Рутинная работа – что это, примеры

Это нудное слово рутины

Вы определили направления своего развития, вас окрыляют результаты, к которым вы стремитесь, ясны способы достижения целей, остались мелочи. Это рутины и текущие мелкие задачи. Рассмотрим особенности их планирования.

Рутины

Слово рутины в самом общем смысле означает следование заведенному шаблону или известным навыкам, превратившимся в механическую привычку. Под словом, наводящим тоску, всего лишь скрываются действия, которые со временем (21 повторение) начинаются отрабатываться человеком без участия эмоций с минимальной тратой сил. Проще говоря, рутины представляют собой действия, которые выполняются без размышлений о целесообразности их выполнения.

С позиции эффективного планирования дел, все рутины можно разделить на две группы.

Первая группа — это дела, не имеющие важности в достижении целей и не работающие на жизненные приоритеты, но обеспечивающие определенное качество нашей жизни.

Во-первых, это обязательства. Внешние обязательства и обязательства в рамках ваших глобальных целей. К внешним обязательствам можно отнести регулярные коммунальные платежи, оплату детского сада, страховок и прочих услуг.

Очень приятно делать эти рутины в срок и жить без тяжести невыполненных дел.

Во-вторых, к рутинам относятся хозяйственно бытовые дела: стирка, уборка квартиры, мытье посуды и тому подобное.

По большому счету такие дела не влияют напрямую на достижение жизненных целей в приоритетных областях, но гораздо приятнее жить в чистом доме, пользоваться чистыми предметами обихода, одевать чистую одежду.

Вторая группа – это рутины, работающие на наши цели и приоритеты.

Уход за собой, по сути, тоже рутина: регулярный поход к парикмахеру, косметологу, маникюрному мастеру или домашние процедуры (маски, скрабы). Ведь без регулярности уход за собой имеет мало смысла.

Чем чаще повторяется одно и то же действие, тем сильнее становятся нейронные связи, отвечающие за формирование привычки. Рутина – это привычка. Так пусть эта привычка станет «лучшей из служанок».

Так же, как и важные дела, работающие на приоритеты, рутины нужно планировать.

В начале планирования предстоит отправиться на поиски рутин.

На странице «Рутины» в планировщике или в своем блокноте запишите все рутины, которые можете припомнить. Пишите все, что нужно выполнять регулярно, указывая напротив периодичность.

Например: стирка – 2 раза в день, маска для волос – еженедельно, стрижка – ежемесячно. Уверена, что сразу все вспомнить очень трудно, пополняйте этот список, как только «всплывет» новая рутина. Когда список в целом будет готов (возможно, в нем еще будут коррективы), распределите рутины от самых редких (например, визит к доктору – 2 раза в год) к частым (2 раза в день).

Количество дел, которые необходимо выполнять регулярно впечатляет?

Среди рутин есть дела, которые за вас не выполнит никто – уход за собой (даже если вы предпочитаете салонные процедуры – время ваше), профилактические визиты к врачу, прогулки, тренировки. Сюда же можно отнести регулярное время для общения с детьми, как сказка на ночь, например. Промаркируйте такие рутины, они требуют вашего непосредственного участия.

Среди рутин есть те, которые вам нравится делать. К примеру, мне нравится готовить. В вашем списке тоже найдутся такие дела, промаркируйте их.

Стоит еще раз внимательно посмотреть список и определить, что вам делать не нравится. Такие рутины можно делегировать для выполнения другим. К примеру, часть домашней работы посильна для детей школьного возраста. Ребенок может помочь пропылесосить, вытереть пыль и т.д.

Если есть возможность некоторые функции можно отдать на аутсорсинг, нет – подумать, как автоматизировать. Пусть дело останется в вашем списке, только теперь ваша задача заключается не в исполнении, а в организации и контроле выполнения.

Когда, вам известно большинство рутин, их можно научиться планировать.

Удобнее начать с самых редких, распределив во времени. Подумайте, а затем протестируйте, как вам удобно. Например, оплату коммунальных услуг удобнее ставить на третью неделю месяца, когда квитанции уже сформированы, но последний срок оплаты (как правило, это 25 число) еще не наступил. Не хотите тратить время – можно использовать автоплатеж.

Для еженедельных рутин назначьте день.

Проиллюстрирую еженедельные рутины по уходу за собой.

К примеру, в понедельник полчаса занимают процедуры для лица и шеи: очищение кожи, маски для век, лица и шеи, крем, массаж и в завершении бальзам для губ и мимическая гимнастика.
Во вторник запланированы получасовые процедуры по уходу за телом в душе. Это скраб для тела, растирание жесткой щеткой. Завершаются процедуры бальзамом для тела.
В среду – уход за руками: ванночка для рук, питательный или увлажняющий крем, массаж.
В четверг – уход за ногами: ванночка, скраб, питательный или увлажняющий крем.
В пятницу – уход за волосами: маска, ухаживающее масло.
Ваш список может быть другим – главное регулярность выполнения.

При планировании рутин по возможности нужно выбирать не самое продуктивное время. Потому что время высокой работоспособности принадлежит приоритетам, тому, что имеет самую большую значимость.

Лучше всего для рутин подходят утро и вечер. При этом утренних рутин нужно делать как можно меньше. Утренние рутины – это дела, которые позволят хорошо начать новый день. Планируйте на утро только то, без чего нельзя обойтись (убрать постель, почистить зубы, принять душ), потому что энергию и силы для нового дня следует направить на работу с тем, что действительно ВАЖНО. Иначе рискуете устать в мелочах, так и не приступив к приоритетным задачам. Большую часть рутин удобнее делать вечером.

Со временем такой подход позволит интенсифицировать домашнюю работу без поисков мотивации для ее выполнения. Поставить стирку, разложить вещи по местам, приготовить одежду на завтрашний день, проверить выполнение уроков ребенком, почитать книгу перед сном малышу перейдут из разряда обязательств в разряд ритуалов, таких же простых и обязательных как умыться и почистить зубы.

Ежедневные рутины можно не прописывать в своем планировщике, так же как большинство людей не вписывают в ежедневные планы чистку зубов. Достаточно составить список утренних и вечерних рутин и повесить их на видном месте: зеркале или холодильнике — со временем рутины органично впишутся в утренние и вечерние часы.

Рутины в работе

Если речь идет о рабочем времени, здесь тоже можно заметить структуру, в которой есть приоритеты, есть рутины и непредвиденные дела.

Не важно, кем вы являетесь: подчиненным или руководителем, наличие ваших личных приоритетов и работа на приоритеты помогает не превратится рабочим будням в сплошную рутину.

Как эту идею реализовать? Как определить свои личные приоритеты? Механизм простой.

Представьте, как вы хотите видеть свое «рабочее» будущее через три-пять лет. Если вы видите себя на другой работе, решите, что нужно сделать, чтобы действительно через пять лет иметь работу вашей мечты. Если ваша карьера связана с той организацией, где вы работаете сейчас, оцените, что нужно сделать, чтобы карьерные достижения соответствовали мечтам. Работа на результат — это и есть ваши личные приоритеты.

Если в работе приоритетов нет, рабочее время строится как время работы на чужие цели, а не на собственные результаты. Когда с точки зрения личных достижений каждый день похож на предыдущий, возникает ощущение рутины.

Планирование рабочего времени должно основываться на известных принципах: лучшее время отдается приоритетам, а рутинам — «уголки» рабочих часов с жесткой привязкой по времени, к примеру, 30 минут на работу с почтой ежедневно перед обедом.

Через несколько повторений мы без напоминаний удерживаем в голове свои ежедневные рутины и легко воспроизводим этот порядок дел.

1000 мелочей

Помимо глобальных дел и рутин нашу жизнь сопровождает много очень мелких, но значимых дел, которые возникают спонтанно. К «мелочам» можно отнести выбор подарка ко дню рождения коллеги, неожиданно понадобившийся ремонт обуви, звонок или визит в бухгалтерию в связи с неверными начислениями. Неожиданных событий много. Необходимость постоянно держать их в голове отпадает, когда в блокноте или планировщике отведена страничка для мелочей. Чтобы не тянуть груз ответственности за невыполненные дела, старайтесь поскорее распределить «мелочи» при ближайшем планировании.

Большие маленькие дела

Очень часто наша неэффективность состоит в повышенной увлеченности малозначимым делом. В разных сферах есть дела, которые увлекают и отнимают много времени. Проверка электронной почты уводит по ссылкам в дебри интернета, где время летит незаметно. Попытка разобрать оплаченные квитанции приводит к сортировке всего содержимого коробки для их хранения. Мытье душевой кабины оборачивается незапланированной уборкой ванной комнаты. Встает вопрос, как бороться с такой увлеченностью.

Есть два способа, которые хорошо работают. Оба они связаны с ограничением во времени.

Первый способ: планировать «маленькие» дела удобно в ограниченный по времени промежуток, чтобы не было искушения растянуть до бесконечности.

Второй способ: ставить «отрезвляющий» таймер на окончание выполнения. Если за маленьким делом тянется большое, найдите ему свое время в ближайшие дни и выполните.

Подведем итоги

Рутины – это регулярные легко воспроизводимые дела, ставшие механической привычкой. Они обеспечивают порядок течения жизненно важных процессов и могут влиять на качество жизни. Рутины нужно «знать в лицо» и органично вписывать в свои жизненные планы.

Рутины вместе с важными мелочами способны сделать нашу жизнь лучше, но всегда имеют второстепенное значение после наших личных приоритетов.

Рутинная работа – что это, примеры

Есть такая шутка: «Фитнес-браслет — этот тот же тамагочи, разница только в том, что животное, которому ты пытаешься не дать умереть — это ты сам».

Создатели фитнес-браслетов использовали приемы геймификации. Они внедрили элементы игры — соревнования с друзьями, награды и бонусы — и спорт превратился из скучного рутинного занятия в увлекательную игру.

Примеров таких игровых моделей много. Их можно внедрять в офисе, работе с клиентами и в саморазвитии.

Включаем соревновательный элемент

Вся система достижений похожа на игру из приставки Денди.

Есть задача — добежать до финиша, а еще опасности на пути: высокие стены, провалы и противники, которые пытаются вас остановить. А вы маленький Марио в красном костюме просто хотите добежать до финиша целым и невредимым, желательно, еще по пути собрать несколько приятных бонусов.

Неважно, что ждет на финише — новая привычка, повышение, завершение проекта или попадание в список Форбс. Чтобы сделать сложный путь достижения немного проще, можно добавить несколько игровых моментов.

Геймификация в бизнесе

«Мне скучно работать»

«Это слишком сложно для меня»

«Меня не зажигает дело, которое я выбрал»

Думаю, что рутина и скука появляются, когда к работе относятся слишком серьезно. Я не предлагаю заменить брифинги на театрализованные представления, но даже у геймеров есть чему поучиться.

Вот что пишет о них автор книги «SuperBetter» Джейн Макгонигал: «Благодаря многолетним исследованиям в Калифорнийском университете в Беркли я узнала: геймеры креативнее, целеустремленнее и энергичнее решают проблемы. И чаще обращаются за помощью к окружающим».

Компания Nike выпустила приложение с игровой механикой, чтобы мотивировать заниматься спортом и покупать их кроссовки.

Приложение 2GIS продумали систему значков — награждений, чтобы повысить лояльность пользователей.

Программа изучения английского языка Lingualeo полностью состоит из игровых механик, чтобы геймифицировать скучную «зубрежку».

Примеров много, вот несколько моделей игр, которые вы можете применить в своих проектах.

Модель игры «Стена медалей»

Суть игры: сделать действие и получить за него вознаграждение. Что угодно может стать наградой — от денежного подарка, до кубка, медали или дополнительного выходного.

Акция «Накопи 10 баллов и получи кружку кофе бесплатно».

Выполни план продаж и получи премию.

Медаль «Работник месяца».

Модель игры «Урожай созрел»

Суть игры: совершить определенное действие в заданное время. Пример из игры, когда собрать урожай можно только через определенное количество времени. Разработчики делают это, чтобы люди заходили в игру как можно чаще.

Шоколадка за то, что ни разу не пропустил посещение спортзала.

Акция «Только до 12.00 в кафе дают бесплатный кофе к завтраку».

Пришел на работу вовремя — не получил наказание.

Модель игры «Кнут без пряника»

Суть игры: НЕ совершил действие — получи наказание.

В одной компании есть принцип «повышение или увольнение». Суть в том, чтобы новый сотрудник за короткий срок получил повышение. Так компания выбирает только целеустремленных и мотивированных на качественную работу сотрудников.

Бонусы на покупку товара сгорают через 2 дня.

Модель игры «Хочу как у него»

Суть игры: вы видите, что у другого «игрока», например, коллеги, прибавка к зарплате, новая канцелярия или повышение. Понимаете, что хотите как у него. Действуете так, чтобы достигнуть того же уровня. Получить те же бонусы.

Иногда зависть — чертовски мотивирующая штука.

Сайты с отображением лучших участников, доски почета.

Модель игры «Вирус»

Суть игры: нужно привлечь больше участников, чтобы достигнуть успеха или повеселиться.

Система сетевого маркетинга.

Конкурсы в социальных сетях, где победитель тот, у кого больше лайков или голосов

Модель игры «Где моя награда?»

Суть игры: вызвать в человеке новую эмоцию, вывести из состояния стагнации. Цитата «Глупо совершать одни и те же действия и ждать новых результатов» как раз об этом. Немного здоровой злости еще никому не повредило.

Периодически повышать план продаж, когда менеджеры с легкостью выполняют предыдущий.

Важно помнить, что суть геймификации не в том, чтобы весело провести время. А в том, чтобы вовлечь клиентов, сотрудников, партнеров или самого себя в игровой процесс.

Рутинная работа

При слове «рутина», практически каждый человек представит себе монотонное перекладывание каких-либо запчастей на конвейере. Работник приходит, садится и начинает восемь часов повторять одни и те же действия — взял деталь, проверил, положил обратно. На самом деле рутинная работа присутствует в любом виде деятельности.

Рутинная работа — что это

Однообразные и повторяющиеся действия сопровождают любого человека, не только в повседневной деятельности, но и в процессе работы. Это не обязательно трудовая деятельность в качестве рабочего на конвейере или оператора контакт-центра. Рутинные обязанности являются частью должностного функционала не только сотрудников компании, но и ее руководителей или собственников.

Например, молодой, недавно принятый на работу менеджер заключает свой первый или второй договор с клиентами. Для него каждый этап работы в новинку, он выполняет все действия с интересом и удовольствием. После 3 — 5 лет работы, заключение договоров, как часть постоянного функционала превращается в рутинную работу.

Или создание собственного дела. На первоначальном этапе от начинающего предпринимателя требуется масса сил и умений. Ему необходимо пройти процесс регистрации, взаимодействовать с новыми людьми, налаживать связи и т. д. Каждое действие выполняется в первый раз, выстраивание бизнеса требует постоянного внимания, то есть скучать не приходится. По прошествии нескольких лет работа фирмы налажена, нанят необходимый персонал, а полномочия частично делегированы. Руководство компанией приобретает характер постоянно повторяющегося алгоритма. Встречи с одними и теми же контрагентами, обсуждение похожих условий взаимодействия, подписание шаблонных договоров — все эти действия становятся рутинными.

Таких примеров рутинной работы можно привести множество.

Без осуществления каких-либо повторяющихся действий повседневная деятельность фирмы становится практически невозможной. Однако она вызывает негативную реакцию со стороны сотрудников. При постоянном выполнении одних и тех же действий с течением времени работник сначала теряет интерес к работе, затем ему становится скучно ее выполнять, в конце концов, рутинная работа приводит к потере производительности труда.

Вместе с тем, существуют способы разбавить рутину и постараться нивелировать ее негативное воздействие на работников.

Как избежать воздействия рутины

Поскольку делать рутинные обязанности все равно нужно, избежать скуки можно, если действовать в нескольких направлениях.

Усилия к снижению воздействия рутины должен в первую очередь прилагать сам работник. Вариантов несколько:

• составить план для рутинных обязанностей;
• довести выполнение повторяющихся обязанностей до автоматизма;
• разбавить рутину другими действиями.

В любой работе есть действия, которые нужно повторять с какой-либо периодичностью — ежедневные звонки, еженедельные отчеты, упорядочивание документации, составление планов и т. д.

Можно записать все свои скучные трудовые обязанности и проставить около них периодичность выполнения. Затем посмотреть на список и запланировать время на их выполнение в течение рабочего дня.

Например, руководство требует от сотрудников еженедельного отчета о проделанной работе. Если часть запланированного уже сделана к середине недели, то можно начать составление отчетности и постепенно вносить в нее данные. Таким образом, в последний рабочий день времени на отчет потребуется меньше.

Как правило, это час до начала обеда и самый конец рабочего дня. В это время можно выполнять легкие обязанности, которые не требуют высокой концентрации внимания. Например, разобрать документы, собрать предварительную информацию для проекта или заполнить шаблоны договоров.

Некоторые виды профессиональных обязанностей предполагают минимальную концентрацию внимания. Вместе с тем они занимают время и руки. Одновременно с такой рутиной можно мысленно планировать ближайшие рабочие дни, выстраивать какие-либо алгоритмы дальнейших действий или просто слушать аудиокнигу или курс по повышению мастерства. Этот способ также позволит избежать эмоционального выгорания от рутинной работы.

Если все профессиональные обязанности стали восприниматься как рутина и хочется какого-то разнообразия, можно совместить их с выполнением другой работы. Как бы разбавить свою работу другими действиями, при этом не в ущерб для их выполнения.

Например, можно помочь коллеге, который зашивается со своими обязанностями или отвлечься и выполнить общественное поручение.

Как нанимателю бороться с воздействием рутинной работы на подчиненных

Предпринимать действия по уменьшению рутины в работе сотрудников должен и работодатель. Это поможет поддерживать производительность труда подчиненных на оптимальном уровне, избежать немотивированных конфликтов и негативной обстановки в коллективе.

Существует несколько способов борьбы с рутиной:

• изменение обязанностей;
• соревнования;
• переключение работников на другую деятельность;
• обеспечение карьерного роста.

Одним из самых простых и наименее затратных способов борьбы с рутиной является изменение трудового функционала сотрудников. Их можно переводить на соседние участки работы, менять местами рабочих на похожих производственных операциях и т. д.

Такой способ позволит не только избежать превращения работы в рутину, но и скажется на эффективности деятельности компании в целом. Изучение смежного функционала позволяет повысить взаимозаменяемость сотрудников, и в случае отсутствия кого-либо из работников, нанимателю проще передать его функции другому подчиненному.

В некоторых видах деятельности работа наемного персонала состоит в простом, ежедневном следовании определенным алгоритмам, которые установлены нанимателем. Чаще всего стандартизация взаимодействия с клиентом используется в контакт-центрах, фронт-офисах банков, торговле, гостиничном обслуживании и т.д.

Избежать рутинной работы здесь невозможно. Но работодатель может постараться минимизировать воздействие рутины. Помогут ему в этом различные профессиональные конкурсы и соревнования. Желание победить и получить приз (пусть и самый незначительный) добавит работникам старательности и повысит эффективность деятельности всей компании.

Еще одним способом снизить рутину в работе поможет переключение работников на другие виды деятельности. Это не просто выполнение похожего функционала, а предложение работнику абсолютно другой, несвойственной его повседневным обязанностям, работы.

Например, квалифицированного работника можно привлечь к процедуре найма новых сотрудников, в качестве эксперта, закрепить за ним наставничество над практикантами или стажерами, а также периодически направлять высокопрофессиональных подчиненных для выступления на различных семинарах и курсах.

Эти действия работодателя повысят мотивацию персонала, позволят работнику считать себя значимым для нанимателя, а, следовательно, повысят его эффективность. К тому же полная смена деятельности снижает ощущение рутины в обычной профессиональной деятельности.

Изменять обязанности работника можно не только горизонтально, переставляя сотрудников с одного участка работы на другое, но и вертикально, обеспечивая карьерный рост.

Если руководитель просто меняет периодически трудовые обязанности работников, при этом, не поощряя повышение их профессионализма, то у сотрудников будет появляться чувство однообразия деятельности, рутинности работы.

Кроме того, длительное время, не получая новой должности или прибавки к зарплате, подчиненные начинают сомневаться в собственной значимости для компании. Такая ситуация может привести к уходу квалифицированного работника от нанимателя. Поэтому руководство должно периодически повышать работников в должностях.

Рутинная работа существует не только на конвейере. Со временем выполнение одних и тех же должностных обязанностей в любой сфере деятельности приводит к ощущению рутины и снижению производительности наемных сотрудников. Предпринимать какие-либо меры по уменьшению негативного воздействия рутины на подчиненных должны не только наниматели, но и сами сотрудники.

Рутинная деятельность

Терминология

Этот вид деятельности подробно описан М.Вебером; собственно, его он считал единственным видом управленческой деятельности.
Рутинная деятельность а) создается сознательно; б) осуществляется в соответствии с четко и однозначно определенными должностными обязанностями; в) содержание деятельности определяется инструкциями; г) состоит из отдельных операций, которые являются нормируемыми по времени и другим количественным характеристикам; д) поддается формализованному контролю.
Термины «рутинная деятельность», «рутина» представляются нам не очень удачными, однако мы решили остановиться на нем, поскольку он наиболее точно отражает те свойства, которые мы считаем важными.
В словарях со словом «рутина» связываются такие понятия, как проторенная дорога, навык, привычные приемы и методы работы, сноровка. В то же время в русском языке этот термин имеет ярко выраженный негативный оттенок. В толковом словаре Ушакова рутина определяется следующим образом: «Консервативность, рабское следование заведенному шаблону или известным навыкам, превратившимся в механическую привычку». Предлагаемые синонимы: застой, казенщина, консерватизм, косность, скука (наряду с менее, но все равно негативно окрашенными шаблоном, стандартом, обычаем).
В научный оборот термин «рутина» был введен относительно недавно, в 1982 году Р.Нельсоном и С.Уинтером, разработчиками эволюционной теории экономики. Они определяют рутину как характеристику регулярного и предсказуемого образа действий (стр. 630-631) фирмы (или любой другой организации), что отчасти совпадает с нашим пониманием этого термина.
Отчасти, потому что Нельсон и Уинтер рассматривают понятие рутины более широко, нежели это делаем мы. Если мы подчеркиваем сознательный, организованный характер рутины, то они, в частности, полагают, что «само следование рутине может быть как неосознанным действием, так и сознательным выбором» (стр.361).
Здесь все более или менее ясно. Нельсон и Уинтер рассматривают фирму не с точки зрения управления ею, а с точки зрения описания ее поведения в более широкой экономической среде. Понятие «рутина» у них относится к фирме в целом как характеристика ее поведения на рынке. И смысл введения этого понятия заключается в том, чтобы заменить им модель фирмы, действующей на рынке как рациональный индивид. Различия в подходах рождают и различия в определениях: в фирме, помимо рутинной деятельности как мы ее определяем, есть и другие виды деятельности (кстати, у Нельсона и Уинтера они достаточно хорошо описаны), и фирма в целом, рассматриваемая со стороны, являет собой их совместный результат[1] .
Как бы то ни было, что мы считаем возможным использовать термины «рутина» и «рутинная деятельность» при анализе проблем управления в том смысле, в каком мы его сформулировали. В случае, когда такое употребление будет порождать неоднозначность, мы будем использовать термин «организованная рутина».

Описание рутины

На наш взгляд, для описания рутин наилучшим образом подходит система понятий, разработанных в рамках теории массового обслуживания (ТМО).
По странному стечению обстоятельств теория массового обслуживания в ходе классификации наук была определена как раздел теории вероятностей, хотя ее возникновение было связано с решением конкретных управленческих проблем (рационализация работы Копенгагенской телефонной компании, 1908-1922 годы).
Основными понятиями ТМО являются:
заявки, запросы на обслуживание, требования (далее – заявки);
поток заявок, основными характеристиками которого является его однородность, периодичность и плотность;
каналы обслуживания (каналы могут быть простыми и сложными, когда заявка должна пройти через несколько стадий обработки);
дисциплина обслуживания (порядок обслуживания поступивших заявок);
очередь (это понятие относится к заявкам, есть и зеркальная ситуация, когда в очереди находятся предметы, предназначенные для обслуживания заявок – тогда это склад).

Рис.1. Схема функционирования СМО

Кроме того, в состав систем массового обслуживания (СМО) могут включаться фильтры (по сути дела, фильтр – это специальная разновидность канала обслуживания, характеризуемого вероятностью ошибки). Входной фильтр выделяет обслуживаемые заявки из общего потока заявок. Выходной фильтр оценивает качество обслуживания заявок (если качество не соответствует стандарту, заявка может возвращаться обратно в систему). Могут быть и внутренние фильтры (контроль и надзор). Фильтры могут работать с ошибками, вероятность которых учитывается при проектировании системы.
Показателями работы СМО являются, в частности[2] :
• вероятность обслуживания клиента системой;
• пропускная способность системы;
• вероятность отказа клиенту в обслуживании;
• вероятность занятости каждого из канала и всех вместе;
• среднее время занятости каждого канала;
• вероятность занятости всех каналов;
• среднее количество занятых каналов;
• вероятность простоя каждого канала;
• вероятность простоя всей системы;
• среднее количество заявок, стоящих в очереди;
• среднее время ожидания заявки в очереди;
• среднее время обслуживания заявки;
• среднее время нахождения заявки в системе,
а также показатели качества обслуживания заявок.
Поскольку работа (и простой) каждого из каналов обслуживания связаны с определенными денежными затратами, то каждая конфигурация СМО связана с определенными финансовыми (или другими, отражающими затраты ресурсов) показателями.

Показатели, характеризующие поток обработанных и навсегда покинувших систему заявок отражают результаты работы СМО.
Относительно СМО могут решаться самые разнообразные задачи. Как правило, это либо задача минимизации затрат при заданных показателях, относящихся к качеству обслуживания заявок, либо задачи на максимизацию качества при заданных затратах. Могут решаться и более сложные задачи, в том числе и с несколькими целевыми функциями.
Мы считаем, что подавляющее большинство реальных объектов и систем управления может быть проанализировано в терминах ТМО, а в тех случаях, когда это невозможно сделать, речь может идти о серьезных проблемах в построении объекта или системы управления. От качества организации рутинных процессов напрямую зависит финансовое благосостояние предприятия. В идеале количество заявок извне должно соответствовать имеющимся у предприятия ресурсам, в противном случае, сбалансированность системы нарушается, и у организации появляются лишние издержки за счет увеличения длины очереди и/или уменьшения скорости обслуживания заявок.
Рассмотрим, к примеру, упрощенную производственную цепочку (Рис.2).

Рис.2. Производственная цепочка

Как мы уже выяснили, рутинная деятельность сводится к обработке потока заявок, причем на каждом ее этапе однородность (классифицируемость) заявок увеличивается, а плотность их потока (количество) уменьшается. Какая-то доля заявок направляется в аппарат управления, другая просто “выкидывается” из системы, так как не имеет никакого отношения к предприятию (кто-то ошибся номером или хочет сделать заказ на производство продукции, которой у нас нет ассортименте). Система сбалансирована, если все поступающие заказы приняты вовремя (никто не “висел” на телефоне и не ждал ответа оператора), и если станкам хватило мощностей все их выполнить без задержки. В противном случае, предприятие несет убытки за счет потери клиентов, которым надоело ждать, пока их заявка будет обработан, и/или за счет очереди на станках, которые не справляются с количеством заказов. Для минимизации потерь предприятие вынуждено нести издержки по увеличению пропускной способности каналов обслуживания (отделов сбыта) и/или содержания склада.
Эта схема в целом отражает механизм функционирования любой организации вне зависимости от рода оказываемых услуг. Очевидно наличие жесткой взаимосвязи между качеством обслуживания потока заявок и затратами организации. Более того, если каждому акту обслуживания или их совокупности соответствует денежный показатель (работа кассира в магазине), то от количества обслуженных напрямую зависит размер выручки. Также ясно, что с помощью анализа заявок можно корректировать деятельность компании.

Цели и потоки

Почему для описания рутины мы предпочитаем систему понятий ТМО? На наш взгляд, из всех других способов описания она в наибольшей степени соответствует содержанию проблем, связанных с управлением.

Представим себя на месте предпринимателя, или политического деятеля, или другого деятеля, который намерен добиваться той или иной цели. Вообще говоря, само по себе наличие цели не делает нас ни предпринимателем, ни деятелем.
Допустим, мы хотим заработать много денег, и интенсивность этого желания настолько велика, что мы по ночам не можем спать. Но мы существуем в окружающей среде (природной и социальной), которая постоянно посылает нам разнообразные сигналы. На какие из них следует реагировать, и как именно? Наличие цели ничего не говорит нам об этом.
В любом случае мы должны создать некоторую рутину – из всего многообразия сигналов выделить те из них, на которые мы реагируем (определенным образом обрабатываем), в результате чего ждем того, что наши цели будут реализованы. Рутина может быть самой примитивной: например, обрабатываются только сигналы, несущие в себе немедленное, сразу после обработки, обещание денег. Это тоже рутина, но, как показывает исторический опыт, с точки зрения достижения поставленной цели – получения денег, далеко не самая эффективная.
Это хорошо знал Вебер, который отмечал, что примитивная жажда наживы, характерная для жителей католического юга Европы странным образом не влечет за собой роста богатства, в то время как жажда наживы, соединенная с определенным образом выстроенной рутиной, обеспечивает высокий уровень процветания.
Цель субъекта управления неотделима от некоторой реальной или потенциальной рутины, которую можно оценить с точки зрения эффективности достижения заявленной цели. Описание рутины – это и есть ответ на вопрос «в чем состоит ваш бизнес». Бизнес не может состоять просто в желании заработать деньги, получить известность, прочет, славу, или что там еще взбредет в голову.

Формирование рутины

Итак, формирование рутины заключается, прежде всего, в выделении из безграничного множества сигналов, существующих во внешней природной и социальной среде тех, обработка которых позволит нам наилучшим образом реализовать наши цели с учетом наличных ограничений (деньги, время, ресурсы).
Задача неразрешимая. Количество сигналов, генерируемых внешней средой в конечную единицу времени, бесконечно. Количество элементов внешней среды и взаимосвязей между ними тоже бесконечно. Чтобы разобраться во всем этом многообразии, необходимо бесконечное время.
Нам ведь надо не просто отобрать какие-то запросы из числа тех, которые уже были, но и понять, что такие запросы представляют собой некоторый поток (то есть можно с определенной вероятностью гарантировать, что аналогичные запросы будут появляться и в будущем), и определить параметры этого потока, чтобы правильным образом построить рутину по их обработке. То есть надо, выбрав какой-то сигнал, некоторое время понаблюдать за тем, как часто он генерируется. И если результаты наблюдений и анализа нас не удовлетворят, то все следует повторить снова.
Здесь сразу же возникает еще одна трудность. Предположим, что во внешней среде генерируется достаточный для построения рутины поток заявок. Но как мы можем об этом узнать, если мы сами в реальности являемся одним из элементов среды, и через нас проходят только отдельные заявки (а может вообще не проходить ни одной). Нам надо мысленно вывести себя за пределы окружающей среды, и уже из этой позиции наладить систему наблюдения, которая требует затрат, которые могут никогда и не окупиться.

Можно ли ограничить сферу отбора? Да.
Обычно, внешняя среда представляет собой не абсолютно однородную среду. Она уже некоторым образом структурирована. Мы живем в некоторой исторической реальности, в которой люди, жившие до нас, уже провели работу по отбору определенных сигналов[3] , выстроили определенные рутины, и эти рутины оказались жизнеспособными, то есть те, кто их создал, своих целей достигли. Если у вас есть понимание того, что ваши цели аналогичны целям тех, кто создавал соответствующие рутины, то у вас появляются примеры, на которые вы можете ориентироваться.
В бизнесе, когда речь идет о зарабатывании денег, аналогичность целей достаточно легко прослеживается, что же касается политической или общественной деятельности – то здесь задача совсем не тривиальная.
Можно просто скопировать то, что сделали другие (с подачи Э.Райнерта и его ставшей популярной книги «Как богатые страны стали богатыми, и почему бедные страны остаются бедными» такая стратегия называется эмуляцией). Можно несколько усовершенствовать. Усовершенствования могут проводиться в двух отношениях: во-первых, можно попробовать переоценить поток запросов, как с точки зрения их интенсивности, так и содержания. Во-вторых, можно построить более эффективную конфигурацию системы обработки запросов. В любом случае речь идет о поиске в некоторой окрестности уже существующих рутин.
Другим способом сужения задачи по отбору сигналов внешней среды является подход «от ресурсов». При этом понятие «ресурсов» мы понимаем широко: от природных до интеллектуальных (например, идея нового товара). Такой подход несет в себе достаточно большие риски: наличие ресурсов вовсе не означает, что в окружающей среде существует реально или потенциально достаточный поток заявок, чтобы рутина, соединяющая ресурсы и запросы была эффективной. Снижение рисков при подходе «от ресурсов» может быть достигнуто за счет использования элементов эмуляционного подхода.
Интенсивность избранного потока запросов определяет структуру выстраиваемой СМО: количество, пропускная способность каналов обслуживания, мощность накопителей (складов), и так далее. При этом должны приниматься во внимание следующие обстоятельства:

а. максимальная загрузка каналов обслуживания с учетом, что поток заявок носит случайный и периодичный характер (содержание каждого канала стоит денег или других ресурсов, и они должны расходоваться с максимальным результатом). При этом следует иметь в виду, что в случае сложных систем, в которых проводится многоступенчатая и многовариантная обработка заявок, качество потока (интенсивность, периодичность и т. д.) внутри системы обслуживания обычно снижается. Его можно улучшить за счет, например, создания внутренних накопителей (складов), которые, однако, требуют дополнительных затрат);
б. оказание позитивного или, по крайней мере, не оказание негативного воздействия на поток запросов к данной конкретной рутине. В случае, если некоторые заявки не обслуживаются, а время на исполнение с учетом стояния в очереди велико, может последовать снижение интенсивности входного потока заявок. Это означает, в частности, что в ряде случаев мы должны смириться с тем, что каналы обслуживания будут простаивать дольше, нежели это диктуется чисто денежными соображениями;

в. негативное воздействие на поток заявок может оказывать и некачественное исполнение заявок, что требует создания и поддержания системы фильтров и уменьшения вероятности ошибок фильтрования;
г. параметры создаваемой СМО должны быть конкурентными в том случае, если существуют другие СМО, обрабатывающие аналогичные потоки заявок.

Рутина и управление

Рутина, созданная субъектом управления, с одной стороны, представляет собой объект управления, с другой же стороны, правильно построенная рутина в управлении не нуждается. Функции контроля, надзора, учета, планирования и координации встроены внутрь СМО и сами по себе организованы как частичные рутины.
Операции, которые мы обычно относим к управленческим, здесь никаким образом не выделяются, разве что требуют специальной квалификации. Впрочем, квалификация может требоваться и для других операций, не относимых нами к управленческим.
Собственно объектом управления рутина является только тогда, когда осуществляется ее выбор из набора потенциальных рутин, а также в период создания самой рутины.
Но если так, тогда почему вообще возникают проблемы управления?
Прежде всего, потому, что в реальности рутины обычно не создаются в соответствии с процедурой формирования рутины. Прежде всего, потому, что, как правило, при создании рутины отсутствует как таковой проектный этап . Проектирование осуществляется в ходе создания рутины, причем этап создания рутины, когда управление требуется, часто не отделено от этапа функционирования рутины, когда таковое становится излишним. Отдельные элементы рутины начинают функционировать, когда сама рутина полностью еще не создана. Рутина продолжает досоздаваться уже после своего создания.
Органы управления, начавшие действовать в период создания рутины, продолжают функционировать и после ее запуска; при этом они заинтересованы в том, чтобы процесс «управления» не прекращался.
Типичный процесс эволюции системы управления рассмотрен здесь.

[1] Подход Нельсона и Уинтера, если рассматривать его с точки зрения экономической теории, представляется любопытным с точки зрения целей и постановок задач, однако, на наш взгляд, он методологически плохо проработан. В то же время разработанный в рамках этого подхода инструментарий достаточно интересен и при определенных условиях может быть работоспособным.

[3] Нам не очень важно, как именно они это сделали. Надо только понимать, что на каждую успешную рутину приходится неизвестное, но весьма значительное число неуспешных попыток, которые не оставили никаких следов в истории.

Рутинная работа – что это, примеры

Войти

Авторизуясь в LiveJournal с помощью стороннего сервиса вы принимаете условия Пользовательского соглашения LiveJournal

• Recent Entries
• Archive
• Friends
• Profile
• Memories

Что такое «рутина» в современном понимании? Плюсы и минусы рутины

Что такое рутина?

Рутина — это выполнение человеком прочно устоявшихся однообразных действий, следование шаблонам, давно превратившимся в укоренившиеся привычки.

Как правило, подобные действия, проделанные индивидом сотни и тысячи раз, выполняются им без переживаний и эмоций, без размышлений, с минимумом затраченных на это сил.

Термин «рутина» происходит от французского слова «routine», означающего в переводе «проторенный путь».

Описываемый феномен хорошо укладывается в распорядок типового рабочего дня, с подъемом в одно и тоже, уже определенное и известное заранее время, однообразными ежедневными сборами, выходом из дома, затратой определенного времени на дорогу к рабочему месту, работу, в конце рабочего дня — приезд домой по тому же маршруту.

Такое однообразие оказывает пагубное влияние на психологическое состояние человека, по своему негативному воздействию оно сравнимо с длительным стрессом.

Но рутину нельзя отнести к сугубо негативным явлениям, часто она помогает людям достигать поставленных перед ними целей, одновременно выступая в качестве проверенного инструмента по экономии и грамотному распределению энергии.

О ее положительных и отрицательных сторонах, а также о разновидностях этого явления мы расскажем далее.

Разновидности рутины

Если рассматривать рутину с позиции планирования дел, то ее можно разделить на две разновидности:

• К первой разновидности относятся дела, не имеющие отношения к достижению человеком основополагающих жизненных целей, но призванные обеспечивать ему требуемое и устраивающее его качество жизни.
• Ко второй разновидности относятся обязательства, призванные помочь человеку добиться как глобальных, так и более мелких внешних целей, например, заплатить за коммунальные услуги, за страховку и др. Своевременное выполнение таких обязанностей приносит человеку чувство удовлетворения, естественное ощущение при выполнении любого обязательного дела.

Также к рутинным делам относят работы по дому, включая стирку, приготовление пищи, уборку квартиры и т.д. Выполнение этих дел никак не отражается на достижении человеком его приоритетных жизненных целей, но положительно влияет на его качество жизни (ведь жить в чистой квартире куда приятнее, чем находится в неубранном неопрятном помещении).

Плюсы путины

Одним из главных плюсов выполнения рутинного дела является минимально затрачиваемое на него количество энергии. Постоянно повторяемое дело становится обыденным и перестает требовать приложения существенных усилий. А часто люди и вовсе начинают чувствовать себя некомфортно из-за того, что, например, проспали пробежку или не успели утром заправить постель.

Эта особенность объясняется довольно просто — усвоение нового навыка всегда сопровождается усиленными энергетическими затратами, а вот выполнение уже привычной, повседневной работы, происходит в режиме экономии энергии. Следовательно, превращение какого-либо дела в обыденную рутину сможет принести неожиданную практическую пользу: помимо того, что выполнение данной работы потребует от Вас минимальной затраты сил, Вам будет сложно отказаться от ставшего привычным ритуалом занятия.

Минусы рутины

Негативной стороной попадания человека в рутину является прекращение личностного роста индивида и дальнейший его провал в энергетическую яму. Внутренне большинство людей тянется к новому, будь то овладение новыми знаниями либо навыками или постановка новых целей. Но бытовое однообразие играет с людьми злую шутку — даже искренне желая достичь чего-то нового, они не могут выбраться из ежедневной рутинной повседневности.

В результате человек начинает откровенно скучать, а затем и хандрить, чрезмерно увлекаться компьютерными играми, социальными сетями, просмотром ток-шоу и иными распространенными способами «убивания» времени, которое можно было бы потратить на собственное развитие. Следствием такого образа жизни становятся депрессии и развитие разного рода зависимостей.

Методы борьбы с рутиной

Выполняя какие-либо однообразные действия, человек обречен будет получать одинаковые результаты. Желание достичь большего и стремление к новому относят к естественным человеческим желаниям, однако, перемены и новизна часто пугают людей, и они отдают предпочтение пусть и рутинной, но стабильной деятельности. Однако такое положение дел устраивает далеко не всех, а потому желающим избавиться от скучной повседневности людям полезно будет ознакомиться с несколькими несложными советами, благодаря которым они смогут разнообразить собственную жизнь и избавится от рутины:

• Займитесь творчеством. Одним из проверенных средств борьбы с рутиной и скукой является творческая деятельность. Занятия творчеством вовсе не потребуют от Вас профессионального подхода к рисованию или игре на каком-нибудь музыкальном инструменте — Вашей главной целью станет получение позитивных эмоций от творчества. Даже тем, кто не находит у себя явных творческих наклонностей стоит обратиться к искусству — просмотр хорошего фильма или прочтение интересной книги зарядит Вас позитивом и избавит от гнетущего состояния, спровоцированного повседневным однообразием.
• Измените собственный распорядок дня. Рутину формирует привычный ход дня, которой затем складывается в одинаковые недели, месяцы и годы. Но разбавив распорядок своего дня чем-то необычным, Вы нарушите монотонное и размеренное течение жизни, тем самым изменяя ее в нужную сторону. Не следует вносить много изменений в устоявшийся порядок жизни, действуйте настойчиво, но постепенно, не ожидая мгновенных результатов. Внеся определенное изменение в собственный график, проследите, как оно повлияло на Ваше состояние, привыкните к новым обстоятельствам и только тогда делайте следующий шаг.
• Ищите новые маршруты. Проверенным способом по борьбе с однообразием является постоянное посещение новых мест. А потому возьмите себе за правило никогда не возвращаться домой по одному маршруту. Дорога домой или путь на работу могут не слишком кардинально отличаться друг от друга, но хотя бы незначительные отличия между ними должны быть. Посещайте новые места, когда выходите за покупками, совершаете пробежку или выгуливаете собаку. Еще одним верным способом победы над рутиной являются прогулки на природе и туристические походы.
• Старайтесь постоянно пробовать что-нибудь новое, например, посетите ресторан или кинотеатр, в которых никогда раньше не бывали или послушайте музыку неизвестного Вам исполнителя. Регулярно находите для себя новые занятия, это позволит Вам аккуратно выйти из привычной зоны комфорта, избежав при этом стрессового состояния.
• Не забывайте о самообразовании. Учиться и узнавать что-либо новое никогда не поздно, к тому же получение новых знаний и навыков как нельзя лучше развевают скуку и повседневное единообразие. Вспомните о своих любимых, или, наоборот, нелюбимых школьных или университетских предметах и дисциплинах, знания о которых Вы хотели бы обновить или расширить. Самообразование позволит Вам не только с пользой проводить досуг, забыв о бытовой рутине, дополнительно оно утолит и свойственное человеку природное любопытство, параллельно с этим способствуя повышению Вашего интеллектуального уровня в интересующих Вас сферах, отраслях и направлениях.

Выводы

Таким образом, только преодоление своего внутреннего страха перед новым и неизвестным помогает человеку победить однообразие собственных рутинных будней.

Понятие рутины является очень сложным и индивидуальным, и то, что угнетает одного человека, способно крайне положительно сказываться на моральном состоянии другого. По этой причине на одних людей рутинные дела навевают скуку, а часто и провоцируют депрессию, в то время как другим они представляются оплотом надежности и жизненной стабильности.

Справиться с рутиной вполне по силам любому человеку, а потому обнаружив у себя признаки негативного влияния данного явления, прибегните к перечисленным чуть выше советам.

Как построить рутины, которые поддерживают прогресс в вашей жизни и работе

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

Если вы думаете, что в зависимости от рутины вы превратитесь в скучный, предсказуемый, нетворческий автомат, подумайте еще раз. Рутины – секретное оружие творческих профессионалов и были им на протяжении веков. Поэт В.Х. Оден рекомендовал рутинный подход: «Решите, что вы хотите или должны делать в этот день, то всегда делайте это в один и тот же момент каждый день, и страсть вам не помешает».

Множество других креативов, от писателей до художников, композиторов и кинематографистов, зависело от крепких, предсказуемых ежедневных рутин, чтобы обеспечить безопасное место для их творчества. (Для более пристального взгляда просмотрите блог Мейсона Керри и книгу «Ежедневные рутины»).

Философ Уильям Джеймс полагал, что привычки и рутины освобождают наш мозг от постоянных небольших решений, поэтому мы можем более легко разрабатывать и использовать «наши высшие силы ума». Использование подпрограмм – это вопрос распределения ресурсов. Исследование показывает нам, что сила воли, подобно мышце, устает при постоянном использовании.

Когда вам действительно нужно подумать о том, что есть на завтрак, каким маршрутом вы поедите на работу, и когда вы будете тренироваться сегодня, вы используете свою творческую силу воли в мирских решениях. Вместо этого, если вы настроите свои подпрограммы, чтобы пилотировать вас через повторяющиеся задачи, вы можете позволить своему уму блуждать, размышлять и приходить к вам с прекрасными идеями. Легче вступать в действия, создавать и решать проблемы с полным баком силы воли в вашем распоряжении.

1. Выберите «Рутины», чтобы стабилизировать жизнь

Желание стать более продуктивным, как правило, целенаправленно, на нашей работе. Однако, используя процедуры для личной жизни, вы можете упростить и стабилизировать ее. Таким образом, вы имеете дело с меньшим стрессом и меньшим усложнением, не теряя важных взаимодействий, игнорируя отношения или пренебрегая своими приоритетами.

Небольшие кризисные моменты в личной, семейной, социальной и домашней жизни часто происходят из-за забывания или игнорирования задач. Подумайте о боли бросаясь делать налоги, забывая день рождения или годовщину, или двойного бронирования вашего календаря. Рутины обеспечивают, что вы делаете то, что нужно делать на регулярной основе, чтобы вы могли избежать этих кризисных моментов.

Вот несколько примеров полезных жизненных процедур:

• Утренние и вечерние занятия: Если по утрам вы бешено мчитесь по дому, пытаясь найти чистую рубашку, вкусный завтрак и вещи, которые вам нужны в течение дня, этот набор подпрограмм может стать именно тем, что вам нужно . Представьте, что вы просыпаетесь вовремя, чтобы подготовиться, не торопясь, вас ждет завтрак, приготовленный завтрак в холодильнике и сумка с вашими вещами, ожидающая вас у входной двери. Вы можете сделать это, запланировать несколько простых шагов, которые вы делаете каждый вечер перед сном, чтобы подготовиться к следующему дню (ваш вечерний распорядок), а затем положить простой, адекватно рассчитанный утренний прием на место.

• Программа выходного дня: наличие уик-энда может помочь вам спланировать и обработать все домашние проекты, поручения и покупки, семейное время и личное время, которые вам нужно поместить в два коротких дня. Установив рутины выходных, вы можете планировать и расставлять приоритеты, как вы будете тратить свое время, гарантируя, что вы сделаете необходимые хозяйственные работы и выполненные задания, не чувствуя, что у вас нет времени на игры или отдых.

• Семейное собрание. Еженедельное семейное собрание может помочь вам синхронизировать календари, планировать финансовые решения, распределять обязанности и оставаться на связи с занятыми членами вашей семьи. Это может быть только вы и ваш партнер, перебираете бюджет и календарь, или можете включить своих детей в эту рутину, чтобы вы могли показать им это и остаться на связи друг с другом.

2. Выберите «Рутины», чтобы улучшить работу

Теперь пришло время подумать о том, как вы можете увеличить свою производительность, снизить стресс и увеличить свой творческий результат с помощью некоторых рабочих процедур. Даже если вы работаете в творческой области, или если ваши рабочие обязанности сильно меняются с каждым днем, есть еще способы упростить работу с рутинами.

Вот несколько примеров эффективных рабочих процедур:

• Начало ритуала: Начало работы на работе часто является самой сложной частью. Проведение часа в социальных сетях, побездельничать с коллегами или потеряться в бесконечном потоке электронной почты не является продуктивным стартовым ритуалом. Если вы имеете дело с большими проектами, творческими задачами или, действительно, с чем-либо более сложным, чем связывание вашей обуви, вам нужно иметь быстрый и надежный способ взять себя в руки и погрузиться в этом на весь день. Разработайте рутину начала, а затем последовательно следуйте ей, чтобы приучить свой мозг к началу без колебаний и проволочек, с которыми вы, возможно, сейчас будете бороться.

• Еженедельные приоритеты. Установка приоритетов на регулярной основе с участием людей, участвующих в проекте, помогает вам правильно распределять свое время для наиболее эффективного результата. Может быть, вы жонглируете множеством проектов, управляете командой с разнообразными обязанностями или должны обращаться с клиентами, счетами или множеством обязанностей, которые бросают вызов коррумпированности в аккуратном, повторяемом, ограниченном по срокам плане. Настройте регулярную рутину (обычно еженедельно), чтобы получить представление сверху вниз, определить, какие задачи заслуживают наибольшего внимания, блокировать время на то, что вы хотите выполнить, а также давать и вводить необходимые данные.

• Коммуникационная процедура: совместная работа, разделение обязанностей и проектов с командой или работа с клиентами создает необходимость надежного общения. Но переписки по электронной почте или игры в тегах телефона могут съесть ценное рабочее время. Создавая коммуникационную процедуру, вы становитесь предсказуемыми для людей, которым необходимо услышать от вас, что облегчает им общение с вами. Назначьте определенное время, ежедневно, чтобы отвечать на несрочные электронные письма и пропущенные звонки. Обычная коммуникация может препятствовать вам регулярно забывать об обмене информацией и, кроме того, препятствовать тому, чтобы ваш день был захвачен нескончаемым потоком вопросов и разъяснений.

• Социальная рутина: создание прочных отношений, будь то с вашими коллегами, членами вашей команды или вашими клиентами, является ключом к хорошей работе сейчас и созданием хороших возможностей для будущего. Тем не менее, есть тонкая грань между упреждающим взаимодействием в сети и часами в социальных сетях. Последующая процедура может помочь вам оптимизировать работу в сети, будь то через социальные сети, электронную почту, телефон или личные встречи.

Чтобы решить, какую рабочую процедуру вы должны установить в первую очередь, спросите себя, какие задачи или цели вы больше всего важны. Поддерживаейте рутинами наиболее важные из них.

3. Создайте прочную процедуру

Из этих примеров можно выделить несколько подпрограмм. Часто наиболее привлекательными являются те, которые будут применяться к наиболее хаотичным областям вашей жизни и работы. Тем не менее, недостаточно иметь общее представление о рутине в виду или скопировать чужую рутину. Вы уникальны, и ваша жизнь – ваша собственная. Чтобы построить рутину, которая работает для вас, нужно создать действительно что-то специфическое.

Начать с конечной цели

Что эта рутина собирается для вас сделать? Каждая рутина, чтобы быть наиболее эффективной, должна быть построена для конкретной цели. Например, целью утренних/вечерних рутин может быть выталкивание вас из дома каждое утро организованным, неторопливым, здоровым способом. Цель начального ритуала в работе – помочь вам добиться значительного прогресса в главном проекте или задании до полудня. Во-первых, определите конечную цель, прежде чем приступить к разработке своей рутины.

Перемотка назад

Далее, начните с конечной цели и выполните работу в обратном направлении, чтобы определить, какие шаги принадлежат вашей рутине. Оцените, сколько времени потребуется на каждый шаг. Оптимизируйте как можно больше, но не заставляйте себя торопиться. Лучше переоценить время, которое, по вашему мнению, вам понадобится в этот момент. Вы всегда можете уменьшить его позже.

Прогулка по ней

Далее, мысленно пройдитесь по своей рутине от начала до конца. Этот ментальный обзор поможет вам увидеть шаги или необходимые ресурсы, которые вы могли упустить. Вы также можете искать способы упрощения. Выключите все лишние шаги. Усложнение является врагом: лучшие подпрограммы легко запомнить и они предельно просты. Спланируйте шаги для своей рутины самым логичным способом, но не беспокойтесь о достижении совершенства. У вас будет время настроить его после того, как вы несколько раз опробуете свою рутину в деле.

4. Начните использовать новые подпрограммы

Сосредоточьтесь на создании не более двух подпрограмм одновременно. Более двух будет запутанным и изнурительным делом, и попытка станет контрпродуктивной. Один из подходов состоит в том, чтобы выбрать одну жизненную процедуру и одну рабочую процедуру, чтобы установить ее в одно и то же время. Увидеть повышение эффективности как в личной жизни, так и в своей карьере в то же время приятно, и помогает свести к минимуму путаницу или совпадение, поскольку каждая рутина относится к другой части вашей жизни.

Потребуется время, чтобы построить рутину. Это может занять более 21 дня. Исследования показывают, что время, необходимое для создания прочной привычки, может сильно варьироваться от 21 дня до 250 дней.

Время, которое вам нужно, чтобы сделать вашу рутину автоматической, зависит от сложности рутины, а также от других факторов, таких как ваша индивидуальность, уровень стресса и поддержка. Дайте себе по крайней мере 30 дней, чтобы построить новую рутину или набор подпрограмм; На 30-дневной отметке вы можете оценить, достаточно ли хорошо вы установили свою рутину, чтобы построить другую, или вам нужно сосредоточиться на текущей рутине еще на 30 дней или около того.

5. Совершенствуйте свои подпрограммы

Когда вы впервые начинаете использовать новую рутину, ожидайте сопротивления . от себя, в основном. Все, что требует изменений и повышения самодисциплины, сначала будет неудобно, а может быть, даже болезненно. Не принимайте дискомфорт, незнание или трудность как признак того, что ваша рутина плохая или неполная. Конечно, все подпрограммы можно улучшить, но если вы начнете настраивать свою рутину слишком рано, она никогда не станет привычной.

Постарайтесь придерживаться новой рутины, как она есть, по крайней мере, за неделю до внесения изменений. Через неделю рассмотрите небольшие изменения, которые могут улучшить вашу рутину: изменение порядка, совершенствование методов, изменение назначенного времени, добавление или вычитание шага или реорганизация пространства или ресурсов. После того, как вы изменили свою рутину, придерживайтесь ее еще неделю, прежде чем менять ее снова.

Как только вы почувствуете уверенность в рутине и будете готовы начать строить другую, попробуйте оставить установленную рутину в покое. Тонкая настройка рутины при построении новой рутины (или двух) может быстро привести к накоплению небольших изменений и разрушению стабильности, которую вы приобрели в своих подпрограммах.

Сила подпрограммы заключается в том, что она становится обычной: вы хотите, чтобы это был набор действий по умолчанию, вторая природа, набор шагов, о которых вам не нужно думать. Если вы постоянно настраиваете свои подпрограммы, вы ограничиваете преимущества этой подпрограммы. Если вам трудно противостоять постоянной подстройке подпрограмм, запишите ее. Назначьте один день каждый месяц, или одну неделю каждый квартал, чтобы экспериментировать с настройкой и улучшением рутин. В остальное время, пусть ваши рутины будут рутинными и выполнят магическую работу, так что вам не придется думать.

6. Поддерживайте свои подпрограммы

Некоторые процедуры будут служить вам хорошо в течение длительного времени; Другие должны будут быть скорректированы, перестроены или даже отброшены, поскольку потребности вашей жизни и работы меняются. Если вы, например, рекламируетесь и продаете один набор заданий другому, ваши старые подпрограммы могут перестать быть полезными. Вам нужно будет взглянуть на свои новые обязанности и подумать о том, как вы выполните их наиболее рационально и эффективно.

Всякий раз, когда вы приближаетесь к серьезным изменениям в жизни или работе, уделите немного времени тому, чтобы подумать о том, как на это повлияют ваши подпрограммы. Процедуры, которые не должны быть изменены, помогут вам оставаться начеку и быть эффективными, поскольку вы будете справляться со стрессом новизны и перемен. Оцените процедуры, которые должны измениться в соответствии с вашей новой ситуацией, и выполните описанные выше шаги для создания новых процедур для замены устаревших.

Пусть рутины выполняют работу

Рутины волшебны, потому что они спокойные, мирские, предсказуемые и даже немного скучные. Это скучное повторение сильной рутины, которая держит вас в потоке, позволяя вам эффективно функционировать даже в условиях хаоса, сумасшедшей рабочей нагрузки, непредсказуемой среды, требовательных клиентов или других ситуативных стрессоров.

Рутины в вашей жизни и вашей работе позволяют вам следовать прямо к хорошо поставленным целям, которые вы для себя выбрали. Они освобождают вашу творческую силу и самодисциплину, чтобы можно было их тратить на более высокие, творческие занятия, сохраняя при этом повседневную жизнь в надежном рабочем состоянии.

Избавиться от рутины: 10 советов

Если Вы задумаетесь о своем распорядке дня, то увидите, что есть множество вещей, которые часто не являются частью Вашего обычного образа жизни: путешествие, которое Вы когда-то спонтанно предприняли; книга, которая тронула Вас; песня, которая развеселила Вас. Попытайтесь вспомнить все необычные вещи, разнообразившие Вашу жизнь. Однообразный порядок на работе, в Ваших отношениях, или в повседневной жизни может привести к тому, что каждый новый день совпадает и сливается с предыдущим. Постарайтесь внести искру в свою домашнюю жизнь, меньше скучать на работе, ведь жизнь коротка, и пролетает очень быстро. Здесь Вы найдете 10 советов относительно того, как выбраться из рутины и сделать свою жизнь интереснее.

Что стало причиной рутинности?

Прежде всего Вам стоит понять, что именно стало причиной рутинности Вашей жизни. Самая важная вещь, которую Вы можете сделать, чтобы выйти из колеи, состоит в том, чтобы сесть и подумать о причинах однообразия. На самом деле это очень не сложно. Каждый из нас знает то, что наводит скуку. Таким образом, пользуясь логикой, можно определить непосредственные причины. Это важный момент для начала изменений в своей жизни. При необходимости, выписывайте все причины в список, чтобы четко их сформулировать.

Разберитесь в ситуации

С причинами определились? Далее составляем список вещей, которые вам нравятся, и которые раздражают в текущей ситуации. Это также очень легко — только Вы и листок бумаги. Если Вы не довольны своей текущей ситуацией, и скука разрушает Вашу душу, такой список просто необходим. Определенно будет что-то, что Вам нравиться в текущей жизни — записывайте это. Но наверняка гораздо большим будет список того, что стоит изменить.

Отправьтесь в путешествие

Путешествие походит на кнопку перезагрузки в жизни. Если после того, как Вы возвращаетесь из своего отпуска, Вы все еще чувствуете себя разочарованным, то положение вещей, возможно, более серьезно, чем Вы первоначально думали, и Вы должны уделить ситуации больше внимания. Если Вы не можете позволить себе поехать в отпуск, то Вы должны просто выбраться наружу, вдохнуть немного свежего воздуха. Это поможет Вам рассмотреть вещи в истинном свете.

Общайтесь с друзьями и семьей

Найдите кого-то, чтобы поговорить о Ваших чувствах и переживаниях. Даже если они не разделяют Ваши чувства, кто-то должен послушать Вас и дать честное мнение о Вашей ситуации. Возможно, это повлияет на Вас и поможет изменить свою жизнь и избавиться от рутины. Лелейте своих друзей и семью, они могут дать отличный совет!

Ставьте новые цели

Время от времени мы должны повторно осмысливать наши цели, чтобы не попасть в рутинную колею. Вы должны ставить перед собой новые цели. Даже если у Вас нет слишком большого количества стремлений, всего одной цели достаточно, чтобы сдвинуться с места. Исследуйте эту цель, установите другие мини-цели, которые помогут Вам достигнуть своей большой цели, начните действовать. Это — лучший способ выбраться из рутины.

Чувство дискомфорта

Чувствовать себя некомфортно иногда может быть очень полезно. Если Вы чувстуете себя комфортно, это может быть одним из признаков рутины, когда все находится в установленном порядке. Таким образом, отличный способ выйти из колеи состоит в том, чтобы почувствовать дискомфорт, делать вещи, которые находятся вне Вашей зоны комфорта. Вы удивитесь, насколько при этом может измениться Ваша жизнь, из которой исчезнет рутина.

Меняйтесь

Вынудите себя внести изменение в свою жизнь, даже если не чувствуете в этом особой необходимости. Если жизнь стала скучно, почему бы не внести в нее изменения, изменив себя? Изменения почти всегда помогают избавиться от рутины.

Фокусируйтесь на разном

Быть сосредоточенным на чем то, когда Вам скучно — не легко, но Вы можете изменить свой центр фокусировки, и вещи начнут вставать на свое место. Скажем, Вы чувствуете, что рутина одолевает Вас на работе; Вы могли бы сосредоточиться на другой задаче или попросить, чтобы Ваш босс дал Вам другое задание. Сосредоточение на чем-то еще поможет стимулировать Ваш мозг. Аналогично нужно поступать и с мыслями — если атакует навязчивая мысль, думайте о чем то другом.

Учите что-то новое

Это может быть изучение нового языка, или нового умения. Изучение чего-то нового определенно вытащит Вас из колеи. Чтобы изучить новые вещи, вовсе не требуется много денег. Вы можете найти какие-то курсы онлайн, или попросить друзей обучить Вас чему-то, что они знают. Вы просто должны быть открыты для новых вещей.

Вдохновляйтесь

Лучший способ выйти из колеи состоит в том, чтобы быть вдохновлять себя. Прочитайте книги, статьи, блоги, посвященные людям, которые чего-то добились в жизни. Вдохновение прибывает во многих формах и пока оно не прибудет к Вам, Вы не сможете избавиться от рутины, независимо от того, как сильно стараетесь. Кроме того, люди всегда нуждаются в примерах, чтобы продвинуться вперед.

Вы застряли на месте? Вы хотите выйти из колеи, и не знаете, где начать? Следуйте этим советам, и жизнь начнет меняться!

Понравилась статья? Подпишитесь на канал, чтобы быть в курсе самых интересных материалов