Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Как стать специалистом по кадровому делопроизводству

Что собой представляет профессия специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству – это должность в сфере управления персоналом, которая предполагает работу, в первую очередь, с документами, а не с людьми. В обязанности такого специалиста входит документационное обеспечение работы с персоналом: документооборот, передача данных по персоналу в государственные структуры.

Документация по персоналу имеет разнообразный характер и сопровождает сотрудника на всех этапах его карьеры от трудоустройства до увольнения. Специалист по кадровому делопроизводству занимается документацией распорядительной, плановой, организационной, документацией по социальному обеспечению. Он выполняет учет, хранение, перемещение документов между отделами организации.

Должностные обязанности кадровика. Какие требования установлены для этой должности

В профстандарте № 559 «Специалист по управлению персоналом» (утвержден Приказом Минтруда РФ от 06 октября 2015 г. N 691н) указано, что обязательным условием для работы в должности специалиста по кадровому делопроизводству является профильное образование. Других специфических требований для этой должности нет. Однако работодатели могут предъявлять более высокие требования, например, к наличию опыта работы по специальности или уровню образования.

В должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству входит следующее:

1. Обработка и анализ, разработка, подготовка проектов и оформление, регистрация, учет, хранение, передача в архив документации по персоналу.

2. Осуществление оборота кадровых документов внутри организации.

3. Сбор и проверка личных документов сотрудников, выдача документов о трудовой деятельности, подготовка выписок, справок, копий по требованию сотрудников, учет рабочего времени.

4. Организация документооборота между организацией и государственными структурами, постановка на учет в государственных органах, предоставление выписок, оригиналов и копий документов по запросу, подготовка уведомлений, отчетов, статистики.

5. Организация хранения персональных данных сотрудников в соответствии с законом.

Компетенции специалиста по кадровому делопроизводству

Для выполнения всех перечисленных функций специалист по кадровому делопроизводству должен обладать определенными компетенциями.

Ему необходимо уметь разрабатывать и оформлять документы, должностные инструкции, обеспечивать их хранение, пользоваться специфическими информационными системами, базами данных.

Для успешной работы кадровому делопроизводителю нужно уметь выявлять и исправлять ошибки в документации, осуществлять контроль присутствия сотрудников на рабочих местах, собирать и анализировать информацию, консультировать сотрудников по вопросам рынка труда, соблюдать нормы деловой этики.

Специалист по кадровому делопроизводству должен обладать знаниями в области трудового и архивного законодательства РФ.

Также должен знать:

положения законов о персональных данных

нормативные правовые акты, регулирующие взаимодействие организации с государственными ведомствами

порядок оформления, ведения и хранения документов

положения о структуре организации

Еще обязательно потребуются базовые знания в области информатики, построения и работы информационных систем.

Кадровое делопроизводство или управление персоналом – что выбрать

На современном рынке образования широко представлены возможности обучения по специальностям кадровое делопроизводство и управление персоналом.

Чтобы ответить на вопрос в чем различие образовательных программ следует обратиться к особенностям двух этих профессиональных направлений.

Кадровое делопроизводство – это узкая специализация. Кадровик работает, прежде всего, с документами и выполняет ограниченный набор функций.

Управление персоналом значительно шире. Менеджер по управлению персоналом работает в основном с людьми, выполняет много разнообразных обязанностей: подбор персонала, обучение, оценка и аттестация, реализация социальной поддержки и другие. Среди прочего в его обязанности может входить и кадровое делопроизводство.

При выборе специальности для обучения необходимо отталкиваться от собственных потребностей и планов. Если есть намерение или необходимость работать именно специалистом кадрового делопроизводства, то образование по данному, более узкому, профилю может эффективнее помочь в работе, чем более разнообразное по содержанию управление персоналом.

Если же есть расчет на карьеру в сфере управления персоналом или перевод на смежные с кадровиком должности, образование специалиста по управлению персоналом будет более уместным.

Какое образование должно быть у кадрового делопроизводителя

В профессиональном стандарте указано, что для работы специалистом по кадровому делопроизводству достаточно среднего специального образования соответствующего профиля. Другой вариант – программа профессиональной переподготовки на базе среднего специального образования другого профиля.

Где учат специалистов по кадровому делопроизводству

Обучиться специальности кадровое делопроизводство можно разными способами. Среднее специальное образование по данному профилю можно получить во многих колледжах. Обучение возможно на базе 9 и 11 классов. Зачисление на бюджетной основе чаще всего происходит без экзаменов, с учетом среднего балла аттестата. В вузах кадровое делопроизводство не представлено как самостоятельная специальность. В высшем образовании изучение кадрового делопроизводства включено в программы бакалавриата по специальности управление персоналом. Вступительными экзаменами на данное направление являются математика, русский язык и обществознание. Зачисление на платное отделение происходит без экзаменов.

Для тех, кто уже имеет среднее специальное или высшее образование существуют программы переподготовки, которые позволяют в короткие сроки изучить кадровое делопроизводство и получить документ об образовании. Важно внимательно подойти к выбору программы и учреждения ДПО для обучения. В первую очередь стоит обратить внимание на наличие государственной образовательной лицензии и разработана ли предлагаемая программа в соответствии с принятым профстандартом по этой специальности.

Как можно обучиться дистанционно (онлайн)

Технологии дистанционного обучения набирают все большую популярность и часто применяются в реализации образовательных программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации.

Преимуществами дистанционного обучения являются возможность получить образование без отрыва от работы, возможность индивидуально подбирать удобный график обучения. Выбирая, как обучиться кадровому делопроизводству (очно, заочно, дистанционно), важно помнить, что для получения качественного образования, которое поможет получить знания и навыки действительно ценные в работе, необходимо тщательно подбирать образовательное учреждение. АБиУС предоставляет образовательные услуги на протяжении 20 лет и зарекомендовала себя как эффективное образовательное учреждение.

Программа дополнительного профессионального образования кадровое делопроизводство составлена с учетом требований профстандарта. Для успешного освоения программы Академия предоставляет доступ к обширной библиотеке и удобному пользовательскому интерфейсу личного кабинета СДО.

Разработчики программы – высококвалифицированные специалисты с большим опытом работы. Каждый слушатель получает индивидуальное сопровождение, на все вопросы в процессе обучения отвечает прикрепленный методист. Зачисление происходит при наличии среднего специального или высшего образования любого профиля, без экзаменов.

Читайте также:
Использование личного автомобиля в служебных целях - заправка ГСМ, НДФЛ, для ИП

По завершении обучения выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца с присвоением квалификации. Документ об образовании обязательно вносится в государственную базу ФИС ФРДО, высылается бесплатно в любой регион и город России.

Что делать кадровику, если сотрудник пропал

Cтарший юрист-консультант Линии консультаций «Что делать Консалт»

Работа по ТК РФ требует дисциплины как от сотрудника, так и от работодателя. Но что делать кадровику, если неожиданно сотрудник пропал? Сколько дней ждать пропавшего? Когда и как увольнять? В нашей статье мы раскрыли основные нюансы темы.

Сотрудник может отсутствовать на рабочем месте по разным причинам. Бывает, что у людей возникают непредвиденные обстоятельства, довольно сложные и не позволяющие вернуться к повседневности. Во всех ситуациях работодателям приходится выяснять основания для прогула и иногда даже увольнять пропавшего сотрудника.

Сколько работодатель может ждать появления пропавшего сотрудника?

Обязанности для работника уведомлять работодателя о невыходе на работу Трудовым кодексом не установлено. Но предусмотреть такую обязанность можно локальным документом организации, например правилами внутреннего трудового распорядка. И соблюдать её работникам придётся, поскольку в силу ст. 21 ТК РФ работник должен соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего трудового распорядка. Тем не менее это мало что даст работодателю, так как уволить работника за прогул, если он не сообщил вовремя о своём невыходе, всё равно не получится. Любой суд признает подобное увольнение незаконным, если причина отсутствия работника будет признана уважительной.

На самом деле сотрудники обычно предупреждают работодателя, что не выйдут или не вышли на работу по тем или иным причинам. Ну а если этого не произошло, выяснять причину приходится работодателю.

Сколько же может ждать работодатель появления пропавшего сотрудника? Ответа на этот вопрос в трудовом законодательстве нет.

Первым делом кадровик или непосредственный начальник звонит работнику по телефонам (сотовому, городскому). Если выяснить причину в первый день не удалось, делать выводы, что работник прогуливает, ещё рано, но зафиксировать факт отсутствия его на рабочем месте придётся. Для этого нужно составить акт в произвольной форме – его составляет комиссия как минимум из трёх сотрудников.

Сначала такие акты желательно составлять ежедневно. Потом, если работник не объявляется, можно составлять их раз в несколько дней или раз в неделю. Не забывайте кроме того отмечать в табеле учёта рабочего времени отсутствие работника. Дни, когда он отсутствовал, будут обозначены буквенным кодом «НН» – неявка по невыясненным причинам.

Если работник на связь так и не вышел, стоит связаться с близкими родственниками работника, друзьями, если есть возможность. Также есть смысл сходить к работнику домой. Если и эти действия ни к чему не привели, следует направить ему письмо (ценное с описью о вложении и уведомлением) или телеграмму с требованием дать объяснение о причинах отсутствия на работе.

Имейте в виду, что если работник зарегистрирован по одному адресу, а проживает по другому, письма следует направлять в оба адреса. Причём, можно не ограничиваться одним письмом, а направлять их, например, в течение месяца каждую неделю.

Если от работника никаких ответов так и не последовало, а уведомления вернулись в связи с отсутствием адресата или по истечении срока хранения в почтовом отделении, нужно составить акт о невозможности получения объяснения.

Никто, по большому счёту, не обязывает работодателя осуществлять дальнейший розыск работника, отсутствующего длительное время. Многие просто увольняют таких сотрудников за прогул. Но есть риск: работник может вернуться на работу с доказательствами того, что отсутствовал по уважительной причине. И тогда по решению суда придётся не только восстановить его на работе, но и выплатить все причитающиеся ему суммы и компенсировать время вынужденного прогула. Поэтому у работодателя для увольнения всё-таки должны быть основания.

Есть ли основания для увольнения пропавшего работника за длительный прогул?

Особенности увольнения пропавшего работника, который длительное время не выходит на работу, законом не определены. Вы можете его уволить, если есть документы, которые подтверждают причину отсутствия. От этой причины будет зависеть и порядок оформления увольнения. Так, если у вас есть решение суда о признании работника безвестно отсутствующим либо документы, подтверждающие факт смерти работника, оформляйте увольнение на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ с учётом особенностей, присущих каждому случаю. Если же документов, обосновывающих длительное отсутствие работника, нет и установить причины такого отсутствия не получается, оформлять увольнение до выхода работника на работу не рекомендуем.

Не рекомендуем увольнять работника за длительный прогул, пока он не выйдет на работу.

Дело в том, что вы можете не установить реальных причин его отсутствия. А ведь они могут оказаться уважительными, просто работник не смог вас предупредить об этом. Например, работник отсутствовал по причине нахождения под стражей или находился в больнице в тяжёлом состоянии и не имел возможности сообщить вам об этом.

Важно отметить, что увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием (ч. 3 ст. 192 ТК РФ). Поэтому требуется соблюсти порядок привлечения к дисциплинарной ответственности. В частности, до увольнения нужно затребовать у работника письменное объяснение причины отсутствия (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Но если он пропал (не выходит на связь), сделать это затруднительно. А без письменного объяснения сложно определить, отсутствовал ли работник без уважительной причины, т. е. имеет ли место прогул и, соответственно, допустимо ли увольнение по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Поэтому лучше дождаться выхода работника на работу, чтобы выяснить причины его отсутствия, а затем соблюсти процедуру применения дисциплинарного взыскания. Тем более что для вас ожидание не несёт каких-либо финансовых и иных затрат.

Как разыскать сотрудника?

Итак, первое, что нужно сделать для поиска работника, – обратиться в отделение полиции с заявлением о проведении розыска (ст. 12 Федерального закона от 07.02.2011 № З-ФЗ «О полиции»). У работодателя после подачи такого заявления останется на руках отрывной талон-уведомление, подтверждающий его обращение (Приказ МВД РФ от 29.08.2014 № 736 «Об утверждении Инструкции о порядке приёма, регистрации и разрешения в территориальных органах Министерства внутренних дел Российской Федерации заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях»).

Читайте также:
Как отразить прогулы в СЗВ-СТАЖ, код прогула

К сведению. В ходе розыска работника могут обнаружить в больнице, под стражей и т. п. Это будет подтверждением того, что у него имеются уважительные причины отсутствия на работе.

Если у работника нет родственников, то в силу ст. 42 ГК РФ обратиться в суд с заявлением о признании работника безвестно отсутствующим вправе сам работодатель. Сделать это можно, только если по месту жительства работника нет сведений о его месте пребывания в течение года. Этот срок исчисляется с момента получения последних сведений о человеке.

Заявление подаётся в суд по месту жительства работника или по месту нахождения заинтересованного лица, то есть работодателя (ст. 276 ГПК РФ).

Согласно ст. 277 ГПК РФ в заявлении о признании гражданина безвестно отсутствующим должно быть указано, для какой цели необходимо заявителю признать гражданина безвестно отсутствующим, а также должны быть изложены обстоятельства, подтверждающие безвестное отсутствие гражданина.

Для работодателя целью признания работника безвестно отсутствующим является расторжение трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Какой порядок увольнения пропавшего (безвестно отсутствующего) работника?

Порядок увольнения пропавшего (безвестно отсутствующего) работника следующий. Увольнение производите на основании решения суда о признании работника безвестно отсутствующим. Оформить нужно стандартные документы об увольнении (в частности, приказ об увольнении и трудовую книжку).

Трудовой договор прекращайте датой вступления указанного решения суда в законную силу. А вот документы об увольнении, возможно, придётся оформить позже, на тот случай если решение суда вы получили позже даты его вступления в силу.

Трудовую книжку и суммы, положенные работнику на дату увольнения, выдайте его родственникам (иным лицам), только если это предусмотрено решением суда.

Дата увольнения работника, признанного судом безвестно отсутствующим, – дата вступления соответствующего решения суда в законную силу. Это следует из п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, абз. 1 ст. 42 ГК РФ, ч. 2 ст. 13, ст. 210 ГПК РФ, Письма Роструда от 05.09.2006 № 1552-6.

Дату вступления решения суда в законную силу вы можете уточнить на официальном сайте этого суда.

Документы об увольнении (в частности, приказ и трудовую книжку) оформите, только когда у вас на руках будет решение суда, но не раньше, чем оно вступит в силу. На практике возможна ситуация, когда такие документы придётся составить позже даты увольнения. Например, если родственник пропавшего работника обратился к вам с таким решением спустя время после его вступления в силу. Тогда документы об увольнении лучше оформлять днём предъявления вам решения суда.

В этом случае во избежание вопросов со стороны контролирующих органов рекомендуем составить акт в произвольной форме, зафиксировав в нём дату получения вами решения суда. Такой акт поможет вам обосновать оформление документов по увольнению позже даты прекращения трудового договора.

А если работник нашёлся?

Ситуации в жизни бывают разные, и работник, признанный без вести пропавшим, может объявиться. И возможно, что он захочет вернуться на свою прежнюю работу. Что делать работодателю в этом случае?

В первую очередь работника нужно направить в суд с заявлением об отмене судебного решения о признании его безвестно пропавшим (ст. 280 ГПК РФ). Затем надо выдать ему трудовую книжку, если она не была передана родственникам.

После этого вы можете обдумать, принимать работника обратно или нет (ведь такой обязанности у работодателя нет, работник уволен на законном основании). Конечно, если с ним действительно приключилось несчастье, можно пойти ему навстречу, а если же он повёл себя безответственно и просто решил «сменить обстановку», тут решать вам.

И если вы решите принять его обратно, возникнет вопрос: что делать с сотрудником, которого уже взяли на эту должность? Законных оснований предлагать ему перевод на другую должность нет, как и оснований для увольнения. Поэтому всё придется решать по соглашению с работниками о том, кому какую вакантную должность предложить.

Если компромисс достигнут, объявившегося сотрудника принимают на работу в общем порядке: запрашивают все необходимые документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ, оформляют трудовой договор и т. д.

Как видим, процедура увольнения пропавшего без вести работника довольно хлопотная (к счастью, не слишком частая). Если у пропавшего есть родственники, то основные заботы лягут на их плечи, а вам останется провести увольнение на основании решения суда. Когда же родственников нет, придётся заняться всем работодателю. И с особой тщательностью следует отнестись к первому этапу – выяснению причин отсутствия работника. Возможно, уже на этой стадии всё решится, если работник попросту прогуливает. Тогда его можно уволить за прогул. Если же работник действительно пропал, то работодателю придётся действовать по предложенной схеме.

В любом случае не рекомендуем увольнять работника за прогул, если причина его отсутствия неизвестна и работодатель не имеет возможности соблюсти установленный порядок увольнения. При данных обстоятельствах велика вероятность, что увольнение будет признано незаконным и работодатель, как следствие, должен будет восстановить работника на работе и выплатить ему средний заработок за всё время вынужденного прогула. Возможны и иные неблагоприятные для работодателя последствия.

Истребование документов вне рамок проведения налоговых проверок

Автор: Екатерина Гостева налоговый консультант

Истребование документов вне рамок проведения налоговых проверок

Автор: Екатерина Гостева
налоговый консультант

Иногда налоговики вне рамок налоговой проверки хотят получить документы или информацию по определенной сделке. Сразу скажем, что налоговое законодательство (ст. 93.1 НК РФ) это разрешает. Разберемся, как выглядит данная процедура, что необходимо представить контролерам, а на что они претендовать не вправе.

Когда может прийти требование вне рамок налоговой проверки

Существует единственный законный повод для запрашивания документов за пределами налоговых проверок – закреплен он п. 2 ст. 93.1 и состоит в следующем: если у фискалов есть обоснованная необходимость получить документы (или информацию) по определенной сделке, они вправе запросить их у сторон этой сделки либо у иных лиц, которые о ней что-то знают.

Читайте также:
Образец ходатайства о поощрении, о премировании сотрудника

Обратите внимание: требование необязательно должно касаться операций с вашим прямым контрагентом, с которым вы заключили договор (Письмо ФНС № СА-4-7/12693@ от 17.07.2015, Определение ВС РФ № 306-КГ14-1989 от 17.09.2014). Так, у вас могут запросить сведения об отгруженном товаре, даже если вы не контактировали напрямую с его производителем, попавшим в поле зрения контролеров, а приобрели этот товар у посредника.

В п. 1 ст. 93.1 говорится еще об одной возможности для истребования сведений. На этот раз речь идет о деятельности конкретного контрагента. Однако запрос в рамках данной нормы возможен только при проведении у него выездных или камеральных проверок.

Как запрашиваются документы

Порядок проведения данной процедуры изложен в п. 3 и п. 4 ст. 93.1 НК РФ, а также в Письме ФНС от 27.07.2017 № ЕД-4-2/12216@. Перечислим основные правила:

  • Просить документы и информацию у вас может только та ИФНС, где вы состоите на учете. Однако «первоисточником» для такого запроса будет поручение, присланное другой инспекцией, которая непосредственно проводит контрольные процедуры (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).
  • На основании этого поручения ваша ИФНС сформирует требование, где перечисляются сведения, позволяющие однозначно понять, о какой именно сделке идет речь (п. 4 ст. 93.1 НК РФ): стороны сделки, ее предмет, условия и др. (Письмо ФНС от 30.09.2014 № ЕД-4-2/19869).
  • Требование (с обязательным приложением к нему копии поручения) ИФНС передает руководителю вашей компании или уполномоченному представителю одним из следующих способов: лично под расписку, в электронной форме по ТКС, заказным почтовым отправлением (п. 1 ст. 93, п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

С формами поручения и требования можно ознакомиться в Приказе ФНС от 08. 05.2015 № ММВ-7-2/189@.

Как ответить на требование

После того как вы получили запрос, у вас есть 10 дней, чтобы подготовить и отправить необходимые инспекторам документы, информацию или сообщить им, что вы не располагаете такими сведениями (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Ответ о том, что компания не располагает информацией

Даже если вы не знаете контрагента, о котором вас спрашивают, и не можете сообщить никакой «ценной» информации, отмалчиваться нельзя! Это будет расценено как неисполнение требования и влечет наложение штрафа по ст. 129.1 НК РФ — от 5 до 20 тыс. руб.

Может случиться и так, что для отработки запроса вам понадобится гораздо больше времени, нежели установлено НК РФ. Ведь сделкой может быть как отдельная хозяйственная операция, так и целый договор, по которому составлялись сотни первичных документов. Если вы не укладываетесь в отведенные 10 дней, необходимо об этом оповестить сотрудников ИФНС и ходатайствовать о продлении срока (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Ходатайство о продлении срока представления документов

Однако рассчитывать на то, что проверяющие гарантированно увеличат срок, нельзя: ведь это их право, но не обязанность.

Тем не менее практика показывает, что в большинстве случаев ИФНС увеличивает срок для исполнения требования, потому что главная задача контролеров – получить документы или информацию, а не оштрафовать компанию за просрочку.

Если вы не успеете вовремя собрать все бумаги и не предупредите об этом ИФНС, последует штраф по п. 2 ст. 126 НК РФ — 10 тыс. руб. Такое же наказание предусмотрено, если вы откажетесь исполнять требование или подадите ложные сведения.

Ответ на запрос разрешается:

  • привезти в ИФНС лично;
  • отправить через представителя;
  • послать заказным отправлением;
  • передать в электронном виде по ТКС.

Документы на бумаге сдавайте в виде заверенных копий, а при передаче по ТКС – отправляйте их по установленным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ). При этом строгих правил заверений бумажных копий документов, предоставляемых по требованиям фискалов, законом не предусмотрено. Однако есть ряд рекомендаций, данных Минфином в Письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142:

  • Если вы сдаете стопку документов, допустимо заверение каждого отдельного листа, так и заверение прошитой пачки в целом.
  • Что касается сшивания пачки, ее плотно скрепляют нитками, при этом важно, чтобы каждый документ можно было без труда прочитать и скопировать.
  • Листы пачки пронумеруйте, на ее обороте укажите общее количество листов в прошитой стопке, проставьте дату и подпись сотрудника (с расшифровкой), который занимался заверением.

Итак, существуют определенные правила предоставления документации, которую требуют налоговики. Однако не все, что они у нас спрашивают, законно.

Что может, а что не вправе делать инспекция

Ниже представлены основные права и обязанности, которыми должны руководствоваться проверяющие при составлении требований:

  • Налоговый кодекс позволяет контролерам истребовать документы именно о конкретной сделке (отдельной хозяйственной операции или договоре), но не в целом о деятельности – вашей или вашего партнера.

Т.е. если из требования неясно, какая именно сделка имеется в виду, вы вправе не предоставлять документы или информацию (Постановление АС ДВО от 21.03.17 № Ф03-712/2017). Но и отмалчиваться в данной ситуации не стоит. Следует пояснить, по каким причинам вы не можете исполнить требование.

Письмо об уточнении запроса

  • Из требования должно быть понятно, чем обоснован запрос документов (информации). Как правило, контролеры подходят к выполнению данного условия формально – указывают, что есть «обоснованная необходимость». При этом законодательство не разъясняет, когда необходимость считается обоснованной. Но, анализируя абз. 2 п. 3 ст. 93.1 НК РФ, можно заключить, что обоснованность непосредственно связана с конкретным мероприятием налогового контроля.
  • Кроме этого, в обязательном порядке требование должно содержать указание на то, что документы (информация) нужны именно вне рамок проведения налоговых проверок (Постановление АС ЗСО от 13.06.17 № Ф04-1488/2017).

Как происходит подача документов по требованию ИФНС в 1С-WiseAdvice

Читайте также:
Средняя зарплата менеджера, менеджера по продажам в Москве

Мы практикуем риск-ориентированный подход в обслуживании. То есть мы против бездумного представления документов по любому запросу налоговой. Напротив, мы осознаем и взвешиваем все последствия подачи или неподачи того или иного документа. Все наши действия направлены на то, чтобы максимально обезопасить нашего клиента, а заодно – не подставить его перед поставщиками и подрядчиками.

Запросы документов по сделкам нередко достаточно объемны, и это не противозаконно. Однако запрашивать что-либо произвольно – по принципу «все, что хочется» – недопустимо. При составлении запроса ИФНС должна исходить из принципов целесообразности, разумности и обоснованности, а также не допускать произвольного истребования документов (информации), не обусловленных целями и задачами проводимого налоговыми органами налогового контроля.

При принятии решения о законности привлечения компании к ответственности за непредставление каких-либо документов и/или информации по требованию, данные принципы будут являться основополагающими. Так, в случае направления компанией жалобы на действия ИФНС в вышестоящий налоговый орган, инспектор, составлявший запрос, будет обязан пояснить причины и необходимость истребования именно этих документов (информация). Его пояснения могут потребоваться также в суде.

В связи с этим по умолчанию принято считать, что инспектор осознанно подходит к формированию списка документов к истребованию. Но если есть основания полагать, что запрос составлен без соблюдения вышеизложенных принципов, возможно отстоять свое право не предоставлять все, что хочет видеть ИФНС (Письмо ФНС России от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216@ (ред. от 06.09.2017).

Полезная бухгалтерия от 1С-WiseAdvice

В рамках бухгалтерского обслуживания специалисты компании 1C-WiseAdvice проводят глубокий анализ всех требований, приходящих клиенту из ИФНС, и дают подробные рекомендации по поводу того, какие документы и в каком объеме подавать.

А теперь – несколько советов, которые помогут вам в работе.

Существует ряд особенностей, на которые стоит обращать внимание при анализе требования, полученного в рамках ст. 2 ст. 93.1. Такой анализ может помочь снизить объем представляемых документов или информации, либо вовсе сведет на нет обязанность предоставлять что-либо:

  1. Оцените требование на соответствие законным нормам: из него должно быть ясно, что оно выставлено не в рамках налоговой проверки, и у ИФНС действительно есть для этого обоснованная необходимость.
  2. Проанализируйте, возможно ли по требованию идентифицировать сделку: приведен ли в нем конкретный договор, период. Обязательно должен быть указан контрагент, сделка с которым проверяется.
  3. Посмотрите, что именно запрашивают контролеры: не стоит передавать лишнее, если это не запрашивают. Не нужно готовить документы, если ИНФС просит предоставить только информацию, и наоборот.
  4. Сравните перечни запрашиваемых документов, перечисленных в поручении и требовании: они должны быть идентичны. Если ваша ИФНС проявила инициативу и запросила у вас больше, чем ее уполномочивали, «излишек» вы имеете право игнорировать. В то же время, если ваша ИФНС что-то пропустила и запросила не все, что указано в поручении, вы можете отработать только ее запрос.
  5. Если требование предусматривает слишком большой объем работы, и вы чувствуете, что не укладываетесь в 10-дневный срок, – ходатайствуйте о его продлении.
  6. Даже если, на ваш взгляд, требование неправомерно, дайте налоговикам обратную связь. Например, напишите письмо о том, что из него невозможно понять, о какой именно сделке идет речь. Не стоит отмалчиваться, если вы не до конца уверены в своей правоте – безопаснее написать уточняющий запрос и ходатайствовать о продления срока предоставления документов. В противном случае компанию могут привлечь к налоговой ответственности.

Связаться с экспертом

Истребование документов по сделке вне налоговой проверки

В п. 2 ст. 93.1 НК РФ говорится: «Если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать эти документы (информацию) у участников этой сделки». Под участниками сделки здесь можно понимать в том числе стороны сделки, к которым относится налогоплательщик. Но рассмотрим вопрос более детально.

Налоговый орган вправе истребовать документы (информацию) по сделке вне проверки:

  • у налогоплательщика по сделке с контрагентом;
  • у контрагента по сделке с налогоплательщиком.

При этом должно быть соблюдено документирование мероприятия истребования документов (информации) о сделке вне проверки (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).

Вот необходимые документы:

  • Поручение об истребовании;
  • Требование об истребовании.

Выделяют два условия для действительности Требования об истребовании документов (информации) вне проверки.

  1. Расшифровка обоснованной необходимости.

Внимание! Верховный суд РФ в своём определении от 19.09.18 г. №37-КГ18-1438 указал, что отсутствие в Требовании указания на проведение конкретного мероприятия налогового контроля носит формальный характер. По определению же ВС РФ от 23.09.20 г. №А56-51770/2019, требование должно быть мотивированным.

  1. Конкретизированность сделки – это название, стороны и период сделки (реквизиты договора необязательны).

Истребование всех первичных документов по сделке у налогоплательщика о нём же самом вне проверки недопустимо!

Проверить документы налогоплательщика можно только в рамках налоговой проверки (ст. 93 НК РФ) или дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ). Требование вне проверки – незаконно.

Требование налогового органа будет незаконным, если:

  • контрагент получил неполный комплект документов (полный комплект – это Поручение и Требование);
  • не указана причина, цель истребования документов;
  • не идентифицирована конкретная сделка;
  • давность истребования документов – более 5 лет.

Срок исполнения Требования: 10 дней со дня получения Требования о представлении документов о конкретной сделке.

Ответственность – п.1 ст. 129.1. НК РФ (за невыполнение п. 2 ст. 93.1, выразившееся в несообщении (несвоевременном сообщении) сведений (документов) о сделке вне проверки).

Внимание! На «встречные мероприятия» распространяется гарантия ст. 93 НК РФ о невозможности повторного истребования налоговыми органами документов, которые ранее были представлены налогоплательщиком (контрагентом).

Форма Требования о предоставлении документов (информации)

В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Кодекса истребуемые документы должны быть:

  • представлены в (наименование налогового органа и его место нахождения или наименование и место нахождения территориально обособленного подразделения налогового органа, приемные дни, часы, кабинет, окно);
  • направлены по почте заказным письмом в (наименование налогового органа и его место нахождения (адрес) или наименование и место нахождения (адрес) территориально обособленного подразделения налогового органа)
  • переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Читайте также:
Средняя зарплата сварщика в России

Алгоритм работы с Требованием, полученным вне налоговой проверки:

  1. установите способ вручения Требования («рассылка» налогового органа не обязывает налогоплательщика реагировать на Требование);
  2. определите форму Требования (форма должна быть утверждена ФНС);
  3. установите дату вручения Требования;
  4. установите верные ссылки на статьи НК РФ – п. 2 ст. 93.1 НК РФ (недопустимы ссылки на ст. 31 НК и ст. 93 НК РФ);
  5. установите обоснованную необходимость (причины, цели, мотивы и т.п.) истребования документов (информации);
  6. установите, конкретизирована ли сделка (стороны сделки, предмет, номер и дата договора, период и т.п.) и относятся ли заявленные документы и информация к сделке;
  7. установите период истребуемых документов – не более 4-х лет (п. 5-6 образца Требования);
  8. установите наличие Поручения на истребования документов (информации);
  9. подготовьте ответ и/или уточнение Требования.

Общие рекомендации:

  • изучите список контрагентов, с которыми образовались «разрывы», определите степень надёжности контрагентов, оцените реальность операций (доказательства);
  • выясните природу «разрывов» и размер разрыва (увеличивает риск проведения тематической выездной налоговой проверки);
  • не поддавайтесь страху и давлению налогового органа по поводу представления уточнённой налоговой декларации (объективных причин для её сдачи может и не быть).

Истребование документов вне рамок проведения налоговых проверок – что это

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В адрес ООО поступило требование о предоставлении документов (информации) в соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ, абзацем вторым п. 5 ст. 93.1 НК РФ. Требуется представить за 2018 год все имеющиеся договоры с контрагентом общества, счета-фактуры, акты, транспортные и товарно-транспортные накладные, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, деловую переписку с контрагентом, доверенности и иные документы. При этом налоговым органом не поименовано, в рамках какого мероприятия истребуются документы (информация), не идентифицированы документы (информация), которые нужно представить.
Нужно ли ООО отвечать на такое требование?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Налоговый орган имеет право истребовать у организации любую информацию и документы, касающиеся взаимоотношений с контрагентом, а организация, в свою очередь, обязана их представить.
В то же время налоговый орган вправе истребовать документы (информацию) вне рамок проведения налоговых проверок только при возникновении обоснованной необходимости относительно конкретной сделки (сделок) и при указании сведений, позволяющих идентифицировать эту сделку (сделки).
Если налоговый орган вне рамок проведения проверок запрашивает документы без признаков идентификации, а ООО посчитает, что эти сведения не связаны с ее контрагентом и в связи с этим данные требования не соответствуют закону, ООО следует в течение срока, указанного в Требовании о представлении документов (информации), направить ответ, из которого (в части указанных сведений) следовало бы, что ООО не отказывается от представления документов (сведений), но просит привести данные требования в соответствие с законом в целях обеспечения возможности исполнить их.

Обоснование позиции:
1. Одним из мероприятий налогового контроля, предусмотренного главой 14 НК РФ, является истребование налоговым органом документов (информации) о налогоплательщике или информации о конкретных сделках у контрагентов или иных лиц. Порядок их истребования установлен статьей 93.1 НК РФ.
При этом налоговые органы истребуют документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) у контрагента или иных лиц, располагающих документами (информацией) как при проведении налоговых проверок (рассмотрении материалов налоговых проверок) на основании п. 1 ст. 93.1 НК РФ, а также при возникновении обоснованной необходимости получения документов (информации) относительно конкретной сделки вне рамок проведения налоговой проверки у участников сделки или иных лиц, располагающих документами (информацией) по сделке на основании п. 2 ст. 93.1 НК РФ.
Как следует из п. 3 ст. 93.1 НК РФ, налоговый орган, осуществляющий налоговые проверки или иные мероприятия налогового контроля, производит истребование документов и информации у контрагентов проверяемого лица (иных лиц) не самостоятельно, а через налоговый орган, в котором этот контрагент (иное лицо) состоит на налоговом учете.
В целях истребования вне рамок проведения налоговых проверок документов (информации) относительно конкретной сделки у ее участников или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке (п.п. 2, 4 ст. 93.1 НК РФ) требование о представлении документов (информации) направляет налогоплательщику налоговый орган по месту его учета. Основанием для направления такого требования является поручение налогового органа, осуществляющего контрольные мероприятия в отношении проверяемого контрагента. В этом случае к требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации), в котором указывается, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации), а при истребовании информации относительно конкретной сделки указываются также сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку (п.п. 3, 4 ст. 93.1 НК РФ, п. 3 Порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов, утвержденного приказом ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@ (далее – Порядок), п. 8.2 письма ФНС России от 17.07.2013 N АС-4-2/12837@ “О рекомендациях по проведению мероприятий налогового контроля, связанных с налоговыми проверками” (далее – письмо ФНС России от 17.07.2013 N АС-4-2/12837@) (смотрите также постановления ФАС Волго-Вятского округа от 22.06.2012 N А29-8136/2011 и от 06.06.2012 N А29-7946/2011, ФАС Дальневосточного округа от 15.02.2012 N Ф03-6511/2011, ФАС Поволжского округа от 06.09.2011 N Ф06-7328/11 по делу N А72-8582/2010, ФАС Северо-Западного округа от 22.04.2011 N Ф07-1984/11 по делу N А56-36253/2010, ФАС Западно-Сибирского округа от 08.07.2009 N Ф04-3976/2009(10033-А27-41), от 02.02.2009 N Ф04-8010/2008(18346-А46-41)).
Указания на то, что в требовании о предоставлении документов (информации) должны быть указаны наименование, реквизиты и иные индивидуализирующие признаки истребованных документов, период, к которому они относятся, а также при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов, содержатся в письмах Минфина России от 25.06.2007 N 03-02-07/2-106 и от 26.07.2007 N 03-02-07/1-348. Аналогично Минфин России в письме от 15.10.2018 N 03-02-07/1/73833 указал, что в случае возникновения обоснованной необходимости получения документов (информации) вне рамок проведения налоговых проверок согласно п. 2 ст. 93.1 НК РФ налоговые органы не вправе истребовать документы (информацию), которые непосредственно не относятся к конкретной сделке.
Кроме того, согласно форме требования о представлении документов (информации), приведенной в приложении 17 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@, в случае истребования налоговым органом информации относительно конкретной сделки должны указываться сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.
Таким образом, в случае если у налогового органа необходимость получения дополнительной информации возникла вне рамок проведения налоговых проверок, то, соответственно, направляемые требования должны отвечать положениям п. 2 ст. 93.1 НК РФ (то есть должны содержать обоснование необходимости получения информации относительно конкретной сделки и позволять ее идентифицировать) (определение ВАС РФ от 31.01.2013 N ВАС-16732/12 по делу N А51-6351/2012). В противном случае они нарушают права и законные интересы налогоплательщика в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, возлагая на него обязанность по представлению документов, не предусмотренную п. 2 ст. 93.1 НК РФ (смотрите, к примеру, постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.11.2012 N Ф03-5016/2012, АС Западно-Сибирского округа от 13.06.2017 N Ф04-1488/2017, ФАС Волго-Вятского округа от 06.06.2012 N Ф01-2084/12).
Вместе с тем отмечаем, что в определении ВС РФ от 26.10.2017 N 302-КГ17-15714 указано, что статья 93.1 НК РФ не устанавливает обязанности указания реквизитов или иных индивидуализирующих признаков документов (информации) в требовании налогового органа об их представлении. Нормы законодательства о налогах и сборах также не содержат запрета на истребование документов (информации) по нескольким сделкам.
Из приведенного содержания полученного Требования о предоставлении документов (информации) следует, что в нем отсутствуют сведения, позволяющие идентифицировать сделку с контрагентом ООО, в отношении которой запрашивается информация.
Подпунктом 11 п. 1 ст. 21 НК РФ налогоплательщикам предоставлено право не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов, иных уполномоченных органов и их должностных лиц, не соответствующие НК РФ или иным федеральным законам. Поэтому считаем, что, если в требовании налогового органа перечислены документы (информация), не относящиеся к деятельности налогоплательщика, организация вправе такое требование не выполнять и представить только те документы (материалы), которые четко идентифицированы (например, в п. 1.3 рассматриваемого Требования о предоставлении документов (информации) указаны конкретные реквизиты (номер, дата) необходимых налоговому органу счетов-фактур).
Из этого, на наш взгляд, следует, что в рассматриваемой ситуации существуют предпосылки для признания полученного ООО Требования о представлении документов (информации) неправомерным (в определенной части) и, соответственно, для его неисполнения, однако данную точку зрения Обществу, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.
Если же ООО не хочет вступать в спор с налоговыми органами, но считает, что запрашиваемые документы (информация) не идентифицируют сделки между ООО и его контрагентом, и в связи с этим данные требования не соответствуют закону, то, по нашему мнению, организации следует в срок, указанный в Требовании о предоставлении документов (информации), направить ответ, из которого (в части указанных документов (информации)) следовало бы, что организация не отказывается от представления документов (информации), но просит привести данные требования в соответствие с законом в целях обеспечения возможности исполнить их.
2. При этом отмечаем, что налоговое законодательство не содержит каких-либо ограничений по периоду, за который могут быть истребованы документы вне рамок проведения налоговой проверки, поэтому формально налоговым органом могут быть затребованы документы за любой период, если они имеют отношение к конкретной сделке. При этом, как указывается в постановлении Пятого ААС от 10.08.2012 N 05АП-6055/12, в полномочия налогоплательщика не входит оценка степени обоснованности возникшей у налогового органа необходимости получения информации.
Согласно официальным разъяснениям перечень истребуемых документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, законодателем не ограничен. К таким документам относятся любые документы (полагаем, в том числе и деловую переписку и копии доверенностей), содержащие необходимую для целей налогового контроля информацию, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика, а также информацию относительно конкретной сделки (письма Минфина России от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869, от 09.10.2012 N 03-02-07/1-246, от 19.05.2010 N 03-02-07/1-243, от 11.10.2007 N 03-02-07/1-438, ФНС России от 24.08.2015 N АС-4-2/14873).
В постановлении Девятнадцатого ААС от 05.11.2019 N 19АП-6102/19 суд, сославшись на разъяснения ВС РФ (определение от 26.10.2017 N 302-КГ17-15714 по делу N А19-22283/201), отметил, что норма ст. 93.1 НК РФ не содержит ограничений по составу документов и информации, которую налоговый орган в каждом конкретном случае определяет самостоятельно и истребует у контрагента налогоплательщика при соблюдении правил истребования таких документов и информации.
Полагаем также, что организации при подготовке ответа (документов и информации) следует учесть информацию, содержащуюся в письме от 27.06.2017 N ЕД-4-2/12216@, где налоговая служба подчеркивает, что истребование документов (информации) в излишнем объеме может привести к жалобам налогоплательщиков на действия налоговых органов, снижению репутации ФНС. Налоговый орган, истребующий на основании п. 2 ст. 93.1 НК РФ значительное количество документов (большой объем информации), должен быть готов аргументированно ответить вышестоящему налоговому органу или в суде (при возникновении досудебного или судебного спора), а также при проведении аудиторских проверок внутреннего аудита на все вопросы, возникающие в связи с такими обстоятельствами. На основании изложенного ФНС в указанном письме сообщает о необходимости при решении вопроса об истребовании документов (информации) вне рамок налоговых проверок исходить из принципов целесообразности, разумности и обоснованности, не допускать произвольного истребования документов (информации) вне рамок проверок, не обусловленных целями и задачами налогового контроля.
3. Относительно требования о предоставлении карточек бухгалтерских счетов отметим, что имеет место позиция, согласно которой такие карточки не относятся к деятельности контрагента организации, а также не могут свидетельствовать о факте совершения хозяйственных операций (сделок) между организацией и её контрагентом. Карточки счетов не являются документами (информацией), служащими основанием для исчисления и уплаты налогов, а также документами, подтверждающими правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. Карточки счетов не являются теми документами, которые организация обязана представить налоговому органу в целях осуществления мероприятий налогового контроля в отношении её контрагента. Следовательно, непредставление карточек счетов бухгалтерского учёта не образует состав правонарушения (смотрите Вопрос: при проведении налоговой проверки проверяющие потребовали представления карточек бухгалтерских счетов по расчётам с контрагентом. Проверяющая организация отказалась представить карточки бухгалтерских счетов. Насколько правомерно наложение штрафа по статье 129.1 НК РФ? (“Практический бухгалтерский учет”, N 1, январь 2014 г.)).
ФАС Поволжского округа в постановлении от 26.08.2013 по делу N А65-25346/2011 также указывал, что оборотная ведомость по субсчетам, документы, подтверждающие исполнение договоров: путевые листы, доверенности на получение товара, акты приема-передачи, регистры бухгалтерского и налогового учета, отражающие операции по реализации товаров (работ, услуг) и оплате на счетах бухгалтерского учета, карточки по бухгалтерским счетам N 50; 58; 60; 62; 68; 76; 90 являются внутренними учетными документами заявителя, содержащими в себе сведения о деятельности и налоговых обязательствах непосредственно заявителя, но не проверяемых налогоплательщиков. В соответствии с пп. 11 ст. 21 НК РФ налогоплательщики вправе не исполнять неправомерные требования налоговых органов.
Отметим также, что суды принимают довод налогового органа о том, что если налогоплательщик не представил переписку с контрагентами и при этом есть другие доказательства недобросовестности, то спорные сделки фиктивны (например, постановление АС Уральского округа от 08.02.2017 N Ф09-11930/16). В постановлении АС Московского округа от 08.02.2017 N Ф05-22343/2016 суд отметил, что организация не представила деловую переписку, из которой можно было бы установить факт, что она получила учредительные документы на момент подписания договоров, это свидетельствует о том, что налогоплательщик не проявил осмотрительности. Суды не раз указывали, что организация, которая заключает сделки на крупные суммы, должна вести деловую переписку с контрагентами. Иное не соответствует обычаям делового оборота и ставит реальность сделки под сомнение (например, постановление АС Уральского округа от 27.02.2017 N Ф09-432/17).

Читайте также:
Выписка из трудовой книжки: образец 2022

К сведению:
Отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную п. 2 ст. 126 НК РФ (п. 6 ст. 93.1 НК РФ, письма Минфина России от 10.07.2017 N 03-02-08/43465, ФНС России от 27.06.2017 N СА-4-9/12220@, от 27.06.2017 N ЕД-4-2/12216@, определение ВС РФ от 16.11.2018 N 309-КГ18-18488, постановление Девятнадцатого ААС от 05.11.2019 N 19АП-6102/19)).
В свою очередь, неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации, в том числе относительно конкретной сделки вне рамок налоговой проверки, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 129.1 НК РФ.
Помимо штрафа за непредставление документов и информации, на должностное лицо организации может быть наложен штраф в размере 300-500 руб. (п. 4 ст. 108 НК РФ, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
– Энциклопедия решений. Сроки представления в налоговый орган документов (информации) по встречной проверке;
– Энциклопедия решений. Поручение налогового органа, проводящего налоговую проверку, об истребовании документов (информации) у третьих лиц (по встречным проверкам);
– Энциклопедия решений. Истребование налоговым органом документов и информации у третьих лиц (встречные проверки);
– Энциклопедия решений. Сроки представления в налоговый орган документов (информации) по встречной проверке;
– Энциклопедия решений. Ответственность за неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) сведений налоговому органу (п.п. 1 и 2 ст. 129.1 НК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Войнова Оксана

Ответ прошел контроль качества

28 августа 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

Читайте также:
Эффективный контракт в здравоохранении

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Истребование документов вне рамок проверки: представлять или нет?

В последнее время налогоплательщики все чаще и чаще сталкиваются с проблемой, когда налоговый орган направляет в их адрес Требование о предоставлении документов и информации вне рамок налоговой проверки, ссылаясь на ст. 93.1 НК РФ.

Возникает вопрос: «А что это такое?»

Есть камеральные налоговые проверки. Вроде все понятно. Истребовать документы в этом случае могут.

Есть выездные налоговые проверки. Здесь тем более могут истребовать.

А что это за форма такая «вне рамок налоговой проверки?»

Как реагировать на такое требование? Представлять документы и информацию или нет?

Забегая вперед скажу, что истребование документов вне рамок налоговой проверки — это фактически предпроверочный анализ деятельности компании, когда налоговики только собирают документы о компании и пока еще не приняли решение о проведении в отношении компании проверки (выездной или камеральной).

Предусмотрена ли ответственность за непредоставление документов вне рамок налоговой проверки?

Ответственность предусмотрена.

Это статья 126 НК (200 рублей за каждый непредставленный документ), а за неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации — ст. 129.1 НК — штраф 5 000 рублей.

Но что это за процедура «вне рамок налогового контроля»? Не получается ли так, что теперь налоговики могут в любой момент запросить у налогоплательщика любые документы и проводить вне рамок налоговой проверки фактически камеральную или выездную?

Давайте вместе прочитаем ч. 2 ст. 93.1 НК РФ: в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать эти документы (информацию) у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке.

Ключевые слова: «обоснованная необходимость», «получение документов (информации) относительно конкретной сделки».

То есть в Требовании должно быть указано при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации), а при истребовании информации относительно конкретной сделки указываются также сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.

Читайте также:
Как написать служебную записку: образец

И как эти признаки определить на практике? Обратимся к критерию истины — судебной практике.

Предприятие отказалось предоставить по запросу документы. Налоговый орган привлек предприятие к ответственности в виде штрафа.

Суд вынес решение: требование частично удовлетворено, поскольку решение и требование, принятые инспекцией, не соответствуют положениям НК РФ, в первоначальном требовании о предоставлении документов не указано, в рамках какого мероприятия налогового контроля истребуются документы и в связи с чем запрашивается информация в отношении юридического лица, поименованы конкретные документы, а не информация относительно сделки, которая может быть истребована вне рамок налоговой проверки.

Обратите внимание, что сказал, суд: «. поименованы конкретные документы, а не информация относительно сделки. »

Здесь так же налогоплательщик получил требование представить первичные документы по сделкам с контрагентом.

Не представил. Его привлекли к ответственности. Обжаловал.

В удовлетворении заявления налогоплательщика отказано, суд сделал вывод: у налогового органа вне рамок налоговой проверки возникла обоснованная необходимость получения информации относительно сделок контрагента налогоплательщика, требование содержит необходимые сведения, позволяющие определить мероприятия налогового контроля и идентифицировать информацию по запрашиваемым сделкам.

Также в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 03.02.2017 N Ф04-7101/2017 по делу N А75-6717/2016 сделан следующий вывод о том, что при истребовании документов (информации) налоговый орган в соответствующем требовании (поручении) должен указать, в рамках какого именно мероприятия налогового контроля (налоговая проверка или иное конкретное мероприятие налогового контроля) запрашиваются документы, а при истребовании документов вне рамок налоговой проверки — также обозначить идентификационные признаки конкретной сделки, в отношении которой требуется представление информации.

Удовлетворяя жалобу налогоплательщика суд указал, что налоговые органы не уточнили, в связи с какими проводимыми мероприятиями налогового контроля необходимо представить запрошенные документы, и, как следствие, не обосновали причину истребования документов по конкретным сделкам. Далее суд указал, что в оспариваемом требовании поименованы в том числе конкретные документы, а не информация относительно определенной сделки, которая может быть истребована вне рамок налоговой проверки.

Для полноты картины прочитаем выдержку из Постановления Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 октября 2016 года по делу № А09-72215/2016, в котором суд очень хорошо расписал, а что собственно должно быть указано в Требования.

Вот что написал суд:

«Из содержания оспариваемого требования следует, что налоговым органом у Общества затребована информация, касающаяся деятельности ООО «Управляющая компания „БЗКПД“ относительно конкретной сделки, а именно договора от 01.09.2015 N ТД/НГ/18. Кроме того, в указанном требовании имеется ссылка на счета от N 88 от 19.10.2015, N 39 от 02.09.2015 с конкретным назначением платежа.

Также в оспариваемом требовании имеется указание на то, что необходимость в представлении информации возникла вне рамок проведения налоговой проверки.

Исходя из вышеизложенного суд обоснованно посчитал, что требование о представлении документов (информации) от 06.04.2016 N 51675 соответствует положениям статьи 93.1 НК Российской Федерации, поскольку содержит номер и дату договора (N ТД/НГ/18 от 01.09.2015), сведения о том, что оплата по договору производилась за щебень и указание контрагента ООО Управляющая компания „БЗКПД“, с которым заключен данный договор.

Все вышеуказанные сведения позволяют налогоплательщику определить мероприятия налогового контроля и идентифицировать запрашиваемую информацию. Содержание требования носит однозначный, понятный характер, что не позволяет сделать вывод о его неисполнимости или наличии каких-либо затруднений с уяснением содержания документа.

Отклоняя довод заявителя о том, что вынесение требования вне мероприятий налогового контроля противоречит закону вне зависимости от конкретизации сделки, суд апелляционной инстанции исходит из того, что право налоговых органов запрашивать информацию вне рамок проведения налоговых проверок прямо предусмотрено пунктом 2 статьи 93.1 НК РФ».

Ну, а теперь, общий вывод (при каких условиях следует представить документы, в случае, когда вы получили Требование вне рамок проведения налогового контроля):

  1. Следует оценить Требование с учетом сказанного выше на предмет его законности: оно должно быть вынесено вне рамок налогового контроля и у налогового органа должна была быть обоснованная необходимость.
  2. Далее, определить (найти) в Требовании ссылку на договор, период его заключения и указание на контрагента.
  3. Документы передаем только те, которые указаны в Требовании. Не стоит передавать документы, которые не указаны в требовании. Если же у вас требуют информацию — передаем информацию, а не документы.
  4. Необходимо сравнить перечень запрашиваемых документов, и, если ваша инспекция попросила документов побольше — передаем ровно те документы, которые указаны в первоначальном Требовании.
  5. Если у вас затребовали документы в очень большом объеме, и вы не в состоянии такой объем подготовить — пишите ходатайство о продлении срока представления документов.
  6. Если вас мучают сомнения — представлять или не представлять конкретные документы — вы можете обратиться письменно в ИФНС за разъяснением. Не стоит молчать. Лучше уточниться. И затем принять адекватное решение в соответствии со сложившейся практикой и реакцией судов.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2022 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Допросы, осмотры, требования: права бухгалтера

Инспекция всё чаще направляет требования, проводит осмотры и допросы. Закон поможет понять, какие права есть у бухгалтера во время налоговых проверок. Вы можете уточнять сомнительные требования, брать на допросы адвоката, записывать разговоры, снимать на видео осмотр, запрещать проверяющим скачивать документы. Ещё больше рекомендаций для каждого мероприятия — в статье.

Читайте также:
Работодатель не отдает трудовую книжку — что делать

Статья подготовлена по материалам бесплатного вебинара Юлии Шиляевой «Правила взаимодействия с налоговыми органами».

Как бухгалтеру реагировать на требования из налоговой

Инспекторы истребуют документы у налогоплательщиков и их контрагентов. Налоговые требования можно разделить на две крупные группы — направленные вне налоговых проверок и в налоговых проверках. Реагировать надо и на те, и на другие, просто промолчать в ответ нельзя: если налоговики не дождутся ответа, то могут оштрафовать компанию.

Разберём алгоритм, по которому бухгалтеру следует работать с требованиями, полученными вне налоговых проверок.

Шаг 1. Проверяем способ вручения требования: официальный или «неофициальный»

Вручёнными официально считаются требования, которые передали лично, по ТКС (с подтверждением факта получения) или почтовым отправлением с описью и уведомлением о вручении.

С даты получения начинает отсчитываться срок для ответа — это десять рабочих дней. Если требование пришло по почте, датой его получения будет шестой день со дня отправки заказного письма. Если требование отправили через оператора, датой получения будет день отправки получателем квитанции о приёме, — на это есть 6 рабочих дней.

Шаг 2. Определяем, унифицирована ли форма требования

Налоговики должны пользоваться формами, которые утверждены приказами ФНС. Тогда у них не будет возможности добавить в требование что-то своё: они просто берут и заполняют унифицированную форму. Заполнение, как правило, автоматизировано, поэтому бывает и так, что налоговики даже не знают, что система включила в требование.

Шаг 3. Устанавливаем дату выставления требования

Эту дату всегда соотносите с глубиной истребуемых документов и с проверочными мероприятиями. Например, вы получили требование вне проверки, в котором сказано, что у контрагента проходит камеральная проверка за I квартал 2022 года, а дата требования — сегодняшняя. Тут и возникает вопрос — не нарушены ли сроки камеральной проверки? Если сопоставим дату и сроки, то поймём, что налоговая истребует документы и информацию за пределами возможных камеральных проверок.

Бывает и так, что дата требования сегодняшняя, а документы требуют за 2014 год. Налогоплательщик должен хранить документы в течение четырех лет, поэтому он не обязан представлять документы шестилетней давности — их может просто не быть.

В таких случаях мы имеем право направить в налоговую только ту часть документов, истребование которой соответствует закону.

Шаг 4. Проверяем ссылки на НК РФ и устанавливаем обоснованную необходимость

Если речь о внепроверочной деятельности, то должна быть ссылка на п. 2 ст. 93.1 НК РФ, никаких иных ссылок быть не может.

Далее изучаем основания, позволяющие истребовать соответствующие документы, информацию. Мы говорим о внепроверочной деятельности, поэтому в этой графе помимо статей налогового кодекса должны быть указаны причины, цели, мотивы, которые побудили налоговую на истребование информации.

Шаг 5. Устанавливаем, конкретизирована ли сделка

Сделка должна быть конкретизирована через договор, то есть в требовании должен быть указан номер договора, даты, стороны, период, который исследуется в рамках внепроверочной деятельности или счет-оферта.

Частенько попадают в руки требования, в которых налоговая почему-то видит конкретизацию сделки через акты, счета-фактуры. Я всегда задаюсь вопросом, точно ли налогоплательщику понятно, о какой сделке речь.

Шаг 6. Проверяем, относятся ли к сделке запрошенные документы и информация

Перечень запрошенных документов должен быть конкретный. Исполнение договора подтверждает первичная документация: товарно-транспортные накладные, накладные, акты выполненных работ и т.д., а также счета-фактуры. Бывает, что налоговая обращается к своему налогоплательщику и говорит: «Уважаемый налогоплательщик, мне нужны документы по сделке с ООО “Ромашкой”, касающиеся вашей деятельности». Здесь должен сработать стоп-сигнал — проверьте, весь ли перечень документов касается сделки или налоговая включила в требование в довесок то, что ей нужно для контроля вас.

Шаг 7. Проверяем, есть ли поручение на истребование документов (информации)

Очень важно для исполнения требования его приложение — поручение. Копия поручения на истребование информации обязательно должна быть приложена к требованию.

Сами налоговики не оформляют поручение, если налогоплательщик стоит у них на учёте. Они выполняют рекомендации ФНС. Но правила ст. 93.1 НК РФ не вводят никаких исключений. Оформить и выставить поручение налоговый орган обязан, потому и к требованию его приложить должен.

Шаг 8. Готовим ответ на требование или уточняем его

Если с требованием всё в порядке, подготовьте ответ в установленные сроки. Если же оно не соответствует закону по какому-либо из указанных пунктов, то уточните данные требования в свободной письменной форме. Это ваше право по ст. 21 НК РФ.

Уточняя требование, вы сообщаете налоговой, что оно некорректное, исполнить его невозможно. Вы можете не только уточнить требование, но и продлить сроки его исполнения.

Пример разбора требования от налоговой

Налогоплательщик получил это требование в 2019 году официально по ТКС. Давайте разберём его для примера.

Образец требования из ИФНС с разбором от эксперта

Мы видим, что требование выставлено по установленной форме. Дата — ноябрь 2019 года.

Изучим требование и подумаем, что надо уточнить, а что противоречит закону.

1. Одновременное использование ст. 93 и п. 2 ст. 93.1 противоречит НК РФ. Ст. 93 позволяет истребовать документы только в налоговой проверке, а п. 2 ст. 93.1 — вне налоговой проверки. Так в какой процедуре мы находимся: всё-таки в налоговой проверке или вне?

2. Не конкретизировано мероприятие налогового контроля. Графа с основаниями не заполнена, то есть мы не видим ни причин, ни мотивов, ни оснований для истребования документов вне налоговой проверки. Эта часть требования противоречит законодательству.

3. Не конкретизирована сделка. В требовании должен быть указан номер договора, дата, стороны, период, который исследуется в рамках внепроверочной деятельности. Однако судебная практика идёт по другому пути. Суды считают, что в требовании не обязательно указывать реквизиты договора, если есть иные характеристики сделки, которые позволяют её идентифицировать. У нас по договору указаны стороны и период — IV квартал 2017 года. Глубина проверки в пределах четырёх лет, поэтому этот срок нас не смущает. Могу предположить, что налогоплательщику понятно о какой сделке идет речь.

Читайте также:
Средняя зарплата сварщика в России

4. Запрошенные документы должны касаться конкретной сделки. Мы же видим приказ об учётной политике, штатное расписание, оборотно-сальдовые ведомости, расшифровки и только в п. 1.8 — договоры. Всё, что находится выше договоров, требует уточнения, так как непонятно, в связи с чем налоговая истребует такую информацию вне налоговой проверки.

Если бы требование было корректным, то мы должны были бы предоставить договор, счета-фактуры, товарные накладные. Но далее у нас с вами идут ещё и доверенности, сертификаты, деловая переписка — каким образом они относятся к сделке и как сопряжены с налогообложением? Этот блок тоже требует уточнения.

5. Требование направлено вне рамок налоговых проверок. Вопрос: имеет ли право налоговый орган истребовать у налогоплательщика первичную документацию, регистры бухгалтерского и налогового учета и т.п., не входя в налоговую проверку? Нет, не имеет. Ему нельзя истребовать документы (информацию) о деятельности самого налогоплательщика вне налоговой проверки. Поэтому то, что касается сделки, мы обязаны предоставить, а по всему остальному ждём налоговых процедур.

6. К требованию не приложено поручение на истребование документов.

Подводя итоги по этому требованию получается, что мы должны были бы его исполнить в отдельной (законной) части. Но если учесть все появившиеся вопросы, то лучше оформить письменные пояснения-уточнения и направить в налоговую, от которой поступило требование.

Как бухгалтеру вести себя на допросе

В открытом доступе есть примерный перечень вопросов, по которым инспекторы проводят допрос. Он размещён в методических рекомендациях об установлении умысла в ходе проверок (письмо ФНС от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@). По ним вы сможете понять, чего ждать. Как правило, налоговый орган интересуется, кто и как выбрал контрагента, кто взаимодействовал с ним, где виделись, где совершена сделка, кто рекомендовал контрагента.

Вызвать на допрос могут работников налогоплательщика и его контрагентов, а также их должностных лиц или учредителей. Иногда инспекторы приглашают бывших сотрудников, которые работали в проблемном периоде или напрямую связаны с изучаемой ситуацией. Вызов оформляется повесткой, в которой указаны причины, время начала и место проведения допроса.

Как бухгалтеру подготовиться к допросу:

  1. Найдите адвоката и возьмите с собой — он будет вашим помощником, которого инспекторы не имеют права допрашивать.
  2. Предварительно подготовьтесь к допросу по информации из повестки и списку вопросов из методички.
  3. Самостоятельно регулируйте время допроса, паузы и т.п. Вы имеете право сделать перерыв или перенести допросную процедуру, прервать допрос.
  4. Запишите встречу на диктофон. Можно использовать приложение в телефоне.
  5. Отвечайте на поставленные вопросы коротко и чётко, не углубляйтесь в рассуждения и не говорите лишнего. Можно отвечать уклончиво, но рекомендуется избегать таких фраз как «не помню», «не знаю», «не могу сказать». Они могут трактоваться как некая номинальность, например, в отношении директоров.
  6. Внимательно прочитайте протокол допроса и в случае некорректных формулировок сделайте замечания и попросите внести исправления.
  7. Получите копию протокола допроса.
Стоит ли надеяться на ст. 51 Конституции РФ — не свидетельствовать против себя, своего супруга и близких

Свидетель может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ не всегда.

Судебная практика по этому вопросу говорит о том, что бухгалтер и директор не могут отказаться от свидетельских показаний, потому что налоговый орган интересует не личная или профессиональная деятельность директора и бухгалтера, а именно деятельность организации, поэтому статья 51 не действует (Постановления Четырнадцатого ААС от 24.09.2013 № А05-957/2013, Восемнадцатого ААС от 24.04.2012 № 18АП-2762/2011, Третьего ААС от 15.05.2014 № А74-5471/2013).

Как бухгалтеру вести себя при осмотре

Налоговики имеют право осматривать территории, помещения, предметы и документы в случаях, предусмотренных законодательством о налогах и сборах. С территориями и помещениями более-менее понятно, но осмотр предметов и документов вызывает много вопросов.

Предметы, например, компьютеры и флешки, налоговый орган действительно имеет право осматривать. Верховный суд не видит в этом ничего предосудительного.

Документы инспектор может только осматривать, забирать или скачивать их ему нельзя, так как это уже выемка документов. Она возможна, только если вы откажетесь предоставить истребуемые документы, их копии или электронные версии. Поэтому вы имеете полное право запретить инспектору скачивать файлы.

Как подготовиться к осмотру:

  1. Наведите порядок на рабочем месте. Личных вещей на нём быть не должно.
  2. Поставьте пароли на компьютеры, ноутбуки, планшеты и пр.
  3. Почистите информацию на компьютере, если вы готовы дать инспекторам доступ, и проверьте, нет ли там секретной информации, личных файлов, переписки.
  4. Создайте отдельную учётную запись (гостевую), по которой инспектор сможет войти и посмотреть документы, но при этом не сможет скачать файлы или внести какие-то изменения.
  5. Сделайте «вырезку» базы на отдельном компьютере на время проверки. Дайте возможность инспектору с ней работать, чтобы не копировать документы в ходе налоговой проверки.
  6. Ограничьте доступ к документам и другим элементам с помощью настроек, которые есть в программе.
  7. Используйте аудиозапись и видеосъемку во время процедуры осмотра.

Читайте также

  • Убытки в декларации: чем опасны и как пояснить их налоговой
  • Расхождения налоговой базы по прибыли и НДС: как дать пояснения
  • Как возместить НДС быстрее — новые правила камеральных проверок

Автор — Юлия Шиляева, практикующий налоговый юрист, специалист по налогам и налогообложению, советник налоговой службы РФ 2 ранга, руководитель налогово-правового направления АБ «Юркомпэкс»

Подготовила Елизавета Кобрина, редактор

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: