Как получить электронную подпись для физических и юридических лиц

Как получить электронную подпись

1. Какие бывают электронные подписи?

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно идентифицировать физическое или юридическое лицо без его личного присутствия.

В электронном документообороте применяются два вида электронной подписи:

простая электронная подпись;
усиленная электронная подпись (может быть квалифицированной и неквалифицированной).

Они отличаются степенью защиты и областью применения.

2. Что такое простая электронная подпись?

Простая электронная подпись — это, по сути, комбинация логина и пароля, кода подтверждения по имейлу, СМС, USSD и тому подобного.

Любой документ, подписанный таким образом, по умолчанию не равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Это своего рода заявление о намерении, которое означает согласие стороны с условиями сделки, но не участие в ней.

Но если стороны заключат соглашение о признании электронной подписи аналогом собственноручной при личной встрече, то такие документы могут приобрести юридическую значимость. Так, например, происходит при подключении онлайн-банка к кредитной или дебетовой карте. Сотрудник банка идентифицирует вас по паспорту, а вы подписываете договор на подключение онлайн-банка. В дальнейшем вы пользуетесь простой электронной подписью, но она имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная.

3. Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись?

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это две уникальные последовательности символов, которые однозначно связаны между собой: ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты информации ( СКЗИ ). То есть она больше защищена, чем простая электронная подпись.

Сама по себе усиленная неквалифицированная подпись — это не аналог собственноручной подписи. Она означает, что документ был подписан конкретным лицом и с тех пор не менялся. Но действует такая подпись обычно только совместно с соглашением о признании ее собственноручной. Правда, не везде, а только в документообороте с тем ведомством (организацией), с которым подписано такое соглашение.

4. Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись?

Усиленная квалифицированная электронная подпись отличается от усиленной неквалифицированной тем, что для ее формирования используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), сертифицированные ФСБ РФ. И выдать такую подпись может только удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию в Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Гарантом подлинности в этом случае становится квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который предоставляет такой центр. Сертификат выдается на USB-носителе. Для его использования в ряде случаев может потребоваться установка дополнительного программного обеспечения.

Усиленная квалифицированная подпись — это аналог собственноручной подписи. Ее можно применять везде, но для использования в работе с рядом организаций нужно внести дополнительные сведения в квалифицированный сертификат электронной подписи.

5. Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись?

Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (если вы являетесь индивидуальным предпринимателем);
дополнительный комплект документов, подтверждающий ваши полномочия действовать от имени юридического лица (если вы получаете подпись представителя юридического лица).

Документы необходимо представить в аккредитованный удостоверяющий центр (найти их вы можете в списке или на карте) или в центр услуг для бизнеса в ВАО по адресу: Москва, улица Средняя Первомайская, дом 3. Сотрудник центра, после того как установит вашу личность и проверит документы, запишет сертификат и ключи электронной подписи на сертифицированный электронный носитель — электронную карту или флеш-накопитель. Там же можно приобрести средства криптозащиты информации.

Стоимость услуги по предоставлению сертификата и ключей электронной подписи определяется регламентом аккредитованного удостоверяющего центра и зависит, в частности, от области применения электронной подписи.

Кто может получить квалифицированную электронную подпись бесплатно

С 1 июля 2022 года юридические лица (лица, имеющие право действовать от имени юридического лица без доверенности), индивидуальные предприниматели и нотариусы могут бесплатно получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС) России.

предварительно запишитесь в территориальный налоговый орган (их перечень можно скачать по ссылке);
лично подайте заявление о выпуске подписи, паспорт и СНИЛС. Граждане, имеющие право действовать от имени организации без доверенности, и индивидуальные предприниматели могут подать заявление через личный кабинет налогоплательщика — физлица на сайте ФНС;
пройдите идентификацию;
предоставьте носитель ключевой информации формата USB (тип А), сертифицированный Федеральной службой по техническому и экспортному контролю или Федеральной службой безопасности России.

Вы можете купить носитель ключевой информации у дистрибьюторов производителей и в специализированных интернет-магазинах или же использовать уже имеющийся при условии, что он соответствует требованиям. Вы также можете купить носитель и подготовить заявление, обратившись к операторам электронного документооборота.

Если вы получили квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России и у вас возникли вопросы, вы можете обратиться в службу технической поддержки или по телефону единого контакт-центра ФНС России: 8 (800) 222-22-22.

6. Есть ли у электронной подписи срок годности?

Срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной) зависит от используемого средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и удостоверяющего центра, в котором был получен сертификат.

Как правило, срок действия составляет один год. Сертификаты, выданные ФНС России с 1 июля по 31 декабря 2022 года включительно, действуют 15 месяцев.

Срок действия квалифицированных подписей, выпущенных коммерческими удостоверяющими центрами, закончится 1 января 2022 года.

Подписанные документы действительны и после окончания срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи.

7. Что такое ЕСИА и зачем она нужна?

Федеральная государственная информационная система «Единая система идентификации и авторизации» (ЕСИА) — это система, позволяющая гражданам взаимодействовать с органами власти онлайн.

Ее преимущество заключается в том, что пользователю, который один раз зарегистрировался в системе (на портале gosuslugi.ru), не нужно каждый раз проходить процедуру регистрации на государственных и других ресурсах для получения доступа к какой-либо информации или услуге. Также для пользования ресурсами, взаимодействующими с ЕСИА, не нужно дополнительно идентифицировать свою личность и приравнивать простую электронную подпись к собственноручной — это уже сделано.

По мере развития электронного правительства и электронного документооборота в целом количество ресурсов, взаимодействующих с ЕСИА, растет. Так, использовать ЕСИА могут уже и частные организации.

С 2018 года начала действовать система удаленной идентификации клиентов российских банков и пользователей информационных систем при условии регистрации в ЕСИА и предоставления гражданином своих биометрических данных (изображения лица и образца голоса) в единую биометрическую систему. То есть услуги банков можно будет получать, не выходя из дома.

8. А какая подпись используется на порталах mos.ru, gosuslugi.ru и других государственных ресурсах?

На портале mos.ru

Физические лица для получения электронных госуслуг на официальном сайте Мэра Москвы пользуются простой электронной подписью (то есть им достаточно зарегистрироваться на mos.ru). Для юридически значимых услуг требуется получение полной (подтвержденной) учетной записи. Для этого нужно подтвердить свою личность в любом центре госуслуг «Мои документы».

Юридические лица и индивидуальные предприниматели пользуются усиленной квалифицированной электронной подписью. Для ее получения обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр или в УЦ ФНС.

На портале gosuslugi.ru

На портале gosuslugi.ru есть несколько уровней учетной записи. Пользуясь упрощенным и стандартным уровнями, вы подписываете заявления простой электронной подписью. Но чтобы получить доступ ко всем услугам, вам нужен подтвержденный аккаунт — для этого нужно подтвердить личность, то есть приравнять простую электронную подпись к собственноручной.

На сайте Федеральной налоговой службы

Физические лица, получая услуги через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы, пользуются усиленной неквалифицированной подписью, приравненной к собственноручной. Сертификат ключа проверки можно получить в самом личном кабинете, а вот идентификация личности и приравнивание электронной подписи к собственноручной происходят на уровне входа в личный кабинет: войти можно либо по логину и паролю, которые выдают при личном визите в налоговую инспекцию, либо с помощью подтвержденной учетной записи на портале gosuslugi.ru, либо и вовсе по усиленной квалифицированной электронной подписи.

А вот индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам для получения услуг (например, для регистрации онлайн-кассы) может понадобиться усиленная квалифицированная подпись.

На сайте Росреестра

Часть услуг Росреестра (например, подать заявление, записаться на прием) можно получить, используя простую электронную подпись. Но большинство услуг предоставляется тем, у кого есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для участия в электронных торгах

Для того чтобы участвовать в электронных торгах, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Что такое электронная подпись — простым языком для новичков мира цифровой экономики

В статье даны ответы на вопросы: «Как выглядит электронная подпись», «Как работает ЭЦП», рассмотрены ее возможности и основные компоненты, а также представлена наглядная пошаговая инструкция процесса подписания файла электронной подписью.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись – это не предмет, который можно взять в руки, а реквизит документа, позволяющий подтвердить принадлежность ЭЦП ее владельцу, а также зафиксировать состояние информации/данных (наличие, либо отсутствие изменений) в электронном документе с момента его подписания.

Сокращенное название (согласно федеральному закону № 63) — ЭП, но чаще используют устаревшую аббревиатуру ЭЦП (электронная цифровая подпись). Это, например, облегчает взаимодействие с поисковиками в интернете, так как ЭП может также означать электрическую плиту, электровоз пассажирский и т.д.

Согласно законодательству РФ, квалифицированная электронная подпись — это эквивалент подписи, проставляемой «от руки», обладающий полной юридической силой. Помимо квалифицированной в России представлены еще два вида ЭЦП:

— неквалифицированная — обеспечивает юридическую значимость документа, но только после заключения дополнительных соглашений между подписантами о правилах применения и признания ЭЦП, позволяет подтвердить авторство документа и проконтролировать его неизменность после подписания,

— простая — не придает подписанному документу юридическую значимость до заключения дополнительных соглашений между подписантами о правилах применения и признания ЭЦП и без соблюдении законодательно закрепленных условий по ее использованию (простая электронная подпись должна содержаться в самом документе, ее ключ применяться в соответствии с требованиями информационной системы, где она используется, и прочее согласно ФЗ-63, ст.9), не гарантирует его неизменность с момента подписания, позволяет подтвердить авторство. Ее применение не допускается в случаях, связанных с государственной тайной.

Возможности электронной подписи

Физическим лицам ЭЦП обеспечивает удаленное взаимодействие с государственными, учебными, медицинскими и прочими информационными системами через интернет.

Юридическим лицам электронная подпись дает допуск к участию в электронных торгах, позволяет организовать юридически-значимый электронный документооборот (ЭДО) и сдачу электронной отчетности в контролирующие органы власти.

Возможности, которые предоставляет ЭЦП пользователям, сделали ее важной составляющей повседневной жизни и рядовых граждан, и представителей компаний.

Что означает фраза «клиенту выдана электронная подпись»? Как выглядит ЭЦП?

Сама по себе подпись является не предметом, а результатом криптографических преобразований подписываемого документа, и ее нельзя «физически» выдать на каком-либо носителе (токене, smart-карте и т.д.). Также ее нельзя увидеть, в прямом значении этого слова; она не похожа на росчерк пера либо фигурный оттиск. О том, как «выглядит» электронная подпись, расскажем чуть ниже.

Криптографическое преобразование — это зашифровка, которая построена на использующем секретный ключ алгоритме. Процесс восстановления исходных данных после криптографического преобразования без данного ключа, по мнению специалистов, должен занять большее время, чем срок актуальности извлекаемой информации.

Flash-носитель — это компактный носитель данных, в состав которого входит flash-память и адаптер (usb-флешка).

Токен — это устройство, корпус которого аналогичен корпусу usb-флешки, но карта памяти защищена паролем. На токене записана информация для создания ЭЦП. Для работы с ним необходимо подключение к usb-разъему компьютера и введения пароля.

Smart-карта — это пластиковая карта, позволяющая проводить криптографические операции за счет встроенной в нее микросхемы.

Sim-карта с чипом — это карта мобильного оператора, снабженная специальным чипом, на которую на этапе производства безопасным образом устанавливается java-приложение, расширяющее ее функциональность.

Как же следует понимать фразу «выдана электронная подпись», которая прочно закрепилась в разговорной речи участников рынка? Из чего состоит электронная подпись?

Выданная электронная подпись состоит из 3 элементов:

1 – средство электронной подписи, то есть необходимое для реализации набора криптографических алгоритмов и функций техническое средство. Это может быть либо устанавливаемый на компьютер криптопровайдер (КриптоПро CSP, ViPNet CSP), либо самостоятельный токен со встроенным криптопровайдером (Рутокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ), либо «электронное облако». Подробнее прочитать о технологиях ЭЦП, связанных с использованием «электронного облака», можно будет в следующей статье Единого портала Электронной подписи.

Криптопровайдер — это независимый модуль, выступающий «посредником» между операционной системой, которая с помощью определенного набора функций управляет им, и программой или аппаратным комплексом, выполняющим криптографические преобразования.

Важно: токен и средство квалифицированной ЭЦП на нем должны быть сертифицированы ФСБ РФ в соответствии с требованиями федерального закона № 63.

2 – ключевая пара, которая представляет из себя два обезличенных набора байт, сформированных средством электронной подписи. Первый из них – ключ электронной подписи, который называют «закрытым». Он используется для формирования самой подписи и должен храниться в секрете. Размещение «закрытого» ключа на компьютере и flash-носителе крайне небезопасно, на токене — отчасти небезопасно, на токене/smart-карте/sim-карте в неизвлекаемом виде — наиболее безопасно. Второй — ключ проверки электронной подписи, который называют «открытым». Он не содержится в тайне, однозначно привязан к «закрытому» ключу и необходим, чтобы любой желающий мог проверить корректность электронной подписи.

3 – сертификат ключа проверки ЭЦП, который выпускает удостоверяющий центр (УЦ). Его назначение — связать обезличенный набор байт «открытого» ключа с личностью владельца электронной подписи (человеком или организацией). На практике это выглядит следующим образом: например, Иван Иванович Иванов (физическое лицо) приходит в удостоверяющий центр, предъявляет паспорт, а УЦ выдает ему сертификат, подтверждающий, что заявленный «открытый» ключ принадлежит именно Ивану Ивановичу Иванову. Это необходимо для предотвращения мошеннической схемы, во время развертывания которой злоумышленник в процессе передачи «открытого» кода может перехватить его и подменить своим. Таким образом, преступник получит возможность выдавать себя за подписанта. В дальнейшем, перехватывая сообщения и внося изменения, он сможет подтверждать их своей ЭЦП. Именно поэтому роль сертификата ключа проверки электронной подписи крайне важна, и за его корректность несет финансовую и административную ответственность удостоверяющий центр.

В соответствии с законодательством РФ различают:

— «сертификат ключа проверки электронной подписи» формируется для неквалифицированной ЭЦП и может быть выдан удостоверяющим центром;

— «квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи» формируется для квалифицированной ЭЦП и может быть выдан только аккредитованным Министерством связи и массовых коммуникаций УЦ.

Условно можно обозначить, что ключи проверки электронной подписи (наборы байт) — понятия технические, а сертификат «открытого» ключа и удостоверяющий центр — понятия организационные. Ведь УЦ представляет собой структурную единицу, которая отвечает за сопоставление «открытых» ключей и их владельцев в рамках их финансово-хозяйственной деятельности.

Подводя итог вышеизложенному, фраза «клиенту выдана электронная подпись» состоит из трех слагаемых:

Клиент приобрел средство электронной подписи.
Он получил «открытый» и «закрытый» ключ, с помощью которых формируется и проверяется ЭЦП.
УЦ выдал клиенту сертификат, подтверждающий, что «открытый» ключ из ключевой пары принадлежит именно этому человеку.

Вопрос безопасности

Требуемые свойства подписываемых документов:

целостность;
достоверность;
аутентичность (подлинность; «неотрекаемость» от авторства информации).

Их обеспечивают криптографические алгоритмы и протоколы, а также основанные на них программные и программно-аппаратные решения для формирования электронной подписи.

С определенной долей упрощения можно говорить, что безопасность электронной подписи и сервисов, предоставляемых на ее основе, базируется на том, что «закрытые» ключи электронной подписи хранятся в секрете, в защищенном виде, и что каждый пользователь ответственно хранит их и не допускает инцидентов.

Примечание: при приобретении токена важно поменять заводской пароль, таким образом, никто не сможет получить доступ к механизму ЭЦП кроме ее владельца.

Как подписать файл электронной подписью?

Для подписания файла ЭЦП нужно выполнить несколько шагов. В качестве примера рассмотрим, как поставить квалифицированную электронную подпись на свидетельство на товарный знак Единого портала Электронной подписи в формате .pdf. Нужно:

1. Кликнуть на документ правой кнопкой мышки и выбрать криптопровайдер (в данном случае КриптоАРМ) и графу «Подписать».

2. Пройти путь в диалоговых окнах криптопровайдера:

Выбрать кнопку «Далее».

На этом шаге при необходимости можно выбрать другой файл для подписания, либо пропустить этот этап и сразу перейти к следующему диалоговому окну.

Поля «Кодировка и расширение» не требуют редактирования. Ниже можно выбрать, где будет сохранен подписанный файл. В примере, документ с ЭЦП будет размещен на рабочем столе (Desktop).

В блоке «Свойства подписи» выбираете «Подписано», при необходимости можно добавить комментарий. Остальные поля можно исключить/выбрать по желанию.

Из хранилища сертификатов выбираете нужный.

После проверки правильности поля «Владелец сертификата», нажимайте кнопку «Далее».

В данном диалоговом окне проводится финальная проверка данных, необходимых для создания электронной подписи, а затем после клика на кнопку «Готово» должно всплыть следующее сообщение:

Успешное окончание операции означает, что файл был криптографически преобразован и содержит реквизит, фиксирующий неизменность документа после его подписания и обеспечивающий его юридическую значимость.

Итак, как же выглядит электронная подпись на документе?

Для примера берем файл, подписанный электронной подписью (сохраняется в формате .sig), и открываем его через криптопровайдер.

Фрагмент рабочего стола. Слева: файл, подписанный ЭП, справа: криптопровайдер (например, КриптоАРМ).

Визуализация электронной подписи в самом документе при его открытии не предусмотрена ввиду того, что она является реквизитом. Но есть исключения, например, электронная подпись ФНС при получении выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП через онлайн сервис условно отображается на самом документе. Скриншот можно найти по ссылке.

Но как же в итоге «выглядит» ЭЦП, вернее, как факт подписания обозначается в документе?

Открыв через криптопровайдер окно «Управление подписанными данными», можно увидеть информацию о файле и подписи.

При нажатии на кнопку «Посмотреть» появляется окно, содержащее информацию о подписи и сертификате.

Последний скриншот наглядно демонстрирует как выглядит ЭЦП на документе «изнутри».

Приобрести электронную подпись можно по ссылке.

Задавайте другие вопросы по теме статьи в комментариях, эксперты Единого портала Электронной подписи обязательно ответят Вам.

Статья подготовлена редакцией Единого портала Электронной подписи iEcp.ru с использованием материалов компании SafeTech.

При полном или частичном использовании материала гиперссылка на www.iecp.ru обязательна.

Как выглядит электронная подпись?

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.

Как получить

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного обеспечения, например:

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать «Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.
После завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные ключи.

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем, кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить документ от плагиата и подтвердить авторство.

Где можно применять

Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
В качестве ключа доступа к файлам и базам данных, защищенным паролем.
Для заверения электронных документов.

Недостатки

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например, договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Как получить

Юридические лица и ИП могут оформить неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или даже сделать её самостоятельно при помощи опытного программиста.

Где можно применять

В рамках внутреннего документооборота компании.
Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП позволяет совершать не все типы операций.

Недостатки

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Как получить

Для подачи заявления в аккредитованный удостоверяющий центр придётся собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность владельца.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

Флеш-накопитель.
Компьютерная программа, которая устанавливается с флэш-накопителя к ЭЦП. Например, КриптоПро.
Установленный личный сертификат.
Установленные библиотеки для электронной подписи.

Где можно применять

Если коротко — везде.

Для (пере)регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Для удалённой подачи документов.

Для работы с государственными порталами, включая ФНС, ПФР и другие.

Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.

Недостатки

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

Простая и усиленные электронные подписи: где какую применять

Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Такое определение дает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Именно он устанавливает принципы, правила использования электронных подписей и их виды.

Закон выделяет простую и усиленную электронные подписи (далее – ЭП), причем усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документооборот (ЭДО) активно продвигается государством во взаимоотношениях бизнеса и налоговых органов –электронную стандартизированную информацию гораздо легче накапливать и обрабатывать. Электронные документы все больше распространяются в сфере бухучета (согласно п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 и п. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, учетные регистры и бухгалтерская финансовая отчетность могут быть составлены в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, см. также Письмо Минфина России от 24.09.2022 № 02-07-10/86820); не возбраняется заключать сделки путем обмена электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью отправителя (такое взаимодействие приравнивается к обмену документами, если соблюдается порядок, предусмотренный законодательством или соглашением сторон – см. п. 2 ст. 160 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»), обмениваться закрывающими электронными документами и т.д.

Наша задача – разобраться каким видом ЭП нужно или допустимо пользоваться в тех или иных обстоятельствах: во внутреннем документообороте организации, при ЭДО с контрагентами, органами власти и т. п. Очевидно, что крайне важно обеспечить юридическую значимость документооборота. Но хорошо бы добиться этого «малой кровью», т. е. определить минимально необходимые требования к виду ЭП на разные случаи хозяйственной жизни.

Один из основополагающих принципов использования ЭП – право участников электронного взаимодействия применять электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида ЭП не предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами либо соглашением сторон (ст. 4 Закона № 63-ФЗ).

Обратите внимание еще на три концептуальных правила использования ЭП, заложенных в этом же законе:

— электронные документы независимо от вида подписи нельзя использовать, если федеральный закон или подзаконный акт требует исключительно бумажного документооборота (п. 1 ст. 6);

— если федеральными законами, НПА предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, то они все используют тот вид подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью. Замена ЭП одного или нескольких подписантов на собственноручную подпись недопустима (ст. 6 п. 3.1, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760);

— одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом по общему правилу каждый из электронных документов, входящих в него, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан весь пакет (ст. 6 п. 4).

И еще одно: оригинальным является документ, изначально созданный в электронной форме, подписанный электронной подписью. Заверенная ЭП (в том числе, квалифицированной) копия документа, созданного на бумажном носителе, остается копией и не приобретает статус подлинника (Письмо ФНС России от 28.04.2022 № ЕА-4-15/7166@).

Сфера применения простых электронных подписей

Простой считается электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Если в какой-либо области вас устраивал бы бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то вам подойдет для этих целей электронный документ с простой ЭП.

Такого рода электронный документооборот имеет право на существование как внутри организации, так и при внешнем взаимодействии. Но нужно помнить, что для придания ему юридической значимости надо выполнить ряд условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372):

— требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия (локальный нормативный акт, вводящий правила для сотрудников, договоренность с контрагентом и т. п.), которое установит случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, определит порядок проверки электронной подписи;

— следует оговорить правила идентификации подписанта по его простой электронной подписи;

— нужно вменить лицам, создающим или использующим ключ простой ЭП обязанность соблюдать его конфиденциальность (например, не сообщать другим свой логин и пароль для входа в систему документооборота, почтовый сервис, учетную программу; немедленно проинформировать компетентных сотрудников организации, свое начальство, контрагента о компрометации ключа и заменить его и т. п.).

Электронные документы, подписанные простой ЭП, при соблюдении указанных несложных правил документооборота принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету (см. Письма Минфина России от 14.06.2018 № 03-03-06/1/40695, от 25.06.2018 № 03-03-06/1/43489, от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480, от 05.03.2019 № 03-03-07/14313, от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, от 14.11.2019 № 03-03-06/1/88011, от 13.02.2022 № 03-03-07/9888, от 10.03.2022 № 03-03-06/1/17830, 27.03.2022 № 03-03-06/1/24411, от 20.04.2022 № 03-03-07/31594, от 27.04.2022 № 03-03-06/1/34096, от 13.07.2022 № 03-03-06/1/60739, от 06.11.2022 № 03-03-06/1/96737, от 20.01.2022 № 03-03-06/1/2770, от 26.02.2022 № 03-03-06/1/13409 и др.).

Если налоговая инспекция запросит электронные документы, подписанные простой ЭП, то для подтверждения корректности ее применения нужно быть готовыми предоставить проверяющим и соглашения, заключенные между участниками электронного взаимодействия (Письмо ФНС России от 10.04.2022 № ЕА-4-15/6118@).

Неквалифицированная подпись

Эту ЭП получают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без его использования. Для получения ЭП этого вида не требуется обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (п. 3, п. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Читайте также:

Сроки установки онлайн касс

Естественно, она так же позволяет идентифицировать подписанта, но перед простой электронной подписью у нее есть два явных преимущества: она дает возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, что повышает уровень его защищенности, а документ, ею подписанный, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Так и следует воспринимать эти документы бухгалтеру.

Чтобы начать применять усиленную неквалифицированную ЭП, требуется (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ) соглашение сторон электронного документооборота, придающее ему юридическую значимость, а также предусматривающее порядок проверки электронной подписи.

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей определены ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Интересным примером случая, когда неквалифицированная подпись будет «младшей» из возможных во внутреннем ЭДО является оформление в электронном виде кассовых документов (РКО, ПКО, кассовой книги). П. 47 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» позволяет оформлять эти документы в электронном виде, но требует, чтобы была обеспечена их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, а также от исправлений после подписания. Применение простой подписи не обеспечивает контроля за исправлениями, а применения квалифицированной подписи названный НПА не требует. В таком случае (с учетом указанных нами в начале статьи принципов) может быть выбран любой вид усиленной подписи, но применять его должны все подписанты документа, включая получателя денежных средств, кассира и прочих.

Когда не обойтись без квалифицированной ЭП

Такая подпись имеет квалифицированный сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП (далее – УКЭП) равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда допускается исключительно бумажный документооборот. Закон запрещает участникам ЭДО ограничивать признание УКЭП (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Как самый защищенный вид ЭП, квалифицированная подпись может использоваться наиболее широко. Сдерживающие факторы тут в основном финансовые: само оформление сертификата ключа УКЭП и ЭДО обычно не бесплатны, однако государство, будучи заинтересованным в стимулировании электронного документооборота, ввело уже множество правил в различных сферах, обязывающих организации и ИП переходить на применение УКЭП во взаимодействии как с органами власти и их партнерами, так и с контрагентами. Расширяются также и возможности электронного документооборота с применение УКЭП.

Приведем примеры ситуаций, где в случаях электронного взаимодействия с налоговыми органами обязательно использование именно квалифицированной ЭП:

— подача документов при государственной регистрации юридического лица или ИП (ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», Порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требований к формированию таких электронных документов, утв. Приказом ФНС России от 12.10.2022 № ЕД-7-14/743@);

— представление налоговой отчетности (ст. 80 НК РФ). В целом ряде случаев у налогоплательщика нет альтернативы представлению налоговой отчетности по интернету с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

— представление бухгалтерской отчетности и аудиторского заключения в ГИР БО (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. п. 5, 9, 10 Порядка представления экземпляра составленной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности и аудиторского заключения о ней в целях формирования государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности, утв. Приказом ФНС России от 13.11.2019 № ММВ-7-1/569@, Письмо ФНС России от 18.02.2022 № ВД-4-1/2844@);

— заверение истребуемых документов, представление заявлений (о постановке на учет, об уточнении платежа, о зачете или возврате переплаты по налогу и т.д.), уведомлений и сообщений в налоговые органы (п. 7 ст. 23, п. 7 ст. 45, п. п. 4, 6 ст. 78, п. 5 ст. 79, п. 5.1 ст. 84, п. 2 ст. 93, п. 6 ст. 176, п. 4 ст. 203, п. п. 1.1, 1.2 ст. 346.51, п. 6 ст. 416 НК РФ, Порядок направления и получения документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС, утв. Приказом ФНС России от 16.07.2022 № ЕД-7-2/448@, Письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).

Все большую популярность приобретают электронные счета-фактуры (УПД). Обмениваться ими по интернету НК РФ разрешает по соглашению сторон. Но тип ЭП выбирать нельзя – годится только УКЭП руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (п. 1, п. 6 ст. 169 НК РФ, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением УКЭП, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, действует до 01.07.2021, с этой даты – утв. Приказом Минфина России от 05.02.2022 № 14н). Для большинства налогоплательщиков применение электронных счетов-фактур добровольно, однако для участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, и оборота импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, альтернативы нет – им положен только ЭДО (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ (в ред., действующей с 01.07.2021), Правила маркировки отдельных товаров, п. 51 Постановления Правительства РФ от 26.04.2019 № 515).

С 1 июля 2022 года у налогоплательщиков появится еще одна интересная возможность для применения УКЭП, предусмотренная НК РФ: если декларация подается за подписью уполномоченного представителя налогоплательщика, то в налоговый орган можно будет вместе с такой декларацией передавать электронную доверенность, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя (п. 5 ст. 80 НК РФ). Это очень хорошая новость для организаций, измученных нестыковками в коммуникации с проверяющими, и для самих налоговых органов, которым будет проще обрабатывать сведения о доверенностях. Аналогичные поправки будут внесены и в законодательство о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования (для представления формы СЗВ-М уполномоченным лицом), а также об обязательном страховании от несчастных случае на производстве (в отношении формы 4-ФСС) (см. законопроект № 1115653-7).

Пользователи ККТ, желающие провести регистрационные действия с онлайн-кассой без визита в инспекцию, могут передавать необходимые заявления и сведения в налоговые органы в форме электронного документа, подписанного УКЭП, через кабинет контрольно-кассовой техники либо через ОФД (п. 10 ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», Письма ФНС России от 05.03.2022 № АБ-4-20/2891@, от 28.12.2022 № АБ-4-20/21698@)

Кое-где не обойтись без УКЭП во внутреннем электронном документообороте организации (если он осуществляется), в частности:

— при ведении журнала путевых листов в электронном виде (п. 18 Приложения к Приказу Минтранса России от 11.09.2022 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»);

— при выдаче работнику сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ);

— при заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования, а также при внесении изменений в эти документы и их расторжении путем обмена электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ). В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов ЭП.

Развитие ЭДО в России – один из приоритетов государства. В качестве «пряника» для тех, кто сомневается получать ли УКЭП, законодатель с 1 января 2022 года возложил на ФНС России функции по бесплатному выпуску квалифицированной электронной подписи для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), ИП и нотариусов (п. п. 1 и 3 части 1 ст. 17.2, ст. 17.3, п. 3.1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ (в ред., действующей с 01.01.2022), п. 2 ст. 3 Федерального закона № 476-ФЗ, Письмо ФНС России от 15.02.2022 № ПА-2-24/264@), однако налоговая служба готова начать оказывать эту услугу досрочно – уже с 01.07.2021, как информирует официальный сайт ФНС России.

Только бумага

Несмотря на бурный рост ЭДО, есть сферы, где допустим только бумажный документооборот и требуется проставление только собственноручных подписей. Преимущественно это зона трудового законодательства, которое пока не столь прогрессивно, хотя эксперимент по внедрению электронного документооборота проводится.

В ТК РФ есть многочисленные нормы, обязывающие работодателя или работника оформлять некоторые связанные с трудом документы в письменном виде и/или знакомить с ними работников под роспись (см. ст. 19.1, 22, 57, 60.2, 62, 64, 65, 67, 68, 71, 72, 72.1, 72.2, 73, 74, 76, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 84.1, 92, 94, 96, 99, 113, 117, 123, 124, 126, 127, 128, 131, 136, 142, 174, 180, 185.1, 188, 193, 196, 200, 222, 229, 232, 243, 244, 245, 247, 248, 259, 261, 262, 263, 280, 288, 290, 292, 296, 303, 306, 309, 319, 327.6, 332, 336.1, 336.2, 341.2, 342, 344, 348.2, 348.4, 348.6, 348.12, 349.1, 350, 351.5, 375, 377, 379 и 414 ТК РФ).

При отсутствии прямого запрета на ЭДО его можно применять в трудовых отношениях, хотя Минтруд России и Роструд почему-то придерживаются мнения, что в этих случаях будет уместно использование только УКЭП как со стороны работодателя, так и работника (см. Письмо Минтруда России от 06.03.2022 № 14-2/ООГ-1773, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г., утв. Рострудом). Мы не находим в действующем законодательстве подтверждения такой радикальной позиции за исключением особого случая с договорами с дистанционными работниками, рассмотренного нами выше.

Как выглядит электронная подпись

В соответствии со статьей 160 п. 2 ГК РФ ЭП является аналогом рукописной подписи. То есть при помощи цифровогопродукта можно заверить любой документ. Особенность ЭЦП в том, что закон ее приравнял к росчерку чернилами без дополнительных условий. Поэтому такие файлы будут приняты всеми учреждениями, даже судами. Разница между двумя способами заверения только в том, как выглядит электронная подпись. Это не привычное сокращение от фамилии, а уникальная комбинация символов, которая не только указывает на автора сообщения, но и подтверждает достоверность информации. Визуализация ЭЦП не предусмотрена, поэтому при открытии документа ее не увидеть, кроме особых случаев. Например, при выдаче выписки из Росреестра в цифровой форме можно просмотреть подпись в самом файле, открыв его в специальном сервисе.

Как выглядит усиленная электронная подпись на документах

Этот вариант ЭП может встраиваться в электронный файл или располагается в отдельном документе с расширением .sig. Усиленная подпись получается в итоге криптографических операций. Поэтому посмотреть на нее, как на обычную, не получится. Ее не видно ни в самом файле, ни на физическом носителе. Поэтому ее нельзя взять за образец, как рукописную, и подделать. Можно только понять, что файл подписан усиленной квалифицированной ЭП. Для проверки нужно выполнить следующие действия:

открыть файл, заверенный ЭЦП, с расширением .sig при помощи программы-криптопровайдера. Это первый шаг к тому, чтобы посмотреть, как выглядит электронная подпись;
нажать на раздел «Подписанные данные» (его имя может быть другим, его определяет применяемое ПО);
в окне появится информация о подписи и сертификате: факт простановки ЭП, время формирования, алгоритм и логин для использования ресурса.

Такие же данные легко посмотреть в документах с расширениями, входящими в офисный комплект. Для этого требуется вызвать контекстное меню и раскрыть раздел «Свойства». Поэтому электронная подпись становится неотъемлемой частью документа. Но в ЭЦП налоговой службы, которая показывается на выписке из Росреестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в зависимости от того, усиленная подпись используется или нет, можно рассмотреть произвольный комплект символов или изображение.

На заверение электронной подписью указывает специальный значок. Отредактировать такой файл не получится, поэтому можно быть уверенным в достоверности информации. Злоумышленники не смогут перехватить и изменить данные. После отправки на печать документы не будут выглядеть подписанными, поэтому они становятся недействительными.

Токены для ЭП: какие бывают

Несмотря на то что нельзя на практике выяснить, как выглядит цифровая подпись, легко насладиться видом ее носителя. Это может быть:

токен — специализированное ПО, которое запрашивает пароль для работы с ним, выглядит как флешка, нужен, чтобы усилить защиту информации;
Smart-карта — похожа на стандартную банковскую карту;
Flash — небольшое устройство с USB-разъемом и картой памяти для сохранения информации, простой вариант без дополнительной защиты;
SIM-карта — устройство от мобильного оператора с предустановленным Java-приложением.

Выбрать можно любой вариант, но образцовый уровень защиты пока может обеспечить только токен. А еще им проще всего пользоваться, потому что он не требует дополнительного ПО и оборудования, совместим с распространенными приложениями и операционными системами. Если токен украдут или он будет потерян, другой человек не сможет с его помощью подписать ни одного сообщения. Код активации есть только у владельца, а без него доступа к ЭЦП нет. Такой способ может усилить уже имеющуюся защиту от подмены данных, которые пересылаются через интернет.

Теоретически электронный продукт все-таки можно взломать, но для этого нужен квалифицированный специалист и время. Со вторым пунктом точно будут проблемы, потому что владелец может быстро завить о пропаже, что сделает старую версию недействительной. А вот получить доступ к электронной подписи на обычной флешке или телефоне с установленной сим-картой гораздо проще. Достаточно их украсть, и можно заверять любые сообщения.

Что такое сертификат ЭП

Как обязана выглядеть собственно подпись, теперь понятно. Осталось рассмотреть сертификат, необходимый для подтверждения правильности ключа. Он тоже производится в удостоверяющем центре и связывает открытую часть ключа с предприятием или конкретной личностью. С его помощью электронный документ можно защитить от злоумышленников и перехвата открытой части кода. Без сертификата мошенник может подменить часть подписи и отправлять сообщения от имени владельца. Все будет выглядеть правдоподобно, поэтому получатель не поймет, что данные были изменены третьим лицом.

Поэтому сертификат очень важен, за правильность его составления УЦ несет ответственность. Если по вине организации с этой частью возникнут проблемы, может быть наложен штраф. В законодательстве РФ указаны следующие виды сертификатов:

обычный — выпускается для неквалифицированной ЭЦП, заказывается в любом центре;
квалифицированный — создается для аналогичной подписи, выдавать его разрешено только организациям, прошедшим аккредитацию.

Выглядят эти документы как несвязанные наборы байтов. Но, кроме технической стороны, есть и организационные моменты, которые решают работники удостоверяющего центра. Компания ответственна за подтверждение открытых частей ключа, которые используются владельцами для выполнения юридических, банковских и иных операций.

Кроме сертификата, пользователю выдается ключевая пара и устройство выполнения криптозащитных операций. В качестве последнего средства может выступать ПО для подключения к облаку, токен с криптопровайдером или дополнительное приложение, которое нужно установить на компьютер.

Ключевая пара — два комплекта байтов, которые формируются средством электронной подписи. В первом наборе содержится закрытый ключ, который применяется для создания самой подписи. Вторая часть, или открытый сегмент, нужна для подтверждения достоверности ЭЦП. Открытый сегмент может быть увиден всеми, но обязательно прикрепляется к секретной части.

Но чтобы подписать электронный документ и усилить его защиту, не обязательно вникать в технические подробности. Пользователь сможет сам без проблем применять ЭЦП без этой информации.

Квалифицированная подпись действительна исключительно при наличии средства и токена, которые прошли сертификацию ФСБ. Самыми распространнеными в Росси криптопровайдерами считаются КриптоПри и Инфотекс.

Штамп: что такое отметка об ЭП

В соответствии с законом в ЭП должна входить форма с отметкой о цифровой подписи. Этот атрибут должен содержать любой электронный документ при его просмотре, печати или сканировании. Он находится в том месте, где обычно на документе ставится рукописная подпись.

В состав штампа ЭП входят следующие реквизиты:

номер сертификата;
ФИО того, кому принадлежит подпись;
дата окончания действия сертификата;
данные о заверении файла ЭП.

Допускается включение эмблемы в штамп.

Проверка: как проверить ЭП

Для этого есть сервис на портале госуслуг . Чтобы проверить, нужно выполнить следующие действия.

Выбрать подходящий раздел — интегрированная или отсоединяемая подпись.
В появившуюся форму загрузить документ для проверки.
Загрузить ЭП, обычно она имеет формат .p7s или .sig;
Внизу страницы появится код, который нужно вписать в соответствующее поле. После этого можно нажать кнопку «Проверить».

В результате появятся данные о документе, если в нем не выполнялись изменения.

Электронная подпись позволяет выйти за рамки обычного делопроизводства. Она все глубже входит в жизнь рядовых пользователей, помогая экономить много времени. Физлица могут скачивать через аккаунт налогоплательщика сертификат, чтобы потом включить ее в свою электронную систему. ЭЦП для юридических лиц выдают в удостоверяющих центрах.

Единого вида ЭП на документе не существует, потому что каждый вариант обладает своими особенностями. ЭЦП может складываться из набора знаков, быть совершенно невидимой или иметь вид отметки с печатью и подписью. Бывает несколько типов ЭП, у каждого из которых свой уровень защиты данных. Усиленный квалифицированный вариант позволяет передавать секретные данные, кроме составляющих гостайну.

Характеристика с места работы на сотрудника. Образец написания

Эта важная бумага может быть составлена по просьбе самого сотрудника, по инициативе руководителя или по внешнему запросу, в зависимости от места и цели предполагаемого предъявления. Характеристика на сотрудника может быть внутренним документом и предназначенной для предоставления по любому месту требования. Ниже приведён пример характеристики на работника. Скачайте и отредактируйте под себя.

Образец написания универсальной характеристики

«____» _____________ 201_ года

Характеристика

на Аверину Веру Владимировну, старшего экономиста ООО «_____________»

Аверина В.В., «__» ________ 19__ года рождения, образование высшее (окончила в 2000 г. Московский Государственный Университет по специальности «Экономика и управление»).

Работает в ООО «_____________» на должности экономиста с 18 апреля 2007 г., в 2009 году переведена на должность «старший экономист». За время работы направлялась на курсы повышения квалификации, которые успешно окончила, получив сертификаты по программам: «Отчетность-2016», «Финансовая аналитика», «Современный экономический прогноз».

За время работы показала комплексное владение знаниями и умениями по своей специальности. Обладает отличными навыками ведения деловых переговоров, коммуникабельна, стремится к активному самосовершенствованию. Интересуется последними информационными новшествами в экономической области, посещает тренинги и семинары по специальности.

Зарекомендовала себя как надежный, ответственный работник, не нарушающий сроки выполнения заданий и предоставляющий исчерпывающую отчетность. В трудных ситуациях быстро принимает оптимальное решение. Стрессоустойчива и спокойно воспринимает критические замечания. В коллективе пользуется уважением и хорошим отношением коллег, в конфликтных ситуациях не замечена.

Дисциплинарных взысканий за время работы не получала.

Характеристика выдана для предъявления по месту требования.

Внутренние характеристики

Вышестоящий руководитель может затребовать непосредственное руководство дать оценку личностным и профессиональным качествам сотрудника в различных ситуациях. Эти ситуации могут быть такие, как:

принятие решения о переводе на определенную должность;
оценка способности выполнить то или иное поручение;
возможность ответственной командировки;
найти оптимальный способ воздействия на сотрудника, чтобы повысить его профессионализм или нивелировать отрицательные качества;
определение возможности доверия (допуски к служебной информации, коммерческой тайне и т.п.);
чтобы оценить стрессоустойчивость и профпригодность к опасным работам и критическим ситуациям;
принять меры для снижения напряженности в коллективе и др.

В составлении этого документа может принимать участие не только начальник структурного подразделения, где работает характеризуемый сотрудник, но и работники отдела кадров, а также, при необходимости, руководитель службы безопасности.

К СВЕДЕНИЮ! Основания для составления внутренних характеристик должны быть прописаны в локальных нормативных актах предприятия.

Внешние характеристики

Официальные документы, которые будут предоставляться в инстанции помимо предприятия, могут быть оформлены по запросу самого сотрудника или непосредственно по требованию самих инстанций.

Характеристика составляется по просьбе сотрудника

поступление в высшее учебное заведение;
выдача разрешительных документов;
взятие кредита;
прохождение воинской службы;
различные отношения с правоохранительными, муниципальными и другими государственными органами.

ВНИМАНИЕ! Когда точно известна цель написания характеристики и место ее предоставления, легче сделать акцент на информации определенного рода. Например, для получения кредита не так важны производственные показатели, как дисциплинированность, ответственность, обязательность работника и т.п. На практике чаще всего в характеристике указывают «Для предъявления по месту требования», а значит, она должна носить универсальный характер.

Характеристика составляется по стороннему запросу
Подать запрос на предприятие о предоставлении характеристики на сотрудника могут должностные лица, государственные структуры, адвокаты и пр. – обычно это происходит в случае совершения работником предприятия каких-либо правонарушений либо если он в чем-то подозревается.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! В стороннем запросе далеко не всегда четко определено, какого рода информация о работнике требуется. Поэтому лучше составлять характеристику по базовым шаблонам, рекомендуемым для подобных документов.

Правильно оформленная характеристика

Любой документ требует правильного оформления и наличия соответствующих реквизитов. Основные моменты, важные для оформления характеристики, заключаются в следующем.

Для написания этого документа используют официальный бланк организации либо лист стандартного формата А4. Для внешних характеристик предпочтительнее бланк, но если его нет, то реквизиты организации должны быть указаны в обязательном порядке.
Текст излагается от третьего лица, при этом используется настоящее или прошедшее время (например, «работник соответствует…, обладает» или «сотрудник имел…, выполнял).
Первым словом документа является его название «Характеристика», далее следует написать, на кого она дается (полное ФИО без сокращений и должность сотрудника).
Объем текста не ограничивается, на практике редко превышает одну печатную страницу.
В конце текста пишется стандартная информация о месте предоставления, либо указывается, что предъявить характеристику можно по месту требования.
Ответственность за достоверность сведений в характеристике несут подписавшиеся. Достаточно подписи руководителя организации, желательна виза руководителя отдела кадров и непосредственного начальника характеризуемого. Подписи должны быть расшифрованы (фамилия и инициалы).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы характеристика набрала силу юридического документа, она должна быть датирована, завизирована руководством и заверена круглой печатью предприятия.

Содержание характеристики: необходимость и достаточность

Различие в написании внутренней и внешней характеристик базируется на том, что в первом случае изначально известно, где именно работает сотрудник, и куда будет предоставляться характеристика. Поэтому в документе «для внутреннего пользования» эти сведения можно опустить, зато полнее раскрыть рабочий и творческий потенциал работника.

Во внешней же характеристике нужно как можно полнее указать все личные данные сотрудника, причем только с письменного его согласия на их обработку и использование, как того требует закон (ст.88 ТК РФ).

Прежде чем составлять текст характеристики, определите цель ее предоставления: это поможет правильно отобрать факты для изложения.

Обычно характеристику содержательно можно разделить на несколько блоков:

Заголовок,
Анкета,
Трудовая деятельность,
Личные качества,
Заключение.

Заголовок и заключение относятся к оформлению характеристики. Остальные пункты рассмотрим подробнее.

Анкета

В первом абзаце нужно коротко описать официальные данные о человеке: указать его год рождения, перечислить оконченные им учебные заведения, уточнить специальность, а также, если есть ученые степени и звания. В этом абзаце достаточно употреблять только фамилию с инициалами, так как полное имя уже было указано в заголовочной части.

Трудовая деятельность

Описание трудового пути работника может быть как полным, так и ограниченным работой в данной организации. При этом важно указать:

на какую должность был принят на работу;
показатели карьерного роста (в каком году, какие должности последовательно занимал);
сведения о получении дополнительного образования, повышении квалификации, прохождении курсов и пр.;
оценка результатов работы (в каких проектах принимал участие, чем руководил, что удалось выполнить самостоятельно и т.п.);
достижения (успехи и поощрения либо, наоборот, провалы и порицания);
стоит перечислить все награды и взыскания.

Личные качества

Один из самых важных разделов документа, ведь если трудовую деятельность можно оценить объективно (по наличию результатов, отсутствию дисциплинарных взысканий и т.п.), то характеристика личности всецело зависит от способа ее подачи. Особенно этот раздел имеет значение для внешних характеристик, ведь сторонние организации интересует, в первую очередь, «психологический портрет» человека, а не его трудовые достижения. Приведем план развернутой характеристики личности сотрудника, при необходимости можно выбрать нужные пункты и ограничиться ими.

Общее впечатление, сложившееся о человеке за время сотрудничества с ним;
мнение работодателя о способностях, проявленных сотрудником, и его потенциальных возможностях;
рекомендации по поводу использования выявленных качеств;
приблизительные психологические штрихи личности работника;
оценка коммуникабельности, конфликтности, толерантности;
выводы относительно дисциплинированности, ответственности, честности;
степень принятия сотрудника коллективом;
сведения о слабых местах в характере сотрудника;
прогноз поведения в определенных ситуациях, важных для адресата характеристики;
другие факты, которые работодатель посчитает нужным осветить.

Образец характеристики на работника с места работы: зачем нужна и как правильно составить

Что такое характеристика с места работы — это документ, в котором работодатель дает оценку личным и профессиональным качествам сотрудника. Она необходима для суда, кредиторов, при трудоустройстве на новую должность.

Обязан ли работодатель ее выдавать

Некоторые считают, что такая бумага — пережиток прошлого, но если в отдел кадров или к руководству организации поступил письменный запрос о ее предоставлении, работнику нельзя отказать. С учетом ст. 62 ТК РФ, такой документ с места работы предоставляют не позднее трех рабочих дней со дня обращения. Эта норма распространяется не только на тех подчиненных, которые числятся в компании в настоящий момент, но и на тех, с кем трудовые отношения уже расторгнуты, — для них оформляется характеристика с последнего места работы (определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750).

Рекомендацию вправе запросить не только сам работник, но и государственные органы. Зачем она нужна? Вот лишь небольшой список ситуаций, когда ее спрашивают:

при трудоустройстве на новую должность;
при оформлении кредита;
при обращении в органы опеки;
для предоставления в учебное заведение;
при награждении премией, государственной наградой;
для суда.

В зависимости от места, куда адресуется документ, выбираются акценты и формулировки качеств работника.

Разновидности

внешние;
внутренние;
положительные;
отрицательные.

Внешние — это те документы, которые предоставляются в другие организации или государственные органы. При их составлении необходимо уточнить у работника цель запроса — от этого зависит стиль написания и форма изложения.

Внутренние характеристики применяются, например, при переводе сотрудника в другой отдел или в другое подразделение, на повышение в пределах организации, где он трудится. В таком документе обязательно делают акцент на деловых качествах и рабочих навыках сотрудника.

В некоторых случаях кадровый специалист просит подготовить документ непосредственного начальника характеризуемого, в общих чертах рассказав ему, как писать характеристику на человека, и снабдив его образцом. Это допустимо и даже правильно, особенно если в отделе кадров работает новый человек, который плохо знаком с коллегами, или коллектив настолько большой, что кадровику сложно оценивать качества того или иного лица.

Отметим, что работодатель не обязан согласовывать текст с работником, даже если подготовлена не положительная характеристика на сотрудника, а отрицательная или нейтральная. Но если тот не согласен с содержанием, он вправе оспорить документ в судебном порядке.

Общие требования

В действующем российском законодательстве отсутствует какой-либо шаблон для составления такого документа. Но общие правила все-таки существуют.

Бумагу оформляют на официальном бланке организации. Если такой не утвержден внутренним распорядком предприятия, то в бланке указываются полные реквизиты, особенно если его официально требует какое-либо учреждение.

Рассмотрим подробнее, как оформляют характеристики на работников. В них указывают:

Персональные данные, которые включают в себя Ф.И.О. лица, дату рождения, семейное положение, данные о воинской службе и образовании, сведения о наличии различных наград.
Сведения о работе. Раздел содержит информацию о стаже работы, о времени принятия, о кадровых перемещениях в пределах организации, сведения о трудовых достижениях и профессиональных навыках лица. Если работник в процессе работы направлялся на обучение, повышение квалификации и т. д., то об этом тоже стоит упомянуть. Кроме того, в этом разделе указываются сведения о наличии у работника различных заслуг (благодарность, поощрение и т. п.) или дисциплинарных взысканий.
Личные качества. Эта информация является самой важной. Если работник является руководителем подразделения, то стоит отметить его организаторские качества, наличие или отсутствие ответственности за подчиненных, степень готовности к принятию сложных решений, требовательность к себе и подчиненным, другие качества. Если работник является исполнителем, то следует указать степень его готовности выполнять поручения руководителя, инициативность, стремление к отличным результатам и т. д. Также в этом разделе надо раскрыть взаимоотношения лица с трудовым коллективом: пользуется ли он авторитетом и уважением или отношения в коллективе не складываются в связи со сложным характером или иными особенностями сотрудника.

Поскольку это официальный документ, необходимо, чтобы его подписал руководитель организации. Обязательны подпись и печать (если последняя есть в компании). Важно не забыть поставить дату составления.

Еще один практический совет: постарайтесь уместить всю информацию на одном листе.

О чем писать

Главное требование к документу — объективность. В итоге общее описание должно создать образ характеризуемого и помочь сформировать правильное мнение о нем.

Содержание меняется в зависимости от того, для кого готовится рекомендация. Если работник намерен обратиться в органы опеки с целью усыновления, следует особо отметить его личные качества: например, доброжелательность, заботливость, хорошие манеры. Если рабочего планируется продвинуть по карьерной лестнице или ему необходимо трудоустроиться на новом месте, тут пригодятся такие эпитеты, как «исполнительный», «инициативный», «ответственный». Для суда важны подробности того, насколько человек честный, как относится к своим обязанностям, какие отношения у него сложились с коллегами.

Но есть и другой, приятный, повод подготовить рекомендательное письмо — награждение государственными наградами Российской Федерации. В этом случае кадровым специалистам следует руководствоваться рекомендациями из письма администрации президента РФ № АК-3560 от 04.04.2012 и указом президента РФ № 1099 от 07.09.2010 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации». В письме содержатся методические рекомендации относительно оформления документов о награждении. В нем, в частности, сказано, что сведения должны помочь оценить вклад награждаемого, важно упомянуть квалификацию, личные качества, высокие заслуги работника, оценку эффективности его деятельности. Запрещено прямо перечислять трудовые функции, послужной список или описывать жизненный путь специалиста.

Примеры характеристик

Предлагаем посмотреть на пример характеристики на работника с места работы, где человека описывают с положительной стороны.

(на бланке организации)

«______» _______________ 20___

(фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность)

Ф.И.О. работа(-ет/-л) в ____________________________________________ с «______» _______________ 20___. За время работы неоднократно направлялся на курсы повышения квалификации, которые успешно закончил, по программам: ___________________________.

Ф.И.О. обладает обширным объемом знаний по имеющейся специальности и всегда находится в курсе последних событий в своей области. У него отличные навыки деловых переговоров.

Ф.И.О. зарекомендовал себя как ответственный сотрудник, нацеленный на отличный результат, всегда готов к быстрому принятию инновационных решений и несению ответственности за их принятие и за действия подчиненных. Готов к работе в любых условиях, в т. ч. в нерабочее время.

Отличается пунктуальностью, деликатностью в общении с подчиненными и коллегами, за что имеет уважение в коллективе. Требователен к самому себе.

Должность И.О. Фамилия Подпись

Следующий образец — пример нейтральной характеристики на работника, которая подойдет для предоставления в государственные органы или суд:

(на бланке организации)

«______» _______________ 20___

Настоящая характеристика выдана Ф.И.О., дата рождения: ___________________________, работающему в ______________________________________________

(наименование организации и ее реквизиты)

c «______» _______________ 20___ по настоящее время в должности _________________.

Имеет высшее образование по специальности _____________________________________.

Семейное положение: ______________________________________________.

(указать наличие супруг(-а/-и) и детей)

Данный работник является достойным профессионалом. Дисциплинарным взысканиям никогда не подвергался.

С коллегами находится в дружеских отношениях. Доброжелателен и сдержан, в любой ситуации готов к мирному решению конфликта. Вредные привычки отсутствуют. Имеет правильные жизненные приоритеты и ориентиры. С удовольствием участвует в общественной жизни коллектива.

Характеристика выдана для предоставления в ___________________.

Должность И.О. Фамилия Подпись

А так выглядит отрицательная характеристика на сотрудника, составление которой возможно, например, в случае проведения аттестации персонала:

17.05.2021

исх. № 567/13

Петровой Ольги Ивановны, 08.03.1984 года рождения.

Петрова Ольга Ивановна работает в ООО «PPT.ru» с января 2018 года. Занимает должность менеджера по продажам. В обязанности менеджера входит следующее:

продажа продукции предприятия;
взаимодействие с клиентами;
составление маркетингового плана предприятия;
поиск новых каналов сбыта продукции;
поддержание контактов с клиентами;
ведение картотеки учета клиентов.

С первых дней работы в коллективе Петрова О.И. проявила себя как конфликтный человек. Неоднократно высказывала свое негативное мнение о сотрудниках предприятия, о его руководстве. Выражала пренебрежение по отношению к руководству и клиентам.

Профессиональные навыки Петровой О.И. невысоки. Возможности для повышения профессионального потенциала отсутствуют.

В ходе выполнения поставленных задач неоднократно были срывы сроков поставки продукции по вине данной сотрудницы. Систематически не выполняется план по продаже продукции.

Петрова О.И. неоднократно получала дисциплинарные взыскания и выговоры в связи с опозданиями на работу и неоднократными прогулами. Со своими непосредственными обязанностями работник не справляется. Поднимался вопрос о несоответствии занимаемой должности.

Начальник отдела продаж ________________ Сумаркин М.В.

Чего избегать при составлении

Как мы уже отмечали, регламента не существует, но все же определенные запреты при написании этого документа имеются. Необходимо избегать:

эмоциональных определений;
оскорблений в адрес характеризуемого;
недостоверной информации;
обнародования личных взглядов работника на политику, религию и тому подобное;
грамматических и стилистических ошибок при составлении документа, любых сокращений.

Шаблоны для использования

Все готовые примеры характеристик на сотрудников, которые представлены ниже, даны для ознакомления. Но они вполне сойдут для использования в практических целях, если вписать данные конкретных сотрудников.