Опись передаваемых документов: образец

Как правильно составить опись передаваемых документов

Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение.

• Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
• Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
• Срок действия справки на коронавирус
• Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
• Из чего состоит зарплата учителя

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

• отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
• оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2022

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

• наименование организации, откуда исходит документация;
• наименование организации, куда передается пакет;
• дата составления перечня;
• порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
• общее количество листов для передачи;
• Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

• к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
• к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

• бухгалтерская отчетность;
• кадровые бумаги;
• уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

• порядковый номер бумаги;
• индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
• дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
• заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
• номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
• примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
• итоговое количество листов в передаваемом деле;
• дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

• крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
• срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Правила работы архивов организаций

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

Потребность в том, чтобы зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами. Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре. Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится. И в этом случае на выручку приходит опись.

1. Для чего нужно делать опись передаваемых документов
2. Нормы составления описи документов
3. Опись документов для передачи в налоговую
4. Опись документов для передачи в архив
5. Опись документов для передачи другой организации
6. Опись документов для отправки Почтой России

Для чего нужно делать опись передаваемых документов

Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде. Особенно если это происходит по обычной электронной почте.

Нормы составления описи документов

Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.

В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2022 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.

Опись документов для передачи в налоговую

При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде. Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает. Поэтому составить ее можно в произвольном виде. Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ ).

ВНИМАНИЕ

При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к. состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО.

Запросить в ИФНС акт сверки по налогам через интернет Запросить бесплатно

Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате. Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи. Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень.

Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения.

Опись документов для передачи в архив

При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов. Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России от 31.03.15 № 526. А порядок ее оформления достаточно детально описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

В частности, указано, что опись должна составляться на отдельном листе и подписываться составителем. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. А в конце описи должна быть итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется. Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).

Опись документов для передачи другой организации

Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.

Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону. Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления.

Опись документов для отправки Почтой России

Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф. 107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов. Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е. минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.

ВАЖНО

Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.

Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки. При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д. Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи. А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них.

Правила составления описи документов для ИФНС и контрагентов

При передаче документов в налоговую инспекцию или контрагентам необходимо зафиксировать этот момент на бумаге. Если документ передается только один, то на его втором экземпляре можно поставить штамп о приеме. Но если передается пакет документации, то так уже поступить нельзя. И в этом случае требуется составлять опись.

Зачем формировать опись передаваемых документов

Цель формирования описи документов — фиксация факта передачи документов адресату (госорганам или контрагентам). Обычно опись составляют в случаях, когда необходимо передать не один документ, а сразу несколько в комплекте.

Наиболее часто опись создается при работе с бумажными документами. Но она может формироваться и при пересылке сведений в электронном формате, особенно если обмен производится через обычную электронную почту.

Обменивайтесь с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет с помощью 1С:ЭДО.

Нормы формирования описи документов

Каких-либо законодательных норм или требований по заполнению описи документов нет. Соответственно, в зависимости от цели подачи документов могут применяться как унифицированные формы описи, так и разработанные самостоятельно принимающей или передающей стороной.

Однако в описи документов обязательно должна быть информация о наименовании и реквизитах каждого передаваемого документа, а также сведения о количестве экземпляров. Кроме того, вполне можно указать и иную необходимую информацию — количество листов в документе, общее количество листов всех документов, основания передачи и др.

Опись документов для ИФНС

При взаимодействии с ИФНС опись нужно составлять только при передаче бумажных документов. Каких-то особых требований к ней в законодательстве не установлено, поэтому опись можно составлять в произвольном виде.

При этом опись может быть или отдельным документом, или включаться в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@).

Важно! Если в ИНФС направляются электронные документы, опись не составляется, поскольку состав документов фиксируется используемым программным обеспечением.

В содержании описи желательно указать не только сведения о передаваемых документах (наименование, реквизиты, количество), но и информацию относительно оснований их передачи, а также отправителя и адресата. Следовательно, в описи будут данные о компании или ИП, которые передают документы, а также реквизиты требования или иного документа ИФНС, на основании которого нужно предоставить передаваемые документы, указанные в описи.

Также целесообразно не просто составить список передаваемых документов, но и пронумеровать их.

Сформированная таким образом опись будет дополнительно включать реквизиты компании или ИП, а также документа налоговой инспекции, по которому пакет документации передается. Грамотное оформление описи поможет в случае возникновения претензий или споров с налоговиками сориентироваться в перечне документов и оперативно подать требуемые пояснения или возражения.

Опись документов для архива

Если требуется составить опись документов для их передачи в архив, то по каждому делу формируется внутренняя опись включенных в дело документов. Форму этой описи можно посмотреть в приложении № 27 к правилам, утвержденным Приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526. Правила оформления данной описи регламентированы п. 3.6.17 Правил работы архивов компаний, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

К примеру, в правилах сказано, что опись составляется на отдельном листе и подписывается составителем. Внутренняя опись дела включает информацию о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов. В конце описи указывается итоговая запись с цифрами и прописью количества включенных документов и листов внутренней описи.

Однако в архивной описи не нужно указывать конкретное содержание документов. В дело включаются документы, имеющие одну и ту же разновидность, а потому вполне хватит заголовка (названия контрагента, ФИО сотрудника и т.д.).

Опись документов для контрагента

Для такой описи не установлено каких-либо особых правил ее формирования. Стороны могут согласовать форму описи, например, в качестве приложения к договору. Или же передающая сторона может разработать эту форму самостоятельно. Но обязательное требование к описи — в ней должно быть понятно, какое количество документов передается, в связи с чем, от кого и кому.

В описи могут быть не только реквизиты документов, но и дополнительная информация, к примеру, об основаниях передачи. Для этого можно сделать ссылку на пункт договора или на переписку. Чтобы заверить опись документов, нужно указать ФИО, должность и подпись составителя, а также дату формирования описи.

Опись документов для отправки почтой

При передаче документов через Почту России отправлением с объявленной ценностью нужно использовать опись документов, указанную в приложении № 26 к порядку, утвержденному Приказом ФГУП Почта России от 07.03.2019 г. № 98-п. Согласно п. 6.1.1.1 при пересылке документов требуется в описи по форме 107 указать их название и реквизиты (при необходимости), а также количество листов в каждом документе. Затем по каждому документу присваивается стоимость оценки в руб. (минимум — 1 руб.). Далее определяется общая сумма — количество листов и сумма оценки.

Внимание! Опись по форме 107 нужно заполнить в 2-х экземплярах — оба подписываются отправителем.

В случае, когда количество документов больше строк в бланке описи, используются дополнительные бланки. На первом из них указывается пометка «лист 1», на последующих — в последовательности «лист 2» и т.д. В результате количество листов и сумма оценки ставятся только на последнем листе описи. Однако подпись отправителя ставится на всех листах описи.

Внимание! Бланк описи по форме 107 можно заполнить и распечатать на сайте Почты России.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Как сделать опись документов

Опись оформляют для того, чтобы зафиксировать факт передачи документов другому лицу. Например, сотруднику другого отдела, контрагенту, налоговой инспекции или специалистам фонда. В нашей статье вы узнаете, как правильно составить опись документов для различных целей, а также сможете скачать образцы и бланки этого документа.

Опись представляет собой обобщенный перечень документов, которые передаются другой стороне. Например, специалисту другого отдела, контрагенту в налоговую или фонд.
Данный документ в дальнейшем позволит подтвердить факт передачи перечисленных в списке документов и избежать споров со стороной, которая их приняла.

В личном деле сотрудников содержится значительный объем личных документов, поэтому для их учета составляют внутреннюю опись. Этот документ содержит перечень документов, которые содержатся в деле, их порядковые номер, индексы и количество листов.

При передаче пакета документов контрагенту или любой другой стороне целесообразно оформить опись передаваемых бумаг.
Такой документ поможет зафиксировать факт передачи всех документов, которые перечислены в основной части описи, и избежать дальнейших споров.

Юридически значимые документы принято отправлять ценным письмом или бандеролью с описью вложения и уведомлением о вручении адресату.

В этом случае специалисты почты выдают отправителю квитанцию, а с адресата берут расписку в получении письма. Уведомление и почтовая квитанция подтвердят даты отправки и получения документации.

Дата отправки особенно важна при передаче отчетности или других документов в налоговые органы, так как специалисты отсчитают срок представления по отметке почты о принятии отправления на описи вложения.

Текущие документы зачастую хранятся у ответственных сотрудников или менеджеров, которые с ними работают. После того как документация станет неактуальной, ее отправляют на хранение в архив, которым, как правило, заведует бухгалтерия.

Для того чтобы упростить работу бухгалтеру, ответственному за хранение документов, и подтвердить факт передачи юридически значимых бумаг, составляют так называемую архивную опись или же внутреннюю опись.

В случае передачи документов на бумаге в фонд составляют опись. Так вправе поступать страхователи, у которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий расчетный период составила менее 25 человек.

Если же среднесписочная численность сотрудников 26 и более, то сведения в фонд передаются через Интернет в форме электронных реестров.

В налоговые органы документы и информацию по требованию можно передать в электронном виде или на бумаге. Передавать истребуемую информацию необходимо вместе с сопроводительным письмом и описью.

Электронные документы можно передавать в инспекцию в формате xml-файлов или в виде скан-образов. При отправке документов составляют электронную опись, при отправке документов на бумаге – бумажную.

Опись необходима для того, чтобы доказать факт передачи документов налоговым органам. В случае повторного запроса уже представленных документов можно будет ответить отказом.

Порядок оформления описи для каждого случая будет отличаться. Рассмотрим подробно возможные варианты составления документов.

Внутреннюю опись документов вкладывают в личное дело сотрудника и заполняют по мере поступления новых документов.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке при их поступлении в кадры.

Перед сдачей дела в архив на описи делают итоговую запись с указанием количества документов, которые находятся в деле, и количества листов. Пописывает внутреннюю опись сотрудник, ответственный за ее составление.

Опись для контрагента составляют в произвольной форме. Единого шаблона не существует. Главное – указать в описи передаваемые документы и предусмотреть поля для подписания формы ответственными лицами.

Почтовую опись вложения оформляют на специальном бланке по форме 107 (приложение 26 к порядку приема и вручений внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п).

Бланк документа можно получить бесплатно в любом отделении почты либо скачать в формате PDF после регистрации на официальном сайте «Почты России».

Заполняют опись заявлений в двух экземплярах, на которых сотрудник почты поставит отметку о проверке вложений, номер почтового отправления и дату его принятия. Один экземпляр вкладывают в отправление, а второй возвращают отправителю.

В случае если в описи недостаточно строк для записи всех пересылаемых документов, разрешено заполнить несколько бланков с пометкой «лист 1», «лист 2». На последнем листе бланка описи подводят общий итог по количеству пересылаемых предметов и итоговой сумме.

Архивную опись можно составить в свободной форме. Обычно кроме типовых полей с названием и реквизитами в документ включают дополнительные, которые помогают оперативно находить документы.

Кроме того, в описи предусматривают места для подписи ответственных сотрудников.

Разработанную форму целесообразно сделать одним из приложений к учетной политике организации для целей бухучета.

Опись для фондов составляют на бланке из приложения 3 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2022 № 26. Заполняют опись следующим образом.

1. Сначала в документе указывают реквизиты страхователя – регистрационный номер, код подчиненности, ИНН (КПП) и фирменное наименование.

2. Затем проставляют название отделение фонда, в который передается документация по данной описи.

3. Далее записывают личные данные сотрудника — фамилию, имя, отчество и СНИЛС.
После этого пишут код выплаты, за которой обратился человек:
• «1» – пособие по временной нетрудоспособности;
• «2» – пособие по беременности и родам;
• «3» – единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности;
• «4» – единовременное пособие при рождении ребенка;
• «5» – ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
• «6» – пособие по временной нетрудоспособности в связи с травмами, несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием;
• «9» – отпуск застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

В самом конце указывают краткое наименование документов или сведений, которые прилагаются к описи, а также количество листов. Например, сведения о застрахованном лице, справка о заработке с предыдущих мест работы.

Итоговый вариант описи составляют в двух экземплярах. Один остается в фонде, другой, с отметкой о получении, у страхователя.

Важно учесть, что типовая форма не предназначена для случаев, когда страхователь передает в фонд следующую документацию:
• уведомление о прекращении права застрахованного лица на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
• документы в целях возмещения расходов на оплату дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами;
• документы для возмещения пособия на погребение.

В этих ситуациях разрешено оформлять сопроводительное письмо. Этот документ поможет зафиксировать факт передачи документов, их состав и количество.

Опись в налоговую можно составить в свободной форме, если документация будет предоставляться на бумаге. При этом целесообразно включить в бланк таблицу, которая будет содержать список предоставляемых документов с реквизитами, а также поля для подписей ответственных лиц.

В случае предоставления документации в электронном виде потребуется заполнить электронную опись по формату, который утвержден Приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

Наши специалисты подготовили примеры оформления описи документов для разных случаев. Скачайте образцы по ссылкам ниже.

Бланк описи документов

Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения. Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов. Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций. Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.

Для чего составляется опись документов

Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.

Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.

Чем полезна опись документов отправителю:

• подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
• конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
• позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).

Чем полезен акт приема-передачи получателю:

• подтверждает, что документы получены и приняты;
• упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
• помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
• становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.

Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

Как правильно составить опись передачи документов

Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.

Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

• наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
• стороны — отправитель и получатель;
• дата составления;
• список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
• подписи ответственных лиц.

После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

Какие реквизиты документов стоит указывать:

1. Полное наименование.
2. Дата и регистрационный номер.
3. Форма (оригинал или копия).
4. Количество листов.

Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.

Заверять опись печатью необязательно.

Скачать образец акта приема-передачи документов сторонней организации

Документ не относится к числу обязательных, поэтому и единой унифицированной формы для него нет. Каждая организация вправе подписывать его в произвольном виде или утвердить собственный бланк.

Скачать образец описи передаваемых документов: Опись документов (образец заполнения)

Заключение

Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец акта приема-передачи автомобиля

Образец акта на уничтожение документов

Образец Акта приема-передачи оказанных услуг

Порядок формирования личного дела работника

Образец акта приема передачи материалов подрядчику

Глава Б2.1. Оперативное обслуживание и производство работ

Глава Б2.1. Оперативное обслуживание и производство работ

Б2.1.1. Оперативное обслуживание электроустановок может осуществляться как местным оперативным или оперативно-ремонтным персоналом *(1) за которым закреплена данная электроустановка, так и выездным, за которым закреплена группа электроустановок.

Лицам из оперативно-ремонтного персонала, обслуживающим электроустановки, эксплуатируемые без местного оперативного персонала, при осмотре электроустановок, оперативных переключениях, подготовке рабочих мест и допуске бригад к работе и т.п. в соответствии с настоящими Правилами и “ПТЭ электроустановок потребителей” предоставляются все права и обязанности оперативного персонала.

Вид оперативного обслуживания, число лиц из оперативного персонала в смену или на электроустановке определяются лицом, ответственным за электрохозяйство, по согласованию с администрацией предприятия (организации) и указываются в местных инструкциях.

Б2.1.2. К оперативному обслуживанию электроустановок допускаются лица, знающие оперативные схемы, должностные и эксплуатационные инструкции, особенности оборудования и прошедшие обучение и проверку знаний в соответствии с указаниями настоящих Правил.

Б2.1.3. Лица из оперативного персонала, обслуживающие электроустановки единолично, и старшие в смене или бригаде, за которыми закреплена данная электроустановка, должны иметь группу по электробезопасности не ниже IV в установках напряжением выше 1000 В и III в установках напряжением до 1000 В.

Б2.1.4. Оперативный персонал должен работать по графику, утвержденному лицом, ответственным за электрохозяйство предприятия или структурного подразделения.

В случае необходимости с разрешения лица, утверждавшего график, допускается замена одного дежурного другим.

Б.2.1.5. Лицо из оперативного персонала, придя на дежурство, должно принять смену от предыдущего дежурного, а после окончания работы сдать смену следующему дежурному в соответствии с графиком.

Уход с дежурства без сдачи смены запрещается. В исключительных случаях оставление рабочего места допускается с разрешения вышестоящего лица из оперативного персонала.

Б2.1.6. При приемке смены оперативный персонал обязан:

а) ознакомиться по схеме с состоянием и режимом работы оборудования на своем участке путем личного осмотра в объеме, установленном инструкцией;

б) получить сведения от дежурного, сдающего смену, об оборудовании, за которым необходимо вести тщательное наблюдение для предупреждения аварии или неполадок, и об оборудовании, находящемся в ремонте или резерве;

в) проверить и принять инструмент, материалы, ключи от помещений, средства защиты, оперативную документацию и инструкции;

г) ознакомиться со всеми записями и распоряжениями за время, прошедшее с его последнего дежурства;

д) оформить приемку смены записью в журнале, ведомости, а также на оперативной схеме подписями лица, принимающего смену, и лица, сдающего ее;

е) доложить старшему по смене о вступлении на дежурство и о неполадках, замеченных при приемке смены.

Б2.1.7. Приемка и сдача смены во время ликвидации аварии, производства переключений или операций по включению и отключению оборудования запрещается.

При длительном времени ликвидации аварии сдача смены осуществляется с разрешения администрации.

Б2.1.8. Приемка и сдача смены при загрязненном оборудовании, неубранном рабочем месте и обслуживаемом участке запрещается.

Приемка смены при неисправном оборудовании или ненормальном режиме его работы допускается только с разрешения лица, ответственного за данную электроустановку, или вышестоящего лица, о чем делается отметка в оперативном журнале.

Б2.1.9. Лицо из оперативного персонала во время своего дежурства является ответственным за правильное обслуживание и безаварийную работу всего оборудования на порученном ему участке.

Б2.1.10. Старший по смене из оперативного персонала единолично или совместно с администрацией предприятия, цеха, участка обязан выполнять требования диспетчера энергосистемы, инспектора и дежурного предприятия “Энергонадзор” по снижению электрической нагрузки и сокращению расхода электропотребления, требования диспетчера энергосистемы о переключении отдельных линий при аварийном положении в энергоснабжающей организации.

Б2.1.11. Старший по смене из оперативного персонала обязан немедленно поставить в известность диспетчера энергоснабжающей организации об авариях, вызвавших отключение одной или нескольких линий электропередачи, питающих предприятие.

Список лиц, имеющих право проведения оперативных переговоров с энергосистемой, определяет лицо, ответственное за электрохозяйство, и передает в соответствующую оперативную службу предприятия электрических сетей.

Б2.1.12. При нарушении режима работы, повреждении или аварии с электрооборудованием оперативный персонал обязан самостоятельно и немедленно с помощью подчиненного ему персонала принять меры к восстановлению нормального режима работы и сообщить о происшедшем непосредственно старшему по смене или лицу, ответственному за электрохозяйство.

В случае неправильных действий оперативного персонала при ликвидации аварии вышестоящее лицо обязано вмешаться вплоть до отстранения дежурного и принять на себя руководство и ответственность за дальнейший ход ликвидации аварии.

Б2.1.13. Оперативный персонал обязан проводить обходы и осмотры оборудования и производственных помещений на закрепленном за ним участке.

Осмотр электроустановок могут выполнять единолично:

а) лицо из административно-технического персонала с группой по электробезопасности V в установках напряжением выше 1000 В и с группой IV в установках напряжением до 1000 В;

б) лицо из оперативного персонала, обслуживающего данную электроустановку, с группой по электробезопасности не ниже III.

Список лиц из административно-технического персонала, которым разрешается единоличный осмотр, устанавливается распоряжением лица, ответственного лица.

Б2.1.14. При осмотре распределительных устройств (РУ), щитов, шинопроводов, сборок напряжением до 1000 В запрещается снимать предупреждающие плакаты и ограждения, проникать за них, касаться токоведущих частей и обтирать или чистить их, устранять обнаруженные неисправности.

Б2.1.15. Лицам из оперативного персонала, обслуживающего производственное электрооборудование (электродвигатели, электропечи и т.п.) и электротехническую часть различного технологического оборудования до 1000 В, разрешается единолично открывать для осмотра дверцы щитов, пусковых устройств, пультов управления и др.

Б2.1.16. При осмотре электроустановок напряжением выше 1000 В единолично запрещается: проникать за ограждения, входить в камеры РУ, выполнять какие-либо работы. Камеры следует осматривать с порога или стоя перед барьером.

Осмотр камер закрытых распределительных устройств (ЗРУ) с входом за ограждение при необходимости разрешается выполнять только лицу с группой по электробезопасности не ниже IV при условии, что в проходах расстояние от пола составляет: до нижних фланцев изоляторов – не менее 2 м, до неогражденных токоведущих частей – не менее 2,5 м при напряжении до 10 кВ, не менее 2,75 м при напряжении до 35 кВ, не менее 3,5 м при напряжении 110 кВ и не менее 4,2 м при напряжении 150-220 кВ. Перечень таких ячеек и камер определяется распоряжением лица, ответственного за электрохозяйство.

При расстояниях меньше указанных вход за ограждения разрешается только в присутствии второго лица с группой не ниже III при соблюдении требований таблицы Б2.1.1

Б2.1.17. Осмотры, выявление и ликвидация неисправностей в электроустановках без постоянного дежурного персонала производятся централизованно выездным персоналом, осуществляющим надзор и работы по объекту (или группе объектов), периодичность которых устанавливается ответственным за электрохозяйство в зависимости от местных условий. Результаты осмотров фиксируются в оперативном журнале.

Б2.1.18. Лица, не обслуживающие данную электроустановку, допускаются к осмотру с разрешения лица, ответственного за электрохозяйство предприятия, цеха, участка.

Б2.1.19. Двери помещении электроустановок (щитов, сборок и т.п.) должны быть постоянно заперты.

Для каждого помещения электроустановки должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых является запасным. Ключи от помещений РУ не должны подходить к дверям ячеек и камер.

Б2.1.20. Ключи должны находиться на учете у оперативного персонала. В электроустановках без постоянного оперативного персонала ключи должны находиться на пункте управления у старшего по смене лица из оперативного персонала. Ключи должны выдаваться под расписку:

а) на время осмотра лицам, которым разрешен единоличный осмотр, и лицам из оперативно-ремонтного персонала, в том числе и не находящимся в смене, при выполнении ими работ в электропомещениях;

б) на время производства работ по наряду или по распоряжению ответственному руководителю работ, производителю работ или наблюдающему.

Ключи выдаются при оформлении допуска и подлежат возврату ежедневно по окончании работы вместе с нарядом.

При производстве работ в электроустановках без постоянного оперативного персонала ключи подлежат возвращению не позднее следующего дня после окончания работ.

Б2.1.21. Персональные ключи для входа в электропомещения разрешается иметь только лицам из оперативного персонала, принимающим и сдающим смену по телефону.

Б2.1.22. Работы в электроустановках в отношении мер безопасности подразделяются на выполняемые:

со снятием напряжения;

без снятия напряжения на токоведущих частях и вблизи них;

без снятия напряжения вдали от токоведущих частей, находящихся под напряжением.

При одновременной работе в электроустановках напряжением до и выше 1000 В категории работ определяются применительно к электроустановкам напряжением выше 1000 В.

Б2.1.23. К работам, выполняемым со снятием напряжения, относятся работы, которые производятся в электроустановке (или части ее), в которой с токоведущих частей снято напряжение.

Б2.1.24. К работам, выполняемым без снятия напряжения на токоведущих частях и вблизи них, относятся работы, проводимые непосредственно на этих частях.

В электроустановках напряжением выше 1000 В, а также на воздушных линиях электропередачи (ВЛ) напряжением до 1000 В к этим же работам относятся работы, выполняемые на расстояниях от токоведущих частей меньше указанных в табл.Б2.1.1.

Работы без снятия напряжения на токоведущих частях и вблизи них должны выполнять не менее чем два лица, из которых производитель работ должен иметь группу по электробезопасности не ниже IV, остальные – не ниже III.

Б2.1.25. Работой без снятия напряжения вдали от токоведущих частей, находящихся под напряжением, считается работа, при которой исключено случайное приближение работающих людей и используемых ими ремонтной оснастки и инструмента к токоведущим частям на расстояние меньше указанного в табл.Б2.1.1 и не требуется принятия технических или организационных мер (например, непрерывного надзора) для предотвращения такого приближения.

Б2.1.26. В электроустановках напряжением выше 1000 В работы без снятия напряжения на токоведущих частях и вблизи них должны производиться с применением средств защиты для изоляции человека от токоведущих частей либо от земли. При изоляции человека от земли работы должны осуществляться в соответствии со специальными инструкциями или технологическими картами, в которых предусмотрены необходимые меры безопасности.

Б2.1.27. При работе в электроустановках напряжением до 1000 В без снятия напряжения на токоведущих частях и вблизи них необходимо:

оградить расположенные вблизи рабочего места другие токоведущие части, находящиеся под напряжением, к которым возможно случайное прикосновение;

работать в диэлектрических галошах или стоя на изолирующей подставке либо на диэлектрическом ковре;

применять инструмент с изолирующими рукоятками (у отверток, кроме того, должен быть изолирован стержень); при отсутствии такого инструмента пользоваться диэлектрическими перчатками.

Б2.1.28. При производстве работ без снятия напряжения на токоведуших частях с помощью изолирующих средств защиты необходимо:

держать изолирующие части средств защиты за рукоятки до ограничительного кольца;

располагать изолирующие части средств защиты так, чтобы не возникла опасность перекрытия по поверхности изоляции между токоведущими частями двух фаз или замыкания на землю;

пользоваться только сухими и чистыми изолирующими частями средств защиты с неповрежденным лаковым покрытием.

При обнаружении нарушения лакового покрытия или других неисправностей изолирующих частей средств защиты пользование ими должно быть немедленно прекращено.

Б2.1.29. При работе с применением электрозащитных средств (изолирующие штанги и клещи, электроизмерительные клещи, указатели напряжения) допускается приближение человека к токоведущим частям на расстояние, определяемое длиной изолирующей части этих средств.

Б2.1.30. Без применения электрозащитных средств запрещается прикасаться к изоляторам электроустановки, находящейся под напряжением.

Б2.1.31. В электроустановках запрещается работать в согнутом положении, если при выпрямлении расстояние до токоведущих частей будет меньше указанного в графе 2 табл.Б2.1.1. При производстве работ около неогражденных токоведущих частей запрещается располагаться так, чтобы эти части находились сзади или с обеих боковых сторон.

Б2.1.32. Вносить длинные предметы (трубы, лестницы и т.п.) и работать с ними в РУ, в которых не все части, находящиеся под напряжением, закрыты ограждениями, исключающими возможность случайного прикосновения, нужно с особой осторожностью вдвоем под постоянным наблюдением производителя работ.

Применяемые для ремонтных работ подмости и лестницы должны быть изготовлены по ГОСТ или ТУ на них. Основания лестниц, устанавливаемых на гладких поверхностях, должны быть обиты резиной, а на основаниях лестниц, устанавливаемых на земле, должны быть острые металлические наконечники. Лестницы должны верхним концом надежно опираться на прочную опору. При необходимости опереть лестницу на провод она должна быть снабжена крючками в верхней части. Связанные лестницы применять запрещается.

При установке приставных лестниц на подкрановых балках, элементах металлических конструкции и т.п. необходимо надежно прикрепить верх и низ лестницы к конструкциям.

При обслуживании, а также ремонтах электроустановок применение металлических лестниц запрещается.

Работу с использованием лестниц выполняют два лица, одно из которых находится внизу.

Работа с ящиков и других посторонних предметов запрещается.

Б2.1.33. Работы на концевых опорах воздушных линий электропередачи (ВЛ), находящихся на территории открытых распределительных устройств (ОРУ), должны производиться в соответствии с требованиями гл.Б3.12.

Ремонтный персонал линий, перед тем как войти в ОРУ, должен быть проинструктирован и препровожден к месту работ лицом из оперативного персонала с группой по электробезопасности не ниже III; выходить из ОРУ после окончания работы или во время перерыва персоналу разрешается под надзором производителя работ.

Б2.1.34. В пролетах пересечения в ОРУ и на ВЛ при замене проводов, тросов и относящихся к ним изоляторов и арматуры, расположенных ниже проводов, находящихся под напряжением, через заменяемые провода, тросы должны быть перекинуты канаты из растительных или синтетических волокон. Канаты следует перекидывать в двух местах – по обе стороны от места пересечения, закрепляя их концы за якоря, конструкции и т.п.

Подъем провода (троса) должен осуществляться медленно и плавно.

Работы на проводах, тросах и относящихся к ним изоляторах, арматуре, расположенных выше проводов, тросов, находящихся под напряжением, могут быть допущены при условии составления плана производства работ, утверждаемого главным инженером предприятия, в котором должны быть предусмотрены меры, препятствующие опусканию проводов, и меры по защите от наведенного напряжения. Замена проводов и тросов при этих работах без снятия напряжения с пересекаемых проводов запрещается.

Б2.1.35. Работы на ВЛ в зоне наведенного напряжения, связанные с прикосновением к проводу (тросу), опущенному с опоры вплоть до земли, должны производиться с применением электрозащитных средств (перчатки, штанги) или с металлической площадки, соединенной для выравнивания потенциала проводником с этим проводом (тросом). Допускается производство работ с земли без применения электрозащитных средств и металлической площадки при условии наложения заземления на провод (трос) в непосредственной близости к каждому месту прикосновения, но не далее 3 м от работающих людей.

Б2.1.36. При приближении грозы должны быть прекращены все работы на ВЛ и в ОРУ, а в ЗРУ – работы на вводах и коммутационной аппаратуре, непосредственно подсоединенной к воздушным линиям.

Во время дождя и тумана запрещаются работы, требующие применения защитных изолирующих средств.

Б2.1.37. При обнаружении замыкания на землю запрещается приближаться к месту замыкания на расстояние менее 4 м в закрытых и менее 8 м в открытых РУ.

Приближение к этому месту на более близкое расстояние допускается только для производства операции с коммутационной аппаратурой для ликвидации замыкания на земле, а также при необходимости оказания первой помощи пострадавшим.

В этих случаях обязательно следует пользоваться как основными, так и дополнительными электрозащитными средствами.

Б2.1.38. Персоналу следует помнить, что после исчезновения напряжения с электроустановки оно может быть подано вновь без предупреждения.

Б2.1.39. Установка и снятие предохранителей, как правило, производятся при снятом напряжении. Под напряжением, но без нагрузки допускается снимать и устанавливать предохранители на присоединениях, в схеме которых отсутствуют коммутационные аппараты.

Под напряжением и под нагрузкой допускается снимать и устанавливать предохранители трансформаторов напряжения и предохранители пробочного типа в электроустановках напряжением до 1000 В.

Б2.1.40. При снятии и установке предохранителей под напряжением необходимо пользоваться:

в электроустановках напряжением выше 1000 В – изолирующими клещами (штангой), диэлектрическими перчатками и защитными очками (маской);

в электроустановках напряжением до 1000 В – изолирующими клещами или диэлектрическими перчатками, а при наличии открытых плавких вставок и защитными очками (маской).

Оперативно-ремонтный персонал

Категория работников из числа ремонтного персонала с правом непосредственного воздействия на органы управления энергоустановок

3.45 оперативно-ремонтный персонал : Категория работников из числа ремонтного персонала с правом непосредственного воздействия на органы управления энергоустановок.

3.27 оперативно-ремонтный персонал : Категория работников из числа ремонтного персонала с правом непосредственного воздействия на органы управления технологического оборудования [ title=”Правила работы с персоналом в организациях электроэнергетики Российской Федерации”].

3.7 оперативно-ремонтный персонал:

1 Категория работников из числа ремонтного персонала с правом непосредственного воздействия на органы управления технологического оборудования.

2 Ремонтный персонал, специально обученный и подготовленный для оперативного обслуживания в утвержденном объеме закрепленных за ним электроустановок.

Оперативно-ремонтный персонал – персонал, специально обученный и подготовленный для эксплуатационно-ремонтного обслуживания в утвержденном объеме закрепленного за ним оборудования (работники тепловых цехов, лабораторий, занимающиеся обслуживанием, ремонтом, наладкой и испытанием тепловых сетей и теплопотребляющих установок).

3.1.57 оперативно-ремонтный персонал: Ремонтный персонал, специально обученный и подготовленный для оперативного обслуживания в утвержденном объеме закрепленных за ним электроустановок

3.1.12 оперативно-ремонтный персонал : Категория работников из числа ремонтного персонала с правом непосредственного воздействия на органы управления технологического оборудования.

Смотри также родственные термины:

3.2.35 оперативно-ремонтный персонал энергохозяйства : Ремонтный персонал энергохозяйства дочернего общества (организации) ОАО «Газпром», специально обученный и подготовленный для оперативного обслуживания в утвержденном объеме закрепленных за ним энергоустановок.

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации . academic.ru . 2015 .

• оперативно – ремонтный персонал
• оперативно-ремонтный персонал энергохозяйства

Полезное

Смотреть что такое “Оперативно-ремонтный персонал” в других словарях:

оперативно-ремонтный персонал — — [Я.Н.Лугинский, М.С.Фези Жилинская, Ю.С.Кабиров. Англо русский словарь по электротехнике и электроэнергетике, Москва, 1999] персонал оперативно ремонтный Ремонтный персонал, специально обученный и подготовленный для оперативного… … Справочник технического переводчика

ОПЕРАТИВНО-РЕМОНТНЫЙ ПЕРСОНАЛ — категория работников из числа ремонтного персонала с правом непосредственного воздействия на органы управления технологического оборудования … Российская энциклопедия по охране труда

оперативно – ремонтный персонал — категория работников из числа ремонтного персонала организации собственника (эксплуатирующей организации) с правом непосредственного воздействия на органы управления технологического оборудования (Правила работы с персоналом в организациях элект … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

“Оперативно-ремонтный персонал” — 2.8. Оперативно ремонтный персонал категория работников из числа ремонтного персонала с правом непосредственного воздействия на органы управления технологического оборудования. Источник: Правила: Правила работы с персоналом в организациях… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

оперативно-ремонтный персонал — персонал, специально обученный и подготовленный для эксплуатационно ремонтного обслуживания в утвержденном объеме закрепленного за ним оборудования (работники тепловых цехов, лабораторий, занимающиеся обслуживанием, ремонтом, наладкой и… … Строительный словарь

оперативно-ремонтный персонал энергохозяйства — 3.2.35 оперативно ремонтный персонал энергохозяйства : Ремонтный персонал энергохозяйства дочернего общества (организации) ОАО «Газпром», специально обученный и подготовленный для оперативного обслуживания в утвержденном объеме закрепленных за… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Оперативно – ремонтный персонал в организациях электроэнергетики — 2.8. Оперативно ремонтный персонал категория работников из числа ремонтного персонала с правом непосредственного воздействия на органы управления технологического оборудования. Источник: Приказ Минтопэнерго РФ от 19.02.2000 N 49 Об утверждении… … Официальная терминология

Персонал оперативно-ремонтный — см. Оперативно ремонтный персонал … Российская энциклопедия по охране труда

Персонал оперативно-ремонтный в электроустановках — – ремонтный персонал, специально обученный и подготовленный для оперативного обслуживания в утвержденном объеме закрепленных за ним электроустановок. МПБЭЭ, термины … Коммерческая электроэнергетика. Словарь-справочник

персонал оперативно-ремонтный — 3.19 персонал оперативно ремонтный: Ремонтный персонал, специально обученный и подготовленный для оперативного обслуживания в утвержденном объеме закрепленных за ним электроустановок. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации