Приказ об изменении штатного расписания: образец

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

  1. Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
  2. После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
  3. Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
  4. Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

  • дать не неё ссылку,
  • указав ее номер,
  • дату составления,
  • автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Читайте также:
Приказ о назначении отпуска по вредности: образец

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

  • наименование предприятия,
  • номер и дату составления приказа,
  • основание для него,
  • полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

  1. Что такое штатное расписание
  2. Кто и зачем должен составлять
  3. Чем грозит отсутствие штатного расписания
  4. Требования к штатному расписанию
  5. Как утвердить штатное расписание
  6. Как внести изменения в штатное расписание
  7. Периодичность составления документа и сроки хранения
  8. Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

  • структура, штатный состав и численность работников;
  • перечень структурных подразделений (при наличии);
  • наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

Составить и распечатать трудовой договор

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Читайте также:
Приказ об изменении режима рабочего времени: образец

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Читайте также:
Приказ о переводе на полную ставку: образец

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

Приказ об изменении штатного расписания

Приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей — это кадровый документ, изменяющий перечень вакансий и занятых рабочих мест в организации. Утверждается руководителем.

Штатное расписание (ШР или, в просторечьи, «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и сведения о количестве ставок (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и рекомендованная унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Внесение изменений в ШР

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило, в таких случаях издается новый приказ об изменениях. Он утверждает нововведения, которые приводят непосредственно в тексте документа или оформляют приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченное им лицо. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы.

Законодательными нормами установлено, в связи с чем можно менять штатное расписание:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при изменении их наименования;
  • при изменении оклада или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
  • при сокращении штата или численности.
Читайте также:
Приказ о приёме на работу: заполненный образец, приказ о приеме по совместительству

Введение новых единиц

Если организации требуется принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности. Он содержит информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, форму оплаты труда (оклад или тарифная ставка).

Изменение названия должности или подразделения

Переименование, как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Это аналогично тому, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или рабочего места, просто вместо новых единиц изменяются названия старых.

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, приказ о внесении изменений в штатное расписание при увеличении оклада или его уменьшении требует обязательного согласования с работником. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, их разрешается ликвидировать по решению работодателя.

Сокращение штата

Это самые трудоемкие нововведения, их следует готовить заранее. Разберемся, как изменить штатное расписание в этом случае. Работодатель обязан убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под подпись не менее чем за два месяца. Соответствующий документ издают не менее чем за 2 месяца до внесения корректив.

Сложные вопросы составления и внесения изменений в штатное расписание

Ш татное расписание – это локальный акт организации 1 , в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.

Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:

  • прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
  • содержится перечень структурных подразделений;
  • приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.

Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?

На этот счет не существует законодательно установленных правил. У контролирующих органов также отсутствуют претензии к организациям по поводу порядка внесения изменений в штатное расписание 2 . На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:

  • путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
  • путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.

Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.

Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.

Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).

Читайте также:
Приказ об утверждении формы приказа на предприятии: образец

Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?

Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.

Так, например, в колонки 6–8 (общее название «Надбавки») унифицированной формы № Т-3 можно внести те стимулирующие и компенсационные надбавки и доплаты, которые применяются в конкретной организации. Это могут быть:

  • персональная надбавка;
  • надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
  • надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
  • доплата за работу во вредных условиях труда и др.

В общее название этих колонок можно также внести изменение, например, «Надбавки и доплаты» (Пример 1).

Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?

Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.

Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).

4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Подробнее о том, почему делегирование прав и обязанностей работодателя не оформляется доверенностью, см. статью «Доверенности в трудовых отношениях» журнала № 4′ 2011

Читайте также:
Приказ о проведении служебного расследования в организации: образец

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Приказ о внесении изменений в штатное расписание — это распоряжение, которое выпускают, если требуется корректировка, небольшое изменение существующего документа. В статье рассмотрим все возможные ситуации, в которых придется подготовить такой приказ.

  • Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
  • Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
  • Срок действия справки на коронавирус
  • Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
  • Из чего состоит зарплата учителя

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.

Какое изменение придется зафиксировать в ШР:

  • появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
  • изменили название должности, переименовали отдел;
  • изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
  • ликвидируют отделы и вакантные позиции;
  • проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

В штатное расписание вводятся новые штатные единицы

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

  • в шапке документа указывают наименование предприятия;
  • ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
  • слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
  • указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
  • указывают предложения по решению описанных вопросов;
  • закрепляют ответственных за исполнение приказа;
  • при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
  • подпись составившего и ее расшифровка.

Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:

В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.

Переименование должности

Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.

Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.

Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании.

На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.

Работник не согласен

Работодатель предлагает другую работу.

Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ , пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:

Изменение оклада

Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Читайте также:
Приказ о смене фамилии сотрудника: образец

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей

Для исключения штатных единиц создают приказ, в котором указывают:

  • дату, с которой данное изменение вступает в силу;
  • название должностей, которые исключаются;
  • количество штатных единиц, которые исключают.

Вакантные позиции не заняты, поэтому убрать их можно без согласования с кем-либо.

Приказ на исключение вакантных должностей, образец

Сокращение штата

Для проведение такой процедуры потребуется:

  1. Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
  2. Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
  3. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.

В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.

Приказ на сокращение штата, образец

Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание: образец 2021 года

Из статьи вы узнаете:

Штатное расписание представляет собой производственный документ, необходимый для комплектования кадрового состава. Перестановка на предприятии для оптимизации рабочего процесса, уменьшение или увеличение окладов и тому подобное, всегда сопровождаются корректировкой штатного расписания. Для этого руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. Рассмотрим подробнее правила составления и утверждения этого документа.

В каких случаях вносятся изменения?

Разработка и принятие штатного расписания намного упрощает функционирование организации. В данном документе администрация предприятия фактически закрепляет информацию:

Фактически штатное расписание дает наглядное представление о системе оплаты труда, действующей на предприятии, количестве средств в общем фонде, численности работников и вакансий, а также прочих сведениях необходимых для работодателя.

В случае возникновения обстоятельств, требующих глобальных изменений, руководству компании намного проще издать штатное расписание заново.

Если же в организации произошли незначительные перемены, например, в связи с оптимизацией ее структуры произошло добавление должности, то, сохранив обязательные реквизиты, можно обойтись внесением корректировок в действующий документ.

Увеличение оклада в связи с тем, что на сотрудника были возложены дополнительные обязанности, также обычная ситуация, которая решается изданием распорядительного документа, согласно которому изменяется штатное расписание.

В том случае, если у сотрудника зарплата оказалась ниже федерального минимума, работодателю в связи с увеличением МРОТ, придется ее повысить. С 01.01.2021 г., согласно закону от 29.12.2020 № 473-ФЗ, он составил 12792 рублей . Для изменения этих сведений, также корректируется штатное расписание. Как минимум раз в год внесение изменений требуется также в связи с индексацией заработной платы в рамках ст. 134 ТК РФ, для того, чтобы привести заработок сотрудника в соответствии с потребительскими ценами на основные продукты.

В 2004 году Постановлением № 1 Госкомстата РФ была утверждена форма Т-3 для оформления штатного расписания.

Однако с вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закон № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, использование унифицированной формы для юрлиц стало не обязательным. Именно поэтому, взяв существующий документ за основу, руководитель того или иного предприятия вправе разработать подходящий бланк штатного расписания самостоятельно.

Читайте также:
Приказ о создании резерва по отпускам: образец

Вам также будет интересно:

Оформление приказа

Для изменения действующего штатного расписания руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ. Поскольку утвержденная форма отсутствует, он оформляется произвольно, но тем не менее с учетом стандартных требований для такого рода распорядительных документов.

В частности, в нем отражаются следующие сведения:

  • название предприятия;
  • наименование документа и присвоенный ему номер;
  • место и дата составления;
  • основания для внесения корректировок в штатное расписание с отсылкой на соответствующий локальный документ. Например, на план оптимизации структуры предприятия;
  • суть вносимых изменений:

    Так, если необходимо введение новой должности, можно указать: «ввести в производственный отдел следующие должности:

    • главный инженер с окладом 40000 рублей;
    • экономист по сбыту с окладом 35000 рублей».

    Для внесения изменений в собственное штатное расписание, можно использовать образцы приказов, представленные в конце статьи.

    Порядок утверждения изменений

    В том случае, если администрации предприятия, например, школы, необходимо поменять оклады подчиненных, трудовые функции или же оформить перевод, то намеченные изменения придется предварительно согласовать с сотрудниками, которых они коснутся. Соответственно, сделать это следует до того, как будет вынесен приказ об утверждении изменений в штатное расписание.

    Иными словами, изданию приказа предшествуют:

    • уведомление персонала о грядущих изменениях штатного расписания. Это делается путем ознакомления под подпись с содержанием приказа. Рабочие предупреждаются как минимум за 2 месяца до наступления события;
    • включение соответствующих изменений в трудовой договор. Осуществляется это путем подписания допсоглашения к договору.

    В том случае, если работник откажется от продолжения трудовой деятельности в новых условиях, то работодатель может предложить перейти на другую должность. При отсутствии подходящей вакансии или отказе от предложения, сотрудник увольняется.

    Таким образом, для того чтобы внести изменения, касающиеся должностей, окладов, создания новых структурных подразделений и прочее, работодателю придется внести изменение в действующее штатное расписание, путем издания соответствующего приказа.

    Штатное расписание: составляем и изменяем

    В силу организационных, производственных, экономических причин в организации могут изменяться условия и размеры оплаты труда, вводиться или исключаться должности, создаваться новые структурные подразделения и т.д. В этих случаях нанимателю потребуется внести соответствующие коррективы в штатное расписание. Рассмотрим, как правильно это сделать. Но прежде разберемся, что собой представляет штатное расписание, в какой форме оно составляется и как оформляется.

    О штатном расписании

    Штатное расписание — локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА) .

    В связи с тем что основой трудовых отношений является трудовой договор, который заключается в соответствии со штатным расписанием, оно является обязательным ЛНПА .

    Обратите внимание!
    Штатное расписание должно быть у каждого нанимателя, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, использующий наемный труд.

    Законодательством форма штатного расписания не закреплена (за исключением некоторых бюджетных организаций). Поэтому в коммерческой организации форму, а также содержание, порядок составления, утверждения штатного расписания и внесения в него изменений и дополнений наниматель определяет самостоятельно.

    При разработке собственной формы штатного расписания наниматель может брать за основу форму, которая предусмотрена законодательством для тех или иных организаций . В дальнейшем он может совершенствовать ее применительно к своей организации, к примеру:

    — добавлять новые графы;

    — исключать те графы, которые ему не нужны;

    Несмотря на то что штатное расписание не является формализованным документом, в нем принято отображать ряд сведений, в частности:

    — организационную структуру нанимателя, т.е. перечень имеющихся в организации структурных подразделений;

    — наименования должностей и профессий.

    Обратите внимание!
    При создании формы штатного расписания наниматель должен опираться на акты законодательства, регулирующие порядок наименования должностей (профессий) работников (ЕКСД, ЕТКС);

    — количество штатных единиц по каждой должности и профессии;

    — размеры тарифных ставок (окладов) для соответствующих штатных единиц;

    — дату введения в действие штатного расписания.

    На заметку
    Штатное расписание отражает должностной (профессиональный) состав организации. Персональные данные и сведения по работникам, числящимся на соответствующих должностях и работающих по определенным профессиям, в него не вносятся.

    В зависимости от того, применяется в организации ЕТС или тарифная сетка, разработанная и утвержденная в организации (ТС), либо нет, форма штатного расписания может различаться.

    Так, в первом случае в форму штатного расписания помимо граф для внесения наименования должностей и профессий, количества штатных единиц, как правило, включают следующую информацию:

    — размер тарифной ставки первого разряда;

    — разряд в соответствии с ЕТС, ТС;

    — тарифный коэффициент, соответствующий этому разряду;

    — тарифную ставку (оклад), рассчитанную исходя из тарифной ставки первого разряда, действующей в организации, и определенного тарифного коэффициента;

    — повышения тарифной ставки (оклада) по различным основаниям;

    — окончательный размер тарифной ставки (оклада).

    Если в организации ЕТС не применяется, форма штатного расписания, на наш взгляд, в обязательном порядке должна содержать следующие сведения:

    — наименования должностей и профессий;

    — количество штатных единиц по ним;

    — размер тарифной ставки (оклада).

    Дополнительно в штатное расписание могут включаться сведения о выплатах, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и которые выплачиваются ежемесячно. Например, о доплатах за совмещение профессий (должностей). Указание выплат, имеющих переменный характер (надбавок, премий), также допустимо, но, на наш взгляд, нецелесообразно. Те же премии, являясь вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности, выплачиваются, как правило, с установленной периодичностью в зависимости от выполнения определенных показателей. Поэтому всякий раз изменение размеров таких выплат потребует внесения корректив в штатное расписание.

    На заметку
    При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период устанавливается совмещение и т.д.

    Поскольку штатное расписание является обязательным ЛНПА организации, оно должно быть в наличии на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами. Допускается одновременно применять штатное расписание в бумажной форме и в электронном виде. Однако вести данный документ только в электронном виде нельзя.

    О составлении и оформлении штатного расписания

    Обычно штатное расписание в организации составляет специально уполномоченное на это лицо (как правило, экономист по труду). В случае его отсутствия разработкой штатного расписания могут заниматься другие работники экономической службы при участии специалистов кадровой и юридической служб. Если организация небольшая и в ней нет соответствующего подразделения, то вопросами составления штатного расписания могут заниматься, к примеру:

    — инспектор по кадрам;

    Однако одного составления штатного расписания недостаточно. Ему нужно придать юридическую силу. По общему правилу это происходит путем утверждения документа.

    На заметку
    Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Его целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству организации, иных ЛНПА. Законодательством определен примерный перечень документов, подлежащих утверждению. В их числе — штатное расписание .

    Штатное расписание можно утвердить двумя способами :

    — посредством проставления должностным лицом (как правило, руководителем) в грифе утверждения собственноручной подписи;

    — путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения).

    Оба указанных способа имеют одинаковую юридическую силу. И в обоих случаях штатное расписание должно содержать гриф утверждения.

    Обратите внимание!
    Оформление и расположение реквизитов документа, к числу которых относится гриф утверждения, должно производиться в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве.

    В первом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие и т.д.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения .

    Пример

    Директор ООО «Риф»

    День месяца в дате утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим штатное расписание (например, директором). Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

    Пример

    При утверждении штатного расписания посредством издания распорядительного документа (приказа, распоряжения) гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса .

    Пример

    Гриф утверждения помещается в правом верхнем углу документа. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов .

    Пример формулировки приказа об утверждении штатного расписания:
    «В связи с введением новых должностей
    ПРИКАЗЫВАЮ:
    1. Утвердить штатное расписание в новой редакции (прилагается).
    2. Установить срок введения штатного расписания в новой редакции — 01.09.2017».

    Вместе с тем в организации может быть предусмотрен другой порядок оформления штатного расписания. В частности, в ЛНПА может быть предусмотрено, что штатное расписание не утверждается, а только подписывается руководителем организации. Либо определено, что помимо подписания и утверждения штатное расписание должно быть завизировано, например, руководителем финансово-экономического отдела.

    На заметку
    Штатное расписание может быть согласовано с профсоюзом, если соответствующее положение предусмотрено в ЛНПА, к примеру коллективном договоре.

    О внесении изменений (дополнений) в штатное расписание

    Изменения (дополнения) вносятся в штатное расписание по мере необходимости. Каких-либо ограничений в части сроков их внесения законодательство не содержит. Вместе с тем, полагаем, коррективы в штатное расписание следует вносить одновременно или непосредственно перед изменением соответствующих сведений, в частности содержащихся в трудовых договорах.

    Обычно коррективы в штатное расписание вносятся:

    — при изменении размера оплаты труда работников. Например, увеличился размер тарифной ставки первого разряда;

    — изменениях, связанных с оптимизацией организационной или штатной структуры. Например, вводятся новые должности, исключаются штатные единицы, создается или переименовывается структурное подразделение и т.д.

    Обратите внимание!
    В некоторых случаях корректировка штатного расписания может предполагать изменение существенных условий труда, в частности уменьшение размера оплаты труда. В этом случае необходимо соблюсти требования законодательства о порядке их изменения . Внесение соответствующих поправок в штатное расписание происходит после соблюдения процедуры изменения существенных условий труда.

    Изменения в штатное расписание оформляются и утверждаются в порядке, установленном в организации для оформления и утверждения самого штатного расписания.

    Утверждение, как мы указали выше, возможно двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи либо путем издания распорядительного документа.

    Если же в организации предусмотрен другой порядок оформления штатного расписания, например, оно только подписывается руководителем организации, то и изменения (дополнения) в штатное расписание оформляются аналогично.

    Пример формулировки приказа о внесении изменения в штатное расписание:
    «В связи с увеличением объема работ по консультированию потенциальных клиентов
    ПРИКАЗЫВАЮ:
    1. Внести в штатное расписание, утвержденное приказом от 15.05.2017 N 99, следующее изменение: в структурном подразделении «Отдел по работе с клиентами» по должности «Специалист по работе с клиентами» в графе «Количество штатных единиц» изменить данные с «3» на «4».
    2. Утвердить изменение в штатное расписание (прилагается).
    3. Установить срок вступления в силу изменения в штатное расписание — 01.09.2017».

    При незначительных корректировках штатного расписания изменения в него целесообразно оформлять в виде отдельного самостоятельного документа. В этом случае документ прилагается к штатному расписанию и является его неотъемлемой частью.

    Если же производятся комплексные изменения, касающиеся значительной части сведений, содержащихся в штатном расписании, желательно составить и утвердить штатное расписание в новой редакции. Например, если в организации изменяется тарифная ставка первого разряда. Ведь в данном случае изменения вносятся во все строки и графы штатного расписания.

    В ситуации, когда в соответствии с порядком утверждения штатного расписания издается распорядительный документ, к примеру приказ, штатное расписание в новой редакции прилагается к нему.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: