Структура и состав заработной платы работников – что включает в себя

Понятие заработной платы, ее функции и формы

Согласно части 3 статьи 37 Конституции РФ , каждый гражданин имеет право получать вознаграждение за свой труд. Заработная плата и есть реализация этого права в материальной форме. Ей посвящена глава 21 Трудового кодекса .

Вознаграждение за труд работника может выражаться и в форме нематериального поощрения (похвал, грамот, медалей, почетных званий). Не стоит забывать и о соцпакете. Но все это вторично. В первую очередь работнику необходима именно зарплата.

В соответствии со статьей 133 ТК РФ , она не может быть меньше законодательно установленной суммы, именуемой МРОТ. Последний, в свою очередь, должен превышать прожиточный минимум.

Функции зарплаты

Любая работа — это часть общественного производства, которое приносит национальный доход. И зарплата — это часть этого дохода, приходящаяся на конкретного трудящегося в соответствии с его личным вкладом и квалификацией.

Кроме выражения данной взаимосвязи, оплата труда работников несет и другие функции:

  1. Стимулирование трудовой активности. Чем больше доход работника зависит от результатов его деятельности, тем выше его мотивация к интенсивному и качественному труду.
  2. Определение цены труда и ее доли в затратах на производство.
  3. Поддержание баланса между квалифицированным трудом и затратами на его оплату. Уровень заработной платы должен соответствовать сложности работы, но не быть убыточным для организации.
  4. Воспроизводство рабочей силы на приемлемом уровне потребления. Заработная плата должна обеспечивать работающим поддержание достойных условий жизни, возможность для восстановления сил и продолжения рода.
  5. Социальное обеспечение. В трудоспособном возрасте человек благодаря доходам от работы может позволить себе пользоваться социальными благами. Отчисления с этих доходов гарантируют ему поддержку в старости.

Размер вознаграждения за работу также во многом определяет статус человека в обществе.

Системы заработной платы

Существуют две крупные схемы организации оплаты труда. Сдельная предполагает вознаграждение за определенный объем работы. Например, в трудовом договоре указано, что за изготовление одного узла рабочий получает 1000 рублей. Если он сделает пять узлов в месяц, то заработает 5000 рублей, если 15 — то 15 000.

При повременной оплата происходит за отработанное время. Дополнительный доход работник может получить при переработках. Они оплачиваются отдельно, в соответствии со статьей 152 ТК РФ .

Оплата труда руководителей в обеих системах занимает особое место. Не всегда ее удается привязать ко времени или объему. Поэтому используются дополнительные показатели:

  • прирост чистой и валовой прибылей;
  • прирост объема производства или продаж;
  • сокращение издержек;
  • личный KPI (показатель достигнутых результатов).

Также оклады топ-менеджеров крупных организаций связывают с количеством подчиненных. Ограничения по суммам, которые может получать руководитель государственного учреждения, устанавливаются законодательно. Это прописано в статье 145 ТК РФ .

Структура заработной платы

Она включает три крупных компонента: фиксированную часть, стимулирующие выплаты и компенсационные доплаты. Что они собой представляют:

  1. Фиксированная часть — это обязательное вознаграждение, не зависящее от результатов работы, которое не может быть ниже МРОТ. Здесь может пониматься должностной оклад или ставка. Первый полагается за отработанный месяц при повременной системе. Ставка же устанавливается за определенный объем работ при сдельной системе. Она может быть как месячной, так и дневной или часовой.
  2. Компенсационные доплаты, как правило, полагаются за труд в специфических условиях (вредных или опасных, в ночное время, на Крайнем Севере и т. п.).
  3. Стимулирующие выплаты могут назначаться при получении предприятием дополнительной прибыли благодаря личному вкладу конкретных работников. Сюда относятся премии и надбавки.

Компенсационная и стимулирующая части вместе составляют переменную компоненту.

Организация оплаты труда

При назначении ставок и окладов руководствоваться нужно рядом социально-экономических принципов. Конституция РФ не допускает какой-либо дискриминации в этой сфере. Дифференциация доходов может быть основана лишь на:

  • сложности труда;
  • требованиях, предъявляемых к квалификации сотрудника;
  • условиях выполнения работы;
  • величине личного вклада каждого;
  • финансовых результатах организаций.

При этом формы и системы должны быть максимально прозрачны и просты для понимания каждого работающего. Важно, чтобы заработная плата регулярно индексировалась и не обесценивалась под действием инфляции.

Фонд зарплаты позволяет оценить, какую долю эти расходы составляют в общей структуре издержек производства. При этом доходы трудящихся не могут расти быстрее производительности.

Из чего состоит зарплата

Версия для печати

Почему мне столько платят? Из чего состоит моя зарплата? Эти вопросы возникают, скорее всего, у любого работника. Отсюда недалеко до следующего: сколько мне должны платить по закону? Чтобы ответить на него, нужно знать закон и подзаконные акты. О них заместитель главы департамента социально-трудовых отношений ФНПР Елена Косаковская написала серию статей, которые мы предлагаем вниманию профсоюзных активистов.

Заработная плата является основным источником дохода для большинства наемных работников во всем мире и в нашей стране. Однако далеко не каждому работнику заработная плата позволяет обеспечить достойную жизнь для него самого и его семьи.

Каким должен быть размер заработной платы? От чего зависит уровень оплаты труда каждого работника? Какие потребности должна обеспечивать заработная плата?

Читайте также:
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец

Чтобы ответить на эти насущные для каждого работника вопросы, необходимо знать:

  • понятие и структуру заработной платы;
  • основания для установления конкретной величины заработной платы;
  • механизмы повышения заработной платы;
  • основные принципы регулирования заработной платы;
  • виды систем оплаты труда и способы их установления.

Понятие и структура заработной платы

Статья 7 Конституции РФ провозглашает Российскую Федерацию социальным государством, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека. В этой статье также определено, что в РФ устанавливается гарантированный минимальный размер оплаты труда.

Согласно ч. 3 ст. 37 Конституции РФ каждому гарантируется право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, а также на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда (МРОТ).

Конституционная гарантия на вознаграждение за труд не ниже МРОТ нашла свое развитие в Трудовом кодексе РФ.

В ст. 129 ТК РФ дано определение понятия заработной платы.

Согласно ТК РФ заработной платой, или оплатой труда (эти понятия идентичны), признается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Таким образом, в соответствии c законодательством заработная плата состоит из трех составных частей:

  1. вознаграждения за труд,
  2. компенсационных выплат,
  3. стимулирующих выплат.

Все три части существенно различаются по своему целевому назначению и по правовому механизму их установления.

Первая составная часть зарплаты: Вознаграждение за труд

Первая составная часть заработной платы – вознаграждение за труд – зависит от четырех факторов: от квалификации работника, от сложности, количества, качества его труда.

Рассмотрим эти четыре фактора, влияющие на вознаграждение за труд: квалификацию работника, сложность, количество и качество труда.

1. Квалификация работника

Определение квалификации работника установлено в ст. 195.1 ТК РФ. Согласно данной статье квалификация работника – это его уровень знаний, умений, профессио- нальных навыков и опыта работы.

Термин “квалификация” в трудовых отношениях означает уровень профессиональной подготовленности работника, необходимый для выполнения конкретного вида работы по профессии или должности на конкретном рабочем месте в организации. Каждая должность или профессия имеет свой набор требований к квалификации работника.

В квалификации две составляющие: горизонтальная и вертикальная.

Горизонтальная составляющая – это определенный вид и содержание конкретного труда, которые объединяются в понятие “профессия”. Профессия определяется конкретным набором знаний, требуемых в работе с оборудованием, инструментами и материалами, для производства определенного вида товаров и услуг. Это достигается прежде всего за счет освоения знаний в процессе получения профессионального образования.

Вертикальная составляющая квалификации – это уровень сложности и ответственности выполняемых задач и обязанностей в рамках одной профессии. Чем глубже работник погружен в свою профессию, тем более высоким уровнем квалификации он обладает, тем более сложные и ответственные задачи может выполнять. Вертикальная составляющая квалификации определяет степень профессионализма работника и достигается за счет повышения уровня образования и приобретения умений и навыков при непосредственной работе с инструментами, механизмами и другими орудиями труда в процессе профессиональной деятельности. Профессиональный опыт оценивается уровнем профессионального образования и стажем работы.

2. Сложность работы

Определяется следующими параметрами:

  • сложностью применяемого оборудования,
  • сложностью предметов труда,
  • сложностью технологических процессов,
  • широтой комплекса выполняемых операций,
  • степенью самостоятельности и
  • степенью ответственности.

Понятия “сложность выполняемой работы” и “уровень квалификации работника” тесно связаны: сложность работы, которую может выполнить работник, напрямую зависит от уровня его квалификации.

3. Количество работы

Количество работы (а не результат ее) – это:

  • либо продолжительность работы,
  • либо количество (объем) произведенной продукции в рамках нормальной интенсивности труда, установленной на основе нормирования труда.

Нормальная интенсивность труда должна обеспечивать такое расходование физической и (или) психической энергии человека, чтобы после выполнении необходимого количества работы человек был способен восстановить свои силы в прежнем объеме.

Ранее было отмечено, что чем выше уровень квалификации работника, тем выше степень его профессионализма, тем выше уровень знаний, а также умений и навыков, которые приобретаются через повторяющуюся деятельность. Таким образом, чем выше уровень квалификации работника, тем быстрее он может выполнить работу, решить поставленную задачу или произвести большее количество продукции. Следовательно, количество труда зависит от уровня квалификации работника.

При этом и скорость работы, и количество выпущенной продукции должны соответствовать определенному качеству.

4. Качество работы

Это характеристика конкретного труда, отражающая степень его сложности, ответственности и интенсивности. Что означает, что чем более сложную и ответственную работу может выполнять работник с минимальными затратами времени, тем выше качество его труда.

Читайте также:
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника: образец

Качество труда работника определяется практикой, то есть действиями, для выполнения которых работник использует полученные в процессе обучения и труда знания, умения, навыки, то есть весь свой профессиональный потенциал. Следовательно, качество труда, как и другие факторы, влияющие на вознаграждение за труд, зависит от уровня квалификации работника.

Итак, законодатель в ст. 129 ТК РФ поставил вознаграждение за труд в зависимость от квалификации – знаний работника, умений использовать свои знания и способности в конкретном труде, а также навыков, позволяющих выполнять работу той или иной сложности, количества и качества. А ст. 132 ТК РФ прямо указывает на то, что оплата по труду зависит от квалификации работника, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда.

При этом в ч. 2 и ч. 3 ст. 129 ТК РФ установлено, что тарифная ставка и оклад (должностной оклад) являются фиксированным размером оплаты труда, зависящим от выполнения работником норм труда или трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности (или квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Таким образом, тарифная ставка, оклад, должностной оклад являются видами вознаграждения за труд.

Следовательно, в соответствии с ТК РФ первая составная часть заработной платы – вознаграждение за труд:

  • является частью заработной платы, которая должна вознаграждать за произведенный труд в соответствии со своим названием;
  • устанавливается непосредственно за выполняемую работу, поскольку зависит от четырех факторов: квалификации работника, сложности, количества и качества работы;
  • является фиксированным размером оплаты труда в виде оклада, должностного оклада, тарифной ставки;
  • должно увеличиваться в размере по мере повышения уровня квалификации работника и роста сложности, количества и качества выполняемой им работы. Чем выше уровень квалификации, сложность выполняемой работы, тем выше должен быть размер тарифных ставок или окладов (должностных окладов).

СОСТАВ МРОТ

Федеральным законом № 54-ФЗ в 2007 году из ст. 129 и ст. 133 ТК РФ были исключены следующие дефиниции:

1) “Минимальная заработная плата (минимальный размер оплаты труда) – устанавливаемый федеральным законом размер месячной заработной платы за труд неквалифицированного работника, полностью отработавшего норму рабочего времени при выполнении простых работ в нормальных условиях труда. В величину МРОТ не включаются компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты”.

2) “Размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), а также базовых окладов (базовых должностных окладов), базовых ставок заработной платы по профессиональным квалификационным группам работников не могут быть ниже минимального размера оплаты труда”.

Данные правовые нормы прямо указывали на то, что:

  • в МРОТ не включаются компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты;
  • размеры тарифных ставок и окладов не могут быть ниже МРОТ;
  • МРОТ должен был выплачен работнику за неквалифицированный труд в простых условиях.

Однако исключение ряда норм из ТК РФ не изменили структуру МРОТ, в который по-прежнему не могут быть включены никакие выплаты, кроме вознаграждения за труд.

Рассмотрим нормы Конституции РФ и ТК РФ в системе.

В соответствии с определением заработной платы в ст. 129 ТК РФ, заработная плата состоит из трех частей. А в соответствии с определением систем оплаты труда в ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда также состоят из трех частей:

Если сопоставить между собой указанные определения, то очевидно, что вознаграждение за труд в ст. 129 ТК РФ приравнивается законодателем к размерам тарифных ставок и окладов в ст. 135 ТК РФ, в которых никаких компенсационных или стимулирующих выплат нет.

Также в соответствии с ч. 3 ст. 37 Конституции РФ “каждый имеет право… на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда. ”. Никаких компенсационных или стимулирующих выплат в вознаграждении за труд Конституцией РФ также не предусмотрено.

Ранее мы выяснили, что тарифная ставка, оклад (должностной оклад) являются видами вознаграждения за труд. То есть в соответствии с Конституцией РФ вознаграждение за труд не может быть ниже МРОТ. Следовательно, размеры окладов (должностных окладов) или тарифных ставок также не могут быть ниже МРОТ.

Таким образом, в силу ч. 3 ст. 37 Конституции РФ, а также на основании ч. 1 ст. 129 и ч. 2 ст. 135 ТК РФ размеры тарифных ставок и окладов, как видов вознаграждения за труд, не могут быть ниже МРОТ.

При этом в соответствии с ч. 3 ст. 133 ТК РФ месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда. Положения ст. 133 ТК РФ прямо указывают на то, что заработная плата в той ее части, которая выплачивается за выполненную работу: норму рабочего времени или норму труда (трудовые обязанности) – не может быть ниже МРОТ. Непосредственно за выполненную работу устанавливается вознаграждение за труд в виде конкретного размера тарифной ставки или оклада (должностного оклада). Поэтому размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) не может быть ниже МРОТ как на основании ч. 3 ст. 37 Конституции РФ, так и на основании ч. 3 ст. 133 ТК РФ.

Читайте также:
Служебное жилье — что это такое, кому положено, как получить в собственность

Следовательно, работодатель обязан заплатить работнику заработную плату в виде тарифной ставки или оклада не ниже МРОТ независимо от того, выплачиваются ли в организации (на предприятии) компенсационные, стимулирующие или социальные выплаты.

Отметим, что, в отличие от МРОТ, устанавливаемого федеральным законом, компенсационные и стимулирующие выплаты могут устанавливаться иными нормативными правовыми актами (указами президента РФ, постановлениями правительства РФ, приказами Минтруда РФ и других федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами субъектов РФ и актами органов местного самоуправления), а также соглашениями, коллективными договорами, приказами или распоряжениями руководителя конкретной организации. Это означает, что ни президент РФ, ни правительство РФ, ни органы власти субъектов РФ, ни органы местного самоуправления, а тем более работодатели, не имеют права своими решениями вторгаться в Конституцию РФ и ТК РФ и влиять на состав МРОТ.

Это значит, что вышеуказанные выплаты должны устанавливаться сверх размера оклада или тарифной ставки. А в случаях районных коэффициентов и процентных надбавок за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях – сверх всех трех составных частей заработной платы.

Таким образом, вознаграждение за труд в виде оклада (должностного оклада), тарифной ставки не может быть ниже МРОТ – без учета компенсационных, стимулирующих и иных выплат.

Более системно и комплексно ознакомиться с вопросами реализации и защиты трудовых прав, свобод и законных интересов работников, в том числе в области оплаты труда, вы можете в научно-практическом издании секретаря ФНПР, кандидата юридических наук, заслуженного юриста РФ Н.Г. Гладкова “Реализация и защита трудовых прав, свобод и законных интересов работников: настольная книга профсоюзного работника и профсоюзного актива” (Москва: Проспект, 2017).

Как организовать правильную систему оплаты труда. Инструкция

Грамотно выстроенная система оплаты труда делает счастливее не только работников, но и руководителей. В компании снижается текучка кадров, а люди стремятся работать эффективно и приносить больше пользы компании. Растет чистая прибыль, и это делает бизнес все крепче.

Рассказываем, на что обратить внимание при организации правильной системы оплаты труда. Как сделать так, чтобы все были довольны, а компания развивалась.

1. Выберите правильную систему расчета зарплаты

Системы оплаты труда бывают разными — тарифными, бестарифными и смешанными. В ТК РФ напрямую сказано только о тарифной системе, но 135 Статья ТК РФ говорит о том, что руководители могут устанавливать любой способ расчета зарплаты. Главное — чтобы он не нарушал требования законодательства.

Ваша задача — выбрать систему оплаты труда, при которой сотрудники будут получать зарплату соразмерно своим усилиям и эффективности на рабочем месте. У каждой системы свои особенности:

Тарифная — учитывает затраты работников. Она подразделяется на повременную и сдельную:

  • повременная — когда человеку платят за потраченное на рабочем месте время, например, 120 руб. в час;
  • сдельная — когда платят за каждую выпущенную единицу продукции: например, за одну обработанную курицу на птицефабрике.

Чаще всего подобная система используется в бизнесе, в котором конечный результат не зависит от усилий сотрудника.

Бестарифная — учитывает усилия всей команды. В этом случае ни у кого в компании нет фиксированной зарплаты. Есть зарплатный фонд и части в нем: например, 0,6% от зарплатного фонда. А деньги туда перечисляют в зависимости от финансового положения компании, в каком-то месяце больше, в каком-то меньше. Получается, чем эффективнее работают все сотрудники, тем больше денег они получают.

Смешанная система оплаты труда — особая форма начисления, которая сочетает в себе признаки тарифного и бестарифного способа. Она может быть:

  • плавающей, когда каждому сотруднику устанавливают свой диапазон зарплаты, и он получает конкретную сумму в этом диапазоне в зависимости от своей эффективности;
  • комиссионной, когда работники получают определенный процент от продаж — от выручки или чистой прибыли компании от закрытых сделок;
  • дилерской, когда сотрудникам выдают на зарплату товары, а те сами их продают и зарабатывают таким образом.

Дилерская система оплаты труда встречается реже остальных способов расчета. Ее используют в сетевом маркетинге, например.

Неважно, какую именно систему вы выберете. Главное, чтобы она была справедливой по отношению к сотрудникам, и это зависит от типа бизнеса. Например, в продуктовых магазинах и торговых сетях часто используют повременную систему, ведь сами сотрудники мало чем могут повлиять на число продаж и выручку. На производствах обычно используют сдельную систему, а в отделах продаж — комиссионную, потому что и там, и там результат зависит от усилий работника.

Есть компании, в которых сотрудники получают зарплату по разным системам. Вот что об этом говорит Игорь Боев, сооснователь сервиса ПланФакт:

«У нас в компании два основных подхода к оплате труда: фиксированная заработная плата и ЗП с мотивационной составляющей (фикс + премия).
Например, специалисты отдела разработки получают фиксированный оклад. Они достаточно профессиональны и работают эффективно, не волнуясь об итоговой цифре зарплаты. Сотрудники с низкой эффективностью просто не работают в компании.
Другие отделы — например, продажи, клиентский сервис или консалтинг — работают по смешанной системе оплаты труда. Сотрудники получают небольшой фиксированный оклад и премию за выполнение показателей. Метрики могут быть разными: удовлетворенность пользователей, уровень выполнение планов и прочее»

2. Мотивируйте сотрудников зарплатой

Согласно исследованию Hays еще от 2018 года, 93% сотрудников считают достойное денежное вознаграждение фактором материальной мотивации. Еще 66% говорят о том, что их мотивируют бонусы за выполнение поставленных целей.

Читайте также:
Договор о материальной ответственности работника: образец

То есть чтобы сотрудники хотели работать лучше, вам нужно обеспечить им нормальную зарплату — не ниже среднерыночной. А еще выбрать такую систему, при которой каждый может заработать чуть больше. Например, можно:

  • начислять премии всем сотрудникам, если финансовые показатели компании улучшаются;
  • оплачивать работу по KPI;
  • платить за переработки или работу в выходные в два раза больше, чем обычно.

Уровень зарплаты важен, но при этом он является краткосрочным фактором мотивации. Не забывайте и о том, что нематериальные факторы важны не меньше. Почитайте, что мы уже рассказывали о способах мотивации сотрудников в малом бизнесе — узнаете, как еще можно заинтересовать людей работой.

При этом некоторые предприниматели считают, что именно оплата по KPI служит основным фактором мотивации. Например, такая позиция у Максима Меженкова, директора по развитию сети автопроката «Мой автопрокат»:

«В зарплатах сотрудников нашей компании всегда есть фиксированная часть, а есть KPI. Задача руководителя — построить делегируемый процесс. KPI всегда должен быть. Нет KPI — нет результатов. И не только в продажах. А если вы не можете сформулировать KPI сотрудника, то проблема в вашем умении организовывать процесс.
Важно сразу максимально простым языком описать, для чего сотрудник ходит на работу. Каковы объективные измеряемые результаты его работы? Оклад должен включать в себя некое количество единиц результата в единицу. При этом планка KPI должна быть прогрессивная. Чем больше результата в единицу времени, тем выше оплата сотруднику за каждую единицу.
Сверху KPI лучше не ограничивать. Сотрудник должен понимать, что у его результата нет потолка, и результат зависит только от него. Чем выше сотрудник «прыгает» в рамках месяца, тем больше уносит домой.
Количественный или качественный KPI, зависит от организации и позиции. Чем ближе к масс-маркету, тем лучше количественный. Чем выше к премиум-сегменту, тем важнее качество. Зарплата менеджера по продажам напрямую зависит от количества сделок, аккаунт-менеджера — от количества собранных им заявок, а SEO-специалиста — от количества набранных позиций в поисковой выдаче.
Без «морковки» никто не работает»

Другие считают, что материальные факторы мотивации важны, но на нематериальные тоже стоит обращать внимание. Игорь Боев рассказал, как все происходит в команде ПланФакта:

«Для эффективной и дружной работы команды важно сочетать гибкую систему оплаты труда и нематериальную мотивационную составляющую.
Мы стараемся организовать комфортное рабочее место: удобный офис, быстрый компьютер, два монитора для тех, кому так удобнее. В 2020 году сделали комнату отдыха, где можно расслабиться в перерыве.
Мы проводим корпоративные мероприятия: волейбол, лазертаг, картинг, боулинг, катание на лошадях, шашлыки на природе, настольные игры. Как правило, бОльшую часть расходов на развлечения берет на себя компания.
А еще важно, чтобы каждый сотрудник чувствовал заботу и внимание со стороны руководства. Например, я часто беседую с сотрудниками и выясняю, что их не устраивает. 1-2 раза в год проводим онлайн-опросы коллектива, оцениваем удовлетворенность работой, учитываем пожелания и по возможности что-то меняем»

3. Сделайте начисление зарплаты открытым процессом

Это — один из факторов мотивации, причем очень важный. Если сотрудники будут понимать, как и за что им платит компания, они смогут работать более эффективно. И сами будут распоряжаться рабочим временем так, чтобы решать важные задачи в первую очередь.

Раскрыть информацию о начислении зарплаты можно разными способами. Например, дайте доступы сотрудникам к ежемесячному отчету, в котором будут указаны их KPI. И расскажите, как именно они влияют на зарплату. Или просто опубликуйте в рабочем чате формулу, по которой вы считаете зарплату.

При этом желательно сделать все так, чтобы не возникало лишних проблем:

  • если готовить отчет о зарплате каждый месяц для каждого сотрудника, это будет сложно, долго и дорого;
  • если публиковать зарплаты всех сотрудников компании из разных отделов в одном документе, это может привести к конфликтам.

Лучше или сделать процесс настолько прозрачным, чтобы люди могли сами считать примерный уровень дохода, или делить отчеты на группы. Например, один отчет — для одного отдела, сотрудники в котором работают по одинаковым KPI.

Читайте также:
Согласие на сверхурочные работы: образец

Есть компании, в которых для разных сотрудников реализованы разные системы оплаты труда. При этом все прозрачно и справедливо. Александр Высоцкий, основатель компании Visotsky Consulting, рассказал нам о своем опыте:

«В моей компании система оплаты немного отличается для сотрудников, работающих в онлайне и в офисе.
Офисные сотрудники получают постоянный оклад, который не изменяется,процент от прибыли компании, который считается по коэффициенту (этот процент зависит от занимаемой должности, эту часть вознаграждения может просчитать каждый сотрудник, так как еженедельно они видят прибыль компании),бонус или надбавка за продуктивность (размер надбавки определяется вкладом, регулирует его директор подразделения, результаты подают руководители).
Сотрудники, которые работают в онлайне, получают почасовую ставку (учет времени ведем в «Тайм Докторе», и сотрудники могут посмотреть, сколько получат), фиксированный бонус (его получают не все сотрудники, а только административный персонал, определяется он по договоренности, он тоже предсказуем), бонус или надбавка за продуктивность. Расчеты заработной платы вписаны у нас в финансовую модель компании и рассчитываются автоматически. Вручную распределяется только бонус или надбавка за продуктивность»

В ПланФакте часть данных тоже открыта. Игорь Боев рассказывает, как все происходит:

«Сотрудники, работающие по KPI, в процессе работы вносят промежуточные результаты в специальные таблицы. Так они в реальном времени видят, как полученные показатели изменяют премиальную часть заработной платы. Внутри отдела эти данные открыты, и все стремятся расти быстрее, глядя на лидеров. Это очень стимулирует перенимать опыт и помогать друг другу»

4. Используйте программное обеспечение для расчета и начисления зарплаты

Это позволит освободить ресурсы. Бухгалтер не будет утопать в «квитках» каждый месяц, а займется чем-нибудь другим. Автоматизация позволит вам собирать и обрабатывать информацию о зарплатах сотрудников на одном экране, а не переключаться между разными отчетами или листать кучу бумаг.

Автоматизировать расчет и начисление зарплаты можно разными способами и инструментами. Например, введите самостоятельную отчетность сотрудников: пускай они сами считают, сколько сделали или поработали в этом месяце. Или начните использовать CRM-системы, в которых будет видна активность и эффективность каждого работника. В конце месяца можно просто выгрузить отчет из CRM и отдать на обработку бухгалтеру — без лишней волокиты и расчетов.

Так поступают многие. Вот что говорит об автоматизации Игорь Боев:

«Система начисления заработной платы у нас автоматизирована примерно на 80% — настолько, насколько это возможно в 1C. Но 20% ручного труда все-таки остается, в основном для подсчета премиальной составляющей. Этими расчетами занимается бухгалтерия, основываясь на данных от руководителей отделов»

5. Собирайте обратную связь и прислушивайтесь к ней

Это самое важное — не придерживаться установленных когда-то правил, а менять их в соответствии с окружающей обстановкой. Ведь может произойти что угодно — поменяются KPI, сотрудники станут больше работать, повсеместно вырастут цены в магазинах. И прежняя зарплата уже не будет устраивать людей.

Чтобы вовремя выяснить, что нужно что-то менять, периодически спрашивайте сотрудников о том, довольны ли они системой оплаты труда. Можно не лично, а через анонимные формы обратной связи: например, в «Google Формах». Сотрудникам будет легче рассказать о реальных проблемах без раскрытия личности, и вы получите объективные оценки.

Не забывайте собирать обратную связь и у руководителей отделов. Им может быть неудобно готовить множество отчетов или рассчитывать зарплаты по разным формулам. Ваша задача — сделать так, чтобы было комфортно всем, тогда и руководители, и обычные сотрудники будут делать для компании максимум полезного.

Повторим: какой должна быть идеальная система оплаты труда

  • Соразмерной труду. Выбирайте систему, исходя из особенностей вашего бизнеса: платите либо за время, если результат не очень зависит от усилий, либо по KPI или сдельно.
  • Мотивирующей. Давайте премии, начисляйте надбавки за выполнение KPI и оплачивайте переработки.
  • Прозрачной. Постарайтесь сделать так, чтобы сумма зарплаты не была неприятным сюрпризом для сотрудников.
  • Автоматизированной. Упростите процессы так, чтобы не тратить каждый месяц на них много времени.
  • Открытой к критике. Собирайте обратную связь и прислушивайтесь к ней, чтобы своевременно вносить изменения.

Чем лучше будет выстроена система оплаты труда в вашем бизнесе, тем больше возможностей для роста будет. Вы уже не станете отвлекаться на решение рядовых проблем и споров, а сотрудники будут работать, точно зная, что получат достойное вознаграждение.

Как пишется сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Сопроводительное письмо к требованию о предоставлении документов в ИФНС — это пояснительный документ, который налогоплательщик готовит и передает налоговикам. Некоторые такие разъяснения составляют исключительно в электронном формате при обмене налоговыми сведениями через телекоммуникационные каналы связи.

Сопроводительные письма: что это и зачем их просит ИФНС

Сопроводительное письмо представляет собой бумагу, в которой перечисляются направленные материалы и пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками, поскольку:

  • перечень направленных материалов позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг;
  • работникам канцелярии проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не возникнут вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов;
  • бумаги быстрее дойдут до адресата.
Читайте также:
Что понимается под острым профессиональным заболеванием

Существующим законодательством не установлена унифицированная форма сопроводительного письма. Но существуют нормативные акты, на которые необходимо опираться при осуществлении документооборота с ИФНС. Это приказ ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@ и «Методические рекомендации по организации электронного документооборота. », утвержденные приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013.

Помимо этого, есть форматы, утвержденные исключительно для обмена сообщениями через телекоммуникационные каналы связи. Приложением № 5 к приказу ФНС от 19.10.2018 № ММВ-7-6/602@ утвержден образец сопроводительного письма в налоговую к доверенности на сдачу электронной отчетности, который автоматически передается при сдаче налоговых деклараций по доверенности через ЭДО. Найти такое информационное сообщение в традиционном письменном формате не удастся, но оно и не нужно, поскольку разработано для проверки полномочий лиц, передающих отчетность за налогоплательщиков онлайн (см. письмо ФНС от 10.08.2016 № ГД-4-11/14578@).

Еще один пример исключительно электронного вида пояснений — образец сопроводительного письма к аудиторскому заключению в налоговую инспекцию, формат которого утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. Как уточняет Минфин в информационном сообщении от 25.12.2019 № ИС-учет-21, аудиторское заключение в онлайн-виде направляется вместе с сопроводительным документом, но если вы сдаете его на бумаге, дополнительно уточнения по утвержденному формату не понадобятся.

Какие документы нуждаются в письменном сопровождении

По общему правилу, письмо прикладывают к тем бумагам для ИФНС, в которых не указаны сведения об отправителе и получателе.

Но существуют и такие документы, которые разрешено отправлять без пояснений. Среди них первичные налоговые декларации без приложений. Предоставление таких деклараций обосновано определенными законодательными нормами, поэтому пояснение причин их отправки не требуется. Кроме того, в них содержатся сведения об отправителе и получателе. Если первичная декларация содержит какие-либо приложения, сопровождение прикреплять обязательно.

Без письменного сопровождения направляют и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС. Такие отправления в обязательном порядке содержат сведения об отправителе и получателе, а также перечень предоставленных бумаг.

Сопровод к уточненной налоговой декларации

Сопроводительное письмо обязательно составляется при подаче уточненной налоговой декларации. В КонсультантПлюс есть подробное руководство, которое поможет оформить и сдать ее. Используйте его бесплатно.

Правила составления

Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. В шапке оно должно содержать следующие реквизиты:

  • наименование налоговой инспекции и, при необходимости, Ф.И.О. сотрудника, которому направляются документы;
  • наименование и адрес отправителя;
  • номер и дату запроса, в ответ на который высылается пояснение;
  • заголовок.

Предлагаем разработанный с экспертами образец шапки письма в налоговую, соответствующий правилам подготовки деловой документации.

  • обращение к конкретному сотруднику ИФНС или к инспекции;
  • текст;
  • перечень приложенных материалов с количеством листов и экземпляров;
  • должность отправителя, его фамилию и инициалы, подпись;
  • Ф.И.О., телефон и электронную почту составителя.

Ниже представлен образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую в ответ на требование, с учетом требований ИФНС.

В ИФНС России № 27 по г. Москве

от Общества с ограниченной

ИНН 1234567890, КПП 121001001

456789, Россия, Субъект РФ,

просп. Замечательный, д. 1

Тел. +7 (495) 123-45-67

на № 123/20-Т от 08.06.2020

Общество с ограниченной ответственностью «PPT.ru» в ответ на требование ИФНС России № 27 по г. Москве от 08.06.2020 № 123/20-Т направляет следующие документы:

Договор подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)

Акт о приемке выполненных работ № 1 от 30.03.2020 к договору подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)

Счет-фактура от 05.03.2020 № 45 (копия)

Счет-фактура от 16.03.2020 № 60 (копия)

Счет-фактура от 19.03.2020 № 64 (копия)

Счет-фактура от 23.03.2020 № 67 (копия)

Счет-фактура от 25.03.2020 № 71 (копия)

Счет-фактура от 27.03.2020 № 86 (копия)

Общее количество листов документов

Копии документов, предоставляемых по требованию от 08.06.2020 № 123/20-Т, на 14 листах.

Генеральный директор ООО «PPT.ru» Петров /П.П. Петров/

Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью оно готовится. Например, если в нем содержится опись документов, рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем …», «Направляем в ваш адрес…» и т. п.

Если обращение направляют конкретному сотруднику налоговой службы, слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений. Например, ошибка в расчетах.

В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.

В каком виде предоставить сопровождение

Сопровождение составляют в бумажном или электронном виде. В электронном формате послания обычно направляют вместе с остальной документацией по ТКС. В обязательном порядке это надо делать с пояснениями по НДС.

Читайте также:
Что писать о себе в резюме — пример, принципы заполнения раздела

Скачать образец сопроводительного письма о подтверждении достоверности сведений в ЕГРЮЛ

Скачать образец письма в налоговую о предоставлении документов по требованию

Сопроводительное письмо к уточненной декларации

Согласно ст. 81 НК РФ, если налогоплательщик после подачи декларации (по НДС, налогу на прибыль, УСН, 3-НДФЛ) не полностью внес необходимые сведения или допустил, а впоследствии обнаружил, ошибки, приводящие к занижению суммы налога, то ему нужно отправить в налоговую уточненную декларацию. К документу прилагают сопроводительное письмо, также оно может называться пояснительной запиской к уточненной декларации. Объясним, какую информацию оно должно содержать.

Коротко об уточненной декларации

Такой документ должен быть отправлен в ФСС по месту жительства ИП или по месту регистрации ООО. Также важно, что она должна быть по форме, которая действует в тот период, когда она подается. Об этом сказано в п. 5 ст. 81 НК РФ.

Бывает, что ошибки в декларации приводят к завышению налога, тогда подача уточненки будет правом налогоплательщика, а не обязанностью. В этом случае налог можно вернуть или зачесть в счет уплаты на будущее. К такому заявлению о возврате можно также приложить сопроводительное письмо.

Общие сведения о сопроводительном письме в налоговую

Налоговый кодекс не утверждает обязательный характер сопроводительных писем. Если уточненка придет в налоговую без пояснений, то сотрудники ведомства могут инициировать выездную налоговую проверку, поэтому важно дать подробные объяснения и убедить налоговиков в том, что в компании теперь все в порядке. Кроме предоставления поясняющей информации, письмо также регистрирует перечень отправленных документов: декларации, приложений к ней.

Составляем сопроводительное письмо к уточненке

Законодательно разработанной формы такой бумаги не существует, поэтому ее пишут в произвольной форме. На документе должна стоять подпись руководителя компании, ИП или уполномоченного на данные действия лица.

Сопроводительное письмо состоит из шапки и основной части. В шапке нужно указать следующую информацию:

  1. Кому адресовано письмо. Тут пишут, что письмо предназначено для руководителя той ИФНС, к которой относится предприниматель. То есть указывают номер налоговой, ее адрес с индексом.
  2. От кого письмо. Вносят наименование компании, ее адрес, ОГРН, ИНН, КПП.
  3. Номер письма.
  4. Наименование документа — сопроводительное письмо к уточненной декларации.

Далее начинается основная часть. В ней подробно указывают:

  • причину, по которой подается уточненная декларация;
  • период и налог, по которым отправлена уточненка;
  • какие изменения были внесены в документ; этот пункт можно оформить в виде таблицы, где указать номер строки декларации с исправлением, прежние данные и новые;
  • сумму к уплате и пени или переплату.

Также нужно указать, какие документы прилагаются к письму: это обычно уточненная декларация с количеством листов, копии платежных документов (доплатить налог и пени нужно до подачи уточненки) или заявление на возврат или зачет налога (при переплате).

В конце расписывается ИП или руководитель компании. Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

От способа подачи уточненки будет зависеть количество ее экземпляров. Один нужен будет, если письмо и декларация отправляются по почте либо электронной почте. Два экземпляра нужны при личной подаче документов. В этом случае один экземпляр остается в налоговой, а на втором сотрудник ИФНС ставит отметку о получении документов.

Внимание! Для написания письма необходимо использовать деловой стиль, не должно быть разговорных и просторечных выражений и разного рода ошибок.

Образец сопроводительного письма

Руководителю ИФНС России №9
по Удмуртской Республике
426003, г. Ижевск, ул. К. Маркса, д. 130
Петрову Петру Петровичу
от ООО «Омега»
ИНН/КПП 5611234567/123456789
ОГРН 223344556677
426009, г. Ижевск, ул. Ленина д. 21А
Исх. №131 от 11.05.2019

Сопроводительное письмо к уточненной налоговой декларации по НДС
за I квартал 2019 года

В соответствии с п. 1 ст. 81 НК РФ представляем вам уточненную декларацию ООО «Омега» за I квартал 2019 года.

В первоначальной декларации сумма НДС к уплате была занижена на 36000 руб. по причине невключения в налоговую базу выручки от продажи по акту №234 от 29 марта 2019 года. Сумма неучтенной выручки составила 216000 руб., в том числе НДС 36000 руб.

Декларация по НДС была исправлена таким образом:

  1. Показатель в графе 3 строки 010 раздела 3 увеличен на 180000 руб. (216000-36000).
  2. НДС в графе 5 строки 010, строках 120 и 230 раздела 3, строке 040 раздела 1 увеличен на 36000 руб.
  3. Правильная сумма НДС к уплате по итогам I квартала 2019 года составила 567000 руб.
  4. Доплата по налогу произведена платежным поручением №125 от 07.05.2019 г., пени перечислены платежным поручением №126 от 07.05.2019 г.
  • уточненная декларация по НДС за I квартал 2019 года на 12 л.;
  • копия платежного поручения №125 от 07.05.2019 г. (на доплаченный НДС) в 1 экз. на 1 л.;
  • копия платежного поручения №126 от 07.05.2019 г. (на уплаченные пени) в 1 экз. на 1 л.

Генеральный директор Романенко / А.В. Романенко

Читайте также:
Создание резерва на оплату отпусков: обязательно ли, проводки

Как написать ответ на требование налоговой?

Ответить на требование налоговой инспекции о представлении документов (пояснений) необходимо в установленный срок. Как правило, срок исполнения требования указан в тексте самого документа. А какие дни – рабочие или календарные брать для исполнения требования? Как говорит нам пункт 6 статьи 6.1 НК РФ, срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем.

Ваша компания получила требование о представлении документов или пояснений в ходе проведения, например, камеральной проверки. Как правильно реагировать и отвечать на это требование – об этом пойдет речь в моей статье.

Сразу обращаю ваше внимание на то, что такой документ, как «требование», он не может быть произвольным, написанным «как попало» – это документ, форма которого утверждена приказом ФНС России от 08.05.2015 г. № ММВ-7-2/189@.

Итак, требование может быть о представлении документов (информации) и о представлении пояснения (мы сейчас не рассматриваем требование об уплате налога). И в каждом виде требования должно быть указано:

– основание для выставления требования;
– если требование о представлении пояснений, то обязательно указывается причина выставления данного требования. То есть, прочитав данное требование, компания или ИП должны понимать, что от них требуется;
– если требование о представлении документов (информации), тогда обязательно указываются: какие документы и за какой период они нужны;
– срок исполнения требования.

Перейдем сразу к примеру, чтобы было понятно, какие действия надо совершить при получении требования.

Компания получила требование о представлении документов в отношении проводимой налоговой проверки контрагента. Согласно требования, следует представить:

1. Договоры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017;
2. Акты за период с 01.01.2015 по 31.12.2017;
3. Счета-фактуры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017.

Срок исполнения требования – пять дней со дня получения требования.

Компания вела активное сотрудничество со своим контрагентом, и поэтому накопилось много документации. Подготовить в срок пять дней все копии, заверить их должным образом, не представляется возможным.

Как продлить срок представления документов

Само сопроводительное письмо будет являться ответом на требование. Допустим, компания смогла найти и подготовить только акты и договоры, а счета-фактуры нет. Как мы напишем сопроводительное письмо?

Как мы видим из письма (это пример), мы частично подготовили уже документы и сдаем их, а на вторую часть просим продлить срок представления документов. Мы вправе объединить наши действия в одном сопроводительном письме (оно служит ответом на требование).

На практике я часто сталкивалась с тем, что приходя в кабинет инспектора, можно увидеть огромные коробки в узких проходах между их столами. Как рассказывают работники инспекции, это могут быть документы, которые компания принесла в ответ на требование.

То есть, вы понимаете, что компания «перегнула» палку – принести несколько коробок бумаги, которую перебрать просто нереально… Достаточно все оформлять реестром. Например, у вас тысячи накладных и счетов-фактур только за один год, а надо за три года.

Советую в сопроводительном письме написать и уточнить, что вы представляете не конкретно поштучно сами накладные в адрес покупателя, а реестр выписанных счетов-фактур и накладных. Для того, чтобы инспектор мог увидеть воочию сам документ, приложите копии пары документов из каждого года.

Главное – отразить информацию в сопроводительном письме по каждому документу. И можно спросить – за какой месяц или какую дату лучше всего предоставить дополнительно документ, потому что из-за большого объема документации, не представляется возможным физическая доставка документов.

И уже, когда вы принесете документы к инспектору, спросите у него лично – как ему лучше, может он проверить определенную сделку и все. Инспекторы тоже люди и не автоматы, они «пугаются», когда видят, что им несут «контейнеры» бумаг.

В ответе на требование советую внизу слева указать исполнителя и его телефон, чтобы инспектор мог оперативно связаться с тем бухгалтером, который работал по этому требованию.

Если вам так будет удобно, конечно. Я так всегда делала, что было очень удобно.

Итог – запомните, ответить на требование или собрать документы (информацию) надо в тот срок, который указан в самом требовании. И если вы не успеваете собрать документы, не переживайте, это не конец света, вы просто успейте в установленный срок написать ответ на требование – в котором просите продлить срок представления документов (информации) по причине большого объема документации.

Не упустите никакой документ. Например, в требовании указано 6 видов документов, три из которых вы подготовили, на два из которых вы просите дать вам время, а про один забыли – проверьте, упомянули ли вы все виды документов в своем ответе на требование или нет. Это важно, чтобы потом вы не забыли про этот вид документа.

Читайте также:
Сокращение численности и штата – в чем разница, пошаговая инструкция

Сопроводительное письмо (ответ на требование) распечатать надо в трех экземплярах (если вы несете документы вручную). Почему три? Возможно, что у вас достаточно будет двух, но в моей практике, в кабинетах налоговой «оседает» два документа, а третий с отметкой о принятии идет мне.

Не забывайте брать свой экземпляр с отметкой о принятии. На отметке будет стоять дата приема документов (ответа на требование) и ФИО инспектора, его подпись. В том случае, если в будущем у вас попросят повторно предоставить документы, вы всегда сможете поднять ваш «сопровод», сделать с него копию и написать – что такой-то документ был уже ранее подан такого-то числа.

Какой срок ответа на требование налоговой

10 дней – в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки.

5 дней – если идет проверка в отношении вашей компании или ИП.

Основание – пункт 5 статьи 93.1 НК РФ.

А какие дни – рабочие или календарные брать для исполнения требования?

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2021 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

  • Способы представления документов
  • Представление документов в электронной форме
  • Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении
  • Как подписать ксерокопии документов
  • Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса
  • Как оформить копии документов
  • Требование отсканированного варианта документа неправомерно
  • Итоги

Способы представления документов

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

  • бумажные заверенные ксерокопии передаются лично налогоплательщиком или через представителя в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
  • в электронной форме по специальному формату и в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
  • в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика;
  • в виде скан-образов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.

Подробности см. здесь.

ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.

Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материалов:

Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.

Представление документов в электронной форме

Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС России (подробности об этом способе см. по ссылке).

Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.

Благодаря такой возможности вы:

  • избегаете технических ошибок благодаря применению электронных форматов;
  • экономите свои ресурсы (не нужно распечатывать документы и приходить в инспекцию или на почту для их передачи (отправки));
  • гарантированно получаете подтверждение доставки документов.

На подготовку и представление документов у вас есть:

  • 5 рабочих дней, если налоговики ждут от вас документы (информацию) о конкретной сделке или контрагенте, в отношении которого проводится проверка;
  • 10 рабочих дней, если документы истребуются в рамках камеральной или выездной проверки в отношении вашей компании.

Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.

Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

  • на абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ, позволяющей представлять бумажные документы в электронной форме в виде электронных образов документов (составленных на бумаге документов, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов);
  • приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, которым утвержден универсальный формат описи для передачи в налоговую сканированных копий документов, позволяющий отправлять налоговикам сканы любых бумаг;
  • письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, в котором отмечена возможность представления в ИФНС любых документов в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.

Как подписать ксерокопии документов

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Читайте также:
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника: образец

Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

20 марта 2020 г.

Генеральный директор ООО «Орион» ———– Смирнов А. П.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такого же мнения придерживаются:

  • судебные органы (см. решение Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
  • чиновники Минфина (письма от 24.03.2014 № 03-02-08/12763, от 01.08.2013 № 03-02-08/30900, от 15.11.2012 № 03-02-08/99, от 07.08.2009 № 03-02-08/66);
  • налоговики (письма ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692, от 16.10.2013 № ЕД-4-3/18527@).

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих письмах от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 , а также налоговое ведомство в письме от 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).

Об особенностях оформления ответов на требования ФНС отвечает эксперт КонсультантПлюс Климова М. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходте к видеолекции.

Требование отсканированного варианта документа неправомерно

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».

В какие сроки необходимо успеть подготовить и передать налоговикам документы, узнайте здесь.

Когда можно не исполнять требования налоговиков, мы рассказывали в этой публикации.

Итоги

Если налоговики запросили у вас документы, можете представить их на бумаге или в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить подписью руководителя и определенным образом сшить, а принести в налоговую можно лично (либо через представителя) или отправить заказным письмом по почте.

При передаче документов электронным способом нужно учесть требования приказа ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: