Оплата учебного отпуска

Предоставление учебного отпуска

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

Нередко студенты или аспиранты совмещают обучение с работой в штате организации. В этом случае они имеют право на специальный учебный отпуск, который поможет лучше подготовиться к сессии, государственной итоговой аттестации или к защите диссертации. У бухгалтера возникает вопрос: в каком случае работникам положен учебный отпуск, какой продолжительности он должен быть, как оплачивается и какие документы нужно оформить. Мы расскажем об этом в статье.

Для сотрудников, которые получают образование и одновременно работают, существуют гарантии и компенсации, которые перечислены в ст. 173-176 гл. 26 ТК РФ. Вкратце, работающие студенты и аспиранты могут рассчитывать на дополнительный (учебный) отпуск, который оплачивается в ряде случаев, на полную или частичную оплату дороги к месту учебы и обратно, а также на сокращенную рабочую неделю.

Формы компенсаций зависят от формы обучения и от вида получаемого образования. Например, работник, который готовится к защите докторской диссертации, может получить полугодовой отпуск с сохранением среднего заработка, а студент колледжа на очной форме для сдачи сессии может взять 10 дней отпуска в год без содержания.

Кому работодатель должен предоставить учебный отпуск?

В онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия вы можете оформить учебный отпуск и рассчитать средний заработок. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите бухучет, платите зарплату, отправляйте отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов.

  • Студентам ВУЗов, которые получают образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также абитуриентам ВУЗов.
  • Аспирантам, студентам ординатуры, которые проходят подготовку высшей квалификации или готовятся к получению ученой степени.
  • Студентам средних специальных учебных заведений, которые получают профессиональное образование, а также абитуриентам колледжей и техникумов.
  • Ученикам вечерних школ, которые получают основное общее или среднее общее образование.

При каких условиях предоставляется учебный отпуск?

Сотрудник может рассчитывать на учебный отпуск, если он в первый раз получает образование данного уровня. Например, если сотрудник уже получил высшее образование и получает второе высшее, то по Трудовому кодексу отпуск на время сессий ему не положен. Но все меняется, если работник направляется для получения образования работодателем и по этому поводу заключен ученический договор или условия учебы оговорены в трудовом договоре. В таком случае работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск.

Если студент трудится в двух компаниях, то гарантии и компенсации ему предоставляются только в одной — по выбору сотрудника. Если ему нужно оформить отпуск и по второму месту работы, чтобы уехать на сессию или готовиться к итоговой государственной аттестации, то рассчитывать можно только на договоренности с руководством и неоплачиваемый отпуск.

Еще один нюанс: Трудовой кодекс предполагает отпуска для тех студентов, которые учатся в заведениях с государственной аккредитацией. Аккредитация должна подтверждаться в справке-вызове, которую присылает работающему студенту его ВУЗ или колледж. В соответствии с правилами, учебный отпуск можно предоставлять после предъявления справки-вызова из образовательного учреждения. В справке должны значиться:

  • Регистрационный номер аккредитации.
  • Дата выдачи аккредитации.
  • Орган, который выдал свидетельство о госаккредитации.

Если учреждение не имеет госаккредитации, то работающий студент может рассчитывать на компенсации только по установлению коллективного договора или трудового договора.

Читайте также:
Этика деловой переписки

Продолжительность учебного отпуска

В онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия вы можете оформить учебный отпуск и рассчитать средний заработок. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите бухучет, платите зарплату, отправляйте отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов.

Учебный отпуск не может быть дольше срока, который указан в ТК, если иное не предусмотрено трудовым или коллективным договором.

  • Для вступительных экзаменов в ВУЗ, а также для итоговой сессии после подготовительных курсов в университет или академию полагается 15 календарных дней отпуска (зарплата не сохраняется).
  • Для вступительных экзаменов в колледж или техникум отводится 10 дней отпуска (зарплата не сохраняется).
  • Студентам-заочникам ВУЗов полагается 40 календарных дней в год для сдачи сессий на 1 и 2 курсах, 50 дней на последующих курсах и до 4 месяцев для подготовки к итоговой государственной аттестации и защите диплома (за студентом на время отпуска сохраняется средний заработок).
  • Студентам-очникам ВУЗов полагается 15 календарных дней отпуска в год для сдачи сессий, 4 месяца для подготовки к итоговым экзаменам и защите диплома (зарплата не сохраняется).
  • Заочникам аспирантуры, ординатуры — 30 дней отпуска в год, плюс время на проезд до учебного заведения и обратно (начисляется средний заработок). Также аспиранты могут получить еще один выходной день в неделю с сохранением оплаты 50%. На последнем году обучения они могут запросить два дополнительных выходных в неделю без сохранения зарплаты. Если аспирант допущен к соисканию степени кандидата или доктора наук, ему полагается дополнительный отпуск в три или шесть месяцев (начисляется средний заработок).
  • Студенты-заочники колледжей и техникумов, получающие среднее профессиональное образование, получают учебный отпуск в 30 календарных дней на первом курсе и 40 дней на следующих курсах, до 2 месяцев для сдачи выпускных экзаменов и защиты диплома (начисляется средний заработок). Эти студенты могут сократить рабочую неделю на 7 часов в течение 10 месяцев перед началом выпускных экзаменов.
  • Студенты-очники колледжей и техникумов получают 10 календарных дней учебного отпуска в год для сдачи сессий и до 2 месяцев для сдачи выпускных экзаменов и защиты диплома (зарплата не сохраняется).
  • Ученики вечерних школ получают 9 календарных дней отпуска при сдаче экзаменов за 9 класс (основное общее образование) и 22 дня при сдаче экзаменов за 11 класс (среднее общее образование) – с сохранением среднего заработка. Ученики могут получить дополнительных выходной день в неделю в течение учебного года.

Есть еще одно приятное для работающих студентов обстоятельство: студентам-заочникам ВУЗов, которые учатся и работают в разных городах, работодатель оплачивает проезд к учебному заведению и обратно один раз в год. Студентам-заочникам колледжей и техникумов работодатель раз в год оплачивает половину стоимости проезда к учебному заведению и обратно. По договоренности с работодателем к учебному отпуску может быть добавлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как оформить учебный отпуск?

Прежде всего работник, который претендует на учебный отпуск, должен написать заявление и предоставить справку-вызов из учебного заведения. После этого в организации выпускается приказ о предоставлении сотруднику учебного отпуска. Бухгалтерия подписывает записку-расчет, в которой рассчитывается средний заработок. Далее, нужно сделать пометки об учебном отпуске в личной карточке работника, лицевом счете и табеле учета рабочего времени.

Читайте также:
Увольнение после отпуска – как правильно оформить отпуск с последующим увольнением

Как оплачивать учебный отпуск?

Мы уже писали выше, что учебный отпуск может предоставляться с сохранением среднего заработка или без содержания — это зависит от того, на какой форме обучения числится студент. Для заочников средний заработок сохраняется, для очников — нет. Также некоторые работники имеют право дополнительный свободный от работы день с сохранением 50% оплаты в этот день в некоторые периоды. Подробно все нюансы раскрыты в статьях 173-176 Трудового кодекса.

Средний заработок следует рассчитывать по правилам, перечисленным в Постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 №922. С суммы, выплаченной работнику на время учебного отпуска, нужно удержать НДФЛ, сама сумма включается в базу для расчета страховых взносов и относится в расходы при расчете налога на прибыль.

В законе не прописано точно, за сколько дней до начала учебного отпуска следует выплатить работнику средний заработок, но это точно нужно сделать до его начала. Если сотрудник не предоставил справку-подтверждение вовремя, то выплаты все равно необходимо совершить до отпуска, но впоследствии сделать в бухучете сторнировочные записи на сумму среднего заработка, который был выплачен.

В онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия вы можете оформить учебный отпуск и рассчитать средний заработок. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите бухучет, платите зарплату, отправляйте отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов.

Как оплачивается учебный (ученический) отпуск

Продолжительность отпуска для учёбы

Если работник-студент получает второе высшее образование, Минтруд говорит, что оплачивать ему на законных основаниях отпуска для учебы работодатель не обязан (письмо от 08.11.2013 № 14-1-187). Однако можно пойти навстречу работнику и предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или дополнительный отпуск, если такой прописан во внутренних документах.

Подробнее узнать, каким категориям сотрудников положен дополнительный отпуск, можно в нашем материале «Кому положен дополнительный оплачиваемый отпуск в 2022 году».

Как определить продолжительность учебного отпуска? По общему правилу, количество дней отпуска указано в справке-вызове из учебного учреждения. Однако оплате подлежат не все дни, указанные в этой справке. Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска ограничена ст. 173 – 176 ТК РФ.

Так, работник – студент 1-го или 2-го курсов, получающий степень магистра или бакалавра (заочная или очно-заочная форма обучения) имеет право на оплачиваемые 40 дней. А вот на следующих курсах ему дают 50 календарных дней в учебном году. В период сдачи ГОСов ему предоставляют 4 месяца отпуска.

  • если сдает сессию – 15 дней в году;
  • на госэкзамены и защиту дипломной работы – 4 месяца.

Для предоставления ученического отпуска студент должен написать заявление. Как это делается, можно ознакомиться в статье «Предоставление учебного (ученического) отпуска и заявление об этом».

Оплата учебного отпуска

Как оплачивается ученический отпуск? Дни отпуска на сдачу экзаменов оплачивают на основании расчета среднедневного заработка по аналогии с обычным отпуском.

Если не знаете, как рассчитывается оплачиваемый отпуск, ознакомиться с методикой расчета можно в статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2022 году».

Напомним, что студент, являющийся работником, должен получить положенные ему отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

Бухгалтерские проводки по начислению и оплате ученического отпуска следующие:

  • Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70 – произведено начисление оплаты за ученический отпуск;
  • Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 69 – начисление страховых взносов с отпускных;
  • Дебет 70 Кредит 68 – удержание НДФЛ;
  • Дебет 70 Кредит 50, 51 – выплачены отпускные из кассы или с расчетного счета.

Оплата проезда

Не все знают, но работник, обучающийся заочно, имеет право на оплату проезда к месту обучения. Один раз в год работодатель обязан оплатить студенту проезд к месту обучения и обратно. При обучении:

  • в высших учебных заведениях – 100% стоимости проезда (ч. 3 ст. 173 и ч. 1 ст. 173.1 ТК РФ);
  • при обучении в среднем профессиональном образовательном учреждении – 50% от стоимости проезда (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

В силу норм ч. 1 ст. 177 ТК РФ ошибочно выплаченные отпускные подлежат возврату только по решению суда. Это возможно в случаях, когда работник умышленно или по незнанию скрыл от своего работодателя тот факт, что получает образование данного уровня не впервые. Например, получает второе высшее.

Напомним, что денежной компенсацией можно заменить только отпуск, продолжительность которого превышает 28 календарных дней. Учебный отпуск не подпадает под данную категорию. Поэтому замена предоставления учебного отпуска денежной компенсацией недопустима.

Вывод

Учебный отпуск должен быть предоставлен работнику в соответствии с трудовым законодательством. Эти дни могут как подлежат оплате, так и не оплачиваться. Зависит от того, в который раз работник обучается, по какой форме обучения и сколько дней просит.

Заявление на замещение во время отпуска

Формирование заявления на замещение во время отпуска необходимо в тех случаях, когда один из сотрудников изъявляет желание заменить коллегу в период его отдыха.

Что это такое замещение

Замещение на время отпуска подразумевает под собой временное исполнение работником функций другого сотрудника. При этом замещение возможно в двух вариантах:

  • временного перевода;
  • совмещение.

Временный перевод обозначает, что работник освобождается от исполнения своих должностных функций и полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги. При совмещении такого нет: человек выполняет работу отдыхающего сослуживца в качестве дополнительной нагрузки к своим обязанностям.

Кого можно замещать, условия замещения

Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.

Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).

В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.

На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.

При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.

Для чего нужно писать заявление

Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.

Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

Может ли руководство принудить к замещению сотрудника на время отпуска

В соответствии с Трудовым кодексом РФ руководство организации не имеет права заставить подчиненного исполнять обязанности его коллеги на время отпуска.

По закону работники должны исполнять только те функции, которые прописаны в их трудовых договорах. Все остальные действия, влекущие за собой увеличение объема рабочих обязанностей, они могут осуществлять только при отдельном на это личном согласии, зафиксированном в письменном виде.

Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока

Как сотрудник организации, так и директор, имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего сотрудника до истечения его периода. Единственное, что для этого нужно сделать: за три дня поставить вторую сторону в известность о своих намерениях. При этом указывать причины такого решения строгой необходимости нет.

Особенности формирования заявления, общие моменты

В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ

Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.

  1. На сегодня стандартного, унифицированного образца заявления на замещение нет, поэтому писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри фирмы шаблона документа.
  2. Для заявления подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А4 или А5) или фирменный бланк (обычно, если такое требование устанавливается внутри предприятия). Заявление допускается набирать на компьютере, но с обязательным последующим распечатыванием, либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность это сыграет свою роль.
  3. Бланк следует делать в двух одинаковых экземплярах, один из которых нужно передать работодателю, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю организации.
  4. По своему составу заявление должно отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:
    • должность, ФИО руководителя;
    • наименование компании;
    • должность и ФИО работника;
    • должность и ФИО замещаемого работника;
    • период, на который это замещение происходит.

Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.

Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.

После составления заявления

После того, как работник напишет заявление на замещение коллеги на время отпуска, между ним и руководством организации составляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.

В дальнейшем на основе заявления издается приказ от имени директора, в котором указывается наименование замещаемой должности, период замещения и все его условия, а также назначается ответственное лицо.

После выпуска данного приказа сотрудник может приступить к осуществлению трудовых обязанностей по замещению, а как срок замещения истечет, он обязан вернуться к исполнению только тех трудовых функций, которые прописаны в его трудовом договоре.

Как оформить замещение сотрудника?

В каждой организации любой сотрудник может заболеть, уйти в отпуск по уходу за ребенком, в учебный отпуск, одним словом, создать ситуацию, когда его потребуется кем-то заменить. Есть три способа оформить замещение временно отсутствующего работника: совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод, временный прием. На первый взгляд кажется, что это явления одного порядка. Рассмотрим, в чем между ними разница.

Совмещение — это выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии), то имеет место расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ). Обратите внимание, что при этом сотрудник не освобождается от выполнения своей основной работы.

Дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:

  • трудовую функцию (например, наименование должности или профессии) совмещения;
  • сроки совмещения;
  • объем дополнительной работы (например, размер ставки);
  • доплату за совмещение.

Программа «Контур-Персонал» помогает оформить приказ о совмещении (расширении зоны обслуживания) и дополнительное соглашение с сотрудником.

Для замещения временно отсутствующего сотрудника также можно оформить временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае замещающий работник освобождается от своей текущей трудовой функции (должности, профессии) на время замещения. Чтобы оформить временный перевод, необходимо также заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение, в котором указать:

  • новую трудовую функцию (например, наименование должности или профессии);
  • дату перевода;
  • срок временного перевода;
  • вид перевода — временный;
  • оплату труда.

Зачастую дата окончания временного перевода заранее неизвестна, а отсутствующий работник может вернуться в любое время. Поэтому при оформлении временного перевода для замещения отсутствующего работника рекомендуется указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», указав его фамилию, имя и отчество.

На основании дополнительного соглашения необходимо оформить приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а. Также обратите внимание, что запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно!

Внимание! По окончании срока перевода не забудьте оформить обратный перевод сотрудника на его предыдущую работу, иначе перевод будет признан постоянным (ст. 72.2 ТК РФ)! Программа «Контур-Персонал» не только позволяет оформить приказ о временном переводе для замещения сотрудника и распечатать дополнительное соглашение, но и напоминает, когда подходит срок окончания временного перевода!

Наконец, на время отсутствия сотрудника можно оформить временный прием на работу другого работника — как на основную работу, так и по совместительству.

Совместительство — это выполнение в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ.

При приеме на работу сотрудника следует заключить с ним срочный трудовой договор, указав в числе прочего срок действия договора и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения, в соответствии со статьей 59 ТК РФ. Если срок с точностью до даты определить невозможно, укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», уточнив его фамилию, имя и отчество.

На основании трудового договора необходимо издать приказ о приеме, например, по форме Т-1 или Т-1а, а также внести запись в трудовую книжку работника, если он принят на основную работу. Запись о совместительстве вносить в трудовую книжку не обязательно, если сотрудник этого не требует.

Внимание! Не забудьте расторгнуть трудовой договор с замещающим работником по возвращении основного сотрудника, иначе договор будет признан бессрочным (ст. 58 ТК РФ). Программа «Контур-Персонал» напоминает об увольнении сотрудника, когда подходит срок окончания трудового договора или возвращается замещаемый работник!

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Приказ на замещение на время отпуска – бланк и образец

  • Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска
  • Когда чужие обязанности требуется перепоручить
  • Итоги

Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска

Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).

Образец согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.

В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:

  • причину, вызвавшую необходимость замещения;
  • данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
  • сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
  • уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
  • размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;

О порядке доплаты при замещении читайте в статье «Ст. 151 ТК РФ: вопросы и ответы».

  • обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
  • подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.

Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте, а также заполненным образцом. Переходите по ссылке, кликнув на картинку ниже, и скачивайте документы:

Когда чужие обязанности требуется перепоручить

Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.

ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).

Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.

Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженератехнолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.

Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.

Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.

Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.

Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.

Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.

Итоги

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде. Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника. Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.

О документальном оформлении совмещения должностей читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».

Доплачиваем за замещение на время отпуска: как бухгалтеру не сделать ошибок

В летнее время сотрудники массово уходят в отпуска. Чтобы не прерывать рабочий процесс работодателю важно заблаговременно найти замену временно отсутствующим работникам. Есть несколько способов замещения персонала. Расскажем бухгалтеру, как оплачивать труд заместителей.

Способы замещения персонала

Заменить отпускника можно следующими способами:

  • дополнительная работа для другого сотрудника (ст. 60.2 ТК РФ);
  • внутреннее или внешнее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ);
  • временный перевод на пустующее место одного из сотрудников (72.2 ТК РФ);
  • наем нового работника по срочному договору (59 ТК РФ).

Рассмотрим каждый способ подробнее.

Дополнительная работа

При этом способе один из сотрудников предприятия принимает на себя дополнительные обязанности. То есть выполняет свою трудовую функцию и функцию отпускника. Причем обе функции работник выполняет в рамках установленного рабочего дня.

Поручаемая сотруднику дополнительная работа может осуществляться путем:

1. Совмещения должностей.

Когда сотрудник берет на себя функции отпускника с другой должностью.

Например: бухгалтер принимает на себя функции кассира, который ушел в отпуск.

2. Расширения зоны обслуживания или увеличения объема работ.

Когда работник принимает на себя функции отпускника той же профессии.

Например: один из сотрудников кадрового отдела ушел в отпуск, а второй на время его отсутствия выполняет обязанности за двоих.

Поручить сотруднику выполнение дополнительной работы можно только с его согласия. Работодатель и работник должны зафиксировать в дополнительном соглашении срок выполнения работы, ее содержание, объем и порядок оплаты.

Работник вправе отказаться от выполнения дополнительной работы досрочно. Но в таком случае, он обязан предупредить об этом работодателя за три рабочих дня в письменной форме.

Доплату заместителю можно установить пропорционально отработанному времени или за выполненный объем работ. Минимальный или максимальный размер доплаты трудовым законодательством не установлен.

Пример: кадровик организации с окладом 33 000 рублей уходит в отпуск в июле на 28 календарных дней (будет отсутствовать 20 рабочих дней). Функции отпускника берет на себя бухгалтер. Доплату за совмещение должностей бухгалтер получит пропорционально отработанному времени. Посчитаем размер доплаты.

В июле 22 рабочих дня, значит размер доплаты за один день составит:

33 000 руб. / 22 дн. = 1 500 руб.

Доплата бухгалтеру за весь период замещения:

1 500 руб. * 20 дн. = 30 000 руб.

Сумма доплаты облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Совместительство

При совместительстве работник выполняет обязанности отпускника в свободное от своей основной работы время. Он может замещать отсутствующего:

  • по основному месту работы — внутреннее совместительство;
  • у другого работодателя — внешнее совместительство.

Работать по совместительству нельзя больше 4 часов в день. Работать полный день совместитель может только в те дни, когда он полностью свободен на основной работе. А в течение месяца продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать 50% месячной нормы рабочего времени (284 ТК РФ). Причем следить за тем, чтобы норма не была превышена, обязан работодатель.

Немного изменим условия нашего примера .

Бухгалтер будет выполнять работу отсутствующего кадровика по внутреннему совместительству 4 часа в день. Доплату он получит пропорционально отработанному времени.

Размер доплаты за один день составит:

33 000 руб. * 0,5 / 22 дн. = 750 руб.

Доплата бухгалтеру за весь период замещения составит:

750 руб. * 20 дн. = 15 000 руб.

С суммы доплаты необходимо начислить взносы и удержать НДФЛ.

Подробнее о том, кто может быть совместителем, порядке заключения трудового договора и графике работы, читайте в этой статье .

Временный перевод

По соглашению сторон работодатель может временно перевести другого работника на место отпускника. Срок перевода соответствует периоду отпуска отсутствующего сотрудника.

Оплата труда заместителя будет соответствовать новой должности. При этом оклад по новой должности может быть выше или ниже оклада по старой. В данном случае работодатель вправе не сохранять за работником средний заработок по прежней должности.

Наем по срочному договору

Иногда в отпуск уходит узкий специалист, заменить которого другим сотрудником невозможно. Тогда оптимальный вариант — принять нового работника соответствующей квалификации по срочному трудовому договору.

В таком случае сумму оплаты, срок работы и ее условия стороны фиксируют в срочном трудовом договоре.

Подробно о срочном договоре и правилах его заключения мы рассказывали в этой статье .

Как оформить замещение сотрудника на время отпуска

В горячий период отпусков некоторым сотрудникам приходится замещать тех, кто в это время нежится где-нибудь на солнышке в теплых краях. Казалось бы, всем хорошо: одни отдыхают, другие работают, но при этом имеют неплохую прибавку к зарплате. А как быть бухгалтеру? Дополнительное оформление таких замещений никто не отменял. Разберемся подробнее, как оформляется замещение временно отсутствующего работника.

Когда сотрудник уходит в отпуск или в декрет, на его место приходится искать замену. В таком случае работодатель может:

  • взять на это место нового работника – по срочному договору;
  • перевести на эту должность кого-то из имеющегося персонала;
  • поручить выполнение этой работы со­труднику по совместительству (внутрен­нему или внешнему).

Нюансы оформления, когда на вакант­ное место принимается новый работник, с которым заключается срочный трудовой договор, рассмотрены в статье «Работа по срочному трудовому договору». На практи­ке нередки случаи, когда работодатель при­влекает для работы своих же сотрудников, которые выполняют функции ушедшего сотрудника: либо по совместительству, ли­бо в порядке перевода.

Временный перевод

По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до года, а когда такой перевод осуществляет­ся для замещения временно отсутствующе­го сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, до выхода этого сотрудника на работу (ст. 72.2 ТК РФ). Когда срок перевода заканчивается прежняя работа сотруднику не предостав­лена и он продолжает работать, условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Перевести сотрудника на работу более низкой квалификации можно только с его письменного согласия.

При переводе сотрудника с ним нужно за­ключить дополнительное соглашение к тру­довому договору. В допсоглашении можно указать, что работник переведен на другую работу на время замещения иного сотруд­ника или по другим основаниям. Перевод оформляется формой № Т-5 или Т-5а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 ян­варя 2004 г. № 1 «Об утверждении унифици­рованных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты»).

Напомним, что запись о переводе со­трудника в трудовой делать не нужно, а вот в личной карточке такую запись стоит сде­лать.

Совмещение

Наряду с работой, определенной трудовым договором, сотруднику можно поручить выполнение в течение установленного вре­мени дополнительной работы по другой или такой же профессии за допоплату. Та­кая работа может осуществляться путем: – расширения зон обслуживания; – увеличения объема работ.

При этом сотруднику помимо его рабо­ты, можно поручить выполнять работу временно отсутствующего работника, как по своей, так и по другой профессии.

Срок, в течение которого сотрудник бу­дет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем нужно установить ра­ботодателю с письменного согласия работ­ника.

Нужно знать

При совмещении должностей дополнительную работу сотрудник выполняет во время рабочего времени, а не после.

При этом работник имеет право досроч­но отказаться от выполнения дополнитель­ной работы. Работодатель также может до­срочно отменить поручение о ее выполне­нии. Как одна, так и другая сторона должна предупредить об этом в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Если работник совмещает несколько должностей, дополнительное соглашение к трудовому договору заключать не нужно. Достаточно только приказа руководителя. Он имеет произвольную форму.

Совмещение считается работой в условиях, отклоняющихся от нормальных. По­этому такому работнику полагаются до­платы, предусмотренные договором с ним. Однако размеры таких выплат не могут быть ниже установленных трудовым зако­нодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 149 ТК РФ). Обычно размер доплаты устанавливается в зависи­мости от объема выполняемой работы в процентах от суммы, получаемой по за­мещаемой должности.

Совместительство

Одним из вариантов замены отсутствую­щего сотрудника является работа по совме­стительству. Как правило, это случаи дли­тельного отсутствия сотрудника, к приме­ру, отпуск по беременности и родам.

Отметим, что совмещение и совмести­тельство – это два разных вида трудовых отношений. Главное отличие – период ра­боты. При совмещении работник выполня­ет всю работу в установленное рабочее вре­мя, а при совместительстве – в свободное от основной работы время.

В качестве совместителя может высту­пать как имеющийся на предприятии со­трудник (внутреннее совместительство), так и вновь принятый (внешнее совмести­тельство).

Работа по совместительству имеет свои нюансы, и их нужно знать.

Запись в трудовую книжку о работе по со­вместительству делать не обязательно. Одна­ко по просьбе сотрудника работодатель по основному месту работы сведения о работе по совместительству обязан внести. Это де­лается на основании справки, подтверждаю­щей работу по совместительству. В трудовом договоре нужно указать, что работа выпол­няется по совместительству (ст. 282 ТК РФ).

Продолжительность труда работника-совместителя не должна превышать 4 ча­сов в день.

В те дни, когда по основному месту рабо­ты сотрудник свободен от исполнения своих обязанностей, он может работать по совме­стительству полный рабочий день. В тече­ние одного месяца продолжительность ра­боты по совместительству не должна превы­шать половины месячной нормы рабочего времени, установленной для этой категории работников. Например, если месячная нор­ма составляет 40 часов, то для совместителя она не должна превышать 20 часов.

Замещение руководителя

Если приходится замещать руководителей организации, нужно соблюсти некоторые требования. Как правило, руководителя замещает кто-то из его замов, и в трудовом договоре с таким сотрудником на это дела­ется ссылка. Издавать допсоглашение не нужно. Если же трудовым договором на заместителя руководителя не возложена такая обязанность, необходимо издать при­каз, в котором указать это право.

Указать лицо, исполняющее обязанности руководителя организации в случае вре­менного отсутствия начальника, можно в должностной инструкции. В ней необхо­димо указать, имеет ли заместитель право подписи документов на время отсутствия руководителя. На таких документах долж­ны стоять его инициалы. Ответственность соответственно будет лежать на нем.

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: