Нужна ли голограмма в трудовой книжке, куда клеить

Зачем нужна в трудовой книжке голограмма, обязательна она или нет, куда клеить

Уже более восьми лет Гознак изготавливает голограммы для документов. Среди них есть и наклейка для бланка трудовой. В трудовой книжке голограмма была задумана как защита от незаконных правок или удаления записей. Но многие работодатели и по сей день используют трудовые без голограммы. Рассмотрим подробнее, является ли данная наклейка обязательной и можно ли обойтись без нее.

Все о трудовой книжке

Законодательные акты РФ регламентируют обязательный порядок оформления бланка трудовой для каждого сотрудника, устраивающегося на постоянную работу. Работодатель обязан заполнить трудовую, если для сотрудника это является основным местом работы.

Раньше трудовые должны были заводить только организации, теперь же и индивидуальные предприниматели должны заполнять этот документ. За вносимыми записями должны следить как отел кадров, так и сам работодатель, ведь процесс признания записи неверной довольно затратный по времени и в финансовом плане.

За вносимую информацию должен отвечать и владелец книжки, а вот за голограмму сотрудник не отвечает. Это только работодатель решает, клеить ее или нет.

Что такое голограмма

Голографическая наклейка появилась задолго до появления трудовых. Раньше она подтверждала подлинность составления королевских актов. На данный момент голограмма также призвана подтвердить подлинность сделанных записей.

Гознак начал вкладывать в бланки трудовых лист с шестью голограммами. Инструкция к наклейкам говорит о том, что они могут быть вклеены в трудовую под записью организации (например, в месте, где ставится печать компании) как еще одно подтверждение того, что все записанное было сделано организацией, а не самим работником.

Наклейка имеет круглую форму, диаметром не больше 1,5 см. Голограмма имеет переливающуюся структуру, она оформлена на глянцевой бумаге. В середине изображен двуглавый орел.

В трудовой книжке голограмма может применяться только один раз. И если она наклеена неверно, то отклеить ее невозможно. Поэтому работать с ней нужно предельно внимательно.

О чем говорит закон

Зачем в трудовой книжке голограмма, может объяснить только официальное письмо от Гознака. Потому как даже несмотря на то, что голограммы вкладываются отдельным листом в трудовые, ни один из законодательных актов не прописывает условия применения этих наклеек.

Следовательно, письмо от Гознака – это не только инструкция по использованию голограмм, но и единственный официальный документ, говорящий об их существовании. Также это письмо можно найти на сайте Гознака.

Обязательно ли клеить

Обязательна ли голограмма в трудовой книжке? Нет. Пока законодательно не установлены правовые акты, обязывающие клеить голограммы, данное право оставляет за собой работодатель.

Подобная наклейка – это всего лишь способ защитить документ от подделывания. И если у гражданина трудовая книжка не содержит голограмм, это не значит, что она недействительна. Следовательно, все записи в ней так же действительны, как и в том документе, где есть голограмма.

Где взять голограмму

Купить наклейки самостоятельно невозможно, их не продают просто так. Лист с голограммами приобретается руководителем организации вместе с трудовыми книжками. А точнее трудовая книжка нового образца уже идет вместе с вкладышем с наклейками. Поставляет их Гознак или уполномоченные организации, имеющие лицензию и сертификат на продажу подобного рода документов.

Конечно, гражданин может и самостоятельно приобрести трудовую, но есть вариант, что сторонняя организация продаст документ ненадлежащей формы.

С какого года используется

Впервые о введении голограмм на документе официального трудоустройства заговорили еще в 2007 году, но первые трудовые с наклейками стали появляться только в 2008. И с тех пор нет еще ни одного официального документа, который бы регламентировал обязательность использования подобных голограмм.

Голографическая наклейка до сих пор ставит в тупик многих работодателей и сотрудников отдела кадров. Кто-то их не использует, а кто-то старательно вклеивает в бланк. При этом оставшиеся наклейки должны быть переданы сотруднику при увольнении вместе с книжкой.

Особенности вклеивания

В трудовой книжке голограмма является своеобразной защитой персональных данных, что на сегодняшний день довольно актуально. Но при наличии такой защиты возникает целесообразный вопрос – куда ее приклеивать?

К сожалению, нет ни одного официального документа, который бы регламентировал правила вклеивания. Поэтому приходится ориентироваться на письмо от Гознака. Куда клеить голограмму в трудовой книжке? На титульном листе или на вкладыше трудовой в строго определенных местах. Сюда относятся:

• номер бланка;
• строка, где ставится подпись уполномоченного лица;
• место для печати;
• строка, где ставится подпись владельца трудовой книжки.

Клеить голограмму нужно аккуратно, так как некорректное наклеивание защиты может привести к порче бланка. Если голограмма наклеена неровно, не стоит это исправлять, так как сама наклейка может испортиться: порваться или расслоиться, что приведет к необходимости замены всей трудовой книжки. А это трата времени и денег работодателя.

Общие правила

В трудовой книжке голограмма может быть наклеена по определенным правилам, составленным Гознаком. К данным правилам можно отнести следующее:

1. Наклеивать голограмму имеет право только руководитель организации или уполномоченное лицо. Данная процедура может быть проведена только после заполнения титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней.
2. Наклейка должна наноситься на первую страницу трудовой или бланка вкладыша. Голограмма защищает подлинность подписи сотрудника и руководителя, номера бланка или вкладыша к нему, печати компании, а также другие личные данные, которые указаны в документе.
3. Прежде чем фиксировать наклейку, следует проверить место, куда клеить голограмму в трудовой книжке, и удостовериться, что оно верное. Такие знаки должны быть нанесены четко на защищаемый объект. И самое главное – голограмма должна быть приклеена правильно: рисунок не должен лежать боком или быть вверх ногами, сама наклейка должна клеиться ровно, без складок. Если же такое произошло, голограмму лучше не трогать, иначе можно испортить весь документ.
4. Голограмма используется однократно. Всякое действие с защитной пленкой после ее нанесения делает саму голограмму недействительной, а трудовую книжку испорченной и подлежащей уничтожению с выдачей ее дубликата. Если при подготовке к приклеиванию голограмма была испорчена, лучше взять следующую наклейку, чем потом переделывать весь бланк трудовой.

Неизвестно, сколько еще времени голограмма будет экспериментом. Ведь такая защита наверняка показывает, что сделанные записи в трудовой книжке являются истинными и их сделали в организации. Следовательно, все сведения в подобном документе будут правильными и подтверждающими истинный трудовой стаж конкретного сотрудника.

Несмотря на то что ни в одном законодательном акте не прописана обязанность кадрового сотрудника вклеивать голограмму, многие кадровики все-таки решают использовать данный защитный знак. И, скорее всего, это правильное решение.

Но в любом случае, и трудовая книжка без голограммы, и трудовая нового образца (поставляемая уже с защитной пленкой) будут считаться оригинальными документами, подтверждающими рабочий стаж сотрудника. И ни одна инстанция пока что не имеет права делить трудовые на «правильные» (с голограммой) и «неправильные» (без наклейки).

Куда клеить голограмму в трудовой книжке?

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж. В ней отображается вся информация обо всех местах работы и занимаемых должностях за все время трудовой деятельности гражданина России. Встречаются попытки подделать данные трудового стажа на более выгодные, некоторые же пытаются изменить причину увольнения.

Для борьбы с подделками ФГУП «Гознак РФ» уже больше десяти лет выпускает специальную голограмму, которая предохраняет данные от подделки. О том, что это такое, и как при помощи нее защитить данные трудовой книжки, пойдет речь в этом материале.

Что такое голограмма для трудовой книжки?

Голограмма — это глянцевая, переливающаяся бумага, на которой изображен двуглавый орел, являющийся официальным символом России. Она имеет круглую форму и не превышает двух сантиметров в диаметре. Наклейка предназначена для одноразового вклеивания в документ. Приклеить голограмму можно только один раз на бланк документа, оторвать без повреждений не получится.

Голограмма не продается отдельно, а идут в комплекте вместе с бланком трудовой книжки, относятся к защищенным видам полиграфической продукции.

Образец голограммы

Зачем она нужна?

Наклейка в виде голограммы для трудовой книжки была создана ФГУП “Гознак РФ”, чтобы дополнительно защитить от возможных попыток поделки данных со стороны владельца или третьих лиц. Существует две основные функции, которые выполняет голограмма:

• подтверждение подлинности трудовых книжек;
• защита от несанкционированных исправлений.

Когда начали использоваться?

Трудовые книжки нового образца в которых предусмотрено использование голограмм впервые появились в 2008 году. Однако, до сих пор можно встретить в продаже трудовые книжки, у которых не прилагаются в комплекте набор наклеек.

Правовое регулирование

В Российской Федерации не существуют законодательных актов, которые бы регулировали область применения голограмм для защиты трудовых книжек от несанкционированных изменений. Единственным официальным документом, регулирующим порядок использования этого средства защиты, является информационное письмо ФГУП «Гознак» от 27.01.2007 года. Оно же по совместительству является инструкцией.

Ни в каком нормативно-правовом акте не говорится о том, что данное средство защиты является обязательным для использования, соответственно применять его можно по желанию работодателя.

Трудовая книжка без голограммы имеет такую же юридическую силу.

Куда клеится голограмма в трудовой книжке?

Четко прописанных правил относительно использования голограммы не существует, однако, среди кадровых работников принято использовать устоявшуюся практику, в которой есть места, куда чаще всего размещаются наклейки.

Особенности

Существует несколько особенностей вклеивания голограммы в трудовую книжку:

1. Чаше вклеивание голограммы осуществляется на титульный лист трудовой книжки или вкладыша к ней.
2. Наклейка размещается в местах защиты от подделки, согласно рекомендациям ФГУП «Гознак», защищаться от подделки может:

• присвоенный номер трудовой книжки;
• печать организации, оформившей трудовую книжку;
• подпись работника;
• подпись работодателя или работника отдела кадров.
• другие идентификационные данные на усмотрение кадрового работника или директора организации.

1. Непосредственно перед нанесением наклейки нужно убедиться в том, что она попадает именно на те элементы, которые нужно защитить. Голограмма не должна иметь складки после вклеивания.

Важно! Не рекомендуется использовать наклейки в которых имеет брак. Все они делают документ недействительным.

1. Голограмма должна быть наклеена в вертикальном положении, она не должна быть перевернута на бок или вверх ногами.
2. Клеить голограмму должен строго работник организации, имеющий на это полномочия.
3. В случае неудачного вклеивания голограммы может потребоваться замена всей трудовой книжки.
4. Допускается наклеивание от одной до шести наклеек в одну трудовую книжку. Большее количество размещать, согласно письму ФГУП «Гознак» нельзя.
5. Голограммы должны размещаться только в трудовых книжках нового образца, где для их размещения имеются специально отведенные места.

Пример использования наклейки

Куда не стоит клеить наклейку?

Несмотря на то, что законодательно никак не регулируются места, на которые клеится голограмма, есть области, где нежелательно размещать наклейки. Эти средства защиты лучше не клеить в области, где указаны:

• сведения об образовании работника;
• информация о полученной им специальности или профессии.

Где взять голограмму для трудовой книжки?

Как уже было отмечено выше, голограммы распространяются только вместе с трудовыми книжками. Поэтому единственным способом добыть необходимое количество голограмм является покупка новых бланков трудовых книжек. К каждому новому бланку прилагается 6 наклеек. Реализация этой продукции разрешена далеко не всем организациям. Для распространения трудовых книжек допускаются организации:

• у которых действует договор с ФГУП «Гознак» или с его официальными посредническими организациями;
• имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией, а также с бланками строгой отчетности.

Во избежание ошибки при выборе поставщика трудовых книжек можно зайти на сайт Гознак и ознакомиться с полным перечнем распространителей этой продукции в разделе « Порядок обеспечения бланками трудовой книжки ». Здесь также доступна информация о контактных данных для связи. Связавшись с ними можно узнать обо всех точках розничной торговли, которые находится ближе всего.

Небольшая популярность этого средства защиты трудовой книжки и не частое использование среди кадровых работников, а также неопределенность в сфере законодательного регулирования его использования, формируют туманные перспективы относительно будущего голограмм.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке?

Трудовая книжка — документ очень важный для каждого работающего человека. При этом он практически не имеет защитных вкладок, а так же не отмечается никакими государственными печатями — штампы в нем ставят только организации. В целом, угрозы это не создает, так как трудовая для третьих лиц кроме самого работника бесполезна.

Но это не значит, что к своей трудовой нужно относиться халатно — её необходимо по возможности защищать собственными силами. И сделать это можно с помощью наклеек — голограмм. О них и пойдет речь в нашей статье.

Что это за наклейки и зачем они нужны?

Уже достаточно большой срок по всей России Госзнаком выпускаются небольшие наклейки, которые позволяют обеспечить дополнительную защиту документам. Внешне они напоминают тонкую пластинку из фольги, но на самом деле это пленка, которая при различных углах падения света проявляет разную картинку.

Преимущества такой наклейки очевидны — она заметна, на ней прекрасно пропечатываются штампы (писать на ней при этом проблематично), а самое большое её достоинство состоит в том, что её нельзя удалить полностью без следов. При этом доступ к таким наклейкам имеют далеко не все.

Задачи таких наклеек просты — они должны подтвердить подлинность бумаг, подписей, печатей и прочего. В трудовых они используются для защиты от подделок, внесения записей самим владельцем и фиксации особо важных записей.

Сразу же ответим на еще один очень важный вопрос: А нужны ли наклейки с голограммой вообще? Нет, их использование не обязательно, но крайне рекомендовано. При этом ни один нормативный акт не содержит четкий перечень рекомендаций к применению, ,но при этом имеются четкие правила расположения наклеек.

Как клеить наклейку?

Начнем с того, что наклейку может наклеивать только уполномоченный представитель работодателя. В большинстве случаев это либо руководитель отдела кадров, либо главный менеджер. Самостоятельное нанесение наклейки может привести к тому, что книжку придется менять на новую. Стоит учесть, что голограмма достаточно крупная (около 2см в диаметре), и поэтому клеить её надо аккуратно чтобы не заклеить важные сведения или другие поля. Перейдем к общим рекомендациям:

Стрелками обозначены места, куда можно клеить

На титульном листе голограммой можно защитить данные, которые останутся неизменными при любых обстоятельствах. К ним относятся: подпись уполномоченного сотрудника, составлявшего титульный лист, номер самой трудовой книжки, имеющиеся печати и штампы, дата регистрации и составления трудовой;

На остальных листах голограммой можно защитить документы — основания, штампы организаций и особо важные поправки в трудовую книжку;

При нанесении пленки — голограммы следует полностью перекрыть защищаемый элемент. Но это не всегда возможно, и поэтому если площади пленки недостаточно то лучше охватить ей как можно больше элементов. При этом клеить одну пленку на другую строго запрещено;

Во время нанесения следует быть осторожным, так как наклейка, нанесенная не ровно, со складками, разрывами или перекрывающая собой посторонние элементы, может считаться недействительной;

Одну и ту же пленку нельзя использовать дважды, а так же убирать уже наклеенную голограмму.

Как видите, комментарии достаточно общие, но при этом достаточно строгие. Но следует помнить, что используются наклейки по желанию, так что если у вас нет необходимости что — то заверять, то можно обойтись и без них. Но самые важные записи и титульный лист лучше все таки защитить.

Трудовая книжка Нужна ли голограмма в трудовой

Законодательством Российской Федерации предусмотрена необходимость наличия у каждого официально устроенного гражданина трудовой книжки. Данный документ служит для отображения информации о рабочем процессе и стаже его владельца. Чтобы обеспечить сохранение подлинности имеющихся сведений, правительство разрабатывает все более сложные защитные элементы, предотвращающие фальсификацию. Одним из них является необычный многослойный стикер. Несмотря на то, что повсеместно применяются определенные правила, куда клеится голограмма в трудовой книжке, порядок ее практического использования законодательством до сих пор не утвержден.

Для чего используются голографические наклейки

Пройти мимо голографической наклейки невозможно – яркий переливающийся всеми оттенками радуги стикер привлекает внимание детей и взрослых. Он представляет собой тонкую пленку, на которую нанесен 3D рисунок, меняющий свой цвет в зависимости от угла просмотра. Такая особенность основана на физическом свойстве преломления световых лучей.

Голограммы начали применять давно, сейчас они получили распространение во всех сферах торговли и маркетинга. Яркие стикеры являются гарантом подлинности товаров. Каждый производитель старается использовать неповторимый голографический рисунок с целью подтверждения оригинальности выпускаемого продукта.

В последние годы все чаще голографическая ламинация используется для подтверждения подлинности документов. Дипломы, сертификаты и другие бланки вызывают больше доверия, если на поверхности имеется переливающаяся наклейка. Сейчас их можно встретить на билетах, страховых полисах различного профиля, в медицинских книжках и прочих бумагах, имеющих особое назначение. Всем хорошо известно: защитить бланки от подделки можно посредством стандартных приемов и элементов защиты:

• штампа, печати;
• подписи уполномоченного сотрудника или руководителя;
• водяных знаков;
• специальной бумаги с невидимыми элементами.

Важно знать! Но не всегда такие меры оказываются высокоэффективными, поэтому их бывает недостаточно, чтобы обеспечить сохранность бланка-подлинника. С этой целью решено было ввести дополнительный элемент защиты – яркий переливающийся стикер.

Необходимость голограммы в трудовой книжке

На протяжении многих десятилетий основным документом, отражающим записи о количестве отработанных лет гражданина, остается трудовая книжка. Руководитель и представители профильных служб должны соблюдать некоторые рекомендации по заполнению бланков данного типа. Они изложены в соответствующих Постановлениях:

• принято Правительством РФ – № 225 от 16.04.2003 г. (Правила);
• утверждено Министерством труда и соцразвития РФ – № 69 от 10.10.2003 г. (Инструкции).

Но упоминаний о том, что голограмма на трудовой книжке должна быть обязательно, и, тем более, указаний, куда ее клеить, не содержится ни в одном из этих документов. Здесь подразумевается, что:

• запрета, так же как и распоряжения об обязательном применении стикера не существует;
• должностное лицо не обязано прикреплять эмблему при внесении записи;
• работодатель вправе принимать решение о целесообразности применения наклейки;
• трудовая книга сохраняет юридическую силу как при наличии защитного элемента, так и без него.

В нормативных документах не содержится и вопроса договоренности с сотрудником о вклеивании голограммы. Но по правилам деловой этики, согласовывать подобные действия необходимо, поскольку владельцем бланка считается он, а не работодатель.

Общие правила наклеивания голограммы

Несмотря на отсутствие законодательной базы, в целях снижения риска фальсификации «Гознак РФ» более десятка лет печатает трудовые книжки и отдельные листы, на которых имеются голографические наклейки. По первичному замыслу создателей, они были призваны обезопасить внесенные в бланк сведения о приеме, увольнении и кадровых перемещениях ее владельца. На одной бумаге напечатано шесть эмблем. Для правильного применения защитных элементов организация разместила на своем официальном сайте соответствующую разъяснительную инструкцию.

1. Перед тем, как прикрепить эмблему, необходимо определить информацию, подлежащую защитным мерам.
2. Голограмму нужно располагать строго вертикально, узор не должен быть повернут вбок, вниз.
3. Наклеивая пленку, необходимо следить, чтобы не было складок, морщин, а поверхность оставалась гладкой и ровной.
4. В каждом экземпляре допустимо использование одного либо всех элементов, которые прилагаются в виде отдельного вкладыша.
5. Применять голографические наклейки можно только в документах нового образца, имеющих строго отведенные для этого области.

Фиксируя на листке бланка защитную эмблему, следует проявлять осторожность, поскольку в случае неудачной попытки может потребоваться замена трудовой книжки.

Место наклейки

Как уже упоминалось, обязательных советов, куда приклеить голограмму в трудовой книжке, не имеется. С учетом сложившейся практики, в мерах по снижению риска фальсификации нуждается, прежде всего, титульный лист. Однако согласно инструкции ФГУП «Гознак», сохранению от подделки могут подлежать:

• основные сведения о владельце, расположенные на первой странице бланка;
• серия и номер трудовой книжки, присвоенный при приеме сотрудника на работу;
• штемпель (печать) компании, открывшей документ;
• подпись руководителя либо его полномочного представителя, а также владельца;

Защите в виде голограммы могут подлежать и другие идентификационные данные, являющиеся, по мнению директора или начальника ОК, наиболее важными. Таковыми часто становятся записи об увольнении, в которых отражены причины разрыва рудового договора. К примеру, сотрудник нарушил рабочую дисциплину и был уволен, о чем в трудовую книжку была внесена соответствующая информация, подтвержденная подписью руководителя и печатью компании. Подчиненный же, недовольный решением, может попытаться исправить сведения. При наличии голографической эмблемы сделать это будет проблематично, поскольку при отклеивании пленки часть узора остается на листке бланка.

Кто может наклеить

Согласно ст. 66 ТК РФ вся ответственность за ведение, заполнение и сохранность трудовых книжек лежит на работодателе. Личным приказом он может назначить должностное лицо либо делегировать свои полномочия конкретному сотруднику. В результате вносить изменения и подписывать имеют право как руководитель компании, так и признанный им представитель. На практике же ведением бланков занимается кадровое подразделение. Любой из его служащих вправе прикрепить наклейку в трудовой книжке, а вот куда клеить, уже укажет начальник.

Таким образом, ответственность лежит как на руководителе предприятия, так и на назначенном исполнителе. Приказ же становится объектом внимания во время проверки со стороны соответствующих служб.

Где можно взять

Голографические элементы действующего образца выпускаются исключительно для снижения риска фальсификации сведений в трудовых книжках. Поэтому они реализуются в виде вкладышей к основному документу. Отдельно купить стикеры невозможно, так же как и заказать в печатных учреждениях. Единственным вариантом приобретения голографических эмблем является покупка чистых экземпляров книг. Но и в этом случае изготовлением и продажей документов подобного типа могут заниматься не все организации, а только те, у которых:

• имеется договор с Гознаком или его официальными представителями.
• есть право производить полиграфическую продукцию защищенного типа и бланки строгой отчетности.

Прежде чем обращаться в какую-либо компанию с целью приобретения трудовых книжек, рекомендуется посетить сайт ФГУП, и ознакомиться с полным перечнем распространителей данной продукции.

Куда нельзя прикреплять

Поскольку порядок применения защитных элементов нового образца законодательно не регулируется, следует обозначить места в трудовой книжке, куда клеить голограмму не рекомендуется ни при каких обстоятельствах. Это области, охватывающие две полные строки, где содержатся:

• данные об образовании;
• сведения о профессии и специальности.

Внимание! Подобная информация не является обязательной, и способна со временем меняться: сотрудник может закончить еще один ВУЗ, овладеть новой профессией. Наличие же защитной эмблемы создаст определенные помехи для внесения изменений, что станет причиной для оформления нового бланка.

Будет ли трудовая без голограммы действительной

Сегодня в документообороте различных организаций можно увидеть бланки старого и обновленного образца. Поэтому у многих граждан возникает вопрос, считается ли отсутствие голограммы действительным или ее наличие необходимо?

На основании п. 2 Порядка обеспечения бланками ТК т вкладышей, утв. Приказом Минфина РФ от 22 .12.2003, выпуском подобной продукции занимается ФГУП «Гознак». При разработке действующих образцов были применены все возможные меры по предотвращению подделок. Поэтому они не нуждаются в дополнительных доработках. Наличие же голограммы только усилит защиту имеющихся сведений.

В наши дни вопрос о необходимости защиты трудовых книжек стикерами с голографическим рисунком пока не решен законодательно. Намерение использовать подобные средства для сохранения подлинности документов принимается руководителями самостоятельно. Необходимо знать, что данный элемент обладает важной особенностью – при попытке удалить нарушается его целостность (верхний слой отклеивается, но часть узора остается на листе бланка). Поэтому, прежде чем вклеивать его, стоит изучить общие правила применения голограммы.

Наклеивание голограммы в трудовую книжку: необходимость наличия голограммы и условия ее правильного размещения

Трудовая книжка – основной документ, содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина. Данная информация служит как для подтверждения профессиональной квалификации и компетентности гражданина при трудоустройстве, так и для определения размера трудовой пенсии по достижении им соответствующего возраста.

Таким образом, трудовая книжка является весьма важным документом, что, в свою очередь, провоцирует учащение случаев фальсификации как самих бланков, так и отраженных в них сведений. Одним из наиболее распространенных способов защиты от подделки трудовых книжек, а также фальсификации их содержимого, является наклеивание специальных голограмм.

• Необходимость защиты сведений, зафиксированных в трудовой книжке
• Голограмма в трудовой книжке: назначение и необходимость наличия
• Правильное наклеивание голограммы в трудовую книжку

Необходимость защиты сведений, зафиксированных в трудовой книжке

В соответствии с действующим законодательством РФ, основная функция трудовой книжки сводится к отражению фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

На практике наличие действующей трудовой книжки государственного образца необходимо гражданину для официального трудоустройства, оформления пенсии по достижении пенсионного возраста, оформления некоторых пособий (либо загранпаспорта) в том случае, если гражданин официально не трудоустроен.

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, в большинстве случаев – за счет организации-работодателя. Производство бланков трудовых книжек монополизировано государством. Процедуры их закупки, хранения и ведения строго регламентированы. За заполнение и хранение данных документов отвечают сотрудники кадровых служб.

Заполнение трудовых книжек осуществляется кадровиками в строгом соответствии с законодательно утвержденными правилами и нормами. Одно из основополагающих правил ведения трудовых книжек заключается в полном запрете на изменение содержащихся на титульном листе документа сведений – процедура корректировки допускается лишь в случае обнаружения фактических ошибок или неточностей.

Данный факт свидетельствует о важности вышеозначенной информации и обуславливает необходимость наличия различных механизмов защиты от возможных неправомерных действий (а также их последствий – как для физических, так и для юридических лиц и государства) в сферах кадрового делопроизводства и государственного пенсионного страхования.

В настоящее время одним из наиболее распространенных способов защиты не подлежащих изменению или корректировке сведений, зафиксированных в трудовой книжке, является наклейка специальной голограммы.

Голограмма в трудовой книжке: назначение и необходимость наличия

В рассматриваемом случае под «голограммой» подразумевается небольшая круглая наклейка с объемным голографическим изображением гербового орла Российской Федерации. В соответствии с вышеизложенным, основное назначение данной голограммы заключается в защите сведений, зафиксированных в трудовой книжке. Такую наклейку невозможно бесследно удалить, а также создать в кустарных условиях или приобрести в свободном доступе.

Парадоксальность ситуации заключается в том, что несмотря на законодательно утвержденный статус подобных наклеек, их использование не является обязательным: несмотря на ряд нормативно-правовых актов (а также официальных заявлений со стороны уполномоченных представителей Правительства РФ), утверждающих необходимость наличия соответствующей защиты для трудовых книжек, информация о фактической реализации тех или иных защитных механизмов в действующем законодательстве до сих пор отсутствует.

Таким образом, использование голограмм в трудовых книжках сугубо опционально и на данный момент зависит исключительно от внутренних кадровых регламентов организаций-работодателей. Соответственно, оформленная надлежащим образом трудовая книжка без голограммы не теряет своей юридической силы.

Правильное наклеивание голограммы в трудовую книжку

Для выполнения своей подтверждающей функции голографическая наклейка в трудовой книжке должна размещаться на титульной странице, поскольку именно там содержатся сведения, любая корректировка которых запрещена в законодательном порядке. При этом конкретное место ее размещения на титульной странице законодательством не определено.

Наиболее предпочтительные места (и расположенные на них реквизиты) для наклеивания голограммы:

• верхний правый угол титульного листа (номер трудовой книжки);
• нижний левый угол титульного листа (печать организации-работодателя);
• нижний правый угол титульного листа (подпись владельца книжки либо ответственного за ведение книжки лица).

При наклеивании голограммы следует соблюдать особую осторожность. Важно убедиться в том, что наклейка расположена ровно и правильно (не «вверх ногами»). Также недопустимо нарушение целостности голограммы либо ее деформация после приклеивания.

Важность сведений, зафиксированных в трудовой книжке, обуславливает необходимость наличия защитных механизмов, служащих как для подтверждения подлинности конкретного документа и содержащейся в нем информации, так и для искоренения случаев фальсификации (документов и означенной информации) в масштабе государства.

Одним из таких механизмов защиты является использование голографических наклеек. Наличие подобной голограммы в трудовой книжке гарантирует подлинность самого бланка документа и всей содержащейся в нем информации.

Однако, несмотря на всю значимость подобных мер, наличие голографической наклейки государственного образца на титульном листе трудовой книжки не является обязательным требованием, более того – до сих пор не утверждено на законодательном уровне.

Ежемесячная компенсация в размере 50 рублей в отпуске по уходу за ребенком

Матерям*, состоящим в трудовых отношениях на условиях найма с предприятиями, учреждениями и организациями независимо от организационно-правовых форм, и женщинам – военнослужащим, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста, положены ежемесячные компенсационные выплаты в размере 50 рублей.

*Или другим родственникам, фактически осуществляющим уход за ребенком.

Данная норма установлена Указом Президента РФ от 30.05.1994г. №1110 «О размере компенсационных выплат отдельным категориям граждан» и действует начиная с 1 января 2001 года.

Конечно, 50 рублей – это не слишком большая сумма, с другой стороны, за время отпуска по уходу за ребенком до трех лет «набежит» чуть больше 1500 руб. – сумма тоже не огромная, но и лишней для многих молодых мам она не будет.

Несмотря на то, что выплата компенсации является обязательной, в настоящее время многие ее не получают, т.к. ими не соблюдается важное условия ее получения: компенсация выплачивается только по заявлению сотрудницы. Соответственно, если заявления сотрудницы на выплату компенсации нет, то работодатель компенсацию не выплачивает и при этом ничего не нарушает.

В нашей статье будут рассмотрены:

Порядок назначения и выплаты компенсации в размере 50 рублей матерям, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста,

Источник выплаты данной компенсации и порядок налогообложения НДФЛ.

Порядок назначения и выплаты компенсации в размере 50 рублей

матерям (отцу, усыновителю, опекуну, бабушке, дедушке, другому родственнику, фактически осуществляющему уход за ребенком), состоящим в трудовых отношениях на условиях найма с организациями независимо от их организационно-правовых форм;

матерям, проходящим военную службу по контракту, службу в качестве лиц рядового и начальствующего состава в органах внутренних дел;

матерям, проходящим военную службу по контракту, и матерям из гражданского персонала воинских формирований РФ, находящихся на территории иностранных государств, в случаях, предусмотренных международными договорами РФ;

нетрудоустроенным женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организации, если они находились на момент увольнения в отпуске по уходу за ребенком и не получают пособия по безработице.

При этом не имеет значения, работает ли обращающийся за компенсацией сотрудник по основному месту работы или является совместителем.

В соответствии с положениями ст.287 ТК РФ, совместители имеют право на те же гарантии и компенсации, что и основные работники. А законодательные акты, устанавливающие особенности назначения данной компенсации не устанавливают соответствующих ограничений (в отличие от пособия по уходу за ребенком, которое можно получать только по одному из мест работы).

Для назначения (и последующей выплаты) компенсации, необходимо подать заявление о назначении ежемесячных компенсационных выплат по месту работы (службы). К заявлению необходимо приложить копию приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

Заявление составляется в произвольной форме и может выглядеть следующим образом:

«Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову М.М. от Петровой В.В.

Заявление.

На основании положений Указа Президента РФ от 30.05.1994г. №1110 «О размере компенсационных выплат отдельным категориям граждан», прошу назначить мне ежемесячную компенсационную выплату в размере 50 руб. в месяц, как матери, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста.»

В случае, если заявление подается с опозданием, его можно дополнить фразой «В том числе за 6 месяцев, предшествующих настоящему обращению».

Обратите внимание:Нетрудоустроенные лица подают заявление в орган социальной защиты населения по месту жительства.

Решение о назначении ежемесячных компенсационных выплат принимается администрацией организации в 10-дневный срок со дня поступления документов. В случае отказа в назначении ежемесячных компенсационных выплат заявитель письменно извещается об этом в 5-дневный срок после принятия соответствующего решения с указанием причины отказа и порядка его обжалования.

Ежемесячные компенсационные выплаты назначаются:

со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком, если обращение за ними последовало не позднее 6 месяцев со дня предоставления указанного отпуска.

При обращении за назначением ежемесячных компенсационных выплат по истечении 6 месяцев со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком они назначаются и выплачиваются за истекшее время, но не более чем за 6 месяцев со дня подачи заявления о назначении этих выплат (п.15 Постановления №1206).

Это означает, что если сотрудница, например, ушла в отпуск по уходу за ребенком с 01.01.2012г., а заявление о назначении и выплате компенсации написала 01.01.2013г., то ей выплатят компенсацию за предыдущие 6 месяцев (с 01.07.2012 по 31.12.2012г.) и далее будут выплачивать ежемесячно до достижения ребенком возраста 3х лет.

Выплата ежемесячных компенсационных выплат осуществляется за текущий месяц в сроки, установленные для выплаты ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет*.

*В соответствии с п.51 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009г. №1012н «Об утверждении Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей», ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается и выплачивается в сроки, установленные для выплаты заработной платы (иных выплат, вознаграждений).

В соответствии с п.4 ст.136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

При наступлении обстоятельств, влекущих прекращение выплаты ежемесячных компенсационных выплат, в частности:

увольнение работника по собственному желанию,

назначение пособия по безработице,

нахождение ребенка на полном государственном обеспечении,

лишение родителя, осуществляющего уход за ребенком, родительских прав,

выплата ежемесячных компенсационных выплат прекращается начиная с месяца, следующего за тем месяцем, в котором наступили соответствующие обстоятельства (п.17 Постановления №1206).

Так же, безусловно, основанием для прекращения компенсационных выплат является окончание отпуска по уходу за ребенком (достижение ребенком 3х летнего возраста, выход матери на работу и т.п.).

При этом, если дата окончания отпуска по уходу за ребенком до 3х лет, приходится, например, на 2 января, выплата компенсации прекращается лишь с февраля месяца. А за январь она будет осуществляться в полном размере.

В соответствии с п.18 Постановления №1206, получатели ежемесячных компенсационных выплат обязаны извещать администрацию организации обо всех изменениях, влияющих на их выплату.

Согласно п.19 Постановления №1206, назначенные ежемесячные компенсационные выплаты, не полученные своевременно, выплачиваются за прошлое время в размерах, предусмотренных законодательством РФ, на каждый соответствующий период, если обращение за их получением последовало в течение трех лет со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком.

Таким образом, мать может получить всю сумму назначенной компенсации в конце отпуска по уходу за ребенком до 3х лет.

Ежемесячные компенсационные выплаты, не выплаченные своевременно по вине работодателя, их назначающего и выплачивающего, выплачиваются за прошлое время без ограничения каким-либо сроком.

Ежемесячные компенсационные выплаты осуществляются за счет средств, направляемых на оплату труда организациями независимо от их организационно-правовых форм. То есть – за счет собственных средств работодателя.

При этом, для лиц, работающих, проходящих службу, проживающих в районах, где установлены районные коэффициенты к заработной плате, размер ежемесячных компенсационных выплат определяется:

с применением этих коэффициентов независимо от места фактического пребывания получателя в период отпуска по уходу за ребенком.

Споры по вопросам назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат разрешаются вышестоящим органом или судом в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Порядок учета компенсационных выплат в размере 50 руб. для целей бухгалтерского учета и налога на прибыль

В соответствии с положениями п.5 и п.8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», расходы на выплату компенсации в размере 50 рублей необходимо отражать:

по дебету соответствующего счета учета затрат на производство или расходов на продажу (например, по счетам 20, 23, 25, 26, 44) и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Что касается налога на прибыль, то для целей налогового учета компенсационные выплаты в ежемесячном размере 50 рублей, включаются в состав расходов на оплату труда в соответствии с положениями ст.255 НК РФ и п.4 ст.272 НК РФ.

Аналогичную позицию изложил Минфин в своем Письме от 15.09.2009г. №03-03-06/4/78:

«В соответствии с п.1 Указа Президента РФ от 30.05.1994 N 1110 “О размере компенсационных выплат отдельным категориям граждан” матерям (или другим родственникам, фактически осуществляющим уход за ребенком), состоящим в трудовых отношениях на условиях найма с предприятиями, учреждениями и организациями независимо от организационно-правовых форм, и женщинам-военнослужащим, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста, установлены ежемесячные компенсационные выплаты в размере 50 руб.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1206 утвержден Порядок назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан.

Так, п.15 Порядка предусмотрено, что ежемесячные компенсационные выплаты назначаются со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком, если обращение за ними последовало не позднее 6 месяцев со дня предоставления указанного отпуска.

На основании п.20 Порядка ежемесячные компенсационные выплаты осуществляются за счет средств, направляемых на оплату труда организациями независимо от их организационно-правовых форм.

В соответствии с положениями ст.255 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Пунктом 7 ст.255 Кодекса установлено, что к расходам на оплату труда в целях гл. 25 Кодекса относятся расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации.

Учитывая изложенное, ежемесячные компенсационные выплаты женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, состоящим в трудовых отношениях с организацией, назначаются со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком, осуществляются за счет средств, направленных на оплату труда, и учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль в соответствии со ст.255 Кодекса.»

Аналогичной позиции Минфин придерживался и ранее. Например, в своем Письме от 16.05.2006г. №03-03-04/1/451.

НДФЛ и страховые взносы с компенсационных выплат в размере 50 руб

Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ следующие виды доходов физических лиц:

Государственные пособия (за исключением пособий по временной нетрудоспособности, включая пособие по уходу за больным ребенком), а также иные выплаты и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством.

Компенсационные выплаты не облагаются страховыми взносами:

на обязательное пенсионное страхование,

на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством,

на обязательное медицинское страхование,

так как согласно п.1 ст.7 Федерального закона от 24.07.2009г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений гражданско-правовых договоров, предметом которых является:

Такой вывод изложен в Письме Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 №2519-19:

«На основании Указа Президента Российской Федерации от 30.05.1994 №1110 «О размере компенсационных выплат отдельным категориям граждан» (далее – Указ №1110) матерям (или другим родственникам, фактически осуществляющим уход за ребенком), состоящим в трудовых отношениях с организациями, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, производится ежемесячная компенсационная выплата в размере 50 руб.

Указанную выплату работодатель производит в силу обязательного предписания, закрепленного в Указе №1110, независимо от наличия или отсутствия соответствующих положений в трудовом договоре, коллективном договоре или соглашении, то есть такая выплата производится вне рамок каких-либо соглашений между работником и работодателем по поводу осуществления трудовой деятельности и социального обеспечения.

Учитывая изложенное, суммы ежемесячной компенсационной выплаты в соответствии с Указом №1110 не признаются объектом обложения страховыми взносами на основании положений ст.7 Федерального закона №212-ФЗ.»

При этом, в настоящее время нет четкого ответа на вопрос – следует ли облагать компенсационные выплаты в размере 50 руб. страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Согласно положениям ст.20.1 федерального закона от 24.07.1998г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», объектом обложения страховыми взносами признаются:

выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

При этом в законе №125-ФЗ не содержится определения «выплат и иных вознаграждений, выплачиваемых страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений».

Соответственно, трактовать эту норму можно по разному. Если в качестве облагаемых страховыми взносами выплат рассматривать только те выплаты, которые напрямую связаны с выполнением работником его трудовой функции, то компенсационные выплаты по уходу за ребенком до 3х лет, безусловно, к таким выплатам не относятся. Соответственно, компенсация не является объектом для начисления страховых взносов на страхование от несчастных случаев.

Такой же вывод можно сделать, проведя аналогию со страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование.

Однако вполне возможна (со стороны представителей ФСС) и другая позиция:

облагать страховыми взносами нужно все выплаты в пользу работников, кроме напрямую указанных в ст.20.2 Закона №125-ФЗ.

Ведь согласно п.2 ст.20.1 закона №125-ФЗ, база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в статье 20.2 настоящего Федерального закона.

Сложность заключается в том, что компенсация в размере 50 рублей, выплачиваемая матерям, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 3х лет в статье 20.2 закона №125-ФЗ не поименована.

Соответственно, если исключить данную компенсацию из базы для расчета страховых взносов на страхование от несчастных случаев, то существуют определенные налоговые риски (не слишком значительные из-за размера компенсационной выплаты).

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2022 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Кто платит декретные – государство или работодатель?

• Откуда берутся деньги на декретные выплаты
• Кто начислял и выплачивал декретное пособие работающему лицу до 2022 года
• В каких случаях оплату декрета до 2022 года получали непосредственно из ФСС
• Итоги

Откуда берутся деньги на декретные выплаты

Чтобы понять, кто – государство или работодатель – платит декретные, выясним, где формируются средства на их выплату и как они используются.

Пособие по беременности и родам относится к числу социальных выплат, финансируемых из государственного внебюджетного Фонда социального страхования (ФСС). Средства в ФСС формируются из страховых взносов, уплачиваемых работодателями с доходов работников в обязательном порядке и иными лицами добровольно. Поэтому за счет ФСС декретные выплаты осуществляются только в адрес лиц, получающих доход, облагаемый взносами по требованию закона, или уплачивающих взносы в добровольном порядке. Вместе с тем в дополнение к официально начисленным декретным некоторые работодатели доплачивают работникам за счет собственных средств.

Кто начисляет декретные выплаты? Тот, кто их фактически выплачивает. А кто платит декретные выплаты? С 2022 года это делает напрямую ФСС. Работодатель только направляет фонду сведения для расчета и назначения пособий.

Какие документы и сведения нужно передать в ФСС для оплаты декретных, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Кто начислял и выплачивал декретное пособие работающему лицу до 2022 года

До 2022 года декретные своим сотрудницам начисляли и выплачивали работодатели. А затем компенсировали эти расходы из средств ФСС.

Общая величина начисленных за отчетный период взносов уменьшалась на величину декретных сумм. А если объем текущих взносов был недостаточен для покрытия расходов на оплату декрета, то непокрытая сумма:

• засчитывалась в счет платежей следующего отчетного периода,
• возмещалась фондом.

Поскольку источником декретных являлись средства, аккумулируемые в ФСС, фонд проверял правомерность таких выплат и правильность их начисления.

Несмотря на то, что отчетность по взносам, за счет которых выплачивались декретные, подавалась в ИФНС, за возмещением работодатели обращались в ФСС. Для этого составлялся комплект обязательных документов, состоящий:

• из заявления;
• справки-расчета;
• расшифровки расходов.

Основанием для выплаты пособия был больничный, выданный на период декретного отпуска.

В каких случаях оплату декрета до 2022 года получали непосредственно из ФСС

Сам фонд тоже выплачивал декретные, однако только в определенных ситуациях:

• Регион участвовал в пилотном проекте, подразумевающем в части соцвыплат по нетрудоспособности прямое взаимодействие работника и ФСС. Роль работодателя в этом процессе ограничивалась заполнением необходимых сведений в больничном листе.
• Если у работодателя было не достаточно средств для выплаты пособия. Подробности читайте здесь.
• Выплаты женщинам, добровольно застраховавшимся в фонде. Такой шаг был возможен для лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, и ИП, которые по законодательству не обязаны уплачивать взносы на страхование по нетрудоспособности и материнству с получаемых доходов (подп. 2 п. 3 ст. 422, п. 6 ст. 430 НК РФ).

Итоги

Средства, предназначенные для соцвыплат (в частности, для оплаты декретных), аккумулируются в ФСС. Поступают они туда в виде взносов работодателей с доходов работников и платежей лиц, застраховавшихся в фонде добровольно. С 2022 года ФСС не только аккумулирует средства, но и сам выплачивает пособия будущим мамам.

Каков размер пособия по беременности и родам в 2022 году, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.