Номенклатура дел организации: что это, образец

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел. Номенклатура дел организации 2020 (образец, делопроизводство) представлена в нашем материале.

  • Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
  • Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
  • Срок действия справки на коронавирус
  • Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
  • Из чего состоит зарплата учителя

Нормативная база

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска необходимых бумаг;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

  • документы о создании организации (положение, устав);
  • документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
  • штатное расписание;
  • номенклатуру дел предыдущих лет;
  • регистрационную форму организации;
  • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения;
  • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс.
  2. Наименование.
  3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.
Читайте также:
МРОТ в Ханты-Мансийском АО, ХМАО с 1 января 2020 года с учетом районного коэффициента

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  • 01 — структуры образовательных программ;
  • 02 — ход реализации образовательных программ;
  • 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

  • 01-01;
  • 01-02;
  • 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/. ;
  • 01-03/.

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2020 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй применяют в работе;
  • третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Номенклатура дел как один из элементов архивного хранения документов

В деятельности любой организации образуется огромное количество документов – внутренние (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр.) и поступающие из других организации и учреждений (письма, распоряжения вышестоящих учреждений или министерства и пр.). Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить – расскажем в данной статье.

Необходимость номенклатуры дел

Зачем нужна номенклатура дел? Для ответа на данный вопрос необходимо проанализировать законодательство в области архивного хранения документов. Давайте разберемся.

Читайте также:
Приглашение на работу от работодателя: образец

Любая организация должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Два перечня утвердило Минкультуры:

  1. Приказом от25.08.2010 №558 – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
  2. Приказомот 31.07.2007 №1182 – Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Дополнительно применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению.

Более того, согласно Правилам номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3).

А в силу п. 3.4.3 Правил номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При этом закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

С чего начать составление номенклатуры?

  • типовая (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом);
  • примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);
  • индивидуальная (определяет состав дел для конкретной компании).

При этом и типовые, и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Номенклатура дел может разрабатываться самим учреждением. Можно ее составление поручить и сторонней организации. Конечно, предпочтительней первый вариант, так как никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятого порядка работы с ними. Но у такого способа есть и свои минусы – большая трудоемкость, а при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки. Тем не менее, правила разработки понять нетрудно, основная сложность состоит в аналитической работе по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. Поэтому лучше все же разрабатывать номенклатуру самостоятельно.

Обратите внимание

Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (секретариат, канцелярию и пр.).

Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Для этого изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т. д.), плановые и отчетные документы, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Кроме этого, можно использовать типовые и примерные номенклатуры дел. Назовем некоторые номенклатуры, которые разработаны на ведомственных уровнях и на которые стоит ориентироваться при составлении номенклатуры дел конкретной организации:

  • примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденная Приказом Минюста РФ от 19.12.2013 №229;
  • примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при ВС РФ 09.06.2011;
  • примерная номенклатура дел таможни, утвержденная Приказом ГТК РФ от 01.11.2002 №1160;
  • номенклатура дел федерального агентства по образованию, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 31.12.2009 №2371;
  • примерная номенклатура дел избирательной комиссии субъекта РФ, утвержденная Постановлением ЦИК РФ от 30.11.2001 №144/1321-3;

примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 30.05.2000 №141.

Отметим, что дополнительно различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную номенклатуру дел (всей организации). Последняя оформляется на общем бланке организации по форме приложения 7 к Правилам на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 к Правилам). Однако, как показывает практика, сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на специалиста, ответственного за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

Составляем и оформляем номенклатуру

  1. Приказ Роспатента от 17.12.2012 № 159 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности»;
  2. Приказ Минздрава РФ от 27.06.2012 № 19 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации»;
  3. Приказ Рослесхоза от 06.03.2012 № 86 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства»;
  4. Приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики».

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров).

Читайте также:
МРОТ в Архангельске и Архангельской области с 1 января 2020 года с северными и районными коэффициентами

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

Номенклатура составляется по утвержденной форме приложения 8 к Правилам.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их расположения внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Обычно первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

К сведению

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. При этом заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Утверждаем и вводим в действие

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
  • в архиве организации;
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Обратите внимание

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).

Приведем пример оформления номенклатуры дел.

Как составить номенклатуру дел

kak_sostavit_nomenklaturu_del.jpg

Похожие публикации

Деятельность любой организации неминуемо связана с накоплением огромного количества разнообразных документов. Для их систематизации используется номенклатура дел, она позволяет «разложить по полочкам» исполненные документы и значительно облегчить их использование. Что такое номенклатура дел? Обязательно ли ее вести? Каких правил нужно придерживаться при составлении? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Что такое номенклатура дел организации

Прежде всего, нужно разобраться в том, что собой представляют дела. Под делом подразумевается один или несколько документов, которые относятся к одной хозяйственной операции или одному деловому вопросу и помещены в одну папку. Порядок распределения документации определяется номенклатурой дел. Таким образом, номенклатура дел – это документ, в котором приведен перечень дел организации, указано их количество и сроки хранения.

Читайте также:
МРОТ в 2020 году в Оренбургской области — как он изменится с 1 января

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Номенклатура дел в 2020 году в обязательном порядке должна оформляться в государственных учреждениях. Также это требование относится к коммерческим организациям, которые сдают документацию в государственные архивы. Остальные субъекты хозяйствования имеют право не разрабатывать номенклатуру дел. На практике ее часто используют крупные предприятия, имеющие разветвленную структуру подразделений и большой документооборот.

Нормативная база, на основании которой разрабатывается номенклатура, включает:

  • Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
  • «Основные Правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле».

Номенклатура дел организации формируется после изучения состава и содержания документации, которая образуется в процессе деятельности организации. Ответственные должностные лица должны руководствоваться различными локальными актами: уставом, положениями об организации и ее структурных подразделениях и др. Сводную номенклатуру дел организации следует составлять на основании номенклатурных дел подразделений. Если в организации нет подразделений, составляется всего одна номенклатура.

Какие функции выполняет номенклатура

Номенклатура дел (образец оформления можно найти далее) выполняет ряд важных задач:

  • учет всех дел, которые были оформлены в компании;
  • систематизация делопроизводства;
  • группировка дел;
  • обеспечение сохранности документов;
  • удобный и быстрый поиск необходимых документов;
  • быстрая «фильтрация» дел с целью выявления документов с истекшим периодом хранения;
  • определение сроков хранения документов.

Правильно оформленное номенклатурное дело значительно облегчает работу с документацией в компании.

Сроки хранения документов

В номенклатуре дел сроки хранения документов могут варьироваться от 1 до 75 лет, либо рассчитаны на постоянное хранение. Конкретные сроки утверждены различными нормативными актами, именно на них нужно опираться при составлении номенклатуры. К таким нормативным актам относится:

  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень документов со сроками их хранения).
  • Ст. 230 и 230.1 ТК РФ (в отношении хранения материалов о несчастных производственных случаях).
  • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (порядок установления сроков хранения).

Стандартные сроки хранения номенклатуры дел определены п. 157 Перечня, утв. приказом Росархива № 236:

  • номенклатура компании хранится постоянно,
  • номенклатуры дел структурных подразделений хранят 3 года.

Этим же приказом утверждены сроки архивного хранения документов, в частности:

  • документы кадрового делопроизводства хранят до 75 лет;
  • канцелярские документы – от 1 года до бессрочного периода;
  • документация, связанная с расчетом и выплатой заработной платы – до 5 лет;
  • налоговая документация – 4-5 лет;
  • бухгалтерские документы – от 5 лет до бессрочного периода;
  • документы по охране труда – от 2 до 10 лет;
  • плановая и статистическая документация – постоянно.

Если в нормативных документах не указаны конкретные сроки хранения документов, ответственному лицу необходимо поискать нужные сведения в ведомственных перечнях. Если и там не удастся найти требуемую информацию, срок хранения придется определять экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.

Когда необходимо составлять номенклатуру дел?

Впервые разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется при создании организации. Допустимо, чтобы данный документ был разработан и в процессе деятельности, но для ответственных должностных лиц такой вариант будет не совсем удобен, так как им придется разбирать большой объем рабочей документации.

Далее необходимо регулярно разрабатывать номенклатуру дел на год. Документ формируется в последнем квартале года и подается на утверждение руководству учреждения. Он вступает в силу с 1 января нового отчетного года. Форму данного документа нужно согласовывать с архивным учреждением не реже чем 1 раз в 5 лет.

Составлением номенклатуры дел обычно занимаются следующие специалисты компании:

  • делопроизводитель;
  • секретарь;
  • специалист кадровой службы;
  • сотрудник канцелярии;
  • сотрудник архива;
  • бухгалтер.

Если у организации возникли сложности с составлением номенклатуры дел, эту функцию можно поручить специализированной компании, заключив с ней соответствующий договор на предоставление услуг. Такое решение поможет избежать ошибок при отсутствии у штатных сотрудников достаточного опыта.

Порядок составления

Документ «Номенклатура дел» рекомендовано оформлять по форме, утвержденной Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (Приложение № 25). Ее должно подписать лицо, ответственное за документационное обеспечение управления (ДОУ), визирует ее руководитель архива, а утверждает документ руководитель организации.

Номенклатура может составляться для всей организации в целом или по каждому ее подразделению отдельно.

Рассмотрим, как составить номенклатуру дел:

  • В верхней части листа указывают наименование организации (полностью).
  • В правом верхнем углу должен стоять гриф «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя с расшифровкой, дата утверждения.
  • Далее нужно прописать полное наименование документа. К примеру «Номенклатура дел на 2021 год». Затем указывают дату и место составления.

Следующий этап – заполнение табличной части. Она состоит из 5 столбцов:

  • «Индекс дела». Обозначается арабскими цифрами, содержит установленное в организации цифровое обозначение структурного подразделения (например, «01» – общий отдел, «02» – бухгалтерия и т.д.) и через дефис – порядковый номер дела.
  • «Заголовок дела». Он должен точно отображать состав включенных в дело документов. К примеру «Приказы директора по основной деятельности». Недопустимо, чтобы в заголовке содержались расплывчатые формулировки.
  • «Количество дел» – число папок, томов.
  • «Срок хранения дел и номера статей по перечню» – применяется перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
  • «Примечания». Здесь проставляют отметки об особенностях хранения, сроков и т.п.
Читайте также:
МРОТ с 1 января 2020 года в Новосибирске и области — каким он будет

Документ подписывает начальник отдела делопроизводства и сотрудник, ответственный за ведение архива.

Регистрации в номенклатуре дел подлежат все документы, имеющие отношение к деятельности учреждения. Для хранения номенклатуры дел документ оформляют в 4 или более экземплярах (в зависимости от количества структурных подразделений. Один экземпляр применяется в работе, второй хранится у документоведов, третий передается в госархив, а четвертый используется в качестве учетного документа в архиве организации. Остальные экземпляры передаются на хранение в структурные подразделения.

Ниже приведен образец номенклатуры, заполненной для отдела бухгалтерии.

Вы здесь:

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Понятие и назначение номенклатуры дел

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу. Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно. Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

Номенклатура дел образец скачать, Word.

Бланк итоговой записи скачать.

Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Номенклатура дел: правила составления

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Читайте также:
Последствия нарушения больничного режима

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

  • типовая,
  • примерная,
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций. После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Читайте также:
Прием на работу граждан Белоруссии в 2020 году - пошаговая инструкция

Правила, которых следует придерживаться:

  • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
  • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
  • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

  • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
  • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
  • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
  • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
  • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
  • 01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

  • 01-01 Приказы по основной деятельности,
  • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
  • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
  • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
  • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
  • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-07 Переписка с надзорными органами,
  • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
  • 01-10 Реестр учета печатей,
  • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
  • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
  • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
  • 01-14 Резервный номер,
  • 01-15 Резервный номер.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК. Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах. В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

Является ли обязательной независимая оценка квалификации работников? Кого работодатель может направить на прохождение независимой оценки квалификации? Кто может быть инициатором прохождения независимой оценки квалификации? Кто оплачивает прохождение независимой оценки квалификации? Какие гарантии предусмотрены для работников, направляемых на независимую оценку квалификации?

Ответ

Трудовым кодексом РФ не предусмотрена обязанность работодателя оценивать квалификацию всех работников. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о проведении независимой оценки квалификации исходя из спе­цифики деятельности. Направление работников на прохождение независимой оценки квалификации осуществляется на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Работодатель с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ, определяет перечень необходимых профессий и специальностей для направления работников на прохождение независимой оценки квалификации.

Работодатель может направить на прохождение независимой оценки квалификации как работников, с которыми заключены трудовые договоры, так и соискателей на должность, которые не являются сотрудниками организации. Направление работников на прохождение независимой оценки квалификации осуществляется с их письменного согласия.

Читайте также:
Ответственность за превышение должностных полномочий: ст. 286 УК РФ

Независимая оценка квалификации может проводиться:

  • по инициативе работника (соискателя) за счет его средств, средств иных лиц;
  • по направлению работодателя за счет его средств на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

При направлении работника на прохождение независимой оценки квалификации работодатель должен предоставлять ему гарантии, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

За работником, которого на прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы направляет работодатель, сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Работникам, направляемым на прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Правовое обоснование

Согласно ч. 1 ст. 196 ТК РФ необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования, а также направления работников на прохождение независимой оценки квалификации для собственных нужд определяет работодатель.

Подготовка работников и дополнительное профессиональное образование работников, направление работников (с их письменного согласия) на прохождение независимой оценки квалификации осуществляются работодателем на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ч. 2 ст. 196 ТК РФ).

Формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей, в том числе для направления работников на прохождение независимой оценки квалификации, определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 3 ст. 196 ТК РФ).

При направлении работодателем работника на прохождение независимой оценки квалификации работодатель должен предоставлять ему гарантии, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ч. 6 ст. 196 ТК РФ).

В соответствии со ст. 187 ТК РФ при направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование, на прохождение независимой оценки квалификации на соответствие положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (далее – независимая оценка квалификации), с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование, на прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

При направлении работодателем работника на прохождение независимой оценки квалификации оплата прохождения такой оценки осуществляется за счет средств работодателя.

Когда и кому надо проводить независимую оценку квалификации работников

С июля 2019 года полноценно заработал механизм независимой оценки квалификации. Работодателям теперь следует использовать его для подтверждения компетенций работников на соответствие требованиям профессиональных стандартов. Впрочем, государственные и муниципальные учреждения подпадают под эти нормы лишь частично. В каких случаях направлять сотрудников на оценку квалификации, а когда — нет?

Как известно, 1 июля текущего года закончился переходный период, позволяющий работодателям использовать иные порядки оценки квалификации работников и соискателей, нежели тот, что предусмотрен Законом № 238-ФЗ (Федеральный закон от 03.07.2016 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации») (на это указано в его ст. 11). Основным способом подтверждения компетенций работника стало его направление в центр оценки квалификации (ЦОК) для прохождения там профессионального экзамена. То есть проводить оценочные процедуры теперь должны не сами работодатели, а специально созданные центры, имеющие в штате прошедших обучение экспертов, — за счет этого и достигается независимость подтверждения профессионального уровня работника.

Проводить оценочные процедуры теперь должны не сами работодатели, а ЦОК.

Но, несмотря на появление единого порядка проведения независимой оценки квалификации, обязанность работодателя проверять таким способом всех своих работников трудовым законодательством не предусмотрена. В силу ст. 196 ТК РФ работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости оценки квалификации, исходя из специфики собственной деятельности. О добровольности процедуры для работодателей и работников неоднократно напоминал и Минтруд (См., например, Информацию Минтруда РФ от 21.04.2017 «Ответы на часто задаваемые вопросы по реализации Федерального закона от 03.07.2016 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации» и официальный сайт «Онлайнинспекция.рф», раздел «Вопросы и ответы», вопрос от 20.05.2019.).

Процедура оценки квалификации напрямую связана с введением профессиональных стандартов — на соответствие их положениям проверяются компетенции работников. Правовые возможности для направления персонала в ЦОК у учреждений есть, ведь до 01.01.2020 им надо завершить реализацию планов по внедрению профстандартов (Постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584). В числе прочего планы должны содержать перечень локальных нормативных актов и иных документов учреждений (в том числе по вопросам аттестации, сертификации и других форм оценки квалификации работников), которые корректируются с учетом положений профстандартов.

Некоторые учреждения воспользовались данной возможностью и прописали в своих планах, например, такое кадровое решение, как направление работников в ЦОК для подтверждения соответствия квалификации требованиям профстандартов. Хотя практика показывает, что многие все же не стали упоминать в своих планах по внедрению профстандартов новый способ оценки.

Некоторые группы работников, в отношении которых введены профстандарты, учреждение не должно направлять в ЦОК.

Подобные действия имеют свою причину: некоторые группы работников, в отношении которых введены профстандарты, учреждение не должно направлять в ЦОК. Согласно ч. 3 ст. 1 Закона № 238-ФЗ квалификация должна подтверждаться в ином порядке, если в ТК РФ определены особенности регулирования труда той или иной категории работников (в частности, связанные с вредными и (или) опасными условиями труда). В этих случаях порядок оценки квалификации устанавливается другими федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Читайте также:
Неэтичное поведение на работе: что это, примеры, какие виды бывают

Так, Трудовой кодекс отдельно регулирует труд следующих категорий специалистов, которые входят в штат многих государственных и муниципальных учреждений:

  • педагогические работники (гл. 52);
  • научные работники, руководители научных организаций, их заместители (гл. 52.1);
  • спортсмены и тренеры (гл. 54.1);
  • медицинские работники (ст. 350);
  • творческие работники средств массовой информации, театров, концертных и других театрально-зрелищных организаций (ст. 351).

А значит, при оценке компетенций этих работников применяются иные законодательные и нормативные акты. В частности, в отношении педагогических и научных работников действуют Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», приказы Минобрнауки РФ от 07.04.2014 № 276, от 30.03.2015 № 293 и от 27.05.2015 № 538. А медицинские работники оцениваются на основании Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и Приказа Минздрава РФ от 23.04.2013 № 240н. Эти специалисты проходят аттестацию, как правило, раз в пять лет.

Таким образом, направлять всех без исключения работников на независимую оценку квалификации не надо. Более того, делать так в отношении ряда категорий персонала и вовсе нельзя. Но когда правовое основание для направления сотрудника в ЦОК все же есть (должность работника не подпадает под исключения, предусмотренные ч. 3 ст. 1 Закона № 238-ФЗ), учреждение вправе самостоятельно решить, нужно ли ему прибегать к оценочным процедурам. И если да, то единственным механизмом, который может использовать учреждение, станет независимая оценка квалификации на соответствие положениям профстандартов или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными актами РФ (п. 3 ст. 2 Закона № 238-ФЗ).

Даже если правовые возможности для направления работников в ЦОК имеются, на практике воспользоваться ими получится не всегда. Механизм независимой оценки может не работать в отношении конкретных категорий специалистов — квалификации могут быть еще не утверждены, а ЦОК, ориентированные на нужную учреждению отрасль, и действующие в сотрудничестве с ними экзаменационные центры не созданы.

Актуальная информация об утвержденных квалификациях, адресах ЦОК и других экзаменационных площадок размещена в Реестре сведений о проведении независимой оценки квалификации, который ведет Национальное агентство развития квалификаций (nok-nark.ru). По данным реестра на 01.08.2019, в сферах образования, здравоохранения и культуры не разработано ни одной квалификации, не открыт ни один ЦОК (ведь в этих сферах используются другие оценочные процедуры). Не утверждены квалификации и для юристов. В свою очередь, в сфере социальной защиты и занятости населения утверждено 10 квалификаций, создано от 32 до 44 экзаменационных площадок (в зависимости от конкретной квалификации).

На профессиональный экзамен можно направлять и офисный (административно-управленческий, вспомогательный) персонал — секретаря-администратора, секретаря руководителя, делопроизводителя, специалиста по кадровому делопроизводству, специалиста по охране труда. А вот, например, экскурсовод, руководитель физкультурно-спортивной организации пройти независимую оценку квалификации пока не смогут: соответствующие квалификации утверждены, но ЦОК не открыты.

Для наглядности обобщим эти примеры в табличном виде.

Руководитель физкультурно-спортивной организации, объединения (уровень 7 квалификации)

ЦОК не работают

Тренер по общей физической и специальной подготовке (уровень 5 квалификации)

ЦОК не работают

Экскурсовод (уровень 6 квалификации)

ЦОК не работают

Руководитель службы предприятия питания (уровень 5 квалификации)

ЦОК не работают

Специалист по оказанию услуг в сфере занятости населения (уровень 6 квалификации)

Работает 44 экзаменационных площадки

Главный бухгалтер организации государственного сектора (уровень 6 квалификации), бухгалтер организации государственного сектора (уровень 5 квалификации)

Работает 25 экзаменационных площадок

Секретарь-администратор (уровень 3 квалификации)

Работает 31 экзаменационная площадка

Специалист по охране труда (уровень 6 квалификации)

Работает 32 экзаменационные площадки

Повар (уровень 4 квалификации)

Работает 7 экзаменационных площадок

Как видим, экзаменационные площадки действуют не во всех регионах и не по всем квалификациям (даже если последние утверждены). Больше всего площадок открыто в Москве, Санкт-Петербурге, регионах Сибири. Потому если учреждение намерено проверять компетенции своих работников посредством независимой оценки квалификации, сначала придется найти «профильные» экзаменационные центры и учесть их территориальную доступность.

Подготовка со стороны работодателя к направлению на профессиональный экзамен и его прохождение работником состоят из нескольких этапов. Перечислим их.

  1. В силу ст. 196 ТК РФ при направлении на экзамен учреждение должно получить письменное согласие работника на прохождение оценочной процедуры. Для того целесообразно разработать форму уведомления о направлении на независимую оценку квалификации, где предусмотреть строку о согласии работника с решением работодателя.
  2. В той же статье сказано, что направить работника в экзаменационный центр нужно в порядке, определенном коллективным или трудовым договором, соглашениями. То есть саму процедуру направления следует прописать во внутренних документах учреждения (на это указывается и в планах по внедрению профстандартов, если они предусматривают данный механизм оценки).
  3. Учреждению потребуется заключить с ЦОК договор о возмездном оказании услуг и оплатить эти услуги (п. 5, 6 Правил № 1204 (Правила проведения центром оценки квалификаций независимой оценки квалификации в форме профессионального экзамена, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.11.2016 № 1204)). На то, что оценка проводится за счет средств работодателя (если тот выступает ее инициатором), указывается и в ч. 2 ст. 4 Закона № 238-ФЗ.
  4. Учреждение должно предоставить работнику гарантии, установленные трудовым законодательством, — сохранить средний заработок за период прохождения независимой оценки, а при направлении на экзамен в другую местность оплатить командировочные расходы.
  5. Работник подает в ЦОК письменное заявление (форма утверждена Приказом Минтруда РФ от 02.12.2016 № 706н), копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а также другие документы, необходимые для прохождения профессионального экзамена. Представить комплект документов можно лично, через законного представителя или Интернет.
  6. ЦОК согласовывает дату, место и время профессионального экзамена с работником и работодателем (п. 9 Правил № 1204).
  7. В назначенную дату работник допускается до экзамена на основании документа, удостоверяющего личность (п. 10 Правил № 1204).
Читайте также:
Ответственность за превышение должностных полномочий: ст. 286 УК РФ

Согласно п. 2 и 11 Правил № 1204 на экзамене используются оценочные средства, утвержденные соответствующим советом по профессиональным квалификациям, — комплекс заданий и критериев оценки. Во многих случаях информацию об оценочных средствах тоже можно найти на сайте nok-nark.ru (им посвящен отдельный раздел).

Экзамен считается успешно пройденным, если работник достиг результата, соответствующего критериям оценки, определенным оценочными средствами (п. 14 Правил № 1204). В этом случае ЦОК направит в «профильный» совет по профессиональным квалификациям комплект документов работника и материалы экзамена, а совет проверит полученную информацию и осуществит признание результатов оценки (п. 15, 16 Правил № 1204). Затем ЦОК выдаст работнику свидетельство о квалификации (форма утверждена Приказом Минтруда РФ от 12.12.2016 № 725н) — на это отведено 30 дней после прохождения экзамена (п. 17 Правил № 1204).

Срок действия свидетельства устанавливается советом по профессиональным квалификациям в зависимости от темпов развития конкретной профессии (эта информация тоже есть на сайте nok-nark.ru). Так, по квалификации «Бухгалтер организации государственного сектора» сертификат будет действовать три года, а по квалификациям «Экскурсовод», «Специалист по обеспечению и защите прав несовершеннолетних» — пять лет.

Если же проверочные процедуры пройдены с неудовлетворительным результатом, ЦОК выдаст заключение о прохождении экзамена, включающее рекомендации для работника (форма утверждена названным выше приказом Минтруда). При этом работодатель не вправе расторгнуть трудовой договор с работником, не получившим свидетельство о квалификации — об этом тоже неоднократно заявлял Минтруд (см., например, Информацию от 21.04.2017).

О результатах экзамена работодатель будет проинформирован — при условии, что заключенный между ним и ЦОК договор это предусматривает. Как сказано в п. 18 Правил № 1204, ЦОК направляет работодателю электронную копию документа, выданного работнику (свидетельства о квалификации либо заключения о прохождении экзамена).

В силу п. 2 Требований № 759н (Требования к центрам оценки квалификаций, утв. Приказом Минтруда РФ от 19.12.2016 № 759н). образовательные учреждения нельзя наделить полномочиями ЦОК. Но они (прежде всего учреждения среднего профобразования) могут стать экзаменационными центрами, на базе которых проводится независимая оценка квалификации.

Еще одна форма участия — независимая оценка квалификации выпускников колледжей. Пилотные проекты уже реализованы в ряде регионов (об этом рассказывается на сайте nark.ru). Суть проектов заключается в том, что итоговая аттестация студентов, завершающих освоение программ среднего профессионального образования, совмещается с профессиональным экзаменом. Экзаменаторами во втором случае выступают эксперты ЦОК — представители работодателей, а для проверки используются оценочные средства, утвержденные советом по профессиональным квалификациям.

Выпускники, успешно сдавшие профессиональный экзамен, получают два документа: диплом о среднем профессиональном образовании и свидетельство о квалификации. Предполагается, что совмещение двух процедур позволит выпускникам стать более конкурентоспособными на рынке труда, а учреждения СПО получат новые стимулы для совершенствования образовательных программ.

Как видим, в данной процедуре учреждения СПО выступают не как работодатели, а как поставщики образовательных услуг. Посредством независимой оценки квалификации они могут получить обратную связь от потенциальных работодателей своих выпускников и в большей мере учесть потребности рынка труда при обучении студентов. Правда, условия для вхождения учреждений СПО в пилотные проекты определяются на вышестоящем уровне: сейчас такие соглашения заключаются между региональным отраслевым органом власти, Национальным агентством развития квалификаций и советом по профессиональным квалификациям в соответствующей сфере.

Но можно и стать экзаменационной площадкой ЦОК, куда тот будет направлять соискателей, намеревающихся пройти профессиональный экзамен. Для этого надо обратиться в сам ЦОК.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2021 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: