Журнал учета путевых листов: скачать образец

Инструкция: заполняем журнал учета путевых листов

Подробно рассмотрим порядок оформления обязательного документа — журнала учета путевых листов. Заполним образец на конкретном примере.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Журнал выдачи путевых листов, образец

Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.

Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак авто.
  7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
  9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. Ф.И.О. водителя.
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
  12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
  14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году».

Пример заполненной путевки

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2020 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

Читайте также:
Уведомление об увольнении: образец

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно

Обязательно ли вести

Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать и вести специальный журнал движения путевых листов. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. За эти 20 лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевок законодатели вносили поправки не один раз, последние из которых пришлись на начало 2020 года.

Кроме формы № 8, Постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевок (для грузовых, легковых автомобилей и автобусов). О них речь в других статьях, мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевок, выданных водителям, и за сдачей отработанных путевок обратно в бухгалтерию организации. Рассмотрим рекомендуемый образец журнала выдачи путевых листов 2020 года: заполнение межотраслевой формы 8 не представляет трудностей.

Какую информацию включать в журнал

Применение такого учетного документа, как журнал учета движения путевых листов, обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование учетной книги полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8 (ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги страницы, на которых нанесена таблица из девяти колонок.

Каждая организация вправе разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указываются:

  • номер документа и дата его выдачи;
  • табельный номер и Ф.И.О. водителя транспортного средства;
  • гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
  • подпись водителя о получении путевки;
  • подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
  • дата приемки и подпись бухгалтера;
  • графа для примечаний.
Читайте также:
Строка 090 в 6-НДФЛ: когда заполняется, что фиксирует

Делать записи в документе необходимо в порядке, установленном Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008, № 152. Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.

Образец заполнения

В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Вести учет путевых листов можно от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать страницы, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульная страница документа, как обычно, содержит наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульной странице проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно. Образец книги регистрации путевых листов покажет, как заполнить титульную и последующие страницы.

Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога не требуется. Заполненный образец заполнения журнала учета путевых листов выглядит так:

После того как в книге закончатся свободные страницы, ее следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

  • Требования безопасности при работе с ручным электроинструментом
  • Из чего состоит зарплата учителя
  • Образец заполнения табеля учета рабочего времени
  • Как отразится на зарплате бюджетников повышение МРОТ в 2022 году
  • Обязанности зам. директора по производству

Для чего нужен

Если на балансе организации имеются транспортные средства и их используют в предпринимательской деятельности, компания вправе списать часть производственных затрат на обслуживание этой техники. Но НК РФ позволяет налогоплательщикам не учитывать при налогообложении прибыли расходы только при наличии документации, подтверждающей траты.

В транспортной сфере одним из первичных документов, которые подтверждают производственные расходы, является путевой лист (путевка). Его форму компании утверждают самостоятельно, но следят, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты, прописанные в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевка — не единственный документ, который требуют при проверках. Среди запрашиваемых бумаг еще есть журнал учета выдачи путевых листов — отдельная книга, куда заносят всю информацию о маршруте поездки, водителе, используемом транспортном средстве.

Из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 следует, что журнал путевых листов обязателен для всех собственников транспортных средств.

Как выглядит

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить книгу учета движения путевок, выданных водителям. Но в ней следует отразить всю необходимую информацию и реквизиты.

За основу чиновники предлагают использовать журнал учета движения путевых листов по форме 8 (код по ОКУД 0345008), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Это унифицированный бланк, но на основании закона о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 его разрешено доработать и менять.

Читайте также:
Стандартные вычеты по НДФЛ

Как заполнять: пошаговая инструкция

Законодательство четко определяет, обязательно ли вести журнал учета путевых листов. Обязательно. Но этого недостаточно: документ нужно заполнять корректно. Объясним, какие правила соблюдать, чтобы не появилось проблем при проверках.

Шаг 1. Обложка

Если вы начали вести новую книгу, заполните обложку. На ней укажите:

  • наименование и форму собственности организации;
  • код ОКПО;
  • месяц и год (период) ведения журнала.

Печать здесь не ставят.

Шаг 2. Основная часть

Страницы представляют собой таблицы из 9 столбцов. В них вписывают:

  • номер и дату, когда выдан путевой лист;
  • данные о водителе, его табельный номер;
  • гаражный номер транспортного средства. Обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, и при оформлении допускается не заполнять эту колонку.

Пункт назначения и прочую информацию прописывают в столбце «Примечание».

Это обязательная информация, даже если образец книги регистрации путевых листов организация утверждала самостоятельно.

Записи в книге подтверждают сразу три работника:

  • водитель;
  • тот, кто занес сведения (например, диспетчер);
  • бухгалтер, получивший документ.

Периодичность ведения

Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на продолжительный срок. Если за это время транспортным средством пользуется не один, а два водителя, каждому из работников выдают путевку на движение. В этом случае по факту их возвращения в журнал учета выдачи водителям путевых листов вписывают все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации дублируется, но это нормально.

Купить или распечатать

В продаже имеются готовые бланки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Если при печати страницы реестра не пронумерованы, пронумеруйте их самостоятельно. Те же самые требования — к распечатанному документу.

Когда книга учета закончится, ее необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

  • тому, кто ее вел;
  • директору или бухгалтеру.

Распечатанный журнал по окончании необходимо не только подписать, но и прошнуровать.

Сроки хранения

В законе нет указаний, сколько хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. Но на основании путевых листов рассчитывают зарплату водителей, налог и базу производственных расходов. И поскольку подобные первичные документы хранятся в организации не менее 5 лет, рекомендуем и журнал их учета хранить столько же.

До того как его уничтожить, убедитесь, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости не получится подтвердить наличие и ведение контроля.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

  • Общее понятие путевого листа
  • Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
  • Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
  • Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)
  • Итоги

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

Читайте также:
Заявление на продление отпуска в связи с больничным: образец

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена возможность распечатать журнал (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Журнал состоит из двух частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Читайте также:
Трудоголизм — что это такое в психологии и управлении персоналом, как лечить

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Пример оформления журнала учета путевых листов — как правильно вести?

Для осуществления перевозок пассажиров и грузов юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны оформлять путевые листы для всех видов транспорта. В этот документ следует заносить информацию о виде перевозок, техническом состоянии транспортного средства и медицинском осмотре водителя.

Оформление нужно производить перед каждым рейсом, а после хранить на предприятии не менее пяти лет. Помимо этого, необходимо вести учет путевых листов в специальном журнале регистрации.

  1. Нужно ли вести учет путевых листов?
  2. Как заполнить журнал регистрации?
  3. Скачать бесплатно образец
  4. Выводы

Нужно ли вести учет путевых листов?

Оборот на предприятии путевых листков должен находиться под строгим учетом руководителя и бухгалтерии. До 1997 года правила ведения журнала были унифицированы и оформлялись по форме №8, однако после 2013 года точное соответствие стало необязательным, но желательным.

ИП или юрлицо при желании могут спроектировать свой журнал или дополнить необходимой информацией типовую форму, но такая работа потребует затрат усилий и времени. В любом случае удалять обязательные пункты запрещено, а вносить дополнительные сведения – можно.

Журнал учета должен храниться не менее 5 лет. Период, на который он должен оформляться, чаще всего равен 1 календарному году. Однако данный срок можно уменьшить до 1 месяца.

В журнал обязательно должны быть внесена следующая информация:

  • дата выдачи путевого листа водителю;
  • дата его получения от водителя;
  • дата приема документа в бухгалтерию организации.

При регистрации следует соблюдать правила:

  1. Должны регистрироваться все ранее выданные листки.
  2. Следует придерживаться сквозной нумерации.
  3. Новые пометки ставятся строго в хронологическом порядке.
  4. Когда заканчиваются свободные страницы, журнал нужно прошить, а после заверить печатью с росписью руководителя.
  5. Ведение должно поручаться на одного сотрудника (чаще всего бухгалтера), данная обязанность строго прописываться в трудовом договоре с сотрудником.

Руководитель предприятия имеет право передать обязанности ведения учета другому ИП или юрлицу. Чаще всего обязанности делегируются особой фирме, специализирующейся на ведении документации.

В случае невыполнения каких-либо требований по оформлению отчетности фирма-помощник обязана возместить контрагенту финансовый и материальный ущерб.

Как заполнить журнал регистрации?

С 1 января 2021 года новым приказом Министерства транспорта №60678 от 11.09.2020 был принят ряд нововведений в оформлении самих путевых листов и журналах их учета.

Читайте также:
Выписка из табеля учета рабочего времени: образец

Так, с начала года было разрешено вести журнал регистрации листов в электронном формате, но при условии, что распечатанная форма будет сохранять исходную структуру. Если это условие не соблюдается, рекомендуется дублировать бумажный вариант.

Еще одно нововведение – в электронном формате применима только усиленная квалифицированная электронная подпись. Заверять информацию другими способами запрещено.

В общем виде журнал должен сохранять типовую структуру:

  1. Вначале должен идти титульный лист с указанием наименования и юридического адреса организации, код по ОКПО, период ведения.
  2. Далее следует табличная часть, в которой должны быть отражены сведения о номере регистрируемого документа, дате его выдачи, ФИО водителя и табельном номере, гаражном номере автомобиля, приемке путевого листа. Эти данные должны быть заверены личными подписями водителя, диспетчера и бухгалтера. Дополнительно выделяется место для примечаний.

Своеобразный итог подводится подписями директора предприятия и ответственного за ведение. Разрешено вносить дополнительные сведения, такие как маршрут, нормативный и фактический расход топлива, пробег и тип транспортируемого груза.

Журналы могут использоваться для предоставления отчетности в ФНС, поэтому электронная форма также должна находиться в базе как минимум 5 лет после заполнения. Как первичная документация, учетный документ требует грамотности и аккуратности при его ведении. При оформлении бумажной вариации исправление ошибок должно производиться по правилам.

Так, согласно действующим нормативом оформления документации, необходимо соблюсти алгоритм:

  • неправильную надпись исправить одной чертой, при этом исправленная надпись должна свободно читаться;
  • оставить пометку «исправлено» и рядом указать верные данные;
  • привести дату внесения корректировки;
  • ответственный за ведение должен заверить исправление личной подписью.

Делать исправления в электронном журнале намного проще, поэтому такой формат более удобен.

Скачать бесплатно образец

Выводы

Нововведения 1 января 2021 года позволяют заполнять журнал учета путевых листов в электронной форме и на бумажных носителях.

В него должны вноситься все сведения о датах выдачи листка водителя, его приемки через диспетчера в бухгалтерию.

Журнал должен включать подписи всех ответственных лиц. Обязательно «цифирное сопровождение»: номера листков, даты и время их получения, гаражный номер автомобиля и табельный номер водителя.

Сшитый и заверенный печатями документ считается первичной документацией и должен храниться на предприятии не менее пяти лет.

Образец заполнения путевого листа

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.

Форма путевого листа в 2021 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

  • образец типовой учетной политики компании,
  • полезные документы, которые нужны в торговле.

Путевые листы 2021: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Читайте также:
Зарплата для ИП - может ли предприниматель платить сам себе

Сведения о перевозке . В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
  • организованная перевозка группы детей,
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
  • перевозка грузов,
  • перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

Медосмотр и техконтроль . После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

  • Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
  • Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
  • Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
  • Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
  • ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  • Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
  • Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

  • Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
  • Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
  • Форму N 4-м. Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.

Срок действия путевого листа в 2021 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Читайте также:
Трудовой договор с директором ООО, генеральным или учредителем, образец

В день делается один или несколько рейсов в течение смены

До старта первого рейса

Рейс продолжается больше одной смены

До начала рейса

На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Журнал учета путевых листов в 2021 году

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

Таблица, в которой указывают:

  • номер путевого листа и дату его выдачи,
  • данные водителя и его табельный номер,
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.

Читайте также:
Уважительные причины неявки на работу – список

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Форма №8. Журнал учета движения путевых лист — Образец, бланк 2021 года

Предприятия и ИР, предоставляющие автотранспортные услуги или использующие служебный автотранспорт, обязаны обеспечить регистрацию выдаваемых путевых листов в специально созданном журнале.

Журнал учета движения «путевок» обязан быть пронумерован, прошнурован и заверен печатью в конце, с отображением числа листов. Данные в журнал заносятся ежедневно при выписывании путевых листов и сдаче их обратно по завершению рейса.

Обязательно ли вести его?

Журнал учета путевых бланков по форме 8 используется для контроля выписки «путевок» и сдачи обработанных бланков в бухгалтерию. Надо отметить, что в разных источниках отмечены различные сведения в отношении обязательности создания такого журнала.

Однако, невзирая на то, что типовая форма такого журнала (форма № 8), утвержденная Госкомстатом РФ № 78 от 28.11.1997 г., с 2013 года стала необязательной, предприятия и ИП имеющие автотранспорт, обязаны регистрировать выданные путевые бланки в специальном журнале (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 закона РФ № 259-ФЗ от 08.11.2007 г., п. 17 распоряжение Минтранса № 152 от 18.09.2008 г.). При этом, фирме разрешено в самостоятельном порядке формировать свою форму такого журнала.

Остальные субъекты, использующие автотранспорт, журнал учета путевых бланков могут вести по своему желанию. Однако, наличие такого журнала, обеспечит контроль своевременности оформления «путевок», а также правильное списание ГСМ.

Порядок учета

Создавая журнал регистрации путевых бланков надо выполнить следующие требования:

  • Журнал, в большинстве своем, создается на один год.
  • При потребности, можно уменьшить срок действия такого документа до 1 месяца.
  • Все записи вносятся в журнале в хронологической последовательности.
  • Ответственность за достоверность записей в журнале, в большинстве, своем возлагается на диспетчера. В набольших фирмах и ИП ответственным за журнал назначается любой работник, согласно трудовому договору и соответствующему распоряжению директора.

Журнал учета «путевок» состоит из двух разделов:

1) Титульного листа, где отображается:

  • Название предприятия или ИП.
  • Код по ОКПО.
  • Время его действия.

2) Табличного раздела, где отмечается:

  • Номер документа и дата его выписки.
  • Реквизиты водителя, с обозначением его Ф.И.О. и табельного номера.
  • Гаражный номер автотранспорта.
  • Подпись водителя, означающая, что документ получен.
  • Подпись диспетчера или другого лица, выписавшего бланк.

3) После завершения рейса водитель обязан сдать обработанный путевой лист обратно диспетчеру, для дальнейшей передачи в бухгалтерию, под подпись диспетчера или бухгалтера (в зависимости от того кому документ сдается).

В таблице предусмотрена последняя колонка, для фиксирования примечаний, которые могут возникнуть при сдаче «путевки».

Читайте также:
Военная пенсия – последние изменения, новости о прибавке

Надо отметить, что распоряжением Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020 года, отмечено, что журнал может вестись в бумажной форме, с прошнурованными и пронумерованными листами, а также в электронном виде. При создании электронного учета установлено обязательное требование возможности распечатки его на бумаге, а также обязательная электронно-цифровая подпись (ЭЦП).

Следовательно, при ведении электронной регистрации путевых бланков, понадобиться сделать ЭЦП всем заинтересованным лицам (водителям, диспетчеру и бухгалтеру).

Как правильно составить в 2021 году?

оформление журнала учета «путевок» не представляет сложности. В большинстве своем страницы журнала используются, исходя из унифицированного шаблона по форме 8, разработанного Госкомстатом № 78 от 28.11.1997 года. Однако, предприятия вправе по своему усмотрению разработать свою форму, утвердив ее приказом директора (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете»).

Создавая журнал, в первую очередь нужно заполнить титульный лист, в котором прописать следующее:

1) Название предприятия, выписывающего путевой лист.

2) Форму по ОКУД.

4) По центру листа нужно отобразить название журнала и период его действия.

5) На страницах журнала отображается:

  • № «путевки».
  • Дата выписки бланка.
  • Ф.И.О. шофера с обозначением его табельного номера.
  • Гаражный номер автотранспорта.
  • Подпись шофера, свидетельствующая о получении «путевки».
  • Подпись диспетчера, выдавшего бланк.
  • Примечание (при наличии такового).

Внимание! Все записи по выдаче путевых бланков требуется вносить в хронологической последовательности. При этом, внося записи, нельзя допускать исправлений, зачеркиваний. При аннулировании записи – данный факт отражается в колонке «примечание».

6) По возвращению обработанной «путевки», после завершения рейса или смены, должно расписаться в соответствующей колонке лицо, проверившее правильность заполнения бланка (диспетчер или бухгалтер) с обозначением даты приемки документа.

Образец журнала учета движения путевых листов 2021 года

Скачать бланк и образец

  • Бланк, xls
  • Образец, xls

Сроки хранения и ответственность

В большинстве своем журнал движения путевых бланков создается на 1 год, хотя можно сократить его действие до одного месяца. Ответственность за ведение данного журнала может быть возложена приказом директора на диспетчера автотранспортного подразделения или на любое другое лицо, назначенное приказом директора.

Данный журнал относиться к бухгалтерским документам. Обычно такие документы хранятся на предприятии на протяжении срока исковой давности. После истечения такого срока, документы по акту передаются в центральный архив.

Срок хранения подобных документов в архиве регламентируется законом «О бухучете» № 402-ФЗ, а также распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 года. Кроме этого, с 2020 года вступило в действие распоряжение Росархива от № 236 20.12.2019 года, в котором утвержден Перечень архивных документов, с обозначением сроков их сохранности (Рег. в Минюсте РФ под № 57449 06.02.2020 года).

Согласно названных законодательных норм, путевые бланки и журналы их регистрации обязаны хранится 5 лет (ст. 842 и 844 Перечня).

Журналы регистрации путевых бланков, подлежащие передаче в архив, обязаны быть подписаны, прошиты и пронумерованы в установленном порядке.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: