Штрафы на работе – законно ли это и как оштрафовать работника по ТК РФ

Удержания и штрафы за опоздание на работу и другие новые разъяснения Роструда

Вправе ли работодатель оштрафовать работника за опоздания на работу? Что делать, если работодатель не дает согласия на увольнение работника по собственному желанию и не выдает ему трудовую книжку? Может ли должность иностранного работника, указанная в разрешении на работе, не совпадать с должностью в трудовом договоре? Какие документы работодатель вправе потребовать от сотрудника при приеме на работу? На эти вопросы ответили эксперты сервиса Роструда «Онлайн-инспекция.рф».

Удержания за опоздание и курение на работе

Вправе ли работодатель производить удержания из заработной платы сотрудника за опоздания на работу и за курение на работе?

Перечень случаев, когда возможно производить удержания из заработной платы работника без его согласия, закрытый и расширительному толкованию не подлежит. Согласно статье 137 ТК РФ, удержание для возмещения задолженности перед работодателем возможно только в следующих ситуациях:

  • для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;
  • для погашения неизрасходованных командировочных или денежных сумм, выданных в связи с переводом на другую работу в другую местность;
  • для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
  • при увольнении работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже отгулял отпуск, за неотработанные дни отпуска (за исключением случаев, когда работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, п. 1, 2 и 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ).

Вместе с тем работодатель обязан оплачивать работнику:

  • фактически отработанное рабочее время;
  • время, в течение которого сотрудник правомерно отсутствовал на работе, но за ним сохранялось место работы и заработная плата (например, время отпуска, командировки и т.д.).

Поэтому если работник из-за опозданий, перекуров, чаепитий и прочих подобных перерывов не отработал положенное рабочее время, то работодатель не должен оплачивать это неотработанное время. При этом работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени.

Рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Штрафы за опоздание на работу

Может ли работодатель оштрафовать работника за опоздания на работу, за неисполнение поручения работодателя или за другие нарушения трудовой дисциплины или трудовых обязанностей?

Нет, не может. За ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, возложенных на него трудовым договором, или несоблюдение трудовой дисциплины работодатель может применить к работнику только один из трех видов дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ):

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям (например, по п. 5 — 10 ст. 81 ТК РФ, п. 1 ст. 336 ТК РФ, ст. 348.11 ТК РФ).

Для некоторых сотрудников другие виды дисциплинарных взысканий (например, строгий выговор, предупреждение, предупреждение о неполном служебном соответствии, понижение в классном чине и др.) могут быть предусмотрены законами, уставами и положениями о дисциплине. Речь идет о работниках ОВД, следственного комитета, прокуратуры, госслужащих, работников рыбопромыслового флота, морского и железнодорожного транспорта, организаций, эксплуатирующих особо радиационно-опасные и ядерно-опасные производства и объекты.

Если в результате виновных действий работника (в том числе из-за ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей или несоблюдении трудовой дисциплины) работодателю был причинен материальный ущерб, то последний может, помимо дисциплинарной ответственности, применить к работнику материальную ответственность (взыскать ущерб).

Если работодатель использует не предусмотренные законодательством меры ответственности (например, штрафы), работник вправе обратиться в трудинспекцию или суд.

Отказ уволить сотрудника по собственному желанию

Что делать, если работодатель не соглашается на увольнение работника по собственному желанию, не выдает ему трудовую книжку и не выплачивает причитающиеся суммы?

Согласия работодателя на увольнение работника по собственному желанию не требуется. По общему правилу, работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели. Течение этого срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления об увольнении (ст. 80 ТК РФ).

Если между работником и работодателем возник конфликт, заявление об увольнении можно вручить представителю работодателя под роспись (например, передать его в секретариат, отдел кадров, канцелярию) или отправить по почте заказным письмом. В свою очередь работодатель должен оформить приказ об увольнении сотрудника по собственному желанию и ознакомить с этим приказом сотрудника под роспись.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, а также выплатить зарплату и компенсацию за все неиспользованные отпуска.

Составить и распечатать трудовой договор

Наименование должности в трудовом договоре с иностранцем

Информация о должности иностранного работника, указанная в разрешении на работе, не совпадает с должностью, указанной в трудовом договоре. Это правомерно?

Нет, неправомерно. Иностранный гражданин имеет право осуществлять трудовую деятельность только при наличии разрешения на работу. В этом документе указывается разрешенный вид деятельности (название специальности, должности). Работа иностранца по специальности, не соответствующей указанной в разрешении, приравнивается к работе без разрешения. Это связано с тем, что квота на выдачу таких разрешений может устанавливаться Правительством РФ с ограничениями по профессии, квалификации, специальности, странам происхождения иностранных работников, а также с учетом региональных особенностей рынка труда.

Читайте также:
Самые скучные профессии в России и мире

Таким образом, должность в трудовом договоре с иностранным работником должна соответствовать должности, указанной в разрешении на работу.

Документы при приеме на работу

Какие документы работодатель вправе потребовать от работника при приеме на работу?

Работодатель вправе потребовать, а работник обязан предъявить:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу по совместительству;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости — если в соответствии с законом на такую работу не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость (например, это касается педагогической деятельности, образования, воспитания, развития несовершеннолетних и др.);
  • справку об отсутствии административного наказания за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача — если в соответствии с законом на такую работу не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических или психотропных веществ.

В отдельных случаях работодатель вправе потребовать дополнительные документы. Например, при поступлении совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями труда к другому работодателю такой работник обязан предъявить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Работники, поступающие на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей должны предоставить медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в «северных» районах и местностях.

Как удержать штраф ГИБДД из заработной платы работника

В статье разобрали:

Кто платит штраф, если водитель организации нарушил ПДД

По закону ответственность за автомобиль несет его собственник. Штрафы с камер приходят именно ему (ч. 1 ст. 2.6.1 КоАП РФ). Поэтому если автомобиль принадлежит юрлицу, оплачивать штрафы должна организация.

Если работник совершил нарушение на служебном автомобиле, но нарушение зафиксировал инспектор, постановление выпишут на водителя. Организации оплачивать штраф не придется. Исключение — штрафы, в которых предусмотрена ответственность и юрлица, и водителя. Например, штрафы за отсутствие тахографа.

Если штраф выписали на юрлицо, организация может возместить ущерб по штрафам тремя способами:

  • обжаловать штраф;
  • оплатить штраф самостоятельно, а потом подать гражданский иск на водителя с требованием вернуть деньги;
  • удержать деньги из зарплаты водителя.

Можно ли обжаловать штрафы водителя, вынесенные на юрлицо

Судебная практика показывает, что можно.

Собственник машины освобождается от ответственности, если в ходе рассмотрения жалобы на постановление с камеры будет установлено, что в момент фиксации транспортное средство находилось во владении или в пользовании другого лица (ч. 2 статьи 2.6.1 КоАП РФ).

Нужно собрать доказательства того, что за рулем в момент нарушения был конкретный водитель. ВС РФ указал, что в качестве доказательств можно использовать:

  • доверенность на право управления транспортным средством;
  • полис ОСАГО, если в него вписан водитель;
  • договор аренды или лизинга транспортного средства;
  • показания свидетелей и (или) водителя.

Организация дополнительно может предоставить путевой лист с отметкой о длительности смены водителя.

Как правило, суды первой инстанции отказывают юрлицам в обжаловании и указывают, что они несут ответственность за действия своих водителей. Но есть случаи, когда организации доходили до Верховного Суда, и он принимал решение в их пользу (Дело № 45-АД14-12, Дело № 48-АД16-4).

Если вам нужна помощь в обжаловании штрафов, введите УИН постановления на странице обжалования от сервиса OnlineГИБДД. Для небольших штрафов сервис автоматически создаст письменную жалобу и подскажет, какие документы к ней приложить и куда направить. С крупными штрафами и спорными ситуациями помогут наши юристы.

Помощь юриста с обжалованием штрафов

Можно ли взыскать штраф с водителя через суд

Судебная практика противоречива. Во многих случаях суд признает, что штраф платить должно именно лицо, привлеченное к административной ответственности — а это организация.

Например, Второй кассационный суд в определении от 29.09.2020 по делу N88-18104/2020 указал, что штраф выписывают за административное правонарушение на его виновника. Виновник в данном случае — организация, а не водитель, поэтому он ничего платить не должен.

К аналогичным выводам пришел Санкт-Петербургский городской суд (Определение от 07.07.2020 по делу N2-949/2020). Организацию оштрафовали за парковку на газоне, а она пыталась взыскать ущерб с виновного водителя. Суд отметил, организация должна была обеспечить для своей машины служебную стоянку. Работодатель был обязан уплатить штраф, потому что состав правонарушения установлен именно в его действиях. Юрлицу пришлось оплатить 2 штрафа по 300 тысяч из своего кармана.

Но иногда суды идут навстречу организации. Например, Московский городской суд в Апелляционном определении от 28.10.2019 признал, что раз за рулем был конкретный водитель, он должен возместить работодателю ущерб. Правда, за парковку на газоне организация заплатила 300 тысяч рублей, а с водителя взыскали только его зарплату — 30 тысяч.

Можно ли удерживать сумму штрафа из зарплаты работника

Удерживать с работника деньги можно, если:

  1. С ним заключен трудовой договор (ст. 232 ТК РФ);
  2. Поведение работника носит противоправный характер.
  3. Есть причинно-следственная связь между действиями работника и ущербом. Штраф выносят именно из-за того, что водитель нарушает ПДД. Здесь четко прослеживается причинно-следственная связь.
  4. Установлена вина работника (ст. 233 ТК РФ).
  5. Работодателю причинен прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).
Читайте также:
Как отказаться от субботника на работе

Прямой действительный ущерб — это ухудшение имущества работодателя или денежные потери. На оплату штрафа работодатель вынужден тратить собственные деньги, значит, штраф считается прямым действительным ущербом организации. Это подтверждает Роструд в письме от 19.10.2006 N 1746-6-1 и Минфин в письме 03-04-06/42105.

К прямому действительному ущербу могут быть отнесены, например, недостача денежных или имущественных ценностей, порча материалов и оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, выплаты за время вынужденного прогула или простоя, суммы уплаченного штрафа.

Нельзя удерживать с работника деньги, если нарушение произошло вследствие:

  • непреодолимой силы,
  • крайней необходимости или необходимой обороны;
  • неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества (ст. 239 ТК РФ).

Таким образом, если есть доказательства, что за рулем в момент нарушения был конкретный водитель, с него можно удержать деньги. Для взыскания руководитель организации издает приказ об удержании в произвольной форме.

Какую сумму можно удержать из зарплаты работника и каковы сроки удержания

Размер удержания не может превышать 20% от суммы заработной платы. Если сумма ущерба больше 20%, работодатель может взыскать остальные деньги только со следующей зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Приказ об удержании нужно издать не позднее 1 месяца со дня установления работодателем размера ущерба. Обычно срок отсчитывается от дня оплаты штрафа. Если месяц прошел, удержать деньги можно только с письменного согласия работника или через суд (ст. 248 ТК РФ).

Общая сумма взыскания не может превышать среднемесячный заработок работника (ст. 241 ТК РФ). Если фактический ущерб больше, можно договориться с работником о добровольном возмещении или обратиться с иском в суд.

Водитель обязан возместить только сумму штрафа. Если юрлицо не оплатило штраф вовремя, все дополнительные убытки придется оплачивать самому.

Например, если организация получила штраф на 500 рублей и не оплатила его, штраф превратится в 11 250 рублей убытка:

Из этой суммы с водителя можно удержать только 500 рублей за нарушение ПДД. В остальных убытках он не виноват: организация сама должна следить за своевременной оплатой штрафов.

При любом способе удержания организации нужно вовремя получать штрафы, чтобы не пропустить сроки обжалования или взыскания ущерба. Контролируйте штрафы автоматически с сервисом OnlineГИБДД. Сервис будет ежедневно присылать отчет о новых постановлениях на почту и поможет оплатить их в пару кликов.

Контроль штрафов для юрлиц

Хотите вовремя узнавать о всех штрафах организации и оплачивать их со скидкой?

Не пропустите новые полезные публикации

Мы расскажем о тонкостях законодательства, поможем в этом разобраться и подскажем, что делать в спорных ситуациях.

Отлично!

Отправили на почту подборку интересных статей о важных изменениях в законодательстве

Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)

  • Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
  • Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
  • Как правильно составить штатное расписание
  • Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
  • Как заполнить штатное расписание: образец и пример
  • Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
  • Итоги

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Читайте также:
Сколько зарабатывает косметолог в России

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Читайте также:
Сдельная система оплаты труда - что это такое по ТК РФ, примеры профессий

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

  1. Что такое штатное расписание
  2. Кто и зачем должен составлять
  3. Чем грозит отсутствие штатного расписания
  4. Требования к штатному расписанию
  5. Как утвердить штатное расписание
  6. Как внести изменения в штатное расписание
  7. Периодичность составления документа и сроки хранения
  8. Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

  • структура, штатный состав и численность работников;
  • перечень структурных подразделений (при наличии);
  • наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

Читайте также:
Штраф за неуплату страховых взносов

Составить и распечатать трудовой договор

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Читайте также:
Можно ли заключить договор ГПХ с несовершеннолетним

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

Инструкция: заполняем штатное расписание на 2021 год

Штатное расписание — это документ, который отображает планируемое количество специалистов различных должностей (единиц), необходимое для нормального функционирования организации.

Кто и зачем обязан составить

Штатное расписание (ШР) по форме Т-3 является одним из документов кадрового учета. По трудовому законодательству его составление необязательно, но в силу требований ст. 15, 57 ТК РФ должность и зарплата работника должны соответствовать штатному расписанию. Из чего делаем вывод, что составить его все-таки необходимо.

Документ формируется в виде таблицы, в которую включены сведения об имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать решения по управлению учреждением.

ШР помогает при планировании, так как оно позволяет легко определить:

  • количество отделов;
  • среднюю численность работников;
  • размер ежемесячного фонда заработной платы;
  • направление деятельности учреждения.

С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов в отчетах для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. П ри наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (закон №1033-1 от 19.04.1991).

Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам — его часто требуют при налоговых проверках.

Документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники. Он не составляется, только если в организации числится один руководитель, сотрудники работают по гражданско-правовым договорам или ИП осуществляет свою деятельность самостоятельно, без привлечения работников.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отразить вакансии в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто разрабатывает и утверждает

Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3, штатное расписание составляется по этой форме. Но работодатель вправе изменять формат с учетом потребностей организации. Неизменным остается содержание:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • число единиц в штате;
  • размеры должностных окладов;
  • размер месячного фонда заработной платы.

Разработать ШР вправе любое должностное лицо, обладающее такими полномочиями (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). Но, как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы. В некоторых случаях до ШР составляется структура организации — схема подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Необходимо определить трудозатраты по каждой имеющейся должности, чтобы понять, какой штат нужен для нормального функционирования организации. Это желательно сделать при создании юридического лица, но можно и в любой момент позднее.

При разработке ШР учитывают следующие НПА и ЛНА:

  • структура предприятия (если есть);
  • учетная политика;
  • профстандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • иные нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Разработанный документ утверждается приказом за подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. Гербовая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Вверху указывают реквизиты соответствующего приказа, документ заверяется подписью руководителя.

Как заполнять: пошаговая инструкция

В общем случае форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия. Разобраться, как правильно оформить штатное расписание по унифицированной или другой форме, поможет пошаговая инструкция.

Шаг 1. Указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по журналу регистрации документов, дату и номер. П ереходим к заполнению разделов.

Шаг 2. В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала указываем руководящий состав, затем по отделам всех остальных: финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, экономический отдел, за ними производство (цехи, участки и т. д.).

Читайте также:
Сколько зарабатывают киберспортсмены

Шаг 3. Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Шаг 4. Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Шаг 5. Следующий раздел — «Количество штатных единиц» — содержит сведения о числе работников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

Шаг 6. В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф работника в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

Шаг 7. В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

Шаг 8. 9 раздел («Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем работникам.

Шаг 9. В 10 разделе («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Вот пример штатного расписания на 2021 год для СДЮСШОР «Аллюр».

Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

Когда оформляем по всем правилам штатное расписание школы на 2021 год, важно учесть наличие «внештатников».

Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. На них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в «штатку» они не вносятся (ст. 11 ТК РФ). Кроме того, название указанных в документе должностей должно соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.

Как вносить изменения

Срока действия документ не имеет. Когда он уже утвержден, по мере необходимости в него вносят изменения. Делать это разрешается хоть каждый месяц. Некоторые организации ежегодно переутверждают штатное расписание — это удобнее и проще, чем искать в множестве изменений более ранних годов.

Бывает, что руководство организаций меняет подход к формированию кадровой политики, что приводит к текучке кадров. В такой ситуации становится очевидной необходимость утверждения нового штатного расписания.

Кроме изменения названий должностей, размера оклада и пр., в трудовом законодательстве есть процедуры, которые приводят к изменению штатного расписания: сокращение штатов (ст. 180 ТК), изменения в организационной или технологической сферах (ст. 74 ТК) и пр. Такие процедуры тоже влияют на изменение или утверждение нового документа.

Все изменения производятся на основании приказа. Поправки вносятся в следующих случаях:

  • исключение вакансий в связи с оргизменениями в работе фирмы;
  • появление новых единиц при расширении штата;
  • сокращение численности или штата работников;
  • увеличение или уменьшение окладов;
  • изменение названий подразделений, структурных единиц и т. д.

Можно изменить существующую форму либо утвердить новое ШР по старому образцу. Оба случая требуется документально оформить с соблюдением требований законодательства. Обязательно необходимо соблюсти срок уведомления работников об изменении штатного расписания при сокращении численности. Тогда ШР нельзя изменять ранее чем через 2 месяца после издания приказа и уведомления работников. А вот при изменениях вакантных мест срок разрешено не соблюдать. При изменении размера окладов обязательно соблюсти требования ст. 74 ТК РФ, то есть условия трудового договора меняют по инициативе работодателя только вследствие изменения организационных или технологических условий труда. Обязательно соблюдайте двухмесячный срок.

Образец приказа об изменении расписания:

Образование высшее экономическое + переподготовка ” Специалист по кадрам” , ” Менеджер по управлению персоналом” . Опыт работы – 10 лет. Сфера интересов – миграционный учет, кадровый учет

Составляем штатное расписание: образец унифицированной формы для организация ООО, ИП и пример кадровой структуры

Нормативный документ устанавливает основные правила и принципы , затрагивающие различные виды деятельности или их результаты. Таковым является и штатное расписание. Оно содержит свод данных о должностной иерархии, заработной плате каждой штатной единицы, количестве рабочих мест (занятых и вакантных) и отражает структуру кадрового состава.

Этот документ необходим для эффективного разделения труда, контроля за уровнем оплаты (оклад или тарифная ставка на одну единицу не должна быть меньше МРОТ), оптимизации трудовых ресурсов, оформляется в письменном виде и даёт возможность контролировать потребность в дополнительных единицах и принимать решение о расширении персонала либо о его сокращении, отслеживать средний уровень оплаты труда всего предприятия в целом, регулировать загруженность кадрового состава.

Обязательно ли для организаций и ИП?

Работодателем является организация, ООО или физическое лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, которые заключили с сотрудником договор: трудовой или гражданско-правовой. Каждый сотрудник при устройстве на работу обязан ознакомиться и с штатным расписанием, составленным в письменном виде, и расписаться.

Из содержания статьи 15 и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что по условиям трудового договора трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, которая должна соответствовать штатному расписанию, а сам работодатель, следовательно, должен иметь такое расписание.

Такую необходимость подчёркивает и статья 5.27 КоАП РФ, в которой говорится, что прием на работу на должность в отсутствие штатного расписания может быть квалифицирован как нарушение работодателем законодательства о труде независимо от его организационно-правовой формы.

Многие фирмы пренебрегают составлением штатного расписания. Но неоднократно различные ведомства во время проверки запрашивают эту бумагу.

При сокращении сотрудника в связи с реструктуризацией могут возникнуть конфликты, которые неразрешимы и влекут за собой обращение в арбитражный суд.

  • Во-первых, будет затребовано именно штатное расписание.
  • Во-вторых, основное назначение документа будет заключаться в том, чтобы организация могла доказать, что у нее не было возможности предоставить сокращенному работнику замещающую должность, а следовательно, увольнение этого сотрудника было законным. Без штатного расписания доказать мотивированность и обоснованность увольнения практически невозможно.
Читайте также:
Сколько зарабатывает ландшафтный дизайнер

Кем разрабатывается, утверждается?

Данный документ может быть разработан руководителем отдела, директором, главным бухгалтером или иным ответственным лицом, на которое возложены эти функции. Утверждает его приказом и закрепляет подписью руководитель.

Как составить и оформить?

Существует унифицированная форма Т-3 для оформления штатного расписания организации или физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя. Она носит рекомендательный характер и не является обязательной к применению.

Необходимо присвоить номер и дату для этого документа, а также указать срок действия.

Разрабатывая штатное расписание и заполняя информацию, необходимо указать следующее:

  1. Наименование организации. Указывается в точном соответствии с учредительными документами.
  2. Дата составления документа (начало деятельности, отчётного периода: года, квартала, месяца), исходя из потребностей работодателя.
  3. Номер. При первичном составлении присваивается номер один. Далее применяется сквозная нумерация.
  4. Временной период: с момента вступления в силу до истечения срока действия.
  5. Код. предполагает написание номеров подразделений в том порядке, который поможет определить значимость, подчиненность и структуру всей организации.
  6. Наименование должностей. Обязанность обращаться к классификатору должностей и профессий закреплена для организаций с вредными и опасными для жизни условиями труда, а также для государственных учреждений, для остальных таких критериев нет.
  7. Оклад или тарифная ставка. Они устанавливаются в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.

Важно следить за соответствием такому показателю как МРОТ (минимальный размер оплаты труда), он изменчив и закреплён законодательно.

  • Количество штатных единиц, приходящихся на каждую занимаемую должность. Работодатель имеет право указывать не только целую единицу, но и дробную (0,5; 0,25; 0,75). Такая потребность возникает в случае неполного рабочего дня, неполной занятости, сезонности работ, совмещении (внешнем или внутреннем).
  • Надбавки и премии, если таковые предусмотрены. Они необходимы для стимулирования работников и поощрения за заслуги в трудовой деятельности, могут быть указаны в виде фиксированной суммы или выражены в процентах от оклада.
  • Итоговые значения: общее количество штатных единиц, суммарная оплата труда, средняя заработная плата, приходящаяся на одну штатную единицу.

    Возможность заполнить графу «всего» появляется, если оклады и надбавки указаны исключительно в рублях, без применения процентов и коэффициентов.

    Подробную инструкцию, как сделать новое штатное расписание, вы найдете тут.

    Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

    Об утверждении штатного расписания на год читайте здесь, а в этой статье вы найдете бланк и описание документа.

    Изменение документа

    На практике изменению штатное расписание подвергается при следующих обстоятельствах:

    • Сокращение или увеличение штата в количественном выражении.
    • Повышение или уменьшение оклада, надбавки, премии.
    • Введение новых должностей или ликвидация старых.

    Новое штатное расписание или его изменение влечёт за собой создание приказа по основной деятельности, который утверждается аналогично первично созданному.

    В случае введения режима сокращенного рабочего времени для определенного человека необходимо в индивидуальном порядке сократить количество часов в день или в смену, которые человек должен отработать, ввести неполную рабочую неделю или применить оба способа.

    Такой режим работы может быть установлен в связи с решением работодателя, обращением сотрудника или по согласию сторон.

    Сотрудник имеет право выразить желание уменьшить рабочее время, что может быть связано с личными или семейными обстоятельствами, при которых он просто не может работать по ранее утвержденному графику. Для этого целесообразно написать личное заявление, принять и утвердить приказ, заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, следовательно при этом необходимо изменить и штатное расписание.

    Сроки хранения

    Ввиду принадлежности документа к типовым управленческим, срок его хранения, как установило Федеральное архивное агентство, составляет три года после утраты им своей силы.

    Таким образом, штатное расписание не только отражает фактическое наличие рабочих кадров, но и потребность в них, дает возможность смотреть на перспективу, вносить соответствующие коррективы и всегда иметь оптимальную структуру в своём предприятии.

    Полезное видео

    Из видео узнаете, как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации:

    Штатное расписание на 2021 год – образец и бланк

    В каждом учреждении руководство старается как можно выше улучшить свою трудовую деятельность. В первую очередь необходимо вести учёт за своим персоналом, их количества и занимаемой вакансии каждого. Для этого законодательством РФ предусмотрели специальный документ, который получил название «штатное расписание» или как его называют в народе «штатник».

    Правильно написание данного документа и внесение в него определённые корректировки, мы подробно изучим в текущей статье.

    Файлы для скачивания:

    Что это такое

    Для начала, следует обобщить непосредственно терминологию этого документа. Штатное расписание, как мы уже уточнили ранее, является документом, который включает в себя все сведения о структуре учреждения, включая его кадровый состав и должностные оклады каждого сотрудника.

    Стоит отметить, что такой формуляр требуется для каждого предприятия, пусть то государственное или же частное. Однако, не смотря на то, что «штатник» является обязательным, многие учреждения игнорируют его составление.

    Кто должен составлять штатное расписание в 2021 году?

    В основном составлением штатного расписания занимаются все бухгалтера и кадровые работники учреждения, поскольку именно в их компетенции входит расчёт количества ставок в данном расписании. Однако официально за «штатник» отвечают учредитель и главный бухгалтер предприятия, так как они в дальнейшем его подписывают.

    Сюда же можно отметить тот факт, что составлять его разрешается на неопределённый срок, однако в основном руководство подписывает его на один рабочий год. Чтобы процесс оформления проходил без каких-либо проблем, его нужно описать в специальной инструкции по делопроизводству, для этого требуется:

    • уточнить сроки и правила составления/внесения правок;
    • указать форму ордера об установлении «штатника»;
    • внести ответственных лиц за их структурирование и подпись;
    • указать законодательные пункты, на основе которых заполняется штатная документация;
    • вписать всех лиц, участвующих в составлении и редактировании данного документа.

    (Видео: “Штатное расписание от “А” до “Я””)

    Требования к штатному расписанию

    Для регистрации штатного расписания используют специальную единообразную форму Т-3. Довольно много предприятий и учреждений пользуются этим формуляром, так как в нём содержаться все требуемые для заполнения поля. Однако нужно учесть, что составление «штатника» не требуется сугубо в этой форме. Каждое учреждение вправе проектировать свои формы оформления штатного расписания, главным требованием является соблюдения всех законодательных норм при написании.

    Также хотело бы отметить, что согласно трудовому кодексу РФ, трудовая деятельность подчинённого должна быть равной той, которая отмечена в штатном бланке. Следовательно, в нём строго должны содержаться названия должностей всех сотрудников.

    Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

    Как уже сообщалось ранее, заполнение такого рода документов обязует соблюдения некоторых правил, дабы в дальнейшем они сохранили свою юридическую силу.

    В первую очередь нужно отметить, что бланк штатного расписания содержит в себе два раздела, а именно: вводный и основной. Чтобы в полном объёме изучить инструктаж по заполнению данного документа, опишем каждый раздел по отдельности.

    Вводный раздел

    Сперва требуется вписать наименование учреждения, которое соответствует тому, что указано в свидетельстве о регистрации. Записывается название вне зависимости от того, каким образом оно указано, то есть латинские символы в бланк вносим таким же.

    Затем следует указать код ОКПО, включая номер документа и дату его составления. После этого указывают срок действия данного расписания. Однако нужно отметить, что здесь указывают только ту дату, когда он был утверждён, поскольку дату окончания чаще всего не знают точно. Это связано с тем, что «штатник» имеет свойство изменяться в процессе трудовой деятельности учреждения.

    (Видео: “Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. Пономарева”)

    Основная часть

    Сразу нужно отметить, что основной раздел состоит в виде таблицы. Для того чтобы не ошибиться в заполнении, необходимо ознакомится с каждой графой по отдельности – всего их десять.

    Итак, графа первая. Здесь требуется указать наименование структурного подразделения. Довольно удобно будет вписать их в иерархической последовательности, то есть администрация, юр.отдел и бухгалтерия, поскольку именно в них руководство учреждения ведёт деятельность. Затем следует вписать отделы, совершающие основные задачи учреждения.

    Графа вторая. Здесь вводим код структурного подразделения. Обычно его назначает работодатель.

    Графа третья. В эту графу вносятся все данные о занимаемых вакансиях сотрудников, включая их квалификацию. Если есть возможность выбрать название должности с ОКПДТР, рекомендуется его применить.

    Четвёртая графа. Эта графа предполагает собой численность штатных объектов. Когда в учреждении осуществляется работа по совместительству, тогда эти числа вписываются при помощи дробей.

    Помимо этого, в «штатник» разрешается дополнить открытые вакансии. Когда планируется расширение штата, их можно заблаговременно добавить в документацию с целью в дальнейшем не исправлять его.

    Пятая графа. Здесь необходимо вписать ставку по тарифу для каждой должности по отдельности, а именно месячную заработную плату.

    Шестая-восьмая графа. В эти графы записываются все сведения о дополнительных выплатах в учреждении. Сюда включены все премиальные средства, доплаты и поощрительные начисления. В определённых моментах такие выплаты может фиксировать непосредственно учредитель, а в основном они утверждены трудовым кодексом РФ.

    Девятая графа. Здесь указывается общая сумма средств, которая получается в сумме от пятой по восьмую графу по каждому сотруднику на конкретных вакансиях.

    Десятая графа. Эта графа предназначена для записи каких-либо примечаний.

    В конце основного раздела также имеется поле «Итого», в котором требуется вписать общую численность штатных единиц лица и зарплатные начисления за рабочий месяц.

    (Видео: “Вебинар по штатному расписанию. Что требует законодательство? – Валентина Митрофанова”)

    Порядок сокращения должностей

    Ранее мы оговаривали тот факт, что в формуляр Т-3 разрешается вносить различные изменения. Такие правки вносятся даже в том случае, когда в учреждении происходит сокращения штата или числа подчинённых. Чтобы данные действия обрели определённую законность, руководство обязано оповестить таких подчинённых о том, что трудовые отношения с ними вскоре будут прекращены по этой причине сокращения. Данное уведомление должно поступить сотрудникам за 2 месяца до расторжения договора.

    Помимо этого, предприятие должно подготовить специальное заявление, где будут отображены все ФИО подчинённых, попавшие в это отчисление. Если такая процедура происходит в связи с сокращением определённых должностей, тогда также требуется составить определённое распоряжение.

    После этого необходимо спроектировать обновлённый штатный формуляр, который станет действительным сразу после прекращения трудовой деятельности с конкретными работниками.

    Внесение изменений в штатное расписание

    Совершать различные исправления в документе штатного расписания заключает решение непосредственно руководитель учреждения. Нужно отметить, что такое действие должно быть подтверждено специальным распоряжением, которое предполагает добавление изменений в формуляр. Какой-то определённой формы для составления приказа не существует, поэтому руководитель вправе оформлять его в любом виде на его усмотрение.

    После того, как правки были внесены в документ, его следует подписать, на что имеет право начальник предприятия или другое уполномоченное на эти действия лицо.

    Вносимые коррекции могу быть различного характера. Основными являются следующие правки:

    • удаление одной или нескольких вакансий;
    • добавление новой должности, если было принято определённое разрешение на расширение трудовой деятельности организации;
    • сокращение организационного штата;
    • редактирование размера заработных ставок подчинённых;
    • смена наименований участков или должностей.

    Вышеперечисленный перечень изменений не является исчерпывающим, так как руководитель учреждения имеет право включать и другие корректировки в «штатник».

    Снизу мы приведём таблицу, где будут отображены основные причины для внедрения коррективов в штатное расписание, в том числе их порядок и требование об уведомлении подчинённых о данных действиях.

    Составление распоряжения об исключении определённых штатных единиц или о формировании нового штатного расписания.

    В этом случае необходимо письменно оповестить сотрудников о дальнейших действиях не меньше чем за два месяца и предложение увольняемым подчинённым о свободных вакансиях.

    Перед тем, как руководитель внесет такие правки в документ, необходимо провести ряд несколько процедур в виде оповещения подчинённых о:

    • ближайших изменениях в трудовых договорах (в письменной форме);
    • причинах, по которым осуществляются данные правки.

    Как правильно ввести новую должность в штатное расписание в 2021 году?

    Для формирования новой должности в штатном расписании, приходится вносить некоторые правки. В основном это связано с реформами в учреждении или открытием дополнительных филиалов.

    Помимо этого включение новых вакансий осуществляется для разгрузки сотрудников. Это означает, что один подчинённый реализовывает несколько процессов одновременно.

    Сама процедура состоит из нескольких шагов, которые объединяют производственные процедуры и документальные проведения.

    Перейдём непосредственно к самому процессу добавления должности:

    Шаг 1. Объяснение причины, по которой потребовалось сформировывать новую должность. По правде, это наиболее проблематичный шаг в данном процессе. Чтобы обосновать свои действия, необходимо проанализировать все должности, существующие в учреждении и определиться в нуждаемости той, которую планируют ввести в скором времени. Помимо этого, руководитель обязан привести статистические сведения об обновляемой должности, то бишь её требования, свойства и так далее.

    Шаг 2. Далее требуется сформировать должностные обязанности для новой должности. Понадобится также подкорректировать определённые функции для исполнения новым сотрудникам. После этого проектируется инструкция.

    Шаг 3. Формирование докладной записки. Такую бумагу обязан оформлять руководитель отдела, в котором осуществляется добавление новой должности. Здесь обязаны быть внесены все необходимые сведения, которые подтверждают потребность в новом работнике. Вообще, такой документ в первую очередь является подтверждением внедрения новой должности, к которой также следует приложить специальные инструкции.

    Шаг 4. Последним шагом требуется издать распоряжение начальника учреждения. В тексте распоряжения должны содержаться данные о подразделении, в которое добавляют новую вакансию, и также размер зарплаты субъекта.

    Стоит учесть, что добавление новой должности в «штатник» бюджетного предприятия идентично с вышеперечисленным перечнем действий. Однако бюджетникам следует действовать не сугубо по решению начальника, но и по положению профстандартов.

    Образец распоряжения о введении новой должности в 2021 году

    Как утвердить в компании штатное расписание

    Когда штатное расписание уже подготовлено, остаётся сделать так, чтобы он начал действовать. Для этого потребуется вмешательство руководителя учреждения, который в дальнейшем обязан составить определённый приказ об утверждении «штатника» в организации. Нужно отметить, что руководитель вправе назначить ответственными лица, которые будут отвечать за проектирование и заполнение бланка формы. Такими лицами могут быть все кадровики, бухгалтера и юристы предприятия. Конечно, ответственным может оставаться и сам предприниматель, в особенности, когда его учреждение не является большим. Однако в случае, когда руководителем было назначено определённое лицо, требуется отметить его данные в приказе. Помимо этого его данные действия должны быть прописаны в документе трудовых отношений с ним.

    Внимание! Любая дата установления «штатника», начало его действительности и составления имеет свойство отличаться. Нужно учесть, что такое расписание разрешается принимать даже после его написания, а также вводить в действие позже самого составления или утверждения.

    При составлении распоряжения о введении штатного расписания, необходимо придерживаться следующих элементов:

    • наименование учреждения;
    • название и номер указа;
    • населенный пункт и дата написания документа;
    • дата принятия «штатника», начало действия, включающего количество штатных объектов и сведения месячной заработной выплаты;
    • персональные данные и должности лиц, которые являются ответственными за оформление штатного расписания;
    • указание на дополнение к распоряжению, то бишь сам «штатник» и его реквизиты;
    • подписи и должности учредителя и ответственных за составление документа лиц.

    Нужно отметить, что вносить штатное расписание рекомендуется с первого числа месяца, так как оплата труда подчинённым выплачивается ежемесячно.

  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: