Организация рабочего место секретаря и руководителя в современных условиях

Какие обязанности у секретаря

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

  • организационное;
  • документационное;
  • информационно-аналитическое.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

  • требуемый уровень образования;
  • социальный статус;
  • престижность профессии;
  • оплата труда;
  • перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2022 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

  • специалист;
  • или руководителям среднего и низшего звена.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2022 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Организационное обеспечение деятельности организации

Документационное обеспечение деятельности организации

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности

СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2022 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

Читайте также:
Характеристика на работника с места работы: образец заполнения и общие правила

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Организация рабочего место секретаря

В современных условиях организация рабочего места секретаря или руководителя в компании имеет огромное значение для эффективности деятельности всего предприятия в целом. При этом далеко не всегда сами руководители и их подчиненные знают, как именно правильное обустройство может помочь повысить эффективность работы, и тем более — как должно быть организовано рабочее место. И ознакомиться с этой информацией обязательно стоит каждому руководителю, секретарю и менеджеру по персоналу.

Рабочее место секретаря и руководителя — что это такое

Прямое определение рабочего места секретаря — это та территория и пространство предприятия, где он проводит большую часть своего времени, выполняя свои прямые рабочие обязанности и которая закреплена именно за этим сотрудником. То же самое можно сказать и о рабочем месте руководителя. Конечно, кроме этого не лишним будет ознакомиться и с формальным определением понятия рабочего места в российском законодательстве — сделать это можно, прочитав отдельную статью. Однако далее речь будет идти именно об особенностях места работы секретарей и руководителей в современных организациях.

Практически всегда рабочим местом руководителя является его кабинет, однако на некоторых предприятиях и в некоторых отделах у руководителей может предполагаться обустройство либо нескольких рабочих мест, либо наличие рабочего места непосредственно на производстве или в месте приема клиентов. То же самое касается и секретарей — они могут располагаться как в своем отдельном кабинете, так и находиться в общем помещении с руководителем или же с другими работниками предприятия, либо вообще на стойке ресепшена.

Почему важна правильная организация рабочих мест руководителей и секретарей

Руководитель — это главное лицо компании или какого-либо её структурного подразделения, которое отвечает за крайне широкий спектр решения комплексных задач, а его решения напрямую влияют на прибыль всего бизнеса. При этом большое значение имеет его личная эффективность труда, а согласно популярным сейчас принципам бережливого производства и философии кайдзен на предприятии — эффективность труда напрямую зависит от организации пространства в рамках рабочего места.

Если руководителю приходится тратить много усилий на выполнение задач, никак не связанных с его прямыми обязанностями, то это влияет и на его личный комфорт и уровень стресса, и на находящееся в его распоряжении рабочее время. Это, в свою очередь, снижает эффективность руководящего персонала, а значит — и всего предприятия в той сфере, за которую он отвечает. Как показывают данные различных статистических исследований, правильная организация пространства вокруг работника может повысить его личную эффективность на 20-30 процентов. И в отношении руководителя это может прямо повлиять и на общую эффективность ведения деятельности всем предприятием либо же его отдельным структурным подразделением.

То же самое можно сказать и о деятельности секретаря. Важность профессии секретаря крайне высока для многих предприятий, а мнение о ее незначительности — лишь распространенный стереотип. Именно от эффективности работы секретаря во многом зависит эффективность труда руководителя, а значит —и работа всего предприятия. Кроме этого, секретари также обеспечивают взаимодействие и между различными отделами и структурными подразделениями компании, общаются с клиентами и решают множество иных задач.

Как должна выглядеть организация рабочего места секретаря

Современные условия ведения бизнеса предоставляют крайне широкие возможности по организации рабочего места секретаря. В самых простых случаях, например, секретарь все равно может успешно выполнять свои функции, имея только лишь один смартфон. Однако более традиционный подход выделяет следующие необходимые для полноценной работы секретаря элементы окружения:

  • Стол с большим количеством ящиков и полок.
  • Удобный стул, позволяющий работать в комфортной позе.
  • Шкаф или секретер для хранения документации.
  • Персональный компьютер или планшет.
  • Дополнительные места для хранения канцелярских принадлежностей.
  • Принтер, факс или МФУ.
  • Телефон.

Это — классический набор , который используется большинством секретарей на большинстве предприятий. Главной задачей является возможность быстро и не меняя базового местоположения доставать до всех необходимых документов, канцелярских принадлежностей и других предметов, постоянно используемых в рабочей деятельности. Кроме этого, важно также позаботиться о комфорте обстановки секретаря в целом — удобстве его позы, достаточном освещении и приятном интерьере.

Читайте также:
Организация рабочего места в офисе – законы и ГОСТ

Если секретарь часто общается с клиентами предприятия или партнерами — это устанавливает ряд дополнительных требований к рабочему месту. Например, не лишним будет установление в комнате кофемашины, кулера или холодильника с напитками. И в целом, помимо функциональности и удобства, начинает иметь значение также внешний вид и дизайн, так как они прямо будут влиять на презентабельность компании и впечатление от ее посещения.

Особенности организации рабочего места руководителя

Рабочее место руководителя должно в первую очередь позволять ему выполнять все задачи быстро и эффективно, а также — чувствовать себя наиболее комфортно, насколько это возможно. Ведь только в состоянии удобства и комфорта решения, принимаемые руководителем, будут по-настоящему взвешенными и способными позитивно повлиять на ведение бизнеса компанией.

При этом с точки зрения оснащения рабочего места можно использовать необходимые предметы, указанные для обустройства рабочего места секретаря. Конечно же — они должны быть более презентабельными и статусными. Кроме этого, еще один полезный для многих руководителей элемент организации рабочего места — наличие проектора или экрана для демонстрации различных документов, файлов, изображений, видеороликов. Кроме этого, кабинет руководителя обязательно должен также предполагать и наличие дополнительных мест, в которых могли бы разместиться посетители.

В целом же, современные условия труда могут позволять руководителям и в принципе обходиться без формально очерченного рабочего места. Многие эффективные менеджеры буквально находятся весь день на ногах и работают «в поле». Рабочая документация в таких случаях хранится у секретаря, в архиве или канцелярии, а все прямые рабочие вопросы решаются с помощью смартфона или иных гаджетов. Этот образ эффективного менеджера сейчас становится все более популярным. Ведь он позволяет не только сэкономить ресурсы предприятия, но и максимизировать эффективность руководителя за счет того, что он всегда будет задействован в решении каких-либо рабочих задач.

Рабочее место секретаря: рациональные подходы к организации

Рубрика: Спецвыпуск

Дата публикации: 08.04.2016 2016-04-08

Статья просмотрена: 1919 раз

Библиографическое описание:

Чубова, Е. П. Рабочее место секретаря: рациональные подходы к организации / Е. П. Чубова, К. Ю. Деева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 7.4 (111.4). — С. 34-36. — URL: https://moluch.ru/archive/111/28196/ (дата обращения: 19.10.2021).

В статье рассматриваются функциональные обязанности секретаря в историческом развитии. Прослеживается связь между профессиональной деятельность и рабочим местом секретаря. Приведены рекомендации по рациональной организации рабочего места современного секретаря.

Ключевые слова: секретарское дело, функциональные обязанности, рабочее место секретаря.

За последние сотни лет профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если в XVIII веке секретаря принято было называть «доверенным письмоводом государя», то сегодня его функции значительно расширились, что позволяет утверждать, что современный секретарь является помощником руководителя во многих производственных и управленческих вопросах.

Изначально в России должность секретаря появилась в ранге личного секретаря Императора Российского.Постепенно, секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения. В имеющихся законодательных актах данного периода описаны служебные обязанности секретаря и очерчена сфера его деятельности.

В период Петровского правления секретари хранили документы свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Все решенные дела сдавались в актохранилища, получивших европейское название — архивов.

К началу XIX века статус секретаря, а, следовательно, и его функции меняются. Существующая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами, где содержались требования к составу информации, последовательности изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

Читайте также:
Обязательные реквизиты трудового договора

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус — помощников в производстве. Кроме того, секретари сопровождали своих начальников в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей — таким образом осуществляя и организационные функции.

С учетом вышеизложенного можно отметить, что организация рабочего места секретаря также подверглось значительным изменениям. Если в период становления секретарского дела достаточно было иметь перо и бумагу, то в XIX веке в результате использования печатных машинок труд секретаря стал намного эффективнее.

В настоящее время пишущие машины по большей части вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, укомплектованные принтерами.

Организация рабочего места современного секретаря напрямую связана с его основными обязанностями, которые можно распределить на следующие группы:

— работа с документами или делопроизводство, куда входят все этапы по подготовке, оформлению, регистрации, согласованию и контролю документов, подготовкой к хранению и сдаче в архив.

— работа со средствами связи для обеспечения телефонных переговоров, приема и отправки факсимильных сообщений, составление электронных писем и прием сообщений по электронной почте.

— работа с посетителями, которая предполагает ведение журналов регистрации посетителей и сотрудников, пришедших на личный прием к руководителю.

— подготовка и проведение совещаний, собраний, конференций. Этот вида работы связан с информированием приглашенных лиц, проведением регистрации, подготовкой всех необходимых информационных материалов, составлением и оформлением доклада руководителя.

— работы хозяйственного характера, куда входит обеспечение бесперебойной работы всех технических офисных средств, а также, обеспечение сотрудников и руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Исходя из вышесказанного, следует отметить, что для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей секретарю необходимо тщательно продумать планировку своего рабочего места.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. [1]

Рабочее место секретаря можно условно разделить на 3 зоны:

— рабочая зона — основное место работы, где располагается стол, телефон, персональный компьютер или ноутбук, принтер. Рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом руководителя таким образом, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную;

— вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факсимильный аппарат и другое необходимое оборудование;

— зона обслуживания посетителей, где располагаются стулья для посетителей, журнальный стол, кулер с водой.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. [2]

На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из основных правил — на столе секретаря находятся только поступающие документы, которые находятся в работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

Не следует забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на его рабочем месте. Соблюдение четкого порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, но и экономит время.

В заключение можно сделать следующие выводы. Труд секретаря в разные исторические эпохи неразрывно связан с его функциями. Если изначально секретари занимались составлением и переписыванием документов, то и орудия труда требовались минимальные — стол, перо, бумага. Современный секретарь практически освобожден от ручных операций с документами, в помощь ему существует целый арсенал технических средств, программных продуктов и появляется новая проблема — рационализация рабочего времени.

Организация рабочего места секретаря и руководителя

2. Организация рабочего места секретаря и руководителя

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

В рабочее место секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя, который непосредственно общается с секретарем. Также секретаря должен быть обеспечен обзор всех входящих посетителей. В связи с этим рабочее место удобно располагать рядом с входом в кабинет и напротив дверей в приемную. Расположение должно соответствовать техническому процессу обработки документов, чтобы избегать ненужных перемещений как документов, так и секретаря. Следует избегать загроможденности пространства ненужными для непосредственной работы предметами. Обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в электрическую сеть – необходимое условие обустройства рабочего места секретаря.

Читайте также:
Планирование карьеры персонала

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен иметь постоянное место. Расположение предметов должно систематизироваться по видам выполняемых работ. Это поможет сэкономить время, также будет препятствовать пропаже документов.

На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними – настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками. Также под рукой должны быть расположены средства «малой» оргтехники: дырокол, сшиватель документов – степлер, конвертовскрывающая машина, клейница.

На рабочем месте секретаря должен находиться необходимый набор справочников:

• словари (белорусского, русского языка, иностранного языка, орфографический, синонимов, антонимов, иностранных слов, экономический, специальные, отраслевые, производственные справочники, по статистике и редактированию);

• атлас города и административно-территориальных единиц Республики Беларусь.

На столе в папке-распредлителе должны находиться лишь те документы, по которым ведется текущая работа, а исполненные документы следует размещать в дела согласно номенклатуре дел и убирать в шкаф.

В пределах досягаемости при ручной системе регистрации и поиска документов должны находиться карточки или журналы регистрации. Карточки и журналы регистрации можно разместить в ящиках стола. Рекомендуется использовать две карточки: контрольную и справочную.

В рабочем столе тоже должны быть строгий порядок. Выдвижные ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. В одном из ящиков должны постоянно быть чистая бумага, бланки, конверты, карточки.

Постоянное поддержание порядка на рабочем месте – показатель высокой культуры труда и стабильного имиджа организации.

На приставке к столу ставится компьютер с принтером. На специальных вспомогательных столах могут располагаться факс, ксерокс, мини-АТС.

Дела и папки, хранящиеся в столе, а также в шкафах, должны иметь маркировку с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре. Это помогает быстро найти нужный документ.

Для обслуживания посетителей должна быть выделена специальная зона. Оборудование зоны зависит от площади приемной. В небольшой приемной ставят 2-3 стула или легких кресла и небольшой столик. Если площадь позволяет, можно поставить комплект мягкой мебели. На журнальном столике можно разложить рекламные проспекты, газеты, журналы для посетителей.

Художественно-декоративные функции в приемной могут выполнять растения. Озеленение помещения способствует чистоте воздуха. Комнатные растения повышают влажность воздуха, дают отдых глазам. Могут быть использованы различные способы озеленения – одиночная и групповая расстановка кашпо, микроландшафты, лианы. Желательно выбрать те виды растений, которые неприхотливы в уходе и соответствуют основным параметрам помещения.

Неслужебные элементы интерьера приемной, на которых как принято говорить, отдыхает глаз, сделают приятным общение с секретарем или ожидание аудиенции у руководства.

Исходя из требований техники безопасности, следует, по возможности, исключать неблагоприятное воздействие излучения от экрана монитора.

Секретарю в течение рабочего дня приходится неоднократно заходить в кабинет руководителя.

Кабинет руководителя также должен быть правильно оборудован. Я думаю, не стоит, перечислять с самого начала оборудование кабинета руководителя, так как оно схоже с рабочим оборудованием секретаря. К этому необходимо добавить стол для заседаний и соответственно большее количество стульев.

Таким образом, благоприятные условия труда, удачно организованное рабочее место секретаря и руководителя – залог высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

3. правила оформления реквизитов

Какие форматы бумаги применяют для унифицированных форм документов и какой принцип лежит в основе их получения?

Особое место в управленческой деятельности предприятий, учреждений и организаций занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД). Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Читайте также:
Краткосрочное планирование процессов на предприятии — что это, как осуществляется

Для ОРД установлены два формата бумаги – А4 (210 Х 297 мм) и А5 (148 Х 210 мм). По размеру листа бумагу делят на потребительские форматы трех рядов: А, В, С. Основным рядом потребительских документов является ряд А. Применение формата ряда В допускается в исключительных случаях. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папка, конверты. Формат обозначается буквой и цифрой. Цифра указывает, сколько раз исходный формат данного ряда разделен пополам.

В зависимости от назначения и показателей качество бумага должна изготовляться следующих номеров и марок:

№ 0 – для особо ответственной документации и бланков длительного срока хранения.

№ 1 марок А – для технической и сопроводительной документации, используемой в помещениях с контролируемой чистотой среды, школьных и общих тетрадей, изготовляемых на автоматических линиях, сувенирных бумажно-беловых изделий.

№ 1 Б – для массовых бумажно-беловых изделий, бумаги потребительских форматов, почтовой бумаги, школьных и общих тетрадей, дневников.

№ 1 В – для бланков статистической и бухгалтерской отчетности, плановой и управленческой документации, книг учета.

№ 2 – для первичной учетной, сопроводительно-транспортной документации.

Основными показателями качества писчей бумаги является масса 1 м (часто называется плотностью), белизна. Масса 1 м указывается, как правило, справочно для грамотного подбора бумаги применительно к определенному технологическому процессу ее обработки и выражается в граммах. Например, бумага для факсов, ксероксов, принтеров – 80 г/м; писчая – 65 г/ м. Белизна – это свойство бумаги диффузно отражать световой поток в синей области спектра. Показатель белизны выражается в процентах к эталону белого цвета. Для большинства видов бумаги белизна составляет 70-80%, а высококачественная бумага имеет белизну 95-97%.

Какие виды служебных отметок применяются на документах?

Гриф приложения (24). Этот реквизит указывает на связь приложения с основным документом. Его располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает слово «Приложение», его порядковый номер (при необходимости), название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:

к приказу директора БелГИСС

Резолюция (18) – реквизит, содержащий указания руководителя по исполнению документа. Он включает: фамилию, инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; подпись руководителя; дату наложения резолюции. На документе должно быть не более одной резолюции, которая выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной от текста площади, параллельно или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Общие указания выражаются при помощи предлога «к». Например: к сведению, к исполнению. Конкретные указания выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам. Например: «Срочно принять меры».

Отметка о контроле (20) проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова «КОНТРОЛЬ», которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле правого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (синим, зеленым) карандашом или краской.

Отметка об исполнителе (28). Реквизит пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона. Ниже этого реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы в ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пунктов, перед фамилией исполнителя ставят индекс структурного подразделения, где готовился документ, а на второй строке добавляется имя файла. Например:

Иванов 250 55 55 13 Иванов 250 55 55

МЛ 5 17.09.2007 или МЛ 17.09.2007. Let.of.13-05

Отметка о заверении копии (29). От нулевого положения табулятора, ниже реквизита «Подпись» выполняется заверительная подпись. При пересылке копии документа или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала. Заверительная подпись включает слово «Верно» и реквизит «Подпись» и составляется по следующей форме:

Инспектор отдела кадров (подпись, дата) И.И.Иванов

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Этот реквизит располагается от границы левого поля и включает:

Читайте также:
Штатное расписание: образец заполнения для ООО на 2022 год, скачать форму Т-3

1. Слово «В дело» и индекс дела, в которое будет подшит документ.

2. Краткие сведения о порядке решения вопроса.

3. Подпись исполнителя (руководителя).

Отметка о поступлении (31). Реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входит сокращенное наименование организации (поручителя), дата поступления и регистрационный индекс документа. Например:

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит оформляется от пятого положения табулятора и включает в себя:

1. Запись «информация перенесена на машинный носитель».

3. Подпись лица, ответственного за перенос данных.

4. Подготовка организационно-распорядительных документов к оформлению

В каких случаях издают распоряжение (указание) и есть ли различия между текстом распоряжения (указания) и приказом?

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения является подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Распоряжения издают правительственные органы республики, исполнительные комитеты народных депутатов, а также органы Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами республики для решения главным образом вопросов основной деятельности ведомства, организации, предприятия.

Распоряжения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «Название вида документа» и в тексте вместо слова «Приказываю» употребляется слово «Обязываю».

На какую категорию работников заводятся личные дела и какие виды документов включает личное дело?

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личные дела заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих и других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Личное дело должно включать следующие виды документов:

Внутренняя опись документов личного дела.

2. Дополнение к личному листку по учету кадров.

3. Личный листок по учету кадров.

5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.

6. Заявление о приеме на работу.

7. Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При оформлении личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается следующие документы:

– декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц приравненных к ним);

– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июля 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);

– контракт (для государственных служащих);

– копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей ВУЗов, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

– копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

– копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных сил Республики Беларусь).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

– характеристика и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений;

– заявления работника о переводе либо увольнении;

– копии (выписки) приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договора (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

5. “Студенческие” документы

Составите заявление на имя декана ФМЭО с просьбой допустить вас к сдаче экзаменов без сданного зачета.

Заявления студента о сдачи экзамена без сдачи зачета относится к личным заявлениям. Заявления личные – это письменное обращения граждан, работников предприятий, организации к руководителю предприятия, организации с просьбой, предложением и другими вопросами повседневной работы и жизни. Личные заявления пишется, как правило, от руки. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Читайте также:
Новый отчёт о работниках предпенсионного возраста

студента 3 курса 4 группы ФМЭО

Иванова Игоря Владимировича

Прошу допустить меня к сдаче экзамена по трудовому праву без сдачи зачета, так как я во время сдачи зачета проходил медкомиссию по повестке военкомата.

Приложение: повестка военкомата.

26.04.2007 г. Личная подпись

6. Распорядительные документы

Оформить приказ о внедрении стандартов на организационно-распорядительную документацию (ОРД), СТБ 38.35 и СТБ 39.33 в республиканском управлении статистики. Для этого начальнику административно-хозяйственного отдела подготовить формы документов, его заместителю изготовить бланки. Начальнику общего отдела организовать семинар по изучению стандартов ОРД, руководителям направить секретарей на семинар. Остальные данные дополнить самостоятельно.

БЕЗДОКУМЕНТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ

Организация рабочего места секретаря

Психологи утверждают, что одна из главных причин пониженной работоспособности – неправильно организованное рабочее место. Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя, называемом приемной. Помимо приемной в идеале офис должен иметь комнату отдыха или комнату-кухню и отсек или комнату для технических средств (копировальных аппаратов, машины для уничтожения бумаг и т.п.).

Требования к организации рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, что окружает секретаря, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний или снижения уровня работоспособности, действуя на работника на подсознательном уровне.

Огромное эмоциональное воздействие на человека могут оказывать цвета, которые его окружают. Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потолка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без резких «кричащих» цветов.

Специалисты по эргономике (научная дисциплина, комплексно изучающая человека в его деятельности) рекомендуют не забывать золотое правило, соблюдение которого может уберечь от многих бед: свет должен падать сверху или слева. В противном случае при работе нарушается правильное положение головы (результат – остеохондроз и близорукость).

Термин «эргономика» (от греч. ergon – работа и nonius – закон) был принят в Англии в 1949 г., когда группа ученых образовала Эргономическое исследовательское общество.

Любая световая или шумовая вибрация – источник раздражения, приводящий человека в состояние повышенной возбудимости и нервозности, при котором вряд ли возможно выполнение ответственной работы. Мерцающая и дребезжащая лампа на потолке – верная гарантия постоянного полустрессового состояния. Привычка включать телевизор или радио для поднятия настроения, едва успев прийти на работу, – тоже «отличное» средство для создания повышенной утомляемости. Специалисты считают, что 50-60 децибел – предельный уровень шума для офисной работы (для сравнения: громкая речь – 70 децибел). Любой более сильный шум начинает оказывать отрицательное воздействие. Поэтому дверная обивка, двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки не излишества для офиса, а необходимость.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Помещение, где стоит компьютер секретаря, должно быть просторным и хорошо освещенным, а также иметь кондиционер.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. Стул – обязательно со спинкой и желательно с подлокотниками.

Монитор устанавливают на уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить монитор дополнительным приспособлением – держателем для документов. С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. В этом случае секретарю не придется вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе записей на экран и обратно.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают неблагоприятным свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое притягивает пыль, вызывающую аллергию. Целесообразно рассредоточить эти аппараты на несколько метров друг от друга. Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться очень близко. Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники (что не рекомендуется), то их размещают таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного пользования ими и находились под контролем секретаря.

Читайте также:
Отработка при увольнении по собственному желанию

Не стоит забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на рабочем месте. Как известно, порядок на столе – порядок в голове, порядок освобождает мысль, сберегает время. Соблюдение привычного порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время, но и препятствует «пропаже» документов, которые у недостаточно собранных секретарей попадают в папки с другими документами. Идеально, если на столе секретаря лежат только документы и справочники, необходимые в данный момент. Нагромождение «бумаг» не только уменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов. Почаще проводите генеральную уборку на своем рабочем месте, в ящиках стола, шкафах, избавляясь от макулатуры и ненужных вещей.

Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда, а запах розы – повышает. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Однако устраивать в офисе сеансы ароматерапии специалисты не рекомендуют, потому что действие ароматов очень индивидуально и любимые духи секретаря могут вызвать головную боль у сотрудников.

Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимо проветривать помещение. При сидячей работе приток свежего воздуха должен быть не менее 30 м 3 /ч. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров или вентиляционной установки с ионизированным воздухом.

Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет натурального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели. Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения, которые ни в коем случае не должны стоять на пути, мешая людям проходить. Большое значение имеет выбор мебели, удобной и современной. В зоне обслуживания посетителей размещаются несколько стульев или кресел и небольшой столик.

Рабочее место секретаря располагается рядом со входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

Слово «организация» произошло от лат. organizo, т.е. соединение частей в одно целое и упорядочение их.

Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места – система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Организация рабочего места включает: оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники.

Согласно рекомендациям НИИ труда для рациональной организации рабочих мест необходимо:

  • ? выбрать габариты и форму мебели;
  • ? обеспечить удобное положение корпуса сотрудника при работе, создающее хорошее зрительное восприятие и свободное положение;
  • ? оборудовать рабочее место соответствующей организационной техникой, средствами механизации;
  • ? разместить мебель и сотрудников с учетом последовательности выполняемых работ;
  • ? создать благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда.

В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:

  • ? не держать на рабочем месте ничего лишнего;
  • ? все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой – слева; все, чем пользуются чаще, располагается ближе (ручка, бумага), чем пользуются реже – дальше (дела с документами, картотека);

? документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется класть так, чтобы их можно было легко читать, брать и удобно ими пользоваться.

Для секретаря правомерны понятия «нормальная» и «максимальная» рабочие зоны. В нормальной рабочей зоне служащий работает кистью и пальцами рук, согнутых в локте. А в максимальной – действует вытянутой от плеча рукой. Нормальной зоной рабочего пространства столешницы следует считать ту, что находится прямо перед работающим и на расстоянии 50-60 см справа и слева. Для того чтобы определить оптимальную рабочую зону, нужно сесть за стол, протянуть правую руку вправо, затем левую – влево и каждой рукой описать перед собой полукруг.

Читайте также:
Персональная надбавка к заработной плате и окладу - что это такое, обоснование

СанПиН для офисных работников

Требования к температуре и влажности воздуха, освещенности офисного помещения, а иногда даже к мебели жестко регламентированы. Так, если среднесуточная температура за окном выше 10°С, в офисе должно быть по общему правилу 23-25°С, а если ниже этой границы – 22-24°С. Определено также, как сокращается рабочий день, если в помещении холоднее допустимого или наоборот, очень жарко. К примеру, если температура воздуха в офисе составляет 19°С, то находиться в нем можно не более семи часов, а если 18°С – не более шести часов и т. д. (СанПиН 2.2.4.3359-16 “Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах”, утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 21 июня 2016 г. № 81).

Отдельные нормы существуют для тех, кто использует в работе компьютеры. Площадь рабочего места таких сотрудников не может быть менее 4,5 кв. м (если установлен плоский монитор) или менее 6 кв. м (если рабочее место оборудовано монитором старого типа, с кинескопом). А после каждого часа работы помещение следует проветривать (Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 “Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы”; утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 30 мая 2003 г.).

Некоторые ситуации прямо санитарными нормами не урегулированы, но на практике встречаются регулярно. К ним относится, например, неисправность туалетов в здании. В таком случае, по мнению Роструда, работник вправе отказаться от работы, а работодатель должен до устранения проблемы предоставить ему другую работу – не угрожающую здоровью. Если же это невозможно, объявляется простой, причем работник может рассчитывать во время простоя на оплату труда в размере не менее 2/3 его средней зарплаты (ст. 157 Трудового кодекса).

О том, какие еще санитарные нормы и правила действуют для офисных работников, а также об ответственности работодателя за их несоблюдение, узнайте из нашей инфографики.

Документы по теме:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации
  • СанПиН 2.2.4.3359-16 “Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах” (утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 21 июня 2016 г. № 81)
  • СанПиН 2.2.4.548-96 “Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений” (утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. № 21)
  • Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03
  • “Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы” (утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 30 мая 2003 г.)
  • Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2.2.2.1332-03
  • “Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике” (утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30 мая 2003 г. № 107
  • Санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.0.555-96 “Гигиенические требования к условиям труда женщин” (утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 28 октября 1996 г. № 32)
  • Строительные нормы и правила СНиП 2.09.04-87 “Административные и бытовые здания” (утв. постановлением Госстроя СССР от 30 декабря 1987 г. № 313)
  • Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Читайте также:

Из них 108,6 тыс. нарушений были связаны с оплатой труда.

Обращение гражданина направится в территориальный орган Роструда в регионе.

Приведены, в частности, примерные разделы такого локального акта и обязанности, которые может взять на себя работодатель.

Госуслуга бесплатна, воспользоваться ею могут как работодатели, так и работники.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Читайте также:
Расследование несчастных случаев на производстве – порядок, сроки

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Требования к рабочему месту в 2022 году

  • 1 Кто обязан соблюдать новые требования
  • 2 Требования к рабочему месту
  • 3 Требования к помещениям
  • 4 Подводим итоги:

Постановлением главы Роспотребнадзора от 2 декабря 2022 № 40 утверждены новые санитарные правила. Новый СанПин СП 2.2.3670-20 описывает требования к организации рабочих мест и технологических процессов. Подробности в этом материале.

Кто обязан соблюдать новые требования

Требования к рабочим местам, установленные СанПин СП 2.2.3670-20, обязательны к соблюдению и исполнению работодателями — юридическими лицами и предпринимателями. Период действия новых санитарных правил ограничен сроком 6 лет — с 01.01.2022 по 01.01.2027.

Требования к рабочему месту

В зависимости от положения, в котором описана рабочая деятельность, требования можно разделить на:

  1. Требования к рабочему месту для работы стоя:
    • пространство для стоп по высоте, глубине и ширине — не меньше 15, 15 и 53 см соответственно;
    • рабочее место для работы стоя рекомендовано оборудовать сиденьем-поддержкой.
  1. Требования к рабочему месту для работы сидя (пространство для размещения ног):
    • по ширине и высоте — не меньше 50 и 60 см соответственно;
    • по глубине на уровне колен и уровне стоп — 45 и 60 см соответственно.

Про наличие подставки для ног на месте для сидячей работы в новом СанПин не упоминается.

Для сотрудников с рабочей сменой свыше 12 часов и предусматривающей перерыв на сон оборудуйте спальное место и место для приема пищи. А место для работы сотрудника-инвалида — в соответствии с его индивидуальной реабилитационной программой.

Когда гигиенические показатели по тяжести и напряженности труда на рабочем месте выше нормативов, предприятию стоит использовать и применять:

  • механизацию и автоматизацию используемых технологий;
  • оборудование для снижение влияния факторов трудового процесса;
  • оснащение рабочего места с учетом физиолого-анатомических особенностей сотрудника;
  • специальные режимы труда и отдыха;
  • чередование видов деятельности за одну смену;
  • большее количество выполняемых одним работником операций при работе на конвейере.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите перечень правил и инструкций по охране труда, подготовленный специалистами справочно-правовой системы (это бесплатно).

Требования к помещениям

Требования к размерам рабочих помещений (разделы V, XXII СП 2.2.3670-20) представлены в таблице:

Условие Площадь помещения, кв. м.
Категория энерготрат Iа — Iб, легкая физическая работа 15
Категория энерготрат IIа — IIб, работа средней тяжести 25
Категория энерготрат III, тяжелая работа 30
Норма площади помещения на 1 работника не менее 4,5
Норма площади помещения с ПК на базе электронно-лучевой трубки не менее 6
Норма площади помещения с плазменными или жидкокристаллическими экранами не менее 4,5

Помимо требований к площадям СанПин СП 2.2.3670-20 устанавливает ряд других требований к помещениям с оборудованными рабочими местами:

  • ПК следует размещать так, чтобы освещение не превышало гигиенических нормативов (п. 2 ст. 38 Закона от 30.03.199 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»);
  • несколько предметов промышленного оборудования, производящего электромагнитное излучение, в одном помещении необходимо располагать так, чтобы сумма излучаемой ими энергии не превышала гигиенические нормативы для рабочего места;
  • покрытия полов в помещениях, в которых ведется работа с агрессивными жидкостями, должны быть устойчивы к воздействию этих химикатов, не допускать сорбцию;
  • в помещениях, в которых работа ведется круглосуточно, и отсутствует возможность естественного проветривания, предусмотрите системы вентиляции и кондиционирования воздуха (или иные средства и приспособления) для поддержания заданной температуры воздуха в помещении круглогодично;
  • в помещениях для работы с едкими химикатами оборудуйте души (гидранты, автоматические фонтанчики), чтобы была возможность смыть водой химвещество, попавшее на кожу или в глаза;
  • при входе в производственные помещения должны быть предусмотрены оборудованные места для чистки обуви со специальными приспособлениями;
  • входы в производственные помещения должны быть оснащены оборудованием, не позволяющем проникать холодному воздуху с улицы.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: