работника трудовой книжки.

При этом обязанность доказывания указанных обстоятельств возлагается на бывшего работника (истца).

Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Позиция суда: работник должен доказать, что не мог трудоустроиться из-за отсутствия трудовой книжки

Позиция суда: задержка выдачи трудовой книжки сама по себе говорит о том, что у работника нет возможности трудиться

– Апелляционное определение Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018;

– Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018;

– Определение Калужского областного суда от 07.08.2017 по делу № 33-2628/2017;

– Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016;

– Апелляционное определение Московского городского суда от 14.11.2016 по делу № 33-39997/2016

– Апелляционное определение Московского городского суда от 19.12.2017 № 33-51484/2017;

– Апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017;

– Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 13.07.2016 по делу № 33-4657/2016;

– Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016;

– Апелляционное определение Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016

По общему правилу сотруднику в последний день работы в организации необходимо выдать трудовую книжку, документы (или их копии), выдача которых при увольнении предусмотрена законодательством, а также документы, связанные с работой данного сотрудника, в отношении которых он представил соответствующее заявление. Если работодатель не выдаст работнику вовремя трудовую книжку, впоследствии ему придется возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка. Следует отметить, что судебная практика по вопросу возмещения такого ущерба противоречива. Есть решения, согласно которым основанием для возмещения ущерба является факт задержки выдачи трудовой книжки. Вместе с тем в некоторых случаях судьи указывают, что работодатель будет возмещать ущерб, только если работник докажет, что именно задержка выдачи трудовой книжки помешала ему устроиться на работу к другому работодателю. Возместить ущерб придется в случае невыдачи справки о среднем заработке, необходимой для постановки на учет в органах службы занятости и получения пособия по безработице. При несвоевременной выдаче других документов при увольнении работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или наложения штрафа, размер которого составляет от 30 000 до 50 000 руб.

Какие документы работодатель выдает в 2022 году при увольнении сотрудника?

При увольнении в 2022 г. сотрудник получает на руки личные документы. Передать их нужно в последний рабочий день, когда происходит увольнение. При нарушении данного порядка работодателя оштрафуют за нарушение трудового законодательства.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

  • трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
  • справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
  • копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
  • копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
  • копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
  • другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

  • отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
  • отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
  • копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Как заполнить документы, передаваемые сотруднику при увольнении

Документы, передаваемые сотруднику при увольнении, заполняются согласно утвержденным требованиям. Единственным исключением является расчетный лист, поскольку он формируется в произвольной форме, утвержденной локальной документацией компании.

Трудовая книжка

В трудовую книжку нужно внести запись о том, по какому основанию уволен сотрудник – указать ссылку на ТК РФ. К примеру, при расторжении договора по инициативе сотрудника указывается п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Запись в трудовой книжке по поводу увольнения вносится по стандартной схеме:

  • гр. 1 – порядковый номер записи;
  • гр. 2 – дата расторжения трудового договора;
  • гр. 3 – причина увольнения со ссылкой на норму ТК РФ;
  • гр. 4 – дата и номер приказа об увольнении.
Читайте также:
Служебная записка на приобретение канцелярских товаров: образец

Внимание! Дата расторжения трудового договора – это последний день работы. Исключение – если сотрудник не работал, но за ним сохранялось его место работы (должность).

Информация по форме СТД-Р

При увольнении сотрудника ему на руки нужно выдать выписку со сведениями по форме СТД-Р. Этот документ регламентирован Приказом Минтруда от 20.01.2022 г. № 234.

Документ выдается в день увольнения, но если увольняемый работник не может или не хочет его получать, нужно отправить сведения по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В случае, когда работник не подает заявление о выборе формата ведения трудовой книжки или подает заявление на ведение бумажной трудовой, ему не нужно выдавать СТД-Р при расторжении трудового договора. В такой ситуации при увольнении нужно передать работнику трудовую книжку и окончательный расчет.

Справка по форме № 182н

Справка о зарплате и других выплатах за два предшествующих календарных года и текущий год оформляется на основании Приказа Минтруда от 30.04.2013 г. № 182н.

В документе в разд. 3 нужно указать информацию о выплатах, с которых были рассчитаны взносы на социальное страхование (ВНиМ) в пределах лимита. В разд. 4 нужно поставить количество календарных дней по каждому исключаемом периоду – в связи с болезнью, отпуском по БиР и отпуском по уходу за ребенком.

Сведения по форме СЗВ-М

Данный отчет изначально формируется по всем сотрудникам, поэтому для выдачи информации одному работнику нужно сделать выписку из документа. За выдачу персональных сведений по другим сотрудникам (т.е. представление не выписки, а полной копии СЗВ-М) работодателя оштрафуют за нарушение по ст. 7 Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. За это возможен штраф до 75 000 руб.

Выписку из СЗВ-М для увольняемого сотрудника нужно сделать по информации за последний месяц. Данные сведения нужны в ПФР для того, чтобы принимать решение об индексации пенсии. Информация по остальным предыдущим месяцам им не нужна.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ

Этот отчет также нельзя копировать в полном виде, поскольку данные формируются в целом по всем сотрудникам. Нужно сделать выписку из документа, чтобы не нарушить законодательство по персональным сведениям и не получить штраф.

Выписку из СЗВ-СТАЖ оформляют увольняемому работнику за год, в т.ч. и за текущий (Письмо ПФР по г. Москве и Московской обл. от 03.04.2018 г. № В-4510-08/7361).

Копия разд. 3 расчета по страховым взносам

Для увольняемого сотрудника нужно подготовить копию только из разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам.

Если сотрудник уволен в текущем отчетном периоде, то его нужно указать в общем порядке в подразделе 1.1 и 1.2 приложения 1 к разделу 1, в приложении 2 к разд. 1 и в подразделе 3.1 и 3.2 раздела 3.

Если сотрудник уволен в предыдущем квартале, то его нужно указать в подразделе 3.1. Подраздел 3.2 по уволенному работнику заполнять не нужно. Выплаты по уволенному работнику нужно указать в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 по строкам «Всего начислено с начала расчетного периода».

Кроме того, если сотрудник уволен в предыдущем отчетном периоде, его нужно включить в общее количество застрахованных лиц в приложениях 1 и 2 к разделу 1 расчета по страховым взносам.

Ответственность, если нарушить сроки выдачи документов уволенному сотруднику

Если работодатель нарушит сроки передачи документов увольняемому сотруднику, то его могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ на 30 000 – 50 000 руб. Кроме того, штраф для ИП и должностных лиц компании – от 1 000 до 5 000 руб.

Если в день увольнения никак не получается вручить сотруднику документы лично в руки, то ему нужно направить уведомление. В нем написать о том, что ему надо прийти за документами либо дать согласие на их пересылку по почте. Если такое согласие будет получено, то документы можно отправить заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

При увольнении сотрудника бухгалтер зачастую сталкивается с различными вопросами по расчету окончательной суммы. Чтобы не сделать ошибки и не допустить судебного разбирательства с работником, используйте программу 1С: ЗУП. Она поможет рассчитать все суммы при окончательном расчете в соответствии с действующим законодательством.

Чтобы узнать как автоматизировать рутинные задачи, сэкономить время и снизить риск ошибок, связанных с человеческим фактором с помощью 1С:ЗУП обращайтесь к экспертам Первого Бита в вашем городе.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: