Образец журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами в 2021 году

Как ознакомить работников с локальными актами

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это документ организации, в котором сотрудник ставит подпись после прочтения и изучения основных бумаг, регламентирующих организационную деятельность компании.

Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
Срок действия справки на коронавирус
Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
Из чего состоит зарплата учителя

Порядок и сроки изучения работниками ЛНА организации

Законодательно регламентирует порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами статья 68 ТК РФ. Согласно ее третьей части в обязанность работодателя входит знакомство нового сотрудника под роспись с документами. Примерный перечень документов для изучения работником:

ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);
Положение о коммерческой тайне;
Положение об оплате труда;
график сменности;
должностные инструкции;
Положение о защите персональных данных;
Положение об аттестации сотрудников;
положения, связанные с охраной труда в компании;
Положение о персонале компании;
Положение о структурном подразделении;
Положение о премировании работников;
Положение о командировках;
инструкция по делопроизводству;
коллективный договор (если имеется).

Подпись в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами ставится при приеме на работу до того момента, как сотрудник подпишет трудовой договор.

Более подробно о том, какие документы трудоустраиваемый работник читает и подписывает в листе ознакомления с локальными нормативными актами в компании, разъясняет доклад Роструда. В нем содержится информация по соблюдению обязательных требований при приеме нового специалиста на работу и разбор требований НПА за 2-й квартал 2018 г.

Как вести журнал ознакомления сотрудников с ЛНА

Документа, который бы регламентировал, как правильно ознакамливать вновь принятых сотрудников с ЛНА организации и вести журнал, — нет. Работодатель вправе купить журнал ознакомления с локальными нормативными актами уже готовый, например в магазине канцтоваров, или разработать форму самостоятельно. Примерная форма журнала содержит следующую информацию:

порядковый номер;
ФИО сотрудника;
должность работника;
структурное подразделение;
наименования и перечень ЛНА;
подпись ознакомленного сотрудника и дату.

Заполняет журнал чаще всего специалист кадровой службы или лицо, назначенное приказом руководства (секретарь, делопроизводитель).

В некоторых компаниях ведение журнала не предусматривается, поэтому с сотрудником подписывается трудовой договор с ознакомлением с локальными актами, на последней странице новый специалист ставит роспись, подтверждающую изучение необходимых для работы ЛНА организации.

Также работодатель при желании издает приказ об ознакомлении с локальными нормативными актами, который подписывается работником при трудоустройстве.

Ответственность за неознакомление работников с ЛНА

Регулируется ознакомление с локальными нормативными актами по ТК РФ статьей 22. В ней звучит, что работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Из статьи следует вывод, что обязанность работодателя ознакомить с локальными нормативными актами должна соблюдаться. Если в организации не предусмотрено ведение журнала учета ознакомления с ЛНА и работодатель не ознакамливает сотрудников с документами иным способом, то он наказывается согласно ст. 5.27 КоАП РФ, что влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

От 1000 до 5000 — на должностных лиц.
От 1000 до 5000 — на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
От 30 000 до 50 000 — на юридических лиц.

Судебная практика показывает, что сотрудник, не ознакомленный с ЛНА организации и не поставивший подпись в журнале, не привлекается к ответственности, если ненадлежащим образом исполняет трудовые обязанности (Бюллетень судебной практики Амурского областного суда № 4 за 2018 год). В данной ситуации вина полностью ложится на работодателя, и это расценивается как нарушение трудового законодательства.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 35,5 кб

Лист ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА) предназначен для учета ознакомления сотрудников с основными документами, касающимися аспектов их работы в данной организации.

Важность ознакомления работника с ЛНА

Трудовым кодексом определена обязанность работодателя (в том числе, работодателя – ИП) ознакомить как вновь принятых на работу, так и уже работающих на предприятии сотрудников с нормативными документами, издаваемыми в организации и касающимися регламентации трудового процесса конкретного работника.

Например, все сотрудники (при наличии таких документов у работодателя) обязаны ознакомиться с:

колдоговором;
документом, регламентирующим внутренний распорядок труда (ПТВР);
документом, регламентирующим работу с персональными данными;
Положением об оплате труда и др.

Читайте также:

Максимальный размер больничного

Кроме того, работники различных подразделений должны быть ознакомлены с положениями о соответствующих подразделениях, должностной инструкцией, документацией по охране труда на своем рабочем месте и другими документами, касающимися работы именно в данном подразделении на данной должности.

Внутренние нормативные документы содержат в себе основные правила, которые должен соблюдать работник организации. Если работник не ознакомлен с тем или иным ЛНА, привлечь его к ответственности, например, за неисполнение каких-то пунктов Положения о коммерческой тайне будет невозможно.

Отметку о прочтении документа работник может проставить:

на листе/журнале ознакомления с ЛНА;
в самом документе в случае, если лист ознакомления входит в его структуру;
в трудовом соглашении путем внесения в него пункта «с коллективным договором, ПВТР и… ознакомлен».

Нормативная база

Обязанность работодателя обеспечивать ознакомление сотрудников с документами, которые издаются в организации и напрямую касаются их работы, оговорена в ст.ст. 22, 68 ТК РФ. Оговаривается как ознакомление принимаемых на работу сотрудников, так и уже работающих в организации.

Как правило, за ознакомление при приеме на работу отвечает сотрудник отдела кадров. Доведение до сведения работников текущей распорядительной документации может быть приказом возложено на начальников или заместителей начальников отделов, инженеров по охране труда, специалиста-делопроизводителя и т.п.

Составление листа ознакомления

Лист ознакомления может как являться приложением к трудовому договору (тогда в списке будут содержаться документы, положениями которых должен руководствоваться занимающий конкретную должность работник) так и быть отдельным документом.

Форма листа ознакомления не оговорена законодательно. Типовая структура листа следующая:

«шапка», в которой указано название организации, название документа и, если лист является приложением к трудовому договору, реквизиты самого трудового договора;
список ЛНА, содержащий название, дату утверждения и номер приказа, которым документ был утвержден;
ФИО, должность, структурное подразделение работника;
дата доведения документа до сведения работника;
подпись работника.

Если лист предназначен для ознакомления с каким-то одним документом:

в «шапке» указывается название ЛНА и структурного подразделения или организации (например, «Лист ознакомления работников бухгалтерии ООО «Машторг» с приказом директора ООО №1 от 01.01.2022 «О выходных и праздничных днях»);
в таблице указываются ФИО, должность работника;
после ознакомления проставляется дата и подпись работника.

При введении в действие новой редакции существующего локального нормативного акта или при появлении новых ЛНА работодатель также обязан провести ознакомление работников.

Как правило, срок ознакомления с новыми документами устанавливается исходя из срока, оговоренного в соответствующем распорядительном документе. Этим же документом назначается ответственный за доведение ЛНА до сведения работников.

Хранение

Хранятся листы ознакомления в отдельной папке, как правило, в кадровой службе и в том подразделении, где хранятся сами распорядительные документы (канцелярия, отдел охраны труда и т.п.). Срок хранения законодательно не определен, но не может составлять менее срока действия самого распорядительного документа.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Фиксация ознакомления осуществляется, в том числе, и на листах ознакомления с нормативными локальными актами.

Основные локальные нормативные акты

Локальный нормативный акт согласно ТК РФ — это официальный документ, издаваемый руководителем организации и содержащий в себе нормы труда.

Основными ЛНА в организации являются:

Правила внутреннего трудового распорядка;
Коллективный договор;
Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Помимо этого в организации могут существовать в виде отдельных нормативных актов:

Положение об отпусках;
Положение о привлечении работников к дисциплинарной ответственности;
Положение о награждении;
Положение о командировках;
Положение о коммерческой тайне;
Положение об оплате труда и т.п.

Одновременно с документами общего характера в организации могут быть разработаны специальные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность различного рода комиссий, например:

Положение об экспертной комиссии;
Положение о комиссии по трудовым ссорам;
Положение об аттестационной комиссии по охране труда;
Положение о комиссии по служебным расследованиям и т.п.

Отдельным блоком в ЛНА выделяют инструкции:

по охране труда для каждой должности (профессии) и по видам работ;
по пропускному режиму, внутриобъектовому режиму;
по делопроизводству;
по пожарной безопасности и т.п.

Если какое-то положение или инструкция, или иной ЛНА регламентируют деятельность работника, он должен быть с ними ознакомлен.

Способы ознакомления

Лист ознакомления не является единственным способом ознакомить работника с инструкциями, правилами, приказами и иными издающимися в его отношении документами. Организации (работодатели-ИП) могут выбрать для себя наиболее удобные способы ознакомления, например:

в Журнале ознакомления работника с ЛНА. Как правило, журналы ведутся в больших организациях по подразделениям, но также возможно ведение одного общего журнала;
непосредственно в трудовом договоре (этот способ применяется при первичном ознакомлении работника с ЛНА. Список нормативных локальных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник, оформляется также на отдельном листе, но лист этот становится приложением к трудовому договору).

Сроки ознакомления

Первичное ознакомление работника с ЛНА производится в день оформления трудового договора в службе кадров.

Последующее ознакомление осуществляется по мере издания нормативных локальных актов работодателем.

Как правило, сроки ознакомления работников с конкретным ЛНА оговариваются приказом об утверждении этого акта. Приказом же назначается ответственное за ознакомление работников лицо.

Форма листа ознакомления

Установленной законом формы листа ознакомления с нормативными локальными актами не существует. Организация (работодатель-ИП) вправе разработать свою. На нашем сайте имеется форма листа ознакомления, которую также можно для своих нужд.

Лист ознакомления оформляется на обычном листе А4 и содержит в себе следующие данные:

название ЛНА, с которым ознакомляются на данном листе работники (Лист ознакомления с Инструкцией по внутриобъектовому и пропускному режиму);
название организации (подразделения), которое ознакомляется с ЛНА (Лист ознакомления… работников административно-хозяйственного отдела ООО «Радость»);
сведения о распорядительном документе, которым был утвержден акт (…утвержденным приказом генерального директора ООО «Молоко» от 17 августа 2025 года № М-444/25). Данный реквизит позволит иметь на руках подтверждение того, что работники ознакомлены с действующей редакцией документа, например, если он был утвержден заново;
список работников с указанием ФИО и должностей;
дату ознакомления каждого работника — проставляется работником собственноручно;
поле «ознакомлен» или «подпись», в которой работник проставляет подпись.

Лист ознакомления обычно крепится к самому локальному нормативному акту и хранится с ним как минимум на протяжении срока действия НЛА плюс один год.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства;
правила внутреннего распорядка;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:

должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
правила трудового распорядка и другие.

В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

Читать дальше: Какое насекомое якобы является владельцем базара

Читайте также:

Возврат аванса при расторжении договора

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

Составляем лист ознакомления с правилами внутреннего распорядка (образец)

Перед тем, как поставить окончательную подпись в трудовом договоре, работник должен быть ознакомлен с локальными актами предприятия. Одним из принятых способов зафиксировать факт знакомства работника с внутренним документом является заполнение листа ознакомления. Такой лист прикрепляется к каждому документу и предназначен для того, чтобы после прочтения локального акта работники ставили на этом листе свои фамилии, подписи и даты.

Обычно лист ознакомления оформляется в виде таблицы с графами:

ФИО сотрудника;
должность;
структурное подразделение;
дата ознакомления;
подпись.

При заполнении даты ознакомления необходимо помнить, что работник приступает к работе после ознакомления с ЛНА, поэтому дата ознакомления не должна быть позже даты начала работы в соответствии с трудовым договором. Сроков хранения для листов ознакомления законодательством не установлено. Рекомендуется хранить документ как минимум все время действия ЛНА.

Вы можете скачать готовый лист ознакомления с приказом, должностной инструкцией, инструкцией по охране труда в формате Word или PDF.

С этим шаблоном часто используют:

Образец листа ознакомления с приказом
Бланк накладной на отпуск товара
Образец направления на медицинский осмотр от работодателя
Образец номенклатуры дел
Номенклатура структурного подразделения

Популярные документы и процедуры:

Договор найма жилого помещения
Договор комиссии
Сверхурочная работа
Образец претензии
Соглашение на обработку персональных данных

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

подписывается всеми сотрудниками фирмы;
содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Читать дальше: Кадастровая карта московской области рузский район

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер сотрудника;
фамилию-имя-отчество сотрудника;
должность;
дату ознакомления с актом;
подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Лист ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка

Как правило, факт ознакомления работника с графиком отпусков (далее — ГО) подлежит фиксации на бумажном носителе. В качестве такой бумаги могут выступать:

лист ознакомления с ГО;
журнал ознакомления;
ГО с дополненной графой об ознакомлении работников с датами начала и окончания отпуска (форма Т-7);
ведомости, уведомления и др.

Поскольку законодательством это не урегулировано, работодатель сам решает, в каком документе фиксировать подпись работника (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

ВАЖНО! Извещение также может быть осуществлено в электронном виде посредством оформления документов усиленными квалифицированными подписями работника и работодателя (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, ст. 5, 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если таким документом является лист ознакомления с ГО, то он, как правило, содержит следующую информацию, приведенную в виде таблицы:

Ф. И. О. работника;
наименование его места работы и должность;
даты дней отдыха;
отметку об ознакомлении (дату и собственноручную подпись).

При ответе на вопрос о том, нужно ли знакомить работников с графиком отпусков, следует обратиться к ст. 123 ТК РФ. Данная норма закрепляет за работодателем следующие императивные действия:

принять ГО не позднее чем за 14 дней до 31 декабря;
заблаговременно оповестить работника о дате начала дней его отдыха;
обеспечить некоторым группам работников отпуск в подходящий для них срок.

ГО носит императивный характер для обеих сторон трудового договора. Так, работник не может самовольно уйти в отпуск без согласования с работодателем, такое действие может быть квалифицировано в качестве прогула.

Законодательством установлены минимальные сроки ознакомления с графиком отпусков — 2 недели до начала дней отдыха работника (ст. 123 ТК РФ). Верхние границы данного срока не предусмотрены.

Таким образом, работник может быть уведомлен о периоде своего отпуска в любое время с момента вынесения приказа об одобрении графика отпусков на соответствующий календарный год и за 2 недели до выхода в отпуск (см. апелляционное определение Самарского областного суда от 07.11.2012 № 33-10182/2012).

Подробнее о том, как принимается ГО, рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

ВАЖНО! Отдел кадров не оповестил работника о предстоящем отпуске вовремя? Тогда работник может взять отдых в любое иное подходящее ему время (ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, форма листа ознакомления с графиком отпусков выбирается работодателем на свое усмотрение. Как правило, в нем указываются сведения о работнике, период его отдыха. Факт ознакомления с указанным периодом удостоверяется собственноручной подписью работника.

Исключением является электронная подпись. Трудовое законодательство (ст. 312 ТК РФ) и ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ предусматривают возможность ознакомления работника с локальными актами компании посредством обмена электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью.

Если отпуск выпал на новогодние праздники, он продлевается на количество дней, равное количеству праздников….

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2022 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

Читайте также:

Личные качества для резюме - пример

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Требуется ли издавать приказ об ознакомлении с коллективным договором?

В ч. 3 ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя знакомить сотрудников с текстами принятых в организации локальных актов и коллективных договоров. Соответственно, данная обязанность должна исполняться, но каким образом, и требуется ли издавать распорядительный акт (приказ) об этом?

Ознакомление вновь принимаемых сотрудников

Обязанности издания приказа ТК РФ не предусматривает. До подписания трудового соглашения кандидату передаются коллективные договоры и иная документация для ознакомления. После изучения документов кандидат ставит свою подпись, подтверждающую данное обстоятельство.

Подпись может ставится:

в журнале ознакомления;
в листе ознакомления.

Кроме того, подтверждаться факт ознакомления с коллективным договором может соответствующей записью в трудовом договоре, например: «Работник подтверждает, что до его сведения на момент подписания настоящего соглашения доведены положения всех принятых в организации коллективных договоров».

Ознакомление уже работающих сотрудников

Порядок ознакомления уже работающих сотрудников организации с коллективным договором может быть прописан непосредственно в его тексте. Приказа для того, чтобы ознакомить сотрудников издавать нет необходимости — достаточно отобрать подписи трудящихся. Подписи для удобства можно заносить в лист ознакомления, который является приложением к договору. Возможно и ведение специального журнала, в котором отражается факт ознакомления сотрудников со всей внутренней документацией, имеющейся в фирме.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Читать дальше: Как проследить заказное письмо по номеру квитанции

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Что такое нормативные акты

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства;
правила внутреннего распорядка;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Как утверждаются правила внутреннего трудового распорядка?

В этот раздел помимо основных положений, можно включить дополнительные гарантии, которыми могут воспользоваться работники — получение дополнительного образования, обеспечение горячим питанием, оплата проезда и т. д.

В обязанности администрация фирмы может включить все те пункты, которые посчитает важным — от дисциплины до соблюдения фирменного стиля одежды.

Сюда должны вноситься те обязанности, которые включены в действующие федеральные законы, а также трудовое законодательство. Эти положения должны касаться обеспечения условий труда, безопасности на производстве и прочих.

В это раздел также можно включить порядок предоставления гарантий, которые были указаны в правах сотрудников — это оплата проезда, оплата телефонных переговоров по сотовой связи и т. д.

В этом разделе можно указать возможные нарушения, которые могут допустить в своей работе как сотрудник, так и работодатель. Здесь же устанавливается степень ответственности за эти нарушения.

Допускается, что перечень нарушений трудовой дисциплины, которые может допустить работник, будут вынесены в отдельный раздел, с указанием наказаний за каждый проступок.

В ТК указано, что точные даты, когда происходит выдача аванса и основной части зарплаты, обязательно прописываются в правилах внутреннего распорядка. Если же при проверке выяснится, что это в документе не указано, то за понесенное нарушение на организацию и ответственных лиц будут наложены штрафы согласно КОАП.

По закону, в правилах должны быть проставлены именно даты, а не промежутки, когда организация может произвести выплаты. Также по закону между этими двумя датами не может быть больше 15 дней, а оставшаяся часть зарплаты не может выплачиваться позднее 15-го дня с момента начала месяца.

Внимание! Для новых работников, которые только устраиваются в компанию, рекомендуется на первое время устанавливать индивидуальный график выплат, согласно которому с момента приема и до первой выплаты проходило бы не более 15 дней.

Кроме дат и процесса выдачи зарплаты, в этом разделе также можно указать порядок выдачи расчетных листков, перечисление больничных и отпускных и т.д.

Читайте также:

Медкомиссия при приеме на работу

С течением времени в основные законодательные акты могут вноситься изменения и поправки, а в работу предприятия вводиться новые организационные и технологические процессы. Для того чтобы ранее принятые правила внутреннего трудового распорядка были всегда актуальными, в них нужно своевременно вносить коррективы.

Необходимость внесения изменений оформляется служебной либо докладной запиской на имя администрации фирмы. После этого распорядительным актом должны быть назначены лица, которые будут отвечать за разработку новой версии правил.

Поскольку процедура внесения изменений в законах нигде не оговаривается, то рекомендуется при разработке и принятии новой версии правил распорядка придерживаться процедуры, осуществляемой при первичном процессе.

Важно! После принятия новой версии документа всех работников компании нужно ознакомить с ним под роспись.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Составляем правила внутреннего трудового распорядка

Лист ознакомления может храниться либо с оригиналом нормативной документации, либо в личном деле сотрудника. Хотя некоторые организации хранят их отдельно, составляя из них журнал. Такой способ может оказаться неудобным, если необходимо подтвердить факт ознакомления с нормативными актами, которые уже сданы в архив.

Используется для печати газет или аналогичной продукции. Имеет малую плотность и соответственно не высокую износостойкость. Преимуществом такой бумаги является низкая цена.

На следующей строке указывается название нормативного акта, отметки по ознакомлению с которым ставятся на данном листе. Если он используется для проставления подтверждений по всем актам, то можно указать общей фразой «С локальными нормативными актами организации», либо опустить эту строку вообще. В данной статье рассмотрим, как правильно составить и утвердить правила внутреннего трудового распорядка, как их применять. Разберем ошибки, которые допускают работодатели. И, кроме того, предоставим образец правил внутреннего трудового распорядка.

Утверждение неуполномоченным лицом. Для определения порядка утверждения правил внутреннего трудового распорядка необходимо обратиться к уставу, именно в уставе компании прописано, к чьей компетенции отнесено утверждение локальных актов. Анализируя практику проведения кадрового аудита, можно сделать вывод, что во многих компаниях правила внутреннего трудового распорядка утверждены ненадлежащим образом. Уставом утверждение локальных актов отнесено к компетенции общего собрания участников общества, а по факту на документе стоит подпись генерального директора. Данная ошибка несет риск признания локальных актов недействительными и не подлежащими применению. Поэтому стоит проверить устав. Если в уставе, например, прописано, что к компетенции общего собрания участников общества относится утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества), то правила внутреннего трудового распорядка утверждаться генеральным директором не могут.

Правила внутреннего трудового распорядка носят формальный характер. Ошибкой многих работодателей является то, что они составляют ПВТР для трудовой инспекции и других контролирующих органов, чтобы избежать штрафов. Но работодатель в первую очередь должен быть сам заинтересован в принятии данного документа, так как это основной инструмент работодателя, призванный поддержать и укрепить трудовую дисциплину, а также закрепить правила, установленные в компании.

Помимо вышеуказанных работодатель имеет право включить в ПВТР и другие разделы. Например, можно предусмотреть следующее.

Порядок ведения видеонаблюдения. Если на территории компании установлены видеокамеры, то в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо обосновать причины их наличия, например, видеокамеры на проходной могут быть установлены с целью контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, возвращения с обеденного перерыва.
Порядок предоставления работникам дополнительного медицинского страхования или оплаты сотовой связи. Часто компании предоставляют работникам полисы ДМС или оплачивают им расходы на сотовую связь. Во избежание споров стоит закрепить в ПВТР данный порядок (когда у работника возникает право на ДМС, какой уровень страховки полагается определенной категории работников, каким работникам оплачивают сотовую связь, какие установлены лимиты по сотовой связи и другие вопросы). Также включение данного условия в ПВТР необходимо для признания затрат на ДМС и сотовую связь в расходах по налогу на прибыль.
Правила соблюдения дресс-кода. Во многих компаниях данный вопрос актуален. Если включить данное положение в правила внутреннего трудового распорядка, то соблюдение дресс-кода станет обязанностью работника.
Другие разделы, регламентирующие требования к работникам и определяющие порядок работы в компании (процедура прохождения испытательного срока, установленный в компании пропускной режим, порядок соблюдения коммерческой тайны и др).

При разработке правил внутреннего трудового распорядка для компании от клиента поступил запрос на включение в правила внутреннего трудового распорядка условия о том, что работник несет ответственность за установление на рабочий компьютер нелицензированной программы. Для клиента вопрос был очень актуальным, так как информационная безопасность оставляла желать лучшего. Один из разделов разработанных правил внутреннего трудового распорядка был посвящен порядку работы с персональным компьютером и запрету установления какого-либо программного обеспечения без письменного согласия генерального директора компании, составленного в двух экземплярах для каждой стороны.

Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).

С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

ВниманиеВ то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации. Какие меры необходимо принять

Составить внутренний регламент ведения личных дел.
Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве. Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Какие меры необходимо принять

Составить внутренний регламент ведения личных дел.
Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Лист ознакомления с приказом оформляется в тех случаях, когда распоряжение имеет отношение к большому количеству работников (отдел или конкретная группа сотрудников). Лист ознакомления служит приложением к деловой бумаге и не является самостоятельным документом.

К сбору подписей сотрудников следует отнестись ответственно. В случае возникновения спора между работником и работодателем этот лист будет служить доказательством в трудовой инспекции или в суде.

Нельзя пропускать в листе ни одного сотрудника, упомянутого в приказе. Нельзя подделывать его подпись. Если в момент сбора подписей сотрудник отсутствует, то вам придется его дождаться и получить подпись.

В первую очередь с приказом нужно ознакомить его главных героев: работников, которые получают в документе какое-либо задание. Например, если в приказе Иванов получает одно задание, Петров другое, а на Сидорова возлагают контроль за исполнением распоряжения, то ознакомить с документом нужно всех троих.

Исполнители задания могут быть указаны в документе обобщенно, например: «Начальникам структурных подразделений представить информацию до 01.09.2018». Тогда в лист ознакомления с приказом нужно включить всех начальников структурных подразделений без исключения.

Приказ может быть рассчитан и на неопределенный круг лиц. Например, если документом утверждается локальный нормативный акт (ЛНА), который касается всех, ознакомить нужно всех работников.

В таких случаях кто-то из работников административного сектора, например, вы, как секретарь, получает задание ознакомить работников с этим распоряжением.

Тогда на документе под словами «С приказом ознакомлен» распишетесь только вы, а затем вам нужно создать лист ознакомления с приказом и либо подойти лично к каждому из коллег, либо действовать через начальников отделов.

В любом случае, если в документе есть задание, то у него должен быть исполнитель и срок выполнения: не просто «Довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся», а «Секретарю Кузнецовой П. А. довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся в срок до 01.09.2018».

Ознакомление работника с документом оформляют по аналогии с реквизитом «виза». Виза ознакомления содержит слова «С приказом ознакомлены», должность работника, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату ознакомления.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Способы ознакомления

в Журнале ознакомления работника с ЛНА. Как правило, журналы ведутся в больших организациях по подразделениям, но также возможно ведение одного общего журнала;
непосредственно в трудовом договоре (этот способ применяется при первичном ознакомлении работника с ЛНА. Список нормативных локальных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник, оформляется также на отдельном листе, но лист этот становится приложением к трудовому договору).

Как сформировать документ

В «шапке» листа следует обозначить:

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер сотрудника;
фамилию-имя-отчество сотрудника;
должность;
дату ознакомления с актом;
подпись.

Кто ведет, где и сколько хранится

Ведением журнала ознакомления с ЛНА обычно занимается сотрудник кадровой службы.

Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Как оформить документ

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Читайте также:

Личные качества для резюме - пример

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.

Что такое нормативные акты

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства;
правила внутреннего распорядка;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.

При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

На каком этапе происходит ознакомление

Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом

Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.

Как сформировать документ

В «шапке» листа следует обозначить:

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер сотрудника;
фамилию-имя-отчество сотрудника;
должность;
дату ознакомления с актом;
подпись.

Как оформить документ

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Хранение бланка

Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами – образец

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?
Структура документа
Где можно скачать образец листа ознакомления?
Итоги

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

А составить уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет образец, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

подписывается всеми сотрудниками фирмы;
содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Где можно скачать образец листа ознакомления?

Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.

Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору:

А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом:

Итоги

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях: