Положение об архиве организации: образец

Разрабатываем положение об архиве

Типовое положение об архиве — это документ, который определяет порядок хранения бумаг, появившихся в процессе деятельности предприятия. Не каждый экономический субъект обязан разрабатывать такой внутренний акт, но в случае необходимости очень важно его правильно составить и утвердить.

  • Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
  • Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
  • Срок действия справки на коронавирус
  • Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
  • Из чего состоит зарплата учителя

Нормативная база

Зачем это нужно

Любой факт экономической деятельности предприятия подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых компанией. Для ознакомления с правилами хранения документации рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:

  1. Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление.
  2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР №105 29.07.1983. Несмотря на то что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования.
  3. Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот приказ потребуется, если необходимо составить, например, документ для школы или суда.
  4. Приказ Федерального архивного агентства №42 от 11.04.2018, где представлено примерное положение об архивном деле в организации. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот приказ — основной.
  5. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
  6. Прочие.

В Федеральном законе №125-ФЗ от 22.10.2004 заявлено, что предприятия вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.

Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем утвердить положение об архиве, где будут четко описаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты работы архивного отдела.

Как разработать и что включить

За организацию архивного дела по закону отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда №37 от 21.08.1998, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такой документ, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.

Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие установлены требования к содержанию. Но есть примерный документ от Росархива (типовой) с указанием, что регулирует положение об архиве организации, который рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:

  1. Общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел.
  2. Документация, которая должна попадать на хранение.
  3. Задачи и функции архивного отдела в компании. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища.
  4. Права. Среди них:
    • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
    • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
    • выдача документации, попавшей на хранение.

Образец положения об архиве организации, разработанный с учетом рекомендаций чиновников

Как утвердить

Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.

Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.

Читайте также:
Положение о производственном контроле по промышленной безопасности: образец

Особенности архивирования документов в организации

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Архив организации
  2. Архивирование без архива
  3. Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Читайте также:
Отпуск без сохранения заработной платы – ТК РФ, максимальный срок

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
  • одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

  • срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
  • текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Постановление от 29 января 2022 года № 1

Об утверждении Положения об архиве администрации

Нижнебузулинского сельсовета

Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», в целях обеспечения сохранности документов администрации Нижнебузулинского сельсовета, администрация Нижнебузулинского сельсовета , –

  1. Утвердить Положение об архиве администрации Нижнебузулинского сельсовета , согласно приложению к настоящему постановлению.
  2. Постановление главы администрации от 15.04.2013 года № 25 « Об утверждении Положения «Об архиве администрации Нижнебузулинского сельсовета», положение «О постоянно действующей экспертной комиссии», о составе экспертной комиссии (эк) администрации Нижнебузулинского сельсовета» считать утратившим силу .
  3. Назначить ответственным лицом за формирование архива администрации сельсовета, ведущего специалиста администрации.
  4. Обнародовать настоящее постановление на информационных стендах и официальном сайте администрации Нижнебузулинского сельсовета в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
  5. Постановление вступает в силу со дня его подписания
  6. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

Глава администрации А. А. Сиваев

к постановлению администрации Нижнебузулинского сельсовета

от «29» 01.2022 № 1

об архиве администрации Нижнебузулинского сельсовета

I. Общие положения

1.1. Положение об архиве Администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – положение) разработано на основании приказа Росархива от 11.04.2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации».

1.2. Архив Администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – Администрации сельсовета) создаётся в целях осуществления хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации сельсовета, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Свободненского района, источником комплектования которого выступает Администрация сельсовета.

1.3. Архив Администрации сельсовета в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива администрации сельсовета

2.1. Архив администрации сельсовета хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации сельсовета;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций-предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учётные документы Архива Администрации сельсовета.

Читайте также:
Перенос убытков на будущее по налогу на прибыль организации: процедура, проводки

III. Задачи Архива администрации сельсовета

3. К задачам Архива администрации сельсовета относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.

3.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности администрации сельсовета.

3.3. Учёт документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив Свободненского района.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел и своевременной передачей их в Архи в администрации сельсовета.

IV. Функции Архива администрации сельсовета

4. Архив администрации сельсовета осуществляет следующие функции:

4.1. Организует приём документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации сельсовета, в соответствии с утверждённым графиком.

4.2. Ведёт учёт документов, находящихся на хранении в Архиве администрации сельсовета.

4.3. Представляет в муниципальный архив Свободненского района учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве администрации сельсовета документов Архивного фонда Российской Федераци и и других архивных документов.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации сельсовета, о бразовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации сельсовета.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации сельсовета описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе Администрации сельсовета описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утверждённые (согласованные) ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области или муниципальным архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив Свободненского района.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации сельсовета в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации сельсовета.

4.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов Архива администрации сельсовета.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел для работы или во временное пользование.

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдаёт архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведёт учёт использования документов Архива администрации сельсовета.

4 .14. Создаёт фонд пользования Архива администрации сельсовета и организует его использование.

4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации сельсовета.

4.16. Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.17. Оказывает методическую помощь:

а) работнику делопроизводства администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам администрации в подготовке документов к передаче в Архив администрации сельсовета.

V. Права Архива администрации сельсовета

5. Архив администрации сельсовета имеет право:

а) представлять руководству администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в Архиве администрации сельсовета;

б) запрашивать у работников администрации сведения, необходимые для работы Архива администрации сельсовета;

в) давать рекомендации работникам администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации сельсовета;

г) информировать работников администрации о необходимости передачи документов в Архив администрации сельсовета в соответствии с утверждённым графиком;

РАСПОРЯЖЕНИЕ 21.03.2018 № 27 Об утверждении Положения об архиве организации-источника комплектования государственного архива

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СОВЕТСКОЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ

Об утверждении Положения об архиве

На основании федерального закона от 22.04.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», Приказов Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», Законом Кировской области от 02.03.2005 № 313 «Об архивном деле в Кировской области» :

Читайте также:
Передача персональных данных третьим лицам и ответственность за неё

1. Утвердить Положение об архиве организации-источника комплектования государственного архива в администрации муниципального образования Советское городское поселение Советского района Кировской области.

2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на ведущего специалиста Муратову Т.А.

Глава администрации муниципального

образования Советское городское

поселение Н.А. Малков

Утверждено
распоряжением администрации
муниципального образования Советское

городское поселение Советского

района Кировской области
от 21.03.2018 № 27

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ муниципального образования Советское городское поселение Советского района Кировской области

1. Общие положения.

Документы администрации муниципального образования Советское городское поселение Советского района Кировской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, по истечении сроков их временного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в архив Советского муниципального района.

В соответствии с п. 17 ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. 30.03.2015) “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации” до передачи на государственное хранение документы временного срока хранения до момента их уничтожения, а также документы по личному составу хранятся в администрации муниципального образования Советское городское поселение временно в пределах, установленных ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Администрация муниципального образования Советское городского поселение (далее – Администрация) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе деятельности администрации. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение в архив Советского муниципального района Кировской области.

Для хранения, учета, использования, отбора, упорядочения и подготовки к передаче на государственное хранение документов, имеющих историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, образующихся в процессе деятельности администрации создается архив. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет бюджета администрации. Организация работы архива администрации возлагается на ответственного специалиста за архив. Ответственный за архив назначается главой городского поселения.

Контроль за деятельностью архива администрации городского поселения осуществляет глава городского поселения. В своей работе архив администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Кировской области, муниципальными правовыми актами администрации городского поселения, правилами и другими нормативно-методическими документами районного архива, и настоящим Положением.

Архив работает по планам и номенклатуре, утвержденным главой городского поселения под его контролем и отчитывается перед ним в своей работе.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации осуществляет архив Советского муниципального района.

2. Состав документов архива.

2.1. В архив поступают следующие документы:

2.2. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности администрации городского поселения и городской Думы; документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу.

2.3. Документы, регламентирующие работу администрации и порядок работы архива.

2.4. Справочные и отчетные документы по работе администрации.

3. Задачи архива.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.2. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.3. Учет, контроль за обеспечением сохранности, создание документов архива, использование документов хранящихся в архиве.

3.4. Подготовка и своевременная передача документов на хранение в архив Советского муниципального района с соблюдением требований действующего законодательства.

3.5. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации городского.

4. Функции архива.

4.1. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.2. Организует работу по составлению номенклатуры дел администрации городского поселения и городской Думы.

4.3. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел специалистами администрации городского поселения.

4.4. Составляет и направляет на согласование в архив Советского района опись №1 (дел постоянного хранения), опись №2 (дел по личному составу), для последующего предоставления на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии.

4.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, находящихся на ведомственном хранении, и периодически организует проверку наличия и состояния дел.

Читайте также:
Отказ от флюорографии на работе

4.6. Организует подготовку и своевременную передачу архивных документов постоянного срока хранения по описи №1 в архив Советского муниципального района Кировской области в соответствии с утвержденным графиком передачи дел.

4.7. В установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

4.8. Информирует главу и специалистов администрации городского поселения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования; исполняет запросы социально-правового характера физических и юридических лиц, в установленном порядке выдает архивные копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.9. Ежегодно представляет в архив Советского муниципального района Кировской области сведения о составе и объеме документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на ведомственном хранении (паспорт архива), в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

5.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в администрации городского поселения.

5.3. Требовать от специалистов администрации городского поселения своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

5.4. Запрашивать от работников структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.

6. Ответственность за работу архива.

6.1. Ответственный за архив совместно с главой городского поселения несет ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, а также за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением.

Примерное положение об архиве

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ “_____________” создается Архив.

1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.3. Архив документов организации (далее – Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения.

1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения – в зависимости от организационной структуры управления).

1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

На должность заведующего назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.6. Заведующий Архивом:

1.6.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.

1.6.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

1.6.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

1.6.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

1.6.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

1.6.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

1.6.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

1.6.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

1.6.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

1.6.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

1.6.11. Составляет установленную отчетность.

1.6.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

1.7. В период отсутствия Заведующего Архивом его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.

1.8. Структура и штат архива определяются штатным расписанием Организации в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.

1.9 Архив в своей деятельности руководствуется:

1.9.1 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

1.9.2 Уставом организации (Положением об организации).

1.9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.

1.9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.9.5 Коллективным договором.

1.9.6 Настоящим Положением.

1.10. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Организации.

1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

Читайте также:
Ошибка в трудовом договоре: как исправить

1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

1.13. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

В архиве организации составляются:

– план работы на год;

– график приема дел в архив организации;

– график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;

– паспорт архива организации.

1.14. В состав документов архива входят:

– документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации; документы, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;

– документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;

– документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации;

– служебные и ведомственные издания;

– научно-справочный аппарат к документам архива.

1.15. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. Прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом.

1.16. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель организации или его заместитель.

2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Задачами архива организации являются:

2.1. Комплектование архива документами.

2.2. Учет и обеспечение сохранности документов.

2.3. Обеспечение использования документов.

2.4. Подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.

2.5. Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива.

В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:

3.1. Составляет и ежегодно уточняет список организаций – источников комплектования (для объединенного архива).

3.2. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива.

3.3. Учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов.

3.4. Осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее – фондирование) принятых в архив документов и дел.

3.5. Обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел.

3.6. Составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве.

3.7. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов.

3.8. Участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива.

3.9. Проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, – государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации.

3.10. Подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь.

3.11. Представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.

3.12. Осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях – источниках комплектования архива установленным требованиям.

3.13. Осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива.

3.14. Участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

3.15. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива.

Читайте также:
Форма ПМ статистика

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

4.1. Анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации.

4.2. Требовать от структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива необходимые для работы сведения.

4.4. Вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

5.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам:

– передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);

– поиска необходимых документов, информации;

– возвращения документов в архив;

5.2. С канцелярией по вопросам:

– ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);

– получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;

5.3. Со службой документационного обеспечения управления (ДОУ):

– осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях – источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации;

5.5. При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на архив задач и функций несет заведующий архивом.

6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Положение об адаптации персонала

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

МЕНЕДЖМЕНТ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ

Порядок адаптации персонала ООО “Т”

1. Область применения

1.1 Настоящий стандарт регламентирует действия по проведению адаптационной работы с вновь поступающим персоналом или персоналом приступившим к работе в на новом рабочем месте либо в измененных условиях труда ООО “Торговый дом “Крестьянка” (далее Общество).
1.2 Положения стандарта подлежат применению всеми руководителями Общества.
1.3 Ответственность за поддержание настоящего стандарта в актуальном состоянии возлагается на менеджера по административным вопросам.

2. Определения
В настоящем СТП применяют следующие термины с соответствующими определениями:
адаптация персонала – это процесс приспособления потребностей, ценностей и профессиональных компетенций сотрудников к требованиям, предъявляемым к ним организацией в соответствии с ее стратегическими целями и ценностями;
адаптант – человек, приспосабливающийся к новым условиям ;
сработанность с коллективом – основные критерии: понимание адаптантом прописанных и не прописанных норм и правил поведения и взаимодействия, действующих в коллективе, целей работы коллектива.

3. Сокращения
В настоящем стандарте применяют следующие сокращения:
НД – нормативный документ;
ООО – Открытое акционерное общество;
СП – структурное подразделение
СТП – стандарт предприятия;
УК – Управление кадров.

4. Порядок адаптации персонала
4.1 Необходимость в адаптационной процедуре
4.1.1 Адаптационная процедура необходима для снижения экономических потерь предприятия, связанных с длительностью периода приобретения работниками достаточных навыков работы на рабочем месте и достижения плановой производительности труда.
4.1.2 Ответственность за организацию работы с адаптантами возлагается на непосредственных руководителей.
4.1.3 Адаптационную процедуру начинают:

  1. для вновь принятых работников начинают с собеседования кандидата на вакантную должность с руководителем подразделения, согласно пункта 4.2.
  2. для работников с выхода приказа о внедрении изменений в технологии работ, согласно пункта 4.4.

4.2. Собеседование
4.2.1 Вновь поступающий работник в обязательном порядке должен пройти собеседование с руководителем СП.
4.2.2 В ходе собеседования руководитель подразделения доводит следующую информацию (в устной форме):

  1. о реально сложившемся уровне оплаты труда и системе оплаты, ближайших перспективах роста заработной платы;
  2. о перспективах должностного роста;
  3. о возможностях повышения квалификации;
  4. об условиях труда на рабочем месте и состоянии оборудования.

4.3 Введение в коллектив
Введение работника в коллектив проводит непосредственный руководитель в течение первых трех дней работы. Оно включает в себя:

  1. представление работника коллективу;
  2. знакомство с работниками, связанными технологической цепочкой с вновь принятым работником;
  3. пространственное знакомство с подразделением (границы Общества, места расположения администрации, места общего пользования);
  4. ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка;
  5. ознакомление с графиком работы;
  6. ознакомление с порядком получения инструмента (канцелярских товаров);
  7. ознакомление с порядком получения спецодежды, продуктов, средств индивидуальной защиты, моющих средств (если они положены);
  8. ознакомление с правилами техники безопасности применительно к конкретному рабочему месту с указанием возможных источников опасности;
  9. разъяснение его должностных обязанностей согласно должностной инструкции;
  10. ознакомление с технологическим процессом и выполнением должностных обязанностей;
  11. ознакомление со всеми нормативными документами, требования которых непосредственно касаются данного работника.
Читайте также:
Счёт на оплату: образец заполнения от ИП и ООО

4.4 Профессиональная подготовка
4.4.1 Профессиональная адаптация сотрудника выражается в овладении им специальностью, профессиональными навыками. На данном этапе генеральный директор определяет необходимую программу адаптации сотрудника, ответственные лица выполняют намеченные мероприятия по адаптации проставляют соответствующие отметки в “Плане адаптации сотрудника” оформленного в соответствии с приложением А.
4.4.2 За производственное обучение (индивидуальное) отвечают инструкторы производственного обучения.
4.4.3 Для проведения производственного обучения руководитель СП рекомендует генеральному директору кандидатуры инструкторов производственного обучения.
4.4.4 Генеральный директор оформляет отношения обучаемого с инструктором производственного обучения своим приказом, в котором указывает:

  1. на накую должность учеником принимается обучаемый;
  2. ФИО и должность инструктора производственного обучения;
  3. сроки проведения обучения и дату сдачи квалификационных экзаменов;
  4. программу адаптации обучаемого (см. приложение А)

4.4.4 Инструктор производственного обучения СП проводит занятие на рабочем месте. В процессе обучения работника инструктор производственного обучения координирует и проводит подготовку работника в соответствии с утвержденной программой адоптации (производственного обучения).
4.4.5 Непосредственный руководитель еженедельно в течение первого месяца, в дальнейшем – ежемесячно информирует работника о его достижениях в устной форме. Еженедельные встречи проводят в последний рабочий день недели (по итогам работы за неделю), ежемесячные встречи проводят 15-20 числа. Информирование включает:

  1. производительность труда (выполнение норм выработки);
  2. качество работы;
  3. оценка сложности выполняемой работы;
  4. разъяснение по размеру полученной по итогам месяца заработной платы.

4.5 Подведение итогов адаптации
4.5.1 Адаптация считается полноценной, если достигнуты следующие цели:
1) Профессиональная подготовка (овладение специальностью):

  1. знание требований технологии выполняемых работ;
  2. устойчивое выполнение норм выработки;
  3. высокое качество выполнения работ;

2) Соблюдение норм жизни коллектива:

  1. дисциплинированность и организованность (отсутствие прогулов и опозданий, нарушений технологической дисциплины, правил техники безопасности);

З) Социальная активность адаптанта:

  1. хозяйское, бережливое отношение к частной собственности;
  2. экономии сырья, электроэнергии, топлива, материалов.

4.5.2 По завершении выполнения всех мероприятий и истечении срока адаптационного периода наставник оформляет и представляет “Отзыв” коммерческому директору (см. Приложение Б) для рассмотрения вопроса о завершении испытательного срока.
Наставник сдает “Отзыв” коммерческому директору в указанный срок и в графе “рекомендации” отмечает уровень готовности молодого специалиста.
4.5.3 Коммерческий директор рассматривает “Отзыв”, проводит беседу с наставником и новым сотрудником, чтобы принять одно из решений:

  1. о возможности проведения экзамена и о снятии испытательного срока;
  2. о дальнейшей профессиональной подготовке;
  3. о несоответствии работника ввиду неудовлетворительного завершения периода адаптации.

4.5.4 В случае неудовлетворительного результата экзамена или при отрицательном “Отзыве” наставника новому сотруднику предлагают увольнение по собственному желанию или как не выдержавшему испытательный срок. При успешном же результате новый сотрудник утверждается в должности и его испытательный срок считается пройденным, а все материалы коммерческий директор передает менеджеру по административным вопросам для формирования личного дела нового сотрудника.

Приложение А

(обязательное)

Форма плана адаптации сотрудника и пример ее заполнения

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО “ТД “Крестьянка”
__________ С.Л. Кожин
“___”____________ 200_г.

План адаптации сотрудника

На период с ___________________ по _________________
Ф.И.О. ___________________________________________________________________
Подразделение_____________________________________________________________
Должность ________________________________________________________________
Дата начала работы _________________________________________________________
Дата окончания испытательного срока _________________________________________
Ф.И.О. наставника __________________________________________________________
Должность наставника ______________________________________________________

С планом адаптации ознакомлены:
Работник _________________________________________ “___”____________ 200_г.
Наставник _________________________________________ “___”____________ 200_г.
Руководитель ______________________________________ “___”____________ 200_г.

Приложение Б

(обязательное)

Форма отзыва об адаптанте.

Б.1 Титульный лист

Отзыв

(заполняется наставником по истечении срока наставничества и
рассматривается при завершении испытательного срока)
Внимание!
Содержание отзыва является конфиденциальным

Ф.И.О. нового сотрудника ___________________________________________________
Отдел _____________________________________________________________________
Должность _________________________________________________________________
Дата приема на работу ____________________
Дата заполнения отзыва____________________
Ф.И.О. наставника____________________________________________________________
Уважаемый наставник, оцените степень выраженности личностных и деловых качеств

Положение об адаптации новых сотрудников.

Хорошо продуманный процесс адаптации позволяет сотрудникам быстрее “прижиться” в компании и выйти на уровень своей максимальной эффективности. По сути, совершенствование данного периода нужно скорее не новичкам, а самой организации, т. к. именно она заинтересована в получении максимальной отдачи от своих сотрудников.

Читайте также:
Правила внутреннего трудового распорядка — особенности составления

При планировании сопровождения на данном этапе необходимо продумать каждую мелочь. Выстроенный на высоком уровне данный процесс – это мощный инструмент для создания позитивного имиджа компании, а также мотивации к работе.

Как правило, кадровая политика, касающаяся периода адаптации прописывается в виде «положения об адаптации», которое позволяет стандартизировать и утвердить процесс прохождения испытательного срока на всех организационных уровнях. В качестве примера может быть рассмотрен документ, приведенный ниже.

Положение об адаптации вновь принятых сотрудников.

1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение предназначено для внедрения единой процедуры адаптации во всех структурных подразделениях ООО « ».
1.2. Процедура адаптации работников ООО « » направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа компании, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.
1.3. Продолжительность адаптационного периода по времени совпадает со сроком испытания, если таковой при заключении трудового договора соглашением сторон устанавливается работнику.
1.4. Данное Положение должны знать и использовать в своей работе ответственные за адаптацию сотрудники компании:
– Руководители структурных подразделений;
– Сотрудники компании, назначаемые наставниками вновь принятых сотрудников;
– Сотрудники отдела персонала.
1.5. Функция управления адаптацией вновь принятых работников ООО « » возлагается на менеджера по персоналу.

2. Программа работы с сотрудником на период испытательного срока
2.1. Критерий эффективности прохождения испытательный срок (далее – ИС) будет определяться по 2 показателям:
– критерий эффективности работы – выполнение плана работы на период ИС
– критерий эффективной адаптации – положительное заключение менеджера по персоналу
– результат социометрии
2.2. Критерий эффективности работы определяется выполнением плана работы на испытательный срок, который составляет и контролирует его выполнение непосредственный руководитель. (Форма 1 в конце положения).
Составляется календарь встреч с непосредственным руководителем по принципу: первая неделя – каждый день после рабочего дня, вторая неделя – 1 раз в неделю и т.д.
Цель встреч – координирование работы сотрудника, определение сильных и слабых сторон в работе, фокусирование сотрудника на результат.
2.3. Критерий эффективной адаптации определяется планом работы с менеджером по персоналу. Составляется календарь встреч с менеджером по персоналу по принципу: первая неделя – в первый рабочий день и в конце недели после встречи с непосредственным руководителем, вторая и последующие недели испытательного срока – в конце каждой недели.
Цель встреч – помочь человеку быстрее и легче адаптироваться в компании. А также определить сильные стороны человека и стороны, которые необходимо развивать для успешной работы, определить его мотивацию, потенциал.
2.4. Социометрия. Сотрудники, с которыми «новичок» работал и общался в период ИС анонимно оценивают его по предложенной схеме (Форма 2. в конце положения).
Цель социометрии: понять насколько «новенький» легко создает отношения, адаптируется и справляется с возникающими трудностями.

После прохождения испытательного срока непосредственный руководитель заполняет лист Оценки работника после прохождения ИС (Форма 3. в конце положения).
Менеджер по персоналу проводит социометрию. Он предоставляет свое заключение и результат социометрии.
В последний день ИС проводится собрание: непосредственный руководитель и менеджер по персоналу. На собрании решается вопрос о дальнейшем сотрудничестве с сотрудником и определяется его план дальнейшего развития, разрабатываются критерии оценки его работы.

3. Порядок проведения адаптации
3.1. Программа адаптации сотрудников состоит из трех основных частей – общей, технической и индивидуальной, и рассчитана на весь испытательный срок.
3.2. Общая часть предполагает формирование общего представления о компании, особенностях взаимоотношений компании и работника. Проводится в 1-й день работы сотрудника и состоит из 3-х этапов.
3.2.1. Оформление документов о приеме на работу.
Основной задачей данного этапа является оформление трудовых отношений с сотрудником. Для этого сотруднику необходимо заполнить и подписать в Отделе персонала в первый день работы следующие документы: анкету, личную карточку, заявление о приеме на работу, трудовой договор, договор о материальной ответственности (если нужно). Документы оформляются при наличии у сотрудника трудовой книжки, паспорта, копии диплома (аттестата), ИНН, свидетельства пенсионного фонда, военного билета, копии свидетельства о рождении детей, справки о доходах с последнего места работы.
Сотрудник заполняет анкету «ККС», которая передаётся в отдел системного администрирования для получения личного пароля доступа в сеть.
Данные сотрудника передаются менеджером по персоналу секретарю на «ресепшн» (ФИО, электронный адрес, должность, отдел).
3.2.2. Введение в организацию.
В течение этапа введения в организацию новые сотрудники должны быть ознакомлены с организационной структурой компании, правилами внутреннего трудового распорядка организации, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовым функциям работника, порядком оплаты и стимулирования труда, порядком оплаты отпуска и больничных листов, с краткой историей, основными положениями корпоративной культуры ООО « ». Для ознакомления вновь принятому сотруднику вручается диск с презентацией компании (либо презентация скачивается с сетевого диска). В презентацию входит следующая информация:
• Информация о компании;
• Структура ООО « »;
• Схема расположения офисных помещений;
• Список сотрудников компании с указанием их служебных телефонов;
• Корпоративные правила;
• Правила пользования локальной сетью, Интернет, междугородней и мобильной связью;
• Правила пропускной системы.
3.2.3. Введение в подразделение.
После знакомства с компанией, сотрудник Отдела персонала представляет нового сотрудника коллективу компании и показывает основные помещения офиса. Руководитель подразделения обязан ознакомить сотрудника с функциями и структурой отдела, порядком взаимодействия отдела с другими подразделениями компании, должностными обязанностями вновь принятого сотрудника. Руководитель определяет задачи сотрудника на период испытательного срока, степень его ответственности и критерии оценки успешности прохождения процесса адаптации, показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов и других рабочих материалов общего пользования. Сотрудник Отдела системного администрирования регистрирует нового сотрудника в качестве пользователя сети компании, определяет внутренний номер и проводит инструктаж по использованию технических средств, включая ограничения по пользованию.

Читайте также:
Передача персональных данных третьим лицам и ответственность за неё

3.3. Техническая часть.
Данный раздел касается новых сотрудников коммерческого отдела (менеджеров по продажам), а также менеджеров по работе с клиентами (эккаунт-менеджеры).
Включает в себя детальное ознакомление с услугами компании, спецификой предоставления тех или иных услуг, цен и тарифов, особенностями работы с теми или иными заказчиками-клиентами и т.д.
Данный этап проводится в первые дни адаптационного периода и может длиться от 1 до 3 рабочих дней.

3.4. Индивидуальная часть.
Включает в себя более детальное ознакомление с деятельностью компании, более детальное ознакомление с должностью и спецификой предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности. Индивидуальная программа адаптации рассчитана на оставшийся период прохождения испытательного срока, определяется непосредственным руководителем, и включает 2 этапа.
3.4.1. Назначение наставника.
Для надлежащей организации процесса адаптации вновь принятому работнику из числа персонала структурного подразделения по представлению руководителя этого подразделения, может назначаться наставник. По окончании испытательного срока наставник (либо непосредственный руководитель) оценивает работу нового сотрудника, заполняет Бланк аттестации и передает в Отдел персонала.
3.4.2. Вхождение в должность.
Этот этап предполагает полное освоение сотрудником своих должностных обязанностей, хорошую ориентацию в компании, ее деятельности и структуре.

4. Аттестация по результатам испытательного срока.
4.1. В целях подведения итогов адаптации менеджер по персоналу организует проведение аттестации по результатам испытательного срока.
4.1.1. За 5 рабочих дней до окончания испытательного срока сотрудника менеджер по персоналу оповещает сотрудника и ответственных за его адаптацию о дате проведения аттестации по результатам испытательного срока, выдает сотруднику бланк Отчета, руководителю подразделения – Бланк аттестации сотрудника.
4.1.2. Сотрудник Отдела персонала на основании опроса ответственных за адаптацию заполняет бланк Общей оценки сотрудника и передает руководителю подразделения.
4.1.3. Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы, принят коллективом, принимает и разделяет корпоративные ценности Компании.
4.1.4. На основании данных опроса об успешности прохождения сотрудником испытательного срока Генеральный директор/Коммерческий директор/Руководитель подразделения принимает решение об увеличении заработной платы в соответствии с окончанием испытательного срока либо о продлении испытательного срока без увеличения зарплаты.
4.1.5. Если работник, проходящий первичную адаптацию, не справляется со своими обязанностями во время срока испытания и соответственно адаптационного периода, то по ходатайству руководителя структурного подразделения он может быть уволен (как не выдержавший испытания).
4.1.6. Руководитель структурного подразделения обязан в течение 2-х рабочих дней сообщить аттестуемому сотруднику результаты прохождения испытательного срока и рекомендации по дальнейшему вхождению в должность.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: