Использование личного автомобиля в служебных целях – заправка ГСМ, НДФЛ, для ИП

Компенсация ГСМ в 2022 году: кому, что и как компенсировать

Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2022 году

  • Понятие ГСМ
  • Что такое путевой лист
  • Учет расхода ГСМ в путевом листе
  • Бухгалтерский учет ГСМ
  • Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
  • Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
  • Пример списания ГСМ по путевым листам
  • Итоги

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2022 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

  1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
  2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
  3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
  4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

С 01.09.2022 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2022 № 9.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Читайте также:
Средняя зарплата учителей

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 “Запасы”.

Важно! С 2022 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 “Запасы” (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.
Читайте также:
Средняя зарплата тракториста

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Исполнительская дисциплина в организации

Одно из важных условий, благодаря которым обеспечивает продуктивная работа организации, – это исполнительская дисциплина. Поэтому в определении индикатора исполнительской дисциплины и его дальнейшем улучшении работники заинтересованы так же, как и руководство субъекта.

Исполнительская дисциплина – понятие

Данный термин находит свое отражение во взаимодействии работника со своим работодателем. Исполнительская дисциплина – это показатель ответственности первого за выполнение непосредственных приказов начальства или его единичных поручений. По сути, чем лучше работник слушается своего начальника, тем выше исполнительская дисциплина.

Исполнительская дисциплина в организации играет очень важную роль, поскольку от нее зависит слаженность работы коллектива субъекта и эффективность его функционирования. Важность исполнительской дисциплины одинакова как на начальных, так и на более высоких ступенях иерархии управления в компании.

Термин «исполнительская дисциплина» может применяться как по отношению к определенному сотруднику, так и по отношению к организации в целом. Стоит четко понимать, что дисциплина организации зависит от дисциплины сотрудников. При этом организация заинтересована в исполнительской дисциплине каждого сотрудника, а каждый сотрудник заинтересован лично в своей исполнительской дисциплине.

Влияние исполнительской дисциплины на эффективность работы предприятия

Структура любой организации включает в себя отдельные структурные подразделения, участки, цехи, у каждого из которых — свои функции и задачи. В то же время, в каждом отделе работают сотрудники, также имеющие определенный функционал. Чем лучше они справляются со своими задачами, чем добросовестней подходят к работе и к выполнению инструкций, тем выше исполнительская дисциплина, а значит и эффективность всего предприятия.

Данным показателем можно измерить то, насколько эффективно выполнение обязанностей отдельными сотрудниками, а также коллективами, бригадами и цехами в общем.

Исполнительская дисциплина нужна для того, чтобы гарантировать оперативное выполнение производственных задач на должном уровне. Речь идет о поручениях, которые доверяются отдельным сотрудникам и формируют масштабные проекты, влияющие на успешность функционирования организации.

Первоначально отдельная задача, которая была недобросовестно выполнена на низшем уровне организационной иерархии, может и не нанести никакого урона компании в целом. Но их аккумулирование может привести к провалам проектов, на которые было ориентировано основное внимание компании, и сопутствующим серьезным проблемам (возникновению санкций в отношении компании за сорванные проекты, просроченные сроки выполнения и неисполнение договорных обязательств, торможению ее развития, поскольку долгосрочные перспективы быть упущены в виду отсутствия возможностей для реализации выгодных проектов).

Читайте также:
Что такое государственная экспертиза условий труда и когда она осуществляется

Таким образом, контроль над исполнительской дисциплиной должен стать приоритетной задачей органов управления компанией. Только таким образом возможно в полной мере реализовать потенциал организации и добиться ее уверенного развития.

Если руководство возьмет исполнительскую дисциплину в свои руки и предпримет меры для ее поддержания и совершенствования, это позволит достичь выполнения стратегических задач компании и выполнить все намеченные планы в срок.

Контроль исполнительской дисциплины

Хоть, с первого взгляда, исполнительская дисциплина и кажется субъективным индикатором энтузиазма работников, ее можно оценить по стандартным критериям, среди которых можно отметить следующие:

Насколько качественно была исполнена та или иная задача, поставленная перед определенным сотрудником;

  • Насколько быстро была достигнута цель, которую поставили перед ним;
  • Своевременно ли и в каком объеме компания получила результат от его работы;
  • Для того чтобы более четко представить себе, как обстоят дела с исполнительской дисциплиной в компании, высчитывается коэффициент исполнительской дисциплины. Для его определения следует соотнести число задач, которые сотрудник выполнил за определенное время, с числом задач, которые в расчете на это самое время были перед ним поставлены.

    Существует особая формула постановки задачи, которая называется SMART. Она доказала свою эффективность и сейчас используется многими компаниями. Согласно ей, задача, которую ставят перед работником, должна:

    • Содержать четкое и понятное название.
    • Быть конкретной и максимально понятной для подчиненного;
    • Поддаваться оценке, которую можно будет измерить в количественном виде;
    • Быть достижимой для конкретного подчиненного;
    • Иметь четко обозначенный срок исполнения.

    Чтобы добиться максимальных результатов, контроль исполнительской дисциплины нужно осуществлять систематически. Чтобы его организовать, достаточно установить четкие требования к работникам. Среди этих требований должны быть как обязательные, так и желательные.

    Управление исполнительской дисциплиной

    Исполнительская дисциплина – это не произвольная величина, которая зависит исключительно от личностных качеств сотрудников предприятия. При желании, руководство компании вполне может воздействовать на нее, тем самым улучшая данный показатель. Существует несколько способов, как это сделать:

    Еще на этапе, когда будущих сотрудников берут на работу, следует учитывать множество факторов, которые играют роль при подборе квалифицированных кадров. Среди них — опыт работы. Молодые и неопытные сотрудники обычно более склонны к нарушению дисциплины. Также немаловажную роль играют личностные качества кандидата, которые можно установить в результате собеседования. Нужно проанализировать его характер и оценить, насколько он будет эффективен на должности, которую хочет занять.

  • В компании должны быть установлены одинаковые для всех сотрудников дисциплинарные правила. Их нарушение должно наказываться санкциями в отношении нарушителя.
  • Следует проводить эффективную оценку выполнения работы. Подразумевается использование дифференцированного подхода в тех случаях, когда целью постановки задачи является достижение стандартного результата и норму качества устанавливает заказчик.
  • Постоянно повышать квалификацию сотрудников, чтобы профессиональные навыки кадров росли со временем. Способности и умения сотрудников – это один из важнейших факторов, от которых зависит исполнительская дисциплина.
  • Необходимо разработать эффективную систему поощрений труда. Существуют уже давно проверенные и показавшие себя с лучшей стороны варианты. Так, простые премии за заслуги или перевыполнение плана способствуют существенному повышению исполнительской дисциплины.
  • Причины низкой исполнительской дисциплины

    Для того, чтобы повысить исполнительскую дисциплину, руководство может принимать любые меры и управленческие решения. Так, например, на предприятии даже может быть издан специальный распорядительный документ, который окажет достаточно сильное влияние на сотрудников и мотивирует их к работе.

    Но, при этом, само по себе издание такого приказа не является гарантией повышения исполнительской дисциплины и изменения отношения работников к выполнению своих трудовых обязанностей.

    Одной из основных причин снижения ответственности сотрудников является низкая исполнительская дисциплина топ-менеджеров. Руководители всех уровней должны сознавать свою ответственность и являться примером добросовестного отношения к порученному делу. Только в этом случае управление исполнительской дисциплиной будет действительно эффективным и даст желаемый результат.

    Глава 6. Контроль исполнительской дисциплины

    Глава 6. Контроль исполнительской дисциплины

    Контроль исполнительской дисциплины при работе с документами и выполнение порученных руководством администрации заданий является важнейшей частью делопроизводства администрации городского округа Краснотурьинск, направленной на повышение исполнительской дисциплины, ответственности, создание деловой атмосферы в коллективе, получение информации для оценки деятельности отдельных исполнителей и структурных подразделений в целом.

    Целью контроля исполнительской дисциплины является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

    Контролю исполнения подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, задания, полученные на совещаниях при Главе городского округа Краснотурьинск, а также поручения заместителей Главы администрации городского округа Краснотурьинск, управляющего делами городского округа Краснотурьинск.

    При необходимости постановки документа на контроль, руководитель на одном из полей документа, либо в наложенной им резолюции проставляет букву “К”.

    Читайте также:
    Доплата до МРОТ - как правильно доплатить, доплата при расчете отпускных

    Обеспечение контроля исполнения порученных заданий осуществляет сотрудник администрации городского округа Краснотурьинск, ответственный за ведение контроля исполнительской дисциплины.

    Сотрудник администрации городского округа Краснотурьинск, ответственный за ведение контроля исполнительской дисциплины, работает под непосредственным руководством Главы городского округа Краснотурьинск, а в организационном и административном отношении подчиняется управляющему делами администрации городского округа Краснотурьинск и заведующему общим отделом администрации городского округа Краснотурьинск.

    Для осуществления контрольных операций сотрудником администрации городского округа Краснотурьинск, ответственным за ведение контроля исполнительской дисциплины используются карточки контроля (приложение N 13).

    На каждое поставленное на контроль задание заполняются под одинаковым номером два экземпляра карточки контроля.

    Первый экземпляр, содержащий красную полосу, направляется исполнителю, второй – содержащий синюю полосу, помещается в картотеку, состоящую из 31 ячейки (по максимальному числу дней в месяце).

    После исполнения задания карточка контроля с отметкой исполнителя об исполнении должна быть возвращена сотруднику администрации городского округа Краснотурьинск, ответственному за ведение контроля исполнительской дисциплины не позднее следующего дня с момента истечения срока исполнения задания.

    Если задание требовало письменного ответа, копия исходящего письма должна прилагаться к карточке контроля.

    В случае невозвращения, утери карточки контроля содержащееся в ней задание считается невыполненным.

    При необходимости уточнения объема и качества выполнения заданий сотрудник администрации городского округа Краснотурьинск, ответственный за ведение контроля исполнительской дисциплины, имеет право осуществлять соответствующие проверки через заинтересованных должностных лиц, в том числе с применением карточек контроля, которые он может направлять им по собственной инициативе. Он также вправе требовать от исполнителя документированного подтверждения исполнения задания.

    Если срок исполнения приходится на нерабочий день, то задание подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

    Изменение срока исполнения задания производится руководителем, установившим срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в служебной записке за 2-3 дня до истечения контрольного срока.

    При оформлении постановлений (распоряжений) последним пунктом определяется лицо, на которое возлагается контроль исполнения документа в целом и которое, по требованию сотрудника администрации городского округа Краснотурьинск, ответственного за ведение контроля исполнительской дисциплины, представляет последнему запрашиваемую информацию о состоянии выполнения постановления (распоряжения). Запрос информации может быть оформлен карточкой контроля.

    Данные о результатах исполнительности ежемесячно анализируются и обобщаются сотрудником администрации городского округа Краснотурьинск, ответственным за ведение контроля исполнительской дисциплины.

    По результатам анализа сотрудник администрации городского округа Краснотурьинск, ответственный за ведение контроля исполнительской дисциплины, ежемесячно готовит отчет об итогах исполнительности. После рассмотрения отчета Главой городского округа Краснотурьинск, он направляется в организационный отдел администрации городского округа Краснотурьинск, для подготовки распоряжения о премировании по итогам работы за месяц.

    Отчет об исполнительности состоит из информации о невыполненных заданиях (приложение N 14), об общих итогах исполнительности (приложение N 15), об исполнителях, имеющих коэффициент исполнительности (Ки) меньше 1,0 (приложение N 16).

    Критерием оценки исполнительской дисциплины является коэффициент исполнительности (Ки), определяемый как отношение количества своевременно выполненных заданий к общему их количеству.

    За неоднократные нарушения исполнительской дисциплины в течение календарного года могут быть применены дисциплинарные взыскания, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

    Окончательное решение по применению дисциплинарного взыскания принимает Глава городского округа Краснотурьинск.

    Соблюдение исполнительской дисциплины должно считаться одной из целей руководителей и сотрудников администрации городского округа Краснотурьинск при постановке их (целей) на следующий год и учитываться при оценке результатов работы и достижения поставленных целей за истекший год.

    6.1. Исполнение документов, не поставленных на контроль

    Документы, не поставленные на контроль, регистрируются в электронной базе данных в приемной Главы городского округа Краснотурьинск и направляются исполнителям согласно резолюции.

    Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов, определяют исполнителей, обеспечивающих сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов для ответа.

    При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручений считается первый из указанных. Лицо, ответственное за исполнение поручения, готовит необходимое количество копий документа и направляет его соисполнителям.

    Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации в общем отделе администрации городского округа Краснотурьинск.

    Срок исполнения может быть установлен:

    6.1.1. в тексте документа вышестоящей организации;

    6.1.2. в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;

    6.1.3. в соответствии со сроками, установленными законодательством Российской Федерации.

    Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку “срочно”, подлежат исполнению в 3-дневный срок, имеющие пометку “оперативно”, а также протесты прокурора – в 10-дневный срок, остальные документы – в срок не более месяца с даты регистрации документа.

    Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейшее исполнение осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.

    Читайте также:
    Пенсионное обеспечение в России

    6.2. Особенности делопроизводства по работе с обращениями граждан

    Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан в администрации городского округа Краснотурьинск ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на общий отдел администрации городского округа Краснотурьинск.

    Письма граждан, телеграммы и распечатки обращений по электронной почте или по информационным системам общего пользования регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан.

    Устные обращения граждан на личные приемы руководителей администрации городского округа Краснотурьинск, обращения, поступающие по телефону, в ходе “прямых” линий, устные обращения (с установленными данными заявителя) в ходе встреч с населением на собраниях, конференциях и сходах граждан регистрируются в журнале устных обращений граждан.

    Регистрационный номер письменного обращения указывается в регистрационном штампе, проставляемом в правом нижнем углу первого листа (если это место занято текстом – в любом свободном месте первого листа обращения). Регистрационный номер состоит из номера журнала регистрации письменных обращений граждан по номенклатуре дел администрации городского округа Краснотурьинск, порядкового номера, поступившего обращения. Повторным обращениям в течение календарного года присваивается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений на регистрационно-контрольных карточках делается отметка “ПОВТОРНО” и подбирается вся предшествующая переписка.

    После регистрации обращения граждан передаются для первоначального рассмотрения лицу, которому адресовано обращение для изучения и наложения резолюции.

    Резолюция должна содержать конкретное задание исполнителю по рассмотрению вопросов автора обращения. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата оформления резолюции.

    Регистрация ответов на обращения граждан производится в общем отделе (специалистом по работе с обращениями граждан). Ответу на обращение присваивается номер согласно номенклатуре дел.

    >
    Формирование дел и хранение документов в администрации городского округа Краснотурьинск
    Содержание
    Постановление администрации городского округа Краснотурьинск Свердловской области от 9 марта 2011 г. N 284 “Об утверждении.

    Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Исполнительская дисциплина в организации – определение, контроль

    Руководителям важно выстроить эффективную работу организации, и для этого им нужны инструменты контроля. Directum RX предлагает функциональность для прозрачного управления взаимодействием сотрудников, отправки поручений и отслеживания результата, а также контроля внутренних процессов.

    Мониторинг эффективности бизнес-процессов

    Получить наглядную информацию по задачам, поручениям и документам, вовремя принять меры для повышения исполнительской дисциплины и эффективности бизнес-процессов помогают виджеты.

    Для каждого сотрудника в зависимости от роли в компании отображается настроенный набор виджетов. Рядовым сотрудникам просто оценить свой объем работ, определить важные и срочные задания и вовремя приступить к их исполнению. Руководители могут анализировать работу своего подразделения, а руководитель высшего звена и его помощник — работу всей компании. По некоторым виджетам можно посмотреть детальный анализ, для этого достаточно кликнуть на нужную область.

    Выдача поручений

    Одна из возможностей прозрачного взаимодействия — поручения, представляющие собой вид официальных задач. После вынесения резолюции руководитель или его секретарь формирует задачу на исполнение поручения, указывает ответственных и назначает им сроки. К поручению можно также прикрепить дополнительные документы.


    Пример поручения

    После старта поручения указанный исполнитель получает задание с назначенным сроком. При необходимости инициатор может запросить у исполнителя отчет, продлить срок поручения или прекратить его.

    Постановка свободных задач исполнителям

    Отправлять задачи в системе может любой пользователь — нужно только указать исполнителей и сроки.


    Простая задача

    По завершении работ инициатор получает задание с результатами и ответом от исполнителя. В Directum RX всегда можно отследить статус отправленной задачи и ход ее выполнения.

    Контроль выполнения работ в срок

    Отслеживать своевременность выполнения задач за определенный период удобно с помощью отчетов. Они наглядно показывают текущий уровень исполнительской дисциплины по конкретному сотруднику, подразделению или в целом по компании.

    Работа с потоками задач

    Автоматическое разделение задач по потокам работ повышает личную эффективность сотрудников: сокращается время на отслеживание и выполнение однотипных операций в системе. Так, если секретарю требуется зарегистрировать несколько документов, ему достаточно открыть соответствующую подпапку и выполнить все задачи разом, а не искать их вручную в общем списке входящих. А руководителю будет удобно массово согласовывать и подписывать официальные документы.

    Контролируйте исполнительскую дисциплину сотрудников в Directum RX:

    • используйте виджеты для контроля собственной эффективности и отслеживания показателей по компании;
    • ставьте исполнителям задачи и отслеживайте результат;
    • отправляйте ответственным поручения и запрашивайте отчеты по состоянию работ;
    • получайте актуальную информацию о ходе работ над поставленными задачами в любое время;
    • анализируйте своевременность выполнения работ с помощью отчетов.

    Управление деятельностью компании в любое время и в любом месте становится ещё проще с мобильным приложением Directum Solo для руководителей и топ-менеджеров. Информация об исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников, а также о собственных задачах наглядно отображается на виджетах контрольной панели.

    Читайте также:
    Должностная инструкция генерального директора ООО образец

    КОНТРОЛЬ ЗА ДИСЦИПЛИНОЙ ТРУДА

    Будет ли нарушать права работников система учета рабочего времени, при которой требуется фотографировать сотрудника при предъявлении им специальной карты на проходной?

    Вопрос. В организации планируется ввести электронный учет времени прибытия работников на работу и ухода их с работы. Для этого предполагается всем работникам выдать магнитные карты и установить на проходной электронный регистратор. Во избежание ситуации, когда один работник регистрирует, кроме своей карты, также карты других работников, которые отсутствуют на работе, регистратор будет фотографировать лицо сотрудника, предъявившего карту.

    Не будут ли при фотографировании нарушаться права работников на сбор, хранение, использование информации о его персональных данных, частной жизни или другие права? Вправе ли сотрудники при такой системе отказаться от предложенного учета их рабочего времени? Если при фотографировании будут нарушаться права работников организации, то чем это грозит организации (работодателю)?

    Ответ. 1. Исходя из положений трудового законодательства, работодатель вправе осуществлять контроль за соблюдением работниками дисциплины труда, правил внутреннего трудового распорядка, исполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором.

    Однако вопрос о правомерности осуществления работодателями фото- и видеосъемки, а также процедура установки специальных систем в целях контроля за соблюдением сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка в настоящее время прямо законодательством не регламентируются.

    В соответствии с ч. 1 ст. 23 Конституции РФ каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются (ч. 1 ст. 24 Конституции РФ).

    Вместе с тем, согласно разъяснениям Конституционного Суда РФ, право на неприкосновенность частной жизни означает предоставленную человеку и гарантированную государством возможность контролировать информацию о самом себе, препятствовать разглашению сведений личного, интимного характера. В понятие «частная жизнь» включается та область жизнедеятельности человека, которая относится к отдельному лицу, касается только его и не подлежит контролю со стороны общества и государства, если она носит непротивоправный характер (Определение Конституционного Суда РФ от 9 июня 2005 г. № 248-О).

    При этом, на наш взгляд, действия, совершаемые работником в рамках трудовых отношений, нельзя признать касающимися только его и не подлежащими контролю со стороны работодателя. Так, в силу ст. 16, 21, 22 ТК РФ работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину, а работодатель вправе требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины. Для этого работодатель в целях эффективной деятельности и регулирования трудовых отношений самостоятельно, под свою ответственность, может принимать необходимые локальные нормативные акты, что следует из абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

    Таким образом, выполнение работником определенных действий в рамках трудовых отношений может находиться под контролем работодателя, поскольку эти действия не являются элементом частной жизни работника. Следует отметить, что порядок такого контроля законодательно не урегулирован. Однако полагаем, что данный контроль возможен в том числе и с применением систем фотографирования и видеонаблюдения, поскольку это не преследует цели вмешательства в частную жизнь работника, его личную, семейную тайну, а лишь фиксирует исполнение (неисполнение) работником правил внутреннего трудового распорядка, трудовых обязанностей, возложенных на него трудовым договором (смотрите, например, Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 10 сентября 2012 г. № 11-200120, Решение Центрального районного суда г. Тольятти от 20 декабря 2012 г. № 2-5285/2012).

    Согласно ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В частности, Верховный Суд РФ в Определении от 27 июня 2013 г. № АПЛ13-244 признал относящейся к персональным данным информацию о трудовой деятельности работника. Суды, например, признают персональными данными сведения о предоставленных работникам отпусках, периодах их нетрудоспособности, неявках на работу и другие сведения, получаемые работодателем в процессе трудовой деятельности (смотрите Определение Магаданского областного суда от 22 февраля 2011 г. № 2-7/2011, Определение Иркутского областного суда от 16 января 2014 г. № 33-219/14).

    Любые действия (операции) с персональными данными субъекта, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение, признаются обработкой персональных данных (п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

    Частью 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ предусмотрено, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

    Читайте также:
    Испытательный срок на государственной гражданской службе

    В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Случаи обработки персональных данных, которая может осуществляться без согласия их субъекта, перечислены в п. 2–11 ч. 1 ст. 6 и п. 2–9 ч. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, в том числе и трудового договора. Иными словами, работодатель, исполняя свои обязанности, возложенные на него трудовым законодательством, вправе осуществлять обработку персональных данных работника без его согласия, но только при условии использования персональных данных работника исключительно в служебных целях.

    Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты определены в ч. 1 ст. 86 ТК РФ. Названной нормой, в частности, предусмотрено, что работодатель при обработке персональных данных работника обязан соблюдать следующие общие требования: обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

    Вместе с тем полагаем необходимым обратить внимание на особенности обработки биометрических персональных данных – сведений, характеризующих физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных (ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ). К биометрическим персональным данным, например, относятся физиологические данные (дактилоскопические данные, радужная оболочка глаз, анализы ДНК, рост, вес и другие), а также иные физиологические или биологические характеристики человека, в том числе изображение человека (фотография и видеозапись), которые позволяют установить его личность и используются оператором для установления личности субъекта. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 11 Закона № 152-ФЗ.

    Исходя из этого, установление личности работника путем сравнения фотографии лица, предъявившего пропуск в момент пересечения проходной, и сведений, заложенных в магнитной карте, используемой в качестве пропуска, является обработкой биометрических персональных данных.

    Согласно ч. 4 ст. 9 и ч. 2 ст. 11 Закона № 152-ФЗ обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии письменного согласия работника. Такой позиции придерживается, например, Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций в Разъяснениях от 30 августа 2013 г. по вопросам отнесения фото-, видеоизображений, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенностей их обработки.

    Поэтому в рассматриваемой ситуации во избежание спора, а также претензий со стороны контролирующих органов для осуществления фотографирования работодателю целесообразно все же получить письменное согласие работников.

    Обратим внимание, что в соответствии с п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Работодатель должен осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник также должен быть ознакомлен под подпись (ст. 88 ТК РФ). Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

    С учетом изложенного выше в целях контроля соблюдения работниками внутреннего трудового распорядка, обеспечения их личной безопасности, а также сохранности имущества организации необходимо: принять локальный акт, регламентирующий организацию пропускного режима, в том числе предусматривающий состав сведений о работнике, содержащихся на магнитной карте, и порядок ее использования, порядок и цели фотографирования, меры по сохранению полученных персональных данных работников, сроки их хранения, ответственных лиц и т.п., ознакомить каждого работника с этим локальным актом под подпись; внести соответствующие дополнения в правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников, с которыми также ознакомить всех работников под подпись.

    2. В рассматриваемой ситуации работник может отказаться от дачи соответствующего письменного согласия, о котором ранее упоминалось. В этом случае работодатель не сможет оформить работнику пропуск для прохода на территорию организации. Таким образом, отсутствие согласия работника фактически будет означать невозможность исполнения им трудовых функций.

    Варианты возможных действий работодателя в такой ситуации рассмотрены в ответе Службы правового консалтинга «ГАРАНТ» на вопрос: «Законно ли будет увольнение сотрудников, отказавшихся заключить дополнительное соглашение, в порядке ст. 74 ТК РФ?», а также в ответе на частный вопрос заместителя начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости Б.А. Чижова: «Наша компания планирует установить систему видеонаблюдения в офисе и на складе. Работников мы оповестили, но не все согласны работать под наблюдением. Можем ли мы расторгнуть трудовые договоры с работниками, несогласными с установкой видеокамер, по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ?» («Отдел кадров коммерческой организации», № 1, январь 2015 г.), с которыми предлагаем вам ознакомиться.

    Читайте также:
    Досрочный выход из отпуска, прерывание отпуска по инициативе работника

    Обратим внимание, что в соответствии со ст. 17 Закона № 152-ФЗ, если субъект персональных данных считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований закона или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

    3. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, предусмотрена ст. 90 ТК РФ, в силу которой лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке таких данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

    Так, согласно ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц – от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

    Сообщаем, что данный ответ выражает наше экспертное мнение, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше ответе.

    Валерий Глебов,
    эксперт Службы правового консалтинга «ГАРАНТ»

    Организация контроля исполнения документов

    ИБ-аутсорсинг
    на базе DLP-системы

    Контроль исполнения документов

    Мониторинг ИТ инфраструктуры

    Защита бизнеса от мошенничества

    Разработка требований к защите информации

    Управление системами фильтрации электронной почты и веб-трафика

    АУТСОРСИНГ DLP ДЛЯ ЗАЩИТЫ БИЗНЕСА

    В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.

    Логика организации контроля

    Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки.

    В рамках контроля необходимо проверить:

    • дан ли на документ ответ;
    • насколько своевременно обработано поручение;
    • насколько точно выполнено поручение.

    Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:

    • руководитель организации проверяет качество работы подразделений;
    • руководитель подразделения проверяет исполнителей;
    • служба делопроизводства организовывает дополнительный ручной и автоматический контроль сроков выполнения поручений или ответов на входящие документы.

    Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:

    • реквизиты документа;
    • дата регистрации;
    • назначенные исполнители;
    • суть поручения;
    • дата исполнения.

    В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.

    Документационное оформление контроля

    В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:

    • какое подразделение обеспечивает контроль за исполнением;
    • какие именно документы ставятся на контроль. Это могут быть обращения граждан, претензии, запросы правоохранителей, поручения вышестоящих органов. Также на контроль ставится исполнение внутренних документов компании – приказов, распоряжений, инструкций;
    • последовательные или параллельные этапы контроля исполнения документов, их определение зависит от структуры организации. Так, исполнение одного документа может параллельно контролироваться на уровне руководителя филиала и на уровне профильного подразделения головной организации;
    • типовые сроки исполнения поручений по обработке документов, регламент их продления, если он предусмотрен правилами конкретной организации;
    • порядок регистрации и внесения сведений в информационные базы данных;
    • порядок внесения сведений об этапах контроля исполнения документов в базы данных;
    • порядок работы с документами исполнителя;
    • порядок их хранения информации с учетом принятой в организации номенклатуры дел;
    • порядок обобщения сведений о том, насколько своевременно и точно исполняются поручения, и целевое использование таких обобщений (докладные записки, отражение в ключевых показателях эффективности).
    Читайте также:
    Кадровый учет с нуля пошагово — как правильно организовать

    Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.

    Сроки исполнения

    Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.

    Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.

    Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.

    Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.

    Сроки отсчитываются в разном порядке:

    • для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
    • для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.

    Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.

    Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.

    Организационный контроль исполнения документов

    На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.

    Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:

    • поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
    • стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.

    Этапы контроля

    Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:

    • постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
    • проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
    • проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
    • контроль при наступлении даты исполнения;
    • снятие документа с контроля;
    • отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
    • проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
    • доклад руководству по итогам анализа.
    Читайте также:
    Испытательный срок на государственной гражданской службе

    Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или поручение зарегистрированы в службе делопроизводства. Входящие номера и номера внутренних документов обычно имеют свой порядок формирования. Первые не включают указание на подразделение-исполнителя, так как оно определяется чаще не службой делопроизводства, а руководителем.

    Контроль за исполнением зарегистрированных документов происходит только после того, как они доведены до исполнителя, это происходит двумя путями:

    • ознакомлением под роспись с поручением;
    • направлением уведомления в системе ЭДО.

    Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.

    Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.

    Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.

    Как фиксируется исполнение

    Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.

    Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо.

    Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.

    Результаты контроля

    Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.

    Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.

    В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы.

    Автоматизированный контроль исполнения

    Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.

    Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.

    Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: