Заявление на выдачу трудовой книжки, образец и пример

Заявление на выдачу трудовой книжки

Главный документ в подтверждении стажа работы хранится у работодателя, поэтому в ситуациях необходимости предъявить его в какие-либо органы или организации сначала подайте по месту работы заявление на выдачу трудовой книжки.

Когда объективно может возникнуть такая ситуация? Трудовая книжка требуется при оформлении пенсии, получении кредита, прохождения курсов повышения квалификации и т.п. Но удовлетворить просьбу выдать такой документ на руки работодатель обязан не всегда. Какие это случаи, что делать, когда законом выдача трудовой книжки не предусмотрена – об этом мы и расскажем здесь.

Заявление на выдачу трудовой книжки

Пример заявления на выдачу трудовой книжки

Заявление на выдачу трудовой книжки

В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ прошу в срок до 05.08.2017 г. выдать мне оригинал трудовой книжки для предъявления в Пенсионном фонде РФ по месту жительства в целях оформления трудовой пенсии по старости. Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в ООО «ЭкоСистемЛаунж» в течение 3 рабочих дней с даты возвращения органом обязательного социального страхования (обеспечения) – ПФР – уведомлен.

02.08.2017 г. Георгинов А.Б.

Трудовую книжку получил на руки 03.08.2017 г. Георгинов А.Б.

Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки

До 2015 г. получить оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение. И по собственному желанию, и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату. А нарушение такой обязанности влечет ответственность (жалоба в трудовую инспекцию, исковое заявление о взыскании заработной платы), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.

Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого вида пенсии и подтверждения стажа для пенсии. Это правило прямо закреплено ТК РФ. При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.

Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.

Содержание заявления

Заявление на выдачу трудовой книжки составляется всегда в письменной форме. И это, в первую очередь, необходимо работодателю для правильного ведения кадровой документации. Форма документа не утверждена, поэтому если в организации нет утвержденных локальными актами образца или бланка, рекомендуем воспользоваться размещенным на сайте примером.

В заявлении отражается:

должность, ф.и.о. руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
ф.и.о., должность, отдел заявителя;
просьба выдать трудовую книжку и цель: для оформления пенсии;
уведомление об обязанности работника вернуть документ в 3-дневный срок;
дата и подпись.

Если работодатель не ведет журнал выдачи трудовых книжек, то в тексте заявления рекомендуем написать, когда документ в действительности получен на руки, или оформить расписку о получении.

Третье лицо вправе получить трудовую книжку в отношении работника только при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности на подписание документов (для заявления на выдачу трудовой книжки) и на получение документов или генеральной доверенности.

14 вопросов по теме

Каким образом выдается трудовая книжка на руки? заявление какого образца нужно?

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Как выдать трудовую книжку в 2022 году
Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
Итоги

Как выдать трудовую книжку в 2022 году

В связи с введением с 2022 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
Отдайте бумажный документ сотруднику — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления об отказе от ведения трудовой книжки, а если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то не позднее даты увольнения (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2022 № 320н).
По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в случае, когда он решил продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления или перерасчета пенсии). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2022 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете. При выдаче на руки трудовой в других случаях, обязательно все задокументируйте и подстрахуйтесь.

Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?

В 2022 году появились электронные трудовые книжки. Работники смогли выбрать, продолжать вести книжку на бумаге или перейти на электронный формат. Чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника с электронной трудовой, кадровики выдают справку СТД-Р. Как заполнять и выдавать СТД-Р, разберемся с начальником отдела персонала ООО «РЕФИНИШ АВТОЛАК» Евгенией Авдеевой.

Когда выдать справку СТД-Р

Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.

Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-ПФР в МФЦ, Пенсионном фонде или через Госуслуги.

Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника

Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:

Заявление с просьбой выдать бумажную справку СТД-Р Заявление с просьбой выдать справку СТД-Р в электронном виде

Выдача СТД-Р при увольнении

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.

Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.

Как выдать СТД-Р

Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:

бумажная СТД-Р — подписью руководителя или его доверенного лица и печатью организации (при наличии);
электронная СТД-Р — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.

Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по e-mail.

Как должна выглядеть справка

СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2022 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.

Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.

Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).

В шапке указываются следующие данные:

сведения о работнике — ФИО, СНИЛС, дата рождения;
сведения о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в ПФР;
информация о том, когда работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности — день, месяц, год (это поле заполняет только работодатель, который получил соответствующее заявление от этого сотрудника).

Образец заполнения шапки формы СТД-Р

Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.

В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:

№ графы	Тип сведений
1	порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке
2	дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ»
3	наименование кадрового мероприятия
4	должность, профессия, специальность, трудовая функция сотрудника или конкретный вид, поручаемой ему работы
5	код выполняемой сотрудником функции (заполняется с 1 января 2022 года на основании профстандартов, применяемых работодателем, с 1 июля 2022 года в соответствии с общероссийским классификатором занятий)
6	причина увольнения (указывается только при прекращении трудового договора, без сокращений, со ссылкой на пункт и часть статьи ТК РФ или другого закона)
7-9	наименование, дата издания и номер приказа или иного документа, послужившего основанием для кадрового события
10	отметка об отмене записи (ставится, если сведения о кадровом событии были по какой-либо причине отменены)

В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:

Наименование мероприятия	Полное наименование мероприятия
ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы

Образец заполнения табличной части СТД-Р

Как исправить ошибку в СТД-Р

Если сотрудник заметил неверную запись в СТД-Р, то информацию нужно исправить или аннулировать.

СТД-Р формируется на основании информации в СЗВ-ТД. Поэтому, если обнаружена ошибка, надо исправить СЗВ-ТД и отправить в ПФР, а потом заново формировать СТД-Р. Если будет исправлена только СТД-Р, возникнет расхождение с базой Пенсионного фонда (с формой СТД-ПФР).

Чтобы полностью аннулировать запись, нужно заполнить в отношении кадрового мероприятия все графы с 1 по 9, а в графе 10 поставить «Х». Например, если кадровик ошибочно отразил запись об увольнении, которого не было, надо просто поставить «Х» в графе 10 соответствующей строки.

Чтобы исправить запись, нужно сначала отменить неправильную запись, проставив «Х» в графе 10, а затем заполнить следующую строку верными данными.

Пример исправления ошибки в справке СТД-Р. Секретарь Татьяна была принята на работу 12.07.2018. Она уволилась 20.08.2022 и в день увольнения получила справку СТД-Р. Через неделю Татьяна заметила, что кадровик ошибся в дате увольнения. Она обратилась к бывшему работодателю за исправленной формой. Работодатель сдал в ПФР исправленную СЗВ-ТД, а затем выдал Татьяне справку СТД-Р с верными данными.

Образец СТД-Р с исправленной ошибкой

Ответственность за непредоставление справки СТД-Р

За непредоставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Вид нарушения	Ответственное лицо	Размер штрафов (руб.)
Первичное нарушение	Должностное лицо	1 000 — 5 000 или предупреждение
	ИП	1 000 — 5 000
	Юридическое лицо	30 000 — 50 000
Повторное нарушение	Должностное лицо	10 000 — 20 000 или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
	ИП	10 000 — 20 000
	Юридическое лицо	50 000 — 70 000

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Что делать, если мне не выдали на руки трудовую книжку или не предоставили сведения о трудовой деятельности

! Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

Ознакомьтесь со сроками, до истечения которых работодатель обязан выдать работнику при увольнении трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности.

1.1. Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

1.2. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности.

1.3. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ. В этих случаях по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя) (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Ответственность работодателя наступит при нарушении этого 3-дневного срока.

Сравните сроки выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя с перечисленными в законе.

Если срок выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) работодателем ещё не истек или Вам было направлено работодателем уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направлены по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, то действия работодателя законны.

Если срок выдачи трудовой книжки работодателем или предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя истек и трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя до настоящего момента Вам не выданы, то перейдите к шагу 3.

Примечание: при задержке выдачи работнику трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) по вине работодателя, внесении в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ). О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку или вносится информация в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ). Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Потребуйте выдать Вам трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя.

Направьте работодателю (его представителю) заявление с требованием выдать трудовую книжку (заявление о выдаче трудовой книжки) или заявление с требованием предоставить сведения о трудовой деятельности у работодателя (заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности). Рекомендуется подготовить 2 экземпляра заявления: первый отдайте работодателю (его представителю), а на втором попросите поставить отметку о принятии (регистрационный номер, дата, должность, Ф.И.О. и подпись принявшего сотрудника) и оставьте у себя. В случае если работодатель (его представитель) отказывается принять заявление либо ставить отметку о принятии, отправьте заявление заказной корреспонденцией (письмом) с уведомлением о вручении и описью вложения.

Если трудовая книжка не выдана или сведения о трудовой деятельности у работодателя не предоставлены, перейдите к шагу 4.

Для принятия мер к урегулированию возникших разногласий обратитесь в компетентные инстанции.

4.1. Для предотвращения трудового спора направьте обращение:

– в государственную инспекцию труда своего региона (в т.ч. через интернет-сайт инспекции. См. опцию «Обращение в государственную инспекцию труда в субъекте РФ»);

– городскому, районному или специальному прокурору;

4.2. Для разрешения трудового спора направьте обращение:

– в комиссию по трудовым спорам (при наличии) – в течение 3 месяцев;

– в районный (городской) суд по адресу работодателя (ответчика) или по месту жительства работника (заявителя) – в течение 3 месяцев.

Примечание: не подлежит восстановлению 3-месячный срок на обращение в суд, если этот срок пропущен в результате обращения в государственную инспекцию труда, профсоюзную организацию или к прокурору.

Инструкция: готовим уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, который отправляет работодатель уволенному сотруднику с требованием забрать ТК из отдела кадров. Работодатель не вправе задерживать выдачу документов после расторжения договора с работником, за это ему грозят штрафные санкции.

Когда готовят уведомление

По закону, работодатель обязан выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), отметив это действие в специальном журнале учета трудовых книжек.

Но на практике часто случается, что человек не пришел в последний рабочий день и не взял необходимые бумаги. Это происходит по разным причинам:

работник оказался в больнице;
забыл;
переехал на новое место жительства и нет возможности быстро приехать;
пропал без вести;
внезапно возникли срочные семейные и другие обстоятельства, не позволяющие прийти вовремя.

Часто человек отказывается забирать формуляр из-за конфликта с руководством компании, например, если с ним расторгли договор за прогул, пьянку или другие нарушения. В этой ситуации необходимо составить акт об отказе получить документы в день увольнения.

После этого закон обязывает выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и пункт 36 правил, утвержденных постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003). Дальнейшие действия компании зависят от отклика сотрудника на письмо. Если никакой реакции не последовало, и согласия на почтовую пересылку формуляра нет, то документ оставляют в компании, пока за ним не придут (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225).

Если согласие получено, то придется уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом с описью вложения с извещением о вручении. Это необходимо, чтобы важные документы дошли до адресата.

Чтобы кадровик имел возможность выслать трудовую почтой, понадобится заявление от бывшего коллеги. Это необходимо указать в письме. Если увольняемый знает, что не придет в день увольнения в компанию, то он вправе написать запрос заранее. Такое случается, например, если до этого он находится в отпуске или на больничном. Если он желает получить документ не лично, а через доверенное лицо, то обязан отметить это в заявлении.

Вот пример заявления:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

Прошу отправить мне по почте трудовую книжку в связи с увольнением и невозможностью получить ее на руки на следующий адрес: 350000, г. Москва, ул. Победы, д. 1, кв. 75.

Петров Петров П.П.

Если трудовая ведется в электронном виде, процедура выдачи аналогична — в последний день его присутствия на рабочем месте. Отличие лишь в том, что отдать необходимо не привычный бланк, а форму СТД-Р (приложение № 1 к приказу Минтруда № 23н от 20.01.2020). В ней указывают информацию только за период деятельности в этой компании. Эту справку вправе предоставить или на бумаге, заверенной директором, или переслать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 порядка заполнения СТД-Р). Бумажную форму высылают заказным письмом с уведомлением о вручении, не спрашивая предварительно о согласии на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Содержание и структура уведомления

Ни в Трудовом кодексе, ни в правилах, установленных постановлением правительства № 225, не предусмотрена единая форма извещения. Пишут его в свободном виде на листе А4 или официальном бланке. По общим правилам ст. 84.1 ТК, в письме работнику о необходимости забрать трудовую книжку необходимо указать:

личные данные работника — Ф.И.О., адрес проживания;
наименование предприятия, направляющего сообщение;
сведения о расторжении контракта;
сообщение о готовности работодателя выдать сведения о рабочей деятельности;
предложение выбрать способ получения — лично или предоставить разрешение на почтовую пересылку;
подпись директора или начальника отдела кадров организации;
исходящий номер и дату.

Чтобы в дальнейшем не возникло вопросов о ненадлежащем оповещении работника, целесообразно указать подробную информацию о том, куда явиться или отправить ответ. Отметить точный адрес, режим работы, кабинет, ответственное лицо.

Это пример такого оповещения о необходимости работнику, уволенному за прогул, забрать документы с работы:

Как отдать уведомление работнику

Если работодатель не выдаст рабочий документ уволенному вовремя, то ему грозит наказание по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей. В такой ситуации возникает вопрос, когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, — рекомендуется не затягивать, а отправлять как можно быстрее, желательно в день увольнения или на следующий день. Иначе придется возместить еще и материальный ущерб бывшему работнику за каждый день неполученного им заработка с момента расторжения контракта до выдачи формуляра (ст. 234 ТК РФ).

Передать уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку при помощи телефонного звонка или СМС не получится. Это не засчитывается контролирующими органами в качестве должного оповещения. Извещение станет официальным только при отправке по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Отправляем на все адреса, которые указаны в личном деле, контракте и других бумагах сотрудника. Не забываем про опись вложений. Эти действия и квитанции с указанием адресов на руках у ответственного за пересылку сотрудника станут доказательством, что руководство компании приняло все необходимые меры.

Что делать, если работник — иностранный гражданин

Если работник — иностранец, передать документ о рабочей деятельности все равно придется. Если он уехал на родину, забыв формуляр, порядок отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку аналогичный. В день увольнения отправляем его по почте. Но содержание письма несколько меняется. Дело в том, что по действующему ныне закону СССР от 24.06.1991 № 2261-1 (часть первая ст. 3), отправлять за пределы государства личные документы и бумаги о рабочей деятельности запрещено.

В такой ситуации в письме следует попросить иностранного гражданина забрать документы только лично. Разъяснив причины отказа переслать книжку по почте, придется хранить ее до тех пор, пока человек не приедет за ней.

Новая форма трудовой книжки

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, у многих ещё остаются бумажные. С 1 сентября 2022 года для них действуют новые правила заполнения, рассказываем об изменениях.

На кого заводят бумажные трудовые книжки

С 2022 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.

Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.

Изменения в правилах ведения и хранения

Новые правила утверждены Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2022 г. Бланк трудовой нужно применять прежний, а заполнять уже по-новому. Правила действуют с сентября 2022 года. В них уточнено, что можно вписывать сведения о дистанционной работе. Для этого дистанционщик должен передать работодателю трудовую книжку, например, отправить заказным письмом с уведомлением.

Установлен срок выдачи бумажной трудовой работнику, который написал заявление о переходе на электронный формат сведений о работе. Книжку нужно отдать не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал такое заявление, а менее чем через три рабочих дня он увольняется, трудовую выдают не позднее дня увольнения.

Добавлены особенности заполнения трудовой при внешнем совместительстве:

запись по-прежнему вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя;
запись можно сделать у работодателя по совместительству, если сотрудник в этот момент не работает по основному месту;
записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении;
запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.

Изменены правила записи при увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю. Теперь нужно ещё указывать наименование организации или ИП, куда переводится работник.

Как заполнять трудовую книжку по новым правилам

Раньше трудовую заполняли только ручкой. С 1 сентября это можно сделать любым способом:

вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
оттиском штампа или печати с готовым текстом.

Все эти варианты можно комбинировать.

Как заполнить трудовую, если работник отказывается от бумажного варианта и подаёт заявление о переходе на электронный формат:

графа 1 — порядковый номер новой записи;
графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой;
графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
графа 4 — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, дата и номер его регистрации.

Как заполнить трудовую книжку, если временный перевод внутри организации становится постоянным:

графа 1 — номер записи;
графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом;
графа 3 — наименование структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
графа 4 — дата и номер приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.

При увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.

Изменили формулировку записи при переименовании организации. Раньше она выглядела как «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Теперь немного по-другому:

графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации);
графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.

Новые книги учёта трудовых книжек и вкладышей

С 1 сентября 2022 года отменены две обязательные для работодателей формы Минтруда:

книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
приходно-расходную книгу по учёту чистых бланков.

Учёт трудовых книжек и вкладышей вести по-прежнему нужно, но теперь можно использовать самостоятельно разработанные формы. Больше не нужно скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии. Уже начатые старые формы книги учёта можно вести, пока они не закончатся.

Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года

Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.

На титульный лист добавлено уточнение, что отчество вписывают при наличии. То же самое с печатью работодателя — ставят, только если она есть.
В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
В графе 3 «Сведений о работе» добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.

В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнено, что отчество и печать нужны, если они есть, в разделах изменено количество разворотов.

Образцы заявлений

Административная процедура по п.6.3.

Образец заявления о выдаче справки, подтверждающей обучение в гимназии

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул. Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о том, что мой(моя) сын (дочь) __Иванова Мария Ивановна

(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется))

является учащимся (ейся) государственного учреждения образования «Гимназия г. Мстиславля”.

Административная процедура по п.6.2.

Образец заявления на выдачу документа об образовании, приложения к нему (при его наличии), документа об обучении в связи с изменением половой принадлежности

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул. Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать документ об образовании (свидетельство об общем базовом образовании, аттестат об общем среднем образовании, свидетельство о специальном образовании) в связи с изменением половой принадлежности.

Административная процедура по п.2.25.

Образец заявления о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул. Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет.

Административная процедура по п.2.19.

Образец заявления о выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3-х лет и прекращении выплаты пособия

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3-х лет и прекращении выплаты пособия.

Административная процедура по п.2.2.

Образец заявления о месте работы и занимаемой должности

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о месте работы и занимаемой должности.

Административная процедура по п.2.1.

Образец заявления о выдаче выписки (копии) трудовой книжки

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать выписку (копию) из трудовой книжки.

Административная процедура по п.2.3.

Образец заявления о выдаче справки о периоде работы, службы

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о периоде работы (службы).

Административная процедура по п.6.1

6.1.1.Образец заявления о выдаче дубликата свидетельства об общем базовом образовании

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул. Школьная, 1

контактный телефон +375447854787

Прошу выдать дубликат свидетельства об общем базовом образовании в связи с утерей.

Административная процедура по п.6.1

6.1.2 .Образец заявления о выдаче дубликата аттестата об общем среднем образовании

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать дубликат аттестата об общем среднем образовании в связи с утерей.

Административная процедура по п.6.3.

Образец заявления о выдаче справки, подтверждающей обучение в гимназии

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул. Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о том, что мой(моя) сын (дочь) __Иванова Мария Ивановна

(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется))

является учащимся (ейся) государственного учреждения образования «Гимназия г. Мстиславля”

Административная процедура по п.6.2.

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул. Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Административная процедура по п.2.25.

Образец заявления о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул. Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет.

Административная процедура по п.2.19.

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Административная процедура по п.2.2.

Образец заявления о месте работы и занимаемой должности

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о месте работы и занимаемой должности.

Административная процедура по п.2.1.

Образец заявления о выдаче выписки (копии) трудовой книжки

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать выписку (копию) из трудовой книжки.

Административная процедура по п.2.3.

Образец заявления о выдаче справки о периоде работы, службы

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать справку о периоде работы (службы).

Административная процедура по п.6.1

6.1.1.Образец заявления о выдаче дубликата свидетельства об общем базовом образовании

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул. Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать дубликат свидетельства об общем базовом образовании в связи с утерей.

Административная процедура по п.6.1

6.1.2 .Образец заявления о выдаче дубликата аттестата об общем среднем образовании

Заявление Директору ГУО «Гимназия г. Мстиславля»

Иванова Ивана Ивановича, проживающего по

адресу: г. Мстиславль ул.Школьная, 1

контактный телефон +375447854789

Прошу выдать дубликат аттестата об общем среднем образовании в связи с утерей.