Смена генерального директора и учредителя в организации

Старый директор может быть заявителем при смене директора ООО в 2020 году

К 2020 году давно сложилась приктика смены директора ООО: Решение учредителя, нотариус, форма р14001.

Недавно, наша компания столкнулась с запросом клиента о смене директора ООО в преиод пандемии короновируса удаленным путем. На старого директора была оформлена электронная подпись, что натолкнуло на мысль проработать сутиацию в которой он смог бы подать документы. И, как и во многих ситуациях, решение оказалось проще чем можно было бы представить.

Обратимся к Федеральному Закону № 129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей”, а именно к ст. 9 Федерального закона. Заявителем может быть руководитель юридического лица. Соответсвенно, подавая данные, директор должен быть действующим на дату подачи.

Таким образом, в Решении учредителя дата освобождения от должности старого директора и наделения полномочиями нового должна быть как минимум на день позже дня подачи формы р14001. Например в решении от 01.03.2020 года указано что Иванов Иван Иванович освобождается от должности директора 03.03.2020 года, а Петров Петр Петрович назначается на должность директора с 03.03.2020 года. Само Решение с формой р14001 подает Иванов И.И. 02.03.2020 года.

Если вы подаете документы в электронном виде, идеальный вариант – когда директор подает документы вечером последнего дня полномочий, таким образом ИФНС получает документы в день, когда новый директор вступил в должность, однако подпись на них стоит старого директора, когда он был действующим руководителем. Документы подписаны уполномоченным лицом, данные о новом директоре спокойно вносятся в ЕГРЮЛ как данные действующего руководителя.

Таким образом, уходящий директор может подписать форму р14001 и подать ее в электронном виде действующей эдектронной подписью, сэкономив немного времени и денег компании.

  • 11774
  • рейтинг 2

Обеспечение обязательств: изменение законодательства и судебная практика

Споры в сфере банкротства. Практикум

Правовая система Англии/Bachelor of Laws (LLB) University of London

Комментарии (10)

Позиция очень спорная. Возможно, это проходило, в практике бывают разные случаи.

Вопрос уже был прям подробно описан в 2020 году и отражен в Письме ФНС России от 09.04.2020 N КВ-4-14/6053@ «О направлении Обзора судебной практики по спорам с участием регистрирующих органов N 1 (2020)»

1.5. На основе анализа положений законодательства о государственной регистрации суды заключили, что сообщение в регистрирующий орган о прекращении полномочий физического лица, выполняющего функции единоличного исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью, должно быть связано с наступлением факта прекращения у данного лица таких полномочий. То есть заявление по форме N Р14001, утвержденной приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@, необходимо представлять в регистрирующий орган тогда, когда полномочия указанного физического лица уже прекращены. При этом заявителем при внесении в ЕГРЮЛ изменений в сведения об обществе с ограниченной ответственностью в связи с прекращением полномочий физического лица на выполнение функций единоличного исполнительного органа общества может выступать только новый руководитель юридического лица.

Если раскручивать вопрос, то можно прийти к следующему:
– на момент заверения формы № Р 14001 у нотариуса, смена директоров еще не произошла;
– следовательно именно в этот момент сведения являются недостоверными;
– можно интерпретировать, что на момент составления документа в него внесены недостоверные сведения, а следовательно, есть основания по п. «ч» ст. 21 ФЗ-129.

Это все актуально на стадии регистрации. Если прошла такая регистрация, то явных отрицательных последствий нет. Контрагенты не заблуждались, данные о настоящем директоре содержатся в ЕГРЮЛ, а директор всё-таки считается назначенным с момента назначения ОСУ.

Поэтому, по моему мнению, такое назначение, скорее всего, будет делом невнимательности инспектора или его неопытности.

Спасибо за свежее письмо ФНС, обязательно ознакомлюсь.

Однако, описанный мною способ имеет значение и смысл больше при подаче в электронном виде, когда заявление подписывается электронной подписью старого директора (и таком образом экономятся деньги, время) и подается за день до дня смены полномочий.

Таким образом, принцип отражения в форме р14001 совершившегося факта не нарушается, так как при поступлении в регистрирующий орган, факт уже свершился.

При подаче на бумаге, как мне видится, вопрос будет решаться так же, в зависимости от даты рассмотрения заявления инспектором. От обратного: на каком основании инспектор должен отказать? Подписано не уполномоченным лицом? На момент подписания лицо было уполномочено. Недостоверные сведения? Тут да, вопрос в том, как интерпретировать – все таким на момент составления заявления или на момент его рассмотрения. Если на момент составления, то возможно. На момент рассмотрения – сведения достоверные.

Опять же, законодательная конструкция не запрещает Участникам предусмотреть при смене руководителя время поступления заявления в ИФНС, например направляя его почтой или электронно. (К вопросу о связи сообщения о прекращении полномочий с фактом их прекращения).

В итоге, все сводится к вопросу: сведения должны быть актуальны на момент подачи, на момент поступления или на момент рассмотрения заявления?

Читайте также:
Декретный отпуск и декретные при ликвидации предприятия

Если зайти с систематического способа толкования нормы права (п.1.3. ст. 9 ФЗ-129), то получается совершенно понятная картина.

а) Так, согласно п. 5 ст. 5 ФЗ-129 юридическое лицо в течение трех рабочих дней С МОМЕНТА ИЗМЕНЕНИЯ СВЕДЕНИЙ, указанных в пункте 1 настоящей статьи сведений, юридическое лицо ОБЯЗАНО сообщить об этом в регистрирующий орган.

б) Соответственно закон ставит ВОЗНИКНОВЕНИЕ ОБЯЗАННОСТИ сообщить в зависимость от МОМЕНТА ИЗМЕНЕНИЯ СВЕДЕНИЙ. Течение срока тоже начинается с этого момента.

в) Сведения о директоре поменяются только тогда, когда наступит момент указанный в решении ОСУ (пусть и с отсрочкой).

г) До этого момента сведения еще не поменялись, то есть сведения о директоре прежние. Поэтому отсутствует обязанность сообщения в МИФНС, а следовательно обязанность направления формы № Р14001.

е) Как только сведения поменялись (решение ОСУ, даже с отсрочкой), возникла обязанность сообщить и старый директор уже не директор.

ж) Новый директор – теперь директор.

P.S. Обязанность подачи возникает у ООО. Смена сведений в отношении ООО (об исполнительном органе) произойдет только в момент указанный в решении ОСУ. И только после этого ООО будет обязано уведомить регистрирующий орган, а соответственно подать Форму № Р14001, которую может подписать только новый директор.

Тут нет прямого или косвенного запрета направить сообщение в регистрирующий орган с учетом сроков его получения.
Сообщение считается доставленным с момента его поступления, если уж мы эту сторону задеваем, и сроки для регистрации ИФНС считает с момента получения форм. (то есть правовые последствия для ИФНС наступают с момента получения, хотя правовые последствия в виде исполнения обязанности для налогоплательщика с момента отправки).

Приведенные нормы не запрещают направить сообщение раньше начала течения срока (более того, как правило при подаче электронно, дата принятия решения совпадает с датой подачи формы, тогда как течение сроков у нас начинается на следующий рабочий день).

п. 5 ст. 5 ФЗ 129 так и не отвечает на вопрос, к которому все сводится – сведения должны быть актуальны на момент подачи, на момент поступления или на момент рассмотрения заявления? Он только устанавливает срок, не позднее которого сведения должны быть поданы.

Вот вам ситуация обратная, доведенная до абсурда: В решении указано назначить Иванова И.И. на должность директора. Решение подписано 01.03.2020 года, направлено вместе с формой р14001 на Иванова И.И. тем же 01.03.2020 годом. Однако, в том же решении есть еще один пункт: прекратить полномочия Иванова И.И. с 02.03.2020 года.
И вот в ИФНС приходит форма, подписанная новым директором, Ивановым И.И., на момент подачи и на момент поступления он – директор, а вот на момент рассмотрения (даты внесения сведений и записи ГРН), он уже не директор.
Как по вашему должен поступить инспектор?)

Мое мнение – все таки сведения должны быть актуальны на момент внесения соответствующей записи ГРН.

1. Ситуация, доведенная Вами до абсурда, решается согласно ФЗ-129. Произошла смена сведений о директоре. Новый директор заявил о смене. Инспектор не может не зарегистрировать. Следующее изменение по такой же схеме.

2. В предыдущем комментарии я предполагал Вашу ссылку, что п.5 ст.5 ФЗ-129 регламентирует только наличие обязанности, но не предусматривает запрета направить самим. Так в принципе поддаются логике и следующие утверждения:
– В паспорте указан пол гражданина, но нет оговорки, что только именно такой пол, значит наличие указанного в паспорте пола не исключает другого пола у гражданина.
– Иски можно подавать до нарушения права, главное, чтобы право было нарушено в момент предварительного судебного разбирательства. В п.1 ст. 4 АПК РФ не говорится на какой момент должно быть нарушено право. А в п.5 ст. 4 АПК РФ не описано детально, что это за момент передачи, может председателем судье. Усиливается это тем, что п.4 и п.5 ст. 4 АПК РФ закрепляет разные действия ОБРАЩЕНИЕ и ПЕРЕДАЧА.

Если без юмора, то по форме предписываемого поведения норма является обязывающей (предписывающей). Она не управомочивающая. Пришлось глубже копнуть в ТГП. Поэтому толкование п.5 ст.5 ФЗ-129 таким образом на мой взгляд не оправдано и не соответствует доктрине.

Тем более следует принимать во внимание, что ФЗ-129 регламентирует административную процедуру, где предполагается большая формализованность поведения.

То есть закон, регулируя процедуру, возложил ОБЯЗАННОСТЬ, он не ПРЕДОСТАВИЛ ПРАВО, как, к примеру в п.6, п.7 ст.9; п.2,4 ст.25.4; п.1 ст.25.6 ФЗ-129. Тут подход, аналогичный закрепленному в ПП ВАС РФ от 14.03.2014 N 16 “О свободе договора и ее пределах” невозможно применять, что прямо не запрещено, то разрешено.

3. Всё-таки придерживаюсь систематического толкования норм права.
Согласно ст. 17 ФЗ-129 к форме 14001 не прикладывается протокол.
В силу пункта 7.15 Требований лист “К” заявления по форме N Р14001 заполняется в отношении каждого физического лица. В случае изменения сведений о лице, имеющем право действовать без доверенности от имени юридического лица, заявление по форме N Р14001 заполняется как в отношении прежнего, так и в отношении нового руководителя (1-возложение полномочий; 2-прекращение полномочий). Поэтому, когда составлено два листа К заявитель подтверждает, что смена произошла, подтверждается достоверность это смены.
Таким образом, логика закона строится на том, что регистратор, получая форму 14001 понимает, что смена произошла. Он не может вычислить дату смены, так как закон ограничил его в праве требовать дополнительный документ, а п.5 ст.5 ФЗ-129 возложил обязанность произвести действия только после мены.

Читайте также:
Смерть в результате несчастного случая на производстве

4. Можно смоделировать разные ситуации, подходы и насколько много в них на первый взгляд рационального:
А) Регистрация длится 5 дней. Протокол может содержать сведения о том, что полномочия возникнут на 5-ый день регистрации, а регистратор сделает все в первый. В итоге, лицо в реестре без полномочий будет находиться 3 дня. Но на момент рассмотрения предполагаемого, полномочия наступили.
Б) Если форму будет подписывать старый директор, то именно в этот день она содержит недостоверные сведения, так как смена не произошла, а в ней указано, что произошла. Поэтому формально документ содержит недостоверные сведения.
В) А, что, если регистрация приостановлена и в момент приостановления смена директоров согласно решению ОСУ произошла? Действие-то не закончено. А если бы было закончено?
Г) А, что, если был отказ, он признан недействительным вышестоящим органом (по иным основаниям) и только в этот момент вступил в полномочия новый директор, согласно решению ОСУ? Отказ же недействительный, а согласно п.5 ст. 25.6 ФЗ-129 есть разлет во времени, пока решение спуститься и нужно принять новое решение регистрирующему органу.
Д) А, что, если полномочия директора будут поставлены в зависимость от иных обстоятельств (потестативные условия), а при вызове на беседу у нового директора будет подтверждение такого условия, а у регистратора опровержение?

Вот именно такие модели показывают несостоятельность разделения момента подписания заявления, подачи и принятия по нему решения. Поэтому должен быть единый подход.

Именно систематический подход, через связку п.5 ст.5, п.4 ст.9, ст.17 ФЗ-129, п.7.15. Приказа ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@, показывает необходимость последовательности действий.

1. Не решается. На момент рассмотрения заявления, новый директор уже не директор, о чем инспектор осведомлен. Недостоверные сведения, по вашему, он должен внести в егрюл?

2. Чистейшая софистика, однако есть и доля истины – если вы подали исковое в защиту нарушенного права, которое на момент подачи не было нарушено, но нарушено на момент судебного заседания, суд иск не вернет и не откажет. (предположим – вы оспариваете бездействие в виде неоказания госуслуги в установленный срок, и подаете иск в последний день окончания этого срока. Что будет? То же, что и если вы подадите после окончания срока – судья первым делом спросит, оказана ли услуг на данный момент, момент заседания).

3. Отсутствие обязанности приложить протокол или решение не имеет значение, есть ПРАВО его приложить, и инспектор его не может и не будет игнорировать, если это не обязательный документ.

Вы привязываете действие смены директора только лишь к форме 14001, но это не так. Например, новый директор подал форму, ему позвонил инспектор через пару дней, директор сообщил что к должности не приступил по тем или иным основаниям (от номинального до расторжения трудового). У инспектора появилась информация о недостоверности сведений (на момент внесения записи как раз, не на момент подачи). В заявлении откажут.

Чем это по вашему отличается от ситуации, когда такие сведения о недостоверности на момент внесения записи, инспектор получит из Решения о назначении и прекращении полномочий нового директора?

п.с. При всем при этом, вы безусловно правы в толковании задумки законодателя, однако вы пытаетесь додумать за него пробелы в законодательстве, которые позволяют подать заявление старому директору.
Я же как раз указываю на возможность альтернативного действия и его нормативного обоснования.

Пошаговая инструкция по смене директора ООО

Порядок оформления смены директора ООО в 2021 году зависит от состава учредителей компании. Если участник один, он самостоятельно принимает решение о смене руководителя. Если в компании несколько собственников, необходимо провести общее собрание и голосование, по итогам которых составляется протокол. Дальнейшие действия одинаковы для обществ с ограниченной ответственностью с любым количеством участников: нужно подготовить также форму Р13014, зарегистрировать изменения в налоговой, переоформить внутреннюю документацию, проинформировать банк и партнеров.

1. Составьте решение единственного участника или протокол общего собрания о смене директора

Если вы единственный учредитель ООО, для смены директора вам нужно составить единоличное решение.

Решение единственного учредителя ООО о смене директора

Пример решения о смене директора в ООО с одним участником – Создать решение

  • Сформировать решение автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненное решение одного участника ООО и другие документы для смены директора с инструкцией по подаче. Сформировать решение
  • Скачать шаблон решения для заполнения вручную на ПК DOCX, 384 KB
Читайте также:
Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации с работником: образец

Документ составляется в письменном виде в свободной форме. Обязательны следующие реквизиты:

  • Наименование и регистрационные данные ООО,
  • Дата и место составления решения,
  • Паспортные данные и адрес прописки учредителя,
  • Информация о прекращении полномочий действующего директора, дата и причина его увольнения,
  • Указание на назначение нового директора, дата его вступления в должность и срок трудового договора,
  • Подпись учредителя.

Если в ООО несколько учредителей, для смены руководителя нужно провести общее собрание участников, причем присутствовать должны собственники компании, обладающие не менее 50% голосов. На собрании проводится голосование по вопросам увольнения действующего руководителя и назначения нового. Для принятия решения за нового директора должно проголосовать большинство участников собрания, если иное не установлено уставом организации. По итогам собрания необходимо составить протокол.

Протокол общего собрания учредителей ООО о смене директора

Пример протокола о смене руководителя ООО – Создать протокол

  • Сформировать протокол автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненный протокол общего собрания участников ООО и все нужные документы о смене руководителя с инструкцией по подаче. Сформировать протокол
  • Скачать бланк протокола собрания учредителей для заполнения вручную на ПК DOCS, 41 KB

В протоколе должны быть те же реквизиты, что и в решении единственного участника ООО, а также следующие данные:

  • Сведения о председателе, секретаре и лице, ответственном за подсчет голосов,
  • Повестка собрания (как минимум, два пункта — прекращение полномочий действующего руководителя и назначение нового),
  • Результаты голосования по каждому пункту повестки,
  • При наличии учредителей, не согласных с общим решением, информация о них (по их требованию),
  • Информация о лице, ответственном за подачу заявления по форме № Р13014 и заключение трудового договора с новым директором.

2. Увольте директора и примите на работу нового руководителя ООО

Директор ООО является наемным работником (даже в том случае, если в этом качестве выступает учредитель компании). Для передачи ему соответствующих полномочий нужно не только решение собственников компании, но и правильно оформленные трудовые отношения.

При смене руководителя общества с ограниченной ответственностью проследите, чтобы приказы об увольнении предыдущего директора и о приеме на работу нового были выпущены в один день. Так вы избежите пересечения их полномочий и отсутствия в компании действующего руководителя.

Если вы отказываетесь от работы с прежним директором до окончания срока его трудового договора, не забудьте расторгнуть контракт. С новым директором подпишите трудовой договор.

3. Внесите изменения в устав организации – при необходимости

Новая редакция устава и лист изменений к нему – документы, равные по юридической силе. Отличаются они лишь формой.

Сведения о директоре не обязательно должны содержаться в уставе общества. Поэтому вам понадобится подготовить один из этих документов, только если такая информация есть именно в вашем уставе. В ином случае – не меняйте учредительный документ при отсутствии иных изменений в ООО.

Если графы о личности руководителя присутствуют в уставе ООО, для их смены может быть достаточно листа изменений к уставу. Если кроме смены директора, о котором есть упоминание в уставе, вы вносите другие изменения, проще составить новую редакцию устава.

В листе изменений укажите, какой пункт устава вы меняете, и приведите его новую формулировку. Лист изменений станет приложением к действующему уставу, после регистрации изменений их нужно будет хранить и представлять вместе.

Новая редакция полностью заменит прежний устав. Все положения устава нужно будет изложить в ней полностью, включая те, которые вы не меняете. После регистрации изменений старая редакция перестанет действовать. Не сшивайте новую версию устава перед подачей в инспекцию: в налоговой документ будут сканировать постранично.

4. Подготовьте заявление по форме № Р13014

При смене директора заявление в инспекцию нужно составить по форме № Р13014.

Подпись заявителя должна быть заверена нотариально, если только документы подаются не в электронном виде. Во втором случае заявление будет подписано ЭЦП. Нотариусу для заверения формы понадобятся устав, ОГРН и ИНН компании, дополнительно иногда нужна выписка из ЕГРЮЛ – узнайте полный перечень документов у нотариуса заранее.

Образец заполненного заявления Р13014 при смене директора ООО

Пример заявления Р13014 при смене руководителя – Создать заявление

  • Сформировать заявление автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненное заявление Р13014 и все другие документы для смены руководителя ООО с инструкцией по подаче. Сформировать заявление
  • Скачать шаблон Р13014 для заполнения вручную на компьютере XLS, 384 KB
  • Скачать бланк Р13014 для печати и заполнения от руки PDF, 1,2 МB

При заполнении Р13014 не нужно распечатывать и заполнять все листы. Подготовьте только те, которые относятся к вашим изменениям.

Читайте также:
Дают ли больничный при бронхите и сколько дней он длится

При смене директора в организации нужно заполнить:

  • Титульный лист. Данные об ООО в него вносятся так же, как они указаны в выписке из ЕГРЮЛ. В пункте 2, выбирая причину представления заявления, укажите подходящий код:
    • “1” – внесение изменений в устав и изменение сведений в ЕГРЮЛ. Если данные о директоре содержатся в уставе ООО,
    • “2” – внесение изменений в сведения об ООО только в ЕГРЮЛ. Если в уставе нет данных о руководителе.
  • Лист И. Готовится два экземпляра этого листа с заполнением подходящих полей: на нового и прежнего директора.
  • Лист Н на заявителя. Заявителем будет новый директор или его представитель.

5. Подайте документы в налоговую инспекцию

Заявление по форме Р13014, решение одного участника/протокол общего собрания учредителей, устав или лист изменений к нему (при необходимости), квитанцию об оплате госпошлины (при желании) нужно подать в инспекцию в течение трех дней с момента принятия решения о смене директора. За пропуск этого срока может грозить административный штраф. Инспектор может запросить также приказ о назначении нового директора для проверки соблюдения срока.

Заявителем может быть руководитель общества с ограниченной ответственностью или иное лицо, имеющее право без доверенности действовать от его имени.

Подать документы можно любым удобным для вас способом:

  • Непосредственно в ФНС или МФЦ,
  • Через онлайн-сервис налоговой при помощи ЭЦП,
  • По почте ценным письмом с описью вложений. Или курьерской доставкой – доступно только для Москвы,
  • Через нотариуса. Нотариус подпишет заявление своей ЭЦП и направит через онлайн-сервис ФНС.

Уведомлять о смене директора ПФР, ФОМС и ФСС не нужно.

Госпошлина за регистрацию изменений по форме Р13014 составляет 800 рублей. Сформировать квитанцию и оплатить пошлину можно в онлайн-сервисе ФНС.

6. Проверьте правильность внесения изменений в ЕГРЮЛ

Налоговая внесет новые данные в ЕГРЮЛ в течение 5 дней после подачи заявления. По истечении этого срока вы получите уведомление о внесении изменений. Проверьте, правильно ли внесены все сведения о новом руководителе.

7. Проинформируйте об изменениях в ООО банк и партнеров

После того, как в ЕГРЮЛ были внесены измененные сведения об ООО, выполните ряд действий:

  • Сообщите банку о назначении нового директора. Для изменения его данных предоставьте следующие документы:
    • Выписку из ЕГРЮЛ и копию уведомления о внесении изменений в реестр,
    • Решение одного участника или протокол общего собрания о смене директора,
    • Приказ о назначении нового руководителя общества,
    • Карточку с образцами подписей нового директора,
    • Некоторые банки запрашивают ИНН, ОГРН организации и устав.
  • Уведомите партнеров о смене руководителя. Вы можете сделать электронную рассылку или поприветствовать клиентов от имени нового руководителя на сайте компании. Вы не обязаны делать такое уведомление, но это будет хорошим тоном и поможет избежать недопониманий в работе.

Договоры, заключенные от имени предыдущего директора, заново заключать не нужно.

Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию

Итак, одна из сотрудниц организации вышла замуж и поменяла фамилию. Теперь нужно сменить ее персональные данные в учете, оформить новый СНИЛС и изменить сведения на титульном листе трудовой книжки. Далее обо всем по порядку.

Заявление о смене фамилии

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

Вот примерный образец такого заявления:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И

от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

  • копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
  • копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

СНИЛС

Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.

Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.

Издание приказа

Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:

Читайте также:
Сотрудник не хочет идти в отпуск — что делать

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 12.02.2018

На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор /И.И. Иванов/

В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

Исправление фамилии в трудовой книжке

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

  • старая фамилия перечеркивается одной чертой;
  • рядом вносится новая;
  • на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

Немного об ответственности

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

  1. Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
  2. В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
  3. Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?

Ответим на все вопросы по порядку.

Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ

«персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа – «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Читайте также:
Справка о профпригодности для трудоустройства: виды, форма

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

– изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

– указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

– одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

– ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2021 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Что делать кадровику, если сотрудник сменил фамилию:

  1. Принять заявление о корректировке данных в документах.
  2. Зачеркнуть одной чертой старые Ф.И.О. в трудовой книжке.
  3. Написать сверху новые.
  4. Указать основания для исправления.
  5. Заверить исправленную запись подпись и печатью.
Читайте также:
Социальное партнёрство в сфере труда – сущность, особенности, принципы

Трудовая книжка — главный документ о стаже

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.

Законодательная база по изменению личных данных работников

Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности. Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • Ф.И.О.;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:

  • перемена фамилии вследствие замужества или развода;
  • смена персональных данных по другим причинам;
  • ошибки в написании фамилии.

Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.

Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке

При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись, расшифровку и печать организации.

Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать. Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

Читайте также:
Служба охраны труда в организации: что это, основные задачи

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ , которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.

Новая фамилия — новые документы

Чаще всего смена фамилии происходит в связи со вступлением в брак или его расторжением. Однако поменять ее возможно и при других обстоятельствах. При этом вы имеете право требовать внесения за свой счет изменений в документы, оформленные на прежнюю фамилию . Некоторые документы подлежат замене или корректировке в обязательном порядке. Разберемся, что это могут быть за документы.

Паспорт

Паспорт удостоверяет личность гражданина. Его необходимо заменить при смене фамилии. Сделать это следует в течение одного месяца со дня регистрации перемены фамилии в ЗАГСе. К примеру, при заключении брака этим днем будет являться день его регистрации. По истечении этого срока паспорт на старую фамилию станет недействительным и может быть изъят уполномоченным должностным лицом .

Обратите внимание!
Использование недействительного паспорта может повлечь административную ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа в размере до 4 БВ.

Справочная информация
Размер базовой величины составляет 23 бел. руб.

Для замены паспорта вам необходимо представить следующие документы :

— 4 цветные фотографии размером 40×50 мм, соответствующие возрасту (одним листом);

— свидетельство о рождении ребенка, не достигшего 18-летнего возраста;

— ваше свидетельство о рождении;

— свидетельство о заключении брака, если вы в нем состоите;

— свидетельство или копия решения суда о расторжении брака, если брак расторгнут;

— свидетельство о перемене фамилии;

— документ, подтверждающий уплату госпошлины.

На заметку
При уплате госпошлины через ЕРИП представлять платежный документ не требуется. Достаточно сообщить учетный номер операции .

По общему правилу госпошлина за замену паспорта в общем порядке составляет 1 БВ, а срок его изготовления — в течение месяца со дня подачи заявления. Чтобы паспорт был готов в течение 15 дней (ускоренный порядок), дополнительно необходимо уплатить еще 1 БВ, а в течение 7 дней (срочный порядок) — 2 БВ.

Указанные документы нужно представить в территориальное подразделение по гражданству и миграции ОВД (паспортный стол) по месту регистрации. Также документы может принять паспортист жилищно-строительного (жилищного) кооператива, товарищества собственников, сельского, поселкового исполнительного комитета и пр.

На заметку
Изготовить паспорт в срочном порядке можно только через паспортные столы, расположенные в г. Минске и областных центрах.

Документы на автомобиль

При смене фамилии следует обменять водительское удостоверение и талон к нему . Вместе с тем законодательство не предусматривает срок такой замены и ответственность за незамену указанных документов. Также законодательство не устанавливает недействительность водительских документов на старую фамилию. В связи с этим полагаем, что до момента замены водительских прав можно пользоваться правами на старую фамилию. При этом целесообразно возить с собой документ, доказывающий перемену фамилии. Например, свидетельство о заключении брака.

Для замены водительского удостоверения и талона к нему можно обратиться в любое экзаменационное подразделение ГАИ на территории нашей страны вне зависимости от места регистрации. По общему правилу граждане, постоянно проживающие в Республике Беларусь, представляют следующие документы :

— паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства;

— старое водительское удостоверение;

— документы об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины составляет:

— 2 БВ — за выдачу новых прав;

— 0,08 БВ — оформление заявления;

— 0,04 БВ — компьютерные услуги.

Новые права с талоном будут готовы в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления.

Если на ваше имя зарегистрирован автомобиль, при изменении фамилии в регистрационные документы следует внести соответствующие изменения. В течение 10 дней после замены паспорта вам необходимо обратиться в регистрационное подразделение ГАИ по месту жительства. По общему правилу следует представить следующие документы :

— паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства;

Читайте также:
Сокращенная рабочая неделя по инициативе работодателя

— свидетельство о регистрации автомобиля (техпаспорт);

— документы об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины составляет:

— 1 БВ — за выдачу свидетельства о регистрации автомобиля (техпаспорта);

— 0,5 БВ — выдачу документа (сертификата) о прохождении техосмотра;

— 0,08 БВ — оформление заявления;

— 0,04 БВ — компьютерные услуги.

Срок выдачи измененных документов — 10 рабочих дней со дня подачи заявления.

На заметку
По желанию владельца транспортного средства договор страхования гражданской ответственности может быть переоформлен в связи со сменой фамилии. Для этого в страховую организацию необходимо представить заявление с приложением страховки и копии документа о смене фамилии. В течение 3 рабочих дней после подачи документов взамен прежней страховки будет выдана новая .

Работа и бизнес

Если вы работаете по найму, важно уведомить нанимателя о смене фамилии и представить ему документы, свидетельствующие об этом. Это необходимо для того, чтобы наниматель:

1) внес изменения в вашу трудовую книжку. Они могут вноситься на основании любого документа, свидетельствующего о смене фамилии: нового паспорта, свидетельств о заключении, расторжении брака и пр. Законодательством не установлен срок подачи нанимателю документов для внесения изменений в трудовую книжку. Однако такой срок может быть прописан в вашем трудовом договоре или локальных документах организации;

2) заменил ваше свидетельство государственного социального страхования. Для этого вам следует в течение месяца со дня получения нового паспорта предъявить его работодателю. Старое страховое свидетельство также необходимо отдать работодателю для возврата в органы соцзащиты .

Обратите внимание!
Если вы не работаете по найму и уплачиваете взносы на социальное страхование самостоятельно, вы обязаны сами подать в органы соцзащиты форму ПУ-1 (тип формы — изменение анкетных данных). Сделать это следует в течение месяца со дня получения паспорта на новую фамилию. При этом страховое свидетельство подлежит замене. В течение месяца со дня приема органом соцзащиты формы ПУ-1 вы получите новое страховое свидетельство, а старое необходимо сдать в органы соцзащиты .

Индивидуальный предприниматель обязан обратиться за внесением изменений в свидетельство о госрегистрации в местный исполнительный орган по месту жительства, в котором он зарегистрирован в качестве ИП. Это следует сделать в месячный срок после смены фамилии, представив следующие документы :

— оригинал свидетельства о госрегистрации на старую фамилию;

— оригинал либо копию платежного документа об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины равен 0,25 БВ. Новое свидетельство о госрегистрации будет готово не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи документов .

Обратите внимание!
Непредставление или несвоевременное представление в регистрирующий орган документов для внесения изменений в свидетельство о госрегистрации индивидуального предпринимателя влечет штраф до 20 БВ .

Военный билет

Если вы военнообязаны, не следует забывать о военном билете. Этот документ подлежит замене в связи с изменением фамилии на основании заявления установленной формы и нового паспорта в районном военном комиссариате >.

Обратите внимание!
Гражданин, состоящий на воинском учете, обязан сообщить о смене своей фамилии в соответствующий орган воинского учета по месту жительства. Сделать это необходимо в недельный срок после смены фамилии .

Договорные отношения

Гражданин обязан принять все необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о смене фамилии . Это необходимо, чтобы должники и кредиторы могли беспрепятственно исполнять свои обязанности или реализовывать свои права.

Во многих договорах (с банками, страховыми организациями и пр.) предусмотрено условие об обязательном уведомлении второй стороны договора об изменении фамилии. Если это условие не выполнить, договором могут быть предусмотрены различные штрафные санкции и иные неблагоприятные последствия. Поэтому рекомендуем тщательно ознакомиться с условиями всех ваших договоров и своевременно уведомить заинтересованных лиц о смене фамилии.

Действия работодателя при необходимости внесения новых сведений о работнике в трудовую книжку в случае отсутствия места для заполнения на внутренней стороне передней обложки

Детализированная инструкция

Ознакомьтесь с требованиями к порядку внесения сведений о работнике в трудовую книжку

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Читайте также:
Cправка о временной нетрудоспособности работника: образец

В соответствии с п. 9 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

В соответствии с Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати) (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если возникла необходимость внесения изменений и дополнений на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, перейдите к шагу 2.

Получите документы, на основании которых должны быть внесены изменения и дополнения

Для внесения новых сведений о работнике на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работодателю предоставляются определенные документы (их заверенные копии), на основании которых возможно внести изменения и дополнения.

Могут быть представлены следующие документы (в зависимости от того, какие именно сведения должны быть внесены в трудовую книжку): паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т.д.

Если документы представлены, перейдите к шагу 3.

Внесите сведения в трудовую книжку работника

На основании представленных документов внесите в трудовую книжку соответствующие сведения с обязательным указанием ссылок на эти документы. Примечание 1.

При изменении фамилии (имени, отчества, даты рождения) внесите новые сведения на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество, дата рождения) и записываются новые данные.

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Признание недействительным, например, диплома о высшем образовании работника фиксируется новой записью без зачеркивания ранее сделанной записи о получении им такого образования и реквизитов соответствующего диплома.

Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

При отсутствии места для заполнения (например, для указания ссылок на документы, в соответствии с которыми производятся записи об изменениях в трудовой книжке) необходимые записи могут быть произведены на внутренней стороне передней обложки, а в случае отсутствия места для заполнения и на ней возможно использовать внутреннюю сторону заднего листа обложки трудовой книжки.

Необходимо иметь в виду, что оформление трудовых книжек и вкладышей к ним носит возмездный характер. В частности, п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлено, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на их приобретение, за исключением:

– случая оформления дубликата трудовой книжки взамен утраченной при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;

– случая неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника. Примечание 2.

Примечание 1: отказ работодателя либо его бездействие при необходимости внесения в трудовую книжку новой записи в соответствии с правилами заполнения трудовых книжек будет являться нарушением трудового законодательства. Работник имеет право обратиться в суд.

Примечание 2: в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: