Образец приказа об утверждении положения о командировках

Приказ об утверждении положения о командировках

Если в этом возникает необходимость, то подписывается приказ об утверждении положения о командировках. Именно этот документ придает локальному нормативному акту организации юридическую силу, хотя существуют и альтернативные методы утверждения.

Стоит отметить, что положение о командировках не является обязательной бумагой для всех компаний. В ряде организаций, особенно небольших и осуществляющих свою деятельность в пределах одного населенного пункта, такая документация будет излишней.

Но если сотрудники организации посещают другие города в рабочих целях, а тем более проводят в командировках значительное количество времени, то положение и его продолжение в виде приказа будут жизненно важны для соблюдения норм документооборота и нормальной работы бухгалтерии.

Главный функционал Положения – документально оформить расходы, естественно возникающие при командировочных процессах, а также предупредить возможные спорные ситуации.

Элементы приказа

Документ формируется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который уже заменил ГОСТ Р 6.30-2003). В верхней части указываются:

  • При наличии – товарный знак или эмблема организации. Обычно они имеются на фирменных бланках компании.
  • Название организации, сотрудники которой составляют документ.
  • Наименование приказа полностью.
  • Номер документа.
  • Дата.
  • Место, где был составлен приказ.
  • Регистрационный номер бумаги.

После вводной части обычно следует основной текст приказа. Он начинается с констатирующих слов о цели издания. Сослаться можно на желание сформировать определенный порядок направления в командировки, оптимизировать (документально оформить) возникающие в поездках работников расходы и пр. Во второй части основного текста распоряжения располагается список, который в большинстве случаев содержит указания относительно:

  • Ссылки на Положение о командировках, обязательно прилагающееся к приказу. В первом пункте указываются его регистрационный номер и дата составления.
  • Отмены предыдущего приказа об утверждении положения о служебных командировках. Второй пункт содержится в документе, только если ранее в организации уже существовало Положение и сейчас на утверждении находится свежий, более поздний вариант.
  • Того, кому из работников поручается ввести в курс дела других сотрудников. Это могут быть главы отделов, начальники структурных подразделений, а также весь коллектив (при необходимости и реальности выполнения предъявляемых требований). Указываются ФИО и должность.
  • Того, кто назначается ответственным за выполнением приказа.
  • За кем остается контроль над выполнением всех пунктов официальной бумаги.

Заканчивается приказ визой руководителя организации. Если есть такая возможность, то ставится печать. Приказ будет выглядеть более внушительно, если будет напечатан на фирменном бланке компании. Если такой возможности нет, то не стоит забывать об указании реквизитов организации составителя.

Срок хранения приказа

Приказ об утверждении положений о командировках относится к документации по основной деятельности. Он вводит в действие Положение. Логично, что он имеет постоянный срок хранения.

Не стоит путать этот документ с бумагами, которые хранятся 75 и 5 лет. К последним относятся, например, приказы о краткосрочных командировках. Способ и систему документооборота каждая организация определяет для себя самостоятельно.

Главное – соблюдение норм, описанных в Перечне типовых управленческих документов. Последний утвержден Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года и регулирует сроки хранения большинства типов документации. А приказам, хранящимся постоянно, посвящен его 19-ый пункт.

Альтернативный способ

Законным и юридически грамотным способом утвердить уже сформированное положение о служебных командировках, согласно третьему пункту ГОСТ 6.30 от 2003 года, является наложение грифа на его первую страницу. Однако этот способ может подойти не всем организациям. В первую очередь, тем, у которых в учетной политике не предусмотрен такой способ утверждения.

Да и при наложении грифа утверждения на обложку Положения необходимо придерживаться ряда правил и указывать положенную информацию. К ней относятся подпись руководителя компании, расшифровка, должность, дата.

Если нужны изменения

Положение о служебных командировках изначально составляется для того, чтобы избежать спорных и конфликтных ситуаций руководства с работниками, контрагентами, прежде всего, в финансово-хозяйственных вопросах. В нем рассматриваются принципиально важные моменты, позволяющие регулировать и оптимизировать алгоритм отправки в командировку. Это особенно важно, если компания отправляет своих сотрудников туда часто.

В случае если Положение перестало удовлетворять требованиям с течением времени либо случилась ситуация, которую необходимо там отразить, то в документ необходимо внести изменения. Причем начинается это изменение с должностной записки одного из сотрудников, принимающего участие в командировочном процессе (его финансировании).

Потом на основании записки издается приказ руководителя о необходимости внесения изменений. На основании этого приказа разрабатывается новое, более соответствующее условиям Положение. Потом оно утверждается уже новым приказом об утверждении положения о командировках.

Таким образом, в одной организации одновременно может находиться несколько приказов об утверждении, датированные разными числами и имеющие разные регистрационные номера. Для того чтобы не запутаться в подписываемой документации и для соблюдения норм документооборота, все приказы вносят в журнал приказов по основной деятельности в хронологическом порядке. В практической деятельности руководствуются самой свежей версией приказа об утверждении положения о командировках.

Положение о служебных командировках – образец 2021

  • Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
  • Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
  • Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
  • Описание в положении процесса направления в командировку
  • Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2021
  • Где скачать образец служебной записки по командировке в 2021 году
  • Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
  • Положение о командировках про оплату суточных
  • Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
  • Итоги

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

Читайте также:
Приказ о проведении служебного расследования в организации: образец

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Как разработать и утвердить положение о служебных командировках, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2021 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ – понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2021 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2021 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 – приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

Читайте также:
Приказ об изменении графика работы: образец

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2021

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2021 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2021 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2021 году можно скачать здесь:

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина от 04.12.2019 № 03-03-07/94225 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция. А вот банковская выписка по карте, которой оплачен билет не требуется (см. письмо Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

В письмах от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906 Минфин отмечает, что при отсутствии посадочного талона со штампом о досмотре расходы может подтвердить справка перевозчика, либо иные документы, в т. ч. косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов.

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям законодательства о ККТ) или кассовый чек.

Облагается ли «несчастными» взносами компенсация за оплату гостинице услуг по стирке и глажке личных вещей сотрудника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный бесплатный доступ к системе.

Читайте также:
Приказ о приёме на работу: заполненный образец, приказ о приеме по совместительству

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

  • 700 руб. — для командировок по территории России;
  • 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

Хотите увидеть альтернативный вариант Положения о служебных командировках? Эксперты КонсультантПлюс разработали его специально для Путеводителя “Служебные командировки”. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и скачайте образец Положения.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по ссылке.

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

Как правильно оформить командировку

Оформлять командировку нужно в следующем порядке:

  1. Принять решение о направлении работника в командировку и проверить возможность ее оформления.
  2. Оформить документы для направления работника в командировку и выдать (перечислить) денежные средства на командировочные расходы.
  3. Произвести окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки.

Необходимо учитывать, что определенные особенности имеет оформление командировки руководителя организации.

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Читайте также:
Приказ о списании основных средств: образец

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
  • возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Кроме того, перед направлением в командировку работодатель выдает (перечисляет) командируемому работнику денежные средства на командировочные расходы (аванс).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

  • работник досрочно выполнил служебное поручение;
  • работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
  • возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

Для сокращения срока командировки работника необходимо издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В этом приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину изменения срока командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости изменения срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), и другие документы в зависимости от причины отзыва (например, приказ, который обосновывает производственную необходимость немедленного присутствия работника на работе).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

  • невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
  • выполнение работником дополнительного служебного поручения;
  • временная нетрудоспособность работника в период командировки;
  • вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
  • невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.
Читайте также:
Приказ о переводе на 0.5 ставки: образец

Подтверждение: п. 9, 25 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину продления командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости продления срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), а также листок нетрудоспособности, заявление работника и другие документы (в зависимости от причины продления).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

  • отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
  • отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Трудовое законодательство не регулирует указанные вопросы, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

Читайте также:
Приказ о назначении на должность: образец

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2021 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Образец приказа об утверждении положения о командировках

  • Утверждение положения о служебных командировках: нужен ли приказ
  • Приказ об утверждении положения о командировках – образец
  • Приказ о внесении изменений в положение о командировках

Утверждение положения о служебных командировках: нужен ли приказ

Положение о служебных командировках не относится к обязательной локальной документации, по этой причине оно может в принципе отсутствовать в организации. В связи с этим не урегулирован на законодательном уровне и порядок утверждения и введения в действие такого положения.

Организация может утвердить упомянутый документ одним из следующих способов либо их сочетанием:

  • издать приказ об утверждении положения о командировках(в таком распорядительном документе можно сразу указать и введение в действие положения с определенной даты, утрату юридической силы предыдущей редакции положения о командировках с момента вступления в силу настоящей и т. д.);
  • разместить на первой странице положения гриф об утверждении документа со всеми необходимыми атрибутами (см. п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Выбор способа утверждения осуществляется в соответствии с требованиями локальной документации и правилами документооборота на предприятии.

Обратите внимание! Указанный приказ можно отнести к группе приказов по основной деятельности, соответственно, он должен храниться на предприятии, по общему правилу, на постоянной основе (п. 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов. », утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вместе с тем приказы о направлении в длительные командировки, в командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда подлежат хранению в течение 75 лет, приказы о направлении в краткосрочные командировки хранятся 5 лет (п. 434 Перечня).

Дополнительно о такой категории документов, как приказы по основной деятельности, читайте в нашей статье по ссылке «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

О том, как оплатить работу в командировке, читайте готовое решение КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Приказ об утверждении положения о командировках – образец

Унифицированной/типовой формы приказа об утверждении положения о служебных командировках на настоящий момент не существует, поэтому организация разрабатывает форму названного распорядительного документа своими силами в соответствии с требованиями локальной документации.

Как правило, структура такого приказа следующая:

  • Наименование документа — «Приказ об утверждении положения о командировках (наименование организации)». Если текст приказа располагается на фирменном бланке организации, то дополнительное указание ее наименования необязательно.
  • Номер документа — в соответствии с внутренней нумерацией, принятой на данном предприятии.
  • Дата издания приказа.
  • Место издания приказа — указывается населенный пункт.
  • Собственно распоряжение уполномоченного лица: «утвердить положение о служебных командировках», «признать утратившими силу соответствующие локальные акты» (при необходимости). Кроме того, в приказе обычно указываются ответственные за его исполнение и контроль над его исполнением лица. Например, контроль над исполнением настоящего распоряжения руководитель организации может как оставить за собой, так и делегировать иному лицу.
  • Подпись уполномоченного лица, издавшего приказ, с расшифровкой его Ф. И. О. и должности.
  • Подписи лиц, ответственных за исполнение приказа, об ознакомлении с содержанием данного распорядительного документа.

К такому приказу прилагается также и текст самого утверждаемого положения.

Скачать шаблон приказа об утверждении положения о командировках можно по ссылке:

Приказ о внесении изменений в положение о командировках

Аналогичным образом оформляется и решение руководителя организации о внесении изменений в локальный акт компании, регламентирующий вопросы, связанные со служебными командировками сотрудников.

Так, например, может быть издан один из нижеперечисленных приказов:

  • о признании утратившим силу предыдущего положения о командировках;
  • о внесении отдельных правок в уже существующий и введенный в действие документ — в этом случае к приказу прилагается документ, содержащий список утверждаемых нововведений.

Структура такого распорядительного документа сходна с описанной в предыдущем блоке настоящей статьи:

  • наименование документа;
  • номер и дата издания;
  • место издания;
  • содержание распоряжения: об утверждении изменений в существующем положении о служебных командировках (в зависимости от того, каким образом формализованы эти изменения — в виде новой редакции предыдущего положения или в виде отдельного документа, в котором зафиксированы все нововведения, — излагается и соответствующее распоряжение: об утверждении новой редакции документа или утверждении вносимых изменений);
  • перечень лиц, на которых возлагается исполнение приказа и контроль его исполнения;
  • подпись руководителя организации;
  • подпись лиц, на которых возложено исполнение и контроль исполнения приказа, об ознакомлении с самим приказом.
Читайте также:
Приказ о направлении в командировку – образец

Важно! К приказу прилагается либо текст новой редакции положения, либо документ, содержащий перечень вносимых изменений в положение.

Итак, приказ об утверждении положения о командировках составляется в произвольной форме с указанием всех необходимых для данного вида распорядительной документации атрибутов. Кроме того, если локальной документацией не предусмотрена необходимость утверждения такого положения именно посредством издания специального приказа, то достаточно нанесения на положение о командировках специального грифа с подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица.

Как составить положение о командировках

Положение по командировкам — это локальный нормативный акт организации, в котором содержатся все правила направления в служебную поездку, принятые именно в организации. Обязательно ли оно, нужно ли его пересматривать в связи с принятием новых законов и каков лимит расчета суточных? Какие дополнительные издержки несет компания при командировании работников?

Для чего нужно положение

Такой локальный нормативный акт организации, как положение о направлении в командировку, является необязательным. Оно нужнее для урегулирования отношений между компанией, командируемым и отделами, которые причастны к оформлению и расчету затрат на служебную поездку. То есть отдельно разрабатывать регламент по командировкам как локальный акт необязательно, допустимо включить нормы о служебных поездках, например, в правила внутреннего трудового распорядка, а суточные лимиты утвердить приказом. Об этом идет речь в статье 168 Трудового кодекса, но мы все же остановимся подробнее на разработке такого локального акта, так как его наличие делает оформление поездок более простым и удобным.

Что такое командировка

Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом кодексе РФ. Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ). Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в отъезде, это не служебная поездка (это разъездная работа). На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.

Может ли работник отказаться от поездки

По общему правилу, трудовое законодательство (ст. 166 ТК РФ) не обязывает спрашивать у сотрудника согласие на любую командировку (по России или за рубеж). Но ТК РФ установлен ряд ограничений для отдельных категорий работников.

Нельзя отправлять в командировку:

  • женщин в период беременности;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение — творческая деятельность);
  • лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия;
  • трудящихся, с которыми заключен ученический договор;
  • зарегистрированного кандидата во время проведения выборов.

Также существует перечень граждан, служебная поездка для которых допустима только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия. Если сотрудник, которого разрешается направить в служебную поездку только с его письменного согласия, отказывается, то командировать его принудительно нельзя. Также у работника могут появиться веские основания для переноса или даже отмены поездки, тогда руководитель вправе отменить распоряжение. Но это уже право руководителя, а не обязанность.

Разрабатываем положение на 2020 год

Практически все нюансы направления работника в служебную поездку содержит правительственное постановление 749 о командировках с изменениями 2020 года от 13.10.2008. Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента вносились в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее, для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.

Для разработки актуального локального акта используйте пример положения о командировках 2020, но учтите, что образец внутреннего документа другого предприятия содержит индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права. При разработке локальных актов необходимо обращаться к первоисточнику — в нашем случае возьмите за основу правительственное постановление № 749.

Обычно положение состоит из нескольких разделов и является достаточно объемным документом. В частности, учитывают:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные поездки;
  • лимит сроков такой поездки;
  • правила продления срока;
  • случаи отзыва командированного работника;
  • гарантии при направлении в командировку;
  • размеры и порядок возмещения командировочных расходов.

В каждом из этих разделов важно учесть все нюансы. Например, положение для бюджетного учреждения может начинаться так:

Из этого образца видно, что утверждает положение руководитель организации: предусмотрено поле для его личной подписи и даты утверждения. Одним из основных разделов этого локального акта является раздел о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную поездку. В нем желательно сразу прописать такое правило:

Командированный работник в течение 3 рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных средств.

Кроме того, при составлении положения обязательно конкретизируют статьи командировочных трат, которые организация готова компенсировать сотруднику. Например:

ООО «PPT.ru» возмещает командированным работникам затраты на питание в размере не более 1 тысячи (1000) рублей в сутки.

Кто разрабатывает положение о командировках

Утверждает локальный акт руководитель, а вот к его разработке привлекают нескольких сотрудников одновременно:

  • специалист отдела кадров пропишет основные организационные моменты;
  • главбух внесет в документ пункты, касающиеся оплаты;
  • юрист проверит положение на соответствие действующему законодательству.

Для внесения в документ отдельных аспектов привлекают и иных специалистов.

Изменения в законодательстве

В связи с изменениями в законодательстве работодателю необходимо своевременно пересматривать локальные нормативные акты, в том числе положение о направлении в служебные поездки. Целью пересмотра может быть сокращение дополнительных финансовых нагрузок на бизнес в ситуации, когда государство принимает законы, ведущие к увеличению налоговых отчислений и страховых взносов в соответствующие фонды.

Читайте также:
Приказ об отмене совмещения должностей: образец

С 2017 года Федеральным законом № 243 ФЗ от 03.07.2016 установлены лимиты суточных при командировании работника, в пределах которых страховые взносы не уплачиваются, при превышении лимитов страховые взносы необходимо платить на сумму превышения. Норма была введена по аналогии с уплатой НДФЛ на суточные, которая действует с 01.01.2008. Причем законодатель до сих пор не изменил в сторону увеличения размеры суточных, которые не облагаются налогом и страховыми взносами.

Устанавливаем лимиты суточных

Если работодатель стремится сэкономить на суточных, в положение о командировочных расходах 2020 или о командировках он вписывает лимиты выплаты суточных, в соответствии с Налоговым кодексом РФ, в рамках сумм, не входящих в налогооблагаемую базу:

  • 700 рублей в день — по территории России;
  • 2500 рублей в день — за пределами страны.

При установлении лимитов суточных работодатель вправе руководствоваться рыночной ситуацией, иначе излишняя экономия демотивирует работников, которые, отправившись выполнять задание руководства в другом городе или другой стране, должны оперативно решать служебные задачи, тем более многие работники относятся к таким поездкам негативно.

Нередко компании дифференцируют лимиты по должностям и месту командирования. То есть для руководящего состава устанавливаются более высокая компенсация, чем для рядовых сотрудников. То же самое относится к месту назначения: если компания региональная, то командировка, например в Москву, более затратна, чем в маленький населенный пункт. Компания вправе указать в положении любой размер суточных, так как максимальный предел законодательством не ограничен. Необходимо только помнить, что придется уплатить соответствующие налоги и взносы.

Может ли работник поехать в командировку на такси?

Минфин в своем письме от 25.03.2020 N 03-03-07/23568 разъяснил, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов. Нужно только, чтобы работник предоставил подтверждение расходов — принес квитанцию по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.

Командировка в выходной день

Если работник отправляется в служебную поездку, например, в субботу или воскресенье, чтобы приступить к работе в понедельник, то, как напомнил Минтруд в своем письме от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415, выходные дни оплачиваются в двойном размере (или компенсируются предоставлением дополнительного выходного — тогда оплата не превысит стандартного размера среднего заработка). То же касается и дней обратной дороги, выпавших на выходные.

Как работнику отчитаться о результатах

По результатам поездки командированный составляет и передает начальству отчет о выполнении задания, на основании которого руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые следовало решить. Работнику составление отчета позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки. Кроме отчета, командированный передает в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (о произведенных расходах);
  • квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
  • командировочное удостоверение (если оно выдавалось).

Положение о командировках: образец документа

Из статьи вы узнаете:

Положение о служебных командировках относится к локальным нормативным актам. При подготовке данного документа работодателю нужно учитывать нормы действующего законодательства, в том числе ТК РФ, НК РФ, постановления правительства № 749 от 13.10.2008, № 729 от 02.10.2002 и другие. В положении отражаются особенности направления подчиненных в рабочие поездки в конкретной организации.

Для чего нужно положение о служебных командировках?

В российском законодательстве нет прямой нормы, которая бы говорила о том, что в каждой компании обязательно утверждение собственного положения о служебных командировках. Порядок финансирования работников, пребывающих в рабочих поездках, можно отразить в другом документе, в частности в положении об оплате труда.

Однако во многих организациях все же действуют специальные акты, регулирующие именно «командировочные» вопросы. Объяснение простое – в таком документе можно детально описать типы служебных поездок, объем компенсируемых расходов, допустимые виды используемого транспорта и категории гостиниц и многое другое.

Работодатель, который выплачивает командировочные суммы в строгом соответствии с действующим в компании положением, легко обоснует признание затрат на служебные поездки исключаемыми расходами при расчете налога на прибыль. Это в свою очередь минимизирует риск возникновения недоразумений с налоговиками.

Если руководство не посылает сотрудников в командировки и не планирует это делать, без положения можно вполне успешно обойтись. Во всех остальных случаях лучше утвердить подобный документ и таким образом избежать претензий не только со стороны налоговой службы, но и со стороны подчиненных.

Правила оформления положения

Положение о служебных командировках может быть создано на бумажном носителе либо в электронном формате. При подготовке акта следует соблюдать нижеперечисленные правила:

  1. Если документ вмещает 2 и больше страниц, вторая и последующие страницы нумеруются.
  2. Текст может быть размещен на лицевой и на обратной стороне листа.
  3. Использовать нужно свободно распространяемый бесплатный шрифт (12, 13 или 14).
  4. Заголовки центрируются по ширине текста.
  5. Интервал текста – 1 или 1,5.
  6. Текст нужно выровнять по ширине.
  7. Отдельная информация может быть выделена жирным шрифтом (например, «адресат», «подпись», заголовки).
  8. Гриф об утверждении проставляется в правом верхнем углу первого листа.

Отдельное внимание стоит уделить реквизитам документа. В частности, обязательно указывается полное наименование организации, так как это прописано в статуте. Ниже под наименованием компании размещается название самого бланка.

Вам также будет интересно:

Дата положения – это день утверждения документа. Если в название организации включено место ее расположения, место составления акта не указывается.

Структура положения

Структура положения о служебных командировках определяется по усмотрению работодателя. Как правило, документ включает несколько разделов. Разбивка по разделам позволяет упростить изучение содержания акта, а также быстрее найти необходимую информацию.

Читайте также:
Приказ о допуске к самостоятельной работе: образец

Таблица №1. Пример структуры положения о служебных поездках.

Что написать в разделе «Общие положения»?

В этом разделе нужно отразить порядок применения положения, указать отношения, регулируемые данным актом, дать определение основным понятиям.

При составлении акта необходимо руководствоваться ТК РФ и НК РФ, другими законами и подзаконными нормативными источниками. В частности, механизм направления работников в служебные командировки предусмотрен постановлением Правительства №749 от 13.10.2008 . При подготовке положения специалист, которому поручено это задание, может взять за основу постановление Правительства №749 , дополнительно прописав при этом особенности рабочих поездок для сотрудников конкретной организации.

В «Общих положениях» обычно наводится список основных терминов, таких как:

  • служебная командировка (можно использовать определение, данное в ст. 166 ТК РФ, согласно которому служебной командировкой признается поездка нанятого лица по поручению нанимателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы);
  • место постоянной работы;
  • командировочные расходы;
  • авансовый отчет;
  • денежный аванс.

Вам также будет интересно:

Также целесообразно указать поездки, которые не относятся к командировкам. Как правило, речь идет о поездках технических специалистов, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В первом разделе также можно указать, что положение распространяется на всех работников организации либо на работников какого-то конкретного отдела.

Стоит также привести перечень сотрудников:

  • которые не могут быть направлены в командировку (беременные женщины, несовершеннолетние работники);
  • которые направляются в командировку только по их согласию (работники-инвалиды, матери или отцы, воспитывающие детей в одиночку, родители детей до 3 лет, работники, занятые по ученическому договору).

Порядок направления сотрудника в командировку

Для того, чтобы направить работника в командировку, работодатель должен издать соответствующий приказ. Очень часто данному акту предшествует служебная записка начальника отдела, в котором числится сотрудник.

Образцы служебной записки и приказа работодателя о направлении работника в командировку можно утвердить в качестве приложений к положению о служебных поездках.

В положении также можно прописать, что подтверждением срока пребывания работника в служебной поездке выступает служебная записка о командировке, оформленная сотрудником. Единого образца нет, но работодатель вправе разработать его самостоятельно.

В обязательном порядке работник оформляет авансовый отчет – документ об израсходованных денежных суммах. При подготовке нужно использовать унифицированную форму № АО-1. К отчету прикрепляются документы, подтверждающие расходы на транспорт и проживание, например:

  • чеки;
  • квитанции;
  • посадочные талоны;
  • бланки строгой отчетности и другое.

Сроки командировки

Срок рабочей поездки и режим выполнения поставленного задания определяются руководителем компании либо руководителем конкретного подразделения компании. При этом важно учитывать:

  1. объемы работ;
  2. потенциальные трудности;
  3. возможность выполнения задания в рамках рабочего времени по стандартному рабочему графику командирующей организации.

В срок командировки включают период нахождения в пути, в том числе вынужденную задержку в пути, и время пребывания в месте командирования, в том числе выходные, праздничные дни, период временной нетрудоспособности.

Вам также будет интересно:

День выезда – это день отправления самолета, поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного. День приезда – это день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы сотрудника.

В положении можно также прописать основания для продления срока рабочей поездки.

Командировочные расходы

В положении о служебных командировках обязательно включается раздел о размере и порядке возмещения работнику расходов, связанных с рабочей поездкой. Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана компенсировать командированному специалисту:

Также работодатель вправе закрепить список иных возмещаемых расходов, которые произведены работником с разрешения или ведома руководителя. Сюда обычно относят расходы на оплату услуг телефонной связи, найм транспортных средств, оплату регистрационных взносов на мероприятия и другое.

Компенсация расходов выплачивается на основании авансового отчета и документов, подтверждающих затраты.

Большинство компаний предусматривает лимит относительно сумм расходов, которые могут быть возмещены работодателем. Особенно это актуально для бюджетных организаций, таких как Роснефть или Газпром.

Размер суточных обычно устанавливается в фиксированной сумме.

В положении необходимо предусмотреть список документов, которые считаются надлежащим подтверждением произведенных расходов. Кроме этого стоит установить порядок возмещения затрат работника, который не представил подтверждающих чеков или квитанций в связи с утратой бумаг.

Если работодатель планирует направлять сотрудников в командировки за пределы РФ, необходимо зафиксировать порядок возмещения расходов, произведенных в период заграничных служебных поездок.

Однодневные командировки

Однодневной можно считать такую служебную поездку, из которой работник может ежедневно возвращаться по месту своего жительства.

Порядок документального оформления такой командировки не отличается от стандартного. Однако есть разница по выплате компенсации.

Если поездка выпала на обычный рабочий день, то командированный сотрудник получает свой средний дневной заработок. Если же пришлось попутешествовать в выходной или в праздник, оплата начисляется как за работу в выходной или праздничный день.

Обычно в случае с однодневными командировками возмещаются только траты на проезд, ведь нанимать жилье работнику просто нет необходимости.

Особенности налогообложения возмещаемых расходов

Командировочные расходы можно включить налоговые расходы только в случае документального подтверждения этих затрат.

Расходы на проезд, проживание, сборы за провоз багажа, сборы за услуги аэропортов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полной сумме. Но есть одно обязательное условие – наличие у работника подтверждающих документов. Если квитанций нет, то траты на проезд подлежат налогообложению. С проживанием ситуация другая. Без подтверждающих документов налоги не перечисляются с суммы 700 рублей для поездок по России, 2500 рублей для заграничных поездок. Суммы превышения подлежат налогообложению.

Суточные также не облагаются НДФЛ в пределах 700 и 2500 рублей для внутренних и заграничных командировок соответственно.

Читайте также:
Приказ о внутреннем совместительстве должностей: образец

Вам также будет интересно:

Положение о командировках сотрудников: как составить в 2021 году и утвердить

Развивая бизнес, организации приходится расширять зону своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость направления сотрудников компании в служебные поездки в другие города и регионы. Порядок направления регулируется нормами законов. Однако, чтобы учесть все моменты деятельности и окончательно урегулировать взаимоотношения с сотрудниками лучше всего разработать Положение о командировках. Скачать образец положения на 2019 год можно ниже.

Для чего необходимо положение о командировках

Положение о командировках – это нормативный акт фирмы, в котором она рассматривает основные моменты и вопросы, возникающие при направлении ее сотрудников в служебные поездки.

Положение о служебных командировках конкретизирует законодательство в рамках хозяйствующего субъекта, отражая используемые документы и процедуры в самой организации.

При этом закрепленные в нем нормы ни в коем случае не должны противоречит законодательству, и не ухудшать положение работающего на предприятии человека.

Малые предприятия могут не разрабатывать свое локальные нормативные акты, а вопросы между работников урегулировать положениями, отраженными в трудовых контрактах. Однако если численность сотрудников достаточно значительна, то рациональнее ввести отдельное положение, а в трудовых контрактах делать ссылку на него.

Кто должен составлять положение

Положение о командировках не является обязательным нормативным актом предприятия. Поэтому его разрабатывать субъекты могут на добровольной основе.

Связано это с тем, что нормы, рассматриваемые в этом документе, могут быть отражены в других Положениях предприятия (Коллективном договоре, Положении об оплате труда, Правилах внутреннего распорядка).

Главное требование закона, чтобы вопросы по урегулированию командировок были рассмотрены. Малые предприятия имеют право включать данные моменты даже в каждый трудовой контракт с работником. Но это является трудоемко при достаточно большом количестве работников в компании.

Положение о командировках образец 2021 скачать

Скачать образец положения о командировках в формате Word.

Скачать лист ознакомления с положением сотрудников в формате Word.

Что оговаривается в положении о командировках

Общие положения

Все основные моменты, связанные с командировками, закрепляются законодательно в положении №749. Поэтому в этом документе необходимо оговорить те моменты, которые оставлены на усмотрение работодателей. Например, считается ли командировкой поездка надомного сотрудника к работодателю, либо по каким признакам поездка в течение одного дня будет отнесена к командировкам.

Правило оформление командировок

Новые правила по командировкам не требуют, чтобы на сотрудника выписывались служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь основополагающим документом стал приказ о командировке. Однако если необходимо, чтобы данные бланки все же были у работника, это необходимо прописать в данном разделе.

Здесь же нужно обговорить порядок сокращения продолжительности поездки либо ее продления — при соблюдении каких условий можно выполнить каждое действие.

Обязательно нужно обговорить, по какому принципу осуществляется определение продолжительности поездки, чтобы на основании этого правильно рассчитать количество суточных.

Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам

Компания имеет право сама для себя установить, какие суммы будут подлежать возмещению после поездки, а также каким образом работник должен подтвердить правомочность произведенных расходов.

Предприятие имеет право для разных должностей установить разные объемы компенсируемых расходов.

В данном разделе желательно установить:

  • На каком типе транспорта работники разных должностей должны уезжать в поездку и возвращаться из нее;
  • При каких условиях работник имеет право воспользоваться самолетом;
  • Какая максимальная сумма оплаты за проживание в сутки (это также можно установить для каждой должности);
  • Работникам каких должностей можно пользоваться услугами повышенной комфортности — бизнес-класс, люкс-номера в гостинице и т. д.
  • Можно ли использовать для командировки личный транспорт и при каких условиях;
  • Можно ли в командировке пользоваться услугами такси;
  • Какие документы работник должен предоставить по каждому типу расходов.

В этом же разделе можно обговорить размер суточных для разных должностей. Также можно установить разным размер денежных средств, выдаваемый для близких поездок и на дальние расстояния.

Порядок выдачи денег подотчет, отчет о командировке

Очень важно, чтобы такой раздел присутствовал в положении. Именно он будет определять каким образом работники могут получить деньги подотчет на командировку, а затем отчитаться по осуществленным расходам по авансовому отчету.

В раздел нужно включить информацию:

  • В какой срок нужно работнику выдать необходимые денежные суммы на командировку;
  • Каким образом и в течение какого промежутка времени после возвращения из поездки он должен будет предоставить отчет о произведенным во время нее расходам.

Порядок утверждения положения

Поскольку положение о командировках можно отнести к локальным нормативным актам, то обязательным к разработке и использованию оно не является. Однако, если все же решено его применять, то нужно соблюдать определенную процедуру его ввода в действие.

Проект положения нужно обязательно отправить в профсоюзный орган, имеющийся в компании, и в установленном порядке провести его согласование. Если такой не сформирован, то данный шаг можно опускать.

После этого производится его ввод в действие, это допускается сделать двумя способами:

  • Поставить на положении специальный гриф «Утверждаю», с подписью руководящего лица. Если положение также согласовывалось с уполномоченными сотрудниками, то необходимо предусмотреть также графы и для них.
  • Издать отдельный распорядительный документ – приказ об утверждении положения о командировках. В нем нужно указать при каких условиях и с какой даты положение начинает действовать. На обложке положения также ставится гриф «Утверждено», и затем записываются сведения о приказе.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: