Приказ о создании резерва по отпускам: образец

Как рассчитать резерв отпусков на 2022 год

Формирование резерва на оплату отпусков — это аккумулирование средств, которые предназначены для выплаты будущих отпускных сумм работникам. Расчеты можно сделать несколькими способами.

Кто обязан создавать

Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина №167н от 13.12.2010. Что такое резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.

Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков, проводки:

Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете №402-ФЗ для следующих организаций:

• субъектов малого предпринимательства;
• некоммерческих организаций;
• участников проекта «Сколково».

Эксперты КонсультантПлюс составили подробное руководство, как создать и использовать резерв отпусков в бухучете организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Методики создания оценочного обязательства в бухучете

Согласно пункту 15 ПБУ 8/2010 создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которую предполагается выплатить в будущем году, одной проводкой. Например, допустимо взять объем выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: они могут уволиться, компания примет новых сотрудников, и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:

• ежемесячно (разделив на 12);
• ежеквартально (разделив на 4).

Налоговый учет

Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям НК РФ, содержащимся в статье 324.1. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

• сам факт принятия решения;
• способ резервирования;
• максимальное отчисление на текущий налоговый период;
• процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

1. Определяется количество неиспользованных дней отдыха у каждого сотрудника.
2. Исходя из расчета средней зарплаты для резерва отпусков определяется прогнозное значение сумм отпускных.
3. Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
4. Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
5. Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Минфин в 2012 году в письме №03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Пример расчета отпускного оценочного обязательства

ООО «Компания» создает оценочное обязательство на выплату отпускных. По состоянию на 31.12.2020:

• остаток начисленного ранее оценочного обязательства составляет 410 000 руб.;
• численность работников — 50 человек;
• средняя месячная зарплата — 25 000 руб.;
• количество неиспользованных отпускных дней — 450.

Резерв на отпуска в бух и налог учете с примером расчета:

Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм учитываем 31.12.2022 в составе внереализационных доходов в размере:

Другие способы расчетов

Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу:

При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.

Особенности формирования оценочного обязательства в бюджетном учреждении

Бюджетные и автономные учреждения при отражении операций используют собственный план счетов, установленный приказом Минфина №157н от 01.12.2010. Минфин в письме №02-07-07/28998 от 20.05.2015 рекомендует, как считать резерв отпусков на 2022 год в бюджетном учреждении: определяется оценочное обязательство ежемесячно исходя из данных о неиспользованных днях отдыха на последний день месяца.

Производить расчет резерва отпусков на 2022 год в бюджетном учреждении предлагается одним из трех методов.

Метод 1. Персонально по каждому сотруднику:

Метод 2. По учреждению в целом:

Метод 3. По отдельным категориям (например, отдельно по каждому структурному подразделению):

где К1, К2, . Кn — неиспользованные дни отдыха по каждой категории сотрудников,

ЗП1, ЗП2, . ЗПn — средняя дневная зарплата по каждой категории сотрудников.

Пример, как формируется резерв отпусков в бюджете на 2022 год

Средняя дневная зарплата сотрудников — 1000 руб.

Число неиспользованных отпускных дней на 31.12.2022 — 125.

Сумма резервируемых отпускных на 01.01.2022 составит:

Зарезервированы денежные средства на будущие отпускные платежи

Резерв на оплату отпусков: как создавать и как провести в учете

Когда создавать резервы на оплату отпусков, какими способами можно это сделать и какие проводки в учете бюджетной организации.

Кому и когда создавать резерв

Исходя из норм ПБУ 8/2010 п.3 , ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ резерв расходов на оплату отпусков в 2022 году обязаны создавать все учреждения, исключение составляют учреждения, которые могут вести упрощенный бухучет.

Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.

По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.

Ре­зерв от­пус­ков со­зда­ет­ся на от­чет­ную дату. Этой датой для учреждения могут быть:

1) по­след­нее число каж­до­го ме­ся­ца — ва­ри­ант более тру­до­ем­кий;

2) по­след­нее число каж­до­го квар­та­ла — этот ва­ри­ант наи­бо­лее удобен;

3) 31 де­каб­ря — этот ва­ри­ант самый про­стой, но его могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.

Какую дату для рас­че­та ре­зер­ва вы­брать — учреждение ре­ша­ет самостоятельно и за­креп­ля­ет это в своей Учет­ной по­ли­ти­ке.

Формирование резерва на оплату отпусков

Алгоритм формирования резерва закрепляется учреждением в учетной политике в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н. При разработке порядка необходимо установить:

1) правила расчета оценочных значений (сумм резервов);

2) срок признания резервов в учете;

3) аналитические счета учета резервов (в рабочем плане счетов);

4) порядок инвентаризации резервов и отражение результатов в учете.

Рекомендации Минфина по расчету резервов отпусков изложены в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998, исходя из которого оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за отработанное время предлагается создавать на последний день расчетного периода исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на отчетный период.

Формировать резерв необходимо отдельно по следующим обязательствам:

1) на оплату отпуска работникам за фактически отработанное время;

2) на уплату начисленных с отпускных сумм взносов в фонды.

Существует несколько методов определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов. Они описаны в таблице 1.

Таблица 1. Методы определения резерва отпусков

Метод 1: индивидуальный расчет по каждому сотруднику

Метод 2: расчет в целом по учреждению

Метод 3: расчет по отдельным категориям сотрудников

Резерв отп. = К x ЗП;

Резерв отп. = К x ЗПср;

Резерв отп. = К1 x ЗПср1
К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3;

Резерв страх взн. = К x ЗП x С,

К — количество не использованных дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗП — среднедневной заработок сотрудника на дату вычисления резерва; С — ставка страховых взносов

Резерв страх взн. = К x ЗПср x С,

К — общее количество не использованных сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗПср — средняя зарплата по всем сотрудникам по учреждению

Резерв страх взн. = (К1 x ЗПср1 К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3) x С,

К1, К2, К3 — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников; ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников

Первый метод при расчете резерва по каждому сотруднику более точный, но и более трудоемкий. Подходит для учреждений с небольшой численностью.

Второй метод является более приемлемым, но менее точно отражает сумму резерва.

Третий метод подойдет для расчета по каждой категории сотрудников, например, отдельно для руководителей, специалистов и иного персонала.

Пример 1

В учетной политике казенного учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва на 31 декабря исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней зарплаты по всех сотрудников в учреждении — метод 2.

На 31.12.2019 количество не использованных всеми работниками отпусков составило 790 дней, среднедневная зарплата за 2019 г. составила 1050 руб.

Сумма создаваемого резерва составит:

• на оплату отпусков — 829 500,00 руб. (790 дн. * 1050 руб.);
• на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, — 250 509,00 руб. (829 500,00 * 30,2 %).

Итого сумма сформированного резерва на 2022 год составит 1 080 009 руб. (829 500,00 250 509,00).

В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н данные о состоянии и движении сумм, зарезервированных по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время, компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, а также платежи на обязательное социальное страхование формируются на счете 1.401.60. ХХХ «Резервы предстоящих расходов».

Для отражения данных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 1.502.99.ХХХ «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (пункты 308, 309 Инструкции № 157н).

Создание резерва на оплату отпусков оформляется в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями, как в таблице 2.

Таблица 2. Бухгалтерские записи при создании резервов на оплату отпусков

Содержание операции

Дебет

Кредит

Создан резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время (выплаты работникам и по страховым взносам)

1.401. 20. 211 (213)
1.109. 60.211 (213)

Отражены отложенные обязательства по резерву на оплату отпусков (выплаты работникам и по страховым взносам)

Инвентаризация резервов по отпускам

Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.

Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.

Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2022 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

Резерв отпусков — это средства на оплату отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск, а также на взносы во внебюджетные фонды, которые планируются в текущем периоде. Бухгалтерский и налоговый учет ведется по особым правилам.

Для чего нужен резерв отпусков

ТК РФ предоставляет всем работникам права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый работодатель несет обязательные расходы на:

• отпускные;
• либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Компании и ИП планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Продолжительность ежегодного отдыха для работников составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий предусмотрен удлиненный отпускной период (ст. 115 ТК РФ). Компенсация за не использованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, создание резерва на оплату отпусков на 2022-й формировалось в 2022 году. А в текущем работодатели зарезервируют деньги на 2022 год.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали создание и восстановление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто создает

В бухгалтерских нормативах закреплено, кто обязан создавать резерв отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для организаций, которые ведут упрощенный бухучет. Для коммерческих организаций и НКО обязанности прописаны:

Бюджетные учреждения формируют запасы по ФСБУ, утвержденным Приказом Минфина № 124н от 30.05.2018 «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах».

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. На отчетную дату объем зарезервированных денег равняется той сумме, которую пришлось выплатить работникам, если бы они одновременно ушли на ежегодный отдых. Законом установлены правила резерва на оплату отпусков — в ПБУ 8/2010 и приказе Минфина № 124н отчетной датой назначают конец года, то есть 31 декабря. Но специалисты считают, что оптимальный вариант — формирование резерва по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете в последний день каждого квартала.

Как рассчитать

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998. Вот как рассчитать резерв отпусков на 2022 год:

1. По каждому сотруднику.
2. По всей организации.
3. По группам персонала.

Подходящий вариант организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной запас по каждому сотруднику, используется такая формула:

• РО — резерв отпусков;
• К — остаток не использованных сотрудником дней отдыха;
• ЗП — его среднедневной заработок.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

• Рсв — запас расходов на страховые взносы;
• С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которая резервируется для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Приведем пример расчета резерва на оплату отпусков в 2022 году: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:

• Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
• Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
• Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

• ПФР — 22 %;
• ФСС — 2,9 %;
• ФФОМС — 5,1 %;
• ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
2. Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

Сумму страховых взносов определяем так:

Пример расчета по методике 2

Рассмотрим еще один вариант формирования резерва на отпуска в бухгалтерском и налоговом учете с примером расчета в 2022 г. Допустим, у сотрудников учреждения накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000.

Суммарная ставка 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850.

Итого необходимо зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

• К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
• ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

• по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
• по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.

Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.

Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили пример, как формируется резерв отпусков в таблице с бухгалтерскими записями для бюджетного учета:

Содержание операции	Бухгалтерская запись
	Дебет	Кредит
Формирование
На отпускные	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.401.60.211
На страховые взносы	КРБ.1.401.20.213	КРБ.1.401.60.213
Начислены расходы
По выплате отпускных	КРБ.1.401.60.211	КРБ.1.302.11.730
По выплате страховых взносов	КРБ.1.401.60.213	КРБ.1.303.00.730
Уточнение в сторону увеличения (в сторону уменьшения — методом «красное сторно»)
По выплате отпускных	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.401.60.211
По выплате страховых взносов	КРБ.1.401.20.213	КРБ.1.401.60.213

Какие проводки использовать

Помимо этого, бухгалтеру коммерческой организации и НКО понадобятся такие проводки:

Для отпускных и компенсаций:

• дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»;
• кредит — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

• дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», аналогичный субсчет;
• кредит — 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Что делать, если резервной суммы не хватило

В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

Затем доначислите средства в запас в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

Закончила факультет журналистики МГУ им. Ломоносова. С 2016 года пишет про бухгалтерский и кадровый учет, госзакупки.

Создание и учет резерва отпусков в казенном учреждении

Автор: Анастасия Хахулина, методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ИНДУСТРИЯ ИНФОРМАТИКИ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2022

Для упорядочивания учета выплат сотрудникам с 2022 г. вступил в силу федеральный стандарт бухгалтерского учета «Выплаты персоналу». Он устанавливает единые требования к порядку признания, первоначальной и последующей оценки обязанностей и обязательств учреждения перед своими работниками.

На что повлиял новый стандарт

Федеральный стандарт «Выплаты персоналу» был утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 года № 184н для применения в органах власти и местного самоуправления, органах управления государственных внебюджетных фондов, получателей бюджетных средств, государственных и муниципальных автономных и бюджетных учреждениях. В соответствии с ним для госсектора были выделены две группы выплат: текущие и отложенные. Чем же они отличаются?

Текущие выплаты всегда имеют определенных срок исполнения, характеризуются конкретным размером и объектом их учета является отдельное денежное обязательство. А вот объектом отложенных выплат является отдельное обязательство перед физлицом, размер которого нужно рассчитать путем оценки обязательств на неопределенный период действия.

К ним относятся:

оплата основных и дополнительных отпусков сотрудникам за отработанное время;

компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника или по заявлению;

страховые взносы, начисленные на вышеуказанные пункты.

Чтобы оценить отложенные выплаты необходимо сформировать резерв, который можно создать по следующему алгоритму:

В учетной политике закрепить выбранный метод расчета.

Определить в кадровом производстве количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам.

Рассчитать среднюю заработную плату в целом по учреждению или среднедневной заработок по каждому сотруднику.

Рассчитать резерв по выбранному методу.

Методов для расчета резерва всего три: по учреждению в целом, по категориям сотрудников и по отдельному работнику. Подробное описание каждого из этих методов вы можете найти в письме Минфина РФ от 20 мая 2015 г. №02-07-07/28998.

Как рассчитать резервы страховых взносов и отпусков

Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается согласно методике расчета резерва на оплату отпусков.

Исключения составляют госучреждения, которым сложно выполнять расчет с применением рекомендованных Минфином методов. В этом случае для расчета норматива берутся данные за прошлый год, т.е. вся сумма фактически выплаченных прошлогодних отпускных делится на общий фонд заработной платы и полученный результат умножается на ФОТ за определенный период. Аналогично рассчитываются и взносы.

Для равномерного отнесения на финансовый результат отложенных расходов в бюджетном учете используется счет 401.60. Учет резерва на данном счете позволяет получить полные и достоверные сведения об обязательствах учреждения по методу начисления, который предусматривает отражение расходов в периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены средства.

По истечении каждого отработанного месяца у сотрудника возникает право на соответствующие дни отпуска, а у работодателя – обязанность по предоставлению выплат за эти дни. Соответственно, появляется основание для отражения обязательств на счете 401.60. Если брать во внимание резерв на оплату отпусков, то можно использовать отдельный счет 401.61, но для этого его нужно закрепить в учетной политике. С учетом трудозатрат учреждение может установить удобную периодичность для начисления, например, один раз в месяц или реже.

Операции санкционирования на иные очередные годы (за пределами планового периода) учитываются на счете 500.90. Для отражения отложенных обязательств предназначен счет 502.99.

Проводки для учета отпусков

Давайте обратимся к проводкам, которые нужно формировать по учету отпусков в казенном учреждении:

Сформирован резерв на отпускные: Дт 1 401.20 211 Кт 1 401.61 211 Дт 1 109 ХХ 211

Сформирован резерв на страховые взносы: Дт 1 401.20 213 Кт 1 401.61 213 Дт 1 109 ХХ 213

Отражены расходные обязательства на отпускные: Дт 1 501.93 211 Кт 1 502.99 211

Отражены расходные обязательства на страховые взносы: Дт 1 501.93 213 Кт 1 502.99 213

Начислены расходы на использованный резерв (отпускные): 1 401.61 211 Кт 1 302.11 737

Начислены расходы на использованный резерв (страховые взносы): 1 401.61 213 Кт 1 303 0Х 731

Отражены расходные обязательства по выплатам начисленных отпускных: Дт 1 502.99 211 Кт 1 502.11 211

Отражены расходные обязательства по выплатам начисленных страховых взносов: Дт 1 502.99 213 Кт 1 502.11 213

Обратите внимание: если вдруг сумма начисленных отпускных превышает размер рассчитанного вами резерва, то в этом случае часть придется отнести на текущие расходы в Дт счетов 1 401.20 211 и 1 401.20 213.

Бухгалтерские записи по формированию вышеуказанных проводок отражаются на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) и расчетов величины резервов.

Бланк «Бухгалтерской справки»

В текущем году отпускные и страховые взносы начисляются за счет созданного ранее резерва согласно Расчетно-платежной ведомости, Расчетной ведомости, Записке-расчету об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска.

Несмотря на то что польза от ведения учета резервов очевидна, это достаточно трудоемкий процесс и за отказ от создания обязательств должностные лица учреждения могут быть привлечены к административной ответственности. Если резерв не будет отражен на счете 401.60, грозит штраф до 30 000 рублей. А за искажение данных по счету 401.60 в отчетности предусмотрены следующие штрафы:

От 1% до 10% – от 1000 до 5000 рублей.

От 1% до 10% на сумму свыше 100 000 до 1 млн. рублей включительно – от 5000 до 15 000 руб.

Более 1% – от 15 000 до 30 000 руб.

Примеры расчета отпусков в казенном учреждении

Пример 1.

Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета в целом по учреждению.

На 31 декабря 2022 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам составило 53 дня. Среднедневная заработная плата в целом равна 1432 рубля. Учреждение применяет ставку страховых взносов в размере 30,2 %. Применяем формулу:

Р = (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) + (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) × С

К* – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников;

Зпср* – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников;

С – ставка страховых взносов.

Производим расчет: 53 дня*1432 руб. + 53 дня *1432 руб. * 30.2 % = 98 816,6 руб.

Пример 2.

Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по категориям сотрудников.

На 31 декабря 2022 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам категории руководители составило 16 дней, у бухгалтерии – 10. Среднедневной заработок равен 2000 руб. и 1500 руб. соответственно.

Определяем резерв отпусков для категории руководители:

1. 16 дней * 2000 руб. = 32 000 руб. – сумма оплаты отпусков
2. 32 000 руб. * 30.2% = 9664 рублей – сумма страховых взносов.
3. 32 000 руб. + 9664 рублей = 41 664 руб.

Определяем резерв отпусков для категории бухгалтерия:

1. 10 дней * 1500 рублей = 15 000 руб. – сумма оплаты отпусков
2. 15 000 руб. * 30.2% = 4530 руб. – сумма страховых взносов.
3. 15 000 руб. + 4530 руб. = 19 530 руб.

Бухгалтер по итогу должен отразить в резерв по всем категориям 61 194 рублей.

Пример 3.

Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по каждому сотруднику.

В этом случае используется формула:

Р = К × Зп + К × Зп × С

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета;

Зп – среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва;

С – ставка страховых взносов.

На 31 декабря 2022 г., количество неиспользованных дней отпусков всех сотрудников – 21 день, в том числе: Иванов И.И. – 6, Петров П.П. – 15. Среднедневной заработок 1524 руб. и 1750 руб. соответственно.

Резерв отпусков Иванова равен 9144 руб., а у Петрова – 26 250 руб.

Резерв по взносам Иванова равен 2761,49 руб., а у Петрова – 7927,50 руб.

Общая сумма резерва у Иванова равна 11 905,49 руб., а у Петрова – 34 177,50 руб.

Общая сумма резерва равно 46 082,99 руб.

Резерв на оплату отпусков

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Что такое резерв?
2. Особенности создания резерва
3. Инвентаризация резерва
4. Особенности налогового учета
5. Обо всём — кратко

Резерв на оплату отпусков – это обязательство оценочного характера. Предполагает создание источника выплаты средств, который будет применен в будущем. Из резерва делаются выплаты различным сотрудникам на отпуск, а также оплачиваются взносы во внебюджетные фонды.

Что такое резерв?

Резерв должен создаваться всеми предприятиями, которые не находятся на упрощенной системе налогообложения. Это признание своих обязательств по выплате отпускных. Цель создания резерва – фиксирование обязательств компании на конкретный отчетный период. Резерв образуется в следующие периоды:

• на последнее число месячного периода;
• на последнее число квартального периода;
• если предприятие создает только годовую отчетность, резерв формируется на 31 декабря.

Дата создания должна быть прописана в учетной политике организации.

ИНТЕРЕСНО! До 2011 года формирование резерва являлось добровольной мерой предприятия. Создавался он с целью равномерного списания всех трат. Правила создания содержались в пункте 72 Положения по бухгалтерскому учёту (БУ). Однако в январе 2011 года данное положение утратило свою юридическую силу. Его заменили оценочные обязательства. Они зафиксированы в Правилах БУ 8/2010.

Особенности создания резерва

Особенности создания резерва описаны в положении, указанном в Правилах БУ от 8/2010. Однако в нем не указан перечень трат, которые можно отнести к оценочным обязательствам. Согласно пункту 5 ПБУ, обязательство будет отражено в учете при наличии следующих обстоятельств:

1. Компания имеет обязательства, которые появились в прошедшем времени. Признаны будут они только в том случае, если избежать обязательств не получится или есть большой риск их возникновения. К примеру, организация взяла кредит в банковском учреждении, избежать выплаты по которому не получится. Следовательно, это оценочное обязательство. К данному определению также относятся отпускные. Выплата их – обязанность предприятия. Избежать оплаты отпускных также не выйдет. Даже если сотрудник увольняется, при его расчете выплаты по отпускам также будут учитываться.
2. Выполнение обязательств предприятием предполагает уменьшение финансовых выгод.
3. Размер оценочного обязательства возможно заблаговременно определить. То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат известен. В случаях с отпускными размер выплат можно подсчитать. Он будет зависеть от количества сотрудников, размера их зарплат.

Очевидно, что отпускные траты относятся к оценочным обязательствам. Они соответствуют всем заявленным признакам. То есть, они должны быть отражены в бухучете.

ВАЖНО! Данное правило актуально для всех компаний. Исключение – предприятия, которые выбрали упрощенную систему налогообложения.

В законе отсутствуют пошаговые алгоритмы по расчету размера отпускных резервов. Определяются они в самостоятельном порядке самим предприятием. Нужно зафиксировать созданные правила в учетной политике. Размер резерва рассчитывается в зависимости от следующих показателей:

• объем отпускных;
• размер страховых взносов, которые выплачиваются с отпускных.

ВАЖНО! Источником прибылей некоторых компаний являются сезонные работы. В этом случае расчет отпускных происходит по особой системе. Предполагается, что сотрудники будут работать только один сезон. Остальное время считается отпускным. Поэтому фиксировать резерв, в данном случае, рекомендуется ежемесячно.

Инвентаризация резерва

Рассмотрим ситуацию, при которой предприятие формирует резерв ежегодно. То есть, в течение всего года бухгалтер не вносит никаких корректировок. Однако изменения необходимы в связи со следующими обстоятельствами:

• увольнение сотрудников;
• прием на работу новых специалистов.

Отчисления в резерв зависят именно от фактических трат. Требуется закладывать в него отпускные для новых работников, убирать траты на уволенных сотрудников.

В связи со всеми перечисленными обстоятельствами бюджет на конец года может не соответствовать фактическим тратам. Иногда выплаты по отпускным превышают бюджет, в других случаях средства резерва остаются после всех выплат.

На этот случай имеется статья 324.1 Налогового Кодекса РФ. В ней указаны необходимые действия компании, касающиеся осуществления инвентаризации резерва. В процессе инвентаризации сумма фактических трат сравнивается со средствами по резерву.

ВАЖНО! Если фактические траты превышают средства, начисленные по резерву, то средства будут выделяться из расходов по оплате труда. Полученные средства должны соответствовать разнице на 31 декабря. Если резерв превысил фактические издержки, «остаток» можно внести в резерв на следующий год.

Примеры проводок

Оценочные обязательства фиксируются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Для формирования резерва открывается субсчет. Рассмотрим примеры проводок:

• ДТ 20, 25, 44 КТ 96 (субсчет «Резерв на выплату отпусков). Пояснение: формирование резерва.
• ДТ 96 КТ 70. Пояснение: начисление отпускных или компенсационных выплат за отпуск, который не был использован.
• ДТ 96 КТ 69. Пояснение: производилась уплата страховых взносов по отпускным.

В том случае, если резерва не достаточно на все имеющиеся выплаты, то начисление отпускных происходит в стандартном порядке. Его особенности указаны в пункте 21 ПБУ. В данной ситуации актуальны следующие проводки:

• ДТ 20, 25-26 КТ 70. Пояснение: начисление отпускных.
• ДТ 20, 25-26, 44 КТ 69. Пояснение: произошло начисление страховых взносов.

То есть, в этом случае не будет создаваться субсчет.

Особенности налогового учета

Формирование резерва в налоговом учете – это не обязанность предприятия. Создавать его можно в добровольном порядке. Данное правило указано в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ. Если было принято решение о создании резерва, нужно прописать его в учетной политике. В частности, нужно указать следующие пункты:

• метод резервирования;
• максимальная сумма начислений;
• процент, который помещается в резерв каждый месяц.

Для отражения объема ежемесячных начислений необходимо создать соответствующий расчет. Данная мера является обязательной для всех организаций. Процент начислений – это соотношение годовой суммы трат на отпускные к годовой сумме трат на зарплату.

ВНИМАНИЕ! Выплаты сотрудникам, которые работают на основании гражданско-правового характера, не учитываются в резерве. Связано это с тем, что данным сотрудникам отпуск не предоставляется. К гражданско-правовым договорам относятся, к примеру, договоры подряда. Однако учитывать в резерве нужно траты на дополнительный отпуск. Правило указано в письме Минфина.

Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

• Резерв на отпуск как оценочное обязательство
• Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете
• Методика расчета суммы резерва на оплату отпусков
• Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск
• Еще способы расчета резерва
• Итоги

Резерв на отпуск как оценочное обязательство

Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.

• будущим отпускам работников;
• планируемым начислениям налогов;
• затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).

С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.

Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.

Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:

• за грубое нарушение учета доходов и расходов по ст. 120 НК РФ в размере 10 000−30 000 руб.;
• административная ответственность, применяемая к должностным лицам по ст. 15.11 КоАП.

ВАЖНО! Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.

Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете

Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.

О том, когда следует сдавать бухгалтерскую отчетность, читайте в нашем материале «Когда сдается бухгалтерский баланс – сроки, нюансы».

Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.

В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.

Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:

Формирование оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С:Предприятии 8» (часть II)

• Ежегодный отпуск и оценочные обязательства в бухгалтерском учете
• Ежегодный отпуск и резервы в налоговом учете
• Превышение предельной суммы отчислений в год при нормативном методе
• Инвентаризация резервов по отпускам в налоговом учете

Если организация обязана формировать оценочные обязательства по оплате предстоящих отпусков в бухгалтерском учете, а учетной политикой организации предусмотрено еще и формирование резервов по отпускам для целей налогообложения прибыли, то бухгалтерской службе предстоит весьма трудоемкий процесс, который осилить вручную практически невозможно.

Рассмотрим, как автоматизирован учет обязательств и резервов по отпускам в программных продуктах «1С:Предприятия 8».

Пример 1

В ООО «Современные Технологии» с 1 января 2015 года работают сотрудники Любавин П.П. и Краснова Р.З. с окладами 25 000 руб. и 30 000 руб. соответственно. Оценочные обязательства по отпускам формируются методом обязательств (МСФО), а в налоговом учете – нормативным методом. Согласно смете, утвержденной локальным актом организации, ежемесячный процент отчислений в резерв составляет 8 % от ФОТ, а предельная сумма отчислений в год не должна превышать 65 000 руб.

Организация находится на общей системе налогообложения и применяет ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». Совокупный тариф страховых взносов составляет 30 %, ставка взносов в ФСС НС и ПЗ – 0,2 %.

На основании заявлений сотрудника Красновой Р.З. ей были предоставлены отпуска с 13 по 15 апреля и с 1 по 31 июля. Любавину П.П. в течение 2015 года отпуск не предоставлялся.

В номере 8 (август) журнала «БУХ.1С» в таблицах 2 и 3 на стр. 27 приведены примеры с подробным описанием результатов расчетов оценочных обязательств и резервов по отпускам по сотруднику Красновой Р.З. за полугодие 2015 года.

В апреле 2015 года документом Отпуск в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) сотруднику Красновой Р.З. начислено отпускных 3 071,67 руб. за 3 дня. Начисленная сумма отпускных вместе со страховыми взносами за апрель полностью покрывается за счет сформированных на этот момент сумм оценочных обязательств и резервов, поэтому в документе «1С:Бухгалтерии 8» Отражение зарплаты в бухучете за апрель данные бухгалтерского и налогового учета полностью совпадают.

Иная картина складывается в июле 2015 года, когда Краснова Р.З. вновь уходит в отпуск с 1 по 31 июля, использая неотработанные дни отпуска. За 31 день сумма начисленных отпускных составляет 31 544,98 руб. При заполнении в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) документа Отражение зарплаты в бухучете за июль сумма отпускных распределяется по видам операций (рис. 1):

• Ежегодный отпуск за счет резервов: 20 351,60 руб.;
• Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов: 11 193,38 руб.

Рис. 1. Документ «Отражение зарплаты в бухучете» за июль

По этим видам операций распределяются и страховые взносы с начисленных отпускных. Рассмотрим подробнее смысл этих операций.

Ежегодный отпуск и оценочные обязательства в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете исчисленная сумма оценочных обязательств по отпускам Красновой Р.З. на начало июля составляет 11 193,38 руб. Обязательства в июле исчерпаны и не начисляются, так как у этого сотрудника не было рабочих дней, а значит и заработка.

Исчисленной суммы оценочных обязательств недостаточно для покрытия начисленной суммы отпускных, поэтому недостающая разница в сумме 20 351,60 руб. будет отнесена на счета учета расходов. Страховые взносы, относящиеся к этой части отпускных, также напрямую будут относиться на счета учета расходов, а не на счета оценочных обязательств по страховым взносам.

При этом оценочные обязательства по отпускам сотрудника Любавина П.П. продолжают исчисляться и накапливаться.

На рис. 2 представлен фрагмент закладки Расчет оценочных обязательств по отпускам документа Начисление оценочных обязательств по отпускам за июль 2015 года из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Рис. 2. Оценочные обязательства по отпускам по сотруднику Любавину П.П. за июль

Обратите внимание: накопленная на начало июля сумма оценочных обязательств по отпускам Любавина П.П. в сумме 11 945,36 руб. не используется для покрытия той части начисленной суммы отпускных Красновой Р.З., на которую не хватило «ее собственных» обязательств. Причина в том, что оценочные обязательства по отпускам в бухучете исчисляются персонифицировано (как методом обязательств, так и нормативным методом). Таким образом достигается основная цель создания любого оценочного обязательства – отражение в бухгалтерской отчетности организации ее фактического финансового состояния. При такой методике участникам (акционерам) общества на отчетную дату будет представлена максимально достоверная информация о наличии обязательств организации перед ее работниками по оплате предстоящих отпусков и обязательств перед внебюджетными фондам по страховым взносам, которые будут начислены на эту сумму отпускных.

До конца года оценочные обязательства по отпускам по сотруднику Красновой Р.З. начисляться не будут, так как у нее не осталось неиспользованных дней отпуска. По сотруднику Любавину П.П. на конец декабря накоплено обязательств в сумме 31 105,72 руб., из которых:

• 23 890,72 руб. – это оценочные обязательства по вознаграждениям;
• 7 215,00 руб. – это оценочные обязательства по страховым взносам.

Ежегодный отпуск и резервы в налоговом учете

Рис. 3. Начисление отпуска и страховых взносов за счет оценочных обязательств и резервов

Из проводок видно, что в бухгалтерском учете часть отпускных в сумме 20 351,60 руб., не покрытая обязательствами, относится на 26 счет, а в налоговом – на счет резервов 96.01.1, следовательно, на этих счетах возникают временные разницы. Также они возникают и по страховым взносам, относящимся к этой части отпускных. Представленная на рис. 4 оборотно-сальдовая ведомость по счету 96 за июль 2015 года демонстрирует не только разницы между бухгалтерским и налоговым учетом, но и показывает отрицательное кредитовое сальдо по данным налогового учета. Получается, что в программе не контролируется превышение суммы начисленных отпускных над суммой резерва в налоговом учете. В этом нет необходимости. Разберемся, почему.

Рис. 4. ОСВ по счету 96 за июль

Основная цель создания этого вида резерва в налоговом учете – постепенное и равномерное списание расходов на оплату предстоящих отпусков работников. Поэтому независимо от внеплановых отпусков и других непредвиденных ситуаций в состав расходов на оплату труда каждый месяц включаются суммы отчислений в резерв, рассчитанные на основании сметы. Фактические расходы на оплату отпусков, включая сумму начисленных страховых взносов, в течение года отдельно в налоговых расходах не признаются (п. 2 письма Минфина России от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 26 показывает, что расходы на оплату труда в июле в налоговом учете составляют 27 000 руб. (25 000 руб. оклад Любавина П.П. + 2 000 руб. начисленный резерв), а расходы на страховые взносы с учетом резерва составляют 8 154 руб. В бухгалтерском учете эти суммы существенно выше за счет отпускных Красновой Р.З. (рис. 5).

Рис. 5. ОСВ по счету 26 за июль

Отрицательное кредитовое сальдо на счетах 96.01.1 и 96.01.2 в налоговом учете никак не влияет на налоговую базу по налогу на прибыль, поэтому в течение года корректировать сальдо не имеет смысла. А вот в конце налогового периода организация обязана провести инвентаризацию резерва (п. 4 ст. 324.1 НК РФ).

Превышение предельной суммы отчислений в год при нормативном методе

Показатели Сумма резерва (исчислено) (НУ), Сумма резерва страховых взносов (исчислено) (НУ) и Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (исчислено) (НУ) являются расчетными показателями:

• Сумма резерва (исчислено) (НУ) рассчитывается как произведение заработка (который бы вошел в расчет среднего при расчете отпуска) и Ежемесячного процента отчислений от ФОТ (который указывается в меню Настройка – Реквизиты организации на закладке Учетная политика и другие настройки);
• Сумма резерва страховых взносов (исчислено) (НУ) рассчитываются как произведение показателя Сумма резерва (исчислено) (НУ) и совокупного тарифа страховых взносов;
• Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (исчислено) (НУ) рассчитываются как произведение показателя Сумма резерва (исчислено) (НУ) и ставки взносов в ФСС НС и ПЗ.

Показатели Сумма резерва (НУ), Сумма резерва страховых взносов (НУ) и Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (НУ) соответствуют расчетным показателям и ежемесячно отражаются в учете до тех пор, пока их сумма с начала года не превысит Предельную сумму отчислений в год.

В декабре сумма показателей Сумма резерва (НУ), Сумма резерва страховых взносов (НУ) и Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (НУ) превысила 65 000,00 руб. Программа обнаружила это превышение и автоматически уменьшила суммы, отражаемые в учете, до Предельной суммы отчислений в год. Именно поэтому резервы в декабре были отражены в меньшем размере, чем расчетные суммы. Оборотно-сальдовая ведомость по 96 счету за 2015 год (рис. 7) отражает сумму признанных оценочных обязательств и начисленные суммы резервов за год, суммы отпускных за счет оценочных обязательств и резервов, временные разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.

Рис. 7. ОСВ по счету 96 за 2015 год

Инвентаризация резервов по отпускам в налоговом учете

Инвентаризацию резервов по отпускам в налоговом учете необходимо проводить по состоянию на 31 декабря. В ходе инвентаризации уточняются суммы резервов, начисленных за год, а также сумма фактических расходов на оплату отпусков за год.

За год в резервы было отчислено 65 000,00 руб., из которых:

• 49 923,19 руб. – резервы по оплате труда;
• 15 076,81 руб. – резервы по страховым взносам.

Сумма фактических расходов на оплату отпусков за год составляет 45 070,88 руб., из которых:

• 3 071,67 руб. – сумма отпускных Красновой Р.З. за апрель;
• 927,65 руб. – страховые взносы, начисленные с отпускных Красновой Р.З. за апрель;
• 31 544,98 руб. – отпускные Красновой Р.З. за июль;
• 9 526,58 – страховые взносы, начисленные с отпускных Красновой Р.З. за июль.

Допустим, ООО «Современные Технологии» будет создавать резервы на оплату отпусков в следующем, 2016 году. В этом случае остаток резерва, соответствующий неиспользованным отпускам, можно перенести на следующий год.

Рассчитаем резерв, который можно перенести, исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату отпусков и страховых взносов (письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).

Любавин П.П. не использовал 28 дней отпуска, его средний заработок составил 853,24 руб. (рис. 6). Отпускные Любавина с учетом страховых взносов равны:

(853,24 + 853,24 x 30,2 %) x 28 = 31 105,72 (руб.)

Такой расчет необходимо делать по всем работникам, имеющим остатки неиспользованных отпусков. Поскольку у Красновой Р.З. неиспользованных дней отпуска нет, в отношении нее резервы исчерпаны и на следующий год не переносятся.

Итого остаток резерва, который можно перенести на следующий год, составляет 31 105,72 руб.

Обратите внимание, эта сумма равна остаткам оценочных обязательств по отпускам, которые переносятся на следующий год, по данным бухгалтерского учета. Причина такого совпадения в том, что методика расчета оценочных обязательств методом обязательств (МСФО) и методика, применяемая при инвентаризации резервов, – идентичны. Это произведение среднего заработка и количества оставшихся дней отпуска с учетом страховых взносов.

В примере суммы резервов, начисленных за год, меньше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год и остатка резерва, переносимого на следующий год: 65 000,00 – (45 070,88 + 31 105,72) = -11 176,60, из которых:

• 8 584,18 руб. – это расходы на оплату труда за счет резервов;
• 2 592,42 руб. – это расходы на страховые взносы за счет резервов.

Согласно п. п. 3, 4 статьи 324.1 НК РФ эту разницу надо включить в состав расходов на оплату труда на 31 декабря текущего года.

В настоящий момент процесс инвентаризации резервов в программах «1С:Предприятие 8» не автоматизирован (автоматическая инвентаризация и корректировка резервов в отдельном документе будет реализована к концу 2015 году). Поэтому корректировка резервов по результатам инвентаризации отражена в документе Операции, введенные вручную (рис. 8).

Рис. 8. Доначисление расходов на оплату труда за счет резервов по результатам инвентаризации в налоговом учете

Эта операция необходима для завершения расчетов из приведенного примера. Изменения по 96 счету в оборотно-сальдовой ведомости за 2015 год после ручной операции отражены на рис. 9.

Рис. 9. ОСВ по счету 96 за 2015 год после инвентаризации резервов

После проведения инвентаризации и корректировки резервов на конец налогового периода отсутствуют разницы между данными бухгалтерского и налогового учетов в отношении резервов и обязательств по отпускам, а после выполнения обработки Закрытие месяца за декабрь и выполнения регламентной операции Расчет налога на прибыль спишутся начисленные в течение года отложенные активы и обязательства.

В одном из следующих номеров «БУХ.1С» мы рассмотрим формирование оценочных обязательств и резервов по отпускам на примере, когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск в связи с увольнением работника.