Полевое довольствие – что это такое, размер, налогообложение

Полевое довольствие, не облагаемое НДФЛ, в 1С: ЗУП ред. 3.1

В мире профессий встречаются такие специальности, которые предполагают работу в выездных условиях. Это строители, геодезисты, экспедиторы и т.п. При выполнении своих трудовых обязанностей иногда у них нет возможности каждый день возвращаться домой, соответственно, работодатель компенсирует им эти неудобства дополнительными выплатами. Такие условия труда называют «полевыми». В этом уникальном материале мы с вами поделимся нюансами создания разных видов начислений полевого довольствия, не облагаемого НДФЛ, а также расскажем в каком отчете оно должно отражаться.

Статьей 168 ТК РФ закреплен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем сотрудникам, работающим в «полевых условиях». К такой выплате относится полевое довольствие – дополнительные расходы, связанные с работой вне места основного проживания сотрудника.

Порядок возмещения таких расходов регламентируется:

• приказом руководителя или другими локальными нормативными актами.

В эти нормативных актах, необходимо предусмотреть перечень документов, подтверждающих работу в полевых условиях. Это может быть:

• табель учета рабочего времени;

• отчет сотрудника об экспедиции или полевых работах.

Понятие «полевое довольствие» в законодательстве не раскрывается, в ТК РФ только оговаривается необходимость возмещения таких расходов.

Понятия полевого довольствия и полевые условия ранее раскрывалось в Положении о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах», утвержденном Постановлением Министерства труда РФ № 56 от 15 июля 1994 года. В настоящее время оно утратило силу. Сейчас можно воспользоваться рекомендациями из Письма Минфина России от 10.02.2022 г. № 03-15-06/8619.

Полевыми признаются условия труда, связанные с необустроенностью быта работающих, и размещением объектов за пределами населенных пунктов. И в целях компенсации работы в таких условиях работникам выплачивается полевое довольствие.

Полевое довольствие не предусмотрено, если у работника есть возможность каждый день возвращаться к месту своего проживания.

Выделим основные признаки полевых условий:

• работа вне основного места жительства;

• условия быта и труда сотрудников не обустроены;

• нахождение работников вне крупного населенного пункта;

• выезд на работу нельзя считать командировкой.

Полевое довольстве не выплачивается если:

• сотрудник в течении 4 часов может добраться домой;

• во время полевого сезона находится в отпуске;

• является командировочным (ему начисляются суточные).

В случае если сотрудник ушел на больничный во время полевых работ – полевое довольствие ему продолжают выплачивать.

Полевое довольствие не облагается НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в полевых условиях, согласно дополнения Федерального закона от 30.10.2018 г. № 381-ФЗ. Эти изменения вступили в силу с 1 января 2019 года.

Согласно абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ выплаты полевого довольствия не подлежат обложению страховыми взносами.

Рассмотрим порядок начисления «Полевого довольствия» в программе 1С: ЗУП ред. 3.1.

Настройка начисления «Полевое довольствие».

Для начисления выплаты «Полевое довольствие» создадим новый вид начисления и зададим ему необходимые параметры.

Создание начисления зависит от характера выплаты. Это может быть:

• постоянное начисление – когда точно известен период нахождения сотрудника в полевых условиях;

• разовое начисление – когда работа носит разовый характер и заранее неизвестен период работ и соответственно нельзя определить сразу размер полевого довольствия.

Рассмотрим обе ситуации и выполним действия пошагово.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройка» – «Начисления».

Шаг 2. Нажмите «Создать».

Далее настройка начисления зависит от его характера – постоянное или разовое.

Полевое довольствие носит разовый характер.

Шаг 3. На закладке «Основное укажите:

• наименование – «Полевое довольствие»;

• назначение начисления – прочие начисления и выплаты;

• расчет показателя – фиксированной суммой;

• начисление выполняется – по отдельному документу.

При такой настройке, данное начисление вводится документом «Разовое начисление» по мере необходимости ввода.

Шаг 4. На закладке «Учет времени» укажите, что это «Дополнительная оплата за уже отработанное время». Поле «Вид времени» оставить пустым, т.е. не заполнять.

Шаг 5. Перейдем на закладку «Налоги, взносы, бухучет». Оставляем значения по умолчанию:

• НДФЛ – не облагается;

• не включаются в расходы на прибыль.

В разделе «Страховые взносы» поле «Вид дохода» указать «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих».

Шаг 6. Сохраните начисление- «Записать и закрыть».

Ввод полевого довольствия документом «Разовое начисление».

Сотрудник Мирошниченко Ю.В. (заправщик газовых баллонов), направлен на период с 01.09.2022 по 07.09.2022 года на работу в полевые условия. Начислим ему полевое довольствие за указанный период, согласно коллективного договора, из расчета 700 руб. в сутки.

Шаг 7. Откройте раздел «Зарплата» – «Разовые начисления».

Шаг 8. Создайте новый документ – «Создать» или клавиша «Ins» на клавиатуре.

Шаг 9. Заполните в шапке документа месяц начисления, дату, вид начисления и период. Подберите сотрудников в табличную часть документа с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить».

Начисление «Полевое довольствие» отражено в программе.

Рассмотрим вариант, когда сумма начисления «Полевое довольствие» рассчитывается по формуле.

Расчет полевого довольствия по формуле

Вернемся к шагу 3 наших действий.

Шаг 3. Создайте еще одно начисление «Полевое довольствие». Укажите настройки такие же, как и в предыдущем примере (по отдельному документу), установите переключатель в положение «Результат рассчитывается» и задайте формулу расчета – «Редактировать формулу».

Шаг 4. Задайте порядок расчета формулой.

КоличествоДнейПолевыхРабот * РазмерПолевогоДовольствия

КоличествоДнейПолевыхРабот – показатель числовой, вводимый ежемесячно для сотрудника;

РазмерПолевогоДовольствия – денежный показатель, вводимый для организации или подразделения периодически.

Создадим эти показатели – «Создать показатели».

Шаг 5. Нажмите «Создать показатель».

Шаг 6. Задайте параметры для показателя «Количество дней полевых работ».

Шаг 7. И аналогично создайте показатель «Размер полевого довольствия», указав в настройке, что он денежный, для организации.

Шаг 8. Щелкнув дважды мышкой на показатели или нажав кнопку «Добавить в формулу», запишите формулу расчета начисления.

Нажмите «Ок». Карточка на закладке «Основное» выглядит следующим образом:

Настройки на закладке «Налоги, взносы, бухучет» делаются такие же, как и в предыдущем примере. Здесь мы больше уделили внимание созданию формулы расчета.

Шаг 9. Создайте документ «Разовое начисление» в разделе «Зарплата», заполните шапку, подберите список сотрудников.

Нажмите «Заполнить показатели» и в открывшемся окне отметьте галочками у укажите количество дней и значение показателя «размер довольствия» в рублях за день.

Как видите, программа запрашивает показатели, которые мы ввели при создании формулы непосредственно в документе.

Нажмите «Ок» и данные перенесутся в таблицу. Пользователь может их откорректировать при необходимости.

Проведите документ по команде «Провести и закрыть». Полевое довольствие начислено. Программа автоматически рассчитала результат по заложенной нами формуле.

Рассмотрим, как можно ввести начисление, если оно носит постоянный характер, чтобы оно автоматически начислялось при расчете заработной платы за месяц. Это актуально, когда работа сотрудник постоянно связана с выездами в полевые условия на определенные периоды.

Вернемся опять на шаг 3 и создадим еще одно начисление, но укажем характер – «Ежемесячно».

Полевое довольствие носит постоянный характер.

Создадим новое начисление – «Полевое довольствие (ежемесячное)».

Отличие настройки начисления носящего постоянных характер от разового, в том, что это указывается в его порядке расчета – поле «Начисление выполняется» – «Ежемесячно».

Далее пользователь сам определяет вводить начисление фиксированной суммой или определить формулу расчета.

Рассмотрим упрощенный пример с формулой и закрепим начисление за сотрудником как постоянное.

Согласно коллективного договора сотрудникам выплачивается полевое довольствие исходя из их графика за каждый день в сумме 700 руб.

Для расчета используем показатель «Тарифная ставка дневная» и «Количество дней». Для более сложных расчетов можно вводить свои показатели и усложнять формулу.

Шаг 1. Создайте новое начисление и задайте параметры:

• наименование – «Полевое довольствие (ежемесячное);

• назначение начисления – «Прочие начисления и выплаты»;

• начисление выполняется – «Ежемесячно».

Настройки закладки «Налоги, взносы, бухучет» выполняются аналогично, как описано выше. При выборе назначения «Прочие начисления и выплаты» на этой закладке можно установить, что начисление не облагается «НДФЛ» и задать указанные настройки. При выборе других вариантов оплат эти поля могут быть не активны.

Шаг 2. Отредактируйте формулу и задайте алгоритм расчета:

ТарифнаяСтавкаДневная * ВремяВДнях

Это предопределенные показатели с уже установленными настройками. Тарифная ставка установим – значение запрашивать.

Ввод постоянного начисления «Полевое довольствие».

Все постоянные начисления вводятся кадровыми приказами – при приеме на работу, кадровом перемещении, изменении оплаты труда и т.п.

Сотрудник Обмелюхин С.П. кадровым приказом с 01.09.2022 года направлен на работу в другое подразделение с полевыми условиями работы и изменением графика на пятидневную рабочую неделю. К основной его зарплате назначено полевое довольствие в размере 700 руб. в день.

Шаг 1. Создайте документ «Кадровый перевод» в разделе «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения».

Шаг 2. Укажите дату перевода и его новый график работы – «Пятидневка». При необходимости задаются и другие данные – «Подразделение», «Должность» и т.п.

Шаг 3. На закладке «Оплата труда» установите галочку «Изменить начисления» и добавьте новое плановое начисление «Полевое довольствие (ежемесячное)». Укажите сумму дневного тарифа – 700 руб. (в нашем примере).

Шаг 4. Сохраните документ – «Провести и закрыть».

Проверим как происходит начисление планового вида начисления.

Шаг 5. Введите документ «Начисление зарплаты и взносов». В начислении появился закрепленный на постоянной основе расчет «Полевое довольстве (ежемесячное)», рассчитанной исходя из графика работы сотрудника.

Так, по графику пятидневки у сотрудника 22 рабочих дня. Полевое довольстве составило – 22 дня * 700руб. = 15400 руб.

Такими способами можно вводить и любые другие виды начислений, определять порядок расчета, задавая свои формулы. Все это индивидуально и зависит от порядка расчета начисления, используемого в организации.

Отражение полевого довольствия в Расчете по страховым взносам

Несмотря на то, что полевое довольствие не облагается страховыми взносами, оно все равно отражается в РСВ следующим образом:

• по строкам 030 подраздела 1.1 (Расчет сумм взносов на обязательное пенсионное страхование) и подраздела 1.2 (Расчет сумм страховых взносов на обязательное медицинское страхование) Приложения 1 к разделу 1 Расчета;

• по строке 020 Приложения 2 (Расчет сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) к разделу 1 Расчета;

• в строках графы 140 подраздела 3.2.1 (Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица) раздела 3 Расчета.

Кроме того, полевое довольствие нужно отразить:

• по строкам 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1 Расчета;

• по строке 030 Приложения 2 к разделу 1 Расчета.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Полевое довольствие: кому полагается?

polevoe_dovolstvie_komu_polagaetsya.jpg

Похожие публикации

Полевое довольствие (ПД) полагается работникам, если их трудовая деятельность осуществляется не в комфортном офисе, а в сложных полевых условиях – без бытовых удобств, вне обустроенного рабочего места, за пределами населенных пунктов городского типа. С 2019 года установлен предельный размер такой выплаты, не облагаемый НДФЛ.

Выплаты полевого довольствия: за что полагаются

В ныне действующих нормативных документах нет определения, что такое «полевое довольствие», хотя этот термин встречается в российском законодательстве. Например, в ст. 168.1 Трудового кодекса РФ он упоминается, как один из видов расходов, которые возмещаются сотруднику за счет работодателя. Из содержания статьи следует, что его выплачивают как компенсацию издержек, которые связаны с проживанием работника вне его постоянного местожительства, если это вызвано характером выполняемой работы.

Более подробное определение полевого довольствия имелось в постановлении Минтруда РФ № 56 от 15.07.1994 года, которое сейчас упразднено. В нем говорилось, что ПД компенсирует работником повышенные расходы при работе в полевых условиях, то есть когда их быт и труд не обустроен, а трудовая деятельность ведется за пределами населенных пунктов городского типа. Несмотря на то, что полевое довольствие в 2022 году нигде не определено, на указанное устаревшее постановление можно ориентироваться, чтобы понять суть данной выплаты.

Главная особенность ПД – работник получает эту компенсацию за самостоятельное обустройство своих бытовых и трудовых условий в месте, где ему приходится работать. Если, например, при вахтовом режиме труда обустройством места работы, проживания, организацией питания и прочими вопросами занимается работодатель, то в полевых условиях их решением занимается сам сотрудник. Так, он может купить себе палатку, специальное снаряжение, продукты питания, настроить и оплатить мобильную связь, интернет и т.д. Расходы, необходимые ему для выполнения работы и нормальной жизнедеятельности, компенсируются работодателем. В частности, ПД получают геологи, геодезисты, археологи, представители других специальностей, вынужденные трудиться в полевых условиях.

Какие именно возмещаются расходы, и в каких объемах, фиксируется либо в локальных нормативных актах предприятия (например, коллективном договоре или Положении о ПД), либо в трудовом договоре с «полевым» работником. Максимального и минимального размера полевого довольствия отечественное законодательство не содержит. Вопрос о величине и порядке выплаты ПД решается работодателем.

Размер полевого довольствия в 2022 году, не облагаемый НДФЛ

Федеральный закон № 381 от 30.10.2018 внес поправку в ст.217 Налогового кодекса РФ, где перечислены все виды денежных поступлений, освобождаемых от уплаты налога на доходы физического лица (НДФЛ). Законодатели определили максимальный размер ПД, не облагаемый подоходным налогом – 700 рублей в сутки. То, что превышает эту сумму, является налогооблагаемой базой. С нее удерживается НДФЛ в процентных соотношениях (ставках), установленных ст.224 НК РФ.

Новое правило стало действовать с января 2019 года. Ранее, независимо от размера полевого довольствия, НДФЛ с него не удерживался. Но теперь правила изменились. Как рассчитывается налог с полевого довольствия, рассмотрим на примерах.

Пример

Геолог Зверев выехал в разведывательную экспедицию на два месяца (60 дней). После возвращения ему было выплачено полевое довольствие в размере 39 000 рублей (650 руб. х 60 дней). Так как суточная выплата ПД не превышала 700 руб., он получил общую сумму довольствия без вычета подоходного налога.

Другой пример

Археолог Герасимов выехал к месту археологических раскопок сроком на 40 дней. За этот период работы в полевых условиях он получил ПД в сумме 32 000 рублей (800 руб. х 40 дней). Поскольку ежедневное суточное довольствие Герасимова превысило допустимый, не облагаемый налогом размер, НДФЛ он заплатит. При ставке 13% он будет рассчитываться так:

1. Вначале определяется необлагаемая НДФЛ сумма: 700 руб. х 40 = 28 000 руб.
2. Затем она вычитается из полной суммы полевого довольствия: 32 000 руб. – 28 000 руб. = 4000 руб.
3. 13-процентный налог удерживается с 4000 руб.

Таким образом, Герасимов заплатит с полевого довольствия НДФЛ в размере 520 рублей.

Платятся ли с полевого довольствия страховые взносы

Согласно пп.2 п.1 ст.422 Налогового кодекса РФ, денежные средства, возмещаемые работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами. Так как полевое довольствие – одна из форм таких компенсационных выплат сотрудникам, страховые взносы с него не платятся.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

О налогообложении сумм полевого довольствия

Отдел работы с налогоплательщиками
УФНС России по Магаданской области

Вопрос:

1. На основании какого закона расходы предприятия по выплате полевого довольствия своим работникам после 7 лет отработки месторождения перестают относиться к прочим расходам, связанным с производством и реализацией?

2. В каком году принят этот закон? Исполнялся ли он раньше?

3. Имеют ли право недропользователи не выплачивать полевое довольствие своим работникам, занятым на месторождениях, чья отработка ведется свыше 7 лет? В каких нормативных документах это зафиксировано?

4. Предусматривает ли законодательство продолжение выплаты полевого довольствия и отнесение его к прочим расходам предприятия в случае, если по истечении 7 лет на месторождении не была создана инфраструктура (капитальное жилье, дороги, ЛЭП и проч.) и работники по-прежнему работают вахтовым методом, живут во временном жилье с минимальным набором бытовых условий?

Ответ:

В соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками (в т.ч. с проживанием вне места постоянного жительства) дополнительные расходы, в частности, полевое довольствие. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Нормы выплаты полевого довольствия, а также основания отнесения их к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в целях исчисления налога на прибыль в настоящее время определяются Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление).

Подпунктом «в» пункта 1 данного Постановления установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату ежедневного полевого довольствия в размере 200 рублей, выплачиваемого, в частности, за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях.

Однако Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ в п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ внесены изменения, предусматривающие, что с 01.01.2009 суммы полевого довольствия учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией без ограничений.

Таким образом, организация вправе самостоятельно определить размер и порядок выплаты полевого довольствия своим работникам. При этом до 01.01.2009 в целях исчисления налога на прибыль организаций в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, могут включаться только суммы полевого довольствия, выплачиваемого в пределах норм, установленных Постановлением. После 1 января 2009 года суммы полевого довольствия, выплачиваемого организацией своим работникам в соответствии с коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовыми договорами, при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией в полном объеме.

Полевое довольствие-что это? Как и в каком размере выплачивается?

Полевое довольствие-что это? Как и в каком размере выплачивается?

Ответы на вопрос:

“Приложение к постановлению Минтруда РФ от 15 июля 1994 г. N 56

Положение о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений.

Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах

Согласно постановлению Минтруда РФ от 30 марта 1995 г. N 18 действие настоящего Положения распространено на работников старательских артелей, акционерных обществ, малых предприятий и товариществ с ограниченной ответственностью

1. Настоящее Положение определяет общий порядок выплаты полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений, выполняющим геологоразведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации.

2. Полевое довольствие выплачивается работникам геологоразведочных, топографо-геодезических и обслуживающих их предприятий, организаций и учреждений в целях компенсации повышенных расходов при выполнении работ в полевых условиях.

Полевые условия – это особые условия производства геологоразведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

3. Право на получение полевого довольствия имеют работники:

основных и вспомогательных подразделений, работающие в полевых условиях и проживающие в местах производства работ;

школ, курсов, медицинских, культурно-просветительских, детских дошкольных учреждений и других подразделений, специально созданных для обслуживания геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий и организаций.

При проживании или выполнении работ в городах и поселках городского типа, кроме поселков городского типа, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, полевое довольствие не выплачивается.

4. Выплата полевого довольствия работникам производится за все календарные дни нахождения на работе согласно условиям, предусмотренным пунктами 2, 3 настоящего Положения. Порядок учета времени работы и пребывания в полевых условиях устанавливается предприятием, организацией, учреждением и оформляется приказом.

При работе в полевых условиях выплата полевого довольствия работнику за выходные дни производится в зависимости от того, в каком месте он их проводит (на объекте проведения полевых работ, на базе полевой организации, вне места проведения работ). Данный порядок применяется независимо от принятых форм организации труда, режима труда и отдыха (при выполнении работ вахтовым методом, при суммированном учете рабочего времени и др.).

5. Размеры выплат полевого довольствия устанавливаются в расчете на одного работника в день кратные норме суточных расходов, предусмотренной действующим законодательством об оплате служебных командировок на территории Российской Федерации (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада):

при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, – 2,0;

при работе на объектах полевых работ, расположенных в других районах, – 1,5;

при работе на базах геологоразведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, – 0,75;

при работе на базах геологоразведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в других районах, – 0,5.

При введении указанных выше условий выплат полевого довольствия предусмотреть сохранение за работниками размера ранее выплачиваемого полевого довольствия, если он был выше размеров, вводимых в соответствии с настоящим Положением.

6. При выезде на объекты полевых работ в течение одного дня и нахождении в пути к полевым объектам более двух часов сверх нормальной продолжительности рабочего дня в каждом направлении полевое довольствие выплачивается в соответствии с п.5 настоящего Положения.

7. Полевое довольствие не облагается налогами, не учитывается при исчислении среднего заработка и не включается в фонд потребления.

8. Выплаты полевого довольствия работникам сохраняются:

на период временной нетрудоспособности;

на период нахождения женщин в отпуске по беременности и родам;

на время выполнения государственных и общественных обязанностей.

Полевое довольствие в указанных случаях выплачивается при условии нахождения работников на базах или в месте производства работ, где установлена его выплата.

9. Полевое довольствие не выплачивается:

работникам, имеющим возможность ежедневно возвращаться с места работы к месту своего постоянного жительства, где выплата полевого довольствия не установлена, кроме случаев, предусмотренных п.6 настоящего Положения;

работникам за время нахождения в ежегодном отпуске и на санаторно-курортном лечении.

10. При выезде работников геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений, выполняющих работы в полевых условиях, в командировку выплата им полевого довольствия прекращается, а расходы, связанные с командировкой, возмещаются в соответствии с законодательством об оплате служебных командировок”.

Полевое довольствие вместо суточных

Вопрос:
Подскажите может ли организация выплачивать полевое довольствие в размере 1500-2000 руб. в сутки? (в организации будет разработан нормативный акт для каждой должности своя надбавка) это сумма будет облагаться налогом НДФЛ и ПФР или нет? Пояснения к вопросу: работники работают вахтовым методом и организация хочет принять решение выплачивать таким работникам полевое довольствие. Можно ли организации закрепить это в положение об оплате труда. Работодатель считает, что полевое довольствие не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Законны ли эти действия работодателя.
Ответ:
Полевое довольствие относится к дополнительным расходам работника, связанным с проживанием вне места постоянного жительства (абз. 4 ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ).
Полевое довольствие своим сотрудникам вправе выплачивать любая организация независимо от вида деятельности. Единственным условием для указанных выплат сотрудникам является работа в полевых условиях либо работа, носящая экспедиционный характер. Порядок выплаты и размеры полевого довольствия, а также перечень работ, должностей и профессий работников, которым предоставлено право на эти выплаты, самостоятельно устанавливаются организацией в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
В то же время, ст.302 ТК РФ предусмотрено, что лицам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно выплачивается взамен суточных надбавка за вахтовый метод работы.
Вахтовый метод – особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к месту постоянного проживания (ст.297 ТК РФ).
Вахтовый метод применяется при значительном удалении места работы от места постоянного проживания работников или места нахождения работодателя в целях сокращения сроков строительства, ремонта или реконструкции объектов производственного, социального и иного назначения в необжитых, отдаленных районах или районах с особыми природными условиями, а также в целях осуществления иной производственной деятельности.
Непосредственно ТК РФ не регулируется вопрос о том, может ли работодатель выплачивать лицам, работающим вахтовым методом, помимо надбавки за вахтовый метод также и полевое довольствие.
Согласно ст.423 ТК РФ до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты Российской Федерации, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией Российской Федерации, Постановлением Верховного Совета РСФСР от 12 декабря 1991 года N 2014-1 “О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств”, применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ.
Таким образом, в части, не противоречащей ТК РФ, продолжают действовать “Основные положения о вахтовом методе организации работ”, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82.
В п.5.6 данного документа указано, что при вахтовом методе ведения работ другие виды компенсаций за подвижной характер работ и полевое довольствие не выплачиваются.
Таким образом, в данном случае работникам, занятым вахтовым методом, необходимо выплачивать надбавку за вахтовый метод по правилам ст.302 ТК РФ. Размер и порядок выплаты надбавки за вахтовый метод работы по общему правилу устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором. Полевое довольствие при этом не выплачивается, поскольку оно фактически дублирует предназначение надбавки за вахтовый метод.
Надбавка за вахтовый метод признается компенсацией, связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 29.06.2012 N 03-04-06/9-187, от 02.09.2011 N 03-04-06/0-197 (п. 3), от 30.06.2011 N 03-03-06/1/384, от 03.12.2009 N 03-04-06-01/313 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 13.07.2009 N 16-15/071475, от 29.05.2008 N 21-11/052059@). Аналогичным образом надбавка за вахтовый метод не облагается страховыми взносами (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ, пп. “и” п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, действовавшего до 01.01.2017, см. также, например, Письмо Минтруда России от 12.09.2014 N 17-3/В-434, п.11 Приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).
В рамках ответов на вопросы анализ конкретных хозяйственных операций не проводится. Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение по вопросу клиент принимает самостоятельно.

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Умная система премирования: внедряем KPI правильно

Законодательство позволяет работодателям самостоятельно определять порядок, условия и размер премирования работников. Неправильно выстроенная система премирования может вызывать проблемы с мотивацией персонала, а также с начислением выплат, о чем свидетельствует многочисленная судебная практика по искам работников.

Что такое KPI?

Основоположником подхода можно считать Питера Друкера, автора метода управления по целям, созданного в 50-е годы XX века. Его идея заключается в том, что менеджмент формулирует цели организации, знакомит с ними сотрудников, а также распределяет роли и ответственность между работниками за достижение поставленных задач[1].

Под ключевыми показателями деятельности понимается система оценки, позволяющая организации определить достижение стратегических и тактических целей[2].

Преимуществом такой системы является создание четких и более прозрачных критериев деятельности каждого работника и организации в целом. Это повышает доверие и упрощает управление. Такая система позволяет более адекватно оценить сотрудников компании и эффективнее управлять персоналом. А также развивать фирму в целом и мотивировать сотрудников[3].

Стоит отметить следующие минусы у такой системы:

– Ориентация работника в своей деятельности на показатель с большим весом,

– На формальное достижение показателей,

– Демотивация сотрудников в случае установления недостижимого KPI[4].

Как внедрить KPI?

Разработать систему можно своими силами или привлечь внешних консультантов. Важно, чтобы в ее разработке участвовало руководство, а также юристы и специалисты по работе с персоналом, можно привлечь даже рядовых сотрудников[5].

Для внедрения системы KPI необходимо пройти несколько этапов:

1. Проведение диагностики существующей системы мотивации.
2. Создание проекта по созданию новой системы мотивации.
3. Определение стратегических целей и задач компании.
4. Разработка самого KPI.
5. Определение целевых значений показателей KPI.
6. Внедрение системы мотивации.
7. Корректировка показателей, их значений по результатам тестирования.

Для разработки такой системы оценки необходимо последовательно закрепить цель и KPI компании, уже на основе которого прописать KPI отделов и конкретных сотрудников. Система должна быть понятной, иначе будет вызывать у сотрудников обратный эффект. Советуют выделять от 3 до 5 показателей эффективности, величина каждого из которых не должна быть более 50% и менее 5 %[6].

Показатели и размер премии для сотрудников устанавливаются с учетом их функции в компании, а также в зависимости от особенностей самой компании. Формулировки показателей эффективности должны быть четкими и недвусмысленными, а сами показатели являться выполнимыми.

Есть три подхода к измерению KPI[7]:

• Процент выполнения плана (например, измерение количества закрытых проектов);
• Количество (берутся негативные показатели, например, количество ошибок, допущенных сотрудником);
• Сумма в рублях (оценка потерь).

Как юридически закрепить премирование?

Перейдем непосредственно к правовой организации системы премирования на основе KPI. Трудовому законодательству известны два вида премий. Первый вид – премии, носящие характер стимулирующих выплат и входящие в состав заработной платы (ст. 129 ТК), второй – премии как поощрение за труд (ст. 191 ТК).

Во втором случае премии носят разовый, несистемный характер. В нашем случае речь идет о премировании в первом значении. Работодатель может закрепить систему премирования на основе KPI в трудовом договоре, а также во внутренних документах. Например, в положениях об оплате труда или премировании. Система может быть как общей для группы сотрудников, так и индивидуальной, от чего зависит ее регламентация.

Премии могут быть годовыми, полугодовыми, квартальными и ежемесячными в зависимости от специфики компании, назначения премии и должности сотрудника. Величина переменной части денежного вознаграждения должна составлять не менее 30% от оклада[8]. Изменить порядок расчета премий можно в одностороннем порядке, предусмотренном для изменений организационных или технологических условий труда.

Работодатель должен уведомить работников в письменной форме, не позднее чем за два месяца согласно ст. 74 ТК. Если сотруднику не хочется трудиться в изменившихся условиях, то ему нужно предложить перевод. Если такой перевод невозможен, то придется расторгнуть договор в соответствии с п. 7 ст. 77 ТК. В ином случае нужно заключить дополнительные соглашения об изменении условий труда с каждым работником (ст. 72 ТК).

Как быть, если в компании возникли финансовые трудности?

Иногда справедливый и ответственный работодатель временно терпит значительные убытки или существует угроза их возникновения в будущем. Возникает вопрос – если в компании документально утвердили премирование или другую стимулирующую систему, то при соблюдении всех условий работником, ему надо выплатить эти деньги вне зависимости от материального положения организации?

Суды занимают позицию работодателя, если в локальном акте закреплено, что выплата, периодичность выплаты и размер премии зависят не только от ключевых показателей эффективности работника, а также от итогов хозяйственной деятельности организации (Апелляционное определение от 22 декабря 2015 года по делу № 33-47178/2015).

То есть можно, например, установить поправочный коэффициент к формуле премирования, который обнулит ее результат при достижении компанией дебиторской задолженности определенного размера.

Суды признавали, что такая выплата не будет обязательной и в случае, если про ее обязательность ничего не сказано (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 27 ноября 2017 года № 69-КГ17-22). Но лучше прямо указать, что выплата премии не является обязанностью работодателя. В иных случаях работодателю необходимо выплачивать премию.

Юридическая фирма «ВЕДА» помогает своим клиентам организовать систему премирования на основе KPI, включая случаи, когда: 1) Действующая система неэффективна, сотрудники не до конца понимают критерии оценки их работы 2) У компании появляются новые цели и задачи по увеличению объемов производства и сбыта продукции.

Ссылки на источники:

[1] Акмаева Р.И., Епифанова Н.Ш. Компенсационный менеджмент. Управление вознаграждением работников: учеб. пособие. М. Прометей. 2018. 584 с.

[3] Бурсулая Т. Ключевой показатель эффективности. Есть ли выгоды от установления KPI // Финансовая газета. 2018. № 45. С. 9.

[4] Герш М.В. Ключевые показатели эффективности // Отдел кадров коммерческой организации. 2016. № 10. С. 61 – 66.

[5] Васильева С. KPI: судебные тяжбы за бонусы и премии // Трудовое право. 2017. № 7. С. 5 – 15.

[6] Акмаева Р.И., Епифанова Н.Ш. Компенсационный менеджмент. Управление вознаграждением работников: учеб. пособие. М. Прометей. 2018. 584 с.

Премии сотрудникам. Как грамотно оформить и обосновать расходы налоговикам?

Советы практиков, которые помогут избавить премии от подозрений налоговиков.

В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Но помимо оклада многие работодатели хотят дополнительно простимулировать своих работников, выплачивая им премии.

Зачастую руководитель не задумывается о структуре и характере данных выплат, что может привести к неблагоприятным последствиям.

Самое главное в определении данной выплаты то, что она начисляется сверх оклада работника.

В соответствии с п. 2 ст. 255 НК РФ премии за производственные результаты, которые выплачиваются сотрудникам, организация вправе отнести к расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли. Однако налоговые последствия некоторых аспектов премий могут стать очень обременительными для компании.

Как разработать и какими документами подкрепить?

1. Предусмотреть данное вознаграждение. Для этого необходимо дополнить положение об оплате труда, трудовые (коллективные) договоры информацией о премировании сотрудников, но желательно издать новый локальный нормативный акт организации, а именно положение о премировании.

2. Необходимо обозначить и закрепить кадровых документах конкретные и дифференцированные показатели премирования. Это необходимо для соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Важным критерием при разработке положения о премировании является использование реально измеримых показателей. При этом важно избегать неопределенных формулировок.

Таким образом, для учета рассматриваемых премий в целях налогообложения трудовой (коллективный) договор, положение о премировании или иной локальный нормативный акт должны содержать следующие критерии:

• основания для выплаты премии, конкретные измеримые производственные показатели для премирования;
• источники выплаты премии;
• размеры премий и порядок их расчета.

3. Необходимо располагать документами, подтверждающими основание для выплаты премий (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такими документами могут служить ходатайство, служебная записка непосредственного руководителя, подкрепленная фактическими показателями работы сотрудника и т.д. Также для документального подтверждения расходов на премирование сотрудников работодатель должен осуществлять данные выплаты на основании приказа (распоряжения) о поощрении работников (форма Т-11, Т-11а или же по форме, разработанной работодателем).

Важным обстоятельством является то, что премия не должна выплачиваться за счет чистой прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. Выплаты из этих источников не учитываются для целей налогообложения (п. п. 1, 22 ст. 270 НК РФ).

Сколько и за что платить?

Если количество показателей премирования усложняет расчет конечной суммы премии, можно установить предел премии с градацией от минимального до максимального (сумма ежемесячной премии от 20 до 50% оклада сотрудника).

Также можно составить кризисный лист, в котором будут указаны все критерии премирования. В течении месяца руководитель структурного подразделения будет оценивать эффективность работы сотрудника по 10-бальной шкале, а в конце месяца выставлять итоговые оценки. Однако, в таких случаях не избежать обвинения в субъективизме со стороны оцениваемых сотрудников, что может привести к возникновению неблагоприятной обстановки внутри коллектива.

Отдельного внимания заслуживают критерии премирования по той причине, что именно ввиду их отсутствия, неясности, непрозрачности налоговые органы могут прийти к выводу о необоснованности премиальных выплат, что может привести к доначислениям по налогу на прибыль.

Для работников, которые связаны непосредственно с производством продукции, устанавливаются следующие показатели премирования: выполнение плана выпуска продукции в заданном объеме, минимизация брака.

Для коммерческого отдела важными критериями эффективности работы однозначно служат: выполнение показателей KPI, эффективная работа с текущими клиентами, отсутствие жалоб и претензий по качеству продаваемой продукции и оказываемых услуг со стороны покупателей и заказчиков. Но здесь важно учитывать, что ежемесячное выполнение данных показателей не предусматривает осуществление премиальных выплат, так как они прописаны в качестве функциональных обязанностей в трудовых договорах с сотрудниками коммерческого отдела. Основанием для премирования могут являться исключительно перевыполнение показателей KPI, расширение клиентской базы и т.д.

Здесь важно учитывать, что использование одинаковых критериев премирования для всех структурных подразделений компании не применимо, и они должны устанавливаться исходя из должностных обязанностей отдельно взятого сотрудника.

Действительно, должностные обязанности данных работников напрямую не коррелируют с главной целью организации — максимизацией прибыли.

Однако, это не служит основанием для отказа в премировании данных категорий сотрудников.

В этом случае при разработке критериев премирования, необходимо учитывать должностные обязанности и эффективность их выполнения.

Например, основание для выплаты премии работнику бухгалтерии могут служить:

• усовершенствование методов ведения бухгалтерского учета счет эффективного внедрения и использования нового программного обеспечения;
• своевременная и качественная подготовка отчетности по персонифицированным данным в пенсионный и иные фонды, ФНС и другие контролирующие органы;
• отсутствие замечаний по результатам различных проверок;
• высокие результаты при выполнении сложной внеочередной работы
• высокая скорость при одновременном выполнении различных функций
• соблюдение финансовой дисциплины и т.д.

Что касается отдела информационных технологий, то здесь обосновать расходы работодатель может, прописав в положении о премировании такие критерии, как: внедрение новый технологий с целью повышения информационной безопасности компании, бесперебойную работу инфраструктурного оборудования, высокую скорость устранения неполадок компьютеров и оргтехники, разработку нового программного оборудования для повышения эффективности работы различных структурных подразделений и т.д.

Не рекомендуется использовать такие формулировки, как «за добросовестное отношение к труду» или «за соблюдение норм труда и трудовой дисциплины».

Все ли так просто с премиями руководству?

Напомним, что при назначении премии сотрудникам необходим соответствующий приказ руководителя организации. Но это правило не применяется, когда речь идет о вознаграждении для генерального директора и связано это, прежде всего, с его особым правовым статусом.

В компании, где генеральный директор не является ее единственным учредителем, выплата премии выплата премии не может быть произведена только на основании его приказа (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ). Это связано с тем, данный вопрос регулируется одновременно трудовым правом и нормами корпоративного законодательства (ч. 2 ст. 145 ТК РФ, п. 4 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Поэтому размеры оплаты труда генерального директора, включая надбавки, определяются по соглашению между ним и учредителями, советом директоров (наблюдательным советом) общества и решение о выплате премии выносится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

В случае наличия трудовых отношений между генеральным директором, одновременно являющимся единственным учредителем, и организацией расходы, связанные с выплатой заработной платы учитываются по общему правилу (п. 1 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Но важно помнить, чтобы премия была предусмотрена трудовым договором, в противном случае подобные выплаты не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 13.10.2015 № 03-03-06/1/58416, п. 21 ст. 270 НК РФ). Критерии для премирования могут быть согласованы совместно с кадровой службой исходя из деятельности предприятия, а решение о выплате в любом случае производится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

Из этого следует, что генеральный директор организации, одновременно являющийся ее единственным учредителем, не вправе единолично начислять и выплачивать заработную плату, а также осуществлять премиальные выплаты. Следовательно, организация не вправе учесть такие расходы в целях налогообложения (письмо Минфина РФ от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).

Как обстоит дело с премиями к знаменательным датам?

Важно учитывать, что, по мнению Минфина России, данные выплаты не связаны с производственными результатами и не являются стимулирующими. Поэтому работодатель не вправе учитывать их при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 22 июля 2016 г. № 03-03-06/1/42954, от 9 июля 2014 г. № 03-03-06/1/33167 и др.).

Резюме

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2022 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь