Приказ о продлении командировки – скачать образец

Приказ об изменении сроков командировки

Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону.

Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ.

Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника. В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например:

1. Сотрудник пишет служебную записку. В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки. Если это инициатива работодателя, то от него работнику присылается письменное уведомление о продлении.
2. На основе служебной записки формируется положение, согласно которому срок пребывания сотрудника в другом городе изменяется.
3. Руководитель организации (или другой работник организации: заместитель руководителя, кадровик и пр.) согласовывает все моменты, касающиеся пребывания работника в командировке с руководителем принимающей стороны.
4. Руководитель предприятия издает приказ об изменении сроков командировки. Один из экземпляров приказа направляется командированному сотруднику на подпись.

Происходит возвращение командированного работника в новую дату, а затем ему начисляются положенные командировочные выплаты.

Законодательная база

Каждая конкретная ситуация увеличения или уменьшения длительности командировки требует особого подхода. Но подход ко всем один. Что касается того, какими документами стоит руководствоваться в том или ином случае, то полностью раскрывают правовые аспекты оформления документа:

• Трудовой кодекс. Информация о командировках подробно изложена в 24 и 166 его статьях.
• 264 статья Налогового кодекса.
• ПП №749.
• КоАП в 27 подпункте 5 статьи.

Инициатива работника

В большинстве случаев у командировки меняется срок по инициативе руководителя организации либо по непредвиденным обстоятельствам. Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости.

Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности.

Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций.

Нужно ли согласие сотрудника

Для того чтобы отправить в командировку сотрудника (или нескольких), работодатель не обязан заручаться его согласием заранее. Распоряжения руководителя могут устраивать работника или нет, но подчиниться его приказу он обязан, если не хочет лишиться работы.

Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия. Из этого правила имеется ряд исключений. Трудовой кодекс предполагает, что так безапелляционно принимать решения работодатель может, только если сотрудник не принадлежит к одной из этих категорий:

• Женщины, имеющие детей до 3 лет.
• Матери-одиночки и отцы-одиночки, у которых есть дети, не достигшие 5-летнего возраста.
• Под опекой работника любого пола находится ребенок младше 5 лет.
• Опекуны или родители ребенка-инвалида.
• Работник, опекающий больного члена семьи.

Причем подпись самого работника под приказом может не обозначать, что он согласен со всеми пунктами документа. Эта подпись всего лишь значит, что он был ознакомлен с содержанием. Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.

По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.

Если срок сократился

Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.

Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.

Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.

Командировочные выплаты

Оплата производится бухгалтерией по факту пребывания сотрудника в командировке. Сколько по времени фактически он выполнял там свои обязанности, на столько дней и будут выплачены командировочные.

Виды командировок и срок хранения приказа

Вся документация относительно командировок, включая описываемый приказ, хранится либо 5 лет, либо 75. Это будет зависеть от того, какой тип командировки был задействован организацией.

Если командировка была долгосрочная (она длилась дольше 6 месяцев), то придется сохранить в архивах приказ 75 лет. Если же длительность была маленькая – не больше пары месяцев – то уничтожать документ организация имеет право после 5 лет хранения. Исключение – вредные условия труда. При них всегда документация хранится 75 лет. Приказ об изменении сроков командировки – не исключение.

Приказ о продлении командировки: как правильно составить

Для производственных целей предприятие может направлять своих работников в служебные поездки. При этом оформление командировки происходит на основании письменного распоряжения руководителя компании, в котором определяются цели и период служебной поездки. Иногда обстоятельства складываются так, что необходимо увеличить данный период. Для этого используется приказ о продлении командировки.

В каком случае можно продлить командировку

Законодательными актами не устанавливается запрета на возможность продления служебной поездки.

По инициативе руководства компании срок командировки сотрудника может быть увеличен по различным производственным факторам.

Часто они связаны с неправильным определением первоначального объема работ, запланированного для выполнения командируемым сотрудником, или же при появлении дополнительной работы, которую ему нужно выполнить.

Кроме этого, период командировки может быть увеличен и по инициативе работника.

Это возможно делать, но только с разрешения руководства организации или в соответствии с законодательством. К такому продлению командировки может привести болезнь, направленного в поездку сотрудника, вынужденная задержка в пути (отсутствие билетов, поломка транспортного средства), форс-мажорные обстоятельства и другие причины.

Решение о продлении командировки принимает директор либо при возвращении работника на предприятие, либо при нахождении его в поездке. Данный человек подает на имя руководства докладную или служебную записку, с аргументацией причин, по которым пришлось задержаться в командировке.

При необходимости работник должен по возвращении приложить соответствующие, подтверждающие основания для увеличения времени командировки, документы.

Изучив представленные бланки, руководитель издает свое решение в виде приказа. Его лучше оформить до того момента, когда работник будет представлять авансовый отчет.

Образец приказа о продлении служебной поездки

Скачать образец приказа о продлении командировки в формате Word.

Как составить приказ о продлении командировки

Рассмотрим подробнее приказ о продлении командировки. Его можно подготовить в свободной форме на фирменном бланке.

Вверху документа указывается наименование компании.

Далее ниже идет название распоряжения, а рядом записывается его номер по порядку. Под ним этот документ будет в дальнейшем зафиксирован в книге приказов.

В следующей строке распоряжения отражается место составления этого бланка и дата оформления, а потом краткий заголовок приказа. Например, «О продлении командировки».

Преамбула приказа должна отражать причину, в связи с которой происходит увеличение срока.

Распорядительная часть документа начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ».

После этого отражается распоряжение о продлении срока командировки сотруднику с расшифровкой его должности и Ф.И.О. Обязательно надо указать период продления, а также новые сроки служебной поездки.

Так как запрещается покрывать командировочные расходы работника за его счет, в приказе обязательно должно отражаться поручение ответственному специалисту о необходимости перечисления денежных средств в связи с продлением поездки. Здесь же можно перечислить какие именно расходы будут компенсированы.

Как и в любом распоряжении руководства, необходимо отразить список лиц, которые будут отвечать за исполнение обозначенных в приказе мероприятий.

Ниже надо указать документы, которые служат основанием издания данного приказа.

После этого следует ознакомительный раздел приказа, в котором перечисляются должности всех, упомянутых в распоряжении специалистов, их подписи, а также личные данные.

Приказ о продлении командировки

Если в ходе выполнения командировочного задания возникает необходимость увеличения его срока, это мероприятие осуществляется с соблюдением обязательных требований. В первую очередь формируется Приказ о продлении командировки (образец представлен в конце статьи).

Поездка сотрудника в другой населенный пункт, связанная с разрешением производственных вопросов по поручению руководства фирмы, именуется служебной командировкой. Чтобы поездка считалась таковой, она должна соответствовать следующим условиям:

• Место выполнение поручения должно находиться далеко от основного места работы командированного сотрудника.
• Наличие временных ограничений. При отправке в командировку устанавливают дату ее начала и завершения.
• Выполнение производственных поручений только по месту прибытия, отсутствие их во время поездки к нему.

Сроком начала командировки считается дата отъезда, а сроком окончания – дата прибытия. Их указывают в Приказе руководства фирмы об отправке сотрудника для выполнения производственного задания.

В ряде случаев к моменту окончания срока командировки возникает необходимость его продлить. В такой ситуации работодатель обязан соблюсти правила, установленные трудовым законодательством. Во-первых, потребуется документ, обосновывающий необходимость увеличения срока командировки. Это, на выбор, может быть:

• Служебная записка от самого командированного сотрудника, в которой он обосновывает целесообразность продления.
• Распоряжение работодателя с указанием причин увеличения сроков.

Командированные сотрудники не имеют права отказаться от продления сроков. Исключения предусмотрены только для некоторых категорий:

• Родители детей, имеющих инвалидность.
• Единственный родитель ребенка возраста до пяти лет.
• Женщины, воспитывающие ребенка возраста до трех лет.
• Сотрудники, на чьем попечении находятся больные члены семьи.

Первичные командировочные документы корректировке не подлежат. При необходимости продления формируется новый Приказ от имени руководителя фирмы и новое служебное задание (если увеличение срока связано с расширением обязанностей).

Единой формы Приказа о продлении командировки законодательство не предоставляет. Фирмы разрабатывают его самостоятельно, но с соблюдением ряда устоявшихся правил. Такой приказ должен содержать следующую информацию:

• Основные паспортные данные командированного сотрудника.
• Полное наименование фирмы и ФИО руководителя.
• Название документа.
• Причина увеличения срока и новая дата завершения командировки.
• Распоряжение главбуха о переводе командированному сотруднику дополнительной денежной суммы на производственные расходы (в случае необходимости).
• Подпись ответственного лица с расшифровкой и дата составления.

Причины продления сроков командировки

Законодательно причины продления никак не определены. Поэтому устанавливаются они условно и делятся на:

• Зависящие от воли сотрудника.
• Связанные с обстоятельствами, которые не зависят от воли работника.

В связи с производственной необходимостью

Причиной такого продления становится невозможность сотрудника справиться с возложенными обязанностями в установленные сроки. Может возникнуть также, если в ходе командировки работодатель расширил перечень необходимой к выполнению работы.

В связи с болезнью

Если в период командировки сотрудник заболел и обратился в местное лечебное учреждение за получением медицинской помощи, командировку продлевают на срок болезни или меньше. По возвращению такой работник обязан представить в бухгалтерию листок нетрудоспособности, выданный лечебным учреждением, которое оказывало ему помощь.

В связи с задержкой рейса

Банальная задержка рейса к месту прохождения командировки или обратно, а также отсутствие билетов на транспорт становятся основаниями для продления срока. Если это произошло до отъезда, датой начала командировки будет считаться дата прибытия к месту ее прохождения.

Порядок продления командировки

При необходимости командировку можно продлить. Это решение принимает работодатель, который обязан выпустить новый приказ о командировке. Изменять действующие документы, чтобы продлить срок поездки, нельзя.

Причины продления командировки

Срок командировки можно увеличить, если:

• объём работ в поездке оценили неправильно, и остались невыполненные задачи;
• появились новые задачи, которые важно сделать во время поездки;
• работник заболел и не успел справиться со своими задачами;
• сотрудник не успел выполнить свои задачи из-за некомпетентности;
• по какой-либо причине сотрудник не смог купить билеты для возвращения домой;
• объём работы резко и непредвиденно увеличился, независимо от действий сотрудника и его руководителя.

При любых уважительных причинах продления поездки сотрудник должен предоставить подтверждающие документы. Например, больничный лист. О независящих от сотрудника обстоятельствах лучше предупредить работодателя как можно раньше.

Если работодатель вынужден увеличить срок поездки по прямой вине сотрудника, например, из-за его ошибки или некомпетентности, работодатель может привлечь его к ответственности. Например, наложить штраф.

Продление командировки без согласия сотрудника

Если работодатель видит необходимость в продлении поездки, он может увеличить её срок без согласия сотрудника. В этом случае работодатель в общем порядке издаёт приказ о продлении командировки.

Если сотрудник отказывается от продолжения поездки без уважительных причин, он может понести дисциплинарную ответственность. Так как поездка в командировку — трудовая обязанность, отказ от неё может рассматриваться как невыполнение служебных задач. По закону, работодатель имеет право объявить выговор, замечание, а при нескольких нарушениях дисциплины даже уволить сотрудника.

Однако, по ст. 259 ТК РФ, некоторые работники могут поехать в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Поэтому они имеют право отказаться от продления поездки. Это:

— женщины с детьми до трех лет;

— воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;

— осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Все эти гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Порядок продления командировки

Оформить продление командировки можно в несколько шагов:

1. Составляется служебная записка на имя главы предприятия. В ней пишется причина продления поездки и новая дата возвращения домой. Также добавляется ссылка на первый приказ о командировке.
2. Работодатель отправляет сотруднику письменное уведомление об изменении длительности командировки.
3. Работодатель составляет приказ о продлении поездки. В нём нужно объяснить причину продления и приложить служебнную записку. Приказ подписывают директор предприятия и командированный. Там также должны быть реквизиты всех дополнительных документов.
4. Когда сотрудник возвращается из командировки, он сдаёт авансовый отчёт и получает компенсацию. Работник может рассчитывать на суточные, возмещение расходов на жильё, транспорт и питание, а также выплату среднего заработка за отработанные часы и время в дороге. Все расходы при этом важно подкрепить документами, например, счётом из отеля или посадочными талонами.

Похожие статьи

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой. Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось. Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, […]

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Как правильно оформить командировку

Оформлять командировку нужно в следующем порядке:

1. Принять решение о направлении работника в командировку и проверить возможность ее оформления.
2. Оформить документы для направления работника в командировку и выдать (перечислить) денежные средства на командировочные расходы.
3. Произвести окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки.

Необходимо учитывать, что определенные особенности имеет оформление командировки руководителя организации.

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

• сохранение места работы (должности);
• сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
• возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Кроме того, перед направлением в командировку работодатель выдает (перечисляет) командируемому работнику денежные средства на командировочные расходы (аванс).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

• работник досрочно выполнил служебное поручение;
• работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
• возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

Для сокращения срока командировки работника необходимо издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В этом приказе необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину изменения срока командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости изменения срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), и другие документы в зависимости от причины отзыва (например, приказ, который обосновывает производственную необходимость немедленного присутствия работника на работе).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

• невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
• выполнение работником дополнительного служебного поручения;
• временная нетрудоспособность работника в период командировки;
• вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
• невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Подтверждение: п. 9, 25 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину продления командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости продления срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), а также листок нетрудоспособности, заявление работника и другие документы (в зависимости от причины продления).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

• отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
• отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Трудовое законодательство не регулирует указанные вопросы, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2022 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

IV. Оформление, продление и досрочное прекращение служебных командировок

43. Оформление служебной командировки осуществляется приказом руководителя (начальника) соответствующего органа, организации, подразделения , за исключением выездов для проведения аудиторской проверки, проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности.

За исключением приказов МВД России, подготовленных в соответствии с пунктом 57 Регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного приказом МВД России от 17 октября 2013 г. N 850 (зарегистрирован Минюстом России 12 ноября 2013 года, регистрационный N 30359), с изменениями, внесенными приказами МВД России от 20 января 2016 г. N 31 (зарегистрирован Минюстом России 10 февраля 2016 года, регистрационный N 41054), от 7 ноября 2016 г. N 701 (зарегистрирован Минюстом России 23 ноября 2016 года, регистрационный N 44407), от 20 июля 2017 г. N 484 (зарегистрирован Минюстом России 3 октября 2017 года, регистрационный N 48401), от 2 марта 2022 г. N 110 (зарегистрирован Минюстом России 6 апреля 2022 года, регистрационный N 57976), от 1 июня 2022 г. N 384 (зарегистрирован Минюстом России 4 августа 2022 года, регистрационный N 59149).

44. Выезд сотрудника в служебную командировку для проведения аудиторской проверки оформляется распоряжением МВД России, территориального органа МВД России , для проведения проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности – предписанием на проведение проверки (ревизии) .

45. Основанием для издания приказа о направлении в служебную командировку (предписания, распоряжения) являются пункт графика служебных командировок (распоряжения вышестоящего органа, организации, подразделения), решение соответствующего должностного лица о выезде вне графика служебных командировок и служебное задание (за исключением случаев, когда оно не разрабатывается), которые передаются в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа и оформления командировочного удостоверения.

46. Приказ (предписание, распоряжение) доводится до сведения командируемого сотрудника под подпись.

47. Руководители (начальники) органов, организаций, подразделений, за исключением органов, организаций, подразделений, находящихся в ведении Министра или ответственность за деятельность которых несут заместители Министра, издают приказы о своем убытии в командировки на основании решений, принятых уполномоченными должностными лицами, перечисленными в пункте 21 Порядка.

48. При выезде в служебную командировку командируемым сотрудником разрабатывается служебное задание.

49. Служебное задание при комплексном (групповом) выезде разрабатывается руководителем комиссии (старшим группы) в соответствии с предложениями членов комиссии (группы) в виде плана-задания.

50. В случае необходимости по отдельным вопросам плана-задания могут составляться дополнительные материалы (графики, перечни мероприятий, другие документы), оформляемые в качестве приложений к плану-заданию.

51. При проведении аудиторской проверки вместо служебного задания разрабатывается программа аудиторской проверки, при проведении проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности – задание на проведение проверки (ревизии).

52. Служебное задание не разрабатывается:

52.1. При выездах в служебные командировки руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений.

52.2. При выездах сотрудников в служебные командировки для поступления на обучение по основным профессиональным образовательным программам, обучения по основным профессиональным образовательным программам, по основным программам профессионального обучения, дополнительным профессиональным программам; для представления интересов органа, организации, подразделения в судах; для участия в контртеррористических операциях, решении задач при возникновении чрезвычайных обстоятельств и чрезвычайных ситуаций, коллегиях, совещаниях, конференциях, семинарах, учебно-методических сборах, советах, спортивных и иных мероприятиях, не связанных с осуществлением контроля, целевой проверкой, оказанием организационно-методической и практической помощи.

При необходимости служебные задания для командирований с указанными задачами могут разрабатываться. Решение об их разработке в каждом конкретном случае принимает должностное лицо органа, организации, подразделения, обладающее правом утверждения служебного задания командируемого сотрудника.

52.3. В случае выезда сотрудников в вышестоящие органы, организации, подразделения по вызову руководства вышестоящих органов, организаций, подразделений.

52.4. При осуществлении выездов сотрудников вне графика служебных командировок, обоснованных необходимостью немедленного реагирования на изменение оперативной обстановки.

53. Служебное задание должно соответствовать объему, времени работы и поставленной задаче.

54. В служебном задании в обязательном порядке отражаются:

54.1. Задача и срок служебной командировки.

54.2. Основные намеченные мероприятия по реализации задачи служебной командировки.

54.3. Срок подготовки итогового документа (докладной записки, рапорта, справки), содержащего результаты работы, проделанной в служебной командировке.

55. В зависимости от задачи командировки в служебном задании дополнительно отражаются:

55.1. Основные направления работы комиссии, группы, командируемого сотрудника, результаты которой позволят сделать вывод о деятельности органа, организации, подразделения.

55.2. Меры по оказанию органам, организациям, подразделениям организационно-методической и практической помощи.

55.3. Вопросы по взаимодействию с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, расположенными на территории субъекта Российской Федерации, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, а также с общественными объединениями и организациями.

55.4. Другие намеченные мероприятия по реализации задачи служебной командировки.

56. Срок подготовки итогового документа (докладной записки, рапорта, справки), содержащего результаты работы, проделанной в служебной командировке, определяется должностным лицом, утвердившим служебное задание.

57. Служебное задание на комплексный выезд:

57.1. Подписывается руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений, находящихся в ведении Министра или ответственность за деятельность которых несут заместители Министра, структурных подразделений территориальных органов МВД России, образовательных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, ОУМТС, иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел, или их заместителями.

57.2. Утверждается Министром или заместителями Министра, руководителями (начальниками) территориальных органов МВД России, образовательных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, ОУМТС, иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел, или их заместителями.

58. Служебное задание на целевой выезд:

58.1. Подписывается руководителями (начальниками) структурных подразделений органов, организаций, подразделений или их заместителями.

58.2. Утверждается руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений или их заместителями.

59. Служебное задание сотрудникам, участвующим в комплексном выезде:

59.1. Подписывается руководителями (начальниками) структурных подразделений органов, организаций, подразделений или их заместителями.

59.2. Утверждается руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений или их заместителями.

60. Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, которое находится у него в течение всего срока служебной командировки.

61. При оформлении служебных командировок, не предусматривающих расшифровку задач командирования, командировочные удостоверения могут не выдаваться. Указанное решение подлежит отражению в приказе.

62. В исключительных случаях, связанных с осуществлением выездов вне графика служебных командировок, когда произвести оформление служебной командировки не представляется возможным, допускается выезд без издания приказа и выдачи командировочного удостоверения. Последующее издание приказа и оформление информационного талона командировочного удостоверения осуществляются в течение суток с момента убытия сотрудника в служебную командировку, при этом подпись командируемого сотрудника при ознакомлении с приказом не требуется.

63. Оформление выездов руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений в служебные командировки осуществляется без выдачи командировочного удостоверения.

64. Командировочные удостоверения подписываются руководителями (начальниками), направившими сотрудника в служебную командировку, либо их заместителями.

65. Незаполненные бланки командировочных удостоверений подписывать запрещается.

66. В командировочном удостоверении срок служебной командировки проставляется без учета времени нахождения в пути.

67. Подтверждением факта убытия в служебную командировку и возвращения из нее, а также нахождения в местах служебной командировки при наличии командировочного удостоверения являются заверенные печатями отметки:

67.1. Органа, организации, подразделения, выдавшего командировочное удостоверение, об убытии в служебную командировку и о возвращении из служебной командировки к месту постоянной службы.

67.2. Органа, организации, подразделения либо иной организации, в которые направлен командируемый сотрудник, о прибытии в место служебной командировки и убытии из него.

68. В случае если сотрудник командируется в несколько мест командирований, он должен иметь в командировочном удостоверении отметки о прибытии и убытии по каждому месту служебной командировки, в котором находился.

69. При отсутствии места в командировочном удостоверении отметки о прибытии и убытии по каждому месту служебной командировки могут проставляться на отдельном дополнительном листе, прилагаемом к командировочному удостоверению.

70. Подтверждением факта убытия в служебную командировку и возвращения из нее, а также нахождения в местах служебной командировки при отсутствии командировочного удостоверения являются заверенные печатями справки органов, организаций, подразделений, иных организаций из каждого места командирования, в котором командируемый сотрудник находился, с указанием даты прибытия и убытия.

71. В случае осуществления служебных командировок, не предусматривающих расшифровку задач командирования, подтверждением факта убытия в служебную командировку и возвращения из нее, а также нахождения в местах служебной командировки являются проездные документы, документы, подтверждающие найм жилого помещения, и иные документы, подтверждающие факт нахождения командированного сотрудника в местах командирования.

72. Подтверждением факта убытия в служебную командировку и возвращения из нее, а также нахождения в местах служебной командировки руководителей (начальников) органов, организаций подразделений являются проездные документы, документы, подтверждающие найм жилого помещения, и иные документы, подтверждающие факт нахождения указанных руководителей в местах командирования.

73. В случае проезда руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений к месту командирования и (или) обратно к месту постоянной службы на личном либо служебном транспорте фактический срок пребывания в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, в том числе документам, подтверждающим использование указанного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, определяющие маршрут следования).

74. Продление служебной командировки оформляется приказом руководителя (начальника) соответствующего органа, организации, подразделения, в котором в обязательном порядке указываются причины изменения продолжительности командирования, новый срок завершения выполнения служебного поручения (задания), а также при необходимости указание об организации возмещения командировочных расходов, связанных с продлением командировки.

75. Уведомление сотрудника о продлении срока служебной командировки осуществляется посредством направления копии приказа с использованием технических каналов связи. По возвращении из командировки сотрудник не позднее трех рабочих дней, следующих за днем прибытия из служебной командировки, должен быть ознакомлен с оригиналом приказа под подпись.

76. Приказ о продлении служебной командировки в случае временной нетрудоспособности и (или) остановки сотрудника в пути следования по независящим от него причинам оформляется по возвращении сотрудника из служебной командировки к месту постоянной службы на основании представленных документов, заверенных организациями (органами), перечисленными в пунктах 30, 31 Порядка.

77. Служебная командировка может быть прекращена досрочно на основании письменного решения руководителя (начальника), направившего сотрудника в служебную командировку, либо руководителя комиссии (старшего группы) с уведомлением руководителя (начальника), направившего сотрудника в служебную командировку, в случае:

77.1. Выполнения служебного задания в полном объеме.

77.2. Временной нетрудоспособности сотрудника; наличия у сотрудника личных или семейных обстоятельств, требующих его присутствия по месту жительства (месту пребывания).

77.3. Наличия служебной необходимости.

77.4. Изменения причин и обстоятельств, послуживших основанием служебной командировки.

77.5. Нарушения служебной дисциплины или законности в период нахождения в служебной командировке.

77.6. Поступления руководителю (начальнику), направившему сотрудника в служебную командировку, информации о невыполнении слушателем обязанностей по добросовестному освоению программы профессионального обучения, дополнительной профессиональной программы и выполнению учебного плана (слушатель не допущен для прохождения итоговой аттестации из-за наличия у него задолженностей по промежуточным контролям знаний (зачетам), не устраненным в установленные сроки; не прошел учебную практику, предусмотренную программой обучения, и итоговую аттестацию).

78. При необходимости командируемым сотрудником подготавливается мотивированный рапорт на имя руководителя (начальника), направившего сотрудника в служебную командировку, о целесообразности досрочного прекращения выезда и направляется с использованием технических каналов связи своему непосредственному руководителю для соответствующего доклада.

79. В случае комплексного (группового) выезда рапорт о досрочном прекращении командировки в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем комиссии (старшим группы).

80. С решением о досрочном прекращении командировки, принятым руководителем (начальником), направившим сотрудника в служебную командировку, сотрудник должен быть ознакомлен незамедлительно посредством телефонной связи и (или) направления копии решения с использованием технических каналов связи.

81. При досрочном прекращении служебной командировки по основаниям, указанным в подпунктах 77.2, 77.3, 77.5 Порядка, в служебную командировку может быть направлен другой сотрудник.

82. В случае досрочного прекращения служебной командировки по основаниям, указанным в подпунктах 77.5, 77.6 Порядка, руководителем (начальником), направившим сотрудника в служебную командировку, организуется проведение служебной проверки. При установлении факта нарушения служебной дисциплины виновный сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

83. Необходимость временного, в том числе неоднократного, возвращения сотрудника к месту постоянной службы в период нахождения в командировке отражается в приказе о направлении в служебную командировку (предписании, распоряжении) либо в отдельном письменном решении руководителя (начальника), направившего сотрудника в служебную командировку.

Продление командировки: как оформить

Продление командировки как оформить

Похожие публикации

В случае, когда работнику нужно продлить срок его пребывания в командировке, это необходимо оформить надлежащим образом. Данная процедура состоит из нескольких этапов.

Продление командировки

Для начала нужно правильно оформить документ, в котором будет указано на необходимость продление служебной поездки. Он может быть двух видов:

• докладная или служебная записка работника, в которой он сообщает о необходимости продлить командировку. Причины могут быть как личные, так и связанные с работой. Например, работник мог заболеть или не успеть выполнить поставленную задачу.
• распоряжение работодателя о необходимости продления командировки. Сюда также будет относиться и служебная записка от непосредственного начальника или руководителя работ сотрудника, который находится в командировке.

Документ отправляется на рассмотрение к руководству предприятия, где принимается решение о целесообразности продления командировки. Как правило, порядок и причины продления служебных командировок прописываются в учетной политике предприятия.

Согласие работника на продление

Поскольку выполнение задания в командировке является частью работы сотрудника, то и от ее продления он не может отказаться.

Но в ТК РФ есть несколько категорий работников, которых можно отправлять в командировку только с их согласия. Поскольку перед отправкой в служебную поездку они дали свое согласие быть в командировке до определенной даты, то, для того чтобы продлить ее срок, нужно запросить согласие и на период продления.

Категории, у которых необходимо спрашивать согласие:

• лица, являющиеся родителями или опекунами детей в возрасте до 5 лет и воспитывающие их без помощи супруга;
• лица, являющиеся родителями детей с инвалидностью;
• женщины, у которых есть ребенок в возрасте до 3 лет;
• лица, осуществляющие уход за больными членами семьи.

По возможности, согласие необходимо получить в письменном виде, либо иметь свидетелей, что работник согласился на продление срока командировки.

Приказ о продлении командировки

Образец этого документа не утвержден, поэтому он составляется в произвольной форме. Но при этом он должен содержать следующую информацию:

• Данные о командированном работнике, его ФИО и должность;
• Причина, по которой продлевается его пребывание в командировке;
• Новая дата завершения командировки;
• Распоряжение бухгалтерии перевести работнику денежные средства на дополнительные дни командировки, при необходимости.

Несмотря на то, что приказ пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:

• Наименование организации, его издавшей;
• Название документа;
• Дата и номер;
• Подпись руководителя.

После того, как приказ о продлении командировки подписан, необходимо проинформировать работника, о том, что командировка продлевается и на какое количество дней.

Сделать это можно с помощью любых средств связи. Переписывать командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Тем более что на данный момент командировочное удостоверение не входит в перечень обязательных документов при оформлении командировки.

Если командировка продлялась по личным причинам работника, то по возвращении он должен подтвердить это документально, например, предоставить больничный лист.

Увеличение срока служебной командировки работника оформляется посредством издания приказа. Основанием для него является служебная записка, в которой изложены основания для продления командировки. Ее может написать любая из сторон: как работник, так и работодатель. В отдельных случаях работодатель должен заручиться согласием работника.