Топ-5 ошибок при начислении отпускных

Расчет отпускных в 2021 году. Пять ошибок, которых следует избегать

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что работник получит больше или меньше нужной суммы. Выплатили больше — завысили расходы на оплату труда, грозит ответственностью для компании. Выплатили меньше — обидели работника и нарушили его права. Разберем 5 главных ошибок бухгалтера

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922

Расчет отпускных по шагам вы найдете в статье «Как правильно рассчитать отпускные. Примеры и калькулятор расчета». Далее — разбор ошибок.

Ошибки при расчете отпускных

Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных

Причина этой ошибки кроется в том, что бухгалтер неверно трактует норму п. 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое надо исключать из расчета.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка.
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника.
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не мог выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке.
  • работнику предос тавлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки по невыясненным причинам, исключать это время также нельзя. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует п. 5 Положения № 922.

  • Как избежать ошибки № 1. Нельзя исключать из расчетного периода:
  • перерывы для кормления ребенка;
  • время простоя по вине работника;
  • время, когда работник участвовал в забастовке;
  • неявки по невыясненным причинам;
  • прогулы.

Ошибка № 2. В организации расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников

Средний заработок работника независимо от режима его работы рассчитывают исходя из фактических заработной платы и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). Обратите внимание, ключевые слова «если это не ухудшает положение работников».

  • Как избежать ошибки № 2. Допустим, в организации локальными нормативными актами предусмотрен иной расчетный период, например, четыре месяца.

Прежде чем выплатить отпускные работнику, бухгалтер должен рассчитать отпускные два раза:

  • из 12 предшествующих месяца;
  • из периода, который установлен локальными нормативными актами.

Если отпускные, рассчитанные из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует эту сумму.

Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевые слова — «предусмотренные системой оплаты труда».

  1. В расчет среднего заработка включены выплаты, которые произведены не за труд. Нельзя включать в расчет выплаты, которые не относятся к зарплате (ст. 129 ТК РФ).
  2. В расчет отпускных включены выплаты, которые не предусмотрены локальными нормативными актами компании.
  • Как избежать ошибки № 3. Не включайте в расчет среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, которые не являются заработной платой, а именно выплатой за труд. Например, поощрительная выплата к 50-летию работника не является зарплатой, ее нельзя включать в расчет отпускных — это законодательно не обосновано. Зафиксируйте в локальных нормативных актах компании выплаты, включаемые в расчет отпускных, например, в Положении об оплате труда.

Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все премии в расчетном периоде

Примеры ошибок. В расчет отпускных включены премии:

  1. Непредусмотренные локальными нормативными актами.
  2. Выплаченные работнику не за труд, например, к юбилейной дате или профессиональному празднику.
  3. Годовые за год, не предшествующий расчету отпускных.

Пример. Работник уходит в отпуск в марте 2021 года. В расчетном периоде начислено две годовые премии: в марте 2020 года за 2019 год и в январе 2021 года за 2020 год. Премия за 2019 год оказалась больше, чем премия за 2020 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2019 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения.

  1. Все без исключения ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде.

Пример. В расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все премии были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все они начислены в расчетном периоде. Это не так. Согласно п. 15 Положения № 922, включить можно не более четырех ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.

  • Как избежать ошибки № 4. В расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:
  • только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
  • только премии за труд;
  • не более 12 ежемесячных, четыре ежеквартальных, две полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель;
  • годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.
Читайте также:
Возмещение НДС из бюджета

Ошибка № 5. Неверно применили коэффициент повышения

Средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, хотя увеличение оклада коснулось только одного работника.

Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.

Как исправить ошибки при расчете отпускных

Вы обнаружили ошибку при начислении отпускных. Что делать? Для начала разберитесь, отпускные завышены или, наоборот, занижены:

  1. Отпускные занижены — доначислите и доплатите работнику недостающую сумму.
  2. Отпускные завышены — в этом случае просто так удержать излишне выплаченные работнику отпускные нельзя, так как ошибка произошла из-за неправильного применения норм законодательства. Удержание излишне выплаченных отпускных возможно только в том случае, если работник выразит на это письменное согласие.

Если такое согласие получено, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь нет. Но если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

18 советов про график отпусков 606.4 КБ

5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ

Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список) 560 КБ

Топ-5 бухгалтерских ошибок при расчете отпускных

“Учет. Налоги. Право”, 2006, N 18

  1. В расчет среднего заработка включаются выплаты непроизводственного характера.
  2. При расчете среднего заработка не исключаются время и начисленные за него суммы, когда сотрудник фактически не работал.
  3. При отзыве работника из отпуска не производится перерасчет отпускных.
  4. Не корректируется сумма отпускных, если во время отпуска произошло повышение заработной платы.
  5. Если отпуск приходится на два месяца, сумма отпускных списывается единовременно в периоде начисления.

Ошибки N N 1 и 2: к чему приведет неточность расчета

Как показывает наш рейтинг ошибок, чаще всего бухгалтеры ошибаются при определении среднего заработка и расчетного периода. В результате сумма отпускных получается завышенной. И как следствие занижается налог на прибыль, а по ЕСН и НДФЛ образуется переплата.

Если сумма отпускных вследствие неправильного расчета завышена, организация тем самым несет дополнительные расходы: выплачивает работнику больше, чем положено, переплачивает ЕСН и взносы в Пенсионный фонд, а также взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Кроме того, бухгалтер занижает налогооблагаемую прибыль. Он учтет в расходах большую сумму отпускных, а также большие суммы ЕСН, страховых взносов в Пенсионный фонд и взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Как видите, из-за неправильного начисления отпускных могут возникнуть проблемы с налогообложением. И если бухгалтер вовремя не исправит ошибки, то на организацию могут быть наложены штрафные санкции по ст. 120 Налогового кодекса.

Какие выплаты не учитывать

В среднем заработке при расчете отпускных учитываются только те выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда – заработная плата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам и должностным окладам, выплаты, связанные с условиями труда, премии и вознаграждения, в том числе по итогам работы за год и выслугу лет. Подробный перечень учитываемых выплат приведен в п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213). Выплаты непроизводственного характера (например, премии к юбилеям и праздникам, материальная помощь, стоимость денежных подарков) в расчет не включаются.

Пример 1. 10 мая сотрудник уходит в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 17 календарных дней. Его оклад – 20 000 руб. В расчетном периоде сотруднику выплачены ежемесячные премии в соответствии с системой оплаты труда: в феврале – 6000 руб., в марте – 5000 руб., в апреле – 4000 руб. Кроме того, в феврале выплачена премия к 23 февраля в сумме 2000 руб.

Если бухгалтер включит в расчет среднего заработка премию, выплаченную сотруднику к 23 февраля, то сумма отпускных будет завышена на 383,01 руб. Ведь без учета непроизводственной премии размер отпускных будет равен 14 358,03 руб. (((20 000 руб. x 3 мес. + 6000 руб. + 5000 руб. + 4000 руб.) : 3 мес. : 29,6) x 17 дн.).

А с учетом такой премии – 14 741,04 руб. (((20 000 руб. x 3 мес. + 6000 руб. + 5000 руб. + 4000 руб. + 2000 руб.) : 3 мес./29,6) x 17 дн.).

Таким образом, переплата по ЕСН составит 99,58 руб. (383,01 руб. x 26%), а по НДФЛ – 49,79 руб. (383,01 руб. x 13%). А вот по налогу на прибыль будет недоимка в размере 115,82 руб. ((383,01 руб. + 99,58 руб.) x 24%).

Какие периоды исключать из расчета

При расчете среднего заработка некоторые бухгалтеры не исключают время и начисленные за него суммы, когда сотрудник фактически не работал, например болел, находился в отгуле. В итоге неправильно рассчитывают средний дневной заработок и, соответственно, сумму отпускных.

Читайте также:
Виды исковых заявлений по трудовым спорам, трудовые иски

Случаи, когда начисления нужно исключать из расчета среднего заработка, перечислены в п. 4 Постановления N 213. При этом средний дневной заработок рассчитывают в особом порядке.

Пример 2. Оставим условия примера 1, дополнив их. Сотрудник полностью отработал февраль и март, а в апреле работал только 10 дней, остальное время болел.

Рассчитаем средний дневной заработок. Для этого сумму фактически начисленной за расчетный период заработной платы разделим на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных календарных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах. Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах определим умножением рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Средний дневной заработок равен 887,98 руб. ((20 000 руб. x 2 мес. + 6000 руб. + 5000 руб. + 20 000 руб. : 20 дн. x 10 дн. + 4000 руб.) : (29,6 x 2 мес. + 10 дн. x 1,4)).

Сумма отпускных будет равна 15 095,66 руб. (887,98 руб. x 17 дн.).

Ошибки N N 3 и 4: без пересчета не обойтись

Зачастую при отзыве работника из отпуска бухгалтеры не пересчитывают отпускных. Так же не все корректируют сумму отпускных, если во время отпуска произошло повышение зарплаты. А зря. Ведь это не только приводит к ошибкам в оплате времени отпуска, но и влияет на расчет налога на прибыль, ЕСН и НДФЛ.

Отзыв из отпуска

Отозвать из отпуска работника досрочно можно лишь по его согласию (ст. 125 ТК РФ). Если сотрудник дал добро, то бухгалтеру нужно пересчитать отпускные. Ведь, когда работник будет догуливать оставшиеся дни отдыха, для расчета отпускных будет использоваться новый расчетный период (ст. 139 ТК РФ). Кроме того, с момента, когда сотрудник возобновит работу, ему будет начисляться зарплата.

Остается решить вопрос, что делать с излишне выплаченными отпускными. Удержать их из зарплаты нельзя, поскольку такого основания в ст. 137 ТК РФ нет. Поэтому также по договоренности с работником возможны два варианта. Или он вернет деньги в кассу, или оформить их как аванс под будущую зарплату. И в том и в другом случае неиспользованные отпускные исключаются из расходов по налогу на прибыль.

Пример 1. Работник ушел в отпуск с 15 мая 2006 г. на 28 календарных дней. В расчетном периоде (февраль, март, апрель) его ежемесячная зарплата составляла 15 000 руб. С 1 июня его вызвали на работу в связи с производственной необходимостью. Согласие работника на это получено. Для упрощения примера мы не будем рассматривать взносы в ПФР и на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Средний заработок будет равен 506,76 руб. (45 000 руб. : 3 мес./29,6). Сумма отпускных составит 14 189,28 руб. (506,76 руб. x 28 дн.). Из них на май приходится 8614,92 руб. (506,76 руб. x 17 дн.), на июнь – 5574,36 руб. (506,76 руб. x 11 дн.). На сумму отпускных начисляется ЕСН – 3689,21 руб. (14 189,28 руб. x 26%). Также с нее удерживается НДФЛ – 1844,61 руб. (14 189,28 руб. x 13%). Таким образом, на руки работник получит 12 344,67 руб. (14 189,28 – 1844,61).

Если работник возвращает лишние отпускные (5574,36 руб.) в кассу, с этой суммы бухгалтеру нужно будет сторнировать начисленный ЕСН в сумме 1449,33 руб. (5574,36 руб. x 26%) и НДФЛ в сумме 724,67 руб. (5574,36 руб. x 13%). Если отпускные будут оформлены как аванс в счет будущей зарплаты, то бухгалтеру придется сторнировать только НДФЛ. Ведь доход у работника в этом случае возникнет только в последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Аванс доходом не является. ЕСН в этом случае не корректируется, поскольку объект обложения этим налогом возник в предыдущем месяце (ст. 242 НК РФ).

Повышение зарплаты

Пересчитать отпускные нужно, если за время отдыха работника в компании в целом или структурном подразделении работника повысили зарплату (п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы; утверждено Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213). Пересчитать нужно ту часть отпускных, которая приходится на оставшиеся дни отпуска с момента повышения зарплаты. Для этого используется коэффициент увеличения заработной платы.

Пример 2. Условия о продолжительности отпуска и зарплате возьмем из предыдущего примера. Добавим, что с 1 июня 2006 г. всем работникам структурного подразделения, в котором числится данный работник, зарплата была повышена на 5000 руб. То есть с 1 июня заработная плата сотрудника составила 20 000 руб.

Коэффициент увеличения заработной платы будет равен 1,33 (20 000 руб. : 15 000 руб.). С его учетом средний заработок составит 673,99 руб. (506,76 руб. x 1,33). Новая сумма июньских отпускных будет равна 7413,89 руб. (673,99 руб. x 11 дн.). Следовательно, работнику нужно доначислить отпускные в сумме 1839,53 руб. (7413,89 – 5574,36).

На дату перерасчета по ст. 242 НК РФ на сумму дополнительных отпускных начисляется ЕСН – 478,28 руб. (1839,53 руб. x 26%). В момент выплаты по п. 1 ст. 223 НК РФ с отпускных нужно удержать НДФЛ в сумме 239,14 руб. (1839,53 руб. x 13%).

Обратите внимание, что речь идет о коллективном повышении зарплаты в компании или структурном подразделении – если оплата повышена в индивидуальном порядке, перерасчет не производится. При понижении зарплаты пересчитывать отпускные также не нужно.

Читайте также:
Пошаговая инструкция по воинскому учету в организации

Ошибка N 5: на самом ли деле ошибка?

Некоторые из опрошенных нами аудиторов считают, что если отпуск приходится на два месяца, то списывать отпускные нужно двумя частями – в расходы каждого месяца. Налоговики придерживаются такой же позиции. Однако часть специалистов, принявших участие в опросе, с ними не согласна. Мы тоже считаем, что единовременное списание отпускных в данной ситуации правомерно.

Чиновники усложняют учет

“УНП” выяснила точку зрения налоговых органов по вопросу учета отпускных. В управлении администрирования налога на прибыль ФНС России считают, что если отпуск работника частично захватывает два месяца, то при расчете налога на прибыль сумму отпускных нужно разделить. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России (Письмо от 04.04.2006 N 03-03-04/1/315).

Аргументы такие. Отпускные являются частью оплаты труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). При методе начисления расходы на оплату труда признаются в налоговом учете ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ). Поэтому оплата отпуска учитывается в расходах пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый месяц.

Осторожный бухгалтер, конечно же, последует рекомендациям чиновников. Причем делить отпускные он будет не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете. Отпускные следующего месяца он включит в расходы будущих периодов (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Правда, ценой осторожности будет усложнение учета из возникновения разниц согласно ПБУ 18/02.

Пример. Работник компании уходит в отпуск с 22 мая 2006 г. на 28 календарных дней. Отпускные в сумме 30 000 руб. бухгалтер выплатил работнику 18 мая.

Сумма отпускных, приходящаяся на май, составит 10 714,29 руб. (30 000 руб. : 28 дн. x 10 дн.). Июньская оплата отпуска равна 19 285,71 руб. (30 000 – 10 714,29).

Задолженность по ЕСН отражается в момент начисления работнику отпускных (ст. 242 НК РФ). В отличие от бухгалтерского в налоговом учете ЕСН признается в расходах по налогу на прибыль в полной сумме (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому на сумму единого социального налога возникнет временная разница, которая формирует отложенное налоговое обязательство (ПБУ 18/02 “Учет расчетов по налогу на прибыль”):

Разница закроется в момент признания в бухгалтерском учете расхода в виде оставшейся части отпускных.

НДФЛ также удерживается со всей суммы отпускных в момент ее выплаты работнику (п. 1 ст. 223 НК РФ):

Налог нужно перечислить в бюджет не позднее дня, когда в банке получены деньги на зарплату работников компании, или дня, когда средства перечислены со счета компании на личные счета сотрудников (п. 6 ст. 226 НК РФ). А вот при заполнении формы N 1-НДФЛ сумма налога разбивается пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый месяц .

См. “Горячую линию” по налогу на доходы физических лиц в “УНП” N 3, 2006, с. 5.

Есть простой способ

Если вы не согласны с изложенным подходом и готовы спорить с налоговиками, в качестве аргумента нужно ссылаться на тот же п. 4 ст. 272 НК РФ, на который опираются чиновники. Следуя ему, расходы на оплату труда признаются в том месяце, в котором они начислены. Поэтому, исходя из условий нашего примера, часть отпускных, приходящихся на июнь, войдет в расходы мая.

Аналогично учитываются отпускные и в бухгалтерском учете. Поскольку расходы признаются в том периоде, к которому они относятся (п. 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации”). Исходя из условий нашего примера, записи в учете будут следующие;

Такой вариант учета значительно упростит работу бухгалтерии. Единственное, что нужно будет сделать, – это отразить в следующем месяце в форме N 1-НДФЛ налог на доходы физических лиц с отпускных работника, приходящихся на этот месяц. Но повторимся – такой подход грозит претензиями со стороны налоговой инспекции.

Ошибка при расчете отпускных: как исправить

  • Какие бывают ошибки при начислении отпускных
  • Общие правила исправления ошибок в отпускных
  • Как исправить ошибку при расчете отпускных в большую сторону
  • Как исправить ошибку в отпускных в меньшую сторону
  • Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ
  • Итоги

Какие бывают ошибки при начислении отпускных

Ошибки при начислении отпускных — часто явление. Объясняется это особенностями расчета выплаты за отпуск, связанной с определением среднедневного заработка. Сложность формулы и различные нюансы при определении показателей для нее — основная причина того, что на практике бухгалтер что-то упускает и получает ошибку в сумме отпускных.

Условно причины ошибок можно объединить в такие группы:

  • Неправильно определен период, включаемый в расчет. Например, в расчет попало время, проведенное работником на больничном, или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки — когда в расчете оказались не учтены дни, которые должны туда попадать.
  • Неправильно определен доход, включаемый в расчет. Например, туда попали разовые поощрительные выплаты (не предусмотренные локальной системой оплаты труда) или материальная помощь. Эта ошибка также имеет обратный вариант. К примеру, бухгалтеры часто не включают в расчет среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет, хотя такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения № 922, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007).
  • Технические ошибки. Такие ошибки — обратная сторона автоматизации процесса бухгалтерских расчетов. В момент подсчета что-то «сбойнуло», а ошибку увидели потом.
Читайте также:
Тест на IQ при приеме на работу

Суммируя вышесказанное, можно заключить, что для целей исправления ошибки в расчете отпускных можно разделить на две группы:

  • ошибки, которые привели к недоплате отпускных и связанных с ними налогов;
  • ошибки, которые привели к переплате отпускных и налогов по ним.

Порядок исправления будет зависеть от того, больше или меньше, чем нужно было, сначала начислено отпускных.

На отдельные вопросы налогоплательщиков, связанных с ошибкой в предоставлении отпуска, ответил инпектор по труду в Нижегородской обл. В. И. Неклюдов. Узнайте мнение чиновника в КонсультантПлюс.

Если у вас нет доступа к системе К+, получите демо-доступ бесплатно.

Общие правила исправления ошибок в отпускных

Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н).

Согласно пункту 2 указанного стандарта неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.

Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.

Перекос показателей, связанный с ошибкой в начислении отпускных 1 или 2 работникам вряд ли следует рассматривать как существенную ошибку.

Для несущественных ошибок ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:

  • Ошибку необходимо исправить (внести верные записи в бухучет) в том месяце, когда она была выявлена.
  • Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления ошибки, нужно отразить в составе прочих доходов или расходов того же периода (в котором исправили).

Как исправить ошибку при расчете отпускных в большую сторону

Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что:

  • Работник получил на руки «лишние» деньги.
  • Ошибка в отпускных повлекла завышение сумм НДФЛ и взносов.
  • Ошибка повлекла завышение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».

Вот эти три пункта и нужно исправить в бухгалтерском и налоговом учете.

В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам (сторно).

Если по неправильным суммам уже подавался расчет ЕРСВ, лучше подать уточненку за предыдущий период. Чтобы сальдо расчетов с ФНС сходилось с данными учета. Если исправления внесены в разные месяцы одного квартала, уточненку можно не подавать. В расчете за квартал всё будет учтено.

Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат (рассматриваем стандартную ситуацию, когда работник просто ушел в отпуск без последующего увольнения, декрета и т. п.).

Как переплату по отпускным отразить в расчете 6-НДФЛ, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Основная проблема с переплатой отпускных — их невозможно удержать обратно без согласия работника. И от этого зависит отражение результата корректировки в прочих доходах или расходах.

Если работник согласен на удержание (согласие должно быть письменным), то сумма переплаты удерживается из следующих выплат. В этом случае никаких разниц к отнесению на доходы (расходы) не возникает. Все «излишки» учитываются в расчетах либо компенсируются.

Если же работник на удержание не согласен, то тут придется рассматривать переплату отпускных как расход (убыток) в бухучете и отражать в расходах в том месяце, когда ошибка была обнаружена. При этом следует помнить, что в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).

Как исправить ошибку в отпускных в меньшую сторону

Как исправить ошибку в отпускных случае недоплаты отпускных? Процедура несколько проще описанной выше.

Ошибка «в минус» означает, что:

  • работник недополучил деньги;
  • недоплачены НДФЛ и взносы;
  • ошибка повлекла занижение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».

Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Можно сразу в прочие расходы (сразу отнести на счет 91).

Уточнения, если уже сдан ЕРСВ, следует внести. Сумму, не доплаченную работнику, и НДФЛ в бюджет — доплатить.

Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ

Надо ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой?

Оказывается, не надо. Если ошибка была допущена, скажем, во втором квартале, а обнаружилась в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных произведены в разные даты.

Поэтому в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру достаточно показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в разделе 1 6-НДФЛ и, если имела место доплата отпускных в третьем квартале, отразить ее в разделе 2 6-НДФЛ (в строках 100−140).

Итоги

Ошибки при расчете отпускных нужно оперативно исправить. Для этого нужно отразить изменения в бухгалтерском и налоговом учете, а также внести исправления в расчет по страхвзносам, 6-НДФЛ и 4-ФСС, если ошибку выявили в следующем отчетном периоде.

Ошибки при расчете отпускных и их исправление в учете

Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.

Читайте также:
Стили управления руководителя в организации — как работать с персоналом

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:

  • определить продолжительность отпуска;
  • рассчитать средний дневной заработок.

Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе.

Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат

  • заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
  • заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
  • надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
  • выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Обратите внимание

Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

К данным выплатам относятся:

  • суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
  • стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
  • стоимость санаторно-курортного лечения.

На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.

Пример 1

Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.).

Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.).

Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 – 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.)

Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете

  • имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
  • получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п. 10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2

При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.).

Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.).

Читайте также:
Заключение служебной проверки: заполненный образец

Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.))

Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.)

Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 – 17 201,24)

Пример 3

Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?

Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.

Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).

Пример 4

При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:

Топ-5 ошибок при начислении отпускных

Каждый работодатель обязан обеспечивать сотрудникам отдых, в том числе и путём предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, неотъемлемой составляющей которого является выплата отпускных. При этом таковая выплата имеет множество особенностей и нюансов, о которых следует знать как сотрудникам, так и работодателям, чтобы не нарушить требования законодательства. Поэтому наша редакция подобрала Топ-5 самых распространенных ошибок, которые возникают у российских субъектов хозяйствования при расчёте и выплате полагающихся сотрудникам отпускных.

Ошибка первая — сроки выплаты отпускных

Законодательство достаточно строго определяет сроки выплаты отпускных. Тем не менее, в Российской Федерации часто случаются ситуации, когда сотрудник получает отпускные не в полном размере или просто не в соответствии с требованиями Трудового кодекса. Так, напрямую предполагается, что отпускные предоставляются работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска — как по заявлению сотрудника, так и по графику. При этом размеры выплаты должны быть такими, чтобы полностью оплачивать фактический отпуск — быть рассчитанными на все дни.

Если отпускные будут выплачены раньше обусловленной даты, может возникнуть ошибка, связанная с тем, что на момент выхода в отпуск фактический размер отпускных может измениться — ведь они определяются исходя из средней заработной платы сотрудников. При этом опоздание в выплате может привести как к возможности работнику перенести отпуск на удобное время, так и к необходимости выплачивать трудящемуся компенсацию за нарушение порядка выплаты зарплаты, а также оплатить административный штраф.

Таким образом необходимо помнить, что расчет отпускных и их выплату следует производить именно за три дня до начала отпуска, хоть законодательство не запрещает произвести данные действия и раньше.

Ошибка вторая — расчет средней заработной платы из оклада

Для выплаты отпускных ключевое значение имеет не установленный сотруднику месячный оклад, а непосредственно показатель его среднего заработка, который далеко не всегда является идентичным месячному окладу. При этом в среднем заработке учитываются премии и иные поощрения, в том числе и в натуральной форме, которые получал работник в течение последних двух календарных лет и не учитываются выплаты и время, проведенное на больничном или в отпуске.

О том, как рассчитать средний заработок для отпуска, можно узнать в отдельной статье. В целом же — как сотрудникам, так и работодателям, и, в особенности, служащим отдела кадров и бухгалтерии следует знать о порядке расчетов среднего заработка и производить их при начислении отпускных не исходя из фактических сумм оклада, а именно руководствуясь прямыми требованиями российского законодательства.

Ошибка третья — учет питания и оплаты проезда, а также юбилейных премий

Многие работодатели при расчете среднего заработка включают в него выплаты, произведенные предприятием для оплаты питания и проезда сотрудникам, или же — юбилейные или праздничные премии. Это в корне не верный подход, ведь к заработной плате и среднему заработку имеют непосредственное отношение только те выплаты и вознаграждения в натуральной форме, которые прямо касаются результативности труда.

Компенсационные затраты, выплаты материальной помощи и несвязанные с трудовой деятельностью премии не включаются в расчет среднего заработка. А значит — и не оказывают влияния на размер отпускных. Такая ошибка, конечно же, не приведет работодателя к нарушению прав сотрудника, ведь фактически он получит большую сумму, чем должна была быть.

Однако, работодатель в итоге не сможет учесть данные расходы в качестве тех, которые были направлены на оплату труда, что крайне важно для определения налогов на прибыль. В итоге, могут возникнуть расхождения в бухгалтерском учете и иные неприятные последствия для предприятия, не говоря уже о фактическом перерасходе средств на обеспечение оплату отпуска.

Читайте также:
Алименты с отпускных: когда перечислять и как удерживать

Ошибка четвертая — неверное определение расчетного периода

Порядок учета времени работы, дающего право на получение отпуска, равно как и расчетный период, за который проводится определение среднего заработка сотрудника для вычисления размеров отпускных, строго закреплен в законодательстве. Он представляет собой расчет за 12 полных календарных месяцев вплоть до месяца, предшествующего началу отпуска.

Так, если сотрудник выходит в отпуск 22 июня, то расчет его среднего заработка ведётся исходя из расчётного периода с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего года. В ситуациях, когда работник ведёт взаимоотношения с работодателем менее года, началом расчётного периода считается день начала трудовых взаимоотношений.

Работодатель также имеет право самостоятельно определять расчетные периоды для определения размеров отпускных, но только таким образом, чтобы не нарушались гарантированные законом права сотрудника. В подобных ситуациях расчет необходимо будет проводить дважды — по установленному законом порядку расчета, и по принятому работодателем. Отпускные должны будут выплачиваться по большей сумме из полученных двух.

Ошибка пятая — перерасчет при переносе отпуска

В случаях, когда сотрудник был отозван из отпуска, а отпуск был перенесен, некоторые работодатели предпочитают не заниматься удержанием отпускных за неотгулянный отпуск, а просто предоставить возможность работнику уйти в отпуск в удобное для него время без фактической повторной выплаты отпускных. Подобные действия будут считаться незаконными, так как фактический размер среднего заработка мог измениться к моменту выхода работника в повторный отпуск.
При этом, исходя из имеющейся судебной практики, фактически допускается отсутствие удержания отпускных, однако при условии проведения перерасчета при последующем отпуске сотрудника с доплатой причитающихся трудящемуся сумм.

Ошибки при расчете отпускных

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

В соответствии с данным документом при расчете отпускных бухгалтеру необходимо:

  • определить продолжительность отпуска;
  • рассчитать средний дневной заработок.

Сумма отпускных определяется как произведение среднего дневного заработка и количества календарных дней отпуска.
Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе.

Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат.

В силу п. 2 Положения № 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя. К таким выплатам в государственных (муниципальных) учреждениях, в частности, относятся:

  • заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
  • заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
  • надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
  • выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

К данным выплатам относятся:

  • суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
  • стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
  • стоимость санаторно-курортного лечения.

На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.

Пример 1

Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете.

В соответствии с п. 5 Положения № 922 в расчетный период не должно включаться время, когда работник:

  • имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
  • получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п. 10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Читайте также:
Утеря трудовой книжки работодателем или работником - как восстановить документ

Пример 2

При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).

Пример 3

Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?

Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.

Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии.

В силу п. 15 Положения № 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).


Пример 4

При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:

Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты.

В соответствии с п. 15 Положения № 922 премию, начисленную за II квартал 2015 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2015 года, следовало учесть в размере 2/3. Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало. Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере.

Ревизором в аналитической таблице был сделан такой расчет:

Дополнительно отметим: когда работнику в июле 2016 года будет выплачена премия за II квартал 2016 года, сумму отпускных следует пересчитать и включить в расчет премию в размере 1/3, приходящуюся на апрель 2016 года. Предположим, что премия за II квартал 2016 года составила 12 000 руб. В этом случае сумма отпускных составит 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. x 1/3) / 12 мес. / 29,3 кал. дн. x 28 кал. дн.).

В данной ситуации разница в оплате отпускных – 318,56 руб. (19 988,64 – 19 670,08).

Учет отпускных: исправление ошибок.

Ошибки, допущенные при расчете отпускных, исправляются в следующем порядке, установленном п. 18 Инструкции № 157н [1] . Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, выявленных субъектом учета, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней делается ссылка на наименование, номер исправляемого журнала операций и период, за который он составлен, а также отражается информация по обоснованию внесения исправлений. Рассмотрим пример по исправлению ошибки в учете отпускных.

Учет отпускных: Пример 5

Ошибка была обнаружена ревизором в августе 2016 года. Расходы на начисление отпускных были произведены в мае 2016 года за счет средств выделенных учреждению на выполнение государственного задания. Бухгалтер бюджетного учреждения начислил 25 600 руб. В ходе проверки выяснилось, что сумма отпускных должна была составлять 25 300 руб. Разница равна 300 руб.

Поскольку в рассматриваемом примере произошло уменьшение суммы начисленных отпускных, следовательно, уменьшатся суммы страховых взносов и НДФЛ.

В соответствии с Инструкцией № 174н [2] была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.

*Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

  • счетной ошибки;
  • если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Читайте также:
Пошаговая инструкция по воинскому учету в организации

Учет отпускных: Пример 6

Ошибка, обнаруженная ревизором в августе 2016 года, привела к увеличению суммы отпускных. Было начислено 25 600 руб., а следовало – 26 000 руб., разница составила 400 руб. Расходы на выплату отпускных были произведены за счет средств, полученных от платных услуг.
Сумма отпускных и страховых взносов изменится в сторону увеличения:

В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.

2. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов. В случае если выплаты производились за счет средств полученных от платных услуг, необходимо внести исправления в расчет суммы налога на прибыль.

3. Обращаем внимание, что удержать излишне выплаченные работнику отпускные вследствие неправильного применения законодательства РФ нельзя, поскольку перечень соответствующих случаев установлен ст. 137 ТК РФ и является исчерпывающим.

[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

М. Зарипова ,
эксперт журнала
“Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений”, №8, август, 2016 г.

Как рассчитать отпускные

Общая формула расчета и способы получить больше

Когда человек уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан выплатить отпускные. Их рассчитывает бухгалтерия. Но сотруднику тоже полезно знать, откуда берутся все суммы и какое самое выгодное время для отпуска. Это поможет проверить расчеты бухгалтера и понять, какие есть способы получить больше отпускных.

Общая формула расчета

Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.

Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.

Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.

100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 рубля

А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход и пропущенные дни.

Общая формула расчета отпускных выглядит так:

Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска

Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Ниже расскажу о том, как это сделать, но если не хотите читать, а хотите считать, то вот вам калькулятор:

Вычислить доход за расчетный период

При подсчете дохода учитывают все выплаты за работу — оплату по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.

Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Если вы работаете в компании менее года, учитывают период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными — сложнее. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда премию зачтут только за февраль и март.

Но в доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.

Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает «зарплату в конверте», отпускные могут рассчитывать только от официальной части дохода.

Рассчитать, сколько дней отработано

При расчете учитывают время фактической работы, выходные, праздники или дни, которые работник взял за свой счет, если их было не больше 14. Дни отпуска без сохранения зарплаты, превысившие этот лимит, в расчет не включаются. Если работника незаконно отстранили от работы или уволили, но потом восстановили, дни вынужденного прогула также входят в стаж работы, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В отработанные дни не входит время, когда вы не работали — как с сохранением зарплаты, так и без оплаты: были в отпуске, в том числе по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, получали пособие по беременности и родам или отсутствовали на работе без уважительных причин.

Количество отработанных дней = 29,3 х Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью

Коэффициент 29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью находят так:

(Общее количество дней в месяце — количество неотработанных дней) / Общее количество дней в месяце х 29,3

Николай собирается в отпуск с 1 августа на 28 дней. За последний год он уходил на недельный больничный в апреле и в оплачиваемый отпуск на 28 дней в сентябре.

Николай отработал 10 полных месяцев.

Количество полных месяцев: 10

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью:

Читайте также:
Стили управления руководителя в организации — как работать с персоналом

сентябрь: (30 − 28) / 30 × 29,3 = 1,95

апрель: (30 − 7) / 30 × 29,3 = 22,46

Количество отработанных дней = 10 месяцев х 29,3 + 1,95 + 22,46 = 317 дней

Рассчитать среднедневной заработок и отпускные

Среднедневной заработок = Доход за расчетный период / Количество отработанных дней

За год без учета больничных Николай заработал 1 млн рублей.

Среднедневной заработок = 1 000 000 Р / 317 дней = 3155 Р

Отпускные = 3155 Р × 28 дней = 88 340 Р

Отпускные, как и другие доходы, облагаются налогом в размере 13%.

Официальные праздники — 1—8 января , 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября — не учитываются и не оплачиваются. Например, если сотрудник взял отпуск на 14 дней с 1 июня, 12 июня считать не нужно, а выйти на работу можно 16 числа.

Если случай более сложный, например, человек болел в праздничные дни или во время отпуска, или не знает, как учесть доход, лучше поискать подходящие формулы и калькуляторы в интернете. Или довериться отделу кадров и бухгалтерии.

Как путешествовать во время пандемии

Что делать, чтобы отпускные были больше

Отпускные начисляются не так, как зарплата. Зарплата одинакова в любом месяце: за январь и июль сотрудник зарабатывает одну и ту же сумму. Но чем меньше в месяце рабочих дней, тем дороже стоит каждый из них. Поэтому отпуск в такие месяцы брать невыгодно.

Если хотите, чтобы отпускные были больше, следуйте главному правилу — уходите в отпуск в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней. Например, в 2019 году это апрель, июль, август, октябрь и ноябрь. Чтобы рассчитать все точнее — можно заглянуть в производственный календарь.

А вот официальные праздники, наоборот, лучше не захватывать — они хоть и увеличивают продолжительность отдыха, но зато не включаются в число календарных дней отпуска, а следовательно, не оплачиваются. Если берете отпуск в январе, потеряете 10—20% дохода.

Сравним отпуска в 21 день в январе и июле. Если взять отпуск с 9 по 29 января, фактически будете отдыхать целый месяц с 1 по 29 января, и у вас еще останется про запас неделя отпуска. При зарплате 50 000 Р без учета пропущенных дней получите отпускных примерно 35 826 Р + зарплату за два отработанных дня 5 882 Р . Итого 41 708 Р .

Среднедневной заработок = 50 000 / 29,3 = 1706 Р

Отпускные = 1706 Р × 21 = 35 826 Р

Зарплата за 2 отработанных дня = Оклад / Количество рабочих дней × Количество отработанных дней = 50 000 Р / 17 × 2 = 5882 Р

Если возьмете отпуск с 9 по 29 июля, сумма отпускных составит те же 35 826 Р , но вдобавок вы еще получите зарплату за семь отработанных дней с начала июля — 15 909 Р . Итого 51 735 Р . Это на 1735 Р больше зарплаты и на 10 027 Р больше дохода за январь, если бы вы предпочли отдохнуть в нем — 20% разницы. Правда, если взять отпуск в январе, то и отдыхать за счет праздников вы будете дольше.

Но есть один период, когда вы можете и получить хорошие отпускные, и много отдохнуть — это конец декабря.

Если возьмете отпуск в июне на 14 дней с 1 по 14, то при зарплате в 50 000 Р получите 23 890 Р отпускных и 28 571 Р зарплаты. Итого 52 461 Р .

Если возьмете отпуск на 8 дней с 24 по 31 декабря, получите отпускных 13 651 Р и зарплату 38 095 Р . Итого 51 746 Р . Но при этом у вас впереди будут еще новогодние каникулы.

У большинства профессий отпуск составляет 28 дней, которые можно разделить на части, но одна из них должна быть не менее 14 дней, а остальные вы можете отгулять хоть по одному дню — если договоритесь с работодателем.

Правда Минтруд хотя и не запрещает напрямую так сильно дробить оставшуюся часть отпуска, все же рекомендует отказаться от чрезмерного деления отпуска на части. Потому что в этом случае работник не сможет воспользоваться отдыхом и восстановить свою трудоспособность.

Дробление отпуска в зависимости от выходных и рабочих дней тоже может повлиять на общую сумму, которую получите, но разница будет незначительная.

Дробить отпуск можете как вы, так и работодатель, только руководству для этого нужно ваше согласие, а вам его — нет. «Дробление» отпуска в зависимости от выходных и рабочих дней тоже может повлиять на общую сумму, которую получите, но разница будет незначительная.

Дробя отпуск, можно получать удобные для себя сочетания отпуска и выходных. Например, оформить отпуск с понедельника по пятницу — тогда будете отдыхать целую неделю, но сэкономите два дня. Если сделать так еще раз, у вас будет уже четыре «сэкономленных» дня — почти рабочая неделя. Если присоединить их к выходным, сможете отдыхать шесть дней. Минус — в этом случае выходные не оплачивают. Их оплатят, только если отпуск захватит выходные — то есть будет с понедельника по воскресенье.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: