Как составить благодарственное письмо сотруднику – образец

Как написать Благодарность за хорошую работу образец?

Полное раскрытие темы с комментариями профессионалов в статье: “Как написать Благодарность за хорошую работу образец?”. Если в процессе прочтения возникнут вопросы, вы можете задать их дежурному юристу.

Не только премирование является инструментом стимулирования сотрудников. Способы нематериального поощрения также успешно справляются с задачами поддержания рабочего настроя в коллективе и укрепляют позитивное отношение специалистов к компании. Благодарственное письмо — один из таких инструментов. Написать его можно не только для работника. В отношениях с организацией, с которой осуществлялось или осуществляется сотрудничество, такая форма выражения признательности за что-либо также будет уместна.

Когда уместно написать благодарственное письмо?

• событие в жизни работника: например, юбилей, выслуга лет, высокие показатели трудовой деятельности;
• значимая дата для организации: день рождения фирмы, достижение крупной победы в деятельности всей компании или её подразделения;
• профессиональный праздник или какое-то другое торжественное событие.

Благодарственное письмо можно написать для любого сотрудника предприятия. Оно составляется от лица руководителя организации или начальника подразделения. Допускается таким же образом выражать признательность и компаниям: за сотрудничество, хорошую работу, участие в мероприятиях, своевременную оплату товаров и услуг и так далее. Выдача или отправка благодарственного письма фирме-партнёру будет способствовать дальнейшим взаимовыгодным отношениям.

Вручение благодарственных писем адресатам чаще всего проходит в торжественной обстановке.

Вручение благодарственных писем обычно приурочивается к какому-либо событию

Как правильно выразить благодарность?

Текст благодарственного письма пишется от руки, составляется на фирменном бланке организации или печатается на специальной заготовке из плотной бумаги. Последнюю можно купить в магазине или заказать в салоне полиграфических услуг с учётом особенностей события.

В «шапке» указывается название фирмы-отправителя, ниже (справа) размещаются фамилия, имя, отчество и должность награждаемого (если получателем является организация, то указывается её наименование с реквизитами директора или без них), затем в центре листа крупным шрифтом располагается надпись «Благодарственное письмо», после которой следует непосредственно обращение к адресату, основная часть текста, подпись составителя с печатью компании и дата.

Лучше всего напечатать текст благодарственного письма на специальном готовом бланке

Рекомендуется придерживаться следующих правил, выражая благодарность сотруднику или фирме:

• Используйте официально-деловой стиль, кроме случаев, когда событием продиктована возможность применения шутливого тона письма (встречается редко).
• Обращаться к работнику следует в соответствующей форме. Чаще всего используют слово «уважаемый(ая)», после которого упоминают имя и отчество адресата. Недопустимы обращения «дорогой», «милый» и подобные.
• Избегайте клише и штампованных фраз, проявляйте фантазию.
• Старайтесь исходить из личности сотрудника или положительных качеств компании-партнёра. Поговорите с непосредственным руководителем специалиста, узнайте о его умениях, достижениях, а потом на основе полученной информации сформулируйте благодарность. Например: «Администрация ООО «Лужайка» высоко ценит Ваши способности в области обучения и поддержки новых работников, формирования командного духа в подразделении». Чем больше конкретики и фактов будет в письме, тем ценнее оно будет для человека.
• Обязательно укажите повод, по которому вручается письмо («в связи с перевыполнением плана отдела на 50%», «по случаю дня банковского работника» и так далее).
• Желательно использовать не только слова благодарности, но и тёплые пожелания для сотрудника или коллектива фирмы-партнёра, а также выразить надежду на дальнейшие успешные взаимоотношения (если это уместно).
• Вручать награду полагается публично, полностью зачитывая составленный текст.

Не забудьте проверить написанное на наличие разного рода ошибок (пунктуационных, орфографических и других). Особое внимание уделите правильности фамилий, имён, отчеств, должностей и названий организаций.

Благодарственное письмо обязательно должно быть подписано

Образец благодарственного письма работнику

Как составить текст благодарственного письма сотруднику, избежав устаревших штампов и выразив искреннюю признательность его работе? Среди всех способов поощрения работников за хороший труд и профессионализм, письма с выражением благодарности считаются самым простым, формальным вариантом. Грамота способна по-настоящему мотивировать сотрудника продолжить качественно исполнять свои обязанности, если подготовить её современно и неформально. Рассмотрим советы по составлению благодарственных писем и образцы для разных ситуаций.

Как написать благодарственное письмо работнику за добросовестный труд, за сотрудничество, за вклад в общее дело

Работодатели могут и должны поощрять своих сотрудников за качественный труд: это мотивирует их трудиться лучше, а также повышает лояльность компании. Есть разные варианты поощрения, не все из них связаны с деньгами. Один из самых простых и бесплатных способов похвалить работника — благодарственное письмо. Многие относятся к ним скептически, воспринимают как отписку. Цветные грамоты с печатями и сухими канцелярскими словами «благодарности» отдают формализмом и безразличием. Иногда это действительно так: традиции вручать одинаковые бланки на каждый праздник ещё живы во многих учреждениях.

Современные компании реже практикуют письма с благодарностью, во многом именно из-за неприятных ассоциаций. Однако такой документ может быть эффективным методом мотивации и выражения признательности, если, конечно, он грамотно составлен и подарен в приятной обстановке.

Структура и внешний вид благодарственного письма

Разумеется, нет никаких унифицированных форм составления таких писем. Работодатель вправе использовать любой формат и внешний вид. Однако рекомендуется придерживаться определённой структуры:

1. Наименование — «благодарственное письмо».
2. Обращение к сотруднику. Можно обратиться по имени, имени и отчеству, имени и фамилии — как принято в организации. Письма без персонализации не ценятся и вызывают равнодушную или негативную реакцию. Допускается добавлять к обращению слова «уважаемый», «дорогой» и аналогичные им. Однако это совсем не обязательно, обращение получится тёплым даже без них.
3. Текст. Это самая сложная часть, в которой в 3-4 предложениях конкретизируется, за что именно благодарят адресата.
4. Подписи. Грамоту, как правило, подписывает руководитель, но допускается формулировка «от компании», «от коллектива».

Рекомендуется готовить благодарственные письма на плотной цветной бумаге, а в особо торжественных случаях оформлять их в рамку. Некоторым нравится украшать свой кабинет грамотами и дипломами, поэтому стоит предусмотреть такой вариант. К тому же, лист в рамке не согнётся, не повредится и не сомнётся.

Рекомендации для текста благодарственного письма

Текст — самая важная часть. От того, какие слова и формулировки использует составитель напрямую зависит впечатление получателя, положительный эффект поощрения. Поэтому так важно подойти к написанию внимательно, даже с душой. Вот несколько полезных рекомендаций:

1. Добавьте личное обращение. В благодарственном письме всегда должно быть имя адресата. Без персонализации такой документ не имеет никакого смысла.
2. Исключите все штампы, канцеляризмы и страдательные залоги, придумайте им простую, менее формальную замену. Например, вместо «многолетний плодотворный труд» напишите «профессионализм, трудолюбие» или «верность профессии». Не «выражайте признательность», а напишите «мы признательны вам за…». Звучит чуть менее формально — адресат почувствует, что его письмо написано не под «копирку».
3. Свяжите текст письма с профессией. В тексте социальному работнику и воспитателю детского сада должны быть немного разные посылы и пожелания.
4. Будьте лаконичны. Уместите все пожелания в 3-4 предложения, которые уместятся крупным шрифтом на листе А4. Если человек решит повесить рамку с письмом в своём кабинете, все его посетители будут видеть, кто и за что его благодарит.
5. Если благодарности вручаются одновременно нескольким сотрудникам, лучше разнообразить их содержание, сделать тексты более адресными.
6. Избегайте неуместного юмора, иронии и жаргонизмов. Молодого коллегу не нужно благодарить за «многолетний труд», а слова благодарности выражать сленгом и разговорной лексикой (даже если коллектив молодой и такая манера общения распространена).

Избегайте готовых текстов и стихов из интернета. Лучше напишите проще, но самостоятельно,
«с душой».

Примеры составления писем

Рассмотрим образец благодарственного письма работнику, подготовленный по рекомендациям выше. Например, медицинскому работнику:

«Уважаемый Михаил Сергеевич!

Искренне благодарим вам за 10 лет профессионального труда и сотни спасённых жизней в поликлинике №28. Большое спасибо за упорство, работоспособность и высокий уровень профессионализма.

Коллектив поликлиники №28».

В письме работнику культуры также важно упомянуть профессионализм и трудовые достижения:

«Дорогая Анна Петровна!

Коллектив дома культуры «Андронниково» сердечно благодарит вас за вашу активную жизненную позицию и плодотворную работу с творческими коллективами. Мы чрезвычайно ценим ваше упорство, талант, терпение и жизнелюбие.

С уважением и признательностью, дом культуры «Андронниково».

В некоторых случаях уместно поблагодарить письмом не только подчинённого, но контрагента или делового партнёра:

Благодарим вас за активную работу и плодотворное сотрудничество над проектами ООО «Техностройкомпания» в 2018 году. Мы ценим ваш профессионализм, настойчивость и отличную подготовленность в решении трудных вопросов.

С уважением и надеждой на дальнейшее взаимодействие, руководитель ООО «Техностройкомпания» Василий Петров».

Нередко нужно поблагодарить человека за участие в мероприятии. В таком случае уместны подобные выражения:

«Уважаемая Елена Викторовна!

Благодарим вас за проведение недели научных проектов в Колледже Бытового Сервиса! Искренне признательны за уделённое время, неравнодушный подход, заинтересованность в студенческой научной работе.

Педагогический коллектив Колледжа Бытового Сервиса».

Заключение

К подготовке благодарственного письма сотруднику, коллеге или участнику мероприятия не стоит походить формально. Иначе вместо мотивации и лояльности получится обратный эффект. Избегайте канцелярского языка, избитых штампов, размытых, неперсонализированных обращений. Постарайтесь сделать благодарность адресной, отметить в ней настоящие достижения и качества адресата.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец письма о погашении дебиторской задолженности

Примеры писем в деловой переписке

Образец Гарантийного письма на оплату

Образец письма-уведомления о смене юридического адреса ООО

Образец сопроводительных писем к документам

Положение о персональных данных работников – образец 2022 года

• Что такое персональные данные
• Для чего нужно положение о работе с персональными данными
• Положение о персональных данных работников: структура документа
• Где можно скачать образец положения об обработке персональных данных работников
• Итоги

Есть вопросы, какие кадровые документы должны быть оформлены в обязательном порядке, как их вести и заполнять? Задайте их на нашем форуме. Например, здесь можно узнать, чем грозит отсутствие согласия на обработку данных.

Что такое персональные данные

Под персональными данными принято понимать любую информацию, относящуюся к человеку — субъекту, определяемому прямо либо косвенно согласно критериям закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Данные о человеке попадают под юрисдикцию закона № 152-ФЗ в том случае, если находятся в распоряжении оператора персональных данных или подлежат обработке с его участием (п. 1 ст. 1 закона № 152-ФЗ). Признакам оператора, в частности, соответствуют фирмы, имеющие наемных работников, поскольку они осуществляют обработку широкого спектра сведений о субъектах в процессе выстраивания с ними трудовых отношений.

Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в КонсультантПлюс. Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.

Как составить согласие на обработку персональных данных, смотрите в здесь.

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Нормы ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ предписывают работодателям регламентировать операции с персональными данными своих работников. Однако в отмеченных НПА, равно как и в других федеральных источниках права, четко не определено, каким именно образом данная обязанность должна выполняться. На практике это чаще всего осуществляется посредством разработки и утверждения фирмой внутрикорпоративного положения о персональных данных нанятых работников.

Является ли положение о персональных данных обязательным для работодателя документом? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в материал.

Какая статья КоАП РФ предусматривает штраф за нарушения при обработке персональных данных, узнайте по ссылке.

Положение о персональных данных работников: структура документа

Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие:

• цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
• перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
• описание операций с данными, практикуемых компанией;
• способы доступа к данным, используемые в фирме;
• обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
• права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
• правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.

Исходя из отмеченного перечня норм, положение об обработке персональных данных работников может быть представлено следующими ключевыми разделами:

• устанавливающим общие положения документа;
• фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
• определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
• регламентирующим осуществление соответствующих операций;
• определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
• устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
• устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
• определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

Положение о внутрикорпоративных операциях с персональными данными должен заверить руководитель фирмы. С копией этого документа обязаны ознакомиться все сотрудники под расписку (подп. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Где можно скачать образец положения об обработке персональных данных работников

Загрузить актуальный для 2022 года образец внутрикорпоративного положения об операциях с подобными данными вы можете на нашем портале. Для вас доступен источник, соответствующий структуре, рассмотренной нами выше.

Итоги

Каждая фирма, имеющая статус оператора персональных данных (таковыми являются все работодатели), обязана утвердить локальный правовой акт, который регламентирует операции с подобными данными. Чаще всего таким локальным актом становится положение, утверждаемое генеральным директором фирмы.

Ознакомиться с прочими аспектами кадрового документооборота вы можете в статьях:

Разработка положения о персональных данных работников

Если я нарушаю закон

Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.

С 23 февраля 2022 года вступило в силу Постановление Правительства от 13.02.2019 № 146, которым утверждены Правила организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных. Согласно документу, плановые проверки будут проводиться раз в 2-3 года, а перечень компаний, подлежащих контролю можно будет заранее увидеть на сайте Роскомнадзора. Как и в случае с другими видами контроля, о запланированном визите инспекторы должны будут предупредить. Если плановая проверка, то известить о ней должны за 3 рабочих дня, а если внеплановая — за 24 часа.

За нарушение Закона предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 и 13.14 КоАП, штрафы составляют:

• для должностных лиц: от 500 до 1000 рублей;
• для организации: от 5000 до 10 000 рублей;
• для должностных лиц, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: от 4000 до 5000 рублей.

Наиболее распространенными нарушениями, по данным инспекторов, являются обработка персоданных без согласия их владельца либо с нарушениями, невыполнение требования об уничтожении личной информации, нарушение условий хранения таких сведений.

Что такое персональные данные

Это любая информация, необходимая работодателю при установлении трудовых отношений, которая касается сотрудника. Например, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.

Примерами документов, включающих личные данные, могут служить:

• карточка сотрудника, содержащая Ф.И.О. лица, сведения о составе семьи, образовании;
• трудовая книжка со стажем с предшествующих мест работы;
• дипломы, сертификаты об образовании;
• трудовой договор.

Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.

Храните данные правильно

Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах. Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках.

Положение о защите персональных данных может быть как отдельным документом, так и разделом, включенным в действующие Правила внутреннего трудового распорядка.

Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.

Информация о персональных данных сотрудников на предприятии может храниться как в бумажном, так и в электронном виде. В наше время такая информация чаще всего хранится смешанным способом.

Образец положения о персональных данных работников (2020) и его разработка

На первом этапе разработки нужно определить, какие данные используются в компании, как их получают, хранят, обрабатывают.

Для оформления организационных документов используют общие правила: в заголовке указывают наименование организации, дату и номер документа, в правом верхнем углу располагают гриф утверждения.

В положение включают следующую информацию:

• цели и задачи предприятия при работе с конфиденциальными данными;
• перечни таких данных;
• описание операций с данными, которые часто используются на предприятии;
• способы доступа к данным;
• перечни и обязанности персонала фирмы при использовании информации;
• права сотрудников фирмы на доступ к информации;
• ответственность работников предприятия за разглашение информации.

Положение утверждается приказом руководителя компании. Образец положения об обработке персональных данных работников должен быть доступен всем сотрудникам для ознакомления. Им следует поставить свою подпись в листе или журнале ознакомления, который, как правило, заводит кадровая служба работодателя. Журнал представляет собой перечень работников компании, где каждый ставит подпись после прочтения этого локального акта.

Приказ об утверждении положения о персональных данных

Приказ об утверждении положения о персональных данных – относительно новый кадровый документ, который обязан составлять работодатель во исполнение требований законодательства о защите личной информации. Этот документ позволяет обеспечить порядок в организации документооборота предприятия и осуществлять законную обработку личной информации о сотрудниках.

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

• Ф.И.О.;
• адрес регистрации и места проживания;
• серию и номер паспорта;
• номер свидетельства ИНН;
• СНИЛС;
• о количестве детей, датах их рождения;
• о семейном положении;
• о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

• обработки личной информации сотрудников;
• хранения и пользования данными;
• передачи личных данных работников.

На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:

• какие сведения относятся к категории «персональных»;
• кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
• как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
• в каком порядке происходит обработка информации;
• где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
• на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
• как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
• порядок его утверждения и изменения.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

• о согласии с обработкой своих личных данных;
• о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

• специалистом по кадрам;
• юристом компании;
• помощником руководителя.

Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.

Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.

Содержание приказа

Приказ должен включать в себя следующие элементы:

1. Вводную часть, в которой будет указываться:
   • наименование работодателя;
   • номер, название и дата приказа;
   • город места составления;
   • основания вынесения.
2. Основную часть, в которой прописываются:
   • факт утверждения положения по личным данным работников;
   • срок, с которого положение вводится в действие;
   • должностное лицо, допущенное к работе с личной информацией;

степень полноты допуска должностных лиц к сведениям.

Заключительную часть, которая содержит:

• указание ответственного за выполнение приказа лица;
• обязанность довести до сведения работников положения о персональных данных, взять их согласие в письменной форме на обработку сведений;
• подпись руководителя или надлежащим образом уполномоченного заместителя;
• дату ознакомления и подпись должностного лица, ответственного за выполнение распоряжения.

Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления. Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.

Ошибки

При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

1. При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
   • до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
   • до 5 тысяч рублей (для ИП).

Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей. При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор). При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.

В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:

• обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
• необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
• производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.

Сроки хранения документов

В соответствии с ФЗ «О персональных данных» работодатель должен хранить все локальные акты об обращении с информацией в отношении работников в течение всего срока своей деятельности. Таким образом, наряду с Положением, в организациях постоянно должен храниться и приказ о его утверждении.

Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 №558 устанавливает, что сами сведения в отношении работников, в том числе личные дела, заявления, личные карточки, хранятся в течение 75 лет, в отношении руководителей – постоянно. Результаты обработки информации о среднем возрасте, об образовании, стаже сотрудников государственной службы хранятся постоянно.

Документы по персональным данным необходимые в 2022 году

Как еще может называться данный документ:

• Политика обработки персональных данных
• Политика в отношении обработки данных
• Privacy policy

Зачем нужен документ:

Любой оператор, осуществляющий сбор персональных данных пользователей через сайт, обязан опубликовать на своем сайте Политику конфиденциальности.

Данный документ направлен на повышение прозрачности процессов обработки персональных данных и обычно включает в себя следующие разделы: общие положения, основания и условия обработки персональных данных, права пользователей при обработке их персональных данных, цели обработки персональных данных, виды обрабатываемых данных, информацию о передаче персональных данных третьим лицам, сведения об обеспечении безопасности персональных данных, а также информацию об операторе и обратную связь.

Как еще может называться данный документ:

• Согласие на распространение персональных данных

Зачем нужен документ:

Согласие на распространение персональных данных оператор должен оформлять отдельно от иных согласий субъекта на обработку его персональных данных. Перед оформлением такого согласия оператор обязан обеспечить субъекту возможность определить перечень персональных данных по каждой из категории, указанной в этом согласии. То есть оператор предоставляет субъекту список – какие именно его персональные данные будут обрабатываться (например, при приеме на работу будут обрабатываться паспортные данные, Ф.И.О., адрес и т.д.). Из списка субъект должен выбрать те данные, которые можно распространять.

Если из согласия на обработку упомянутых данных не следует, что лицо согласилось с их распространением, оператор обрабатывает данные без права распространения. Молчание или бездействие лица не считается согласием на обработку указанных данных. Требования к содержанию такого согласия устанавливает Роскомнадзор (ч. 9 ст. 9, ст. 23 ФЗ-152.

Как еще может называться данный документ:

• Согласие на обработку персональных данных
• Согласие пользователя

Зачем нужен документ:

Персональные данные пользователей любого сайта могут собираться и обрабатываться исключительно с их согласия. Согласие пользователя должно быть конкретным, информированным и сознательным, что влияет на структуру документа и способ его размещения.

Информированное согласие пользователя обычно включает в себя: сведения об операторе, цели обработки персональных данных, виды обрабатываемых данных, кому персональные данные могут передаваться. Текст информированного согласия размещается под формами сбора персональных данных на сайте вместе со ссылкой на Политику конфиденциальности.

Как еще может называться данный документ:

• Правила обработки персональных данных

Зачем нужен документ:

Положение об обработке и защите персональных данных является одним из основных локальных актов оператора и определяет для каждой цели обработки таких данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения таких данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

Зачем нужен документ:

Документ предназначен для предоставления субъекту персональных данных разъяснений юридических последствий его отказа предоставить персональные данные. В частности, обработка персональных данных необходима работодателю для заключения трудового договора.

Зачем нужен документ:

Данный документ устанавливает ряд обязанностей для работника оператора, имеющего доступ к персональным данным, в частности, обязанность по соблюдению режима конфиденциальности персональных данных.

Зачем нужен документ:

Данный документ закрепляет перечень типовых форм, используемых оператором, которые содержат персональные данные.

Как еще может называться данный документ:

• Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей

Зачем нужен документ:

Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных определяют порядок учета (регистрации) и рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их уполномоченных представителей.

Зачем нужен документ:

Правила осуществления внутреннего контроля устанавливают регламент проверки соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленных законодательством о персональных данных и принятыми в соответствии с ним локальными актами оператора.

Как еще может называться данный документ:

• Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных

Зачем нужен документ:

Данный документ разрабатывается для выполнения обязанности, предусмотренной п. 1 ч. 2 ст. 19 Закона «О персональных данных» №152-ФЗ, по определению угроз безопасности персональных данных. Для подготовки данного документа следует руководствоваться следующими документами:

– Постановление Правительства РФ от 01.10.2012 г. №1119
– Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. ФСТЭК от 14.02.2008 г.);
– Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. ФСТЭК от 15.02.2008 г.)

Как еще может называться данный документ:

• Поручение обработки персональных данных
• Договор на обработку персональных данных
• Договор обработки персональных данных
• Дополнительное соглашение на поручение обработки персональных данных

Зачем нужен документ:

От оператора персональных данных необходимо отличать лицо, которое осуществляет обработку по поручению такого оператора (обработчик). Обработчиками обычно выступают организации оказывающие услуги на аутсорсинге, например, провайдеры облачных сервисов или аутсорсинг-бухгалтерия.

С такими лицами должен быть заключен договор поручения. В таком договоре должен содержаться перечень операций с персональными данными, которые будут совершаться обработчиком, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность персональных данных.

Зачем нужен документ:

Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных назначается приказом руководителя в соответствии с пунктом 14 «Требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119.

На ответственного за обеспечение безопасности персональных данных возлагаются функции администратора безопасности при обработке персональных данных оператором. Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных действует в соответствии с утверждённой инструкцией.

Зачем нужен документ:

Данным приказом утверждаются места хранения документов, форм и иных материальных носителей, содержащих персональные данные. Ответственный за организацию обработки персональных данных проверяет сохранность материальных носителей и следит за поддержанием актуальности утверждённых мест хранения.

Зачем нужен документ:

Данным приказом утверждается перечень данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных оператора. В приказе перечисляются персональные данные, которые хранятся и обрабатываются оператором, а также устанавливается срок, по истечению которого те или иные данные из перечня подлежат удалению.

Зачем нужен документ:

Данным приказом утверждается список должностей работников, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения их служебных обязанностей. Ответственный за организацию обработки персональных данных проводит обучение назначенных данным приказом работников.

Как еще может называться данный документ:

• Перечень информационных систем персональных данных

Зачем нужен документ:

В Приказе об утверждении перечня информационных систем персональных данных (ИСПДн) указывается назначение системы, составляющей основную цель обработки персональных данных. Например, автоматизация процессов кадрового учета, процессов расчета заработной платы. Также в документе указываются категории и объем персональных данных в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 №1119.

Как еще может называться данный документ:

• Приказ об определении границ контролируемой зоны и требований к ее безопасности

Зачем нужен документ:

Данным приказом устанавливаются границы контролируемой зоны информационных систем персональных данных. В периметре установленных границ ответственные за организацию обработки и за безопасность персональных данных осуществляют контроль за обработкой персональных данных и обеспечивают их безопасность.

Как оформить Положение о защите персональных данных сотрудников

Работодатель обязан обеспечить защиту персональных сведений о своих работниках. Такое требование содержит Трудовой кодекс РФ (глава 14).

Что считать персональными данными

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. А именно:

• паспортные данные;
• семейное положение;
• сведения об образовании;
• номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• сведения о трудовой деятельности и др.

Эта информация необходима работодателю, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку №Т_2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.

Понятие персональных данных содержит Перечень сведений конфиденциального характера (утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г.№188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»). Это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни человека. Однако статья 85 Трудового кодекса ограничивает персональные данные только теми сведениями и обстоятельствами, которые характеризуют гражданина как работника.

Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, то есть к которой нет свободного доступа. Поэтому работодатель обязан получать все персональные данные о работнике только у него самого. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то запрашивать такие сведения у посторонних лиц работодатель вправе только с письменного согласия работника. При этом ему нужно сообщить о целях, источниках, способах получения персональных данных, о том, какая именно информация интересует работодателя, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на получение этих сведений.

Из этого правила есть исключение: работодатель вправе запрашивать информацию, например, из различных медицинских учреждений о противопоказаниях и ограничениях в трудовой деятельности своих работников.

Главная цель такого исключения – предупредить и предотвратить угрозу жизни и здоровью работника.

Передавать конфиденциальную информацию о работнике другим лицам разрешается только с письменного согласия самого работника. Исключение возможно только в двух случаях:

• это необходимо в целях защиты жизни и здоровья работника (степень угрозы определяет работодатель);
• это предусмотрено в федеральном законе (например, ст. 228 ТК РФ прямо определяет, что если на производстве произошел несчастный случай, то об этом в обязательном порядке должны быть незамедлительно проинформированы родственники пострадавшего, а также ряд государственных и местных властных структур).

Обратите внимание: не допускается передача личных сведений о работнике с коммерческой целью (ст. 88 ТК РФ).

Какие сведения указывают в Положении о защите персональных данных

Порядок хранения и использования персональных данных работников фирмы определяет Положение о защите персональных данных. Это внутренний (локальный) документ фирмы, его разрабатывает кадровая служба.

Закон не установил строгой формы этого документа, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника Трудовой кодекс РФ.

В Положении должны быть указаны:

• цель и задачи фирмы в области защиты персональных данных;
• понятие и состав персональных данных;
• в каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;
• как происходит сбор персональных данных;
• как они обрабатываются и используются;
• кто (по должностям) в пределах фирмы имеет к ним доступ;
• как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;
• права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных;
• ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников.

Кто утверждает Положение о защите персональных данных

Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.

Вот примерный образец приказа:

Положение о защите персональных данных работников может выглядеть так:

Перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным работника, обычно оформляют в виде приложения к Положению.

В первую очередь это сотрудники кадровой службы, поскольку они собирают и формируют данные о работнике.

Помимо кадровиков доступ к этим сведениям могут получить руководители структурных подразделений (например, главный бухгалтер, начальники отделов). Однако они вправе запрашивать не любые данные, а только те, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев).

Оформляют приложение так:

Правила ознакомления сотрудников с Положением о персональных данных

Работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом.

Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя. Вот ее образец:

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование