Уведомление о начале отпуска: образец

Уведомление о начале отпуска

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

• данные об отправителе (предприятии-работодателе);
• данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
• сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

• дату, с которой человек уходит в отпуск;
• продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
• день выхода на работу (указать точное число).

Как передать уведомление

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

• Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
• Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).

Уведомлять работников о начале отпуска нужно всегда

Роструд требует, чтобы компании соблюдали статью 123 ТК РФ и всегда уведомляли работников о дате начала отпуска.

По этому вопросу позиция Роструда не меняется уже несколько лет. О требовании уведомлять работников о начале отпуска, чиновники писали в нескольких письмах за последние годы. Например, в старом письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 «О сроке оплаты отпуска…» и в новом от 24.12.2022 № ПГ/59245-6-1 «Об уведомлении о начале отпуска»

Каждый работник имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск согласно статьям 114 и 122 ТК РФ.

Право на отпуск за первый год работы появляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы в компании. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Это разрешено статьей 122 ТК РФ.

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время года в соответствии графиком отпусков.

График отпусков обязаны соблюдать и работодатель, и работник. После утверждения руководителем компании графика отпусков, с ним знакомят всех работников под роспись.

О начале отпуска работодатель обязан извещать работников за две недели в соответствии со статьей 123 ТК РФ.

Эта норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Уведомлять об изменении периода отпуска нужно и тех работников, кто решил взять дополнительный отдых.

Уведомление о начале отпуска не имеет утверждённой формы

Уведомление о начале отпуска составляется произвольной форме.

В уведомлении указывают:

• реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
• название, дата, номер документа;
• должность и Ф. И. О. работника;
• дата начала и окончания отпуска;
• общее количество дней отпуска;
• подпись руководителя;
• должность и Ф. И. О. руководителя, подписавшего уведомление об отпуске.

Чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики и бухгалтеры могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а). Только издать его нужно, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска.

В приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то есть фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Уведомление о начале отпуска считается правильно оформленным при наличии подписи сотрудника об ознакомлении, при наличии дат начала и окончания отдыха.

Как уведомить о начале отпуска

Компания может самостоятельно выбрать способ уведомления.

Подробнее о том, как выбрать оптимальный способ уведомления читайте в статье «Как уведомить работника о начале отпуска: последние разъяснения Роструда?»

Согласно статье 123 ТК РФ работника необходимо оповестить о началеотпуска. Компания может выбрать один из следующих способов:

• вручить письменное уведомление об отпуске за две недели до его начала, факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
• оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;
• внести в график отпусков дополнительные две графы: для подписи и для отметки, что работник извещен;
• издавать приказ о начале отпуска за 2 недели до отпуска и получить подпись сотрудника на приказе.

Если отпуск переносится

Нередко у работника меняются планы, и он не может уйти в отпуск по графику. Планы могут изменится и у работодателя.

Законодательство требует соблюдать график отпуск и устанавливает определённые правила извещения работника о времени начала отпуска.

Если меняется период отпуска работника, об этом нужно его уведомить работника за 14 дней до начала отпуска.

На что влияет несоблюдение правила уведомления о начале отпуска

То, что компания не уведомила работника о начале отпуска выявляется при проверках трудовой инспекцией. Если ваша компания стоит в плане проверок трудовой инспекцией на год, вам нужно озадачится приведением в порядок кадровых документов, в том числе и по отпускам.

Если вы не составляете уведомления, у вас обязательно должны быть приказы по форма № Т-6 или Т-6а, изданные и подписанные за 14 дней до отпуска. Это дает вам право утверждать, что требования статьи 123 ТК РФ выполнены.

Если возникнет конфликт с работником, тот факт, что его не уведомили о начале отпуска он может использовать в свою пользу. Будь то в суде, будь то в жалобе в трудовую инспекцию.

Обратите внимание! Работник, которого не уведомили о дате начала отпуска, вправе перенести его на другой срок. И компания не может отказать.

За нарушение трудового законодательства, а точнее, за не уведомление работника о начале отпуска могут оштрафовать по п. 1. статьи 5.27 КоАП РФ:

• индивидуального предпринимателя на сумме от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• руководителя компании на сумму от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• компанию на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Уведомление об отпуске: нужно ли и как составить

Уведомление об отпуске — это документ, извещающий работника о конкретных датах предоставляемых ему нерабочих оплачиваемых дней отдыха, гарантируемых трудовым законодательством.

• Обзор законодательства за период с 11 по 17 октября
• Срок действия справки на коронавирус
• Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
• Из чего состоит зарплата учителя
• Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Нормативная база

Когда и зачем уведомляют

Трудовой кодекс обязывает работодателя ежегодно предоставлять персоналу оплачиваемые дни отдыха с сохранением места работы. Очередность предоставления определяется за 2 недели до наступления календарного года, для этого оформляется график отпусков. Законодательство не требует при его составлении учитывать мнение каждого сотрудника (только мнение профсоюза), работодатель вправе составить его по своему усмотрению, опираясь на производственные процессы, специфику деятельности и интересы компании. Ст. 123 ТК РФ обязывает уведомлять о предстоящем отдыхе не позднее чем за 2 недели до его начала.

Вместе с тем законодательство не запрещает в течение года вносить корректировки в график с учетом пожеланий сотрудников по взаимной договоренности. Если фактические даты отличаются от ранее принятых и предоставляются по отдельному заявлению, то уведомлять не требуется.

Если сотрудника своевременно не предупредили о предстоящем отпуске, то он переносится на другой срок с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уведомить работника о начале ежегодного отпуска. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить

Установленного бланка, как и регламентированного способа извещения сотрудников, нет. Организация вправе разработать собственный образец с учетом правил делопроизводства. Не запрещается использовать другие способы информирования: реестры, отдельные графы в графике для подписи сотрудников, раннее издание приказа Т-6 и ознакомление с ним работника и другие ( письма Федеральной службы по труду и занятости №1693-6-1 от 30 июля 2014 г., №428-6-1 от 22 марта 2012 г.).

Если принято решение уведомлять сотрудников отдельным документом, то он готовится в двух экземплярах. В нем указываются:

• название и реквизиты организации;
• дата;
• номер;
• Ф. И. О. и должность сотрудника;
• домашний адрес (если документ доставляется на дом);
• название документа;
• суть извещения с указанием вида отпуска, дат его начала и окончания и общей продолжительности;
• подпись директора или его доверенного лица с расшифровкой и указанием должности.

Предусматривается место для подписи сотрудника, подтверждающей факт ознакомления с информацией.

Один документ передается сотруднику. Второй экземпляр остается у компании и после его регистрации в журнале хранится 3 года.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1
ИНН/КПП 1213141516/111111111

Менеджеру по продажам

УВЕДОМЛЕНИЕ о времени начала отпуска

На основании статьи 123 ТК РФ уведомляем Вас, что с 01.12.2022 Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней согласно утвержденному графику на 2022 год от 15.12.2019. Дата выхода на работу 15.12.2020.

Начальник отдела кадров Иванов /Иванов И.И./

Уведомление получил Петров /Петров П.П./

Примерный образец уведомления перед отпуском (бланк)

Как направить уведомление работнику

Вручить документ можно:

• лично на рабочем месте;
• курьером;
• заказным письмом.

Важно, чтобы работник подтвердил его получение личной подписью на втором экземпляре или на уведомлении о вручении письма.

Как разъяснил Роструд на сайте онлайнинспекция.рф, электронные способы оповещения, не позволяющие расписаться в его получении, могут использоваться только совместно с бумажными (вопрос №113998 от 18.09.2019).

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление

Если работник не соглашается подписывать документ, составляется акт об этом. В акте указываются причины отказа со слов работника. Акт подписывают свидетели отказа (не менее двух).

Сотруднику следует разъяснить, что отказом без уважительной причины он нарушает трудовое законодательство, т. к. согласно ст. 123 ТК РФ соблюдение графика обязательно, в том числе и для работника. Следовательно, в такой ситуации работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (разъяснения Минтруда на сайте онлайнинспекция.рф к вопросу №90971 от 17.10.2017).

Если сотрудника вовремя не предупредить о предстоящем отдыхе, работодатель согласно статье 124 ТК РФ обязан будет по его письменному заявлению перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Алгоритм предоставления отпуска: приказ, записка-расчет, отметки в табеле

Рано или поздно любой бизнес сталкивается с процедурой предоставления отпусков. Для этого нужно правильно оформить приказ, вовремя уведомить сотрудника о начале отпуска, заполнить записку-расчет и правильно рассчитать отпускные.

Если работник идет в отпуск по графику, то заявление на отпуск ему писать не нужно. Задача работодателя — только уведомить его о начале отпуска за две недели.

Если сотрудник согласовал с работодателем перенос отпуска, то есть уходит отдыхать вне графика, то тогда ему нужно написать заявление. Работодателю при этом важно не забыть внести изменения в график отпусков. Как это сделать?

Если о переносе получается договориться с руководителем, работодатель готовит приказ о переносе отпуска и вносит соответствующие изменения в график отпусков.

Приказ можно составить в свободной форме. При этом важно отразить в нем причину переноса и внесения изменений в график отпусков, а также поручение перенести даты отпуска и внести изменения в график. Приказ подписывается руководителем компании и сотрудником.

В целом предоставление отпуска включает несколько шагов.

1. Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

Согласно ст. 123 ТК РФ у работодателя есть обязанность — известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели.

В Письме Роструда от 24.12.2022 № ПГ/59245-6-1 отмечается, что работодатель должен довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков. Но помимо этого он еще должен напомнить каждому работнику о времени начала его отпуска. Причем извещать нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и сотрудников, которые решили взять дополнительный отдых. Это можно сделать с помощью уведомления, оно составляется в свободной форме.

В другом Письме от 22.03.2012 № 428-6-1 Роструд говорит о том, что формы и способы выполнения требования об извещении сотрудников о начале отпуска работодатель вправе определять самостоятельно. При этом ведомство предлагает такие формы:

• отдельные извещения;
• ознакомительные листы и ведомости;
• проекты приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков.

2. Оформление приказа о предоставлении отпуска и составление записки-расчета

Для предоставления отпуска нужно выпустить приказ (распоряжение). Как правило, работодатели используют для этого форму № Т-6 (если в отпуск отправляется один работник). Также есть списочная форма – № Т-6А.

В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, к которому он относится, его должность, даты отпуска и другая информация.

Записка-расчет о предоставлении отпуска необходима для расчета зарплаты и других выплат, причитающихся работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Она заполняется по форме № Т-60.

3. Расчет и выплата отпускных

При расчете отпускных учитываются различные детали, определяется отпускной стаж. Иногда приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями. Например, когда на отпуск накладывается больничный или отпуск совпадает с праздником.

Расчет отпускных в 2022 году: правила и особенности

4. Внесение сведений в личную карточку работника

В личной карточке (форма Т-2) отражается вся информация о работнике, в том числе и о предоставленных ему отпусках.

Информация вносится на основании приказов на отпуск. Это касается всех отпусков: и ежегодного оплачиваемого, и дополнительного, и отпуска по уходу за ребенком, и отпуска по беременности и родам, и др.

5. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени

Дни, когда работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, обозначается кодом «ОТ» (09).

Нерабочие праздничные дни, которые перечислены в ст. 112 ТК РФ, обозначаются в табеле кодом «В» (26). Ставить «ОТ» (09) в этом случае нельзя, иначе придется заплатить за эти дни средний заработок, а на нерабочие праздничные дни отпуск продлевается.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

• ежегодный оплачиваемый отпуск;
• дополнительный оплачиваемый отпуск — в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
• Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

• Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
• В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
• Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

• Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
• Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
• Длительность периода в днях;
• Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
• Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Уведомление об отпуске

Трудовое законодательство закрепляет обязанность работодателя направлять работнику уведомление об отпуске в срок не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Немного об отпусках

Официально трудоустраиваясь, то есть заключая с работодателем трудовой договор, работник приобретает все гарантированные ему законом обязанности и права.

Право на отпуск возникает у сотрудника спустя полгода после начала трудовой деятельности в организации. При этом за работником:

• сохраняется его рабочее место;
• сохраняется его средний заработок.

В соответствии со ст. 115 Трудового кодекса длительность основного ежегодного отпуска определена в 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положено более продолжительное время отдыха. Как правило, это обусловлено:

• наличием тяжелых условий труда;
• нахождением рабочего места в местах с суровыми климатическими условиями (Крайний Север и приравненные к нему местности);
• при ненормированной продолжительности рабочего дня и т.п.

Длительность дополнительного отпуска для каждой категории работников регламентируется соответствующими статьями Трудового кодекса РФ.

Кроме того, работнику предоставляются и другие виды отпусков:

1. по беременности и родам;
2. отпуск для прохождения сессии (аттестации) в среднем и высшем учебном заведении;
3. неоплачиваемые отпуска.

График отпусков

Для организаций с маленьким штатом составление какого-то документа, определяющего порядок ухода работника в отпуск, может быть и не нужным, однако если в организации работает большое количество сотрудников, уследить за тем, кто и когда уходит в отпуск, попросту трудно.

Кроме того, уход в отпуск предполагает не только поиск и организацию замены (в случае необходимости), но и выплату отпускных, которые должны быть перечислены работнику не менее чем за 3 дня до начала отпуска.

Статья 123 ТК РФ оговаривает составление графика отпусков для определения очередности, согласно которой сотрудникам предоставляется отпуск.

График составляется в конце года, обычно сначала по подразделениям, а затем — сводный, по всей организации. После составления и утверждения в обязательном порядке проводится ознакомление работника с графиком.

Однако то, что несмотря на то, что ТК РФ прямо говорит об обязательности и графика отпусков и для работодателя, и для сотрудника, на практике то, что работник ознакомлен с графиком под подпись, вовсе не означает, что он обязан уйти в отпуск в указанный в нем день и на указанный срок.

При возникновении необходимости работник может как перенести начало отпуска на более ранний или поздний срок, так и вообще разделить отпуск на несколько частей, а также написать заявление на неоплачиваемый отпуск, если посчитает, что хочет отдохнуть за свой счет. Другое дело, что работодатель может с таким желанием не согласиться.

Кроме того, женщина может уйти в отпуск по беременности и родам, а работник-студент — уехать на сессию и уйти таким образом в учебный отпуск.

Инициатива о переносе отпуска может исходить и от работодателя, например, в случае возникновения производственной необходимости, для предупреждения нарушения рабочих процессов.

График отпусков модифицируется на основании:

• заявления работника;
• согласия работника на перенос отпуска.

Поскольку нарушения трудового законодательства порождают достаточно большое количество споров, часть из которых оканчивается разбирательствами в зале суда, и заявление, и согласие сотрудника должны быть составлены в письменном виде.

Обязательность уведомления

Как уже было сказано выше, при уходе работника в отпуск по графику работодатель обязан в письменном виде уведомить его о начале отпуска не менее чем за две недели.

За нарушение порядка уведомления работника о начале отпуска предусмотрено административное наказание по статье 5.27 КоАП РФ. Согласно этой статье:

• работодателя-ИП ждет штраф в размере от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
• должностное лицо могут оштрафовать на 1000 – 5000 рублей;
• работодателю – юридическому лицу придется уплатить от 30 тыс. рублей до 50 тыс. рублей штрафа.

Кроме того, работник, своевременно не получивший уведомление, может отказаться уйти в отпуск по графику и потребовать у работодателя переноса запланированного отпуска на удобное ему время.

Отметим, что если отпуск предоставляется не по графику, а на основании письменного заявления работника (в том числе, об уходе в отпуск по беременности и родам или в учебный отпуск), то уведомлять работника об отпуске не нужно. Достаточно самого заявления.

Уведомляем работника

Форма уведомления об отпуске законодательством не определена, то есть каждый работодатель может составлять его с учетом требований к кадровым документам, установленным инструкцией по кадровому делопроизводству в конкретной организации.

Главное, чтобы уведомление четко отвечало на вопросы о том, кому оно адресовано и о чем оно сообщает. Структура его примерно следующая:

1. «шапка», то есть сведения об организации, ее наименование, адрес, если необходимо, телефон;
2. название, дата составления и регистрационный номер (если по правилам делопроизводства конкретной организации такие документы регистрируются);
3. должность, фамилия, имя и отчество адресата уведомления;
4. начальные и конечные даты отпуска;
5. общее количество дней отпуска;
6. подпись сотрудника, составившего уведомление;
7. подпись самого сотрудника и дата ознакомления.

Правильный способ уведомить работника о начале отдыха – скачать образец уведомления об отпуске по графику

По закону уведомить о начале отпуска в соответствии с графиком должен работодатель работника. Не позднее чем за 2 недели до начала отдыха сотрудник должен быть поставлен в известность.

Когда и как нужно проинформировать персонал, нужно ли оформлять отдельное персональное уведомление каждому или достаточно ознакомить с графиком отпусков?

1. Нужно ли уведомлять работника о начале отдыха?
2. Когда не нужно?
3. Как оформить правильно?
4. Скачать образец
5. Выводы

Нужно ли уведомлять работника о начале отдыха?

Сообщить сотрудникам о сроках предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работодатель должен за 2 недели до начала отдыха. Такое требование прописано в ст.123 ТК РФ.

Не важно, как именно работодатель уведомит. Главное – это выполнить требования законодательства и получить этому документальное подтверждение.

Способов информирования персонала может быть несколько:

• Подготовить отдельный бланк уведомления для каждого, где будут прописаны сроки предоставления ежегодного отдыха.
• Ознакомить персонал с графиком Т-7 под роспись, для этого может быть составлен ознакомительный отдельный лист или добавлена графа в табличную часть формы Т-7.
• Составить приказ на отпуск за 2 недели до его начала и ознакомить с ним трудящегося.

Как именно организация будет уведомлять персонал, решает работодатель сам. Главное – иметь на руках документ, подтверждающий факт ознакомления не позднее, чем за 2 недели.

Это может быть ознакомительный лист к графику, подписи сотрудников в самой форме Т-7 или бланк уведомления с подписью сотрудника.

Наиболее удобно составить график, утвердить его, после чего донести сразу до сведения каждого члена рабочего коллектива.

Можно составить отдельный лист, где будут собраны подписи всех ознакомленных работников.

Наличие подписей персонала в графике или ознакомительном листе будет подтверждать факт ознакомления с отпускным расписанием.

Если в организации имеется практика уведомлять с помощью уведомлений, то сделать это нужно также заранее – не позднее, чем за 14 дней до начала ежегодного отпуска.

Нарушение сроков информирования персонала об отпускных датах влечет за собой нарушение ТК РФ. За это работодатель может быть наказан штрафом.

Кроме того, такое нарушение дает сотруднику право требовать предоставления отпуска в удобное для него время на основании заявления. Такое право прописано в ст.124 ТК РФ.

Когда не нужно?

Работника не нужно информировать о дате начала отпуска за 2 недели в следующих случаях:

• отдых предоставляется в даты, отличные от указанных в графике (по заявлению);
• в организации нет графика, предоставляется отдых по согласованию сторон;
• работник недавно принят на работу и не включен в график Т-7.

Как оформить правильно?

Если компания решает сообщить каждому персонально о датах наступления его отдыха с помощью уведомлений, то нужно оформить два бланка.

Один отдать трудящемуся, второй оставить в организации после того, как работник поставить в нем свою подпись.

Уведомление с подписью работника будет подтверждать осведомленность об отпускных датах.

Бланк уведомления должен содержать:

• данные о работнике, для которого он предназначен;
• название документа;
• вежливое обращение к работнику (например, Уважаемый Иван Иванович!);
• причина обращения – необходимость информирования о дате начала оплачиваемого отпуска;
• конкретная дата начала и продолжительность;
• подпись руководителя и исполнителя;
• дата и место составления.

Сроки передачи уведомления сотруднику – не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска.

Способы подачи – лично в руки, по почте. Электронная отправка – не самый лучший способ информирования, так как у работодателя не будет документального подтверждения факта уведомления.

Скачать образец

Скачать уведомление о сроках ежегодного отпуска по графику – образец.

Так выглядит образец:

Выводы

Если в организации имеется график Т-7, то обязанность работодателя – сообщить каждому сотруднику о том, когда начинается отпуск.

Проинформировать персонал можно любым удобным способом: оформить приказ Т-6 заранее и ознакомить с ним сотрудника, подготовить персональное уведомление, ознакомить с графиком распределения отпусков под роспись.