Приказ о направлении в командировку – образец

Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.

Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

Кто составляет приказ на командировку

Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.

Особенности заполнения

Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.

Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.

Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.

Заполнение приказа по форме Т-9

Часть 1

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Часть 2

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

Часть 3

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

Общие цели:

  • закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
  • переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
  • личное участие представителя компании в спорных переговорах;
  • поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
  • получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.

Узконаправленные цели

  • контроль за работой филиала, структурного подразделения;
  • обучение молодых специалистов;
  • ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Нужна ли печать на форме Т-9

Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

  • проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
  • чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
  • чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
  • любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.
Читайте также:
Приказ о присвоении квалификационного разряда рабочему: образец

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа

В этом случае возможны следующие последствия:

  • невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
  • штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.

Приказ на командировку – образец в 2021 году

  • Как оформить командировку в 2021 году
  • Распоряжение о направлении работника в поездку
  • Приказ на командировку в 2021 году: образец для скачивания по форме Т-9
  • Итоги

Как оформить командировку в 2021 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
  • вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

  • распоряжения руководителя о поездке;
  • отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

  • название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
  • номер и дата оформляемого документа;
  • Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
  • место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
  • количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
  • цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

  • источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
  • основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
  • должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
  • подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.
Читайте также:
Приказ о нарушении трудовой дисциплины: образец

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2021 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2021 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

Итоги

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Как правильно оформить командировку

Оформлять командировку нужно в следующем порядке:

  1. Принять решение о направлении работника в командировку и проверить возможность ее оформления.
  2. Оформить документы для направления работника в командировку и выдать (перечислить) денежные средства на командировочные расходы.
  3. Произвести окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки.

Необходимо учитывать, что определенные особенности имеет оформление командировки руководителя организации.

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Читайте также:
Приказ о смене фамилии сотрудника: образец

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
  • возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Кроме того, перед направлением в командировку работодатель выдает (перечисляет) командируемому работнику денежные средства на командировочные расходы (аванс).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

  • работник досрочно выполнил служебное поручение;
  • работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
  • возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

Для сокращения срока командировки работника необходимо издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В этом приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину изменения срока командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).
Читайте также:
Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство: образец

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости изменения срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), и другие документы в зависимости от причины отзыва (например, приказ, который обосновывает производственную необходимость немедленного присутствия работника на работе).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

  • невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
  • выполнение работником дополнительного служебного поручения;
  • временная нетрудоспособность работника в период командировки;
  • вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
  • невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Подтверждение: п. 9, 25 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину продления командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости продления срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), а также листок нетрудоспособности, заявление работника и другие документы (в зависимости от причины продления).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

  • отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
  • отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Трудовое законодательство не регулирует указанные вопросы, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

Читайте также:
Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию: образец

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Читайте также:
Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора: образец

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2021 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Приказ о направлении в командировку – образец

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

  • распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
  • заказать звонок оператора и т.п.,
  • посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

С точки зрения трудового законодательства, генеральный директор — такой же наемный сотрудник, как и все остальные. Однако оформление командировочных документов для руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем по шагам, какие моменты нужно учесть при направлении в командировку гендиректора.

Что нужно сделать до командировки

1. Составить служебную записку

В первую очередь нужно составить служебную записку о направлении директора в командировку и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму надо включить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также компенсацию представительских расходов (если предусмотрены). Если билеты и отель оплачиваются со счета компании, то их стоимость не включают в аванс.

Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика. На них до командировки составляется отдельный приказ, где утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсация представительских расходов должна быть внесена в приказ на командировку и выплачена авансом.

Служебная записка составляется от лица гендиректора на его же имя. Получается, он сам себя направляет в командировку.

2. Оформить приказ о направлении в командировку

Затем нужно сделать приказ на командировку — по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой в организации (форма приказа прописывается во внутреннем положении о командировках). Как и служебная записка, приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается им же. Документ нужно зафиксировать в журнале регистрации приказов организации.

3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику

Во время отъезда директора компания не прекращает свою деятельность — кто-то должен управлять процессами и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо и оформляет на него доверенность на передачу полномочий.

Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран любой сотрудник, но чаще всего им становятся:

  • заместитель директора,
  • технический директор (CTO),
  • соучредитель,
  • главный бухгалтер,
  • руководитель департамента/отдела.

Доверенность составляется в свободной форме и заверяется печатью организации и подписью генерального директора.

Что обязательно должно быть в доверенности:

  • имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы компании;
  • список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
  • дата подписания и дата истечения действия доверенности.

Одновременно с доверенностью нужно составить приказ о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если в обязанности доверенного лица до этого не входило замещение директора, то необходимо составить дополнительное соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться письменным согласием сотрудника исполнять обязанности директора.

4. Забронировать жилье и купить билеты

При бронировании нужно учесть, что планы руководителя могут измениться в любой момент. Поэтому стоит покупать билеты с возможностью обмена и возврата — это позволит сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки. Что касается жилья, то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой брони.

Сервис Туту Командировки позволяет купить авиа- и ж/д билеты со счета компании по безналичному расчету. Это удобно, так как оформить бронирование может любой сотрудник, которому выдан соответствующий доступ — например, помощник руководителя или секретарь. Все отчетные документы доступны для скачивания. Также можно предоставить доступ к бизнес-аккаунту бухгалтеру — он может прямо в личном кабинете сформировать и скачать акты сверки.

Читайте также:
Приказ о назначении кассира: образец

5. Забронировать авто

Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используется такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы потом получить возмещение расходов.

Иногда на время командировки бронируют автомобиль — например, если директору нужно съездить в несколько филиалов предприятия на территории страны или просто много передвигаться по городу. Важно сохранять все документы: договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить в бухгалтерию для отчета.

6. Оформить визу

У каждого консульства свои правила по оформлению виз. Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может доверенное лицо (например, ассистент). Значит, необходимо оформить доверенность в соответствии с правилами консульства.

Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение — если он уже делал биометрию в течение последних 5 лет. В этом случае передать документы можно по доверенности.

При оплате визы и других расходов нужно сохранять чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов и оплачивается компанией.

Что нужно сделать после командировки

1. Собрать все отчетные документы

К ним относятся документы, подтверждающие расходы на:

  • жилье (договор об аренде квартиры, счет-фактура, чек ККТ об оплате гостиницы, выписку с банковской карты);
  • транспорт (посадочный талон на самолет, чеки ККТ из такси или каршеринга, договор об аренде авто и и.д.). Подробнее об отчетных документах за каршеринг.
  • представительские расходы (чеки за деловые ужины, договор аренды зала заседаний и т.д.).

2. Заполнить авансовый отчет

В авансовом отчете нужно прописать суммы выданных и потраченных средств. На оборотной стороне отчета впишите названия отчетных документов (чек, квитанция и т.д.).

3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию

Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает перерасчет. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств, эти расходы ему обязаны возместить.

В итоге

  1. Служебную записку и приказ о направлении в командировку директор пишет на свое имя и сам же подписывает.
  2. На время отсутствия директора необходимо оформить доверенность и выпустить приказ о передаче полномочий сотруднику, который его заменяет.
  3. Для гендиректора покупать билеты и бронировать жилье лучше с возможностью возврата, так как планы главы компании часто могут меняться.
  4. Гендиректор, как и любой другой сотрудник, должен тщательно сохранять отчетные документы, чтобы впоследствии получить компенсацию командировочных расходов.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью бизнес-аакаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с единого корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл. виде. И это еще не все

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Приказ-распоряжение о направлении работника в командировку — это официальный документ, который издают, когда сотрудник едет исполнять трудовые обязанности в другой населенный пункт. При составлении необходимо указать, куда и с какой целью отправляется человек.

Когда нужен приказ

На основании ст. 166 ТК РФ работодатель вправе отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка считается служебной командировкой. В соответствии с постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 направление в служебную командировку оформляют приказом. В нем следует указать, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где обязан выполнять трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателям следует помнить, что беспрепятственно командировать разрешено не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

  • беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не дали письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам-инвалидам, если это противоречит программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
  • сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
  • подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
  • родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
  • работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
  • подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).
Читайте также:
Приказ об увольнении – по собственному желанию и иным основаниям, форма т-8

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников в суде рассмотрят как нарушение их прав. В этом случае работодателя накажут по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1000 до 20 000 рублей (если допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций — от 30 000 до 70 000 рублей.

Как оформить распоряжение

При отправке в рабочую поездку работодатель издает приказ по форме, утвержденной в организации. После 2013 г. чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать в локальных нормативных актах формы, образцы и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет, разрешено пользоваться бланками, представленными в постановлении Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников служили форма Т-9, а если отправляли сразу несколько сотрудников — Т-9а. Сейчас их тоже разрешено использовать — полностью или частично.

Обратите внимание: если издают приказ о переносе командировки на другой срок, используются другие бланки, а не Т-9 или Т-9а.

Пример заполнения приказа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный).

Шаг 2. Указать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Написать, куда поедет сотрудник. Необходимо уточнить город и страну, наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Указать основание для командировки в приказе — обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Написать, кто оплачивает расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не получит деньги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, справка к приказу на командировку, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а затем ознакомить с ним трудящегося, направляемого на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Так выглядит готовый документ.

Покажем еще образец направления в командировку нескольких человек:

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

Приказ о командировке

Приказ о командировке — это документ, которым работодатель оформляет направление сотрудника исполнять свои служебные обязанности в другую местность. Распоряжением фиксируют, куда, зачем и на какой срок отправляется работник.

  • Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
  • Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
  • Срок действия справки на коронавирус
  • Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
  • Из чего состоит зарплата учителя
Читайте также:
Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора: образец

Нормативная база

Общие сведения

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2020 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.

Командировка директора

Командировка директора оформляется тоже с помощью стандартной формы бланка Т-9. Заполняя его, следует использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2020.

На время отсутствия директора его обязанности возлагаются на другого сотрудника, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Как оформить приказ о направлении в командировку — образец для скачивания

Служебные поездки необходимо грамотно оформлять в соответствии с Трудовым и Налоговым кодексами. Для этого при каждом выезде сотрудника на другое предприятие подготавливается специальный приказ о направлении в командировку, бланк и образец которого предлагаем скачать ниже.

Распоряжение можно оформить по типовой форме Т-9 или составить документ в свободном виде.

  1. Как отправить сотрудника в командировку
  2. По какой форме составлять приказ
  3. Как заполнить форму Т-9
  4. Скачать бланк и образец заполнения
  5. Выводы

Как отправить сотрудника в командировку

Для начала нужно получить от сотрудника согласие на отправление в командировку в случае, если работник относится к категории лиц, которых нельзя командировать без предупреждения.

Читайте также:
Приказ о присвоении квалификационного разряда рабочему: образец

К такому кругу сотрудников относятся родители, воспитывающие детей одни или родители детей младше 7 лет или обеспечивающие уход больным детям или нетрудоспособным пожилым родственникам. Также нельзя посылать в командировку беременных женщин и студентов очной формы, устроенных на предприятии на неполную ставку.

Иногда от сотрудника может потребоваться заявление, в котором он должен выразить свое согласие или несогласие на отправку в командировку и подать этот документ в отдел кадров. Данная процедура не обязательна, но может являться доказательством необходимости в командировании сотрудника в случае, если наблюдаются разногласия с начальством. В заявлении прописывается пункт о сроках пребывания в другой организации.

В большинстве случаев для оформления командировки понадобится только соответствующий приказ, который после введения изменений в Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 года №1595 заменяет одновременно командировочное удостоверение и служебное задание.

Сейчас только приказ необходим для подтверждения нахождения работника в служебном выезде. Приказ также используется для формирования бухгалтерского отчета при оформлении расходов в связи с командировкой.

Однако ряд организаций путем издания локальных нормативных актов могут формировать служебные задания и требовать от командированных работников отчета по выполнению этих заданий. Для этого на предприятии должно быть подготовлено специальное положение, в котором и будут оговорены все этапы подготовки отчетной документации.

По какой форме составлять приказ

Для направления подчиненных в командировку руководитель предприятия должен подготовить приказ по унифицированной форме Т-9. Путем издания соответствующего распоряжения руководитель компании может передать ответственность за заполнение формы Т-9 специалистам кадровой службы или бухгалтерии.

Форма Т-9 была принята Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 и с 3 апреля активно применяется на практике. Последняя редакция документа была произведена в декабре 2015 года, с тех пор нормативы подготовки, заполнения и дальнейшего документооборота приказа по форме Т-9 остаются неизменны.

Данный бланк используется для работников, большую часть времени находящихся на основном месте работы. Для сотрудников организаций, чья деятельность подразумевает постоянные разъезды, эта форма неприменима.

Не запрещено разрабатывать собственный бланк для приказа о направлении в командировку в свободной форме. Ниже в статье можно скачать образец оформления распоряжения как по типовому бланку Т-9, так и в произвольном виде.

Как заполнить форму Т-9

Заполнение формы – ответственное задание, поэтому его нужно поручать опытному сотруднику.

Условно бланк Т-9 можно разделить на три структурных элемента:

  1. В первой части приводится «шапка» с наименованием организации, ее организационно-правовом статусом, кодом ОКПО, номером приказа по внутреннему документообороту и датой его заполнения.
  2. Вторая (основная часть) выполняет информационную и распорядительную функцию. В ней отражены сведения о командированном сотруднике или группе сотрудников (ФИО, табельный номер, подразделение предприятия). После указываются место назначения (страна, город, предприятие), срок командировки (фактический в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
  3. В третьей части указывается цель командировки и источник финансирования, за счет которого организуется перемещение работников.

Приказ личной подписью заверяет директор организации. Печать на документе ставить не обязательно.

Чтобы отменить поездку, составляет приказ по такому образцу.

Скачать бланк и образец заполнения

Выводы

Для отправки сотрудника в командировку достаточно только подготовить унифицированный приказ по форме Т-9 или в свободном виде, в котором аргументировать цель и финансирование поездки.

Заполнение поручается специалистам бухгалтерии или отдела кадров. Подписывает оригинал приказа руководитель организации, что дает документу юридическую силу.

Поскольку документ является внутренним и, как правило, не покидает пределов организации, печать ставить не обязательно.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: