Как отразить в штатном расписании 0.5 ставки: образец – Делать дело

Вопрос: Работник работает на 0,5 ставки (в штатном расписании тоже значится 0,5 ставки), работа основная. Сейчас сделали полную ставку по этой же должности и для этого же работника. Как правильно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание? Например, в связи с производственной необходимостью, приказываю: Внести в штатное расписание следующие изменения: С работником достаточно заключить допсоглашение об изменении рабочего времени и оклада или нужен еще какой-то приказ? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2017 г.)

Работник работает на 0,5 ставки (в штатном расписании тоже значится 0,5 ставки), работа основная. Сейчас сделали полную ставку по этой же должности и для этого же работника. 1. Как правильно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание? Например, в связи с производственной необходимостью, приказываю: 1) Внести в штатное расписание следующие изменения: 2. С работником достаточно заключить допсоглашение об изменении рабочего времени и оклада или нужен еще какой-то приказ?

1. В целях совершенствования организационной структуры приказываю внести в штатное расписание следующие изменения:

Установить штатных единиц по должности ______ в количестве 1.

2. Работник должен быть уведомлен не позднее чем за 2 месяца. В случае согласия работника на изменение условий трудового договора, с ним необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ об изменении условий трудового договора.

Согласно ст. 74 ТК РФ в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Кодексом.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 Кодекса.

В случае когда причины, указанные в части первой настоящей статьи, могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.

Если работник отказывается от продолжения работы в режиме неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, то трудовой договор расторгается в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 Кодекса. При этом работнику предоставляются соответствующие гарантии и компенсации.

Отмена режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены, производится работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Изменения определенных сторонами условий трудового договора, вводимые в соответствии с настоящей статьей, не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным коллективным договором, соглашениями.

Информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Купить документ –> Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда “Онлайнинспекция.РФ” и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Приём на работу на 0,5 ставки: разбираемся с нюансами

Преподаватель-юрист «Что делать Консалт»

В деятельности организации может возникнуть ситуация, когда необходим новый сотрудник, но объём работы не предполагает полную занятость, или в связи с производственными изменениями отпала возможность обеспечить работника достаточным объёмом работы. Оптимальный выход из ситуации – приём или перевод персонала на неполную ставку, например 0,75 или 0,5 ставки. Подробнее об этом – в статье нашего эксперта Анастасии Чекмаревой.

Рассмотрим особенности работы на условиях неполного рабочего дня. Для начала разберёмся, чем отличается неполное рабочее время от сокращённого.

Сокращённая продолжительность рабочего времени ( ст. 92 ТК РФ ) – уменьшенная продолжительность рабочего времени по сравнению с нормальной. Это гарантия, которая устанавливается федеральными органами власти для определённых категорий работников (например, для несовершеннолетних, инвалидов I и II группы).

Отличие от неполного рабочего времени состоит в том, что сокращённая продолжительности рабочего времени не влияет на оплату. То есть работник получит столько же, сколько получил, если бы работал полное рабочее время (за исключением работников в возрасте до 18 лет). О сокращённой продолжительности не надо договариваться. Эта гарантия закреплена законом для определённых категорий.

Читайте также:
Кадровое планирование в организации - особенности

При неполном рабочем времени оплата производится пропорционально отработанному времени. По соглашению сторон его можно устанавливать любому работнику.

При приёме/переводе на неполное рабочее время возможны следующие варианты:

  • неполный рабочий день (например, 4 часа в день 5 дней в неделю);
  • неполная рабочая неделя (например, работник работает 3 дня в неделю по 8 часов);
  • смешанный режим (например, по 5 часов 4 дня в неделю);
  • разделение рабочего дня на части (например, 2 часа утром и 2 часа вечером).

При выборе варианта учтите следующие особенности:

  1. если работник работает менее четырёх часов в день, то работодатель имеет право не предоставлять ему перерыв для отдыха и питания ( ст. 108 ТК РФ );
  2. ненормированный рабочий день работнику с неполным рабочим временем может устанавливаться, если у него неполная рабочая неделя.

Приём на работу на неполное рабочее время, например 0,5 ставки, аналогичен приёму на работу на полное время, но есть ряд особенностей, которые затрагивают оформление трудового договора и приказа о приёме на работу.

В трудовой договор необходимо внести условие о работе в режиме неполного времени ( ст. 57 ТК РФ ): начало и окончание рабочего дня, обеденный перерыв (если он есть), рабочие дни. Данная информация также отражается в приказе о приёме на работу.

Оклад указывается полностью. Но при этом не забудьте написать, что оплата производится пропорционально отработанному времени. Издавать отдельный приказ об установлении неполного рабочего времени при приёме на работу по закону не нужно. Вся информация отражается в трудовом договоре и приказе о приёме на работу.

Работники на неполной ставке имеют те же права, что и другие работники (ч. 4 ст. 93 ТК РФ). Они имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого из-за уменьшения отработанного времени не меняется. Трудовой стаж таких работников исчисляется в обычном порядке. Иные трудовые права соблюдаются в полном объёме.

Зарплата при таком режиме рассчитывается пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного им объёма работ (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).

Обратите внимание, введение режима работы с неполной занятостью не влечёт за собой изменения оклада в штатном расписании.

Что касается перевода на режим неполного рабочего времени, то особенности оформления зависят от того, кто является инициатором таких изменений.

Изъявить желание перейти на неполное рабочее время может сам работник. И в некоторых случаях работодатель не сможет ему отказать (ч. 1, 2 ст. 93, ч. 2, 3 ст. 256 ТК РФ, абз. 3 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1).

По закону работодатель обязан установить неполное рабочее время по просьбе:

  • беременной женщины;
  • женщины в отпуске по уходу за ребёнком;
  • одного из родителей (опекуна, попечителя) с ребёнком в возрасте до 14 лет (ребёнком-инвалидом – до 18 лет);
  • работника, который ухаживает за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

В этом случае неполное рабочее время устанавливается на тот срок, на который хочет работник, но не более чем на период наличия обстоятельств, которые послужили причиной.

Для установления рабочего времени необходимо получить заявление от работника. Документами, подтверждающими обстоятельства, по которым работнику устанавливается неполное рабочее время, могут являться: справка из женской консультации о беременности, свидетельство о рождении ребёнка, документ о назначении опекуном и т. д. В соответствии с Письмом Минтруда России от 17.11.2017 № 14-2/В-1012 для установления факта неиспользования вторым родителем ребёнка в возрасте до 14 лет права на неполное рабочее время по этому же основанию работодатель вправе запросить справку о его режиме работы.

Иногда инициатором установления неполного рабочего времени является работодатель. Если работник трудится полную ставку, но объёмы работы уменьшились или пропала производственная необходимость, то работодатель может перевести его на неполное рабочее время, например на 0,5 ставки. В случае если работник согласен на такой перевод, то просто заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ. Отразите в нём новое время труда и оплату.

Сложнее обстоит дело с несогласными. Перевод возможен, если вы обоснуете, что режим работы меняется в связи с изменением организационных или технологических условий труда и что такие изменения могут повлечь массовые увольнения. Что же относится к данным условиям?

Технологические изменения:

  • внедрены новые технологии производства;
  • переход на работу на новое оборудование;
  • усовершенствованы рабочие места;
  • разработаны новые виды продукции.

Организационные изменения:

  • изменена структура управления организацией;
  • изменена форма организации труда;
  • изменён режим труда и отдыха;
  • введены или пересмотрены нормы труда;
  • изменена организационная структура организации;
  • перераспределена нагрузка на подразделение или конкретные должности.

Порядок изменения трудового договора в таком случае установлен частью 5 статьи 74 ТК РФ . Режим неполного рабочего времени вводится с учётом мнения профсоюза на срок до 6 месяцев.

Уведомить работника об изменениях и их причинах необходимо как минимум за два месяца до нововведений. Если он согласен работать в новых условиях, то оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Если отказывается – предложите ему перевод на другую подходящую работу. Если у вас нет такой работы или он откажется от перевода – оформите увольнение.

При изменении работодателем условий трудового договора в одностороннем порядке главная сложность состоит в том, что необходимо обосновать, что такие изменения действительно произошли, а также документально подтвердить этот факт ( п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 ), иначе возможны негативные последствия.

Читайте также:
Кадровое обеспечение — что это такое

Например: Апелляционное определение Московского городского суда по делу № 33-419338/2020, 2-1517/2020 . Работник трудился в испытательной лаборатории. Действие аккредитации лаборатории было приостановлено, соответственно, часть работ лаборатория была проводить не вправе. Это отразилось на загрузке персонала. Работодатель принял решение перевести работника на режим неполного рабочего времени, обосновав перевод изменениями технологических условий труда, а именно сменой основного вида экономической деятельности. Работать на новых условиях работник отказался, и был уволен на основании пункта 7 части 1 статьи 77 ТК РФ . Смена основного вида экономической деятельности работодателя не произошла. Работник обратился в суд и был восстановлен на работе.

Суд отметил, что доказательств изменения технологических условий труда работодатель не представил, а приостановление действия аккредитации само по себе не влечёт изменения технологических условий труда и не может расцениваться как законное основание для изменения трудового договора. А поскольку изменения условий труда были осуществлены в целях предотвращения массового увольнения, отказ истца от продолжения работы в новых условиях влечёт расторжение трудового договора по пункту 2 части 1статьи 81 Трудового кодекса РФ, а не по пункту 7 части 1 статьи77 ТК РФ с предоставлением работнику соответствующих гарантий и компенсаций, что в данном случае работодателем сделано не было.

Обратите внимание, ухудшение финансового положения также не является основанием для перевода персонала на неполное рабочее время.

Если обе стороны не против установления неполного рабочего времени, то в таком случае можно его ввести по соглашению сторон. В этом случае необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём прописываются новые условия (продолжительность рабочей недели, время начала и окончания рабочего дня), указывается дата, с которой изменения вступают в силу. А если они установлены на какой-то срок, то его также необходимо отразить в дополнительном соглашении.

В некоторых случаях при переводе работников на неполное рабочее время необходимо уведомить службу занятости. Это касается переводов по инициативе работодателя ( п. 2 ст. 25 Закона о занятости , Письмом Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1 ).

Если такой режим вводится по соглашению сторон, то уведомлять службу занятости не требуется ( Письмо Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1 ).

В случае ошибки в процедуре приёма или перевода работников на неполное рабочее время возможны негативные последствия в виде административной ответственности по статье 5.27 КоАП .

Ответственность может наступить в том числе в следующих случаях:

  • в трудовом договоре не указан режим работы сотрудника, в то время когда он уникален и отличается от общего в организации;
  • вы отказали работнику в переводе на неполное время, когда не имели на это право по закону;
  • вы не соблюли процедуру перевода работников на неполное время по статье 74 ТК РФ , например не уведомили о переводе за два месяца;
  • вы не уведомили службу занятости в случаях, когда это было необходимо.

Помимо административной ответственности, нарушение процедуры может привести к трудовому спору. Например, в случае увольнения в связи с несогласием работника перейти на 0,5 ставки он может заявить в суде, что фактически изменений не было. Если он докажет свою правоту, то может восстановиться на работе и взыскать с работодателя компенсацию за вынужденный прогул, моральный вред и судебные расходы.

Анастасия Чекмарева, преподаватель-юрист ООО «Что делать Консалт»

Смотрите по этой теме видео на нашем YouTube-канале

Ранее мы разъясняли, оплачивать ли больничный отстранённому от работы сотруднику.

Как отразить в штатном расписании 0.5 ставки: образец

Вопрос того, как отразить в штатном расписании 0.5 ставки — то есть, неполную занятость сотрудника, крайне актуален для многих современных российских работодателей и специалистов по кадровому делу. Несмотря на кажущуюся сложность этого вопроса, полставки в штатном расписании отражаются в большинстве случаев точно так же, как и должность сотрудника, работающего по принципу полного трудоустройства. Помочь правильно составить документацию может образец штатного расписания на 0.5 ставки.

Как отразить в штатном расписании 0.5 ставки — общие принципы

Работа на полставки сейчас является достаточно распространенным решением для многих работников и работодателей. Например, когда нужды в специалисте, работающем полную рабочую неделю нет, или когда какая-то должность прекрасно может быть замещена внешним или внутренним совместителем, применяется именно такой подход. Более подробно о том, как обеспечивается работа по принципу неполного рабочего дня, можно прочитать в отдельной статье. Далее же будут рассматриваться именно особенности оформления кадровой документации при трудоустройстве работников на полставки.

В первую очередь, необходимо понимать, что сам факт работы на полставки должен быть отражен в трудовом договоре с сотрудником. А вот порядок заполнения штатного расписания будет отличаться, в зависимости от того, как именно на предприятии ведётся этот документ. В целом, здесь можно выделить два различных подхода:

  • Использование стандартной формы. Сейчас многие организации при ведении кадрового учета и формировании штатного расписания используют стандартную форму Т-3. В рамках применения этой формы, вопрос того, как отразить в штатном расписании 0.5 ставки в отношении отдельных должностей решается достаточно просто, но имеет определенные особенности и нюансы.
  • Использование своей формы или свободной формы. Форма штатного расписания, регулируемая государством, сейчас не является обязательной для применения работодателями. Поэтому каждая компания вправе составлять этот документ в свободной форме, или же установить свою собственную форму с отдельными принципами заполнения этого документа.
Читайте также:
График отпусков — новые правила составления

Как отразить полставки в штатном расписании — пошаговая инструкция

В случае, если в компании используется стандартная форма штатного расписания, то общий алгоритм действий по тому, как отразить в нем работу на полставки, будет следующим:

Штатное расписание является деперсонализированным документом. То есть — в нём указываются конкретные должности, независимо от того, какой сотрудник фактически их занимает.

  • Соответственно этим принципам, каждая должность, предполагающая работу на полставки, указывается в штатном расписании как полноценная должность.
  • В графе «Количество штатных единиц» указывается дробное значение, если должность предполагает трудоустройство только одного работника на полставки.
  • В графе «Оклад» должен быть указан общий размер оклада в таком размере, каким он был бы при работе на полной ставке.
  • В ситуациях же, когда штатное расписание заполняется по форме, предусмотренной работодателем, он сам определяет порядок фиксации сотрудников в нем, работающих на полставки или в целом в течение неполного рабочего для или неполной рабочей недели. То есть, допускается использование отдельных граф или даже разделов штатного расписания для фиксации таких категорий работников, равно как и указание оклада именно с учетом неполной рабочей недели для рассматриваемых категорий сотрудников.

    При этом стоит помнить, что один и тот же работник вполне может одновременно замещать несколько должностей. Например, считаться одной штатной единицей по своей основной должности, и половиной штатной единицы, работая в рамках внутреннего совместительства по другой, предусмотренной в штатном расписании должности.

    Составляем штатное расписание на 2021 год: правила, образцы

    Штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

    На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Разберемся в аспектах подготовки и ведения документа: как правильно оформить штатное расписание на 2021 год всем правилам.

    Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

    Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

    Чем грозит отсутствие штатного расписания

    Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

    Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке).

    Кто и как составляет и ведет штатное расписание

    Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.

    Однако по факту теми специалистами, кто составляет штатное расписание в организации, ведет учет кадрового состава, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

    Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год и есть ли ограничения? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

    • сроки и правила разработки и внесения изменений;
    • форму приказа об утверждении штатки;
    • ответственных за формирование и подписание лиц;
    • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
    • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
    Читайте также:
    Этика и деонтология в медицине — что это такое, как используются

    Форма документа

    Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.

    Как корректно заполнить форму № Т-3

    Разберем пошагово, как составить штатное расписание на 2021 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

    Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

    Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

    Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ.

    Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

    Заполняем графы, всего их 10.

    Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

    Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

    Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ]).

    Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

    Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

    Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

    В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

    Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

    В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

    Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

    Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

    Готовим приказ на утверждение

    Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести документ в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.

    В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункты 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

    Аналогичным способом оформляем по всем правилам штатное расписание школы на 2021 год, заполняя все перечисленные позиции.

    Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, например по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утверждаете распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа. В связи с развитием пандемии медицинские организации формируют временное штатное на основании приказа Минздрава от 19.03.2020 № 198н. Численность и структуру подразделения в них определяет руководитель, исходя из объемов медпомощи.

    Как вносить изменения

    Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

    Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

    Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

    Читайте также:
    Как отразить аванс в 6НДФЛ

    Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

    Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

    Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

    Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

    1. Что такое штатное расписание
    2. Кто и зачем должен составлять
    3. Чем грозит отсутствие штатного расписания
    4. Требования к штатному расписанию
    5. Как утвердить штатное расписание
    6. Как внести изменения в штатное расписание
    7. Периодичность составления документа и сроки хранения
    8. Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

    Что такое штатное расписание

    Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

    Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

    Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

    • структура, штатный состав и численность работников;
    • перечень структурных подразделений (при наличии);
    • наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

    Кто и зачем должен составлять

    В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

    Составить и распечатать трудовой договор

    ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

    Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

    Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

    Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

    Чем грозит отсутствие штатного расписания

    За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

    Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

    Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

    Требования к штатному расписанию

    Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

    Читайте также:
    Игры на сплочение рабочего коллектива

    Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

    ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

    Как утвердить штатное расписание

    Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

    Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

    Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

    Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

    Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

    Как внести изменения в штатное расписание

    Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

    Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

    Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

    Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

    Периодичность составления документа и сроки хранения

    Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

    Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

    ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

    Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

    Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

    В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

    С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

    В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

    Увольнение за прогул: как его лучше оформить, чтобы избежать проблем с СЗВ‑М и СЗВ‑СТАЖ

    При увольнении работника за прогул важно не только правильно составить все документы, подтверждающие данное нарушение (о том, как это сделать см. «Что делать, если работник пропал»), но и решить, какой датой оформить прекращение трудовых отношений. От того, в какой день будет расторгнут трудовой договор с прогульщиком, напрямую зависит объем работы бухгалтера. О том, какие проблемы могут возникнуть у бухгалтера при увольнении прогульщика, и о том, как их избежать, читайте в нашей сегодняшней статье.

    В какой день уволить прогульщика: мнение чиновников и судей

    Часть 3 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ гласит: днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют лишь случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность). При этом Трудовой кодекс не содержит никаких оговорок или уточнений о том, что дата увольнения в некоторых случаях может (или должна) определяться как-то иначе.

    Читайте также:
    Премия для работника – как рассчитать

    Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

    Применительно к увольнению за прогул указанная норма статьи 84.1 ТК РФ толкуется контролирующими органами однозначно: днем прекращения трудового договора будет последний день работы сотрудника, то есть день, предшествующий первому дню прогула. Такое разъяснение дано, например, в письме Роструда от 11.07.06 № 1074-6-1.

    Этот подход поддерживают и судьи. При рассмотрении споров они указывают, что увольнять прогульщика надо последним днем его работы. А таковым является день, предшествующий началу прогула. В то же время, если сотрудник отработал часть того дня, в котором совершил прогул, либо после прогула вновь приступил к работе, то уволить его нужно именно последним днем работы (а не днем, который предшествовал началу прогула). В частности, такой вывод содержится в апелляционном определении Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 31.07.17 по делу № 33-2846/2017. В этом споре суд постановил изменить дату увольнения прогульщика с 12 апреля на 13 апреля, поскольку 13 апреля сотрудник присутствовал на работе половину дня, после чего покинул рабочее место и больше там не появлялся.

    При этом судей не смущает тот факт, что в подобных ситуациях (увольнение за прогул в последний день работы, предшествующий началу прогула, либо непосредственно в последний день работы, если часть этого дня была отработана) приказ об увольнении будет фактически датирован более поздним днем. Также судьи не видят противоречия в том, что при таком варианте оформления увольнения в случае «классического» прогула (то есть отсутствия на работе весь день) окажется, что по состоянию на день увольнения работник еще не совершил прогула. Суды указывают, что по смыслу части 3 статьи 84.1 ТК РФ при увольнении работника за прогул (в том числе за прогул, который имеет длящийся характер) днем прекращения с ним трудовых отношений является последний день работы, предшествовавший началу прогула (при условии, что впоследствии работник не возобновил исполнение трудовых обязанностей).

    Поэтому приказ об увольнении за прогул может быть издан гораздо позже даты увольнения. Однако несовпадение последнего дня работы с тем днем, когда оформлено прекращение трудовых отношений, признается правомерным, так как это не нарушает трудовые права работника (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 29.04.13 по делу № 33-4819/2013).

    Опровергая довод о том, что при «классическом» прогуле день увольнения не может быть ранее первого дня прогула, так как на день, предшествующий началу прогула, работник еще никаких нарушений не совершил, судьи также ссылаются на статью 84.1 ТК РФ. По их мнению, данный вывод основан на ошибочном толковании норм трудового законодательства (апелляционное определение Московского городского суда от 26.07.18 по делу № 33-28148/2018). Отметим, что вопрос о законности увольнения работника датой, по состоянию на которую прогула еще не было, ставился и перед Конституционным судом РФ. Однако данный суд уклонился от ответа, указав при этом, что единственная цель нормы статьи 84.1 ТК РФ состоит в том, чтобы обеспечить совпадение фактического прекращения трудовой деятельности и юридического оформления расторжения трудового договора. Поэтому само по себе правило о том, что день увольнения может быть раньше первого дня прогула, никак не нарушает права работников (определение КС РФ от 25.01.12 № 1-О-О).

    Таким образом, вся правоприменительная практика подталкивает кадровую службу оформить увольнение прогульщика тем рабочим днем, который предшествует началу прогула, либо непосредственно последним днем работы, если часть этого дня была отработана. Понятно, что сам приказ об увольнении при этом будет издан спустя некоторое время после того дня, который определен в качестве даты увольнения. При этом никаких нарушений не будет. Однако такой вариант выбора даты увольнения прогульщика, признаваемый и контролирующими органами, и судами, влечет для бухгалтера значительные проблемы. Рассмотрим их подробнее.

    Заполнение табеля учета рабочего времени

    Прежде всего, возникает неясность с заполнением табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12). Ведь на период «разбирательства» (т.е. на период с первого дня прогула и до даты издания приказа об увольнении) работник продолжает «числиться» в организации. И при этом в форме № Т-12 ему проставляется «НН» (или 30), что соответствует неявке по невыясненным причинам.

    Как следует из пояснений к форме № Т-12, код «НН» вносится в табель учета рабочего времени вплоть до выяснения причин неявки (см. таблицу «Условные обозначения», приведенную в постановлении Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Очевидно, что после установления таких причин, отметка должна быть изменена. Логично предположить, что в рассматриваемой ситуации код «НН» надо поменять на код «ПР» (или 24), которым обозначается прогул.

    Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

    Однако данная логика рушится сразу же после издания приказа об увольнении, если в нем сказано, что трудовые отношения с работником были прекращены в последний день работы, когда по табелю у него стоял код «Я» (или 01), «В» (или 26) или другие коды, соответствующие работе или сохранению рабочего места. В такой ситуации никаких отметок в табеле в отношении данного работника после даты его увольнения уже быть не должно (но, как было сказано выше, в табеле будут стоять отметки «ПР» за те дни, когда работник уже был уволен за прогул). При этом законодательство не содержит механизма исключения данных из табеля учета рабочего времени. Да и само такое исключение нельзя признать верным шагом. Ведь в случае спора с работником табель учета рабочего времени с отметками о неявке будет одним из доказательств правомерности увольнения.

    Читайте также:
    Допуск по электробезопасности – группы допуска, как получить

    Как видим, работодатель, решивший действовать так, как предписывают правоприменительные органы, фактически попадает в правовой тупик: табель учета рабочего времени будет оформлен неверно. Причем, и в том случае, если после даты увольнения сотрудника в табеле будут стоять отметки «ПР», и в том случае, если за дни, начиная с первого дня прогула, не будет стоять никаких отметок. А поскольку на данные табеля «завязано» множество показателей, в том числе по формам отчетности в ПФР, подобная неясность с заполнением табеля приведет к тому, что бухгалтеру придется делать часть работы вручную, попутно отслеживая, чтобы программа для ведения учета не меняла все обратно.

    Корректировка форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

    Далее бухгалтеру работодателя, который решит уволить прогульщика в последний день работы (то есть так, как рекомендуют чиновники и судьи), придется разбираться с корректировкой форм «пенсионной» отчетности. До тех пор, пока не издан приказ об увольнении такого работника, для целей персонифицированного учета он является застрахованным лицом, поскольку с ним заключен трудовой договор. А значит, в отношении него должны представляться сведения по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

    После издания приказа об увольнении работник внезапно, задним числом, перестает быть застрахованным лицом. Это автоматически делает недостоверной всю отчетность, в которой дни, начиная с первого дня прогула, указаны как период работы. А значит, такую отчетность нужно исправлять.

    Штрафа удастся избежать только в том случае, если страхователь скорректирует ранее представленные сведения в отношении застрахованного лица до момента обнаружения ошибок территориальным органом ПФР. Для этого нужно подать исправленные сведения за отчетный период, в котором эти сведения уточняются (п. 39 Инструкции, утв. приказом Минтруда России от 21.12.16 № 766н).

    Таким образом, в рассматриваемом случае бухгалтеру нужно будет подготовить форму СЗВ-М с типом «отмн» за периоды после даты увольнения, указанной в приказе, исключив из исходной формы сведения об уволенном сотруднике. При этом, как было сказано выше, важно успеть сдать исправленные отчеты до момента выявления ошибок органами ПФР, чтобы избежать финансовых санкций.

    Если же сведения об уволенном работнике-прогульщике попали в годовую форму СЗВ-СТАЖ, то придется исправить и ее. Ведь, как уже упоминалось, с момента расторжения трудового договора работник перестает быть застрахованным лицом для целей персонифицированного учета. Соответственно, в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ период работы должен быть указан по дату прекращения трудового договора, отраженную в приказе об увольнении.

    Заполнить, проверить и сдать СЗВ‑М и СЗВ‑СТАЖ через интернет Сдать бесплатно

    Выплата зарплаты при увольнении прогульщика

    Наконец, третья проблема, с которой может столкнуться бухгалтер в рассматриваемой ситуации, касается расчета с работником, уволенным за прогул. Согласно статье 140 ТК РФ, при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения сотрудника.

    Очевидно, что если днем увольнения будет определен день, предшествующий началу прогула (как рекомендуют чиновники и судьи), то компания автоматически нарушит это правило. Ведь в последний день, когда прогульщик вышел на работу, никаких выплат, полагающихся при увольнении, перечислено не было (и быть не могло). Формально за данное нарушение работодателя можно привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Более того, статья 236 ТК РФ в подобных случаях требует выплатить работнику пени за задержку расчета. Таким образом, и здесь возникает правовой тупик: если работодатель будет следовать логике правоприменителей, то он нарушит правило статьи 140 ТК РФ, и должен будет выплатить прогульщику дополнительные суммы.

    Заметим, что по правилам части 4 статьи 84.1 ТК РФ трудовую книжку тоже положено выдать в последний день работы. Однако законодатель предусмотрел исключения из этого общего положения. Так, в части 6 статьи 84.1 ТК РФ указано, что при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении за прогул, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. К сожалению, в отношении окончательного расчета с работником, уволенным за прогул, подобных оговорок в Трудовом кодексе нет.

    Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб‑сервисе

    Как избежать описанных выше проблем

    Как видим, следование общепринятому варианту определения даты увольнения прогульщика чревато значительной головной болью для бухгалтера. Плюс появляется риск привлечения компании к административной ответственности за «просрочку» расчетов с уволенным сотрудником. Можно ли всего этого избежать?

    Да, можно. Причем, для этого даже не придется отступать от нормы части 3 статьи 84.1 ТК РФ. Если прочитать ее внимательно, то можно обнаружить, что последний день работы является днем увольнения в тех случаях, когда за фактически неработающим работником в соответствии с законодательством РФ не сохранялось рабочее место (или должность).

    Другими словами, если по правилам ТК РФ в тот период, когда работник не трудился, за ним сохранялось его рабочее место, то последний день работы уже не будет днем увольнения. В такой ситуации трудовые отношения будут прекращены в день издания приказа об увольнении, либо в последний день, когда за работником сохранялось рабочее место. Данный вывод подтверждается, в частности, пунктом 2 письма Роструда от 29.07.09 № 2263-6-1 и письмом Минтруда России от 28.02.18 № 14-2/В-121. Это правило применимо и в ситуации, когда сотрудник увольняется за прогул, поскольку на период «разбирательства» за ним сохраняется место его работы.

    Читайте также:
    Сокращенный день перед праздником – ТК РФ, законодательство, что это такое

    Как известно, увольнение — это крайняя, наиболее тяжелая мера дисциплинарного взыскания (определение КС РФ от 17.12.08 № 1060-О-П). Вместо нее работодатель может наказать работника-прогульщика выговором или замечанием (ст. 192 ТК РФ). А то и вовсе по итогам рассмотрения всех обстоятельств признать причину отсутствия сотрудника на работе уважительной и не налагать взыскание. И во всех этих случаях работник продолжит выполнять свои трудовые функции. А значит, на период «разбирательства» за ним сохраняется рабочее место.

    Но если оно сохраняется в указанных выше ситуациях, то почему оно не должно сохраняться в случае принятия решения о наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения? Ведь нигде в ТК РФ не сказано, что именно в этом случае рабочее место на период «разбирательства» за работником не сохраняется.

    Применение нормы о сохранении рабочего места вплоть до оформления приказа об увольнении сразу же снимает все спорные вопросы, о которых мы говорили выше. Так, у работодателя появляется законное право на изменение данных табеля учета рабочего времени с «НН» на «ПР» за все дни прогула, вплоть до даты издания приказа об увольнении.

    Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

    В то же время работодатель сможет соблюсти правило статьи 140 ТК РФ о расчете с увольняемым работником. Поскольку в день увольнения (которым теперь является день издания приказа об увольнении) сотрудник не работает, соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

    Наконец, бухгалтеру не придется корректировать «пенсионную» отчетность, так как дата увольнения в данном случае совпадает с датой издания соответствующего приказа. А значит, работник утрачивает статус застрахованного лица для целей пенсионного страхования только в день издания приказа об увольнении. Что делает ранее сданную отчетность полностью действительной.

    Дополнительно отметим, что организация, которая уволила прогульщика в день издания приказа об увольнении, никаких дополнительных затрат не понесет. Ведь дни прогула работнику не оплачиваются и в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включаются (ст. 121 и 129 ТК РФ). А значит, перенос даты прекращения трудового договора на день издания приказа об увольнении не приведет к увеличению выплат в пользу прогульщика.

    Практические выводы

    Мы рекомендуем исходить из того, что на период выяснения причин невыхода сотрудника на работу, определения их уважительности, рассмотрения и принятия работодателем решения об увольнении за работником сохраняется рабочее место. При этом данный период работнику не оплачивается и в стаж для исчисления отпуска не включается (если, конечно, сотрудник в этот период фактически не работал).

    Подобный подход не только позволит компании правильно оформить кадровые и бухгалтерские документы, но и значительно снизит нагрузку на бухгалтерию. Помимо этого, не возникнет риск привлечения к административной ответственности за нарушение срока окончательного расчета с работником, а также риск судебного разбирательства, связанного с тем, что дата увольнения определена ранее даты нарушения трудовой дисциплины. Описанный нами вариант базируется на буквальном прочтении статьи 84.1 ТК РФ, а значит, не приведет к нарушению трудового законодательства.

    Как отразить отсутствие по невыясненной причине в СЗВ-СТАЖ

    Отсутствие сотрудника без уважительной причины следует правильно зафиксировать в СЗВ-СТАЖ. Как это сделать, объясняет специалист интернет-бухгалтерии «Моё дело» Виктория Никульшина.

    Сотрудника не было на работе несколько дней. Это время ему не оплачивается, если нет уважительной причины для его отсутствия. Нужно правильно зафиксировать период прогула в отчете, чтобы Пенсионный фонд мог исключить его из страхового стажа.

    Общая информация об отчете СЗВ-СТАЖ

    ПФР рассчитывает стаж работающих граждан на основании специального отчета, который ввели в действие с 1 января 2019 года (Постановление правления ПФР от 6 декабря 2018 года № 507п). Его обязаны сдавать:

    • организации и их обособленные подразделения;
    • индивидуальные предприниматели;
    • адвокаты, нотариусы и иные лица, ведущие частную практику,

    в случаях, если у них есть заключенные трудовые договоры с работниками или договоры ГПХ с физическими лицами.

    ИП без работников отчет СЗВ-СТАЖ не сдают.

    Сроки предоставления формы определены пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ:

    • по итогам года — не позднее 1 марта следующего года. Подается на всех застрахованных лиц;
    • при назначении пенсии — в течение 3 календарных дней с момента обращения работника;
    • при увольнении — в день увольнения работника;
    • при прекращении действия договора ГПХ — в день окончания работы по договору;
    • по заявлению работника — в течение 5 календарных дней с обращения.

    Действующий бланк отчета представлен в приложении 1 к Постановлению правления ПФР № 507п.

    СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов:

    • раздел 1 «Сведения о страхователе» — регистрационный номер работодателя в ПФР, ИНН, КПП, тип сведений;
    • раздел 2 «Отчетный период» — указывается год за который сдают форму;
    • раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц» (ФИО, СНИЛС сотрудников, даты начала и окончания работы, территориальные и особые условия труда, коды основания исчисления стажа, условия досрочного назначения пенсии, сведения об увольнении лица);
    • раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на ОПС»;
    • раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».
    Читайте также:
    Как одеться на собеседование мужчине и девушке, женщине

    СЗВ-СТАЖ подается с типом сведений «Исходная» или «Дополняющая» при отправке ежегодного отчета. В этом случае нужно заполнить разделы 1, 2 и 3.

    Тип сведений «Назначение пенсии» применяют при оформлении работнику пенсии. Используются все разделы, с 1 по 5.

    Отчет сдается вместе с реестром (описью) по форме ОДВ-1. Без описи Пенсионный фонд отчет не примет.

    Как заполнить СЗВ-СТАЖ в случае отсутствия работника по невыясненной причине

    Специального кода, установленного ПФ для периода беспричинного отсутствия на работе, нет. Но выделить его в отчете нужно — согласно Федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», прогул работника не должен оплачиваться и включаться в стаж.

    Поэтому в этом случае рекомендуется применять код исчисления страхового стажа «НЕОПЛ». Его используют и во многих других ситуациях — например, при простое по вине работника, забастовках, административных отпусках.

    Расхождения сведений в СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М

    Сведения о застрахованных лицах, которые работодатель подает в ПФР двумя отчетами — СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, должны совпадать. Но иногда расхождения случаются.

    Возьмем пример: сотрудник отсутствовал на работе больше месяца — его не было с 12 августа по 7 октября 2021 года. 8 октября его нашли, но объяснить свое отсутствие он не смог. В тот же день издали приказ о его увольнении с 12 августа 2021 года. В СЗВ-М за август и сентябрь он попал, так как на момент отправки отчета еще не был уволенным, а в СЗВ-СТАЖ период его работы будет указан по 11 августа 2021 года.

    Исправить расхождение можно одним из двух способов:

    1. отправить корректирующую форму СЗВ-КОРР с указанием периода с 12 августа по 7 октября 2021 года и кода исчисления страхового стажа «НЕОПЛ»;
    2. отправить отменяющую форму СЗВ-М за август и сентябрь по конкретному сотруднику. Будет ли за это штраф в 1000 рублей (2 месяца по 500 рублей за одно застрахованное лицо), нужно уточнять в своем отделении ПФР. Основания для наложения штрафа нет, если работодатель внес исправления самостоятельно, без уведомления от ПФР.

    Специфика отражения прогула в СЗВ-СТАЖ

    Как зафиксировать прогул в отчете СЗВ-СТАЖ, зависит от решения руководства:

    • прогульщик не уволен — нужно в разделе 3 указать период отсутствия на работе с кодом исчисления стажа «НЕОПЛ»;
    • прогульщик уволен — в разделе 3 указывают период работы по дату увольнения (обычно последний день работы перед прогулом). Никаких кодов ставить не нужно.

    Что такое прогул

    Отсутствие на рабочем месте станет прогулом при выполнении любого из следующих условий в соответствии с пунктом 6а статьи 81 ТК РФ:

    • отсутствие без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
    • отсутствие без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня или смены.

    В то же время прогулом не считаются опоздания на работу, даже если в сумме они превысят 4 часа за несколько дней.

    В зависимости от тяжести проступка, руководитель организации или ИП принимает решение о наказании сотрудника. Если прогул был небольшой, можно ограничиться замечанием или лишением премии. При более серьезных сроках работнику может грозить увольнение.

    Чтобы прогул был засчитан, нужно составить акт о неявке сотрудника на работу. Его должны подписать, как минимум, два свидетеля.

    Пока не выяснена причина отсутствия сотрудника на работе, в табеле учета рабочего времени ставится код НН (неявка по невыясненным причинам). Если сотрудник не подтвердит причину отсутствия документами, код меняют на ПР (прогулы).

    Образец заполнения отчета

    Грузчик ООО «Транс-Логистика» Шишкин И.И. отсутствовал на работе с 21 по 22 сентября 2021 года. Уважительных причин для неявки на работу он не представил. Так как это произошло в первый раз, его увольнять не стали.

    Специалист кадровой службы, может оформить этот прогул в годовом отчете СЗВ-СТАЖ одним из двух способов:

    1. Указать этот период с кодом исчисления страхового стажа «НЕОПЛ» в графе 11.

    1. Не указывать в разделе 3 этот период. Этот вариант рекомендуем не применять, так как специалисты ПФР могут потребовать отдельных пояснений по поводу перерыва в стаже.

    Как отразить в СЗВ-СТАЖ уволенных за прогулы

    Если руководитель организации-работодателя решил уволить сотрудника за прогул, издается приказ с указанием даты увольнения, приходящейся на последний рабочий день перед прогулом.

    Предположим, что у Шишкина И.И. из нашего примера это был не первый прогул, и после очередного нарушения трудовой дисциплины его решили уволить. 24 сентября 2021 года вышел приказ об увольнении грузчика Шишкина И.И. 20 сентября 2021 года за систематические прогулы в соответствии с частью 1 статьи 81 ТК РФ.

    В отчете СЗВ-СТАЖ покажут период его работы с 1 января 2021 года по 20 сентября 2021 года. Особых отметок о прогуле не будет.

    Работнику при увольнении нужно выдать выписку из формы СЗВ-СТАЖ на руки. В ней должна содержаться информация строго по увольняемому сотруднику.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: