Командировочное удостоверение – бланк

Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10

Если сотрудник отправляется в командировку, он должен иметь документальное подтверждение того, что находится именно в служебной поездке. Для этого оформляется специальный документ – командировочное удостоверение.

Форма командировочного удостоверения

Для оформления такого документа применяется унифицированный бланк Т-10. Здесь уже имеются необходимые пункты, которые позволяют в полной мере отобразить важные сведения. Он необходим любому работнику, который отправляется по службе в другое место. Этот документ становится основанием для списания затрат, связанных с данной поездкой. Здесь же учитываются и суточные. Благодаря этому учету уменьшается налог на прибыль.

(Видео: “Оформление командировочного удостоверения”)

Кто оформляет командировочное удостоверение

Обычно составлением удостоверения по форме Т-10 занимаются работники бухгалтерии. Ведь именно они, по возвращении работника обратно, будут проводить все необходимые расчеты. Нередко ответственным за оформление данного документа назначается специальный сотрудник, например, работник кадрового отдела, или какой-то другой специалист.

Однако ответственный сотрудник не может просто так выдать командировочное удостоверение. Сначала директор компании должен издать приказ о командировке. И только на его основании выполняется оформление данного документа.

Обязательно ли составлять

Стоит отметить, еще в 2015 году постановлением Правительства обязательное использование командировочных удостоверений было отменено. Это же правило относится и к служебным заданиям. Таким образом, сотрудник, отправляющийся в командировку, может иметь только распоряжение руководителя. После выполнения своих служебных обязанностей, вернувшийся работник должен представить авансовый отчет. Здесь будут указаны даты, в течение которых он был в командировке. Также отмечаются затраты. Соответственно, бухгалтерия будет проводить необходимые расчеты на основании именно этого авансового отчета.

Однако нужно понимать, право оформлять этот документ никто не отменял. Если в этом есть необходимость, любая организация может оформить данное удостоверение. Мало того, оно все так же остается рекомендованным к использованию.

Инструкция по заполнению Т-10

Этот документ представлен в виде листа, который заполняется с двух сторон. Условно составление бланка Т-10 можно разделить на три основные части:

Часть 1

Лицевая сторона должна иметь вводную часть. Так называемая «шапка» содержит название документа, наименование организации, ее организационно-правовую форму. Также здесь указывается код ОКПО. Внутренним документооборотом компания присваивает удостоверению определенный номер, который также необходимо здесь проставить. Рядом прописывается дата оформления.

Часть 2

Ниже лицевая сторона должна содержать сведения о сотруднике, который отправляется в служебную поездку:

• табельный номер;
• ФИО;
• отдел и подразделение, в котором числится работник;
• занимаемая должность.

Здесь же необходимо указать, куда именно он отправляется. Прописывается не только страна и город, но и конкретная организация. Ниже прописывается, для каких целей сотрудника туда отправляют. Указывается строк действия командировки. Здесь нужно четко указать, когда командировка начинается, и когда должна закончиться.

В специальной строке нужно указать номер и серию документа, который подтверждает личность сотрудника. Обычно это паспорт. Необходимо помнить, командировочное удостоверение будет считаться действительным только в том случае, если предъявляется вместе с паспортом. В нижней части лицевой стороны руководитель должен заверить документ. Здесь указывается его должность, подпись с расшифровкой.

Часть 3

Оборотная сторона бланка предназначена для указания сведений, касающихся мест, где командированный побывал. Сначала здесь указывается название компании, откуда работник выезжает. Т.е. здесь указывается организация, в которой он работает, ведь именно отсюда начинается его поездка. Проставляется дата отъезда. Эту отметку должно подтвердить ответственное лицо своей подписью.

По мере переездов в служебных целях указываются места, откуда он выезжает, и куда прибывает. Здесь также должны прописываться названия компаний, даты прибытия и отъезда, проставляются подписи уполномоченных сотрудников тех предприятий, которые он посещал. Посещаемых компаний может быть множество. И о каждой из них должны стоять необходимые отметки.

Образец заполнения командировочного удостоверения 2022 года

Скачать бланк и образец

• Бланк
• Образец

Действия сотрудника после командировки

Сотрудник, который отправлялся в служебную поездку, обязан вернуться строго в указанный срок. Явившись в организацию, где состоит в штате, он должен подать документ ответственному лицу, чтобы прописать последний пункт прибытия. Здесь также родная организация должна проставить печать, уполномоченный работник ставит автограф с расшифровкой.

После этого командировочный лист прилагается к приказу о командировке. Если имеются, сюда прилагается и дополнительная документация, например, квитанции, чеки и др. Необходимо предъявить все документы, подтверждающие затраты в период поездки. Весь этот пакет документов передается в бухгалтерию.

Здесь производится подробный расчет всех затрат, связанных с командировкой. Нередко бывают ситуации, когда сотрудник тратит больше, чем было получено в качестве авансовой суммы. Естественно, если эти расходы оправданы, бухгалтерия возмещает работнику эти затраты.

Если командированный потратил меньше полученной суммы, он должен вернуть остатки в кассу. Кроме этого, на основании данных документов уменьшается статья расходов, соответственно, снижается налогооблагаемая база.

Как заполнить бланк командировочного удостоверения

• Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
• Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
• Срок действия справки на коронавирус
• Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
• Из чего состоит зарплата учителя

Нужно ли заполнять эту форму в 2022 году

С 08.01.2015 Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 исключило из текста Положения об особенностях направления работников в служебные поездки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, требование об обязательности оформления командировочных удостоверений. Несмотря на это, работодатель на основании положений статей 21 и 189 ТК РФ вправе издать локальный нормативный акт, предусматривающий обязательность оформления и заполнения служебных документов в организации. Используйте либо самостоятельно разработанную форму, либо унифицированный бланк Т-10.

Унифицированный бланк Т-10

Порядок заполнения

Отмена удостоверений никак не сказалась на порядке заполнения. Бланк унифицированной формы Т-10 или собственная форма заполняется с двух сторон.

1. Заполнение начинается с внесения сведений о наименовании организации и восьмизначного кода ОКПО.

2. Присваиваем номер и дату.

Мы рекомендуем придерживаться правила: у командировочного удостоверения, служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Это позволит избежать путаницы и лишней работы. Кроме того, эти формы неразрывно связаны между собой, одной без другой не бывает, поэтому такая нумерация обоснованна.

3. Записываем фамилию, имя, отчество командируемого работника и его табельный номер.

4. Вносим сведения о структурном подразделении и должности командируемого.

5. Указываем, куда командируется сотрудник.

6. Прописываем цель его командирования.

7. Указываем количество календарных дней командировки и период поездки по датам.

8. Прописываем паспортные данные сотрудника.

9. Подписываем у руководителя предприятия.

После подписи первого лица переходим к заполнению оборотной стороны бланка.

10. В левой верхней части документа, в графе «Выбыл из», указываем наименование населенного пункта и название собственной организации. Ставим дату, когда работник уедет в командировку, подписываем и заверяем печатью предприятия.

11. Прибыв в место командирования, работник отмечает в бланке формы дату приезда. Для этого он идет в отдел кадров той организации, в которую его направили, и просит кадровика сделать ему отметку о прибытии.

12. Когда настанет время возвращаться, работнику необходимо поставить отметку об убытии.

13. По возвращению на работу сотрудник сдает документ в отдел кадров, где ему сделают отметку о прибытии и окончании командировки.

Хранение

Хотя командировочные удостоверения отменили, если организация их использует наравне со служебными заданиями, они хранятся вместе с приказами в отделе кадров организации пять лет, после чего уничтожаются установленным на предприятии порядком.

Нужно ли командировочное удостоверение

Отмена командировочных удостоверений

Сразу скажем, что служебное задание и командировочное удостоверение отменили: их можно не оформлять, начиная с 08.01.2015.

Дело в том, что постановлением Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014 были внесены изменения в законодательство, которыми отменены командировочные удостоверения и служебные задания.

Однако многие компании продолжают использовать данные бланки для оформления командировок своих сотрудников, т. к. эти документы удобны в работе и с их помощью легко дать экономическое обоснование понесённых расходов.

До 2015 года – когда использование формы Т-10 было обязательным – фактический срок служебной поездки определяли именно по отметкам на оборотной стороне данного документа. После отмены командировочного удостоверения фактический срок командировки определяют по проездным документам, которые предоставляет работник вместе с авансовым отчетом. Практика по данному вопросу неоднозначна: иногда для определения дат фактической командировки нужны дополнительные документы. Здесь бы и пригодилось командировочное удостоверение.

Удостоверение по командировке

Работодатель вправе предусмотреть использование командировочных удостоверений в своём локальном нормативном акте.

Компания может разработать свою форму или же использовать командировочное удостоверение на бланке Т-10. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В случае закрепления в акте (приказе или положении) обязанности заполнять командировочное удостоверение или служебное задание при направлении в командировку данные документы необходимо использовать в обязательном порядке.

Далее по прямой ссылке можно бесплатно скачать бланк командировочного удостоверения формы Т-10 в word .

Важно правильно заполнить цель командировки в удостоверении: размытые формулировки из серии «участие в рабочем совещании» могут вызвать вопросы у контролирующих органов при проверке правильности учета расходов на командровку.

Поэтому чтобы избежать проблем в дальнейшем, приведем примеры целей командировки в командировочном удостоверении. Это может быть:

• участие в совещании по вопросам организации Российско-Японского инвестиционного форума (Япония, г. Токио);
• подготовка к Третьему Российско-Корейскому бизнес-диалогу (г. Владивосток);
• участие в Третьем Российско-Корейском бизнес-диалоге (г. Сеул респ. Корея);
• контроль за ходом строительно-монтажных работ по расширению топливного комплекса на площадках размещения (респ. Крым г. Симферополь);
• выполнение работ по текущему ремонту электрооборудования Нижневартовской подстанции (г. Нижневартовск);
• решение юридических вопросов, связанных с государственной регистрацией дополнительных соглашений к договорам аренды земельных участков под строительные площадки (г. Новороссийск).

Зачем нужно командировочное удостоверение

Нужно ли командировочное удостоверение? Как было сказано, данный документ компания вправе применять. Принимающая сторона, куда сотрудник направлен в командировку, должна его заполнить.

Командировочное удостоверение может помочь подтвердить целесообразность и экономическую оправданность командировки. Однако налоговая при проверке расходов будет проверять связь командировочных расходов с деятельностью, направленной на получение дохода. Поэтому если вы направили своего сотрудника в командировку поздравить директора фирмы-партнера, то такие расходы не сможете обосновать даже заполненным командировочным удостоверением.

Оформление командировок с помощью командировочного удостоверения сегодня – внутренний контрольный инструмент. Он подтверждает, что сотрудник действительно был в организации, в которую его направляли. Например, поехал на бизнес-форум в другой город. Печати в командировочном удостоверении организатора форума и даты прибытия и убытия подтвердят факт его присутствия на данном мероприятии.

Цель командировки и место назначения прописывают в приказе о направлении работника в командировку. Поэтому оформление дополнительных документов теперь необязательно.

Заметим, что журнал регистрации командировочных удостоверений, образец заполнения которого ранее всегда имели под рукой, работодатели тоже не обязаны вести. Данное правило закреплено в новой редакции постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”.

Итоги

Нужно ли командировочное удостоверение? Обязательное использование командировочного удостоверения отменили с 2015 года. Однако компании вправе продолжать использовать данные бланки, если в их внутренних актах закреплено их обязательное использование.

В этой статье представлена унифицированная форма Т-10 командировочного удостоверения, а также примеры описания цели командировки.

Образец бланка командировочного удостоверения

Работник, который находится в командировке, должен иметь при себе официальный документ, подтверждающий тот факт, что человек совершает рабочую поездку. Именно таким документом и является командировочное удостоверение.

Скачать:

1. Что это такое
2. Какие документы оформляются командированному работнику?
3. Для чего требовалось командировочное
4. Подтверждение и возмещение расходов
5. Как заполняется командировочное удостоверение
6. Пример заполнения командировочного удостоверения

Что это такое

Главное назначение данного документа заключается в подтверждении того, что сотрудник действительно прибыл в указанное место, а после выполнения необходимых действий, вовремя выехал обратно.

Стоит отметить, раньше командировочное удостоверение считалось обязательным документом. Но в 2015 году это правило было отменено. В 2022 году правила остались неизменными, а это значит, оформление данного документа не является обязательной процедурой. Однако многие юристы все-таки рекомендуют оформлять командировочный документ по своей инициативе. Благодаря этому компания получает определенные преимущества. Например, компании будет намного проще доказать в ФНС свои расходы. Чтобы использовать данное удостоверение, в учетной политики компании должно быть закреплено соответствующее положение.

Для оформления данного документа необходимо заполнить унифицированную форму № Т-10. Бланк заполняется в одном экземпляре. После того, как отдел кадров получает приказ о направлении сотрудника в командировку, его работники приступают к оформлению формы Т-10. Здесь указываются подробные характеристики поездки, проставляются подписи и печать.

Какие документы оформляются командированному работнику?

1. Приказ о командировке. Здесь указываются цель и место поездки. Ознакомившись с приказом, командированный должен письменно подтвердить свое согласие на поездку. Если он против такой командировки, пишется отказ.
2. Если для поездки в командировку будет использоваться личное или служебное транспортное средство, понадобится оформить путевой лист.
3. Авансовый отчет, в котором будут фиксироваться все служебные расходы.
4. Выдаются денежные средства.

Кроме этого, выполняются определенные действия, направленные на учет командированных работников. Для этого информация о поездке вносится:

• в табель учета рабочего времени;
• в журнал учета работников.

Для чего требовалось командировочное

Когда фирма посылает сотрудника в другой город, или даже страну, ее руководители желают быть уверенными, что в этой поездке сотрудник выполнит обязательства, возложенные на него. Именно поэтому работник обязан был получить на руки командировочное удостоверение. При выезде в нем ставилась соответствующая отметка. По прибытии на место этот документ предъявлялся, чтобы получить печать и подпись. Именно это и становилось основным доказательством того, что сотрудник компании выехал из родного города, и прибыл в пункт назначения.

Также не исключена вероятность того, что правоохранителей заинтересует цель, с которой иногородний гражданин временно проживает не по адресу своей регистрации. Достаточно предъявить документ, подтверждающий факт командировочной поездки, все вопросы будут сняты.

Подтверждение и возмещение расходов

При помощи командировочного удостоверения сотрудник имел возможность доказать, что его затраты были совершены исключительно в служебных целях. Естественно, компания их должна была компенсировать. Однако сегодня, когда удостоверение можно не оформлять, многие задаются вопросом, как доказать командировочные затраты?

Ответ прост − проездные билеты, чеки, квитанции и другие официальные документы, подтверждающие расходы. Если командировочная поездка осуществляется на машине, здесь используется служебная записка. Этот документ заполняется в свободной форме. Здесь отмечаются даты поездок и переездов, гостиницы и другие организации, которые посещал командированный, количество и стоимость использованного топлива, дополнительные расходы, которые работодатель обязан покрыть.

Как заполняется командировочное удостоверение

Титульный лист двустороннего бланка Т-10 предназначен для указания информации о компании, работнике и поездке. Оборотная сторона предназначена для проставления отметок − печатей и подписей теми копаниями, которые должен посетить командированный сотрудник. Условно этот документ можно разделить на несколько частей:

1. На лицевой стороне необходимо написать полное наименование организации, которая выписывает документ своему сотруднику. Здесь обязательно нужно указать правовой статус компании, например, ЗАО, ООО, ИП и др.
2. Вторая часть посвящена персональным данным работника. Сюда нужно внести не только его ФИО, но и паспортные данные, должность, название подразделения или отдела, табельный номер, место прибытия, цель, период командировки. Все эти данные можно взять из приказа.
3. Третьей частью считается оборотная сторона. Сюда вносятся данные не только о компаниях, но и о городах, в которых пришлось побывать сотруднику за время рабочей поездки. Чтобы в документе проставлялись соответствующие отметки, работник должен предъявлять его во всех организациях, которые он посещает по служебной необходимости. Здесь заполняются графы: «Прибыл в» и «Выбыл из» уполномоченными сотрудниками. В бланке содержится множество таких пунктов, ведь командированному часто приходится за одну поездку посещать с деловым визитом несколько организаций.

По возвращению работник обязан представить заполненный командировочный документ в отдел кадров. Ответственный сотрудник вносит сюда данные о прибытии. После этого удостоверение передается в бухгалтерию, которая и осуществляет расчет потраченных средств. Если наличных было потрачено больше, чем сотрудник получил перед поездкой, недостача ему компенсируется. Если у командированного остались излишки, он сдает их в кассу.

Содержание:

• название самого документа;
• название компании, которая отправляет сотрудника в командировку;
• дата оформления удостоверения;
• данные командированного сотрудника;
• цель осуществления служебной поездки;
• планируемая продолжительность данной поездки;
• должность и ФИО лиц, которые занимались оформлением документа;
• печати организации и подписи ответственных лиц.

Форма СЗВ-К в 2022 году: бланк и образец заполнения

Командировочное удостоверение – бланк

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

• распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
• заказать звонок оператора и т.п.,
• посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Среди списка документов, которые используют при оформлении командировки, часто упоминают командировочное удостоверение. Разбираемся, нужен ли этот документ компании и если да — как его оформить и заполнить.

Что такое командировочное удостоверение?

Это документ, который свидетельствует, что сотрудник находится в командировке и выполняет задание руководства. По-другому его называют командировочным листом.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение в 2022 году?

Командировочные удостоверения организации использовали еще во времена СССР. Последний, современный образец удостоверения был утвержден Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года.

Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года удостоверение признавалось документом, который подтверждает срок нахождения сотрудника в командировке.

В 2014 году в закон внесли изменения, и с 8 января 2015 года командировочное удостоверение отменили. Точнее, его, как и служебное задание, исключили из списка обязательных отчетных документов. Согласно поправкам, подтвердить командировочные расходы и фактическое нахождение сотрудника в командировке позволяют приказ о командировке, проездные документы, документ о найме жилья, служебная записка.

Но компании и сегодня могут использовать командировочный лист в делопроизводстве, если считают это необходимым и это прописано во внутренних нормативных актах. По сути, этот документ, заполненный по форме, свидетельствует сразу о нескольких фактах:

• что поездка работника имела производственный характер;
• что командировка состоялась в указанные сроки;
• что командированный действительно побывал в месте назначения и встретился с принимающей стороной.

Командировочное удостоверение полезно не только компании — для учета времени нахождения сотрудника в командировке, но и самому сотруднику — если, например, он приезжает в другой филиал компании и должен обосновать цель визита.

Как оформить командировочное удостоверение?

Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Бланк удостоверения является рекомендованным, то есть при желании организация может оформить собственную форму командировочного листа.

На лицевой стороне документа указывают:

• ФИО командированного,
• должность работника и служебное подразделение,
• место назначения и цель поездки,
• даты и продолжительность командировки,
• паспортные данные командированного.

Что написать в качестве цели командировки, в законе не говорится. В качестве примера можно найти самые разные варианты:

• подписание контракта на оказание услуг;
• проведение переговоров о заключении договора;
• наладка и ремонт оборудования;
• оказание консультационных услуг;
• проведение переговоров о закупке оборудования и т.д.

Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или другого документа, который его заменяет.

Командировочное удостоверение распечатывают в одном экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают командированному — он должен хранить его при себе во время поездки, а по возвращении отдать в отдел кадров или бухгалтерию.

Как заполнить оборотную сторону командировочного листа?

На обратной стороне документа предусмотрены строки для отметок о том, когда работник выбыл и прибыл в место назначения. Эти данные заполняют специалисты кадровой службы, секретариата или бухгалтерии принимающей стороны и заверяют их своей фамилией и подписью.

В первой строке указывают:

• дату выбытия — день, когда специалист отправился в служебную поездку;
• дату прибытия — день, когда сотрудник приехал в место назначения (заполняют в принимающей организации).

Если других пунктов посещения в поездке нет, то во второй строке принимающая организация фиксирует день выбытия работника из места командировки, а дату прибытия заполняют на месте постоянной работы командированного в день, когда он приходит в офис.

Что делать, если работник едет не в другую компанию или филиал, а, например, для проведения переговоров с физическими лицами, то есть поставить отметки о прибытии и выбытии некому? В этом случае можно попросить заполнить эти поля в отеле или местной администрации.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью бизнес-акаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с единого корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл. виде. И это еще не все

Суточные при командировках в 2022 году. Сколько платить работникам?

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Разберем, как правильно определять суточные за период командировки по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

Суточные возмещаются работнику (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение 749):

• за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
• за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Пример: работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.

Пример определения суточных при командировках по России

Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.

Размер суточных

Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.

Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:

• Пример: можно закрепить суточные 2 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 1 300 руб. (2 000 – 700) придется удержать НДФЛ и начислить с этой суммы страховые взносы. И наоборот: например, суточные для командировок по России определены в размере 500 руб. (то есть менее 700 руб.) за каждый день командировки. В таком случае удерживать с этой суммы НДФЛ и начислять на нее страховые взносы не требуется.

В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.

Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:

• 100 руб. в день — при командировках на территории РФ (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729);
• в иностранной валюте в зависимости от страны командирования — при командировках за рубеж (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Суточные при командировках за рубеж

Суточные по командировкам за рубеж считаются по стране пребывания (п.18 Положения № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:

• за день выезда из России суточные рассчитываются по нормам, которые установлены для загранкомандировок;
• за день въезда — по нормам для России.

Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.

• Пример. Работник выехал в командировку в Швецию 14 июня и в 22:00 уже был на территории другого государства, а 17 июня, в 15:00, вернулся в Россию. Добирался работник до места командирования самолетом. Отметка о пересечении границы при выезде в командировку сделана 14 июня, а при возвращении из командировки — 17 июня. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб., а в Швецию — в размере 2 000 руб. В таком случае работнику следует выплатить суточные в следующем порядке:

• 14 июня — 2 000 руб., так как граница уже была пересечена в этот день (в загранпаспорте пограничными органами сделана соответствующая отметка);
• 15 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
• 16 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
• 17 июня — 500 руб., так как граница уже была пересечена (есть отметка о пересечении границы).
• За 4 дня суточные следует выплатить в сумме 6 500 руб. ((2 000 х 3) + 500), несмотря на то что воскресенье выходной день.
• Если бы работник вылетел из России 14 июня, а прилетел бы в Швецию уже 15 июня, например в 00:15, то за 14 марта нужно было бы выплатить суточные в размере 500 руб.

Суточные при командировке в государства СНГ

Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:

• при таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы;
• суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

Суточные при однодневной командировке

Суточные при однодневных командировках по России действующим законодательством не предусмотрены. Но работодатель по собственному решению может выплатить работнику компенсацию взамен суточных при командировках по России.

Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

Компенсацию, выплаченную работнику взамен суточных при однодневной командировке по России, нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если речь идет об однодневных командировках за рубеж, то у работодателя появляется обязанность выплатить работнику суточные в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Самое главное, что нужно запомнить бухгалтеру

1. Выплатить суточные при направлении работников в служебные командировки — обязанность работодателя.
2. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
3. Размер суточных работодатель коммерческой организации определяет самостоятельно и устанавливает локальными нормативными актами организации.
4. Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ.
5. Суточные не облагаются НДФЛ и на них не начисляются страховые взносы, если их размеры не превышают 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для командировок за рубеж.
6. Суточные, размеры которых определены локальными нормативными актами, можно включить в расходы в целях налогообложения прибыли.
7. Суточные при однодневных командировках по России не предусмотрены действующим законодательством.
8. Суточные при однодневных командировках за рубеж выплачиваются в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Порядок расчета среднего заработка для командировки 399.5 КБ

Командировка сотрудника за границу

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Нормативная база
2. Порядок оформления
3. Этапы подготовки к командировке
4. Размер суточных
5. Бухгалтерские проводки
6. Порядок предоставления аванса
7. Налогообложение командировочных затрат

Оформление командировки работника за границу – это процедура, предполагающая использование определенных бухгалтерских проводок и особого порядка налогообложения. Командировку важно правильно оформить и подготовить все необходимые документы.

Нормативная база

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

• За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
• Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

• ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
• ТК РФ;
• НК РФ;
• Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
• Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Кого можно отправить в командировку?

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:

• Беременные.
• Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
• Лица, не достигшие 18 лет.
• Работники, находящиеся в ученическом отпуске.

Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:

• Женщины с малышами до 3 лет.
• Отцы-одиночки и матери-одиночки с малышами до 5 лет.
• Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
• Люди, ухаживающие за недееспособными близкими родственниками.

Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.

Порядок оформления

Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые отметки: 06 или «К». Рассмотрим все этапы оформления командировки:

1. Доклад руководителю об оформлении командировки.
2. Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
3. Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
4. Ознакомление работника с оформленными документами.
5. Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.

ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.

Этапы подготовки к командировке

Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:

1. Оформление визы, если это требуется.
2. Бронирование номера в гостинице.
3. Подготовка всех нужных документов.
4. Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
5. Расчет зарплаты за период командировки.
6. Внесение НДФЛ и взносов.

Рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчётный период, количество отработанных дней за расчётный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации, вам поможет наш калькулятор.

ВАЖНО! До 2017 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.

Подтверждение трат

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Размер суточных

Размер суточных рассчитывается с учетом числа дней проезда по территории России и количества дней, проведенных за границей. Размер суточных определяется на основании статьи 217 НК РФ. В частности, это 700 рублей в сутки для командировки по территории России и 2 500 рублей для заграничных поездок.

ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить размер суточных по собственному желанию. Надбавка устанавливается локальными актами компании. С разницы удерживается НДФЛ.

Бухгалтерские проводки

Рассмотрим используемые бухгалтерские проводки:

• ДТ71 КТ50-1. Выдача суточных на основании коллективного договора.
• ДТ20 КТ71. Отражение всех сумм в авансовом отчете.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с надбавки к суточным.

ВНИМАНИЕ! Страховых взносов выплачивать не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть сокращен до 50% от установленной суммы.

Порядок предоставления аванса

Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:

• Проезд.
• Проживание.
• Выплата суточных.
• Выдача страховки.
• Транспортировка багажа.
• Телефонные разговоры.
• Оформление загранпаспорта.
• Траты при обмене валюты.

Смету нужно приложить к расходному ордеру.

ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.

Кто оплачивает получение загранпаспорта?

За оформлением загранпаспорта должен обращаться сам сотрудник. Сопутствующая пошлина возмещается бухгалтерией компании. Предварительно сотрудник должен предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Расходы по оформлению загранпаспорта можно включить в командировочные траты. Однако этот пункт должен быть включен в локальные акты.

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

• Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
• Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
• Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
• Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
• Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.