Аутстаффинг: что это такое простыми словами

Все больше и больше компаний отказываются от традиционных способов ведения кадров в пользу более прогрессивных методов. Так в чем же суть такого нового, но уже достаточно распространенного понятия, как аутстаффинг?

Аутстаффинг: что это за процедура

Если вы хотите узнать суть аутстаффинга, и что это такое простыми словами, то данное понятие можно охарактеризовать как вывод персонала за штат. В таком процессе участвуют три стороны: принимающая компания, кадровое агентство и наемные сотрудники. Фактическим работодателем специалистов является именно посредническая компания, с ней и возникают трудовые отношения. При подписании договора аутстаффинга, специалисты будут выполнять определенные работы для принимающего предприятия, при этом персонал продолжает числиться в частном агентстве по трудоустройству.

Таким образом, посредническая компания передает часть своих кадров для другого предприятия во временное пользование.

Финансовые выгоды от аутстаффинга

Большинство интересует не только вопрос: «Аутстаффинг: что это?», но и то, зачем такая процедура нужна. Традиционно компании принимали в свой штат работников, которые выполняли необходимые им задачи, так зачем же что-то менять? Тем более, придется оплачивать услуги посреднической фирмы.

С одной стороны все верно, ведь подобные услуги не могут быть бесплатными. Но если рассмотреть все более подробно, а затем провести необходимые расчеты, то можно понять, что аутстаффинг – это очень выгодно в финансовом плане.

Стоит отметить, что процесс найма сотрудников является достаточно длительным и трудоемким. В то же время, если вывести специалистов за штат, можно снизить издержки на:

поиск определенной вакансии. Вы можете обратиться в специальное кадровое агентство как для того, чтобы вывести уже имеющихся сотрудников за штат, так и для того, чтобы нанять новых. При этом большинство посреднических компаний имеют широкую базу доступных наемных работников. Таким образом, вам не нужно будет тратить время и силы на поиск подходящих специалистов;
кадровое делопроизводство. Поскольку сотрудник не работает у вас, вам не надо формировать его личное дело, оформлять различные справки, больничные, учитывать его при подаче статистических отчетов и так далее. Таким образом, нагрузка на кадровиков существенно снижается (как и необходимая заработная плата для этой службы);
выплату заработной платы и соответствующих налогов. Всем этим будет заниматься кадровое агентство. Так вы сможете сэкономить на собственной бухгалтерской службе.

Большие предприятия, которые пользуются аутстаффингом, могут сократить свои издержки на данные статьи до 5 раз. Большинство компаний обращается за подобной услугой именно потому, что ищут дополнительную финансовую выгоду.

Другие преимущества вывода персонала за штат

Но на финансовой выгоде достоинства аутстаффинга не заканчиваются. Подобная услуга имеет еще ряд преимуществ, в том числе:

решение проблем с ограничением персонала. И неважно, почему вам нельзя увеличивать количество собственных сотрудников (не позволяет корпоративная политика, повышение количества сотрудников приведет к тому, что невозможно будет оставаться на упрощенной системе налогообложения и так далее). С помощью вывода персонала за штат, вы сможете оперативно привлечь необходимое количество наемных сотрудников, без роста формальной численности работников;
повышение гибкости менеджмента персонала. Специалисты, нанятые таким образом, уже владеют всеми необходимыми навыками для выполнения поставленной задачи. Кроме того, так вы сможете сконцентрироваться на своей основной деятельности, переложив второстепенные задачи на фирму-аутстаффера;
отсутствие необходимости взаимодействовать с контролирующими органами. Поскольку сотрудники оформлены не на вас, то и всю ответственность несет посредническая компания. В том числе это касается и своевременной выплаты зарплаты и отчислений из нее. Таким образом, на вас не будут наложены санкции и штрафы, связанные с этим.

Какой персонал можно вывести за штат

Никаких ограничений по поводу того, каких сотрудников можно нанимать с помощью аутстаффинга, нет. Как правило, выгодней всего выводить за штат следующие категории работников:

линейный персонал. Можно выводить за штат основную рабочую силу, которая занимается выпуском продукции и оказанием услуг.
иностранные специалисты. Процесс приема на работу таких сотрудников может быть достаточно трудным, при этом в случае аутстаффинга все проблемы, связанные с документацией, перейдут на посредническую компанию;
временный штат. Так вы можете нанять необходимых вам работников, при этом, не выплачивая им выходного пособия.

Вы можете вывести за штат от одного человека. Максимальная численность внешних работников при этом будет зависеть от количества всех специалистов предприятия (доля внештатного персонала должна составлять до 10 процентов, если же она превышает данный показатель, то необходимо согласие соответствующего профсоюза).

Кто может предоставлять услуги аутстаффинга

В начале 2016 года трудовое законодательство претерпело ряд изменений. Если раньше предоставлять персонал в аренду могли любые компании, то теперь их число существенно снизилось. Так, на данный момент осуществлять услуги аутстаффинга могут только компании, которые прошли аккредитацию. Для этого они должны соответствовать ряду правил, которые касаются размера уставного капитала, образования и опыта работы генерального директора, а также некоторых других нюансов.

Как заказать услугу аутстаффинга

Если вы желаете вывести часть своих специалистов за штат, то очень важно найти проверенную компанию с большим количеством положительных отзывов. Именно такой фирмой и является «Ваш кадровый советник». С нами вы можете рассчитывать на:

оперативное решение вопроса. Вся процедура с нами займет минимальный временной промежуток;
выгодные условия сделки. Мы полностью вникаем в особенности бизнеса наших специалистов, так что можем предложить оптимальные условия;
индивидуальный подход ко всем клиентам;
большой опыт оказания подобных услуг. Наша компания занимается подобной деятельностью с 2009 года, за это время мы успели обслужить более 120 предприятий, среди которых есть такие лидеры рынка, как Borjomi, Ceresit и Henkel.

Мы поможем оптимизировать ваши кадровые расходы

Наш специалист подготовит уникальное предложение для Вас

Что такое аутстаффинг (outstaffing) — подробное описание услуги по предоставлению персонала + список агентств (компаний-аутстафферов)

Здравствуйте, уважаемые читатели! С вами один из авторов бизнес-журнала ХитёрБобёр.ru Дмитрий Шапошников.

Одним из способов решения проблем, связанных с наймом персонала, оптимизацией численности предприятия является аутстаффинг — услуга по предоставлению персонала.

В течение 7-ми лет я возглавлял крупное подразделение в г. Ставрополе одной из ведущих телекоммуникационных компаний России. Наша компания активно использовала аутстаффинг, особенно в последние годы.

Аутстаффинг может помочь вам правильно распределить нагрузку на сотрудников, освободить от множества проблем, сэкономить деньги и нервы.

Правильно внедрив этот инструмент в своей деловой практике, вы оживите бизнес, повысите доход, частично уйдете от проблемы найма персонала. У вас освободятся ресурсы для развития, появится больше времени на планирование.

Хотите также использовать этот инструмент в своем бизнесе, да так, чтобы ни трудовая, ни налоговая не сочли закон нарушенным?

Тогда закройте лишние вкладки своего браузера и внимательно читайте данную статью!

1. Что такое аутстаффинг (outstaffing) простыми словами?

Начнем с определения.

Аутстаффинг – форма найма временных сотрудников для выполнения разных категорий работ.

К примеру, вы только что открыли свой магазин и вам необходимо:

обучить своих консультантов технологиям продаж,
нанять человека для генеральной еженедельной уборки;
периодически, 2-3 раза в месяц, разгружать-загружать тяжелый товар.

А на время предновогодней распродажи вам потребуются дополнительные продавцы-консультанты, которых потом нужно будет уволить. Кроме того, ваши штатные сотрудники периодически болеют, ходят в отпуск. Желательно бы иметь человека, который мог выходить на замену при необходимости.

Если вы будете заключать со всеми этими людьми трудовые договоры, столкнетесь со следующими трудностями:

Сложность подбора. Никто не захочет идти на работу на несколько предновогодних дней, 1 раз в неделю или несколько раз в месяц. Заработать при таком графике практически невозможно.
Сложность увольнения. Даже если желающие найдутся, вы должны заключить трудовой договор. Обычно он заключается на неопределенный (длительный) срок, а вам нужно — на 2 недели. Если работник не соглашается, могут начаться проблемы.
Бумажная работа. На каждого работника оформляется множество документов и вскоре вы столкнетесь с необходимостью нанять еще инспектора по кадрам, а это — дополнительные расходы.

Вас, как директора магазина или любого другого предприятия, спасет аутстаффинг.

Аутстаффинг — это предоставление персонала в аренду сторонней компанией. При этом данный персонал оформлен в штат у компании-аутстаффера.

Для осуществления такой идеи необходимы три стороны: сам работник, компания, которая в нем нуждается, кадровое агентство. Последнее оформляет с кандидатом договор согласно Трудовому Кодексу, платит за него страховые взносы, но рабочее место находится в заинтересованной компании.

Вы устанавливаете агентству, которое предоставляет услуги аутстаффинга, требования и профиль должности, а оно заботится о загрузке рабочего графика сотрудников, уплате взносов, и его готовности выехать к вам по первому требованию.

Не прибегайте к аутстаффингу, если вы нанимаете основной персонал. С консультантами и кассирами в магазине, с инженерами и основными рабочими на производстве, с врачами и медсестрами в больнице, если вы планируете занять их полностью на длительное время, можно и нужно заключать бессрочные трудовые договоры, предоставлять им все гарантии и социальные льготы.

2. Чем аутстаффинг отличается от аутсорсинга?

До сих пор во многих договорах и даже в определениях судов аутсорсингом именуется подбор и предоставление персонала в распоряжение заказчика, а ведь это — аутстаффинг.

Ничего общего у этих двух понятий нет. В таблице ниже вы наглядно увидите эти отличия. Ранее мы уже писали о том, что такое аутсорсинг.

Таблица сравнения аутстаффинга и аутсорсинга:

№	Критерий сравнения	Аутстаффинг	Аурсорсинг
1	Место работы	Персонал работает на территории компании-заказчика, подчиняется его правилам трудового распорядка.	Персонал работает в компании-исполнителе, заказчику же предоставляется итоговый результат: бухгалтерская отчетность, маркетинговый проект и т.п.
2	Трудовые отношения	Трудовой договор работника заключен с компанией-исполнителем. Аутстаффинг и аутсорсинг предполагают, что заказчик не является налоговым агентом работника, не платит за него взносы, не оплачивает отпуск и премии, предусмотренные для штатных сотрудников.	Трудовой договор работника заключен с компанией-исполнителем. Аутстаффинг и аутсорсинг предполагают, что заказчик не является налоговым агентом работника, не платит за него взносы, не оплачивает отпуск и премии, предусмотренные для штатных сотрудников.
3	Что оплачивается	Заказчик платит за процесс труда и может контролировать опоздания, сверхурочную работу, трудовую дисциплину, исполнение приказов и локальных актов.	Заказчик платит за результат труда. Дисциплина, режим рабочего времени сотрудника ему не интересны
4	Подчинение и руководство	Заказчик платит за людские ресурсы (предоставленный персонал) и сам ими распоряжается	Заказчик платит за проделанную работу, объем выполненных услуг. Распоряжаться работниками исполнителя он не может.
5	Характер договора	О предоставлении персонала. Исполнить этот договор может кадровое агентство	Об оказании услуг. Исполнителем может выступить любая компания: рекламное агентство, юридическая или бухгалтерская фирма, строительный подрядчик

Таким образом, аутсорсинг и аутстаффинг – разные формы договорных отношений и форм выполнения задач компании. Путаница в понятиях может привести к неправильной трактовке условий договора разными сторонами, а, значит, к конфликту, разрыву отношений, штрафам и прочим неприятным последствиям.

3. Новое в законодательстве: запрещен ли аутстаффинг с 2016 года?

Сразу скажу, что нет, нет и еще раз нет! Запрет аутстаффинга — миф, придуманный для создания ажиотажа вокруг темы. А что собственно изменилось? Законодатель ввел новое понятие – Заемный труд , на который с 2016 года наложено «вето».

Заемный труд — это бесконтрольная аренда любого персонала для любых целей и любой работы. В России он запрещен с 2016 года.

Аутстаффинг с 2016 года не запрещен при условии соблюдения законодательных ограничений.

Преимущества аутстаффинга, если правильно ими пользоваться, очевидны.

Компании могут экономить на временных, сезонных сотрудниках, на выполнении работ по второстепенным (непрофильным) видам деятельности, на местах, не требующих серьезной подготовки или специального образования.

И это не все. Находчивые работодатели придумали простую, но действенную систему, как с помощью кадрового аутстаффинга:

Платить меньше за страхование от несчастных случаев. Компания, которая занимается высотными, подводными, подземными и другими опасными/вредными работами, то за каждого сотрудника такой взнос будет высоким. Но если нанять специалиста, чей работодатель — кадровое агентство, взнос на страхование не превысит сотню рублей, ведь основной вид деятельности агентства аутстаффинга — не высотные/подводные/подземные и другие опасные и вредные работы, а подбор персонала. Страдают от такой схемы только работники с травмами и профессиональными заболеваниями, полученными на рабочем месте — они не могут рассчитывать на полноценную страховку.
Экономить на страховых взносах за сотрудников. Отчислять меньшие суммы в Пенсионный фонд за сотрудников, которым полагается досрочная пенсия по условиям их труда. Шахтер, чей работодатель — кадровое агентство, не получит досрочную пенсию, хотя фактически работает в условиях, которые такую пенсию предполагают.
Экономить на отпуске. Не оплачивать дополнительный отпуск, полагающийся некоторым категориям работников, ведь они трудоустроены в аутстаффинговой компании, а не на вредном производстве.
Быстро заменять сотрудников. Например, “нежелательных” и «строптивых» работников, которые устроили забастовку, можно быстро заменить на других. Чтобы избежать простоя, компания берет в аренду подходящих специалистов и продолжает работу.

Такие манипуляции и игры с законом не могли долго оставаться незамеченными законодателем, поэтому аутстаффинг с 2016 года претерпел изменения и ограничения.

Для некоторых категорий работников, чтобы защитить их права, предусмотрен только прямой трудовой договор со всеми полагающимися по закону льготами: доплатами за вредные или опасные условия труда, досрочной пенсией, дополнительным оплачиваемым отпуском, страхованием от несчастных случаев.

4. Аутстаффинг и заемный труд: главные отличия

До 2016 года, когда ни одна форма предоставления персонала в аренду не была отрегулирована законодательством, эти два понятия могли считаться синонимами.

Напомню, что заемный труд предполагает замену любых работников, на любой срок, в любых целях, без ограничений. Такая форма аутстаффинга персонала в нашей стране теперь запрещена. Более того, с 2016 года появляется третья сторона — сам работник. При заемном труде его мнения можно было не учитывать — достаточно распоряжения работодателя. А при аутстаффинге-2016 он выступает как полноправный партнер, сознательно заключающий договор и дающий добровольное согласие на работу в компании.

Чтобы не «скатиться» к незаконному наемному труду, при заключении договора аутстаффинга между кадровым агентством и компанией должны быть соблюдены совершенно конкретные требования.

Компании запрещено использовать арендованный персонал:

во время забастовок основных работников, во время простоев, связанных с невыплатой зарплаты штатному персоналу;
на опасных объектах, на рабочих местах с вредными условиями труда;
когда квалификация и образование сотрудников необходимы для получения лицензий, аккредитаций и разрешений (врачи в медицинских учреждениях, педагоги — в образовательных, главные инженеры и механики — на производствах — все эти работники должны быть в штате и не могут предоставляться в аренду.

5. Образец договора аутстаффинга для скачивания

Помимо законодательных ограничений, при заключении договора на аренду персонала путем аутстаффинга нужно предусмотреть множество деталей, которые, если ими пренебречь, вызовут дополнительные расходы. Например:

входят ли услуги по подбору, отбору соискателей в стоимость или оплачиваются отдельно?
может ли исполнитель (кадровое агентство) менять работников без согласования с компанией-заказчиком?
действия сторон в случае, если представленный кандидат не удовлетворяет требованиям?
многие другие второстепенные мелочи, на которые обращают внимание, только если с ними возникли проблемы.

Чтобы сразу предусмотреть все возможные ситуации и подстраховать себя от потенциальных проблем, нужен квалифицированный юрист. А если его услуги слишком дороги? На помощь придет Интернет! В составлении договора вам может помочь, например, такой сервис как QuickDoc с образцом договора аутстаффинга. Меняя позиции, можно получить разные условия соглашения.

6. Какие агентства оказывают услуги по предоставлению персонала и комиссия компаний-аутстафферов?

Услуги предоставления персонала с 2016 года могут оказывать:

кадровые агентства, прошедшие аккредитацию;
юридические лица или предприниматели — по договорам с аффилированными компаниями и с согласия работника.

В Санкт-Петербурге и Москве аутстаффинг персонала осуществляют следующие агентства:

Зест-Персонал (zest-personal.ru)
Интерпрайм (интерпрайм.рф)
Контакт Сервис (okcall.ru) — call-центр
Credence (credence.ru)
Кадровый советник (outstaffing-sovetnik.ru)

К компаниям-аутстафферам предъявляются следующие требования: они должны применять только основную систему налогообложения, работать без задолженностей по платежам в бюджет, иметь не менее миллиона рублей уставного капитала, а руководитель такого агентства — должен иметь высшее образование и стаж работы по специальности.

Заказчик оплачивает агентству единый счет, в который включены:

оклад работника;
НДФЛ;
взносы в Пенсионный фонд, ФОМС, ФСС;
отпускные, расчет при увольнении;
комиссия агентства. Она предусматривает компенсацию за кадровое делопроизводство, бухгалтерское и налоговое сопровождение кадров, сдачу отчетности по каждому работнику. В повышенную комиссию могут включатся услуги по подбору персонала.
другие услуги: предоставление спецодежды, униформа, обучение, прохождение медосмотров и тому подобное.

Среднее агентское вознаграждение составляет в среднем 1-5 тысяч рублей за каждого сотрудника. Большинство исполнителей предлагает скидку за количество работников.

Стоимость аутстаффинга невелика, иначе в нем не было бы смысла.

Чтобы лучше понимать что такое аутстаффинг и в каких случаях к нему прибегают компании, посмотрите видео от радио «Столица FM»:

7. Заключение

Теперь вы узнали больше о таком способе работы с персоналом как аутстаффинг, а также о новых законодательных требованиях в этой области. Надеемся, это статья была вам полезной. Сегодня этой услугой могут пользоваться любые компании, желающие законным путем сократить издержки на содержание рабочей силы.

Все, что требуется — это соблюдать основные положения:

Временный характер работы арендованного персонала;
Согласие работника на собственную аренду;
Рабочие места без вредных или опасных факторов;
Работа с аккредитованным агентством-аутстаффером.

Соблюдение этих пунктов позволит спокойно работать, экономя деньги и не нарушая действующее законодательство. Желаю вам успехов!

Друзья, если вам понравилась статья, оставляйте свои комментарии, ставьте лайки, для нас это очень важно. Заранее спасибо.

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта “ХитёрБобёр.ru” (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа “Машук-2011”.

Кадровый аудит: цель аудита по кадрам и кадрового делопроизводства, пошаговая инструкция, виды, цели и задачи

В широком смысле аудит — независимая проверка финансово-хозяйственной деятельности отдельно взятого предприятия. В отличие от ревизии, которую проводят с целью финансового контроля, аудирование помогает улучшить финансовые показатели. Кадровый аудит — это одно из направлений аудита, цель которого — снизить риски нарушения трудового законодательства в компании, улучшить работу с кадрами. По итогам проверки руководитель узнает о реальном положении дел и компетентности своих кадровиков, получает шанс укрепить трудовую дисциплину, позаботиться о соблюдении прав своих сотрудников.

Виды аудита

Обязательный — для проверки финотчетности или в случаях, установленных федеральными законами. Распространяется на торговцев ценными бумагами, фонды, имеющие статус международных, и другие предприятия, установленные статьей 5 Закона №307-ФЗ 30.12.2008г. «Об аудиторской деятельности». Срок проведения — один раз в 1-5 лет. Аудирование проводит специализированная компания, выигравшая открытый конкурс.

Внешний — с привлечением сторонних специалистов. Основание — решение собственников, инвесторов, предстоящая проверка инспекции по труду. Преимущество — независимая экспертиза, качественный аудит кадрового делопроизводства, профессиональные консультации в сфере налогообложения, управления персоналом.

Внутренний — самостоятельная проверка силами отдельно взятого предприятия по решению руководства, собственников. Цель аудирования — контроль работы персонала, оценка реального состояния дел, защита интересов компании и ее владельцев.

Высокая частота проверок способствует оптимизации рабочего процесса, сведению к минимуму ошибок и рисков. Руководитель лучше понимает, как работает его кадровая служба, может оценить уровень компетентности сотрудников, реальное состояние делопроизводства.

Проверка кадровой службы

Кадровый учет ошибочно считают менее важным, чем бухгалтерский, поэтому кадровому делопроизводству не уделяют должного внимания. С такой проблемой часто сталкивается малый бизнес, когда на пороге стоит инспекция по труду или возникает конфликт с работником фирмы. Обычно к этому моменту ситуация настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в документах почти невозможно. Желательно пригласить компанию, которая занимается кадровым консалтингом. Аудит не выполняет управленческие функции. Его задача — консультирование (консалтинг). Консалтинговые услуги сводятся к поиску проблем в области управления персоналом, путей их разрешения, формированию эффективных методов руководства.

Грамотный консалтинг помогает:

● оптимизировать работу с кадрами, ведение делопроизводства;

● избежать финансовых рисков (в части штрафных санкций за нарушение законодательства о труде, переплат заработной платы);

● минимизировать юридические риски (в части трудовых споров, проверок контролирующих и надзорных органов);

● снизить репутационные риски.

Это — одно из направлений аудита для оценки управления персоналом и анализа потенциала предприятия. Консультации консалтинговых специалистов помогут решить трудовой конфликт. Аудиторы составят рекомендации и инструкции по предотвращению таких проблем в будущем. Результаты проверки дают возможность понять, при каких условиях кадровая служба станет работать более эффективно, от каких сотрудников можно отказаться, повысить или понизить в должности.

Когда нужен аудит

Необязательные аудиторские проверки обычно планируют или проводят, когда в этом возникает необходимость. Их можно сделать полными — проверить всю документацию и получить рекомендации по устранению нарушений, или выборочными — для общего представления о состоянии кадрового учета, определения типичных ошибок и зон риска. Консалтинг актуален:

● при слиянии, разделении компаний;

● для оптимизации работы обособленных структурных подразделений предприятия, системы управления персоналом;

● при сокращении штата или увеличении численности работников;

● при смене руководства фирмы/руководителя кадровой службы;

● когда ожидается проверка трудовой инспекции или других контролирующих органов.

Кому доверить аудит по кадрам

Проверку можно проводить своими силами. Тогда деятельность аудиторов регламентируют внутренние инструкции, приказы, распоряжения. В состав аудиторских групп обычно включают юристов, кадровиков, бухгалтеров, психологов, работающих на предприятии.

Количество аудиторов во многом зависит от размера компании, например, на предприятии с численностью штата до 500 человек аудит поручают одному человеку, до 3000 — 2-3, в фирмах с разветвленной сетью филиалов — группам до 10 человек. Специалисты подчиняются напрямую руководителю компании или директору по персоналу. Во втором случае независимость аудита не обеспечена, поскольку на объективность не должны влиять коллеги, собственные предубеждения, давление со стороны руководства.

Внешним аудированием занимаются консалтинговые компании, такие, как Лаборатория Гуманитарные Технологии. Аудиторы обладают нужными теоретическими знаниями, практическими навыками, помогут организовать работу кадровиков, оптимизировать учет и управление персоналом. Специалисты по консалтингу оказывают услуги на основании договора лизинга или аутсорсинга, в котором определен объем работ.

Какой аудит лучше — своими силами или внешний? Минусы внутреннего аудирования — занимает много времени (особенно, когда проверку проводит один или два специалиста), часто дает необъективные результаты экспертизы, поскольку на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники. Фактически, внутренние аудиторы — персонал, который будет проверять собственную работу. От результатов проверки зависит оплата их труда. Обнаруженные недостатки придется исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению собственной деятельности.

Внешние аудиторы оценивают кадровое администрирование, правильность работы с документами с точки зрения требований законодательства, что полностью соответствует целям аудирования кадров. При необходимости консалтинга в части налоговых рисков, корректности расчета среднего заработка сотрудников привлекают специалистов по бухгалтерскому учету, налогового консультанта.

Внешний независимый аудит обеспечивает:

1. Сокращение трудовых и материальных затрат HR службы и предприятия в целом за счет минимизации документооборота.

2. Обоснованность кадровых решений.

3. Полноту, достоверность учета кадров на предприятии.

4. Защиту руководителя от возможных претензий контролирующих органов.

5. Защиту компании на случай трудовых споров.

Внешние аудиторы не являются сотрудниками проверяемой компании, не имеют личной заинтересованности в результатах проверки, поэтому сделают объективные выводы.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция

Поскольку порядок проведения независимого аудирования не регламентирован законом, консалтинговые фирмы действуют по самостоятельно разработанным инструкциям, предлагают заказчикам различные пакеты услуг (в зависимости от целей проверки). Например, экспресс аудит предполагает проверку документов и составление отчета, в котором фиксируют нарушения, указывают последствия и размеры штрафных санкций. На цену консалтинговых услуг влияет объем работ, срочность проведения проверки. В среднем, начинается от 120-150 тыс. руб. Если такие расходы не запланированы, можно привлечь к проверке работников предприятия и сделать аудит собственными силами.

Что нужно сделать — пошаговая инструкция для внутреннего (самостоятельного) аудирования

Издать приказ о проведении проверки с указанием целей, определением сроков, создании группы аудирования. Обычно в состав группы включают начальника и работника отдела кадров, юриста, главного бухгалтера (или ответственного за оплату труда). Приказ подписывает руководитель предприятия.

Комиссия самостоятельно составляет план действий. Например, при аудите кадрового делопроизводства он выглядит так:

1. Определение перечня документации, подлежащей проверке.

2. Проверка наличия и юридическая экспертиза документов.

3. Соблюдение правил архивирования и условий хранения документации по кадрам.

Для оценки аспектов рабочего процесса обычно проверяют:

1. Правильность оформления заявлений сотрудников, заполнения трудовых книжек, заключения договоров.

2. Правильность составления приказов по кадрам.

3. Ведение личных карточек работников.

4. Наличие и содержание должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка, колдоговора, документов по ОТ.

Если документооборот большой, а сроки поджимают, можно проверить выборочно, например, только документы, отсутствие которых влечет штрафные санкции и работодатель несет ответственность, согласно действующему трудовому и административному законодательству.

Основные моменты, на которые нужно обратить внимание

1. Работников предприятия знакомят со всеми внутренними приказами под роспись.

2. Каждая компания обязана принять меры по обеспечению правомерности и конфиденциальности обработки персональных сотрудников (Федеральный закон № 152-ФЗ от 26.07.06г.).

3. В графике отпусков отмечают очередные отпуска, переносы времени отдыха, фактическое пребывание персонала в отпуске. Если отдых по графику, работника уведомляют об этом минимум за 2 недели до его начала письменно, с подписью об ознакомлении (ч.3, ст. 123 ТК РФ).

4. Действующее штатное расписание и изменения к нему утверждают приказом, который подписывает руководитель компании.

5. Работодатель обязан вести табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в котором фиксируют отработанное (или неотработанное ) время для расчета зарплаты персонала или статотчетности. Формат бланка табеля разработан Госкомстатом, но организации и ИП имеют право применять другие способы контроля.

6. Приказы по личному составу и основной деятельности хранят отдельно.

7. Трудовые книжки регистрируют в книге учета движения. Сотрудник, ответственный за их ведение, обязан своевременно вносить записи о внутреннем движении и поощрении работников.

8. В личных карточках персонала записывают актуальные данные (прием, перевод на другую работу, смена фамилии).

9. Кадровые журналы прошивают, нумеруют, скрепляют печатью предприятия и подписью руководителя.

Заключительный этап — составление отчета. В документе отражают порядок проверки, сроки, когда она проведена. Описывают проверенную документацию, указывают нарушения и дают рекомендации по исправлению. Руководитель компании назначает ответственных за устранение недочетов на каждом участке, принимает решение по нерадивым сотрудникам (наказание, обучение, увольнение).

1. Определение проблем в работе персонала.

2. Оптимизация затрат на содержание работников.

3. Экспертиза кадровой системы и рисков ее деятельности.

Если рекомендации по оптимизации работы сотрудников будут учтены руководством предприятия, фирма будет готова к любым кризисным ситуациям.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2022 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Как проводится аудит персонала компании

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Суть кадрового аудита
Задачи проводимого аудита
Целесообразность аудита персонала
Объекты аудита персонала
Типы кадрового аудита
Аудит персонала поэтапно
Методы проведения аудита
Результаты кадрового аудита

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
правильности применения законодательной базы;
оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

смена руководства в организации;
передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
освобождение от должности руководителя отдела кадров;
подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
- планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
- система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
- вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
- аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
- система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
- социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

Частота проведения:
- плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
- оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
- постоянный – устраивается регулярно;
- «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
Охват объектов аудита:
- полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
- локализованный – анализ выбранного объекта.
Способ анализа:
- предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
- системный – используется весь комплекс доступных методов;
- частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
Уровень исследования:
- стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
- управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
- тактический – проводится кадровыми службами.
По отношению к компании:
- внутренний – организовывается собственными силами;
- внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

кадровой обеспеченности организации;
качества управления персоналом на фирме;
преобладающего руководящего стиля;
внутреннего климата в коллективе;
возможностей внедрения новшеств;
потребности в улучшении квалификации персонала;
потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Как провести кадровый аудит?

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
Методы кадрового аудита
Поэтапное проведение кадрового аудита
Аудит кадровых документов: перечень
Аудит кадровой документации: особенности

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

начальник отдела кадров;
юрист;
главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:
- должностные инструкции;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

Решение организационных вопросов, включающих:
- формирование задач и целей кадрового аудита;
- создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
- установление сроков проверки.
Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

трудовые контракты;
трудовые книжки и журнал учета их движения;
штатное расписание;
график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

персональные карточки и личные дела работников;
табели нормирования и учета рабочего времени;
приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В последние годы внесено множество новых норм и уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятия включают в себя анализ кадровой документации.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
при смене руководителя организации;
при массовом увольнении работников;
при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
трудовые договора и договора о материальной ответственности;
приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
личные карточки (форма N Т-2);
график отпусков;
уведомления работников о времени начала отпуска;
графики сменности (в случае работы по сменам);
табеля учета использования рабочего времени;
правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;
книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
должностные инструкции;
локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Аудит кадровых документов: как провести самому

Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. С экспертами Контур.Школы разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.

Статья подготовлена на основе вебинара Контур.Школы «Аудит кадровых документов: проводим сами. Готовимся к инспекционной проверке». Автор: Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

Обязательные документы для проверки

Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете. Если так сделать, вы убьете много времени на то, чтобы их посмотреть, выписать все нарушения и, самое главное, их исправить.

Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных. Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ».

К обязательным документам для аудита относятся следующие:

Устав организации

Что в нём смотреть:

полное и сокращённое название организации;
место расположения организации;
наличие филиалов и представительств и их правильные названия;
полномочия исполнительного органа организации;
место хранения документов.

Когда мы начнём проверять другие документы, зная точные формулировки в уставе, сможем понять, легитимны ли локальные нормативные акты, уполномоченными ли лицами подписаны трудовые договоры, графики работ, сменности, отпусков и пр. На практике документы часто утверждают неуполномоченные лица. Например, всё подписывает гендиректор, а формулировка в уставе за ним этих полномочий не предусматривает.

Правила внутреннего трудового распорядка

Минимум, который должен быть прописан в них по закону (ст. 189 ТК РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие режимы работы в организации, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, меры поощрения и применения дисциплинарных взысканий.

Локальные нормативные акты по работе с персональными данными

Если у вас их несколько (по защите персональных данных, по обработке, по установлению доступа), то включайте в аудит все.

Проверять имеет смысл только те, которые относятся к работникам. Например, локальный нормативный акт, который определяет порядок работы в информационных системах, ГИТ смотреть не будет, он больше интересен Роскомнадзору.

Трудовой договор

При проверке ГИТ трудовой договор в зоне риска. Его инспекторы всегда пристально изучают, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности за каждый некорректно составленный документ. Правила составления даны в ст. 56, 57, 67, 136 ТК РФ.

Ещё один риск по трудовым договорам — споры с сотрудниками. Если работник не согласен с требованиями и условиями работодателя, то может подать жалобу на нарушение своих прав в ГИТ, суд и другие инстанции. Тогда работодателю придётся отвечать за то, что написано в трудовом.

Штатное расписание

Его надо проверить на возможную дискриминацию, потому что инспекторы всегда обращают на это внимание (ст. 57 ТК РФ). Сотрудникам, которые занимают одну и ту же должность, выполняют одну и ту же функцию по трудовому договору или должностной инструкции, нельзя платить разные оклады. Зарплаты можно, а оклады нельзя. Это связано с тем, что по ТК РФ за труд равной квалификации положена равная оплата труда.

График отпусков

График отпусков надо утверждать не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Можно использовать унифицированную форму или свою. ГИТ проверяет, все ли работники есть в графике, по каждому ли указаны даты отпусков и нет ли нарушений в количестве дней отпуска, положенных по закону.

Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней в год, у кого-то есть допотпуска. Если у работника и основной ежегодный отпуск, и дополнительный, то в график включается оба вида.

Табель учёта рабочего времени

Табель определяет фактическое количество часов, отработанных каждым работником (ст. 91, 99 ТК РФ). На аудите его сверяют с другими документами. Например, посмотрев на табель и зная, какой режим времени установлен работнику по правилам внутреннего трудового распорядка или трудовому договору, можно увидеть, есть ли превышения по норме часов (исходя из установленного работнику режима), правильно ли произведена оплата.

График сменности

Обязательный документ, если в компании есть сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). К графикам есть важное требование — при любом режиме у сотрудника должно быть не менее 42 часов непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ). Проверяющие следят за выполнением этого правила.

На практике работодатели его часто нарушают: при определении нормы закладывают в графики больше часов, чем положено. Проверяющие легко это выявляют по табелю учёта рабочего времени и графикам сменности, так как в них видно, какое количество часов запланировано, а сколько по факту люди отработали.

Инструкции по охране труда

Инструкции больше относятся к охране труда, чем к кадровому делопроизводству, но тем не менее они должны быть в организации. Если у вас эти документы есть, проверьте, соответствуют ли они законодательству (ст. 212 ТК РФ, Постановление Минтруда от 13.01.2003).

Личные карточки Т-2

Карточка Т-2 почти у всех оформлена неправильно, и данные туда вносятся не совсем корректно (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225). Это маленький документ, по которому несерьезные штрафы, но очень много требований. Тем более показываем мы карточки не только ГИТ, но и Роскомнадзору, который следит за работой с персональным данными, Министерству культуры, которое контролирует соблюдение требований архивного законодательства.

От того, что написано в карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена или не вклеена фотография, есть замазывания, затёртости или какие-то исправления, будет зависеть итог любой из проверок контрольных органов. Поэтому проверять карточки надо, но можно чуть менее тщательно, чем другие документы. Исключать их из аудита совсем ни в коем случае не следует.

Расчётный листок

ГИТ проверяет, как работодатели оформляют расчётный листок, сколько раз в месяц выдают его сотрудникам, что в нём указывают, утверждена ли форма листка в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ.

Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках

Заявления делятся на обязательные и не обязательные по закону (ст. 80, 127, 128, 255, 256 ТК РФ). Распределить их помогут ваши юристы, которых стоит включить в состав комиссии. Например, заявление об увольнении работника по собственному желанию обязательно по ст. 80 ТК РФ. Все обязательные заявления проверяйте на наличие и правильность оформления.

Уведомления от работодателя

Это уведомления об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр. Их тоже следует делить на обязательные и необязательные. Необязательные можно вообще не оформлять, заменить на другой документ или ознакомить с ними сотрудников по электронной почте.

Приказы работодателя

Это приказы о приёме или увольнении, о назначении дисциплинарного взыскания, о привлечении к работе в выходные и праздники, о направлении в командировку. Они обязательны и должны быть. Остальные, например, на сверхурочную работу, о переводе на другую работу, о привлечении к дополнительным видам работ, на отпуск законом не установлены.

Трудовая книжка

Бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались, проверяем на соблюдение правил, предусмотренных Постановлением Правительства № 225 и Инструкцией № 69 «О порядке ведения и заполнения трудовых книжек». Если же работники перешли с бумажных книжек на электронные, то риск нарушить правила оформления минимальный.

Книги по трудовым книжкам

Сюда входит две книги:

книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в структурном подразделении, которое отвечает за кадры;
приходно-расходная книга по учёту движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в бухгалтерии, потому что она отвечает за бланки строгой отчетности, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов

Журнал инструктажей по охране труда обязателен по закону. Журнал учёта движения путевых листов тоже, если у вас есть водители. А вот всевозможные журналы приказов, больничных листов, личных карточек Т-2, трудовых договоров по закону не являются обязательными, и от них можно избавиться или перевести в электронный формат.

Необязательные документы для проверки

Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными.

К факультативным относятся следующие документы:

Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.

Оценка рисков при проверке ГИТ

Нарушения в обязательных по закону документах можно разделить на три группы риска: допустимый риск, высокий риск и контролируемый риск. Задача работодателя — не допускать высокий риск. Потому что с ним практически нет шансов получить какой-то минимальный административный штраф, так как нарушений очень много или они критичные.

Тип риска	Документы с нарушениями	Санкции
Допустимый	Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности. Нарушение процедур приёма, перевода, увольнения, отпуска и т.д.	Административный штраф до 50 000 рублей
Контролируемый	Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности, разовые нарушения по трудовым договорам*, несущественные нарушения по оплате труда	Административный штраф до 100 000 рублей
Высокий	Трудовые договоры, нарушения по оплате труда	Административная ответственность за каждый документ/случай, штраф от 100 000 рублей.

* Разовые нарушения по трудовым договорам — контролируемый риск, потому что инспекторы вправе применить штраф до 50 000 рублей за каждый договор с нарушениями в содержании или составлении.

Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проврека придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

Автор Вебинара — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

Редактор — Елизавета Кобрина

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.